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Los 10 Mejores Programas de Gestión de Proyectos Creativos de 2020

 

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The most versatile work management on the market. Transform how your teams work.

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Esto te ayudará a comparar y evaluar rápidamente el mejor software de gestión de proyectos para diseñadores, agencias de marketing, estudios de marca y otros equipos que sacarle provecho al software creativo.

Una Lista de Software de Gestión de Proyectos Creativos

La gestión de proyectos creativos implica colaboración, lluvia de ideas, comunicación, pero también implica automatizar algunas tareas más técnicas o administrativas para liberar el poder mental de los empleados para todo aquello que las computadoras no pueden hacer. Estas herramientas ayudarán a navegar por las necesidades básicas de cualquier equipo creativo y, al mismo tiempo, les abrirán camino para diseñar, criticar y crear más.

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Gestión de Proyectos creativos Preguntas frecuentes

¿Qué es un proyecto creativo?

Un proyecto creativo tiende a ser una solución original “imaginativa” o “artística” a un problema que enfrentan las empresas de marketing digital, agencias de publicidad, estudios de marca y otro tipo de negocios.

¿Qué es la gestión creativa de proyectos?

La gestión creativa de proyectos implica navegar las necesidades y el flujo de trabajo de un equipo al que se le ha asignado una tarea orientada hacia la creatividad. También puede ser el “intermediario” para equipos técnicos / administrativos y equipos creativos para garantizar que todos trabajen juntos sin problemas.

¿Cómo se gestiona un proyecto creativo?

Desafortunadamente, no hay una única forma de administrar un proyecto creativo. Sin embargo, hay algunos pasos que puedes seguir al momento de comenzar:

  1. Lleva a cabo un cuidadoso proceso de recopilación de requisitos.
  2. Inicia el proyecto con una sólida reunión de kickoff.
  3. Asegúrate de saber cómo hacer (y utilizar) unos buenos planes y presupuestos del proyecto.
  4. Administra y controla proyectos hasta la entrega al monitorear el progreso y mantener una comunicación frecuente (¡reducir el arrastramiento del alcance!)
  5. Una vez que hayas entregado el producto final, asegúrate de obtener comentarios útiles de tus equipos (por ejemplo, en una reunión retrospectiva).

¿Dónde comenzar? Lee libros, escucha podcasts o sigue blogs sobre la gestión creativa del flujo de trabajo. Nuestras guías prácticas de gestión de proyectos son un buen recurso para que te orientes.

¿Quién usa el software de gestión de proyectos creativos?

Cualquiera puede usar software creativo de gestión de proyectos, pero algunos ejemplos específicos incluyen: diseñadores, fundadores, clientes, gerentes de marketing y más.

¿Cuál es el software de gestión de proyectos más fácil para equipos creativos?

Un software de gestión de proyectos fácil de usar como Monday o Asana puede funcionar bien para equipos o agencias creativas que no están muy familiriaziados con la tecnología. Estas aplicaciones son lo suficientemente populares como para tener un sólido número de “Guías Prácticas” en YouTube, sus sitios web y otros foros online.

¿No estás buscando un software de gestión de proyectos de diseño creativo o gráfico? Consulta nuestras otras listas de software para administrar equipos, recursos y proyectos:

  1. ¿Tienes un equipo de tipo creativo que no cree en plazos y fechas límites? Prueba nuestras recomendaciones de software de programación de proyectos.
  2. Las estrategias de comunicación en el trabajo siempre pueden mejorar. Estas herramientas de colaboración pueden ayudarte a romper el hielo e iniciar la conversación.
  3. ¿Sufres de arrastramiento del alcance en el proyecto? Las herramientas de administración de requisitos pueden ayudarte a evitar que las cosas se salgan de control.

DPM Creative PM Software Logo SoupCompara y Evalúa Rápidamente los 10 Mejores programas de Gestión de Proyectos para Agencias Creativas

Si alguna vez has sido gerente de un proyecto creativo o has administrado una agencia o equipo creativo, entonces sabes que esta posición viene con un conjunto de desafíos particulares. Si es la primera vez que te diriges a la gestión de proyectos para equipos creativos, abróchate el cinturón.

La cantidad de agencias creativas internas va en aumento, lo que puede significar que podrías tener que: (1) Luchar por clientes en un mercado laboral cada vez más competitivo o (2) Tener que integrar un equipo de agencia creativa dentro de su espacio laboral. No importa la situación, siempre es importante estar preparado.

El software de gestión de proyectos para equipos creativos puede fomentar la colaboración, mantener organizadas las fechas y los plazos, inspirar a las personas a compartir sus ideas y comenzar a construir a partir de ellas, y fomentar la innovación. Es una forma de equilibrar las necesidades administrativas prácticas y tangibles con la imaginación, la libertad y la creatividad necesarias para destacar sobre el resto.

En esta publicación, compartiré con ustedes el mejor software de gestión de proyectos para agencias creativas; explicaré cómo el software de colaboración creativa puede ayudarte a inspirar a tu equipo, evitar descuidos y cumplir mejor con los plazos; y responderé algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos creativos. Y para que sepas cómo tomamos nuestras decisiones, también repasaré lo que debes buscar en el diseño de software de gestión de proyectos y mostraré nuestros criterios evaluativos.

The Digital Project Manager es financiado por sus lectores. Cuando haces clic en los enlaces de nuestro sitio, podríamos ganar una comisión. Más información.

Criterios Comparativos de Aplicaciones de Gestión de Proyectos

¿Cómo evalúo la gestión de proyectos para equipos creativos? Aquí tienes un desglose de algunas de mis consideraciones al evaluar programas de gestión de proyectos:

  1. Interfaz de usuario (UI): ¿Ofrece vistas claras y navegación intuitiva que le gustaría a su equipo creativo centrado en el diseño?
  2. Usabilidad: ¿es fácil de aprender y usar? Para las agencias creativas, elegir un software con buena tecnología y atención al usuario es importante porque no todos en el equipo estarán familiarizados con los aspectos técnicos del software. Además, para que sea fácil de usar, debe ofrecer una forma de administrar archivos de manera eficiente y acceder fácilmente a los miembros del equipo a través de funciones de comunicación integradas. La capacidad de usar modelos prefabricados (y crear los suyos propias) para proyectos recurrentes también puede hacer que la herramienta sea aún más útil desde el incio.
  3. Características y funciones: ¿Cuántas de las características y funciones clave del software de gestión creativa proporciona y qué tan potentes son? Específicamente, busqué:
    1. Informes y formularios de admisión: esto simplifica el proceso de admisión con formularios dinámicos que permiten a tus equipos establecer flujos de preguntas específicos para las solicitudes entrantes, almacenando todos estos detalles en una ubicación central.
    2. Gestión visual y personalizable de la carga de trabajo: esto incluye características de planificación de proyectos y seguimiento de tareas que le ayudan a todos a gestionar sus cargas de trabajo. Deben poder ver proyectos, tareas, plazos, dependencias y conflictos de programación en una línea de tiempo, y seguir el progreso en paneles visuales. Y debido a que cada equipo creativo trabaja de una manera diferente, los flujos de trabajo de aprobación personalizados son una característica útil para definir y monitorear el trabajo.
    3. Comentarios colaborativos: los comentarios, la revisión y la colaboración son una parte importante del proceso creativo. El mejor software de gestión de proyectos para equipos creativos debería facilitar este proceso con edición colaborativa en tiempo real, marcas visuales, consolidación de comentarios y control de versiones que muestre claramente los cambios del artículo y el historial de aprobación.
    4. Características de los informes: debido a la naturaleza del trabajo creativo, justificar el costo de los equipos creativos puede ser un poco difícil: el mejor software incluye informes hermosos y simples que ilustran el progreso y el valor de tu equipo para las partes interesadas.
    5. Gestión del presupuesto: incluye funciones de estimación, gestión de facturas, facturación, control del tiempo e informes financieros que capitalizan los datos del proyecto que ya están en el sistema, lo que te ahorra muchos dolores de cabeza.
  4. Integraciones: las integraciones por defecto con Adobe Creative Suite (Photoshop, Premiere Pro, InDesign, Illustrator, etc.) son ideales para muchos equipos. Y si no hay integraciones por defecto con herramientas populares que usan las organizaciones creativas, me fijo en lo fácil y económico que es configurarlas.
  5. Relación calidad-precio: ¿Cuán apropiado es el precio según sus características, capacidades y usos? ¿Los precios son claros, transparentes y flexibles?
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  • 14 days free trial
  • From $17/month for 2 users

1. monday.com – Award-winning, visually intuitive tool for planning, tracking, and collaborating on work, fully stocked with customizable templates.

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A sample event planning workload using a Monday project management template.

Monday offers a range of tools that creative professionals will benefit from, including monthly and annual expense tracking, a recruitment tracker for HR, easy editorial and blogging planning, competitor analysis, the management of marketing projects, onboarding processes, creative requests and more. Easy, visual and intuitive, Monday is an award-winning PM software used by over 70,000 teams.

In our evaluation criteria, I specify that we are looking for customizable workload management and collaborative feedback, which is something that Monday handles particularly well. Monday allows you to easily collaborate with freelancers and third parties by sharing the same project “boards” and has many options for interface customizability to help navigate the uniques ins and outs of your workload.

Optional integrations include DropBox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello, Pipedrive, Jira, Mailchimp, and even more through Zapier.

If you are looking for web software that has seamless mobile integration, this may not be it. The tutorial and training options available through the site are also lacking, which leaves users scrounging on the depths of YouTube for unauthorized user-generated content in order to address the steep learning curve.

Monday starts at $17/month for 2 users and has a free 14-day trial.

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  • 30 days free trial
  • From $14/user/month

2. Smartsheet – A work execution platform with useful content collaboration features and project dashboards to keep creative teams in sync.

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An example of content collaboration features in Smartsheet, with image attachments, comments, version history, and a way to manage approvals.

Smartsheet’s online project management tool checks off a lot of the boxes I’ve laid out in the criteria for a creative project management software. For briefs and intake forms, you can use the “Forms” feature which offers the ability to create and customize forms to collect essentially any data from anyone in a structured format—you could use it for collecting information, including images and files, from clients in order to make briefs, for example.

Team collaboration features are great—members get notified of critical changes in real-time, and the tool provides shared views, detail history, activity logs, automated alerts, reminder, and status reports to keep everyone aligned and informed. There are content collaboration features like pinned feedback, approvals, and annotations that make it easier to collaborate on creative work.

Creative teams can then manage their tasks with visual workload management tools that offer real-time visualizations of live data, charts, and key metrics, which you can customize in drag-and-drop dashboards.

Finally, reporting is a strong feature of this tool, with editable summary reports that you can easily export to Excel.

Smartsheet integrations include Microsoft and Google apps, as well as development essentials like Jira, and useful business apps like Salesforce, servicenow, Slack, Box, and Tableau. The platform is extensible through a REST API and webhooks.

Smartsheet costs from $14/user/month and offers a 30-day trial.

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  • freemium version
  • 14 days free trial
  • $9.80/user/month

3. Wrike – Best For Scaling Organizations.

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Users can give feedback and collaborate on creative projects within Wrike.

Wrike is an award-winning creative project management software suitable for teams of five or more. Users can customize their workflows, dashboards, reports, and request forms with this highly configurable software. You can switch between Kanban boards, interactive drag-and-drop Gantt charts, and traditional workload views to visualize priorities. Wrike features customizable briefs and request forms, visual and customizable workload management, space for team members to provide feedback, and reporting and analytics.

Wrike has an easy-to-use interface and navigation with distinct spaces, folders, and tasks. You can switch between the home screen and timesheets, dashboards, calendars, reports, and a stream for notifications and messages. Users also have access to a variety of templates for common organizational processes.

The tool has over 400 integrations, including the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo.

Wrike costs $9.80/user/month and offers four different price points, including a free version and plans which allow users to invite free external collaborators to a paid account.

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  • From $12/user/month

4. Hive – Highly adaptable project management and collaboration software used by small teams of 10 up to Fortune 500s.

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Hive is a creative project management and collaboration platform that powers companies like Starbucks, Uber, WeWork and IBM. With AI-based analytics, thousands of integrations, flexible project views, and more, Hive streamlines your work in one centralized platform. Used by teams of varying sizes, from 10 people to 1,000, Hive is a great option for a diverse range of companies and work styles including creative teams.

Hive’s time-tracking, analytics and flexible view capabilities allow for transparent understanding of other team members work and upcoming projects. You can organize your projects in a Gantt chart, Kanban board, calendar and easily switch between each layout. Custom designed automated workflows are also possible, along with resource tracking and team communication and collaboration.
Hive has a proofing and approval feature which simplifies feedback loops and approval cycles with the ability to assign approvals, share proofs and provide feedback. Forms can also be sent outside your organization to gather information about clients and customers.

Hive also has one of the first full email integrations in any project management tool, which allows you to send and receive Gmail and Outlook messages from the app.

Hive costs $12 per user per month when billed annually.

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  • 14 days free trial
  • From $11.95/user/month

5. Paymo – Paymo is a work management tool for creative and digital agencies, designed to help with planning work and projects, tracking time and invoicing clients.

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Centralized timesheets in Paymo.

The main goal of Paymo is to help creative agencies streamline the process of managing their projects from start to finish while offering a frictionless experience. This means that both project managers and team members will know exactly what they need to do, when, and also collaborate better.

A dedicated account manager will make sure the onboarding process is smooth for everyone, therefore the learning curve being reduced.

Paymo’s features cover the whole process, from creating the initial project estimate to adding and assigning tasks, setting up budgets, tracking work time, and generating reports and invoices for clients.

To keep everyone informed and on the same page, Paymo allows real-time commenting at the task and project level along with in-app and email notifications. The interface is modern and easy to navigate through. It looks pretty crowded but you can hide the modules you don’t plan to use.

Paymo integrates natively with apps like Slack, Adobe Creative Cloud, Google Drive, QuickBooks Online, Xero, JotForm, Shift, to name a few. Other integrations are available through Zapier or by syncing with their fully-documented API.

Paymo starts at $11.95/user/month and offers a 14-day free trial. It also comes with a Free plan (limited to 1 user though).

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  • Free demo
  • From $5/user/month.

6. FunctionFox – Simple online PM tools created by an ad agency for ad agencies, creative teams, and PR, digital, and marketing firms.

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FunctionFox helps streamline time and expense tracking, estimates and budgeting, running reports, schedules and calendars, task and action assignment, internal communication, as well as other administrative busywork that can bog down your creative team. They also offer a dedicated account rep with paid plans so it is a good option for those unfamiliar with PM software.

Affordable and easy to use, FunctionFox speaks to our evaluation component that digs into usability and value for your money. The comparably low cost is complemented by a generous feature set, making it a great option for small teams.

FunctionFox offers add-ons that allow for mobile app access (Android and iPhone), Flink (file exchange), and Invoicing. Reports can save as Excel, CSV, PDF and HTML. Unfortunately, integrations beyond internal ones and files type options are nil.

With a primary focus on time tracking, FunctionFox may not be the big picture app that some teams need. Particularly, a lack of billing software integration slowed overall workflow processes down.

FunctionFox starts at $5/user/month plus first user at $35 and also offers a free demo.

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  • Free demo
  • From $19/user/month

7. VOGSY – Creative project management just for G Suite

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VOGSY is a useful tool for managing change process if you need a way to unify your essential business workflows, automating operations to reduce admin.

VOGSY saves you time by automating PM workflows, including planning hours, filling out timesheets, setting tasks, and generating & sending invoices to clients. Through all of this, VOGSY produces reports in real-time on the budget burn, project margins resource utilization and more. Along the way, there are useful integrations into other G Suite apps such as Sheets and Drive.

The UI is modeled on Google’s material design, making it immediately familiar & intuitive to G Suite users. Setup is guided by both an in-product setup assistant, plus a dedicated customer success manager, with support provided by real developers, not call center employees reading from a script. This means onboarding is measured in days and weeks, not months and quarters, and won’t break the bank.

VOGSY is ideal for small to mid-sized Professional Services Organizations looking to lay solid foundations for future growth, or larger ones who have tech stacks that are out of control and want to bring their data and operations back into one, manageable place.

VOGSY’s integrations include all the leading CRMs such as SalesForce HubSpot, and financial systems such as QuickBooks and Xero, allowing for a seamless flow all the way from lead generation to your bank account.

VOGSY costs $19/user/month. You’re charged monthly in arrears for the number of users you activate – no minimum commitment. They also offer a free demo and free workshops.

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  • 30 days free trial
  • From $4/user/month

8. Nuvro – Clean, efficient software for project collaboration, planning, and monitoring, with features geared towards distributed teams.

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Review active, completed or cancelled tasks on the Nuvro dashboard.

Nuvro’s self-appointed stance is that they are neither too lean of features, nor too complex for the average user. This makes them uniquely oriented to assist creative teams that may not be tech-savvy when it comes to automated project management systems. They offer visual progress monitoring, individual performance reports, collaborative document management, an internal messaging system, workload calendars, file sharing, online notes, and more.

Nuvro ticks a lot of boxes for our general evaluation criteria, including dynamic forms for job onboarding, incoming request organization and sharing, easy feedback, revision, and collaboration, and basic reporting.

That being said, it is missing a few obvious project management must-haves that creative teams could benefit from, such as time and expense tracking, agile methodologies, and resource management functions.

Nuvro can Integrate with Dropbox, Microsoft Office, Slack, and over 1000 other tools through Zapier.

Nuvro starts at from $4/user/month and has a free 30-day trial.

ClientFlow logo - Los 10 Mejores Programas de Gestión de Proyectos Creativos de 2020
  • 7 days free trial
  • From $19/user/month

9. ClientFlow – Software for small creative teams with features for client communication, team collaboration, and project tracking.

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Organize projects and collaborate with your team through shared inbox software with Clientflow.

ClientFlow is a hub for communication networks and workflow tasks with features such as a shared inbox, time tracking, invoicing, advanced email messaging filters, collaborative review and feedback processes, and more. While they have many tools you would expect from project management software for creative teams, they excel in communication organization.

For our evaluation criteria, I give substantial focus to features and functionality that promote collaborative feedback. This is because creative teams often find themselves swamped with back-and-forth communication with clients for planning, approvals, and revisions. This is where ClientFlow stands out from the rest of the list, making communication their unapologetic focus.

ClientFlow integrates with Twitter, Gmail, Google Drive, Facebook, Dropbox and many more through Zapier. By integrating with popular social media platforms, they reinforce a dedication to communication-centric workflows.

While their offerings for collaborative communication features are impressive, this may not be the software for creative teams who need more of a jack-of-all-trades tool. Notably, they are lacking in budget management, cost-to-completion tracking, milestone tracking, portfolio management, and common organizational tools like Gantt charts.

ClientFlow starts at $19/user/month and has a free 7-day trial.

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  • 30 days free trial
  • From $5.95/user/month

10. Flow – Flexible and visually pleasing PM software geared towards marketing, creative, product, and finance teams.

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A simple, clean Kanban board for task organization through Flow.

Flow allows teams to track the progress of company’s initiatives through an intuitive dashboard, establish visual project timelines, map out tasks and deadlines, manage resources with drag and drop flexibility, and more. It offers both mobile (Android and iPhone) and desktop apps.

Flow is incredibly easy to pick up, in fact, on their homepage they boast “No training required.” While I wouldn’t go that far, I would rate them excellently in the evaluation criteria for UI and usability. Creative teams that don’t have the time or interest to adopt a complex software system will appreciate the relative simplicity of Flow.

Flow integrates with the likes of Dropbox, Box, Google Drive, Slack, and Harvest. If you are feeling particularly daring, or have a handy IT team onboard, Flow’s robust Rest API lets you automate, access and edit Flow data and fully integrate with other tools, as well.

Flow is definitely geared towards smaller or moderate-sized teams so large creative departments might find it comes short in certain areas. For example, you can search for projects by tag, keyword and color but there is no way to facilitate an “OR” or “NOT” logic to narrow items down (it’s always “AND”).

Flow starts at $5.95/user/month and has a free 30-day trial.

Resumen del Mejor Software de Gestión de Proyectos Creativos

Otros Programas de Gestión de Flujo de Trabajo Creativo

¿Necesitas más ideas de aplicaciones de software creativo? Después de todo, los proyectos creativos a veces necesitan pensar de manera particular e innovadora. Aquí tienes algunas otras sugerencias de software creativo para empezar.

  1. Admation – flujo de trabajo de aprobación y herramientas de gestión de proyectos con almacenamiento de anuncios y calendarios de marketing para equipos creativos.
  2. Brightpod – software de gestión de proyectos y control del tiempo basado en la web para marketing digital y equipos creativos.
  3. Paymo – planificación, programación, gestión de tareas y control del tiempo para agencias creativas, marketing, diseño web y consultores comerciales.
  4. Mavenlink – una moderna plataforma de colaboración que te ayuda a administrar recursos y proyectos, aprovechar información de datos profunda e inteligencia de negocios.
  5. Teamwork – gestión de proyectos, soluciones de asistencia técnica, chat en equipo, software de gestión de documentos, CRM y más.

¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

¿Qué Opinas Sobre Estas Aplicaciones de Software Creativo?

Los equipos creativos requieren soluciones creativas para sus problemas de gestión de proyectos. Lo anterior son algunas sugerencias pero, como de costumbre, no es una lista exhaustiva. ¿Qué herramientas o software utilizas para la gestión de proyectos creativos? Me encantaría que dejaras tus sugerencias en los comentarios.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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