El cofundador de Zapier comparte cómo está implementando sistemas ligeros de gestión de proyectos y flujos de trabajo agentivos
Wade Foster es cofundador de la herramienta que muchos de nosotros ya utilizamos para automatizar flujos de trabajo y conectar software: Zapier. Actualmente lidera la integración profunda de la IA tanto en la organización como en la herramienta.
Wade Foster
Cofundador y CEO de Zapier
Transitar hacia sistemas ligeros y automatizados de entrega: Foster enfatiza reemplazar los métodos tradicionales y pesados de gestión de proyectos (como extensos informes de estado y reuniones frecuentes) por procesos ligeros enfocados en la automatización, que generen actualizaciones y aseguren la higiene básica de entrega dentro de las propias herramientas. Esto mejora la transparencia y reduce la carga administrativa.
Estandarizar estructuras y flujos de herramientas para mejor coordinación: Zapier ha desarrollado plantillas compartidas y "caminos dorados" para las herramientas principales de entrega (por ejemplo, estructuras de proyectos en Jira, sistemas de recepción de hojas de ruta), de modo que la planificación entre equipos y la gestión de dependencias sean coherentes y fáciles de computar a gran escala.
Integrar IA y flujos de trabajo agentivos para aumentar el trabajo, no reemplazar a los humanos: El equipo de Foster utiliza IA y agentes automatizados para manejar tareas rutinarias de enrutamiento, resumen e investigación, permitiendo que las personas se concentren en el juicio y en la toma de decisiones de alto valor; la IA se encuentra integrada en el propio flujo de trabajo en lugar de tratarse como una herramienta aislada.
Wade Foster es cofundador de la herramienta que muchos de nosotros ya utilizamos para automatizar flujos de trabajo y conectar software: Zapier. Actualmente, lidera la integración profunda de la IA tanto en la organización como en la herramienta.
Nos pusimos en contacto con Wade para obtener una visión de cómo está cambiando la gestión de proyectos dentro de la organización que, a su vez, está transformando la gestión de proyectos.
Esto es lo que nos contó.
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Fundando Zapier, el negocio que transformó la automatización
Soy el cofundador y CEO de Zapier.
Aunque no tengo el título de gestor de proyectos, ayudo a escalar la entrega y lidero la orquestación de IA en toda la organización. De hecho, publicamos nuestro manual interno sobre cómo logramos un 97% de adopción de IA entre los empleados.
Mi función es establecer la dirección, eliminar obstáculos y asegurar que estamos entregando el trabajo de mayor impacto para nuestros clientes — y más rápido. En Zapier, la entrega de proyectos va menos sobre procesos rígidos y más sobre construir sistemas y automatización que empoderen a las personas para hacer su mejor trabajo.
Pasando de la gestión de proyectos tradicional a sistemas ágiles impulsados por IA
Los diagramas de Gantt tradicionales y los extensos informes de estado no son útiles en un mundo remoto, donde lo asíncrono es lo primero. Hemos pasado a sistemas ágiles y automatizados desde el inicio.
Por ejemplo, en lugar de reuniones semanales de estado, las actualizaciones se generan automáticamente en los canales de Slack desde las herramientas de proyectos. Los líderes solo intervienen si hay alguna alerta. Eso ahorra horas de reuniones y hace que el avance sea transparente por defecto.
He aquí un desglose de lo que estamos haciendo — y lo que no.
De qué nos estamos alejando:
- Convenciones ad hoc de cada equipo para proyectos, hojas de ruta y revisiones en Jira, que creaban inconsistencias, dependencias ocultas y sobrecarga en los informes dentro de EPD.
- Páginas de estado y documentos de actualización extensos que se desalineaban con la realidad porque los datos de origen no estaban estandarizados ni automatizados.
- Falta de buenas prácticas de entrega (por ejemplo, épicas en progreso sin una fecha objetivo), lo que dificultaba la planificación y la coordinación posterior.
Hacia dónde estamos avanzando:
- “Caminos dorados” estandarizados para las herramientas clave de entrega—como estructuras compartidas de proyectos en Jira, pilotos de recepción de hoja de ruta en Productboard y estructuras definidas en Figma—para que el estado y las dependencias sean consistentes y calculables entre equipos.
- Un sistema operativo unificado para el área de desarrollo: un flujo único que consolida las demos semanales y un registro de cambios público (incluyendo los trabajos en progreso), con notas de lanzamiento automatizadas de principio a fin para eliminar reportes innecesarios y aumentar la visibilidad.
- Controles ligeros de entrega integrados en el flujo de trabajo—por ejemplo, un validador anunciado en Slack que exige una fecha de entrega cuando una Epic de Jira pasa a "En progreso"—de modo que los planes se mantengan realistas sin añadir reuniones.
- Un mandato claro para Build Ops de gestionar y mantener las configuraciones y valores predeterminados compartidos (la "plataforma de cómo trabajamos"), evolucionándolos con los equipos mientras controlan métricas clave de entrega, calidad y capacidad en las MORs de la Zona para la transparencia.
Pasos que Zapier dio para implementar una gestión de proyectos ágil
Esto es lo que hemos hecho para lograr esa transición:
- Definimos los roles y el alcance de Build Ops para “impulsar la escalabilidad, automatización y eficiencia en EPD”, luego incorporamos perfiles operativos con enfoque de ingeniería, con una pila de herramientas que abarca Zapier, ChatGPT, Productboard, Figma, Jira, Jellyfish, Coda, OpsLevel y Looker/Looker Studio para conectar los flujos de entrega e informes.
- Lanzamos plantillas y configuraciones compartidas de referencia: estructuras estandarizadas en Jira, pilotos en Productboard para la gestión de la hoja de ruta y patrones organizativos en Figma. Build Ops se encarga del mantenimiento para que los equipos no tengan que reinventar procesos localmente.
- Llevamos a cabo el piloto "BuildOS" en la subzona Editor, es decir, implementamos un flujo unificado de registro de cambios que consolida trabajos en progreso internos con demos semanales y actualizaciones públicas, junto con un sistema automatizado de notas de lanzamiento para reducir la carga manual de comunicación.
- Agregamos validadores y normas de entrega en las propias herramientas —no en un documento—. Esto significa que anunciamos la regla “Las Epics deben tener una fecha de entrega al pasar a En progreso” y creamos pautas para comunicar los cambios de fecha, incluyendo referencias al soporte de pronóstico en Jellyfish.
Y esto es lo que estamos viendo como resultado:
- Menos trabajo administrativo y de reporte desperdiciado, con hojas de ruta y notas de lanzamiento generadas automáticamente desde el propio sistema de trabajo (en lugar de presentaciones armadas manualmente).
- Coordinación interequipo más clara mediante estructuras y métricas compartidas, lo que mejora la planificación y la gestión de dependencias a medida que los caminos ideales se expanden.
- Mejor disciplina en la entrega y alineación con los interesados, ya que las expectativas de fechas de entrega se aplican en el momento del cambio y se muestran de forma consistente en todas las fases posteriores.
Un flujo de trabajo impulsado por IA para la transparencia del equipo
Vamos a profundizar en el sistema de notas de lanzamiento que mencioné. En Zapier, tenemos un valor: Predisposición a la transparencia.
Eso significa que compartimos muchos de nuestros trabajos en curso. Tenemos una fuerte cultura de compartir demostraciones, registros de cambios y resultados en toda la empresa.
A medida que hemos crecido, lo hemos hecho de muchas formas distintas y esos artefactos terminaron quedando registrados en muchos lugares, dificultando saber lo que sucede dentro de la empresa. Así que nuestro equipo de Build Ops solucionó esto creando un flujo sencillo en el que un equipo puede enviar actualizaciones una sola vez, y el sistema dirige automáticamente esos artefactos a las herramientas y canales de Slack adecuados.
Lo construimos con Zapier Interfaces, Tables y Zaps. Las presentaciones van a Tables como fuente de la verdad, se sincronizan en Coda para el seguimiento y publican actualizaciones en #feed-delivery-updates en Slack, de modo que todos ven la misma información en tiempo real.
No fue perfecto desde el principio. Pero una vez que resolvimos la alineación y los casos límite, conseguimos cubrir el 100% del trabajo entregado, reducir los informes duplicados y facilitar que equipos posteriores como Soporte o GTM obtuvieran lo que necesitaban sin perseguir a los PM.
Ahora estamos incorporando IA para resumir automáticamente las actualizaciones e incluso redactar documentos de ayuda, para que la comunicación escale con menos esfuerzo manual.
Cómo Zapier utiliza flujos de trabajo agentivos para aumentar la productividad
Hemos estado experimentando con flujos de trabajo agentivos, y los mayores éxitos hasta ahora se han dado en dos áreas:
- Orquestación de entrada: Hemos implementado agentes que clasifican, enriquecen y enrutan solicitudes provenientes de Slack, formularios o correo electrónico. Las envían a las colas adecuadas con recordatorios basados en SLA e incluso desencadenan escaladas cuando los plazos se retrasan. Esto reduce la sobrecarga de triaje y asegura que las solicitudes no se pierdan entre el resto.
- Investigación y operaciones de contenido: Nuestro equipo de marketing utiliza agentes para recopilar contexto, preparar materiales de campaña, revisar borradores y enviarlos a las herramientas adecuadas. Los humanos aprueban en Slack, y después la distribución se ejecuta automáticamente. Es un buen ejemplo del valor compuesto cuando todo el flujo está conectado de principio a fin.
Lo que mejor ha funcionado es combinar Zaps deterministas, pasos de IA y agentes acotados. Con aprobaciones y supervisión incorporadas, estos sistemas son lo suficientemente fiables para su uso en producción.
El patrón de adopción también ha sido claro: Comienza poco a poco con un flujo de trabajo que realmente ahorre tiempo, demuestra que funciona y luego amplía el alcance. Este enfoque incremental ha permitido que la adopción se mantenga en todos los equipos.
El patrón de adopción también ha sido claro: Comienza poco a poco con un flujo de trabajo que realmente ahorre tiempo, demuestra que funciona y luego amplía el alcance. Este enfoque incremental ha permitido que la adopción se mantenga en todos los equipos.
Rituales de entrega asistidos por IA para una ejecución óptima de proyectos
Nuestros rituales de entrega no han desaparecido en un mundo donde la IA es primero, sino que han evolucionado para ser más ligeros, más transparentes y asistidos por IA.
- Definiendo el alcance: Usamos nuestro Modelo de Ejecución ZIP, que requiere resúmenes ejecutivos de una página, roles DACI y una aprobación explícita antes de que algo avance a “Planificado”. Cada epic de Jira está vinculado a un ítem de Productboard, por lo que el alcance es rastreable de principio a fin. La IA interviene aquí ayudando a los equipos a explorar opciones y redactar estos resúmenes más rápido, pero las aprobaciones y la trazabilidad se mantienen igual.
- Alineación de equipos: Aplicamos explícitamente el modelo DACI y mantenemos una cadencia constante en la hoja de ruta: revisiones trimestrales en Productboard y revisiones cada dos semanas para el trabajo de alta visibilidad. Como la fluidez en IA es alta en toda la organización—ingenieros, PMs, diseñadores—la alineación se beneficia de borradores y prototipos generados por IA que aceleran la toma de decisiones.
- Validación del trabajo: Como mencioné, consolidamos las demostraciones, los registros de cambios y los logs de resultados en un único flujo de envíos dirigido por Build Ops que publica en Slack, dando cobertura total al trabajo entregado. La IA ayuda a generar resúmenes, diferencias y puntos destacados a partir de los artefactos, pero las aprobaciones finales de calidad y seguridad siempre dependen de humanos.
- Gestión de la ejecución: El ingreso de trabajo se normaliza a través de los canales y se canaliza a Productboard y Jira. La telemetría de ejecución se mantiene en vivo y liviana, con los “caminos dorados” de Build Ops asegurando la higiene. La IA está integrada "en el flujo" — los ingenieros dependen de herramientas de desarrollo con IA diariamente, los equipos de producto usan copilotos para reducir tareas administrativas — pero la propiedad, las aprobaciones y las auditorías permanecen determinísticas.
En resumen:
La IA acelera los rituales pero no los reemplaza. Las decisiones siguen siendo responsabilidad de los humanos, mientras la IA reduce la fricción para que los equipos puedan centrarse en el trabajo de mayor valor.
Prototipado rápido en la planificación de productos con herramientas de IA
Pero incluso con todos estos grandes cambios, creo que el mayor cambio para mí ha sido incorporar el prototipado en el proceso de planificación de productos.
Con herramientas de "vibe-coding" como v0, puedes saltarte mucha lectura, escritura y documentación tediosa. En su lugar, construyes un prototipo interactivo.
Hay un dicho que dice: “Una imagen vale más que mil palabras”. Pues bien, un prototipo vale más que mil imágenes. Así que es realmente poderoso para condensar los plazos. Elimina semanas del desarrollo de la mayoría de las funcionalidades.
Hay un dicho que dice: “Una imagen vale más que mil palabras”. Pues bien, un prototipo vale más que mil imágenes. Así que es realmente poderoso para condensar los plazos. Elimina semanas del desarrollo de la mayoría de las funcionalidades.
Y eso significa que hay más oportunidades para pasar tiempo con los clientes, tratando de entender los problemas que enfrentan y en qué ayuda o perjudica el producto en sus flujos de trabajo.
La función "AI Actions" de Zapier permite que la IA actúe por ti
No es sorpresa… gran parte de nuestra pila tecnológica es Zapier: Zaps, AI by Zapier, Agents, Tables, Interfaces, además de MCP para conectar herramientas de IA externas a miles de acciones. Esto ha evolucionado en los últimos 6-12 meses reforzando una superficie de creación unificada (Zaps + Tables + Interfaces) y añadiendo Agents para aportar criterio a flujos de trabajo estructurados.
También apostamos por MCP para que los creadores que usan herramientas como ChatGPT, Claude y Cursor puedan actuar de forma segura en varias apps sin integraciones nuevas. Incorporamos cambios en los planes para agrupar los elementos de construcción esenciales y facilitar la implementación y el gobierno entre los equipos. El impacto es mayor cuando los equipos usan la pila completa:
- Automatización determinista para la base principal
- Pasos de IA para inferencia
- Y agents para el “último tramo” del trabajo variable, con aprobaciones y supervisión integradas.
La superficie para colaboración/operaciones varía por equipo. Por ejemplo, nuestro equipo de marketing conecta Slack, Coda, Iterable, HubSpot y Databricks mediante Zapier para reducir traspasos y lanzar campañas más rápido con activos de email generados automáticamente, aprobaciones y distribución.
De todas las herramientas que hemos usado, la función “AI Actions” de Zapier ha sido sinceramente la mayor revolución. Nos permite construir flujos de trabajo donde la IA no solo te da instrucciones para hacerlo tú mismo, sino que actúa por ti, como actualizar un rastreador de proyectos o señalar una dependencia que falta. Y los equipos no técnicos pueden configurarlo ellos mismos sin esperar a los ingenieros.
Construyendo una sólida cultura de adopción de IA en Zapier
Las herramientas son importantes, pero aún más importante es la cultura que estableces.
Las herramientas son importantes, pero aún más importante es la cultura que estableces.
Es muy fácil en una organización grande seguir haciendo lo que siempre has hecho, pero cuando aparece una tecnología revolucionaria como la IA, tienes que encontrar mecanismos para que la organización opere de forma diferente.
Lo hemos logrado invirtiendo mucho en hackatones, presentaciones en nuestras reuniones generales y canales de Slack donde la gente puede compartir flujos de trabajo o aprendizajes.
Todos estos momentos culturales empiezan a acumularse, hasta que se vuelve cada vez más normal que las personas recurran a la IA y se pregunten: "Hmm, ¿cómo podría hacer mi trabajo de forma diferente para resolver este problema?"
Por qué las organizaciones de entrega orientadas a IA necesitan un Ingeniero de Automatización de IA
Si deseas una organización de entrega orientada a la IA, considera contratar un nuevo rol: Ingeniero de Automatización de IA (o “ingeniero de orquestación”)
Es el tejido conectivo entre la estrategia y los sistemas implementados, y acelera tanto la entrega como el cambio cultural.
Usa la IA para abordar tareas tediosas y de alto costo
Como puedes ver, gran parte de nuestra adopción de IA tiene como objetivo ayudar a las personas en el trabajo que ya realizamos actualmente, y eso aporta mucho valor.
También existen oportunidades en aquellas cosas que los humanos no pueden hacer. ¿Qué no podemos abordar porque cuesta demasiado o es demasiado tedioso? Invierte en esas áreas.
Un gran ejemplo es la documentación de soporte. Para la mayoría de las empresas, mantener una base de conocimientos actualizada es una tarea tediosa y que consume mucho tiempo, y para la que los humanos no son especialmente buenos. Sin embargo, con la IA, puedes tomar todos tus tickets de soporte y convertirlos automáticamente en una base de conocimientos completa.
Ahora nos estamos enfocando en este tipo de proyectos. Identificamos algo que simplemente no estamos haciendo, pero deberíamos, y permitimos que la IA lo haga mucho más sencillo.
El futuro de la experiencia de gestión de proyectos con IA y orquestación
Así veo el futuro.
Los pendientes tendrán responsables, algunos humanos y otros automáticos. Los PM y líderes se convierten en diseñadores de resultados y arquitectos de orquestación.
Y la mayoría de las experiencias de "gestión de proyectos" serán una capa ligera sobre plataformas de orquestación: los sistemas en vivo ejecutan el trabajo, el estado se calcula, los humanos aportan metas, límites y criterio.
Empieza por la orquestación; no por un chatbot
Si puedo dar algún consejo, es este: empieza por la orquestación, no por un chatbot. Lleva la IA al flujo de trabajo donde pueda actuar y estar gobernada.
Combina urgencia desde arriba con construcción desde abajo. Organiza un hackatón, publica directrices, nombra embajadores y comparte manuales. Así logramos un 97% de adopción interna.
Y comienza con dos flujos de trabajo “iniciales” que sean importantes. Haz que sean confiables en producción, con aprobaciones y registros; mide tiempo de ciclo, tasas de error y NPS de los interesados; luego escala los patrones a toda la organización.
Sigue el progreso
Puedes seguir el progreso de Wade y cómo sigue revolucionando la automatización en X y LinkedIn. Y, por supuesto, ¡échale un vistazo a Zapier!
Próximamente, más entrevistas con expertos en The Digital Project Manager.
