El cofundador de Zapier comparte cómo está implementando sistemas de gestión de proyectos ligeros y flujos de trabajo agentivos
Wade Foster es cofundador de una herramienta que muchos de nosotros ya utilizamos para automatizar flujos de trabajo y conectar software: Zapier. Actualmente lidera la integración profunda de la IA tanto en la organización como en la herramienta.
Wade Foster
CO-Fundador y CEO de Zapier
Avanzar hacia sistemas de entrega ligeros y automatizados: Foster enfatiza reemplazar los métodos tradicionales y rígidos de gestión de proyectos (como extensos informes de estado y reuniones frecuentes) por procesos ligeros y orientados a la automatización que generen actualizaciones y garanticen los principios básicos de entrega directamente en las herramientas. Esto mejora la transparencia y reduce la carga administrativa.
Estandarizar estructuras y flujos de herramientas para una mejor coordinación: Zapier ha desarrollado plantillas compartidas y “caminos dorados” para las herramientas centrales de entrega (por ejemplo, estructuras de proyectos en Jira, sistemas de recopilación de hojas de ruta) de modo que la planificación transversal y la gestión de dependencias se realicen de manera coherente y resulten más fáciles de calcular a gran escala.
Integrar IA y flujos de trabajo agentivos para aumentar el trabajo, no para reemplazar humanos: El equipo de Foster utiliza IA y agentes automatizados para gestionar tareas rutinarias de direccionamiento, resumen e investigación, permitiendo que las personas se centren en el juicio y la toma de decisiones de alto valor; la IA se integra en el flujo real de trabajo en lugar de ser tratada como una herramienta aislada.
Wade Foster es cofundador de la herramienta que muchos de nosotros ya usamos para automatizar flujos de trabajo y conectar software: Zapier. Actualmente lidera la integración profunda de la IA tanto en la organización como en la herramienta.
Hablamos con Wade para echar un vistazo a cómo está cambiando la gestión de proyectos dentro de la organización que, a su vez, está cambiando la gestión de proyectos.
Esto es lo que nos dijo.
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Fundando Zapier, el negocio que transformó la automatización
Soy el cofundador y CEO de Zapier.
Aunque no soy gestor de proyectos de título, ayudo con la entrega a escala y soy el promotor de la orquestación de IA en toda la empresa. De hecho, publicamos nuestro manual interno sobre cómo logramos una adopción del 97% de la IA entre todos los empleados.
Mi papel es marcar la dirección, eliminar obstáculos y asegurar que estamos entregando el trabajo de mayor impacto para nuestros clientes — más rápido. En Zapier, la entrega de proyectos no se trata tanto de procesos rígidos, sino de construir sistemas y automatizaciones que permitan a las personas hacer su mejor trabajo.
Pasando de la gestión de proyectos tradicional a sistemas ágiles impulsados por IA
Los diagramas de Gantt tradicionales y los informes de estado voluminosos no funcionan en un mundo remoto y enfocado en la asincronía. Hemos migrado a sistemas ágiles donde la automatización es lo primero.
Por ejemplo, en lugar de reuniones semanales de seguimiento, las actualizaciones se generan automáticamente en canales de Slack a partir de las herramientas de proyectos. Los líderes solo intervienen si hay una alerta. Eso ahorra horas de reuniones y hace que el progreso sea transparente por defecto.
A continuación, desgloso lo que estamos haciendo — y lo que ya no hacemos.
A lo que estamos renunciando:
- Convenciones ad hoc por equipo para proyectos, hojas de ruta y revisiones en Jira que creaban inconsistencias, dependencias ocultas y reportes innecesarios en EPD.
- Páginas de estado y largos documentos de actualizaciones que dejaban de reflejar la realidad debido a que los datos de origen no estaban estandarizados o automatizados.
- Falta de disciplina en la entrega (por ejemplo, épicas en progreso sin fecha objetivo), lo que hacía la planificación y coordinación posteriores poco fiables.
Hacia dónde vamos:
- "Caminos dorados" estandarizados para las herramientas clave de entrega — como estructuras compartidas de proyectos en Jira, pilotos de intake de hojas de ruta en Productboard y estructuras concretas y recomendadas en Figma — para que el estado y las dependencias sean consistentes y calculables entre equipos.
- Un sistema operativo de entrega integral. Este es un único flujo que consolida demos semanales y un registro de cambios público (incluyendo trabajo en progreso), con notas de lanzamiento automatizadas de principio a fin para eliminar reportes redundantes y aumentar la visibilidad.
- Barandillas de entrega ágiles en el flujo de trabajo — por ejemplo, un validador anunciado por Slack que exige una fecha de entrega cuando una épica en Jira cambia a "En progreso" — así los planes se mantienen reales sin añadir reuniones.
- Un mandato claro para Build Ops: operar y mantener las configuraciones y valores predeterminados compartidos (la "plataforma de cómo trabajamos"), evolucionándolos con los equipos mientras se rastrean métricas clave de entrega, calidad y capacidad en los Zone MORs para garantizar transparencia.
Pasos que Zapier dio para implementar una gestión de proyectos ágil
Esto es lo que hemos hecho para facilitar esa transición:
- Definir los roles y el alcance de Build Ops para "impulsar la escalabilidad, la automatización y la eficiencia en EPD", y después reclutar perfiles de operaciones con tendencias de ingeniería, con una pila de herramientas que integra Zapier, ChatGPT, Productboard, Figma, Jira, Jellyfish, Coda, OpsLevel y Looker/Looker Studio para conectar los flujos de entrega y reporte.
- Lanzar plantillas de caminos dorados y configuraciones compartidas: estructuras de Jira estandarizadas, pilotos en Productboard para intake de roadmap y patrones organizativos en Figma. Build Ops se encarga del mantenimiento para que los equipos no tengan que reinventar procesos localmente.
- Realizar el piloto "BuildOS" en la subzona Editor, es decir, creamos un flujo unificado de registro de cambios que consolida el trabajo interno en progreso con demos semanales y actualizaciones públicas, sumando un sistema automatizado de notas de lanzamiento para reducir la comunicación manual.
- Incorporar validadores y normas de entrega en la herramienta y no en documentos. Eso significa que anunciamos la regla de "la épica debe tener fecha de entrega al pasar a En progreso" y generamos pautas para comunicar cambios de fechas, incluyendo referencias para predicciones apoyadas en Jellyfish.
Y esto es lo que estamos viendo como resultado:
- Menos desperdicio administrativo y de informes, con hojas de ruta y notas de lanzamiento generadas automáticamente a partir del sistema real de trabajo (en lugar de presentaciones armadas manualmente).
- Coordinación más clara entre equipos a través de estructuras y métricas compartidas, mejorando la planificación y gestión de dependencias a medida que se expanden los caminos estándar.
- Mejor disciplina en la entrega y alineación de las partes interesadas, ya que las expectativas de fechas de entrega se refuerzan en el momento del cambio y se muestran de manera uniforme a lo largo del proceso.
Un flujo de trabajo impulsado por IA para la transparencia del equipo
Profundicemos en el sistema de notas de lanzamiento que mencioné. En Zapier, tenemos un valor: la transparencia es el punto de partida.
Eso significa que compartimos muchos de nuestros trabajos en progreso. Tenemos una sólida cultura de compartir demostraciones, registros de cambios y resultados en toda la compañía.
A medida que hemos crecido, lo hemos hecho de muchas maneras diferentes y esos documentos terminaban registrados en varios lugares, dificultando que cualquiera tuviera una visión general de lo que ocurre dentro de la empresa. Así que nuestro equipo de Build Ops resolvió esto creando un flujo simple donde un equipo puede enviar actualizaciones una sola vez, y el sistema automáticamente dirige esos archivos a las herramientas y canales de Slack correctos.
Lo construimos con Zapier Interfaces, Tables y Zaps. Las presentaciones se almacenan en Tables como fuente de verdad, se sincronizan con Coda para seguimiento, y publican actualizaciones en #feed-delivery-updates en Slack, para que todos vean la misma información en tiempo real.
No fue perfecto al principio. Pero una vez que resolvimos la alineación y los casos excepcionales, nos brindó una cobertura del 100% del trabajo lanzado, redujo los informes duplicados y facilitó que equipos posteriores como Soporte o GTM obtuvieran lo que necesitaban sin perseguir a los PM.
Ahora estamos incorporando IA para resumir automáticamente las actualizaciones e incluso redactar documentos de ayuda, así la comunicación escala con menos esfuerzo manual.
Cómo Zapier utiliza flujos de trabajo autónomos para aumentar la productividad
Hemos estado experimentando con flujos de trabajo autónomos, y los mayores beneficios hasta ahora han sido en dos áreas:
- Orquestación en la primera etapa: Hemos implementado agentes que clasifican, enriquecen y dirigen solicitudes provenientes de Slack, formularios o correo electrónico. Las envían a las colas correctas con avisos basados en SLA e incluso activan escaladas cuando los plazos no se cumplen. Esto reduce la carga de clasificación y asegura que las solicitudes no se pierdan en el proceso.
- Investigación y operaciones de contenido: Nuestro equipo de marketing usa agentes para recopilar contexto, preparar materiales para campañas, revisar borradores y enviarlos a las herramientas adecuadas. Las personas aprueban en Slack, y luego la distribución se ejecuta automáticamente. Es un buen ejemplo de valor acumulativo cuando todo el flujo está conectado de punta a punta.
Lo que mejor ha funcionado es combinar Zaps determinísticos, pasos de IA y agentes restringidos. Con aprobaciones y visibilidad integradas, estos sistemas son lo suficientemente fiables para su uso en producción.
El patrón de adopción también ha sido claro: comenzar pequeño con un flujo de trabajo que ahorre tiempo real, demostrar que funciona y luego expandir el alcance. Ese enfoque incremental ha hecho que la adopción se mantenga a través de los equipos.
El patrón de adopción también ha sido claro: comenzar pequeño con un flujo de trabajo que ahorre tiempo real, demostrar que funciona y luego expandir el alcance. Ese enfoque incremental ha hecho que la adopción se mantenga a través de los equipos.
Rituales de entrega asistidos por IA para una ejecución óptima de proyectos
Nuestros rituales de entrega no han desaparecido en un mundo centrado en la IA, pero han evolucionado para ser más ágiles, más transparentes y asistidos por inteligencia artificial.
- Definir el alcance: Usamos nuestro Modelo de Ejecución ZIP, que requiere resúmenes épicos de una página, roles DACI y una aprobación explícita previa al compromiso antes de que cualquier cosa avance a "Planificado". Cada épica en Jira enlaza de vuelta a un elemento en Productboard, por lo que el alcance es trazable de principio a fin. Aquí la IA ayuda a los equipos a explorar opciones y redactar esos resúmenes más rápido, pero las aprobaciones y trazabilidad se mantienen igual.
- Alineación de equipos: Aplicamos DACI de forma explícita y mantenemos un ritmo constante de hoja de ruta — revisiones trimestrales en Productboard, revisiones quincenales para trabajos de alta visibilidad. Debido a la alta fluidez en IA en toda la organización —ingenieros, PMs, diseñadores— la alineación se beneficia de borradores y prototipos generados por IA que aceleran la toma de decisiones.
- Validación del trabajo: Como mencioné, consolidamos demostraciones, registros de cambios y logs de resultados en un solo flujo de envíos operado por Build Ops que publica en Slack, dando una cobertura del 100% del trabajo desplegado. La IA ayuda a generar resúmenes, diferencias y destacados a partir de los artefactos, pero la aprobación final de calidad y seguridad siempre está en manos humanas.
- Gestión de la ejecución: La recepción está normalizada entre canales y se canaliza a Productboard y Jira. La telemetría de ejecución es en tiempo real y ligera, con los "caminos dorados" de Build Ops manteniendo la higiene constante. La IA está incorporada "en el flujo" — los ingenieros dependen de las herramientas de desarrollo con IA a diario, los equipos de productos usan copilotos para reducir trabajo administrativo — pero la propiedad, las aprobaciones y los rastros de auditoría siguen siendo deterministas.
La conclusión:
La IA acelera los rituales pero no los reemplaza. Los humanos siguen tomando las decisiones de juicio, mientras que la IA reduce la fricción para que los equipos puedan enfocarse en el trabajo de mayor valor.
Prototipado Rápido en la Planificación de Productos con Herramientas de IA
Pero incluso con todos estos grandes cambios, creo que el mayor cambio para mí ha sido incorporar el prototipado al proceso de planificación de productos.
Con herramientas de código visual como v0, puedes saltarte muchas lecturas extensas, redacción y documentación. En su lugar, creas un prototipo interactivo.
Existe un dicho: “Una imagen vale más que mil palabras”. Bueno, un prototipo vale más que mil imágenes. Así que es realmente poderoso para condensar los tiempos de entrega. Elimina semanas de la mayoría de las funcionalidades.
Existe un dicho: “Una imagen vale más que mil palabras”. Bueno, un prototipo vale más que mil imágenes. Así que es realmente poderoso para condensar los tiempos de entrega. Elimina semanas de la mayoría de las funcionalidades.
Y eso significa que hay oportunidades para pasar tiempo con los clientes, tratando de entender los problemas que enfrentan y dónde el producto les ayuda o les perjudica en sus flujos de trabajo.
La función "AI Actions" de Zapier permite que la IA actúe por ti
No es sorpresa… buena parte de nuestra pila tecnológica es Zapier: Zaps, AI by Zapier, Agents, Tables, Interfaces, además de MCP para conectar herramientas externas de IA a miles de acciones. Esto ha evolucionado en los últimos 6-12 meses al apostar por una superficie de construcción unificada (Zaps + Tables + Interfaces) y agregando Agents para aportar juicio a los flujos de trabajo estructurados.
También apostamos por MCP, así los desarrolladores que usan herramientas como ChatGPT, Claude y Cursor pueden ejecutar acciones a lo largo de aplicaciones de manera segura sin nuevas integraciones. Introdujimos cambios en los planes que agrupan los componentes clave para simplificar los despliegues y la gobernanza entre equipos. El mayor impacto se ve cuando los equipos usan toda la pila:
- Automatización determinista como columna vertebral
- Pasos de IA para inferencias
- Y agentes para el "último tramo" del trabajo variable — con aprobaciones y observabilidad integradas.
La superficie de colaboración/operaciones varía según el equipo. Por ejemplo, nuestro equipo de marketing conecta Slack, Coda, Iterable, HubSpot y Databricks vía Zapier para comprimir traspasos y lanzar campañas más rápido con activos de correo generados automáticamente, aprobaciones y distribución.
De todas las herramientas que hemos usado, la función "AI Actions" propia de Zapier ha sido, honestamente, la mayor revolución. Nos permite construir flujos de trabajo donde la IA no solo te indica cómo hacerlo tú mismo, sino que actúa por ti, como actualizar un rastreador de proyectos o señalar una dependencia que falta. Y los equipos no técnicos pueden configurarlo sin esperar a los ingenieros.
Construyendo una cultura sólida de adopción de IA en Zapier
Las herramientas son importantes, pero aún más importante es la cultura que estableces.
Las herramientas son importantes, pero aún más importante es la cultura que estableces.
En una organización grande es muy fácil seguir haciendo lo que siempre has hecho, pero cuando surge una tecnología transformadora como la IA, tienes que encontrar mecanismos para lograr que la organización funcione de manera diferente.
Lo hemos conseguido invirtiendo mucho en hackathons, presentaciones en nuestras reuniones generales y canales de Slack donde la gente puede compartir flujos de trabajo o aprendizajes.
Todos estos momentos culturales empiezan a acumularse, hasta que se vuelve cada vez más normal que la gente recurra a la IA y se pregunte: "Hmm, ¿cómo podría hacer mi trabajo de forma diferente para resolver este problema?"
Por qué las organizaciones de entrega orientadas a la IA necesitan un Ingeniero de Automatización de IA
Si quieres una organización de entrega orientada a la IA, considera contratar un nuevo rol: Ingeniero de Automatización de IA (o "ingeniero de orquestación")
Es el tejido conectivo entre la estrategia y los sistemas implementados, y acelera tanto la entrega como el cambio cultural.
Usa la IA para gestionar tareas tediosas y de alto costo
Como puedes ver, gran parte de nuestra adopción de IA está destinada a ayudar a las personas con el trabajo que ya realizamos hoy, y se puede obtener mucho valor de eso.
También existen oportunidades en aquello que los humanos no pueden hacer. ¿Qué es lo que no podemos abordar porque cuesta demasiado o es demasiado tedioso? Invierte en eso.
Un gran ejemplo es la documentación de soporte. Para la mayoría de las empresas, mantener actualizada una base de conocimientos es una tarea tediosa y que consume mucho tiempo, en la que los humanos no son especialmente buenos. Sin embargo, con IA, puedes tomar todos tus tickets de soporte y convertirlos automáticamente en una base de conocimientos enriquecida.
Este es el tipo de proyectos que estamos analizando ahora. Identificamos algo que simplemente no estamos haciendo, pero deberíamos, y permitimos que la IA lo haga mucho más sencillo.
El futuro de la experiencia de gestión de proyectos con IA y orquestación
Así veo yo el futuro.
Las listas de tareas tendrán responsables — algunos humanos y otros agentes. Los PM y los líderes se convertirán en diseñadores de resultados y arquitectos de orquestación.
Y la mayoría de las experiencias de "gestión de proyectos" serán una capa ligera sobre plataformas de orquestación: los sistemas en vivo ejecutan el trabajo, el estado se calcula, los humanos aportan objetivos, límites y criterio.
Lidera con la orquestación; no con un chatbot
Si puedo dar algún consejo, es este: lidera con la orquestación, no con un chatbot. Haz que la IA forme parte del flujo de trabajo, donde pueda actuar y ser gobernada.
Combina la urgencia de arriba hacia abajo con la construcción de abajo hacia arriba. Realiza un hackathon, publica directrices, designa promotores y comparte manuales de buenas prácticas. Así logramos una adopción interna del 97%.
Y empieza con dos flujos de trabajo "punta de lanza" que realmente importen. Hazlos fiables en producción con aprobaciones y registros; mide el tiempo de ciclo, las tasas de error y el NPS de los interesados; después, escala los patrones a toda la organización.
Sigue el avance
Puedes seguir los avances de Wade, quien continúa revolucionando la automatización en X y LinkedIn. Y, por supuesto, ¡consulta Zapier!
Próximamente, más entrevistas con expertos en The Digital Project Manager.
