El presidente de PMBOK dice que los líderes de proyectos deben dejar de perseguir herramientas de IA y empezar a reducir la complejidad
Jesse Fewell, educador en gestión de proyectos, afirma que los líderes de proyectos deben usar la IA para simplificar el trabajo y reducir la complejidad, manteniendo las relaciones con los interesados y el liderazgo firmemente humano.
Jesse Fewell
Gestión de Proyectos y Educador
Usabilidad de herramientas: Las herramientas de IA varían en facilidad de uso; las plataformas integradas suelen ofrecer una experiencia más directa.
Prioridad a la simplicidad: Simplificar los conjuntos tecnológicos para gestionar la complejidad de forma eficiente, aumentando la productividad y reduciendo la sobrecarga mental.
Impacto de la IA: La IA mejora la gestión de proyectos gestionando tareas repetitivas, lo que permite a los profesionales enfocarse en la estrategia.
Habilidades humanas: La participación de los interesados sigue siendo un ámbito humano, ya que la interacción personal genera confianza y comunicación esenciales.
Replanteamiento del rol: Los gerentes de proyectos deben adaptarse a los avances de la IA, ya que las organizaciones integran esta tecnología en la dinámica laboral.
Jesse Fewell es un educador en gestión de proyectos que ayuda a las organizaciones a navegar iniciativas de transformación complejas. También es autor de Untapped Agility y presidió la octava edición de la Guía PMBOK®.
Conversamos con Jesse para analizar cómo la IA está cambiando la entrega de proyectos, el liderazgo y el futuro papel de los gerentes de proyecto. Esto es lo que nos contó.
Moldeando el futuro de la gestión de proyectos
Hola, soy Jesse. Ayudo a líderes de todos los niveles a impulsar cambios que perduran. Mi trabajo de consultoría va desde potenciar habilidades de liderazgo en las Escuelas Públicas de DC hasta liderar la transformación digital de Frontier Communications, una empresa de $4 mil millones que fue vendida recientemente a Verizon.
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También comparto mis ideas con la comunidad a través de libros y artículos especializados, y presidí la octava edición de la Guía PMBOK®, el estándar global para la gestión de proyectos.
Soy el autor de Untapped Agility y he escrito durante más de diez años la columna "El Project Manager Ágil" en PM Network Magazine.
Cómo la IA sirve como socio de pensamiento
El cambio más importante que la IA ha traído a mi trabajo es mi capacidad para generar más impulso y confianza en mi propio pensamiento.
En el pasado, solía invertir horas investigando ideas y generando esquemas para una presentación, un taller o una reunión de equipo. Ahora, empiezo a escribir en un chat —los que más uso son Copilot y Gemini— y la idea que tengo en mente se pone a prueba con una buena pregunta o se valida gracias a una sugerencia que ya había desechado.
Como todos, me sorprendí por el volumen de producción de la IA Generativa cuando apareció por primera vez. Sin embargo, en estos pocos años, he vuelto a esa recomendación centenaria de que menos es más. Ya sea en mis puntos a tratar, mi formato, o mis ideas, la IA me ayuda a ser más yo mismo, y eso es lo que más valoro.
En el trabajo diario del proyecto, delego la tediosa administración del PM, como minutos de reuniones, resúmenes ejecutivos y borradores de agendas, a la IA. Lamentablemente, ahora dedico todo ese tiempo libre a experimentar con nuevas herramientas PPM que prometen mucho y cumplen poco.
Por ejemplo, probé una herramienta de IA para mejorar los resultados del análisis de cronogramas con Monte Carlo, pero no funcionó. Una IA confiable me ahorra tiempo, pero luego desperdicio ese tiempo en IAs poco confiables.
Lo que la IA debería gestionar y lo que debe permanecer explícitamente humano
Las actividades que considero mejor gestionadas por la IA son tareas tácticas basadas en datos fácilmente disponibles: generar una hoja de ruta a partir del cronograma maestro, completar el registro de riesgos según el resumen del proyecto y condensar el caso de negocio en un párrafo para una plantilla de reporte de estado.
En contraste, la implicación de los interesados sigue siendo completamente humana. A pesar de toda la innovación actual, encuentro que escuchar haciendo contacto visual sigue siendo la manera más creíble de recopilar aportes para el proyecto y el producto.
Veo muchas nuevas herramientas de descubrimiento impulsadas por IA en el mercado que prometen ahorrarme tiempo eliminando reuniones “innecesarias”. Pero como líder de proyectos, mis colegas necesitan saber que los escucho y que los entiendo.
Recientemente, una patrocinadora se quejó conmigo de que había tenido que repetirse “tres veces de más”. Jamás le pediría que repitiese lo mismo de nuevo solo para beneficiar a mi herramienta de reuniones asistida por IA. En su lugar, escucho sus inquietudes, en sus palabras. Después de la reunión, utilizo una sesión de chat para redactar el resumen del proyecto de cara a la ingeniería de contexto futura; así gano mucho más aprecio por parte de mi patrocinadora y aun así termino con los datos que necesito para tareas futuras. Al final, los proyectos siguen siendo trabajo de personas, porque están impulsados por personas.
Gestionando calendarios complejos con IA
Un flujo de trabajo simple que me ayuda es gestionar mi calendario. Como manejo varios proyectos con clientes y voluntarios al mismo tiempo, tengo múltiples eventos y calendarios que requieren validación y coordinación.
Antes, contrataba un asistente virtual, pero hoy puedo aprovechar algunas automatizaciones para asegurarme de no tener conflictos ni comprometerme en exceso. Eso sí, llevó mucho ensayo y error para navegar todas las políticas y cortafuegos de cada organización con la que colaboro. Pero con algunos simples prompts, aceleré mi curva de aprendizaje y ajusté una solución de calendario que funciona para mi situación única.
La realidad de la usabilidad de las herramientas de IA
La variación en la usabilidad de las herramientas de IA me ha sorprendido… No debería sorprenderme, pero cada herramienta tiene su propia experiencia de usuario.
La variación en la usabilidad de las herramientas de IA me ha sorprendido. Recientemente, intenté utilizar un LLM propietario interno de una empresa para el análisis de proyectos; simplemente no pudo realizar cálculos de fechas, por ejemplo, "¿Cuántos días calendario quedan en mi cronograma?"
El ingeniero me dijo que mi indicación era débil, pero como usuario, esperaba que pudiera inferir mi intención como gestor de proyectos. Además, Copilot y Gemini ofrecen casos de uso muy limitados dentro de mi suite de productividad. No debería sorprenderme, pero cada herramienta presenta su propia experiencia de usuario.
Cómo evoluciona una pila tecnológica con herramientas impulsadas por IA
Las plataformas integradas son más útiles en la actualidad. Con tantas aplicaciones y herramientas distintas en la oficina y en mi teléfono, simplifico siempre que puedo. Por ejemplo, recientemente abandoné mis queridas pizarras de Trello y opté por los gestores de tareas integrados en Microsoft Outlook, que utiliza mi cliente, y Google Workspace, que emplea mi firma de consultoría. He probado Zapier intermitentemente a lo largo de los años para integrar las mejores herramientas de gestión de proyectos mediante flujos de trabajo automatizados, pero tener todo en un solo lugar resulta más atractivo en un mundo tecnológico cada vez más complejo.
ChatGPT Plus es mi primer recurso para la mayoría de cosas. Me gusta cómo Gemini puede acceder a todos mis documentos de Google. He probado literalmente docenas de herramientas PPM impulsadas solo por IA, pero siempre termino volviendo a estas dos.
Por qué la simplicidad es clave al elegir una pila tecnológica
Los estudios demuestran que la humanidad enfrenta un crecimiento exponencial en el cambio y la complejidad. Primero, una docena de servicios de streaming reemplazaron mi suscripción única de TV por cable, y ahora, redactar un correo electrónico implica tres complementos de IA.
La ciencia demuestra que el cerebro humano solo gestiona cierta cantidad de complejidad a la vez, así que debemos dominar la habilidad de enfocar y desenfocar la atención, en lugar de distribuirla entre una docena de tareas al mismo tiempo.
El antiguo argumento a favor de las plataformas tecnológicas se centraba en la eficiencia de costos, tanto en licencias como en la implementación. Sin embargo, la simplicidad será una recompensa en sí misma a medida que avancemos hacia un mundo tecnológico cada vez más fragmentado en la década de 2030.
Cómo la IA ayuda a simplificar la gestión de proyectos
En mi trabajo con las Escuelas Públicas de DC, observé dos tendencias importantes.
- Cada gerente necesitaba habilidades de gestión de proyectos porque la falta de presupuesto y de personal impedía contratar gestores de proyectos profesionales. Esto significa que los PM profesionales aportan más valor cuando, además de ejecutar tareas propias, enseñan y distribuyen las responsabilidades de gestión de proyectos entre sus colegas.
- Un departamento de operaciones o una agencia se beneficia de políticas sencillas de gestión de proyectos. El noventa por ciento del trabajo del equipo involucra mantenimiento de instalaciones, registro de familias y distribución de alimentos. Por lo tanto, el equipo no dispone de la capacidad para un marco formal de gestión de proyectos como Scrum. En su lugar, entregamos hojas informativas de una página sobre políticas de gestión de proyectos (por ejemplo, cada proyecto utiliza la plantilla de acta de proyecto de una página) y sobre habilidades de gestión (por ejemplo, cómo hacer seguimiento diplomático de tareas atrasadas).
Para crear esos documentos de una página, primero examiné los principios detrás del proceso de gestión de proyectos. Consulté a GenAI sobre los objetivos y dinámicas de una constitución del proyecto, luego comparé su respuesta con mi propia experiencia y formación. En segundo lugar, le pedí que generara un borrador de una política en una página. Para la constitución, esto incluía una hoja de trabajo que los equipos podrían utilizar para explorar las 5Ws del proyecto (por ejemplo, ¿Por qué deberían los padres preocuparse por este proyecto de escuela pública? ¿Quiénes son los principales interesados?). En tercer lugar, compartí el borrador de la hoja de trabajo con miembros del equipo y directivos, recogiendo sus comentarios. En cuarto lugar, introduje ese feedback y mi propio análisis en GenAI para perfeccionar la hoja. Considero que tanto las extensiones de IA como los chatbots de GenAI funcionan mejor con tareas simples. A menudo, el primer paso implica que la herramienta descomponga conceptos complejos de gestión de proyectos en tareas ejecutables.
Cuando las herramientas de IA no tienen cabida en el trabajo
A menudo, los líderes técnicos sienten la presión de implementar herramientas de proveedores que simplemente aún no ofrecen los controles de seguridad necesarios para evitar daños reales. Trabajo con muchas organizaciones adversas al riesgo, como infraestructura, educación y defensa. Animo a esos líderes a presumir sin vergüenza de la capacidad ya existente que suele superar a la brillante nueva IA que todos desean.
Por ejemplo, una organización con la que colaboro actualmente prohíbe todas las plataformas agentes, y desde mi perspectiva, es por todas las razones correctas. En su lugar, la misma organización ha iniciado una reforma de gobernanza que reducirá la burocracia de los proyectos, permitiéndole utilizar automatizaciones de flujos de trabajo existentes.
Las primeras señales indican que las aprobaciones de proyectos se acelerarán de meses a días, sin adoptar la tendencia de adquirir tecnologías por imitación que vemos en los titulares.
Repensando la gestión de proyectos en una plantilla potenciada por IA
Ya estamos viendo que la predicción más preocupante se está haciendo realidad: los responsables de contratación usan cada vez más personal potenciado por IA en lugar de contratar nuevos empleados… Todo gestor de proyectos debería reconsiderar inmediatamente su lugar en una fuerza laboral potenciada por IA.
Ya estamos viendo que la predicción más preocupante se está haciendo realidad: los responsables de contratación usan cada vez más personal potenciado por IA en lugar de contratar nuevos empleados. Esto es especialmente cierto en la industria tecnológica.
Hace tres años, estábamos en la era de los ingenieros de software de nivel medio millonarios. Hoy, eso solo es cierto para los ingenieros de IA, y el resto de la fuerza laboral tecnológica enfrenta una mayor competencia. Es cierto, aún estamos en el ciclo de entusiasmo de la IA, y eventualmente llegará una corrección de esa burbuja. Pero todo gestor de proyectos debería reconsiderar inmediatamente su lugar en una plantilla potenciada por IA.
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