Cómo Scoro Transforma las Empresas de Servicios: Basado en Resultados Reales

Dirigir una empresa de servicios profesionales es un trabajo arduo. Escalarla con éxito lo es aún más. Ya sea que dirijas una agencia, consultora, firma legal, contable o de servicios de TI, los puntos de fricción que sabotean tu día a día suelen ser similares. El exceso de servicios, el trabajo no facturado, las cargas de trabajo impredecibles y los márgenes en disminución son problemas demasiado comunes entre las empresas que venden su tiempo y experiencia.

Aunque el alcance de los problemas varía de un negocio a otro, todos comparten una fuente común: el uso de herramientas desconectadas para estimar, asignar recursos, hacer seguimiento y facturar proyectos. De hecho, en promedio los líderes tienen más de 5 aplicaciones dentro de sus herramientas de proyectos. Como resultado, deben conectar los puntos entre estas plataformas mediante informes manuales en hojas de cálculo. Para cuando terminan, los informes ya están desactualizados y los resultados ya no pueden ser afectados.

Si eres un líder que lidia con obstáculos similares, puede que haya llegado el momento de pasar de herramientas básicas de proyectos a software de automatización de servicios profesionales (PSA). Así, podrás planificar tus presupuestos, cronograma, recursos, entregas, facturación e informes en un solo lugar.

Suena genial en teoría, ¿verdad? Pero quizás te preguntes cómo se aplica esto en el mundo real. En este artículo, compartimos cómo el software Scoro PSA cubre eficazmente todo el ciclo de vida del proyecto, desde la primera cotización hasta la factura final, ayudando a las empresas de servicios profesionales a operar y escalar de manera rentable.

Ahorra Días En la Estimación de Proyectos

Justo antes de hacer el cambio a Scoro, el proceso de cotización en Kojo, un estudio de producción de 250 personas, era muy complicado. Los productores pasaban días alternando entre la herramienta legada de gestión de proyectos de la firma y hojas de cálculo para elaborar cotizaciones a los clientes. El proceso manual no solo costaba tiempo, sino que dificultaba visualizar los márgenes de ganancia y aumentaba el riesgo de cotizar por debajo del valor real.

Tras migrar a Scoro y configurar plantillas de cotización, Kojo ha reducido el tiempo de respuesta de las cotizaciones de 2-3 días a 24 horas. Al equipo de producción le toma alrededor de 30 minutos preparar incluso las cotizaciones más detalladas y personalizadas.

El resultado no es solo mayor velocidad en las cotizaciones. Los equipos ahora disponen de más tiempo para enfocarse en el crecimiento de los ingresos, los clientes disfrutan de una mejor experiencia y la dirección cuenta con datos en tiempo real para tomar decisiones empresariales proactivas.

Optimiza la Utilización y Genera Ingresos

Comprender la capacidad del equipo y gestionar los recursos era un desafío en las siete entidades de DGA Group. Algunos equipos de la consultora global no registraban el tiempo, mientras otros luchaban con herramientas engorrosas. No quedaba claro cuánto tiempo se dedicaba a cada actividad y, como consecuencia, era imposible tener una visión clara de la capacidad del equipo.

Desde que migró a Scoro, el equipo global de DGA, con más de 350 integrantes, registra el tiempo de manera consistente. Las hojas de tiempo alimentan directamente reportes de proyectos y utilización en tiempo real, proporcionando información instantánea. Como resultado, DGA ha logrado aumentar sus índices de utilización en un 20% respecto al año anterior.

Hoy la dirección también puede tomar decisiones basadas en datos cuando se trata de la gestión de recursos. Cuando los equipos solicitan nuevas contrataciones, es fácil detectar si los recursos actuales pueden optimizarse o si realmente es necesario ampliar el equipo.

Contar con registros precisos de tiempo también ha tenido un efecto positivo en la rentabilidad de los proyectos de la consultora. Antes, los equipos debían conciliar las hojas de tiempo con los presupuestos usando hojas de cálculo, lo cual era lento y propenso a errores. Era difícil abordar el exceso de servicios porque no había datos disponibles para corregir a tiempo. Con Scoro, los líderes pueden supervisar el progreso diariamente, comparar reales contra presupuestos y ajustar según sea necesario. Esto ayudó a DGA a incrementar la rentabilidad de los proyectos en un 33% en comparación con el año anterior.

Reduce los Informes Manuales y Recupera Más de 2 Jornadas de Trabajo Cada Mes

La firma de arquitectura líder en Centroamérica, Mallol Arquitectos, utilizaba diversas herramientas – desde Deltek Vision hasta Teamwork – para gestionar sus proyectos. Como los datos de cada etapa del ciclo de vida del proyecto se acumulaban en diferentes plataformas, no estaban sincronizados y, al final, no tenían un valor real para la empresa.

Mallol se enfrentaba al reto constante de estandarizar y garantizar la precisión de los datos, lo que resultaba en demasiadas horas valiosas dedicadas a la elaboración manual de informes.

El cambio a Scoro renovó por completo el marco de informes de Mallol. Con tableros en vivo y plantillas de informes prediseñadas a medida de sus necesidades, cada KPI, desde el tiempo invertido en cada fase del proyecto hasta los ingresos previstos y la capacidad de recursos, ahora es accesible en tiempo real. Informes que antes consumían 5-6 horas por semana ahora están disponibles al instante.

Facturación más rápida y pronóstico de ingresos

Julia Longo, directora financiera de la agencia multi-entidad Saentys, solía dedicar dos días completos cada mes a la elaboración de pronósticos de ingresos. Tenía que exportar una lista de proyectos desde un sistema antiguo y defectuoso, preparar plantillas de hojas de cálculo para cada gerente de cuenta, recopilar las hojas de cálculo y, finalmente, concertar una llamada con cada gerente de cuenta para revisar los pronósticos.

Es fácil entender por qué el informe final a menudo estaba desactualizado cuando estaba listo. Tras adoptar Scoro, la plataforma realiza todo el trabajo pesado y Julia puede ver el pronóstico de ingresos en tiempo real siempre que lo necesita, ahorrando dos días cada mes.

La facturación también solía consumir demasiado tiempo valioso debido a idas y vueltas con sus clientes y gerentes de cuenta. Ahora, las facturas se envían directamente desde Scoro y se sincronizan automáticamente con Xero, lo que permite al equipo rastrear el estado de los pagos en un solo lugar. Para cualquier consulta o cambio del cliente, se pueden añadir comentarios directamente a la factura, haciendo que los ajustes sean sencillos.

Resumen

Consolidar los datos de tu empresa no es solo una mejora técnica. Scoro es un catalizador de crecimiento que convierte los sistemas desconectados en una única fuente confiable de información. En lugar de alternar entre hojas de cálculo, herramientas financieras, CRM o aplicaciones de seguimiento de proyectos, los datos unificados permiten que tu equipo acceda a conocimientos precisos y actualizados desde un único lugar.

Cuando los datos de ingresos, control de tiempo, facturación, gestión de proyectos y recursos se integran en un solo sistema, la dirección obtiene la visibilidad necesaria para identificar tendencias, anticiparse a los problemas de ingresos y rentabilidad, y corregir el rumbo antes de que surjan complicaciones. Solicitar una demostración con el equipo de Scoro para obtener resultados similares a los de los equipos mencionados. Si aún no tienes claro si tu empresa necesita una herramienta PSA como Scoro, obtén más información sobre los niveles de madurez empresarial y descúbrelo.