Cómo 3 equipos técnicos resolvieron sus problemas de planificación de capacidad con Runn

La mayoría de las herramientas de planificación solo te muestran lo que está sucediendo ahora mismo. Para cuando algo cambia – las prioridades cambian o un acuerdo se cierra antes de tiempo –, esa visión ya está desactualizada.

Con el software adecuado de gestión de recursos y planificación de capacidad, los equipos técnicos pueden mirar más hacia el futuro y confiar en las cifras que están viendo. Así es como tres empresas que planifican personas para trabajos de software personalizado y TI lo lograron con Runn, en sus propias palabras.

Denver Technology: previsiones con seis meses de antelación

Denver Technology ofrece consultoría de ingeniería, ejecución de proyectos y servicios gestionados en los ámbitos de la tecnología operativa (OT) y TI. Eso significa coordinar personas especializadas, cronogramas de proyectos activos y un conjunto de oportunidades que aún no se han concretado.

Durante mucho tiempo, sus planes solo mostraban el trabajo confirmado, porque el equipo obtenía las previsiones de asignación de recursos de un sistema de gestión de proyectos que solo reflejaba lo que ya se había firmado. Eso dificultaba entender el impacto del trabajo potencial en la capacidad futura, lo que llevó a Denver Technology a buscar una herramienta específica de planificación de capacidad de TI.

Necesitaban una herramienta diseñada para gestionar oportunidades, no solo entregas confirmadas. La plataforma de Runn ofrecía exactamente lo que necesitaban: proyectos provisionales para prever oportunidades, planificación de utilización y capacidad del equipo, y planificación visual de recursos.

Con Runn, el proceso de planificación de Denver Technology comienza en el momento en que se envía una propuesta. Los gerentes de proyecto pueden crear proyectos provisionales mientras aún se está cotizando un acuerdo, lo que les proporciona una visión temprana de los requisitos de entrega, la capacidad del equipo y las fechas de inicio realistas antes de que el cliente firme.

Como explica Brad Hardwicke, gerente de Operaciones, ese cambio transformó la forma en que su equipo respondía preguntas importantes: "Hemos podido utilizar proyectos provisionales cuando estimamos el trabajo para nuestros clientes. Si ganáramos esta oportunidad, ¿cómo sería? ¿Cuándo podríamos hacerlo? ¿Quién realizaría ese trabajo?"

Tres meses después de implementar Runn, Denver Technology pasó de planificar con unas pocas semanas de antelación a mantener simultáneamente previsiones de oportunidades y asignaciones de proyectos para varios meses. Hoy, el equipo planifica con seis meses completos de antelación, con el trabajo confirmado y provisional visible lado a lado. Esa visibilidad se ha traducido en previsiones de asignación de recursos precisas hasta un 0.4% de la utilización real.

"Por primera vez, pudimos tener una visión de seis meses de nuestro trabajo potencial y de la carga de nuestros proyectos en todo el equipo de entrega. Veíamos qué necesitábamos, dónde lo necesitábamos y qué podíamos asumir."

Rocket Science Group: confiar lo suficiente en los cálculos como para planificar basándose en ellos

Rocket Science Group opera en tres divisiones – infraestructura de backend, desarrollo de videojuegos y operaciones en vivo –, con aproximadamente 145 personas distribuidas entre Gales, Inglaterra y Estados Unidos. Coordinar tantos elementos en movimiento a través de distintas zonas horarias es un acto constante de equilibrio entre personas, proyectos y rentabilidad.

El equipo gestionaba la disponibilidad y los planes de proyecto en distintas zonas horarias mediante hojas de cálculo. Como explica Brian Corrigan, cofundador y presidente, los cálculos detrás de la planificación de recursos son más complejos de lo que pueden parecer a primera vista:

"Para nosotros, la planificación de recursos es intrínsecamente multidimensional. Cuando gestionas asignaciones parciales en distintos proyectos, trabajo interno y tiempo libre, los cálculos se complican muy rápidamente. Si esa base no es correcta, todo lo que se construye sobre ella empieza a fallar."

La falta de confianza total en que las cifras fueran correctas cuando se acumulaban suficientes variables fue lo que llevó a Rocket Science Group a buscar una herramienta diseñada específicamente para soportar esa complejidad.

"Por eso Runn destaca: los cálculos de asignación y utilización están perfectamente ajustados. Es mejor que cualquier producto que haya utilizado en mi carrera."

Con una base sólida, el equipo pudo desarrollarla con confianza, incluida la planificación de habilidades, no solo de horas:

"Si sabemos que se aproxima trabajo que requiere determinados roles o habilidades, podemos planificarlo con antelación, ya sea contratando personal, recurriendo a contratistas o trasladando trabajo entre equipos. No solo pensamos en la capacidad, también pensamos en las competencias."

La confianza en las cifras subyacentes también es lo que hace útil en la práctica la visión de seis a nueve meses de Rocket Science Group sobre capacidad y demanda. Con una visión clara de la capacidad, la dirección ahora puede cambiar la fecha de inicio de un proyecto para ajustarla a la carga de trabajo existente. El beneficio se refleja directamente en la utilización, que ha aumentado un 5-6% durante el último año:

"Cuando operas con margen, incluso unos pocos puntos porcentuales marcan una diferencia real: ahí es donde se gana o se pierde la rentabilidad."

Ollion: sustitución de cinco conjuntos de previsiones por uno

Ollion se creó en 2023 mediante una fusión con otras cinco empresas, lo que significó que cinco sistemas, formatos y tarifas de costes diferentes alimentaban simultáneamente la planificación de la capacidad. Para Csaba Muha, director de Gobernanza y Operaciones de Ollion en APAC, la prioridad estaba clara: sustituir ese conjunto fragmentado por un único sistema escalable de gestión de recursos en el que toda la empresa pudiera confiar, sin necesidad de contar con un equipo específico para gestionarlo.

La interfaz de Runn facilitó mucho más la adopción de lo que el equipo directivo esperaba: "Fue tan fácil para nuestro personal adoptar Runn que no necesitó ninguna formación y la transición solo tardó dos días."

El cambio más importante llegó después de la adopción. Al dejar de trabajar los equipos operativos con sistemas y tarifas de costes diferentes, Ollion pudo ver por fin la utilización y la asignación en toda la empresa desde un único lugar, en vez de tener que unir la información equipo por equipo:

"Con Runn, redujimos nuestra estructura operativa y aumentamos la rentabilidad. La sinergia entre los equipos es mucho mayor y ahora todos trabajan a partir de una única fuente de verdad."

Esa visión única de la capacidad fue especialmente importante durante un periodo de reestructuración, cuando Ollion necesitaba entender no solo quién estaba trabajando en qué, sino también si ese trabajo estaba alineado con los objetivos de la empresa; el tipo de desafío de planificación de la capacidad al que se enfrentan muchas consultoras de servicios en la nube a medida que crecen. Los datos en tiempo real permitieron comparar dónde se esperaba que los equipos invirtieran su tiempo con dónde lo estaban empleando realmente, y reasignar a las personas en función del trabajo.

Para Muha, ese cambio transformó el tipo de decisiones que podían respaldarse con los datos de capacidad:

"En nuestro negocio de ritmo acelerado, nos enfrentamos a muchos escenarios de 'qué pasaría si'. Como nuestra gente es nuestro mayor activo, todo gira en torno a comprender su utilización y los ingresos que generan. Con una mejor visibilidad, podemos tomar decisiones proactivas, ya sea contratar, reestructurar o ajustar procesos, en lugar de reaccionar a los problemas después de que surjan."

Antes, la previsión de la capacidad requería varios días de atención de la dirección cada mes. Ahora lleva unas pocas horas, gracias a disponer de una única visión fiable de la capacidad que revisar, en lugar de varias que nunca terminaban de coincidir, y como resultado, los equipos y proyectos se mantienen mejor alineados.

El mismo problema, tres desencadenantes diferentes

La brecha de Denver Technology apareció en su cartera de ventas. La de Rocket Science Group apareció en los propios cálculos. La de Ollion apareció como distintas visiones de la capacidad que nunca terminaban de coincidir.

Son desencadenantes diferentes que necesitan la misma solución: una visión precisa y en tiempo real de la capacidad con la que todo el equipo pueda planificar.

¿Te interesa saber cómo puede ayudar Runn a tu equipo? Descubre cómo funciona y obtén tu propia visión de lo que está por venir.