Historia de Cliente de Productive: Cómo Capptoo Centralizó Cuatro Negocios
Descripción de la empresa
Capptoo es una agencia 360° con sede en Suiza que ofrece una amplia gama de soluciones digitales: desde estrategia y consultoría hasta diseño, desarrollo y marketing digital.
Con operaciones que abarcan cuatro segmentos de negocio distintos (incluyendo una plataforma de gestión de feedback con IA, una agencia digital, una división de servicios enfocada en el sector farmacéutico y una plataforma de contenido oncológico), Capptoo atiende a clientes en toda Europa y se está expandiendo a EE.UU.
Resultados con Productive
Antes
- Gestión de proyectos y planificación de recursos usando múltiples herramientas y hojas de cálculo.
- Exportaciones manuales para calcular rentabilidad y utilización.
- Informes financieros realizados manualmente para cada proyecto y cliente.
- Los gestores de proyectos perdían horas en Excel para controlar los presupuestos.
Después
- Gestión de proyectos, control horario, presupuestos, recursos e informes, todo en uno.
- Visibilidad en tiempo real sobre presupuestos, utilización y márgenes de beneficio.
- Informes automatizados = 50% menos tiempo dedicado a los reportes.
- Gestión integrada de proyectos y finanzas en una sola herramienta.
Vimos que el tiempo ahorrado solo en reporting fue enorme. Calculo una reducción del 50% en el tiempo dedicado a algunas tareas de informes.
El coste de un sistema parcheado
Al principio, Capptoo dependía de Google Sheets, Trello y después de Jira para su gestión de proyectos, planificación de recursos y previsiones. El sistema funcionó durante un tiempo, pero a medida que la empresa creció y empezó a gestionar más proyectos, se generó una sobrecarga administrativa cada vez mayor—sin aportar las perspectivas necesarias.
Este enfoque fragmentado creaba los mismos problemas una y otra vez:
- Los gestores de proyectos malgastaban horas conciliando presupuestos y registros de tiempo.
- Las perspectivas sobre la rentabilidad eran siempre tardías o incompletas.
- La dirección no contaba con una visión general en tiempo real sobre el desempeño de cada unidad de negocio.
Cómo Capptoo recuperó su tiempo
Al pasar a Productive para sustituir su multitud de herramientas, Capptoo ahora gestiona todo—proyectos, control horario, recursos, presupuestos e informes—en un solo lugar.
, Capptoo ahora gestiona todo—proyectos, control horario, recursos, presupuestos e informes—en un solo lugar.
La vida se ha vuelto más fácil, tanto para los gestores de proyectos como para la dirección. Ya no tienen que perder tiempo en Excel calculando presupuestos o compilando informes manualmente. Los informes no solo son más rápidos, sino también más precisos, y con tantos proyectos, clientes e iniciativas internas en diferentes unidades de negocio, es una función que se utiliza con regularidad.
Las mayores ventajas incluyeron:
- Seguimiento de rentabilidad en tiempo real: El equipo ya no tiene que buscar en hojas de cálculo ni revisar tablas de tarifas manualmente. Los márgenes de beneficio son visibles al instante en decenas de proyectos.
- Planificación de recursos que escala: La planificación de recursos ahora está integrada en los flujos de trabajo diarios, lo que ofrece a la dirección una imagen clara de quién está disponible y dónde están los cuellos de botella.
- Informes 50% más rápidos: Lo que antes llevaba horas en Excel ahora toma minutos en Productive. Los informes optimizados reducen el tiempo de generación a la mitad y mejoran la precisión.
- Soporte para múltiples empresas: Incluso con cuatro segmentos de negocio distintos, Productive ofreció la estructura que Capptoo necesitaba para que sus operaciones funcionaran sin problemas.
Productive ha aportado estructura y claridad a nuestras operaciones, y ahora no puedo imaginar trabajar sin él.
Cómo funciona Productive
- Una plataforma todo en uno diseñada específicamente para agencias, consultoras y otras empresas de servicios profesionales.
- Proporciona visibilidad en tiempo real de los costes, ingresos y márgenes de los proyectos.
- Hace que el registro de tiempos sea sencillo—con temporizadores, partes de horas o sugerencias automáticas.
- Permite una planificación eficaz de los recursos: equilibrar cargas de trabajo, prever capacidad y gestionar ausencias, todo en una sola vista.
- Permite a las empresas prever ingresos, utilización, márgenes de beneficio y flujo de caja.
El cambio valió la pena para Capptoo
Para Capptoo, el mayor cambio no fue solo la eficiencia del negocio. Con Productive, redujeron la carga mental y ganaron algo invaluable: tranquilidad.
Ahora, los gestores de proyectos pueden centrarse más en los clientes en lugar de en hojas de cálculo. La dirección toma decisiones con mayor confianza, basándose en datos en tiempo real. Y en los cuatro segmentos de negocio, solo hay una plataforma que mantiene las operaciones alineadas.
Conclusiones clave
- Al consolidar varias herramientas en Productive, Capptoo redujo el tiempo de elaboración de informes en un 50%
- Los conocimientos sobre rentabilidad y utilización en tiempo real reemplazaron las exportaciones manuales y con retrasos
- La planificación de recursos se volvió escalable y quedó integrada en los flujos de trabajo diarios
- El soporte para múltiples empresas aseguró un funcionamiento fluido en los cuatro segmentos del negocio
- La mayor ganancia: menos trabajo administrativo, más foco en los clientes y tranquilidad para la dirección