4 maneras de mejorar tu proceso de estimación de proyectos
Hablemos de estimaciones.
El proceso de estimación de proyectos es la pesadilla de muchos gestores de proyectos. No solo es que sea estresante, apresurado y que casi siempre lo hacemos a la carrera. También está el hecho de que nuestros esfuerzos suelen acabar reducidos a un compromiso que casi nunca es exacto ni ideal.
Pero hay algo que sí me gusta del proceso de estimar: la oportunidad que brinda para sacar a la luz conversaciones realmente importantes.
Desbloquea Gratis
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este contenido y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, manuales y conocimientos para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
En esas conversaciones, imaginamos el mejor escenario y tememos el peor. Hacemos planes sabiendo que cambiarán y resistimos hacer compromisos sobre cosas que aún no tenemos claras. Miramos proyectos pasados y nuestra visión para el futuro de la empresa.
De hecho, creo que cada conversación sobre estimaciones es en realidad una oportunidad para hablar de procesos, calidad, visión y valores.
Si sientes que el proceso de recopilar y revisar estimaciones te quita energía y tiempo, prueba estos consejos para hacerlo más gratificante, menos mecánico, y quizás hasta un poco divertido.
1. Dedica menos tiempo a estimar solo y más a discutir las estimaciones
Estimar costos implica cierto tiempo trabajando individualmente, pero no tiene sentido crear una estimación perfecta si no se ajusta al contexto general. Enseña a tu equipo a marcar posiciones que luego puedan refinar mediante la discusión. Esto ayudará a que todos tengan una visión más amplia y comprendan mejor las habilidades de sus compañeros.
También puedes usar la inteligencia artificial en la estimación de costos de proyectos para crear un punto de partida en las conversaciones.
2. Haz que sea un proceso creativo y no pongas a nadie contra la espada y la pared
Lidiar con la ambigüedad es el obstáculo más común para quienes deben crear una estimación de costos. El siguiente obstáculo más frecuente es el miedo a producir una estimación inexacta. Usa tu rol como PM para mantener la conversación entre lo básico y lo ideal: documenta supuestos, reitera restricciones y plantea preguntas desafiantes.
3. Educa a tus clientes y patrocinadores
Ya sea utilizando datos duros o metáforas sobre construir una casa o preparar un café, asegúrate de no prometer de más lo que es una estimación de proyecto. Deja claro que necesitará refinarse a medida que se tenga más información, que puede cambiar y que el presupuesto del proyecto es algo que deberán gestionar juntos de forma proactiva.
Mira este ejemplo real de cómo una gestora de proyectos de nuestra comunidad afrontó un proyecto de alto perfil con casi cero fondos y cómo gestionó a los interesados para lograr terminar el proyecto.
4. No asumas que tus datos históricos son un atajo válido
Puedes analizar todas las hojas de tiempo de los últimos 5 proyectos similares, pero eso solo te servirá si piensas usar exactamente el mismo proceso de un proyecto pasado y entiendes con claridad las variables que pueden reducir o ampliar la estimación de esfuerzo. Sin duda, puedes aumentar la precisión y reducir el tiempo de estimar, ¡pero no sin hacer el trabajo previo!
Conclusión
Ese último punto probablemente sea el más importante porque muchos pueden estar preguntándose “¿de qué sirve hacer que el proceso de estimación sea gratificante si nuestras estimaciones siempre están mal?”.
Pues yo diría que las conversaciones sobre la estimación llevan a conversaciones sobre procesos, que llevan a hablar sobre datos. Y eso conduce a una base para estimaciones más consistentes y precisas.
De hecho, de esto hablamos en un episodio de podcast con el experto en estimaciones basadas en datos, Marcel Petitpas. Los miembros de DPM también pueden ver una sesión de "Pregunta lo que quieras" con Marcel a demanda aquí.
