La opinión de un experto sobre cómo obtener un ROI real de la IA
La mayoría de los gerentes de producto están automatizando tareas. Justin Bateh explica cómo obtener ROI de la IA automatizando la coordinación y enfocándose en el trabajo de toma de decisiones que realmente impulsa el negocio.
Justin Bateh trabaja en la intersección de la IA y la ejecución. Con más de veinte años de experiencia gestionando proyectos y un doctorado en Gestión de Operaciones, utiliza la IA para crear sistemas de proyectos simples y capacita a personas en la gestión de proyectos potenciada por IA. También es el creador del boletín Tactical Memo.
Hablamos con él para aprender cómo obtener un ROI real de la IA. Esto es lo que nos contó.
Construyendo sistemas de IA que generen un ROI real
Me llamo Justin. He pasado 21 años gestionando proyectos, liderando equipos y siendo responsable de resultados. Ayudo a pequeñas y medianas empresas a usar la IA para construir sistemas de proyectos simples que generen un ROI real — no teatro. También dirijo formaciones y cohortes públicas sobre gestión de proyectos potenciada por IA, y comparto consejos prácticos y directos sobre la gestión de proyectos en YouTube, LinkedIn e Instagram.
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Por qué los PM deben definir su valor más allá de la coordinación
Con la IA, el rol del gestor de proyectos o se eleva o desaparece.
Ya no dedico tiempo a coordinar tareas, perseguir personas ni vigilar sistemas de seguimiento. La IA se encarga de las actualizaciones de estado, notas de reuniones, seguimientos, programación, formateo e informes preliminares — más rápido y limpio, sin quejarse. Ese trabajo ya no define el valor.
Aquí va la advertencia que la mayoría de los PM pasan por alto: Si ahí es donde resides tu valor, tienes un problema.
Aquí va la advertencia que la mayoría de los PM pasan por alto: Si tu valor reside en hacer el trabajo, tienes un problema.
Ahora, lo que llama mi atención son las cosas que impulsan los resultados:
- Enfocar el problema real
- Asignar un único responsable
- Identificar riesgos antes de que exploten
- Forzar decisiones con opciones y consecuencias claras
Uso la IA para eliminar el ruido y destacar la señal desde el principio, para poder intervenir antes, alinear a las personas adecuadas, resolver conflictos y definir la dirección. Mi valor no reside en hacer el trabajo. Está en tomar las decisiones que hacen avanzar el trabajo.
Dónde reside el impacto de los PM potenciados por IA
A medida que la coordinación y ejecución se automatizan, su importancia disminuye. Pero el juicio sigue requiriendo de una persona:
- Decisiones
- Dinámicas de poder
- Saber qué riesgos importan y cuáles no
- Analizar compensaciones
- Interpretar incentivos
- Saber cuándo presionar, cuándo esperar y cuándo romper con todo.
La automatización no puede hacerse cargo de esa porción del trabajo. Ahí es donde reside el verdadero impacto. Si no operas ahí, no eres indispensable. Eres el siguiente.
Por qué los PM deberían dejar de gestionar proyectos de la "manera correcta"
Solía gestionar proyectos de la “manera correcta”. Grandes plataformas. Planes extensos. Plantillas de estado hermosas. Requerían mucho esfuerzo y lograban pocos avances. Dedicaba la mayor parte de mi tiempo a alimentar el sistema para que pareciera estar bajo control. Ese fue el error.
Lo eliminé todo. Solo mantuve lo que seguía vivo y reconstruí con una estructura más ligera y ágil. Notion mantiene el contexto y las prioridades. Excel gestiona el negocio — decisiones, responsables, riesgos, compromisos. Zapier gestiona las transferencias para que nada se detenga. ChatGPT hace el trabajo pesado, como resúmenes de reuniones, listas de acciones y actualizaciones preliminares. Sin perseguir a nadie.
Usé NotebookLM para revisar el pasado y no perder decisiones reales, pero no arrastré viejos hábitos. Si no importaba, no sobrevivió.
El mayor desafío de este cambio fue sorprendente: el ego. Estaba acostumbrado a sistemas que parecían impresionantes y daban sensación de seguridad, incluso cuando ralentizaban todo. Cuando lo reduje a lo esencial, ya no había dónde esconderse. Sin planes inflados. Sin paneles fingiendo que teníamos el control. Eso incomodó a la gente — rápidamente.
El siguiente problema fue la resistencia. Algunas personas asociaban menos herramientas con menos rigor. Lo solucioné siendo implacable con la claridad. Un responsable. Una decisión. Un siguiente paso. Sin debate.
El último reto fue soltar yo mismo. Cuando la IA asumió la coordinación, tuve que dejar de supervisar todo. Establecí puntos de control simples, confié en las señales y seguí adelante.
El resultado son menos reuniones, actualizaciones más cortas, menos sobrecarga, y los problemas emergen antes, permitiendo resolverlos a tiempo. Y nadie pidió volver al sistema anterior.
Cómo la IA está redefiniendo los rituales clave de entrega de proyectos
Defino el alcance en una sola página, en lenguaje sencillo, vinculándolo a una decisión y un responsable. Si no se puede explicar sin jerga, no está bien definido. La IA lo simplifica, pero yo tomo la decisión.
Para la alineación, no hago un teatro de inicio. Asigno responsables, derechos de decisión e incentivos desde el principio y utilizo IA para detectar conflictos antes de que empiece el trabajo. Si la alineación depende de la “comunicación continua”, ya está rota.
Para la validación, elimino los largos ciclos de revisión. Defino criterios de aceptación claros, uso IA para una primera revisión, y solo recurro a humanos cuando se requiere juicio.
La ejecución se basa en reglas simples. La IA resume el progreso, señala bloqueos y resalta riesgos. Intervengo solo cuando se necesita una decisión, una escalada o un reinicio.
El patrón es constante. La IA hace el trabajo repetitivo. Yo hago el razonamiento. Y todo lo que no impulse una decisión, reduzca riesgos o avance el trabajo, no sobrevive.
Un ejemplo real de cómo la IA simplifica la entrega de proyectos
Aquí tienes un ejemplo de cómo la IA puede simplificar la entrega de proyectos. Teníamos un equipo sepultado en ruido. Actualizaciones interminables. Prioridades en conflicto. Los riesgos aparecían tarde y todos actuaban sorprendidos.
El sistema era el problema. Así que lo desmontamos por completo.
Nuestra primera acción fue consolidar. Pusimos todo el material del proyecto en un solo lugar: NotebookLM. Documentos, notas, correos, decisiones. Sin debates. Esto tomó un par de horas y eliminó de inmediato la excusa de “no lo sabía”.
Después, usamos ChatGPT para imponer disciplina. Los informes semanales, resúmenes de riesgos y comunicaciones a las partes interesadas seguían la misma estructura. Sin redacción creativa. Sin adornos. El tiempo de preparación pasó de horas a minutos.
Luego, devolvimos Excel a donde corresponde: gestionar el negocio. Decisiones, responsables, riesgos y compromisos, con reglas simples que señalaban bloqueos y próximas reuniones. Nada sofisticado.
El resultado no fue magia. Fue control. Los riesgos salieron a la luz antes. Las reuniones se hicieron más cortas. Los líderes dejaron de pedir actualizaciones al azar. El equipo dejó de reaccionar y empezó a tomar decisiones. Esto estabilizó la entrega y reconstruyó la confianza.
Por qué las herramientas no son responsables de tus problemas de integración con IA
Al adoptar IA en nuestros flujos de trabajo de entrega, nos sorprendió descubrir que los problemas no eran técnicos. Las herramientas funcionaban. Los procesos funcionaban. Lo que fallaba era nuestra manera de pensar.
La IA lo desveló de inmediato. Decisiones poco claras generaban resultados pobres. Si nadie era realmente responsable de algo, se evidenciaba rápido. No había dónde ocultarse.
Una vez aclaramos objetivos, responsables y compensaciones, todo lo demás encajó. El verdadero cambio no fue la velocidad. Fue la disciplina. Dejamos de reaccionar tarde y empezamos a tomar decisiones claras desde el principio. Eso cambió la dinámica del trabajo.
Una vez aclaramos objetivos, responsables y compensaciones, todo lo demás encajó. El verdadero cambio no fue la velocidad. Fue la disciplina. Dejamos de reaccionar tarde y empezamos a tomar decisiones claras desde el principio. Eso cambió la dinámica del trabajo.
Por qué los PM deben eliminar herramientas que generan movimiento sin progreso
Durante el último año, el éxito no han sido más herramientas. Han sido menos. Eliminé cualquier cosa que generara movimiento sin avance real.
También me desligué por completo de las plataformas de gestión de proyectos heredadas, incluidas todas las que añaden IA sin resolver nada y lo llaman innovación.
Así es mi stack de IA:
- ChatGPT es la herramienta que toco primero. No para escribir; para pensar. Le lanzo entradas caóticas, obligo a que las decisiones sean explícitas y pongo a prueba los planes antes de que salgan de mi escritorio.
- Claude aparece cuando hay más en juego. Documentos largos. Lenguaje delicado. Situaciones en las que el tono importa y una redacción descuidada podría generar riesgos.
- NotebookLM es la memoria del proyecto. Es el arma silenciosa. Cargó los documentos reales para dejar de discutir sobre lo que creemos que se decidió y en su lugar recurrir a lo que realmente se decidió. Solo eso ha eliminado gran parte del retrabajo. El beneficio es menos reuniones de alineación, conversaciones difíciles que aterrizan más rápido y muchos menos errores respecto a quién es importante y quién no.
- Gamma es para la velocidad. Cuando algo debe ser visual y debe salir rápido.
- Zapier mantiene las cosas en movimiento tras bambalinas para que las actualizaciones no se queden estancadas.
- Notion es simplemente la base de operaciones. Sin ceremonias.
Por qué NotebookLM es un cambio radical en la entrega de proyectos
Quiero destacar la importancia de NotebookLM en la gestión de proyectos.
Tuvimos un proyecto que siempre “necesitaba alineación”. Esa era la mentira.
El verdadero problema era que nadie sabía quién decidía algo. Cada reunión reciclaba las mismas opiniones. Las aprobaciones se retrasaban semanas.
Detuve el debate. Saqué los verdaderos artefactos: Emails, presentaciones, notas, antiguas aprobaciones. Cargué todo en NotebookLM. Luego hice preguntas directas:
- ¿Qué decisiones se tomaron?
- ¿Quién estaba en la sala?
- ¿Quién aprobó versus quién solo opinó?
- ¿Dónde se estancaron las cosas?
El resultado fue incómodo. Dos supuestos responsables de decisiones nunca habían aprobado nada. Una persona con verdadero poder había quedado fuera del circuito en silencio.
Reconstruimos el mapa de actores involucrados según la realidad, no los títulos. Eliminamos dos pasos de aprobación. Y devolvimos las decisiones a quien realmente era responsable del resultado.
¿El resultado? Las reuniones desaparecieron. Las decisiones se tomaron en días, no semanas. El proyecto avanzó porque dejamos de adivinar y comenzamos a tratar con hechos.
Cuándo los líderes de proyecto deberían evitar usar flujos de trabajo basados en agentes
Estoy empezando a experimentar con flujos de trabajo basados en agentes, pero lo hago de manera deliberada. De hecho, acabo de inscribirme en un curso sobre flujos de trabajo basados en agentes y plataformas de orquestación para profundizar antes de desplegar algo a mayor escala.
Por ahora, me concentro en automatizar primero las partes más seguras de la entrega: coordinación, traspasos, resúmenes y detección de señales. Tareas que generan fricción, pero que no requieren criterio.
No intento automatizar decisiones ni liderazgo. Eso sería un error.
Hasta ahora, he encontrado útil comprender dónde los agentes pueden reducir fricción sin añadir complejidad. Es pronto, pero la dirección es clara. Usa los agentes para comprimir el ruido y resaltar las señales, no para reemplazar la responsabilidad.
Por qué la IA dividirá la gestión de proyectos en dos
Creo que la gestión de proyectos se va a dividir en dos — y no habrá punto intermedio. Una parte se automatizará. La otra se elevará. A la mayoría no les gustará dónde terminarán.
Esta regla gobierna silenciosamente la gestión de proyectos en la era de la IA. Cuanto más cerca esté mi trabajo de las decisiones, más difícil es reemplazarme. Cuanto más cerca esté de las tareas, más fácil es automatizarlas. No tiene nada que ver con el esfuerzo, los títulos o la experiencia. Es una cuestión de proximidad.
La mayoría de los gestores de proyectos actualmente se centran en la coordinación de tareas. Yo lo hice durante años. Coordinar trabajos. Rastrear actualizaciones. Hacer seguimientos de cronogramas. Asegurarme que nada quede sin atender. Un trabajo crítico. Y ahora casi todo eso puede automatizarse. La IA ya domina la ejecución. El juego de la coordinación terminó.
La peor respuesta que veo es redoblar la apuesta en la ejecución. Mejores rastreadores. Informes más limpios. Procesos más ajustados. Eso no es estrategia. Eso es negación. Competís donde la IA siempre gana.
El trabajo de ejecución implementa lo que ya se decidió. El trabajo de decisión es lo que determina qué se decide desde el principio. Uno ocurre río abajo. El otro define el cauce. Solo uno tiene valor duradero.
El trabajo de ejecución implementa lo que ya se decidió. El trabajo de decisión es lo que determina qué se decide desde el principio. Uno ocurre río abajo. El otro define el cauce. Solo uno tiene valor duradero.
Modelar decisiones significa identificar decisiones que nadie quiere tomar. Conectar problemas a través de flujos de trabajo. Traducir problemas técnicos en consecuencias para el negocio. Sacar a la luz riesgos que el liderazgo aún no ha visto. Enmarcar compensaciones antes de que la ejecución las consolide estando ya como un socio de pensamiento estratégico.
Esta es la línea que lo determina todo para mí. Si mi valor aparece después de que se toman las decisiones, estoy río abajo y expuesto. Si modelo lo que se decide, estoy río arriba y soy duradero.
La IA está comprimiendo el valor hacia el trabajo de decisiones, les guste o no a las personas.
Por qué los líderes de entrega deben adoptar el cambio impulsado por IA
Aquí tienes mi consejo:
- Deja de proteger el trabajo que la IA automatiza. Si la mayor parte de tu orgullo viene de estar organizado, ser receptivo o "tener todo bajo control", estás defendiendo el lugar equivocado. La IA ya hace ese trabajo mejor y más barato. Déjalo ir.
- Muévete río arriba intencionalmente. Empieza a aparecer donde se enmarcan las decisiones, no solo donde se ejecutan. No esperes a que te inviten. Lleva a los líderes la decisión que están evitando, el riesgo que están pasando por alto o la compensación que no quieren reconocer.
- Elimina todo lo que no genere claridad. Si una reunión, informe o ritual no termina en una decisión, un responsable o una consecuencia, es solo teatro. Elimínalo.
- Utiliza la IA de manera agresiva, pero no a ciegas. Deja que maneje la coordinación, los resúmenes y la detección de señales. Reserva tu tiempo para el juicio, la influencia y la responsabilidad. Ese es el trabajo que se multiplica.
- Por último, sé honesto contigo mismo. Si tu valor aparece después de que se toman las decisiones, estás expuesto. Si ayudas a modelar lo que se decide, eres duradero. Decide en consecuencia.
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