Sådan sætter du realistiske deadlines i uforudsigelige tider
Hold alle på samme side: Tydelige tidsplaner hjælper med at samordne teamets indsats og opretholde arbejdets flow, så forsinkelser, der kan forstyrre dit projekt og andre relaterede projekter i din organisation, forebygges.
Forsinkelsernes dominoeffekt: En enkelt forsinkelse kan brede sig gennem projekter og forstyrre dine omhyggeligt planlagte tidsplaner. Derfor er det vigtigt at indbygge fleksibilitet og buffer i din plan, så du har ekstra råderum, hvis du får brug for det.
Værktøjer er ikke tryllestave: Software kan være en stor hjælp til at planlægge realistiske deadlines, men du bliver stadig nødt til at træde til for at løse deadlineproblemer, sætte realistiske forventninger og opretholde et konsekvent overblik.
Hvis spørgsmålet "hvornår kan vi lancere?” får dig til at føle dig som en hjort fanget i forlygterne, har du sandsynligvis svært ved at fastsætte (og overholde) realistiske deadlines.
Med det antal systemer til opgavestyring og projektstyringsværktøjer, der findes, tror du måske, at det eneste, du skal gøre, er at indlæse din projektplan, tildele arbejdet og deadlines og lade teamet passe deres arbejde (og hvis du er en erfaren projektleder, grinede du sikkert højt lige nu).
Her er grunden til, at det er vigtigt at fastsætte realistiske deadlines, og hvordan du gør det rigtigt, så du kan levere projekter til tiden og holde dine kunder og interessenter tilfredse.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor er det vigtigt at fastsætte realistiske deadlines?
Det er afgørende for projektets succes at fastsætte deadlines af mange grunde, ikke mindst for at overholde sine forpligtelser og ikke overskride deadlines.
- I et bureau sælges projekter baseret på teamets forventede kapacitet. At skubbe tingene en dag eller to her og der har normalt ikke en negativ effekt på lang sigt, men hvis tidsplanerne forlænges med uger eller måneder, kan det ødelægge tidsplanerne for andet arbejde, der afhænger af de pågældende teammedlemmer.
- Det er ikke anderledes end internt projektarbejde. Lad os sige, at du leder lanceringen af et nyt websted. Du fortæller kommunikationsteamet, at webstedet går live tre måneder efter dit opstartsmøde. Derefter tilføjer en interessent nogle nye funktioner efter en måned. Nu ser du på fem eller seks måneder frem til lanceringen. Du er nødt til at omfordele ressourcer for at imødekomme den nye slutdato.
Disse eksempler illustrerer, hvordan det kan ødelægge projektteams og hele organisationen, hvis man ikke fastsætter tidsplaner, men du kan også komme i en situation, hvor en urealistisk projektdeadline pålægges teamet af en kunde eller interessent.
Sådan fastsætter du realistiske deadlines: Den teoretiske version
Hvis du har gennemgået en form for PM-uddannelse, har du sikkert brugt masser af tid på at lære at estimere realistiske tidsrammer for opgaver. Det kan være ved hjælp af en top-down-estimeringsteknik, en bottom-up-estimeringsteknik eller en analog estimeringsproces.
Lad os for eksempel sige, at du estimerer, hvor lang tid det vil tage at designe en forside til et nyt websted. Hvis du har brugt en tidsregistrering, ved du, at din designer tidligere har brugt:
- 6 timer på at udarbejde et første designudkast
- 1 time på, at det interne team gennemgik det (designer, udvikler, projektleder, kreativ chef)
- 1 time på at præsentere det for en kunde eller interessenter
- 2 timer på at foretage ændringer
- 1 time på intern gennemgang
- 1 time på at gennemgå det igen med kunden
- 2 timer på at færdiggøre designet og klargøre det til udvikling
- 1 time på overdragelsen mellem design og udvikling
Hvor mange dage bør du estimere til denne proces i dine instruktioner til projektplanlægning? Lad os sige, at du på baggrund af dine aktuelle data beslutter dig for to uger. Hvordan ser det ud? Opdel projektets opgaver som følger:
Uge 1
- Mandag/tirsdag: udarbejdelse af første designudkast
- Onsdag: intern gennemgang
- Torsdag: gennemgang med kunde eller interessent
- Fredag: feedback fra kunde eller interessent
Uge 2
- Mandag: ændringer
- Tirsdag: intern gennemgang
- Onsdag: gennemgang med kunde eller interessent
- Torsdag: feedback fra kunde eller interessent
- Fredag: endelige ændringer, klargøring af filer og overdragelse til udvikling
Hvis ovenstående tidsramme føles for stram, kan du tilføje ekstra tid til tidsplanen og udvide den til to en halv eller tre uger. Det er nyttigt i situationer, hvor du ved, at dine interessenter vil have meget feedback, og at din designer ikke vil kunne gennemføre ændringer inden for så stram en tidsplan.
Selvom det ikke ser ud til at være for mange timer at få plads til inden for den tidsramme, kan det være en god idé at tilføje lidt buffertid på forhånd, så arbejdet ikke trækker ud og forstyrrer hele din tidsplan.
Sådan fastsætter du realistiske deadlines: Den praktiske version
Det er tid til en sund dosis virkelighedssans. Du skal lære at læse mellem linjerne, når du driver et vellykket projekt med realistiske deadlines.
Overvej scenariet beskrevet ovenfor – du skal tage højde for de personer, der udfører arbejdet. Hvis du har en designer, der udskyder arbejdet eller mangler evner inden for deadlinehåndtering, skal du skabe en følelse af hast for at få tingene gjort. Jo mere du ved om dit teams vaner, desto lettere er det at fastsætte realistiske deadlines.
En anden vigtig overvejelse er de ukendte faktorer eller X-faktorerne. De falder uden for rammerne af typisk projektplanlægning eller estimering, men kan have stor indflydelse på tidsplanen og din evne til at fastsætte realistiske deadlines.
Tænk over det: Når du bliver bedt om at opstille en projektplan, opgaver og deadlines ved projektets opstart, ved du måske ikke særlig meget om projektets detaljer og de involverede interessenter. Efterhånden som projektet skrider frem, bliver du langt bedre til at fastsætte realistiske deadlines for projektarbejdet.
Eksempler på ukendte faktorer eller X-faktorer, der kan påvirke deadlines og projektets tidsplan, omfatter:
- Nye interessenter, der kommer ind i et projekt i sidste øjeblik
- Ekstremt vejr og globale pandemier
- Massefyringer eller personalereduktioner
- Ny teknologi eller udfasning af den nuværende teknologi til integrationer eller afhængigheder
Sådan ved du, hvornår det er tid til at ændre en deadline
Hvis du har brug for at ændre en deadline, skal du være proaktiv. Hvis du for eksempel arbejder på et website, der er planlagt til at blive lanceret på en bestemt dag, som falder sammen med andre marketingaktiviteter (en pressemeddelelse, planlagt mediedækning eller lanceringen af en kampagne), skal disse aktiviteter finde sted i den rigtige rækkefølge.
I dette scenarie bør websitet lanceres et par dage, før marketingkampagnen går i gang. På den måde er der tid til at løse de sidste problemer eller rette eventuelle fejl. Men vi ved alle, hvordan det går: En sen opstart eller forsinkede godkendelser undervejs kan tvinge os til virkelig at stramme tidsplanerne.
Hvis det ser ud til, at projektet er langt bagefter tidsplanen, og lanceringsdatoen nærmer sig, er det sandsynligvis en god idé at koordinere med interessenterne for enten at sætte tempoet op, prioritere det, der er nødvendigt på lanceringsdagen, eller flytte deadlinen.
Hold hyppige opfølgninger for at mærke efter, hvordan teamet har det, og holde øje med projektets fremskridt.
Hvordan ved du, om du skal presse teamet til at overholde deadlines eller begynde at flytte rundt på tingene? Der er nogle subtile (og ikke så subtile) tegn på, at det er tid til at håndtere projektets deadlines og tilpasse din tidsplan med mere realistiske deadlines. Disse omfatter:
- Arbejdet er blokeret, fordi afhængige opgaver ikke er færdige
- Projektets omfang har ændret sig, og tidsplanen tog aldrig højde for det ekstra arbejde
- Teamet begynder at føle sig stresset
- Der er øgede risici forbundet med at haste gennem opgaverne
- Yderligere krav er blevet afdækket
- Væsentlige fejl eller kvalitetsproblemer er kommet frem
Hvis du stadig er usikker på, om en deadline skal justeres, skal du udarbejde en beredskabsplan sammen med dine teammedlemmer. Bed dem forsøge at overholde den oprindelige deadline, men aftal et kontrolpunkt (langt før den faktiske deadline), hvor I vurderer fremskridtene og træffer den endelige beslutning.
På den måde gør du det muligt for teamet at færdiggøre arbejdet så hurtigt som muligt, samtidig med at du stiller et sikkerhedsnet til rådighed, hvis de får brug for det.
Hvad er det næste?
Læs mere om, hvordan du fastsætter realistiske deadlines, ved at se vores kursusudbud på DPM School.
