Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel i 12 nemme trin
Gantt-diagrammer blev tidligere udelukkende brugt af professionelle projektledere, men teknologiske fremskridt – især regnearks- og Gantt-diagramsoftware – har gjort det muligt for selv personer med begrænset erfaring med styring af arbejdsgange at bruge et Gantt-diagram.
I dette blogindlæg gennemgår jeg, hvorfor du faktisk ikke bør bruge Excel til at oprette Gantt-diagrammer i betragtning af de fremskridt, jeg nævnte, samt hvordan du opretter et Gantt-diagram i Excel, hvis du vælger at gøre det.
Hvad er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram er et diagram, der hjælper dig med visuelt at organisere og følge op på opgaver og tidsplaner for et projekt. Det kan hjælpe dig med at visualisere projektplanen, holde styr på deadlines og sikre, at dit projekt forløber gnidningsfrit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den lodrette akse indeholder alle de opgaver, der skal fuldføres under dit projekt, og den vandrette akse repræsenterer den estimerede tid, hver opgave vil tage.
Så hvis du vil imponere din chef og dine kolleger med dine projektledelseskompetencer, så hop med på Gantt-diagramvognen – og glem ikke at tage en hjelm på.
Hvorfor du ikke bør oprette et Gantt-diagram i Excel
Vent lige lidt – før du åbner Excel og begynder at planlægge dit næste store projekt, vil jeg fortælle dig, hvorfor du måske bør trykke på pause. Gantt-diagrammer i Excel kan være besværlige at oprette, vanskelige at ændre og tilbøjelige til fejl.
Med så mange innovative projektstyringsværktøjer til rådighed, hvorfor så nøjes med noget så grundlæggende som Excel? Stol på mig: Dit projekt (og din fornuft) vil takke dig, hvis du dropper Gantt-diagrammet i Excel (eller Gantt-diagrammet i Google Sheets) og udforsker nogle nye alternativer. Her er mine grunde:
1. Der findes bedre alternativer
Der findes mange forskellige Gantt-diagramprogrammer, der er specifikt udviklet til at oprette Gantt-diagrammer. En af fordelene ved Gantt-diagramsoftware er, at det er meget nemmere at bruge end Excel og giver dig mulighed for nemt at oprette et professionelt Gantt-diagram. Desuden har de fleste projektstyringsprogrammer i dag indbygget funktionalitet til Gantt-diagrammer.
Her er nogle værktøjer og applikationer til oprettelse af Gantt-diagrammer, som du bør overveje at bruge i stedet for Excel. Få mere at vide om vigtige funktioner og priser ved at læse vores komplette guide til værktøjer til oprettelse af Gantt-diagrammer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt-diagrammer skal være enkle
Et Gantt-diagram er en type søjlediagram, der viser start- og slutdatoerne for forskellige opgaver i et projekt. Gantt-diagrammer skal være enkle, men Excel gør dem komplicerede ved at kræve meget mere manuelt arbejde for at opsætte dem end andre værktøjer (som du vil se i næste afsnit).
3. Excel er ikke udviklet til Gantt-diagrammer
Excel er et regnearksprogram, og det er ikke udviklet til at lave Gantt-diagrammer. Du kan ganske vist lave et Gantt-diagram i Excel, men det kræver meget mere arbejde end at bruge et dedikeret program til Gantt-diagrammer. På samme måde er Jira ikke udviklet til Gantt-diagrammer, og selvom der findes løsninger til at oprette Gantt-diagrammer i Jira, er det bedre at vælge dedikeret software.
4. Du ender med et rodet diagram
Da Excel ikke blev udviklet til at lave Gantt-diagrammer, ender du sandsynligvis med et rodet diagram, hvis du prøver at lave et i Excel. Det skyldes, at Excel ikke har alle de funktioner, du har brug for, til at lave et rent og professionelt Gantt-diagram.
5. Det bliver svært at opdatere dit diagram
Hvis du har brug for at foretage ændringer i dit Gantt-diagram, bliver det meget sværere, hvis du har lavet det i Excel. Det skyldes, at du manuelt skal opdatere hver opgaves start- og slutdato, hvilket kan være tidskrævende og medføre fejl.
6. Du kan ikke nemt dele dit diagram
Hvis du vil dele dit Gantt-diagram med andre, bliver det meget sværere, hvis du har lavet det i Excel. Det skyldes, at du skal sende dem hele Excel-filen, som kan være for stor til, at nogle personer kan åbne den. Desuden kan personer, der ikke har Excel installeret på deres computer, slet ikke åbne filen.
At lave et Gantt-diagram i Excel kan virke som en enkel og praktisk løsning, men lad dig ikke narre – bekvemmelighed er ikke altid det bedste valg. Excel kan være et effektivt værktøj til talbehandling og oprettelse af regneark, men det blev ikke udviklet med projektstyring for øje.
Gantt-diagrammer kræver et kompleksitetsniveau, som kan være svært at opnå i Excel, hvilket kan føre til et forvirrende og rodet diagram, der kan være mere en hindring end en hjælp. Så hvis du er fristet til at vælge den nemme løsning og bruge Excel til dit Gantt-diagram, så tænk dig om en ekstra gang—der findes langt bedre muligheder, som vil gøre dit liv lettere på længere sigt.
Hvis du stadig ikke er overbevist, kan du se vores fulde sammenligning af projektstyringssoftware kontra Excel.
Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel i 12 trin
Lad os gennemgå trinnene til at lave et Gantt-diagram i Excel, hvis du alligevel beslutter dig for at vælge denne løsning (igen, det bør du virkelig ikke).
Indtast først dine projektopgaver i et Excel-regneark. Opret derefter en tidslinje med start- og slutdatoer. Beregn så opgavernes varighed, tilføj et stablet søjlediagram, og formatér det efter dine behov. Til sidst skal du tilføje en signaturforklaring og betinget formatering for statusindikatorerne, så diagrammet er visuelt tiltalende og nemt at aflæse.
Følg denne trin-for-trin-vejledning for at oprette et Gantt-diagram i Excel fra bunden. Læs mere om oprettelse af et Gantt-diagram her.
1. Opret et nyt regneark
Åbn Microsoft Excel, og opret et nyt regnearksdokument. Tilføj Gantt-diagrammets titel som filnavn.
2. Indtast navnene på hver opgave
I kolonne B, række 1, skal du tilføje kolonnebeskrivelsen ‘Opgavetitel’. Fortsæt derefter fra række 2 ved at indtaste navnene på hver opgave, der skal udføres for projektet, angivet i rækkefølge fra den første opgave til den sidste. Når du har tilføjet alle opgavenavnene, anbefaler jeg, at du markerer dine milepæle med fed skrift, så de er nemmere at finde.
3. Indtast titlen ‘Opgaveansvarlig’ i kolonne C
Tildel derefter en individuel opgaveansvarlig til hver opgave i række 1. Det er den person, der er ansvarlig for opgavens fremdrift og rettidige færdiggørelse.
4. Indtast kolonnetitlen ‘Startdato’ i den første celle i kolonne D
Indtast den første startdato i celle D2, og angiv derefter en startdato for hver opgave i kolonne D ved hjælp af et numerisk format som dd/mm/åååå eller det format, der fungerer bedst for dig.
5. Indtast kolonnetitlen ‘Forfaldsdato’ i den første celle i kolonne E
Indtast derefter projektets slutdato i den anden celle i kolonne D ved at følge det samme numeriske format, som blev brugt til startdatoen.
6. Beregn varigheden af hver opgave i dage
I kolonne F skal du bruge funktionen ‘=DAYS360(D3;E3)’ og så videre for hver række.
Dit Excel-ark bør se sådan ud:
7. Opret en rullemenu til opgavestatus
Tilføj derefter en status for hver opgave i kolonne G. De anbefalede statusindikatorer for opgaver er:
- Ikke påbegyndt
- Grøn
- Gul
- Rød
- Afsluttet
- Igangværende
8. Tilføj WBS-numre
Tilføj et WBS-nummer eller en anden nummerering for nem reference i kolonne A, til venstre for opgavenavnene.
9. Tilføj dine afhængigheder
For at gøre dette skal du tilføje en kolonne med ‘WBS-nummer for forgængeropgave’ i kolonne H og udfylde den for hver opgave efter behov.
Dit Excel-ark bør nu se sådan ud:
10. Indsæt et stablet søjlediagram
Tilføj et stablet søjlediagram til dit regneark baseret på opgavenavnene, startdatoen og varigheden.
På det samme regneark, som indeholder din Excel-tabel, skal du klikke i en tom celle. Vælg Diagrammer under fanen Indsæt på båndet. Opret dit Excel-Gantt-diagram ved at vælge diagramtypen søjlediagram og derefter vælge Stablet søjlediagram fra rullemenuen i kategorien Diagrammer på båndet (vælg ikke 100 % stablet søjlediagram).
Klik derefter inde i det tomme diagramområde for at åbne menuen Vælg datakilde.
Til at begynde med skal vi give vores projektdata et navn (Serie). Placér markøren i det tomme område under Serienavn, og klik på Startdato i tabelkolonnens overskrift. Gå ned til Værdi for serie i vinduet Rediger serie. Det er her, du skal angive startdatoerne for dine opgaver. Klik blot på det lille pilikon, og vælg alle startdatoerne.
Gentag derefter de samme trin for varighedskolonnen.
Opgaverne i dit Gantt-diagram vil sandsynligvis blive vist i omvendt rækkefølge, med den seneste opgave øverst og det første element nederst.
Du kan nemt ændre rækkefølgen. Det gør du ved at klikke på hvert af elementerne langs den lodrette akse i dit Gantt-diagram for at vælge dem alle samtidigt og samtidig åbne opgaveruden Formatér akse. Markér afkrydsningsfeltet Kategorier i omvendt rækkefølge under overskriften Indstillinger for akse og underoverskriften Akseposition i opgaveruden Formatér akse.
11. Tilpas formatet for det stablede søjlediagram
Klik på den blå del af en vilkårlig søjle i dit Gantt-diagram for at vælge alle opgavesøjlerne på én gang. Vælg Formatér dataserie i højrekliksmenuen, når du er færdig med at formatere hver dataserie.
Gå til Excels vindue Formatér dataserie, og klik på ikonet Fyld og linje (det ligner en malerbøtte) for at få adgang til indstillingerne for Fyld og linje. Vælg Intet fyld blandt indstillingerne under Fyld. Vælg Ingen linje som kantindstilling nedenunder.
Jeg har for eksempel fremhævet aksemærkaterne for datoer og opgaver med fed skrift og ændret farven på søjlerne.
12. Tilføj betinget formatering
Tilføj betinget formatering til kolonnen med statusindikatorer, og tilføj en forklaring under tabellen for at forklare statusindikatorerne og give brugere som dine teammedlemmer nogle ekstra oplysninger.
Sådan skal dit Excel-Gantt-diagram se ud, når du har gennemført trin 1-12.
Findes der en Gantt-diagramskabelon til Excel?
Når det gælder projektstyring, er et Gantt-diagram et vigtigt værktøj til at holde alting organiseret og på rette spor. Der findes masser af Gantt-diagramskabeloner til Excel, og mange skabeloner til Google Sheets kan genbruges i Excel.
Du finder flere Gantt-diagramskabeloner og skabeloner til projekttidslinjer i DPM-medlemskabet, men jeg vil igen understrege, at du først bør afprøve nogle af de andre værktøjer, der er nævnt ovenfor – de vil gøre dit liv meget lettere.
Din tur
Det kan virke uoverskueligt at lave et Gantt-diagram i Excel, men hvis du virkelig har besluttet dig for at gøre det på denne måde, gør disse 12 trin det meget enklere. Igen er det ofte ikke den bedste løsning at lave et Gantt-diagram i Excel på grund af programmets indbyggede begrænsninger.
I stedet kan det være den bedste løsning at bruge specialiseret software for at sikre, at projektet bliver færdigt til tiden og lever op til alle forventninger. Hvis du fandt denne artikel nyttig, hvorfor så ikke tilmelde dig The Digital Project-nyhedsbrevet for at få flere tips om Gantt-diagrammer og andre relaterede emner? Du vil være glad for, at du læste den.
