Leverandørstyring i indkøb: Fordele & sådan gør du

Her gennemgår jeg bedste praksis for og fordelene ved leverandørstyring inden for indkøb.

Hvad er indkøb?

Indkøb er den samlede proces med at købe eller anskaffe produkter, tjenester, varer eller materialer fra en anden juridisk enhed.

Mange virksomheder bruger begreberne indkøb, køb og leverandørsøgning som synonymer, men disse begreber har forskellige betydninger.

Leverandørsøgning og køb er dele af den samlede indkøbsproces. De henviser specifikt til bestilling og køb af varer eller tjenester.

Indkøb er langt bredere end leverandørsøgning og køb, da det henviser til hele processen. Det omfatter planlægning, leverandørsøgning, anskaffelse og betalinger.

1. Planlægning omfatter mange ting, såsom at fastlægge, hvad der skal indkøbes, indkøbets mængde og kvalitet, tidsplaner for indkøb, definere forskellige interessenters roller og ansvar samt fastsætte & godkende budgetter. Det kræver tæt koordinering mellem forskellige afdelinger i en organisation. Du kan læse vores detaljerede artikel om planer for indkøbsstyring for at få mere at vide om indkøbsplanlægning.
2. Leverandørsøgning omfatter søgning efter potentielle leverandører, analyse af deres styrker og svagheder, udvælgelse af leverandører, etablering af relationer og underskrivelse af leverandørkontrakter. Udvælgelsen af leverandører sker normalt via et udbud med konkurrence. Dette følges af tildeling af en kontrakt til den valgte leverandør. Forhandlinger gennemføres før tildelingen af kontrakten for at finde de mest fordelagtige vilkår.
3. Anskaffelsen omfatter bestilling af varer, modtagelse af leverancer, afstemning, inspektion og godkendelse af varer eller tjenester fra de kontraherede leverandører.
4. Betaling er det sidste trin i indkøbsprocessen og omfatter afregning af leverandørfakturaer og betaling for de indkøbte varer.

Hvad er leverandørstyring?

Leverandører er personer eller virksomheder, der leverer varer og/eller tjenester til den udførende organisation. Leverandørstyring er et af de vigtigste aspekter af den samlede indkøbsproces. Leverandørstyring bør ikke forveksles med forsyningskædestyring, da det handler om mennesker frem for varer og materialer.

På et hvilket som helst tidspunkt kan en stor organisation samarbejde med hundredvis, hvis ikke tusindvis, af leverandører, som kan være repræsenteret af snesevis af repræsentanter. Derudover vil hver leverandør have forskellige kontraktvilkår.

Det kan blive ganske besværligt at administrere så mange leverandører. Hvis leverandørerne ikke håndteres korrekt og struktureret, kan din organisation ende med at betale for meget eller komme i retssager med leverandørerne.

Leverandørstyring omfatter søgning efter leverandører, undersøgelse af deres baggrund, udvælgelse af leverandører, forhandling af vilkår, underskrivelse af kontrakter, betalinger, løsning af krav og styring af leverandørrelationer. Det omfatter også fastlæggelse af KPI'er & SLA'er, evaluering af leverandørernes resultater & overvågning af deres økonomiske sundhed samt kontraktstyring.

Hvorfor bør du fokusere på leverandørstyring?

Din organisations succes afhænger af leverandørernes succes. De hjælper dig ikke kun med at levere varer og tjenester til dine kunder, men spiller også en afgørende rolle i at skabe lønsomhed og vækst. Over tid kan en leverandør blive din strategiske leverandør, som er central for din organisations aktiviteter og funktioner.

Tidligere var indkøb en isoleret afdeling, der købte varer og/eller tjenester, men tingene har ændret sig i løbet af de seneste år. Indkøbsfunktionen er nu et grundlæggende aspekt af den overordnede forretningsstrategi. Organisationer over hele verden anvender en strategisk tilgang til at styre deres leverandører for at få mest mulig værdi.

Processen for leverandørstyring

Med enkle ord er processen for leverandørstyring en række trin til at udvælge, integrere, engagere og håndtere leverandørerne. Den omfatter følgende trin.

1.   Søg efter leverandører

Leverandørsøgningen kan foretages ved hjælp af virksomhedsregistre, avisannoncer, B2B-websteder (business to business), referencer og organisationslister. Du kan opstille kriterier for valg af leverandører, mens du søger efter dem. Du kan for eksempel angive, at leverandøren skal have en minimumsomsætning på $100m inden for de seneste tre år, at de skal have bestemte branchecertificeringer osv.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2.   Inviter tilbud, og lav en kortliste over leverandørerne

Når du har lavet en kortliste over leverandørerne, kan du bruge RFP-software til at administrere anmodninger om tilbud og indsamle leverandørernes tilbud (tekniske forslag og prisoverslag). Du kan lave en kortliste over leverandørerne efter at have undersøgt og sammenlignet deres tilbud.

Du kan opstille evalueringskriterier og udforme pointskemaer for at rangere leverandørernes tilbud. Dit mål bør være at finde de rigtige partnere, som du kan opbygge langsigtede leverandørrelationer med.

Det er vigtigt at finde gode leverandører for at undgå forstyrrelser. Ifølge Deloitte indrømmede "87 procent af respondenterne, at de havde oplevet en forstyrrende hændelse med tredjeparter inden for de seneste to til tre år".

3.   Forhandl, og underskriv kontrakten

Efter at have analyseret tilbuddene kan du lave en kortliste over leverandørerne og forhandle med dem. Kontraktforhandlingen kan omhandle både pris samt vilkår og betingelser.

Forhandlinger hjælper begge parter, så du bør ikke presse leverandørerne for hårdt. Vær åben over for leverandørerne, så de også kan forhandle med dig om fordelagtige vilkår.

En forhandling bryder isen og skaber et grundlag for at opbygge en stærk relation. En forhandling, hvor begge parter vinder, bidrager i høj grad til at opbygge langvarige leverandørrelationer.

Efter forhandlingerne kan du underskrive en kontrakt med de leverandører, der er fordelagtige for begge parter.

4.   Integrer leverandørerne

Efter at have underskrevet kontrakten med leverandørerne bør du integrere dem. Leverandørintegration hjælper med at integrere dem i din organisations netværk. En problemfri integrationsproces bidrager til styringen af leverandørrelationer. 

Leverandørerne kan muligvis ikke bidrage effektivt, hvis de er nye leverandører og ikke kender dine organisatoriske systemer. Det er her, din ekspertise bliver nødvendig for at oplære og uddanne leverandørerne i din organisation.

5.   Fastlæg mål

Du bør fastsætte tydelige mål for dine leverandører for at hjælpe dem med at understøtte dig i din virksomhed. Det bedste er at dele tydelige og objektive præstationsmålinger, KPI'er og SLA'er, som er opnåelige og realistiske.

Du bør kommunikere dine forventninger til leverandørerne, så der er en gensidig forståelse mellem dig og leverandørerne.

6.   Overvåg leverandørernes præstationer

Det er ikke nok at fastlægge mål. Du skal løbende kommunikere dine forventninger til leverandørerne og bede dem om at følge vilkårene i kontrakten. Du bør regelmæssigt overvåge deres præstationer og sikre, at de yder deres bedste. 

Under overvågningen bør du også give dem regelmæssig feedback og yde dem den nødvendige støtte, så de er i stand til at levere resultaterne.

7.   Beløn leverandørerne

Dette trin er valgfrit, men det bidrager i høj grad til at opbygge langsigtede relationer. Hvis du belønner leverandørerne for deres bidrag, ser de sig selv som en del af din organisation og gør en ekstra indsats for at nå målene.

8. Regelmæssig kommunikation

Regelmæssig kommunikation med leverandørerne er vigtig for at afstemme de rigtige forventninger (#5 ovenfor), overvåge leverandørernes præstationer (#6 ovenfor) og opbygge relationer (#9 nedenfor). 

Ved at kommunikere regelmæssigt kan du undgå ubehagelige situationer og håndtere leverandørrisici tidligt. Du bør etablere formelle og uformelle kommunikationsmekanismer for at sikre åben kommunikation.

9.   Opbyg relationer

Det er svært at finde gode leverandører, så du bør pleje dine relationer med dem, efter at kontrakten er underskrevet. Der er ingen grund til at miste gode leverandører på grund af en dårlig relation til dem. Du bør anlægge en strategisk tilgang til at opbygge og vedligeholde relationer. 

Du kan gøre alt det følgende for at opbygge vellykkede relationer med dine leverandører:

• Del oplysninger og prioriteter: Du bør dele de nødvendige oplysninger med dine leverandører rettidigt og fortælle dem om dine prioriteter. Det gør dem i stand til at arbejde effektivt og styre dem i retning af at nå dine mål. Du kan dele oplysninger om implementerings- og lanceringsdatoer, planer om at gå på markedet samt andre relevante oplysninger, der kan hjælpe dem med at udføre deres arbejde.
• Inddrag dem i udviklingen af strategien, og giv dem mulighed for at innovere: Du kan opnå de bedste resultater, når du og dine leverandører arbejder sammen om at udvikle en fælles strategi for at nå virksomhedens mål. Du kan invitere dem med til strategimøder og give dem plads til at innovere. Du skal huske, hvorfor du hyrede dem til at begynde med – de er eksperter inden for deres område. De kan bidrage med uvurderlig indsigt og komme med innovative forslag, som kan gøre dit produkt bedre. De kan blive afgørende for at give dig en konkurrencemæssig fordel.
• Stræb efter fremtiden: Den reelle værdi af et forretningsforhold kommer fra at opbygge langsigtede partnerskaber. Lad være med at søge kortvarige relationer, som kun vil give dig kortsigtede gevinster og marginale fordele.
• Samarbejd om aftaler, der gavner begge parter: Selvom du betaler dine leverandører, bør du behandle dem som ligeværdige. De er sammen med dig på grund af deres ekspertise. Derfor bør du ikke presse dem for hårdt, når du forhandler med dem. Det vil kun skabe bitterhed, som kan føre til problemer i fremtiden. Du bør opbygge tillid og fokusere på at forhandle aftaler i god tro. Det vil give begge parter en følelse af tilfredshed.

Her er et interessant foredrag, som kan give dig større indsigt i opbygning af relationer (du skal være medlem for at få adgang til dette indhold).

Fordele ved leverandørstyring

Strømlinet og struktureret leverandørstyring hjælper virksomheder på mange områder. Nedenfor følger nogle af de vigtigste fordele ved god leverandørstyring.

1.   Begrænsning af risici

På trods af risikoen for forstyrrelser er praksissen med at måle og håndtere risici fra tredjeparter stadig i sin vorden. Nyere forskning viste, at 82 % ikke var sikre på eller var usikre på, om de havde identificeret alle de risici fra tredjeparter, som deres organisation er udsat for.

Proaktiv leverandørstyring øger gennemsigtigheden og reducerer leverandørrisici. Det giver dig mulighed for løbende at følge leverandørerne, hvilket hjælper med at håndtere fremtidige uforudsete hændelser.

For at beskytte din organisation mod potentielle risici kan du foretage en risikovurdering, etablere processer for informationsdeling og overvåge deres præstationer regelmæssigt. Du kan bruge data fra dit præstationssystem til at identificere potentielle faldgruber og foreslå forbedringer, før de bliver til alvorlige problemer.

2.   Optimering af præstationer

Overvågning af leverandørernes præstationer reducerer ikke kun leverandørrisikoen, men forbedrer også resultaterne. Du kan etablere og strømline processer til at overvåge, evaluere og måle dine leverandørers præstationer for at sikre, at de er i overensstemmelse med dine krav og forventninger. Det vil tilskynde dem til at forbedre og optimere deres præstationer.

3.   Reduktion af omkostninger

Regelmæssig kommunikation og periodisk overvågning forbedrer gennemsigtigheden, hvilket kan hjælpe dig med at identificere skjulte omkostninger i indkøbsprocessen. På den måde kan du reducere spild og kontrollere omkostningerne.

Hvis du desuden har et langvarigt forhold til leverandørerne, kan du forhandle dig frem til bedre priser og kontraktvilkår, hvilket kan føre til omkostningsbesparelser. Det kan igen øge dine fortjenstmargener.

4.   Langvarige relationer

Det er ikke nemt at finde gode leverandører. Det kræver tid og en indsats. Ved at pleje gode leverandørforhold og etablere stærke relationer kan du forbedre effektiviteten i indkøbsprocessen.

Relateret lytning: Sådan opbygger du langsigtet loyalitet med virtuelle kontrahenter

More Articles

• De 10 bedste programmer til styring af projektopgaver gennemgået for 2026

5.   Forbedring af effektiviteten i det administrative arbejde

Effektiviteten i det administrative arbejde kan forbedres betydeligt ved at have et struktureret program for leverandørstyring. Det administrative arbejde kan omfatte behandling af fakturaer, journalføring, betalinger, skadesbehandling, rapportering og styring af præstationer.

6.   Beskyttelse af brandet

Værdien af din organisations brand kan blive plettet, hvis du ikke har egnede leverandører. Samvittighedsløse handlinger fra uprofessionelle og uetiske leverandører kan skade dit omdømme. Et velfungerende leverandørstyringsprogram kan dog forhindre dette ved kun at optage gode leverandører.

Almindelige udfordringer ved leverandørstyring

Det er ikke uden problemer eller udfordringer at håndtere tredjepartsleverandører. Når du styrer leverandører, kan du støde på problemer relateret til overholdelse af regler, opretholdelse af din brandværdi & dit omdømme, forebyggelse af tvister samt håndtering af krav & modkrav gennem hele livscyklussen.

Udfordringerne ved leverandørstyring har en tendens til at vokse i takt med størrelsen på din organisation og antallet af kontraherede leverandører. 

Du bør udvikle og finjustere din leverandørstyringsproces for at håndtere følgende udfordringer:

1. Styring af et økosystem af leverandører. Din organisation kan have kontakt med hundredvis af forskellige leverandører. Dine systemer og processer bør kunne håndtere alle disse leverandører effektivt. Systemerne bør kunne håndtere problemer relateret til fakturabehandling, betalinger, kravstyring, kvalitetskontrol og overholdelse af regler.
2. Efterhånden som antallet af leverandører stiger, stiger antallet af kontrakter også. Hver kontrakt medfører sine egne unikke udfordringer. Kontraktindgåelse kræver tæt koordinering mellem mange forskellige afdelinger såsom jura, indkøb, marketingteamet og produktion. Der findes desuden forskellige typer kontrakter i forskellige brancher.
3. Risikostyring er altid en kompleks opgave. Uanset hvor sofistikerede og strømlinede dine leverandørstyringsprocesser måtte være, vil der altid være usikkerhed. Identifikation, analyse, prioritering og planlægning af reaktioner på risici er et vigtigt aspekt af den risikostyringsproces, der vedrører leverandører.
4. Det øger de administrative omkostninger at ansætte de rette medarbejdere, implementere strukturerede processer og opbygge proaktive systemer til leverandørstyring. Det er en udfordring at holde disse omkostninger under kontrol.
5. Når du har en række medarbejdere involveret i indkøbsaktiviteter, er der altid risiko for databrud hos en leverandør. I dag er virksomheder stærkt afhængige af data, og enhver form for datalæk kan føre til tab af omdømme og økonomiske tab. Desuden bliver cyberangreb en væsentlig bekymring for organisationen, efterhånden som virksomheder automatiserer deres processer og flytter dem online.

Hvad er det næste?

Ingen virksomhed, uanset om den er stor eller lille, kan undgå at arbejde med leverandører. Enhver virksomhed har brug for noget, der kun kan leveres af en tredjepart.

I løbet af de seneste par år er leverandørstyring blevet et afgørende aspekt af at drive en virksomhed. Du skal regelmæssigt kommunikere med, interagere med og støtte dine leverandører for at opbygge langsigtede relationer og få størst mulig værdi ud af dem.

Leverandørstyring er ikke uden udfordringer, men fordelene ved effektiv leverandørstyring opvejer udfordringerne.

Hvordan styrer du dine leverandører i din organisation? Hvad er din strategi for leverandørstyring? Har du standardprocesser for leverandørstyring? Hvad er dine bedste praksisser for leverandørstyring?

Skriv gerne en kommentar nedenfor, og del også denne artikel med dine kolleger.

Hvis du kunne lide denne artikel, bør du abonnere på nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager for at få denne type indhold direkte i din indbakke.