22 statistikker om tidsstyring, der kan lette din arbejdsbyrde

Hvis dit team ikke fokuserer på deres kerneopgaver, fordi koordinering optager så meget tid, vil fremskridtene gå langsommere, og arbejdet vil ikke blive færdigt inden deadline. Fjern unødvendige aktiviteter fra teamets arbejdsbyrde, og tydeliggør prioriteterne, så de kan arbejde med det, de blev ansat til at udføre. 

2. Teammedlemmer bruger 27 % af deres tid på det arbejde, de blev ansat til

Ifølge den samme rapport fra Asana bruger dit team kun 27 % af deres tid på de opgaver og det ansvar, de blev ansat til. Dette er en vigtig indikator for produktivitet. Hvis dit team ikke bruger tid på deres egentlige arbejde, bliver det svært at få projekter og opgaver afsluttet til tiden. 

Find ud af, hvad dit team arbejder med ud over deres jobbeskrivelse, og se, om du kan fjerne disse opgaver fra deres arbejdsbyrde. Prioritering er vigtig – hvis disse andre opgaver er vigtige, skal du planlægge dem til et bestemt tidspunkt, så dit team ved, hvad de skal arbejde med først. 

3. Teammedlemmer mister 62 % af deres dag på manuelle, gentagne opgaver

En anden afsløring fra Asanas rapport er, at 62 % af hver arbejdsdag går tabt på manuelle og gentagne opgaver. Det omfatter f.eks. udfyldelse af timesedler, fremsendelse af arbejde til gennemgang eller godkendelse og opdatering af status for elementer i din projektstyringssoftware.

Værktøjer til automatisering af arbejdsgange kan udføre gentagne opgaver for dig. Lad os sige, at du opsætter en automatisering, der aktiveres, når et teammedlem markerer en leverance som klar til godkendelse. Softwaren kan sende dig en e-mailnotifikation, give det næste teammedlem, der skal arbejde med den, besked og opdatere teammedlemmets timeseddel baseret på, hvor lang tid vedkommende brugte på arbejdet.

4. 88 % af en medarbejders typiske arbejdsuge bruges på kommunikation

Den gennemsnitlige medarbejder bruger størstedelen af sin tid på kommunikation ifølge en nylig rapport fra Grammarly. Det omfatter mødetid, tid brugt på at udarbejde og gennemgå e-mails og Slack-beskeder samt samtaler ansigt til ansigt. Fjernarbejde er delvist ansvarligt; når færre mennesker er på kontoret, bruger teamet mere tid på møder og på at kommunikere opdateringer.

For at reducere den tid, folk bruger på kommunikation (og øge den tid, de bruger på deres faktiske arbejde) skal du følge stramme mødedagsordener, opfordre til brug af AI-værktøjer til at udarbejde kommunikation og hjælpe dit team med at opbygge kommunikationsfærdigheder.

Statistikker om afbrydelser, møder og notifikationer

Disse fakta om tidsstyring dækker distraktioner og afbrydelser, der sænker produktiviteten. 

5. Teammedlemmer mener, at to tredjedele af de møder, de deltager i, er unødvendige

En anden vigtig konklusion fra Asanas rapport er, at teammedlemmer mener, at de fleste møder er unødvendige. De tager værdifuld tid fra prioriteterne og dræner dit teams energi og motivation – især møder, der kunne have været en e-mail. 

Før du planlægger et møde, skal du vurdere, om det er nødvendigt. Hvis du leder efter en statusopdatering eller vil formidle ukomplicerede oplysninger, er det bedre at sende en e-mail. Hvis du beslutter dig for at holde et møde, skal du have en tydelig dagsorden og holde dig til den tid, du har afsat.

6. Næsten en tredjedel af medarbejderne registrerer overarbejde, primært på grund af en stor mængde e-mails og notifikationer

Ifølge data fra Asana logger næsten en tredjedel af kontorarbejderne regelmæssigt overarbejde, og den primære årsag er en endeløs strøm af notifikationer, e-mails og Slack-beskeder. Notifikationsoverbelastning er et almindeligt problem, som også hænger sammen med det øgede omfang af fjernarbejde.

Planlæg tid til “fordybelsesarbejde”, hvor du fokuserer på den aktuelle opgave, og notifikationer er slået fra. Tjek ikke dine notifikationer i dette tidsrum – det vil afbryde din arbejdsrytme, og du får brug for tid til at genfinde fokus. Fortæl teammedlemmerne, at det også er i orden for dem at gøre det samme (medmindre der er tale om en nødsituation). Med mere tid til fokus burde medarbejderne ikke have behov for at blive sent (eller tjekke notifikationer uden for arbejdstiden).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. I Australien er uventede møder den primære årsag til, at medarbejdere bliver sent

Asanas data tyder på, at den primære årsag til overarbejde blandt australske medarbejdere er uventede møder. De er lige så problematiske som unødvendige møder – når du planlægger dem på forhånd, kan alle planlægge deres dag omkring dem. 

Når møder dukker uventet op, bliver arbejdet flyttet rundt, hvilket betyder, at noget må skubbes. Hvis det, der bliver skubbet, har en fast deadline, kan dit team være nødt til at blive længere. Prøv at undgå at tilføje møder i sidste øjeblik til teamets kalendere (igen, medmindre der er tale om en nødsituation).

8. For meget arbejde er den primære kilde til stress for en tredjedel af medarbejderne i USA

Asanas rapport viser, at den primære kilde til stress for en tredjedel af amerikanske medarbejdere er at have for meget arbejde. Dette er et almindeligt problem med mange årsager – ændringer eller udvidelser af jobbeskrivelser over tid, medarbejderafgang i teamet eller nyt arbejde, der bliver tilføjet uden ordentlig prioritering. 

Kommunikér prioritetsniveauet for alt nyt arbejde. Uden denne tydelighed kan teamet prioritere det forkerte, blive overvældet eller forsøge at multitaske (hvilket yderligere skader produktiviteten). Planlæg det arbejde, der skal udføres, og se, hvilke opgaver med lav værdi du kan fjerne eller nedprioritere.

Statistik om spildtid, ineffektivitet og dobbeltarbejde

Disse statistikker viser vigtigheden af tidsstyring for at reducere ineffektive processer og spild.

9. Folk spilder 91 minutter om dagen på uvigtige møder og opgaver

Ifølge et nyligt studie fra Acuity Training bruger teammedlemmer i gennemsnit halvanden time om dagen på opgaver og møder, der ikke er relevante for deres roller. Det betyder mindre tid til arbejde, der gør en reel forskel eller bringer dine projekter tættere på målstregen.

Før du sender en mødeinvitation, skal du gennemgå deltagerlisten grundigt – behøver alle inviterede at være der? Er mødet relevant for de opgaver og leverancer, de arbejder på? Det samme gælder opgaver. Før du tildeler noget nyt, skal du sikre dig, at det ligger inden for rammerne af deres jobbeskrivelse.

10. Halvdelen af medarbejderne har aldrig gennemgået deres tidsforbrug

Et andet resultat fra Acuity Trainings studie var, at næsten halvdelen af medarbejderne aldrig har gennemgået deres tidsforbrug. Du bør holde nøje øje med, hvordan teammedlemmerne som udgangspunkt bruger deres tid – timesedler påvirker trods alt faktureringen – men det er også værd regelmæssigt at bede teamet om at se på deres eget tidsforbrug og gennemføre en gennemgang af tidsforbruget.

Når de får mulighed for at analysere, hvor meget tid og indsats de bruger pr. opgave, kan de se, om deres indsats står mål med deres effekt, finde områder, der kan forbedres, og gennemføre ændringer, der gør dem mere effektive.

11. 70 % af medarbejderne mister 20 timer om ugen på grund af ineffektive processer og værktøjer

En rapport fra Quickbase tyder på, at næsten 70 % af medarbejderne mister halvdelen af deres arbejdsuge på grund af “fragmenterede systemer” – data, der er spredt på tværs af værktøjer, forældede processer og ineffektive systemer. Det medfører tab af produktivitet, tid og omsætning.

Hav én samlet sandhedskilde for dine projekter (dvs. et værktøj til projektstyring), som indeholder alle de oplysninger, dit team har brug for til at udføre deres opgaver, i stedet for fem forskellige regneark, et samarbejdsværktøj, et separat værktøj til tidsregistrering og et værktøj til at følge fremskridt.

12. Amerikanske virksomheder mister næsten 500 milliarder dollars på grund af lav medarbejderproduktivitet

Et nyt studie fra Economist Impact viser, at amerikanske virksomheder samlet mister $468 milliarder på grund af lav produktivitet og forstyrrelser. Teammedlemmer når ikke at få udført så meget, som de kunne, hvilket påvirker virksomhedens bundlinje.

Det betyder ikke, at medarbejderne bevidst slækker eller udsætter arbejdet – mange forstyrrelser (som nogle gange er vigtige) kan tage tid fra de centrale opgaver. Tidsstyringspraksisser som planlægning af fokustid og deaktivering af notifikationer kan hjælpe her.

13. Medarbejdere bruger 10 % af deres dag på opgaver, der allerede er blevet udført

Asanas rapport fremhæver, at medarbejdere bruger 10 % af deres dag på arbejde, der allerede er blevet udført. Det svarer til over 200 spildte timer om året på dobbeltarbejde.

Hold din projektstyringssoftware opdateret med, hvad der er blevet afsluttet, hvad der skal gøres, og hvem der arbejder på hvad. I bør også holde korte statusmøder og regelmæssige opfølgninger, men hold også øje med kommunikationsniveauet. Overdrager teammedlemmerne arbejdet effektivt? Opdaterer de hinanden om, hvad der er blevet gjort? Du kan også oprette tydelige processer og automatiseringer for at få tingene til at køre problemfrit.

Statistik om tidsstyringssystemer og -værktøjer

Disse statistikker om tidsstyring dækker brugen af softwareværktøjer og systemer til tidsstyring med henblik på bedre tidsstyring. 

14. Kun 18 % af mennesker har et dedikeret tidsstyringssystem

Acuity Trainings seneste undersøgelse viser, at mindre end 20 % af medarbejderne har et dedikeret system til at styre og prioritere deres tid. Med et dedikeret tidsstyringssystem kan du og dit team arbejde mere effektivt og nå mere.

Dit system kan omfatte værktøjer til opgavestyring eller tidsregistreringssoftware samt metoder som to-do-lister, kalenderblokke og specialiserede tidsstyringsstrategier som pomodoro-teknikken eller at “spise frøen”.

15. En tredjedel af medarbejderne bruger en to-do-liste til at styre tid og opgaver

En tredjedel af medarbejderne bruger to-do-lister til at styre deres opgaver og tid, hvilket gør det til den mest populære tidsstyringsmetode til dette formål ifølge Acuity Training. Det vigtige er, at du og dit team bruger det, der fungerer for jeres projekter og processer. Tving ikke alle til at bruge den samme to-do-liste, hvis de foretrækker at organisere deres vigtige opgaver på en anden måde. 

16. En fjerdedel af medarbejderne bruger deres e-mailindbakke til at styre tid og opgaver

Ifølge den samme undersøgelse fra Acuity Training bruger 25 % af mennesker deres e-mailindbakke til at styre deres tid og opgaver. Det er en god mulighed for teammedlemmer, der tilbringer det meste af tiden i deres indbakke, f.eks. medarbejdere inden for salg, kundeservice, IT og marketing.

Lad igen dit team arbejde på den måde, der fungerer bedst for dem. Du kan også forbinde din indbakke med din projektstyringssoftware eller CRM, så alle projektoplysninger kan være samlet ét sted, selv hvis teams arbejder fra deres individuelle indbakker.

17. Personer, der bruger Eisenhower-matricen, føler oftere, at de har styr på deres arbejde

Ifølge Acuity Trainings undersøgelse føler 50 % af dem, der siger, at de bruger Eisenhower-matricen til at styre deres tid og opgaver, at deres arbejdsbyrde er under kontrol hver dag. De øvrige 50 % sagde, at deres arbejdsbyrde er under kontrol 4 dage om ugen. 

Eisenhower-matricen opdeler arbejdet i 4 kategorier: presserende og vigtigt, presserende men ikke vigtigt, vigtigt men ikke presserende samt hverken presserende eller vigtigt. Begynd med at bruge den selv, før du involverer teamet. Du kan bruge den til dine egne projektstyringsopgaver eller til at prioritere projektarbejde. 

18. Markedet for tidsregistreringssoftware vil være 32 milliarder dollar værd i 2028

Analyse fra Data Bridge Market Research viser, at markedet for tidsregistreringssoftware vokser. Det skyldes sandsynligvis, at virksomhedsejere har brug for at sikre, at medarbejderne er produktive (dette hænger sammen med den øgede tilbagevenden til kontoret og med, at medarbejderne bliver bedt om at nå mere med færre ressourcer).

Et voksende marked øger konkurrencen mellem leverandører af tidsregistrering, der ønsker at maksimere deres markedsandel, hvilket gør det til et godt tidspunkt at investere i tidsregistreringssoftware. Vælg et værktøj, der passer til dine behov med hensyn til nødvendige funktioner, teamstørrelse, integrationer med eksisterende softwareværktøjer og pris. 

Statistik om klarhed, formål og øget produktivitet

Disse statistikker om tidsstyring dækker, hvordan klarhed og formål kan øge produktiviteten.

19. Under halvdelen af medarbejderne forstår, hvordan deres arbejde bidrager til succes

Asanas seneste undersøgelse viste, at 46 % af medarbejderne ikke forstår, hvordan deres resultater hjælper deres organisation med at nå sine mål og målsætninger. Det er en opskrift på manglende engagement og dårlig tidsstyring.

Hold teammedlemmerne orienteret om, hvordan arbejdet bidrager til projektets og organisationens succes. De får en klarere idé om deres prioriteter og bliver mere motiverede og produktive, når de kan se, hvordan deres arbejde passer ind i det større billede.

20. I Japan forstår 19 % af medarbejderne, hvordan de bidrager til succes

Ifølge Asanas rapport forstår endnu færre japanske medarbejdere, hvordan deres arbejde hjælper deres organisation med at nå sine mål (19 %). Dette er betydeligt lavere end det globale gennemsnit (46 %). Det samme råd gælder her. I begyndelsen af nye projekter eller initiativer bør du investere tid i at hjælpe dit team med at se det større billede, som de bidrager til.

21. I Storbritannien får 68 % af medarbejderne hver uge tildelt arbejde, der ikke bidrager til organisationens succes

Ifølge Asana bliver 68 % af de britiske medarbejdere hver uge bedt om at udføre arbejde, der ikke understøtter virksomhedens eller projektets mål. Det tager teammedlemmernes tid væk fra det prioriterede arbejde, der understøtter dine mål, og arbejde med opgaver, der ikke er værdifulde eller relevante, vil demotivere dit team. 

Prioritér og overvej, om opgaver blot er rare at have og derfor mindre presserende. Der kan også være opgaver, som ikke er værd at gennemføre – Eisenhower-matricen kan hjælpe med dette.

22. Medarbejdere i en flowtilstand er op til 5 gange mere produktive

Ifølge forskning fra McKinsey er medarbejdere op til fem gange mere produktive, når de er i en “flowtilstand”. “Flowtilstanden” forbindes med sport, og i denne tilstand er du fuldstændig fokuseret på at udføre det, der skal gøres. Det er ikke muligt at gå ind i “flowtilstand” på kommando – det afhænger af, hvor meget du nyder aktiviteten, din sædvanlige rutine og eventuelle forstyrrelser omkring dig.

Du kan dog holde dit team engageret og motiveret ved at give anerkendelse, hvor det er fortjent, lade dem se det større billede og tilbyde fleksibilitet i forbindelse med opgavefordeling, arbejdstider og deltagelse i møder, hvor det er muligt (selvom det ikke altid er muligt).

Ofte stillede spørgsmål om tidsstyring

Her er svarene på nogle ofte stillede spørgsmål om tidsstyring.

Hvilke er de største udfordringer med tidsstyring, som projektledere står over for?

De største udfordringer med tidsstyring, som projektledere står over for, omfatter afbrydelser fra møder, e-mails og notifikationer, som mindsker fokus; ændringer i projektomfanget og skiftende prioriteter; samt misforståelser, der fører til fejl og omarbejde. Nyttige teknikker til tidsstyring omfatter tidsblokering, afsættelse af dedikeret fokustid og prioritering ved hjælp af Eisenhower-matricen.

Hvordan kan projektledere hjælpe deres teams med at prioritere opgaver effektivt?

Projektledere kan hjælpe deres team med at prioritere opgaver ved at tydeliggøre prioriteter med teknikker som Eisenhower-matricen, MoSCoW og oprydning i opgavebackloggen. 

Eisenhower-matricen og MoSCoW-metoden hjælper med at træffe beslutninger om, hvad der skal arbejdes på først, hvad der skal delegeres, hvad der skal planlægges, og hvad der skal fjernes. Oprydning i opgavebackloggen (som bruges i Scrum og agile metoder) indebærer at vælge, hvilke opgaver der skal arbejdes på inden for et bestemt tidsrum. Følg op med teammedlemmer så ofte som muligt for at sikre, at de forstår, hvad der forventes.  

Hvilken rolle spiller projektstyringssoftware i tidsstyring?

Projektstyringssoftware er yderst nyttig til tidsstyring. Den indeholder ofte en funktion til tidsregistrering, som hjælper dig med at forstå, hvor lang tid opgaver tager, og hvor teammedlemmer måske bruger for meget (eller for lidt) tid. Projektstyringsværktøjer hjælper også med at følge fremskridt på opgaver og forbedre ansvarligheden ved at skabe klarhed over, hvem der arbejder på hvad.

Hvordan påvirker dårlig tidsstyring teamets moral og udbrændthed?

Dårlig tidsstyring påvirker teamets moral negativt og fører til udbrændthed. Når teammedlemmer er fanget af møder og notifikationer i stedet for prioriteter, vil de føle sig stressede og kan i nogle tilfælde være nødt til at arbejde ekstra timer. Dette fører til udbrændthed og manglende balance mellem arbejde og privatliv, hvilket får teammedlemmer til at trække sig, sænker moralen og øger medarbejderafgangen. 

Hvad er de bedste fremgangsmåder for projektledere til at være rollemodeller for god tidsstyring i deres teams?

Projektledere kan gå foran med et godt eksempel og vise effektiv tidsstyring i deres teams – ved at blokere tid til fokuseret og dybdegående arbejde, slå notifikationer fra efter behov, sætte grænser og afslå unødvendige møder. På projektniveau kan du fastsætte realistiske deadlines og estimater for arbejdet, jævnligt tydeliggøre prioriteter og forhindre udvidelse af projektomfanget.

Hvad er det næste?

Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.