Styring af optjent værdi defineret: Formler & eksempler
Fordelen ved EVM: EVM vurderer projektets resultater ved at evaluere omfang, tidsplan og ressourcer. Det skaber klarhed over budget og tidsplaner ved at bruge pengeværdi som grundenhed.
Mere end simple målinger: Hvis man udelukkende baserer sig på procentdele af det anvendte budget og den forbrugte tid, kan det skjule projektets reelle resultater – EVM viser, om forbruget stemmer overens med den faktiske færdiggørelse af projektet.
Hold interessenterne med ombord: Ved at bruge EVM og det rette softwareværktøj til projektstyring kan du mere præcist besvare interessenternes spørgsmål om overholdelse af budget og tidsplaner.
Styring af optjent værdi (EVM) er en projektstyringsteknik, der vurderer projektets ydeevne og fremdrift ved at evaluere målinger for omfang, tidsplan og ressourcer.
Det kan hjælpe dig med at besvare interessenternes spørgsmål mere præcist, f.eks.:
- Holder vi os inden for budgettet?
- Bliver vi færdige inden for budgettet?
- Bruger vi penge som forventet?
- Holder vi tidsplanen?
Hvad er styring af optjent værdi?
EVM giver dig mulighed for at rapportere om både tidsplan og omkostninger ved at bruge en pengeværdi som basisenhed. Det giver en direkte sammenlignelig vejledning til rapportering af projektstatus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nu tænker du sikkert: Mit projektstyringsværktøj fortæller mig, hvor langt jeg er nået i projektet, og jeg ved, hvor langt jeg er nået i budgettet. Er det ikke nok?
Ikke altid.
Lad os sige, at du arbejder på Projekt ABC. Budgettet er $100,000, og det bør tage seks måneder. Vi har netop afsluttet måned to.
En simpel logik ville sige, at vi burde have brugt 33 % af budgettet og burde være 33 % færdige på dette tidspunkt. Men det er ikke nødvendigvis hele billedet.
For eksempel:
- Et projektteam kan bruge 33 % af et budget, uden at projektet er 33 % færdigt. Det kan f.eks. være, at de arbejdede med ny teknologi og brugte 33 % af budgettet og tiden på forskning og udvikling, hvilket bragte dem bagud i forhold til den planlagte fremdrift.
- Et projekt burde måske ikke have brugt 33 % af sit budget i løbet af den første tredjedel af projektets tidsplan. Hvis de første 33 % af projektplanen bestod af undersøgelser og afdækning af krav udført af et team på tre personer, mens de sidste 66 % kræver et team på 18 designere og udviklere, er projektbudgettet i fare.
Så i stedet skal vi opnå en bedre forståelse af den værdi, vi har skabt, i forhold til den tid og det budget, vi har investeret.
Hvad skal jeg bruge for at beregne optjent værdi?
For at udføre EVM og alle de nødvendige beregninger har vi brug for følgende datasæt:
Du skal også oprette nogle få tabeller for at samle disse oplysninger.
Planlagt værdi
Planlagt værdi (PV) er projektets tidsbaserede forbrug. Den opdeler budgettet for at vise, hvordan det vil blive brugt i løbet af projektet. Den samlede værdi af alt planlagt arbejde bør svare til de samlede budgetterede omkostninger (TBC).
Her er et eksempel på en PV-tabel for et eksempelprojekt:
Et par ting, du bør huske:
- Ifølge Viden om projektledelse (PMBOK) bør dine linjeposter stemme overens med din arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS) med specificerede poster. Som DPM har du måske denne eller måske ikke. Jeg synes, det er bedst at bruge de samme linjeposter, som du har i estimatet, da det hjælper dig med at knytte alt sammen igen.
- Tidsfaser kan være måneder, uger eller kvartaler.
- I eksemplet ovenfor udgør projektstyringsomkostningerne en procentdel af det udførte arbejde. PM-estimatet er derfor 20 % af summen af de øvrige opgavers timer. Det månedlige forbrug er derfor 20 % af summen af budgettet for den pågældende måned.
- For eksempel: marts
Omkostninger til planlagt arbejde = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
PM-tid = $12540 x 20% = $2508
- For eksempel: marts
- Kumulativ planlagt værdi har (PV) stående ved siden af sig. Når vi taler om PV i de større formler, ser vi på det kumulative beløb.
Faktiske omkostninger
De faktiske omkostninger (AC) er det budget, der til dato er brugt på projektet, grupperet i de samme tidsopdelte intervaller. Det er vigtigt, at tidsfaserne er de samme, så vi sikrer, at vi sammenligner ensartede størrelser.
Her er et eksempel på AC-tabellen for det samme eksempelprojekt:
Husk:
- Ligesom med PV er det den kumulative værdi, vi vil bruge til beregningerne.
- Det er lettest, hvis du kan hente disse data direkte fra din software til projektbudgettering eller dit tidsregistreringsværktøj. Det hænger sammen med en anden god praksis, jeg følger, nemlig at opsætte mine budgetter på samme måde i alle værktøjer. Estimat, budgetrapport og rapport over optjent værdi bør alle have de samme linjeposter.
- Det er meget usandsynligt, at dine AC vil stemme direkte overens med din PV, fordi mennesker ikke er perfekte, og det er helt i orden.
Optjent værdi
Optjent værdi (EV) er det element, der binder alle beregningerne sammen. Den gør det muligt at sætte et beløb på de fremskridt, du har gjort gennem projektet, i de samme tidsopdelte intervaller, hvilket gør det muligt at sammenligne fremskridt og udgifter ved hjælp af den samme grundlæggende enhed.
EV er grundlæggende produktet af procentdelen, der er gennemført, og den budgetterede omkostning for en opgave.
Den beregnes ved hjælp af denne formel: Optjent værdi EV = (PV)(%Gennemført)
Eksempel på EV
Hvis afdækning & undersøgelse har et budget på $13,200 og er 60% gennemført ved udgangen af måneden, ganger vi 13,200 x 60% = 7,920.00
| Opgavenavn | Budget | % gennemført | EV |
|---|---|---|---|
| Afdækning & undersøgelse | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Jeg kommer længere nede ind på, hvordan man bestemmer EV for en linjepost, men her er et eksempel på EV-tabellen for det pågældende eksempelprojekt.
Husk:
- Vi har bevaret de samme tidsfaser for at sikre ensartethed.
- Når en post er gennemført, forbliver den på 100% resten af projektet.
- Ligesom med PV og AV er det den kumulative værdi, vi skal bruge til beregningerne.
Hvad er CPI og SPI?
Omkostningspræstationsindekset (CPI) og tidsplanspræstationsindekset (SPI) er begge indikatorer for dit projekts sundhedstilstand.
Som det fremgår af afsnittet ovenfor, indebærer begge indeks, at EV divideres med enten AC eller PV. Resultatet af divisionen ligger enten mellem 0 og 1 eller over 1.
Jo tættere resultaterne er på 1, desto tættere er vi på planen. Jo længere væk fra 1 resultatet er, desto større er uoverensstemmelsen mellem planen og den aktuelle situation.
For CPI dividerer vi den optjente værdi med de faktiske omkostninger. Det giver os mulighed for at se på, hvad vi har opnået, og om det stemmer overens med de faktiske beløb, vi har brugt. Et indeks på under 1 indikerer, at projektet udvikler sig til at overskride budgettet. Hvis det er over 1, er projektet under budgettet.
Eksempel på CPI
- Hvis resultatet er mindre end 1, betyder det, at dit projekt overskrider budgettet.
- Hvis resultatet er større end 1, betyder det, at dit projekt er under budgettet.
- Hvis resultatet er 1, er dit projekt til tiden.
Optjent værdi: 93,192.00
Faktiske omkostninger: 121,225.00
CPI: 0.768752 (over budgettet)
Eksempel på SPI
- Hvis resultatet er mindre end 1, betyder det, at dit projekt er forsinket.
- Hvis resultatet er større end 1, betyder det, at dit projekt er foran tidsplanen.
- Hvis resultatet er 1, er dit projekt i henhold til tidsplanen.
Optjent værdi: 93,192.00
Planlagt værdi: 100,500.00
SPI: 0.926686 (forsinket)
Gennemgang: Sådan beregner du optjent værdi
Som jeg nævnte ovenfor, er optjent værdi EV = (PV)(% færdig), men hvordan ved du, hvor mange procent der er færdige?
Det kan være svært, især hvis dine budgetposter ikke passer præcist med din opgaveliste.
Når jeg planlægger et projekt og udarbejder en tidsplan, synes jeg altid, det er nyttigt at sikre, at opgaverne på overordnet niveau stemmer overens med budgettet. Selvom din opgaveliste er mere detaljeret og giver dig mulighed for at følge færdiggørelsen i håndterbare dele, kan du også rulle procentdelen af færdiggørelsen op til den overordnede opgave.
I et ideelt scenarie har du et værktøj (som Microsoft Project), der kan gøre dette for dig. Procentdelen af den overordnede opgave, der er færdig, kan derefter bruges til at beregne den optjente værdi, der er knyttet til den pågældende budgetpost.
| Budgetposter | Projektets opgaveliste |
|---|---|
Planlægning | Opstart Opsætning |
| Design | Designguide Wireframes Designrunde 1 Designrunde 2 |
| Udvikling | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| Kvalitetssikring | Testplanlægning Sprint 2 Sprint 3 Brugeraccepttest |
Så hvis vi for eksempel ser på design:
| Planlagt værdi | % færdig | Optjent værdi |
|---|---|---|
| Design $20,000 | Design (62.5%) Designguide (100%) Wireframes (100%) Designrunde 1 (50%) Designrunde 2 (0%) | $20,000*62.5%= $12,500 |
Det kan være udfordrende at fastslå, hvor stor en procentdel af en opgave der er færdig. Derfor er det generelt nyttigt at knytte den til specifikke leverancer, men det er et emne til et andet blogindlæg om projektplanlægning og arbejdsnedbrydningsstrukturer (WBS).
Der vil være tidspunkter, hvor du må stole på din mavefornemmelse. Som projektleder har du en fornemmelse af, om du er 50 % eller 75 % færdig med en opgave på din liste. Det er her, det giver stor værdi at være tæt på teamet og have åbne og ærlige samtaler.
6 formler til styring af optjent værdi
Her er en oversigt over alle de formler, du skal bruge til at beregne, rapportere om og forstå din optjente værdi.
1. Optjent værdi
Bruges til: at vurdere projektets fremdrift baseret på den estimerede værdi af det udførte arbejde
Formel: EV = (PV)(% færdig)
Sådan fortolkes resultaterne:
- En widget til en værdi af $2,000, der er 75 % færdig, repræsenterer $1,500 i optjent værdi $2,000 x 75% = $1,500
2. Tidsplanvariation
Bruges til: at afgøre, om dit projekt er forsinket, foran tidsplanen eller følger tidsplanen (som et beløb)
Formel: SV = EV – PV
Sådan fortolkes resultaterne:
- Hvis dette resultat er negativt, betyder det, at dit projekt er foran tidsplanen
- Hvis resultatet er positivt betyder det, at dit projekt er bagud i forhold til tidsplanen
- Hvis resultatet er nul, betyder det, at dit projekt følger tidsplanen
3. Omkostningsafvigelse
Bruges til: at forstå, om projektet overskrider, ligger under eller følger budgettet (som et beløb i kroner)
Formel: CV = EV – AC
Sådan fortolkes resultaterne:
- Hvis tallet er negativt, betyder det, at dit projekt overskrider budgettet
- Hvis tallet er positivt, betyder det, at dit projekt følger eller ligger under budgettet
- Hvis resultatet er nul, betyder det, at dit projekt følger budgettet
4. Omkostningsresultatindeks
Bruges til: at afgøre, om dit projekt overskrider eller ligger under budgettet (som en procentdel af indsatsen)
Formel: CPI = EV ÷ AC
Sådan fortolkes resultaterne:
- Hvis resultatet er mindre end 1, betyder det, at dit projekt overskrider budgettet.
- Hvis resultatet er større end 1, betyder det, at dit projekt ligger under budgettet.
- Hvis resultatet er 1, følger dit projekt budgettet.
5. Tidsplanens resultatindeks
Bruges til: at forstå, om et projekt er bagud eller foran tidsplanen (som en procentdel af indsatsen)
Formel: SPI = EV ÷ PV
Sådan fortolkes resultaterne:
- Hvis resultatet er mindre end 1, betyder det, at dit projekt er bagud i forhold til tidsplanen.
- Hvis resultatet er større end 1, betyder det, at dit projekt er foran tidsplanen.
- Hvis resultatet er 1, følger dit projekt tidsplanen.
6. Estimerede omkostninger ved afslutning
Bruges til: at estimere afvigelsen mellem de planlagte og faktiske omkostninger, når projektet når sin afslutning
Formel: EAC = TBC ÷ CPI
Sådan fortolkes resultaterne:
- Hvis resultatet er større end dit planlagte budget ved afslutningen, er det den forventede overskridelse, som du skal planlægge at korrigere eller forberede dig på at afholde.
Nyttige værktøjer til styring af optjent værdi
Jeg ved, hvad du tænker: Du tænker: “Mackenzie, er jeg nødt til at lære alle disse formler udenad? Findes der ikke værktøjer, der gør det her?”
Svaret er ja, men jeg har ikke fundet nogen, der gør det særlig godt.
Min foretrukne metode til at udføre EVM-beregninger er i et regneark som Google Sheets eller Excel. Sådan kan du begynde at bruge min metode i dag:
- Opsæt flere faner i Google Sheets eller Excel til at indeholde dataene og køre rapporten. Jeg vil anbefale én fane pr. beregning. Eksempel: én fane for planlagt værdi, én for optjent værdi og én for faktiske omkostninger.
- Bonus: Se min skabelon til beregning af EVM.
- Hvis du ikke allerede gør det, så lær at bruge og elske pivottabeller! : )
- Eksportér de relevante data fra dit projektstyringsværktøj – det kan give dig procentdelen af det færdiggjorte på opgave- eller projektniveau
- Eksportér de relevante data fra dit tidsregistreringsværktøj – det kan give dig de faktiske omkostninger
- Vupti, så har du EVM-data lige ved hånden!
Hvorfor er optjent værdistyring vigtig i digitale projekter?
Da jeg indførte optjent værdistyring i min afdeling og i mit projektlederarbejde, fik jeg endelig ensartet rapportering på tværs af alle projekter. Jeg rapporterede ikke længere ud fra en personlig mavefornemmelse.
Jeg mener, at gennemsigtighed er den bedste politik, og at data giver os noget at arbejde hen imod. Hvis dit projekt ligger 20 % under sin ideelle SPI, er problemet, der skal løses, hvordan vi kan bevæge os 20 % hurtigere for at indhente det forsømte, og svaret på det er det, du fortæller din kunde.
Du behøver ikke mange data for at udføre disse beregninger, men du har brug for nogle datapunkter at måle på. Hvis du har et projektestimat (uanset hvor overordnet det er), en projekttidsplan (uanset hvor upræcis den er) og en eller anden form for data om faktiske omkostninger, kan du rapportere om projektets optjente værdi.
Hvad nu?
Vil du mestre de finere detaljer i EVM? Tilmeld dig DPM-medlemskab, og deltag i samtalen på Slack med hundredvis af andre digitale projektledere.
