Sådan skriver du et projektforslag (med et konkret eksempel)
Det er et velkendt scenarie, som er lige så gammelt som projekter og projektforslag selv: Projektledere river sig i håret, fordi salgsteamet har solgt noget, der var umuligt at gennemføre, mens salgsfolkene river sig i håret, fordi den plan, teamet har udarbejdet, er for dyr til at vinde opgaven.
I årevis har mange af os accepteret dette som tingenes naturlige orden. Men jeg er her for at fortælle dig, at det ikke behøver at være sådan.
I denne artikel vil vi krydse strømningerne og forene konkurrerende kræfter ved at udstyre projektlederen i dig med evnerne til at forme et projekt- eller virksomhedsforeslag, der er lige så overbevisende, som det er realistisk at levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Efter at have læst denne artikel vil du kunne:
- Smøge ærmerne op og gå ind i enhver fase af projektforslagets livscyklus med selvtillid
- Fungere som bindeled mellem dit salgsteam og dine leveringsteams
- Opnå respekt og tillid fra dine kolleger inden for forretningsudvikling, samtidig med at du bevarer respekten og tilliden fra dine kolleger inden for projektledelse?
Værktøjer til projektforslag
Her er en liste over nyttig software til projektforslag—det er nogle af de bedste værktøjer til hurtigt at skrive forslag og administrere godkendelsesprocessen.
Disse løsninger tilbyder langt mere funktionalitet end en simpel skabelon til projektforslag og er designet til at hjælpe salgs- og kundeansvarsteams med at besvare RFP'er, oprette tilbud, underskrive dokumenter online samt administrere godkendelser og kontrakter.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du vil se flere muligheder, kan du tage et kig på denne liste over RFP-software.
Uanset om du bruger software til virksomhedsforeslag, skal du stadig vide, hvordan man skriver et forslag. Læs videre for at lære, hvad et forslag skal indeholde, og hvordan man skriver et.
Hvad er et projektforslag?
Til vores formål kan vi definere et projektforslag som et dokument, der indsendes til en intern sponsor, en klient eller en potentiel klient, og som argumenterer for, at dit team skal levere et tjenesteprogram eller et arbejdsomfang.
Forslaget er vigtigt, fordi det viser, hvorfor dit projekt er det rigtige for klienten. Forslaget udarbejdes, før projektet begynder, normalt efter en række samtaler mellem dig og klienten.
Nogle gange vil du besvare en anmodning om et forslag (RFP), hvor du konkurrerer med andre organisationer om den potentielle klients opmærksomhed.
Hvordan vælger jeg det rigtige format til et forslag?
Formatet for et forslag kan variere meget afhængigt af det nye projekts karakter og formaliteten i forslagsprocessen. Nogle teams bruger dedikeret software til forslag, mens andre forslag blot er velformulerede e-mails eller store regneark med felter, der skal udfyldes.
Det bedste råd, jeg kan give, er dette: Hvis der er angivet et bestemt format for forslaget (f.eks. hvis det er et krav i RFP'en), skal du bruge det format. Ja, en folder, der foldes ud til et vægstort mindmap, vil gøre dig mindeværdig, men den kan få dig diskvalificeret.
Ellers vil jeg anbefale, at du undersøger din målgruppe for at få en fornemmelse af, om de foretrækker kortfattethed og samtale eller en dybdegående fortælling. Førstnævnte kan berettige et kort præsentationssæt på 5-10 dias. Sidstnævnte kan kræve et meget større dokument opdelt i kapitler.
Sådan skriver du et projektforslag i 5 trin
I det øjeblik du bliver bedt om at lede eller støtte et forslag, vil de projektlederdele af din hjerne sandsynligvis næsten med det samme fokusere på to mål: at få forslaget indsendt til tiden og at sikre, at forslaget afspejler noget, som dine kolleger og dine teams faktisk kan levere.
Instinktivt vil du begynde at finde dine procesdokumenter, strategier for risikostyring og tjeklister til lancering frem, men du befinder dig på ukendt territorium.
Den gode nyhed er, at når et forslag er udarbejdet korrekt, har det en livscyklus, der ligner en projektlivscyklus. Forslagsprocessen foregår typisk sådan:
Processen med at udarbejde et vellykket forslag kan opdeles i 5 grundlæggende trin.
1. Vurder, om muligheden passer godt
Det første trin er at identificere muligheder, som du kan udarbejde en stærk businesscase for, og som samtidig passer godt til teamet.
Muligheder kan identificeres eksternt (f.eks. gennem en anmodning om forslag, der er udsendt af køberen) eller internt (f.eks. når et kunde- eller leveringsteam ser et behov for et projekt og ønsker at forfølge det proaktivt). Men den egentlige færdighed ligger i vurderingsprocessen.
For at vurdere en mulighed skal du gennemgå kravene grundigt og evaluere den i forhold til din organisations kompetencer, kultur og strategi. Mange salgsteams bruger en vurderingsmatrix eller et pointsystem til kvantitativt at vurdere og prioritere muligheder.
Disse pointsystemer kan indeholde spørgsmål om muligheden for at vinde, gennemførligheden og attraktiviteten ved muligheden og bruge svarene til at udarbejde en numerisk score.
Overordnet set er idéen at bruge vurderingsprocessen til at træffe en ja/nej-beslutning om, hvorvidt muligheden skal forfølges eller ej.
Denne beslutning bør træffes af de relevante ansvarlige i din organisation for at sikre, at I kun forfølger muligheder, som I kan vinde, som I kan levere, og som I faktisk ønsker jer fra begyndelsen.
2. Læg en strategi for at vinde
Hvis beslutningen er at forfølge muligheden, er det næste trin at udarbejde en plan for at levere forslaget. Hvad er strategien for at vinde? Hvem er det team, der skal udarbejde forslaget, og hvad er deres roller og ansvarsområder? Hvad er arbejdsplanen for at udarbejde og levere forslaget?
På dette tidspunkt er det vigtigt at informere teamet ordentligt, tydeliggøre forventningerne og samle dem for at skabe strategien. Hvis det er en konkurrencepræget mulighed, skal du bestræbe dig på at kende dine konkurrenter og være realistisk omkring din position på markedet.
Hvis du har personer i dit netværk, der kender køberen, så tag kontakt til dem. Undersøg, hvad der er vigtigt for den købende organisation, for at finde baggrundsoplysninger: se på årsrapporter, undersøg, om der er kommet nye personer i ledelsen, og find ud af, hvor organisationen har været omtalt i nyhederne på det seneste.
Udarbejd sammen en håndfuld vinderbudskaber — udsagn om, hvorfor dit team bør vælges, baseret på det, din køber eller beslutningstager går op i — og opbyg en proces for at flette disse budskaber ind i hele forslaget.
Til sidst skal I blive enige om en overordnet tilgang til det foreslåede projekt samt en arbejdsplan for selve udarbejdelsen af forslaget.
Sørg for, at forslagsteamet kan afsætte den nødvendige tid til at udarbejde forslaget, så I ikke står uden ressourcer, når afleveringsfristen nærmer sig. Planlæg faste møder for at følge op på fremskridtene og samarbejde om indholdet. Behandl det som planlægning af et projekt!
3. Skab en stærk tilgang og et stærkt forslagsdokument
Selve udarbejdelsen af forslaget er en iterativ proces, der — i en perfekt verden — foregår parallelt med en iterativ gennemgangsproces. Det hjælper med at finde balancen mellem at udvikle den bedste tilgang og løbende at virkelighedstjekke den sammen med dine eksperter.
Under udarbejdelsen af forslaget vil dine projektlederfærdigheder være et velkomment supplement til ethvert forslagsteam. Som en person, der kan lede afgrænsnings- og estimeringsprocessen, samtidig med at risici og uklarheder omsættes til antagelser, er du godt positioneret til at skabe sammenhæng mellem de forskellige, til tider modstridende stemmer, du møder undervejs.
I mellemtiden skal andre dele af forslaget begynde at falde på plads:
- Casestudier skal udvælges
- Biografier for de foreslåede teammedlemmer skal indhentes og tilpasses
- Referencer skal kontaktes for at indhente deres samtykke
- Nye bidragydere til teamet skal informeres
- Indholdsafsnit skal korrekturlæses, redigeres og tilpasses til én samlet stemme med ét samlet budskab
4. Gennemgå iterativt, og foretag den nødvendige grundige undersøgelse
Mens du udarbejder tilbuddet, skal du sørge for løbende at få udkastene forelagt dine bedømmere: gennemgå projektets omfang og tilgang med dine fageksperter, din ledelsesgruppe, dit juridiske team og især den person, der skal give den endelige godkendelse af tilbuddet.
Som jeg nævnte ovenfor, udføres dette bedst som en iterativ proces: udarbejd, gennemgå, gentag. Det skyldes to ting: Hvis gennemgangen gemmes til sidst, begrænser det kvaliteten af den feedback, du får, og der er risiko for, at tilbuddet ikke bliver godkendt til levering, medmindre der foretages drastiske ændringer i sidste øjeblik.
Den iterative metode hjælper med at skabe enighed undervejs, gør dit tilbud klar til endelig godkendelse og indsamler værdifulde input fra en række forskellige perspektiver, som vil gøre dit tilbud så stærkt som muligt.
5. Aflever, og forbered dig på de næste trin
At aflevere tilbuddet handler om mere end blot at trykke på send: du har brug for en solid planlægning. Det er ikke her, du ønsker nogen form for uklarhed. Dobbelttjek kravene til indsendelsen, og bekræft logistikken. Korrekturlæs, og kontrollér tallene.
Skal det indsendes på tryk? Hvor mange eksemplarer skal der i så fald være? Hvem printer kuverterne til forsendelsen? Hvis det er en digital indsendelse, skal du teste PDF-eksporten i god tid, så du ved, at den kan sendes med e-mail.
Når tilbuddet er indsendt, skal du sørge for at få en bekræftelse på modtagelsen. Og læn dig ikke tilbage for længe — det er ikke her, historien slutter. Det er afgørende at være forberedt på de næste trin. Forbered teamet på mundtlige præsentationer eller opklarende spørgsmål.
Opdatér briefen, efterhånden som omfanget forhandles. Hold øje med de foreslåede teammedlemmer, så du ved, om de vil være tilgængelige, når projektet lander.
Som med ethvert projekt forløber denne proces ikke altid perfekt! Hvis du vil overvinde eller undgå almindelige udfordringer ved tilbud, kan du overveje at blive DPM-medlem og tage vores minikursus i at mestre projekttilbud!
Eksempel på et projekttilbud
Som nævnt tidligere vil den præcise struktur og det præcise indhold i dit projekttilbud variere afhængigt af muligheden og kravene til opgaven. Det bedste råd, jeg kan give, er dog at strukturere dit tilbud ud fra det, din målgruppe interesserer sig for, snarere end det, du selv interesserer dig for.
Hver sektion bør understøtte et ensartet sæt vindertemaer. Foretag din research, og opnå en forståelse af, hvad der er vigtigt for projektets interessenter og beslutningstagere samt for organisationen som helhed.
Skabelon til projekttilbud
Hent din skabelon her, og brug denne vejledning, mens du udfylder den – indsigterne i denne artikel vil hjælpe dig med at skabe et solidt projekttilbud.
Ovenstående bør ikke bruges som en endelig skabelon til et projekttilbud, så jeg tænkte, at jeg ville gennemgå en disposition for et projekttilbud, som jeg anser for at være et nogenlunde typisk tilbud i kort form til en ledelsesgruppe. Her er parametrene:
- Køberen modtager tilbuddet som forhåndslæsning, men vi får mulighed for at præsentere det for vedkommende.
- Køberen består af flere ledere, der repræsenterer forskellige dele af virksomheden.
- Dette er ikke en ny kunde. Vi har allerede en relation til køberen, og vedkommende har bedt om dette tilbud.
- Køberen vil hellere høre, hvad vi vil gøre for dem, end høre om vores kvalifikationer.
Her er en eksempelstruktur baseret på ovenstående parametre:
1. Opsummér dit tilbud og dine kvalifikationer i en kortfattet indledning eller et resumé til ledelsen
Den første side er ikke nødvendigvis den første side, der bliver læst, men et resumé vil hjælpe med at få dine pointer frem til en person, der kun har planer om at læse den første side og prisskiltet.
Brug 1-2 sætninger til at forklare hvert af følgende centrale punkter: din forståelse af udfordringen, din tilgang, hvorfor dit team passer godt til opgaven, hvordan du vil samarbejde med deres team, og de næste skridt.
2. Demonstrer din forståelse af problemet eller udfordringen
Når du går videre til selve forslaget, er det ofte en god idé at begynde med en omformulering af problemet og projektets baggrund.
Min begrundelse er, at dine læsere sandsynligvis først vil høre om sig selv og ikke om dig. Ud over at demonstrere din forståelse bør du forsøge at vise, at du forstår, hvordan køberens virksomhed fungerer, samt projektets bredere konsekvenser.
Gør det tydeligt, at du forstår omfanget og målene for det foreslåede projekt – angiv dine antagelser.
3. Beskriv på et overordnet niveau, hvordan din tilgang vil løse problemet
Når du gerne vil komme direkte til sagen, er det en god idé at følge din forståelse af udfordringen op med en foreslået vision for, hvordan du vil overvinde den.
Dette er typisk en overordnet beskrivelse af din tilgang, der i højere grad besvarer “hvorfor” end “hvad” eller “hvordan”. Typisk fremhæver vi den forretningsmæssige værdi af vores tilgang og de specifikke resultater, vi vil skabe for køberen i forhold til deres behov.
Giv et overordnet overblik over din tilgang, og forklar “hvorfor” bag din beslutning om at anvende denne tilgang.
4. Beskriv din tilgang og projektplan i detaljer
I dette kortere format vil vi kun vise vores plan med tilstrækkelig detaljeringsgrad til at få en samtale i gang (men sørg for, at du har alle de detaljerede svar, når du præsenterer den!).
Dette vil ofte omfatte en overordnet tidsplan med centrale faser, milepæle og leverancer eller resultater. Det kan omfatte et Gantt-diagram, eller det kan blot beskrive bredere tidsrammer. Vi sætter typisk dette ind i en sammenhæng med den værdi, vi vil skabe (“hvorfor”), og ikke kun det, vi vil gøre (“hvad” og “hvordan”).
5. Præsenter teamet: Hvem gør hvad, og hvorfor er de de bedste til opgaven?
For nogle købere er teamet lige så vigtigt som tilgangen. Hvis du stiller med et stærkt og kvalificeret team, skal du fremhæve de specifikke kvalifikationer, der gør dem til de bedste til denne opgave, og beskrive, hvad de vil bidrage med til projektet.
6. Bevis, at du har gjort det før
Relevante casestudier kan øge overbevisningskraften i dit tilbud. Irrelevante casestudier kan blot skabe forvirring. Hvis det er muligt, bør du inkludere casestudier, der opfylder mindst to af følgende kriterier, og vær ikke bange for udtrykkeligt at forklare dine læsere, hvorfor casestudiet er relevant:
- Et projekt med et lignende omfang eller en lignende tilgang
- Et projekt udført for en lignende type organisation i en sammenlignelig skala
- Et projekt, hvor det samme team blev anvendt som det, du foreslår
- Et projekt, som du har en stærk, erfaren og kontaktbar reference på
7. Gør rede for dine antagelser og for, hvad du har brug for fra dine læsere for at få succes
På dette tidspunkt har du sandsynligvis ikke lyst til at skræmme din køber med ekstremt detaljerede antagelser, men du vil gerne kommunikere grundlaget for dit estimat og samtidig lægge op til, hvad du har brug for fra din køber for at få succes.
Jeg vil anbefale, at du inkluderer et afsnit om “Hvad vi har brug for fra dig”, som indeholder ting som adgang til data og tidligere undersøgelser, en fast kontaktperson gennem hele projektet, adgang til systemer og dokumentation, teamets deltagelse i planlægnings- og evalueringssessioner hver anden uge osv.
8. Sæt omkostningerne i forhold til værdien
En stor fejl, jeg ofte begik tidligt i min karriere, var blot at sætte en oversigt over omkostningerne ind på en side uden nogen form for kontekst.
Købere vil uundgåeligt reagere på prisen på den ene eller anden måde, og den bedste måde at imødegå det på er at sætte omkostningerne i forhold til den værdi, de skaber. Opsummer aftalen på denne side: hvad din køber har bedt om, hvilken værdi du vil levere, og derefter omkostningen for denne værdi.
9. Inkluder om nødvendigt yderligere oplysninger som et bilag
Hvis der er detaljer, du gerne vil medtage for udvalgte læsere, og som er supplerende, kan du placere dem i et bilag og mærke det tydeligt.
Det kan omfatte indhold om fagligt lederskab, en detaljeret beskrivelse af din metode, en oversigt over din virksomhed og dens ledelsesstruktur, regnskaber, din tilgang til bæredygtighed og virksomheders samfundsansvar, priser osv.
Dette kan være vigtigt for nogle læsere, men det er ikke centralt for dit argument. Øg ikke dine læseres kognitive belastning unødigt.
Ekspertråd: Sådan får du dit projekttilbud til at skille sig ud
Gem ikke dit budget væk blandt leverancerne
Jason Swenk, som kan fremvise en imponerende acceptprocent på 80 % for sine tilbud, anbefaler også at adskille prissætningen fra afsnittet om leverancer i dit tilbud.
Det kan være ubehageligt at tale om pris, men det fortjener sit eget afsnit. Hvis du sniger den ind ved siden af leverancerne, flytter du kundens fokus væk fra det, du kan gøre for dem. Du vil have, at kunden forestiller sig, hvad I kan opnå sammen, ikke hvor stor en del af deres budget du koster.
Bevis dit værd over for kunden med tidligere succeser
Erhvervscoach Nathan Ingram siger, at tilbud ikke omfatter arbejde udført på spekulation. „Du ville aldrig lave en mockup af en hjemmesideforside til en kunde, før kunden havde betalt dig, vel?“ Hvis en kunde ønsker bevis på dine kompetencer, så giv i stedet eksempler og referencer.
Sæt en pris på din kundes problem
Vær overbevisende. På en konference afholdt af Project Management Institute i 2009 sagde Eddie Merla, at „nogle gange kan konceptet være korrekt formuleret, men begrundelsen for projektet er svag.“
Du skal opbygge et overbevisende argument baseret på dokumentation af gennemførligheden for at få projektet til at gå videre. En måde at gøre dette på er at sætte en pris på problemet. Kunder vil være langt mere tilbøjelige til at gå videre, hvis de tror, at det aktuelle problem koster dem penge.
Hvad synes du?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
