En playliste til at lede projektteamets overgange: Den store opsigelsesbølge i 2022
Før 2020 havde udtryk som ‘socialt distanceret’ ikke rigtig nogen større betydning eller kontekst. Pandemien har ikke kun føjet udtryk som ‘socialt distanceret’ til vores ordforråd, men vi ser også nye udtryk som ‘den store opsigelsesbølge i 2022’. Uanset om organisationer gennemgår en virksomhedsomstrukturering, eller folk frivilligt beslutter sig for at søge grønnere græsgange, forlader mennesker deres nuværende arbejdsgivere og teams.
Ud over at udvide vores ordforråd tvang pandemien også mange af os til at være kreative for at holde os beskæftigede, mens vi var i karantæne. Ud over at se Netflix i lange stræk, spille alle de brætspil, du overhovedet kunne få fat i, og udforske dit lokalområde har du måske også søgt til musikken og apps som Spotify. Da musik er soundtracket til vores liv, er det kun passende, at musik kan hjælpe os med at finde vej gennem forandringer og teamovergange.
Som projektleder for både store virksomheder og nystartede virksomheder i over 15 år har jeg været en del af og ledet teams gennem personalemæssige overgange. Overgange kan være svære for både teams og ledere, og det kan være yderst hjælpsomt at have noget som musik til at berolige sjælen. Følg med gennem min overgangsinspirerede playliste, som kan hjælpe dig og dit team gennem en overgang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis du er kommet i stemning og gerne vil downloade playlisten, er den tilgængelig her på Spotify.
Forandringens vinde - ‘Den store opsigelsesbølge i 2022’
Fremtiden er i luften
‘Forandringens vinde’ af Scorpions
Kan mærkes overalt
Blæser med forandringens vind
Mennesker er ikke skabt til at stå stille. Bevægelse og overgang er en del af livet. Som Scorpions sagde, er det overalt og lige så hyppigt som vinden, der blæser. Folk kan skifte roller og gå fra et team eller en organisation af mange forskellige årsager.
Nyere tendenser og data viser dog, at folk er på vej videre i større antal end før 2020. Ifølge Gartner vil “den årlige frivillige medarbejderomsætning i USA sandsynligvis stige med næsten 20 % i år, fra et årligt gennemsnit før pandemien på 31,9 millioner medarbejdere, der sagde deres job op, til 37,4 millioner, der siger op i 2022” (Gartner).
På overfladen kan en stigning på 20 % i den frivillige medarbejderomsætning se ud til primært at være en bekymring for personalemedarbejdere samt en organisations planer for rekruttering og fastholdelse. Men de mennesker, der forlader en organisation, kan være en del af dit projekt.
Som projektleder bør dette være meget bekymrende, da tendensen sandsynligvis vil fortsætte i 2022 og ind i 2023. Du skal sikre, at du har tilstrækkelige ressourcer og medarbejdere til dit projekt.
Hvad sker der, hvis et medlem af dit projektteam forlader projektet undervejs? Det vil ikke kun påvirke teamets moral og dynamik, men også områder som projektets omfang, ressourceallokering, interessentinddragelse, kommunikation og risici. En projektleder kan være nødt til ikke kun at føre teamet gennem ændringer i teamdynamikken, men også at analysere og planlægge den eventuelle indvirkning på projektet.
Lad os se nærmere på nogle af de områder i et projekt, der kan blive påvirket af en person, som beslutter sig for at være en del af den store opsigelsesbølge, og på hvad en projektleder kan gøre for at hjælpe sit team gennem denne overgang.
Det er svært at gå fra hinanden: Påvirkningen af teamets moral
Tænk på alt det, vi har været igennem
‘Det er svært at gå fra hinanden’ af Neil Sedaka
Og det er svært at gå fra hinanden
Folk kan forlade dit projektteam af mange forskellige årsager. Tidligere i min karriere var jeg en del af en stor virksomhedsorganisation, der gennemgik en meget omfattende (og offentlig) virksomhedsomstrukturering. Der blev truffet beslutninger, og mange af disse beslutninger endte med, at medlemmer af projektteams ufrivilligt blev opsagt i virksomheden (oversættelse: der fandt masseafskedigelser sted). Det var både trist og skræmmende at se så mange talentfulde kolleger forlade organisationen.
Alternativt har jeg været en del af mange projektteams (både som teammedlem og projektleder), hvor et medlem af teamet har besluttet sig for at gå videre til en spændende ny mulighed. Det kan være en mulighed for at fremme sin karriere, starte en ny virksomhed eller af personlige årsager. I sådanne tilfælde er det dejligt at se teamkammerater gå videre og forfølge deres ønsker og mål.
Uanset om et teammedlem forlader teamet ufrivilligt eller frivilligt, vil det påvirke teamets moral og dynamik. De tilbageværende medlemmer af projektteamet kan opleve en lang række følelser, herunder tristhed, frygt, glæde, misundelse, fortvivlelse og angst.
Som projektleder kan du bære mange kasketter under et projekt. Det kan være nødvendigt at fungere som rådgiver og lejlighedsvis som en skulder at læne sig op ad. Hvis teammedlemmer føler sorg, når et medlem forlader teamet, vil moralen blive påvirket, og det kan påvirke teamets produktivitet. Som Neil Sedaka sang, kan det bestemt være svært at slå op, især hvis teamet havde knyttet stærke bånd, og der var blevet dannet stærke professionelle og personlige relationer.
Hvis du er et projektmedlem, der oplever lav teammoral, efter at et medlem er stoppet, er det vigtigt at minde dit team om og forsikre det om, at forandringer er normale og ikke er noget dårligt. Overgange og bevægelse er naturlige, og alle vil opleve det på et eller andet tidspunkt i deres karriere.
Hvis det medlem af dit team, der er stoppet, var vellidt og en ven for de andre i teamet, så opfordr dine teammedlemmer til at holde kontakten med personen og bruge apps som LinkedIn til kommunikation. Bare fordi medlemmet er stoppet, betyder det ikke, at personen er forsvundet fra jordens overflade! Relationer kan vedligeholdes (selvom de kan være anderledes fremover).
På samme måde kan det være en god idé også at give dit team tid og plads til at bearbejde det, der er sket, under en overgangsperiode. Nogle gange kan det føles som et dødsfald i familien at miste et afholdt medlem af projektteamet.
Lad dine teammedlemmer føle en række forskellige følelser, og gør dig tilgængelig fysisk eller virtuelt, hvis de har brug for støtte eller nogen at tale med. Vær oprigtig, og engagér dig i dit team for at yde den støtte eller omsorg, de måtte have brug for, hvis det er en vanskelig overgangsproces.
Endelig er det også en god idé at minde dit team om, at de stadig er et team. Et medlems afgang betyder ikke, at teamet ikke længere eksisterer. Prøv en aktivitet som at bede teamet identificere én styrke ved teamet eller én ting, teamet gør godt. En aktivitet som denne kan hjælpe med at rette teamets fokus mod det positive. Husk – der er ikke noget “jeg” i team!
At tage sig af forretningen: Indvirkning på projektomfanget
Og jeg vil tage mig af forretningen (hver dag)
‘At tage sig af forretningen’ af Bachman-Turner Overdrive
Tage mig af forretningen (på alle måder)
Under planlægnings- eller forberedelsesfasen af et projekt ville en projektleder og dennes team have analyseret alt det projektarbejde, der skal udføres (projektomfanget). Derfor blev tidsplaner, budgetter og ressourceplaner udviklet med udgangspunkt i projektomfanget.
Under projektets planlægningsfase kan man have antaget, at alle ressourcer (herunder personerne på projektet) ville være tilgængelige, når der var brug for dem under projektet og i hele projektets varighed. Som den klassiske canadiske sang ‘At tage sig af forretningen’ antyder, antages det, at projektteamet vil være i stand til at gennemføre projektet inden for projektets varighed og få arbejdet gjort.
Hvad sker der, hvis denne antagelse ikke længere er gyldig, efter at et teammedlem stopper? Kan projektomfanget gennemføres af de resterende teammedlemmer? Det er meget relevante spørgsmål, som kræver, at hele projektteamet gennemgår omfangsbeskrivelsen (WBS, overordnede brugerhistorier og brugerhistorier) og afgør, om det kan gennemføres af det resterende team. Dette bør gøres, før der kommunikeres med interessenter (og eventuelt fremsættes en anmodning om at ændre omfanget), såsom sponsoren.
For at hjælpe et team med analysen er der nogle muligheder for at omfordele arbejdsopgaver inden for det resterende omfang. Metoder til ressourceallokering såsom ressourceudjævning og ressourcetilpasning kan anvendes, før der anmodes om en ændring af projektomfanget.
Inden dit teammedlem forlader teamet, bør der ligeledes udarbejdes en form for overgangsplan, som beskriver de opgaver og aktiviteter, personen arbejdede på, samt hvordan en overdragelsesplan kan se ud. Som en del af denne overgangsplan bør eventuelle nødvendige færdigheder, oplysninger og viden, der kræves for at fuldføre arbejdet, også identificeres.
Hvis teamet konkluderer, at det ikke kan gennemføre det resterende omfang med de tilgængelige ressourcer, bør projektlederen på det tidspunkt inddrage projektets sponsor (og andre nødvendige interessenter) for at anmode om enten at få reduceret omfanget, forlænget tidsplanen eller øget budgettet, så der kan ansættes endnu et teammedlem til at hjælpe med at gennemføre omfanget. Husk – omfanget er en del af den tredobbelte begrænsning.
En ændring af omfanget for at imødekomme en reduceret teamkapacitet kan påvirke projektets budget og/eller tidsplan og bør overvejes nøje. Processen for, hvordan man anmoder om en ændring på grund af en overgang i teamet, bør indgå i projektets plan for forandringshåndtering.
Med lidt hjælp fra mine venner: Indvirkning på ressourcerne
‘Åh, jeg klarer mig med lidt hjælp fra mine venner’
‘Med lidt hjælp fra mine venner’ af The Beatles
Tætte teams vil blive påvirket af et teammedlems afgang. Hvis teamet havde knyttet stærke bånd, og der var blevet dannet relationer, kan teammedlemmerne have fået ‘lidt hjælp fra deres venner’ til at fuldføre arbejdet på projektet.
Når et teammedlem forlader projektet, vil det naturligvis have indflydelse på projektets ressourceplan. Som nævnt kan der være gjort antagelser om, at hele projektteamet vil være samlet under hele projektets varighed. Hvad sker der, når nogen forlader projektet?
Det er meget vigtigt at have den rette indstilling her. En projektleder bør huske, at det ikke blot er en ’ressource’, der har forladt teamet, men et menneske. Det virker koldt og ufølsomt (for ikke at nævne direkte ondt) at gå til projektets ressourceplanlægning med den indstilling, at det medlem, der er rejst, blot kan erstattes. Du kan ikke erstatte en person, men du kan udfylde den rolle, personen har forladt.
Det kan være mere positivt at se på den rolle, der nu er ledig i teamet. Hvilket arbejde, hvilke færdigheder og hvilke erfaringer mangler nu i projektteamet? Kan dette hul udfyldes af de eksisterende teammedlemmer? Hvis ikke, har projektlederen så mulighed for at bede sponsoren og andre vigtige interessenter om støtte til at håndtere dette hul (hvilket kan omfatte et budget til at ansætte et nyt teammedlem)?
At anlægge denne indstilling kan også bidrage til at skabe en kultur præget af respekt og omsorg i teamet. Hvis teamet føler, at de ikke blot er en ’ressource’, der kan erstattes når som helst, vil de føle sig mere værdsatte, respekterede og engagerede i at være en del af teamet. Husk, at det at lede et projekt med empati er en lige så vigtig færdighed for en projektleder som at kunne planlægge og eksekvere.
Jeg hørte det gennem jungletrommerne: Indvirkning på interessenter & kommunikation
Folk siger, tro på halvdelen af det, du ser, min søn
’Jeg hørte det gennem jungletrommerne’ af Marvin Gaye
og intet af det, du hører
Når et medlem forlader et projektteam, vil det uden tvivl være nyt for nogle af dine interessenter. Det kan være positivt eller negativt afhængigt af omstændighederne omkring afgangen. Med den store opsigelsesbølge i gang vil der være behov for at kommunikere ændringer og overgange i dit team til interessenterne.
Interessenter hører måske om et teammedlems afgang og begynder at tænke: “Hmm … jeg spekulerer på, om teamkulturen er dårlig. Hvorfor ville den person forlade teamet?” Hvis det ikke håndteres direkte, kan oplysninger som et teammedlems afgang føre til sladder og blive en uønsket distraktion for projektteamet.
Hvis du ikke ønsker, at misinformation skal spredes gennem jungletrommerne, er det bedst at dele nyheder om overgange i projektteamet direkte med interessenterne. Som en del af projektets interessentinddragelse og kommunikationsplan kan værktøjer som en statusrapport for projektet bruges som et medie til at opdatere interessenterne om personaleændringer.
Hvis interessenterne er bekymrede for, hvordan overgangen håndteres, og føler, at der er stor usikkerhed, kan det også være nyttigt at dele et dokument som overgangsplanen. Ligesom projektteamet bør du give interessenterne mulighed for at stille spørgsmål og dele eventuelle bekymringer. Ligesom projektteamet kan interessenterne også føle sig urolige. Det er bedst at give dem mulighed for at dele deres bekymringer, samtidig med at du minder dem om det resterende projektteams engagement.
Risikabel forretning: Indvirkning på risikostyring
Sig efter mig. Det er bedre at være på den sikre side end at fortryde
“Tag mig med” af A-ha
Ingen ønsker, at et medlem af projektteamet forlader projektet. Men i betragtning af opsigelsestendensen ville det nok ikke være en god idé at tro, at dette aldrig vil ske under dit projekt. En undersøgelse foretaget af McKinsey & Company i juli 2022 viser, at 40 % af arbejdstagerne overvejer at forlade deres nuværende job inden for 3 måneder.
40 %! Det er ikke ubetydeligt. Selv hvis dine teammedlemmer faktisk ikke forlader projektet, er det stadig en risiko, der bør planlægges for. I modsætning til 80’er-hittet “Tag mig med” er det bedre at være på den sikre side end at fortryde. Det er ikke en god idé at tage en chance ved ikke at planlægge for en risiko, der meget sandsynligt kan opstå.
Medtag denne mulighed i projektets risikostyringsplan, og udarbejd om nødvendigt en beredskabsplan, hvis risikoen bliver til virkelighed. Hvilke handlinger kan dit team foretage for at mindske risikoens indvirkning, hvis den skulle opstå? Nogle idéer omfatter:
- Planlægning af sessioner til vidensoverførsel for at sikre, at viden ikke kun ejes af én person
- God projektdokumentation i tilfælde af, at nogen stopper, og der er behov for at introducere et nyt teammedlem
- Hvis det er muligt, bør der indlægges lidt luft i projektaktiviteterne/opgaverne, hvis et teammedlem skulle stoppe, og der bliver behov for tid til at omlægge planen
Selvom du måske ikke kan undgå risikoen for, at et teammedlem stopper, bør du som altid have en plan for det for at sikre, at projektteamet er forberedt, hvis det sker.
Forandringer: Tupac havde ret
Sådan er det bare (Forandringer). Tingene bliver aldrig de samme
‘Changes’ af Tupac Shakur
Ja, forandringer og overgange vil ske. Og som Tupac antydede i sin sang “Changes”, vil tingene ikke være de samme på projektteamet. Når der sker forandringer, og der er en overgangsperiode, vil teamets dynamik blive påvirket, og det samme kan projektets omfang, ressourcer, interessentinddragelse, kommunikation og risici muligvis også blive.
Hvis dit team i øjeblikket gennemgår en overgang som en del af Den Store Opsigelse, vil de se til deres projektleder ikke kun for taktiske næste skridt, men også for støtte og ledelse. Overgange kan være vanskelige, men ved at gå til dem med en positiv indstilling og tilgang vil projektteamet bevæge sig fremad.
Hvis du eller dit projektteam gennemgår en overgang, er du meget velkommen til at dele tips eller kneb, der har virket for dig, via Twitter eller LinkedIn.
