Sådan starter du projekter bedre med dine kunder
Vi ønsker alle gode projektopstartsmøder, men gør vi det rigtige forarbejde sammen med vores kunder, så vi får et bedre projektopstartsmøde med kunden? Projekter kommer nogle gange lidt skævt fra start, fordi vi kaster os direkte ud i projektet uden at lære kunden at kende og virkelig forstå nogle af de tavse, latente og uformelle krav, som måske ikke er blevet dokumenteret, men som betyder, at vi ikke fuldt ud forstår, hvad der skal gøres for at få succes.
Projekter kan begynde at gå i opløsning allerede ved projektopstartsmødet, hvor vi stadig burde være i bryllupsrejsefasen! Men der er en enkel måde at øge sandsynligheden for, at dit projektopstartsmøde går godt, få bedre kundemøder og starte dit projekt på en positiv kurs. Det er så enkelt som at spise frokost. Hold et møde med kunden før projektopstartsmødet, snup noget mad, få en uformel snak, og få styr på de besværlige og irriterende detaljer, der har tendens til at afspore tingene, på forhånd. Her er en guide til, hvordan du starter projekter bedre sammen med kunder med et projektforberedende møde med kunden over frokost.
Spis frokost, og afhold et forberedende ‘projektopstartsmøde’ med kunden
Efter et internt opstartsmøde, men før projektopstartsmødet med kunden, skal du afsætte tid til at følge op med kunden for at sikre, at det ‘rigtige’ opstartsmøde med deres interessenter og team bliver så udbytterigt og effektivt som muligt. I et ideelt scenarie holder du dette møde fysisk over en kop kaffe eller en frokost, men hvis det er nødvendigt, kan opfølgningen også foregå via Skype eller telefon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Formålet med at tage kontakt til og mødes med kunden før det ‘rigtige’ opstartsmøde er at afstemme forventninger uden for rammerne af det potentielt langt mere politiske ‘rigtige’ opstartsmøde. Det er en mulighed for at skabe en god relation til kunden, formidle vigtige oplysninger om projektet og teamet og indhente så mange relevante oplysninger som muligt før opstartsmødet, så dagsordenen for opstartsmødet kan finjusteres. Samtalen bør fokusere på, hvordan I skal arbejde sammen, og i videst muligt omfang fastlægge og afstemme forventninger.
Eksempel på dagsorden for et projektforberedende opstartsmøde med kunden
Se vores video for en hurtig gennemgang af dagsordenen:
Selvom hvert projekt kræver, at dagsordenen tilpasses, er det en god idé at sikre, at du kommer omkring nogle af disse grundlæggende punkter. Her er et omtrentligt forslag til tidsfordeling, så du kan få det hele til at passe ind i et møde på 60 minutter:
- Introduktioner – lidt varm og uformel snak (5 min.)
- Gennemgang af projektteamene – hvem er ansvarlig for hvad? (3 min.)
- Godkendelsesproces – processen og personerne, der godkender leverancer? (3 min.)
- Gennemgang af SoW – hvad gør vi, hvornår og hvordan, og hvad producerer vi? (20 min.)
- Drøftelse af risici, problemer og ændringsstyring – hvilken holdning og tilgang har kunden til håndtering af risici og ændringer? (3 min.)
- Rapportering – hvordan følger vi projektets fremdrift og kommunikerer om den, og til hvem? (3 min.)
- Samarbejde – hvilke værktøjer skal vi bruge til at arbejde sammen? (3 min.)
- Materialer – hvad har vi brug for for at komme i gang? (5 min.)
- Dagsorden for opstartsmødet – hvad skal vi drøfte ved projektopstartsmødet med kunden? (5 min.)
- Eventuelt – er der andet, vi skal drøfte? (5 min.)
1. Introduktioner – lidt varm og uformel snak (5 min.)
Så længe kunden ikke har taget hele projektteamet med, er dette en mulighed for at få en mere personlig snak, så du kan lede projektet bedre med færre ubehagelige overraskelser. Målet her er at lære kunden at kende uden for projektets rammer og begynde at opbygge en relation og en grad af tillid, der udvikler sig over tid og hjælper jer gennem projektets op- og nedture.
2. Gennemgang af projektteamene – hvem er ansvarlig for hvad? (3 min.)
Ved det ‘rigtige’ opstartsmøde bliver der mulighed for at gennemgå roller og ansvar med hele projektteamet, så formålet med at drøfte projektteamet er at forsøge at opnå og dele indsigt i teamdynamikken.
Du forsøger at få et indblik bag kulisserne i, hvem der bliver involveret i projektet, og i hvilket omfang. Du vil gerne vide, hvordan du bedst kommer i kontakt med dem, så de kan hjælpe projektet fremad. Det er virkelig nyttigt at forstå, hvem der kan være projektets allierede eller støtter, og hvem der med størst sandsynlighed vil skabe problemer.
Det er også en mulighed for at præsentere de ressourcer, du har booket til projektet, så kunden får tillid til det team, der kommer til at deltage i kundens opstartsmøde. Ved at give dem et lille indblik bag kulisserne i dit team vil kunden forhåbentlig gengælde det og give et indblik i personlighederne hos dem, der kan påvirke projektet, på godt og ondt.
3. Godkendelsesproces – processen og personerne, der godkender leverancerne? (3 min.)
Efter at have gennemgået, hvem der er hvem, i projektteamene og identificeret teamet er det nemt at gå videre til styring, og hvem der skal godkende hvad under projektet. Det er vigtigt at afklare ud fra SoW, hvad der er forudsat med hensyn til godkendelse, både hvad angår tidsplan og antal revisionsrunder
Du forsøger at få en forståelse fra kunden af, hvorvidt den proces, du har forudsat i din SoW, kommer til at fungere. Er tidsplanen lang nok? Er der taget højde for tilstrækkeligt mange revisionsrunder i SoW? Er nogle af teammedlemmerne svære at planlægge møder eller godkendelser med? Holder de ferie under projektet?
4. Gennemgang af SoW – hvad skal vi gøre, hvornår, hvordan, og hvad skal vi producere?
Af alle punkterne på dagsordenen er dette sandsynligvis det vigtigste for at afstemme forventningerne, så det er værd at bruge en betydelig del af tiden på det. Du skal gå ind til det ’rigtige’ opstartsmøde efter at have drøftet dette i detaljer, så I er enige om forventningerne.
Det er en mulighed for at gennemgå dit udkast til SoW med kunden i detaljer, og ja, det betyder, at du skal beskrive, hvordan projektet skal gennemføres, hvilke aktiviteter der kan afsluttes, og i hvilket omfang (inden for det foreslåede budget og den foreslåede tidsplan), samt hvad leverancerne skal være. Det er vigtigt, at du fremhæver revisionsrunder, afhængigheder og forudsætninger, så I er enige om, hvad projektet i sidste ende skal levere.
Hvis du venter med at drøfte SoW til det ’rigtige’ opstartsmøde med kunden, kan det blive ubehageligt – dynamikken i et stort kundeteam, der kaster rundt med holdninger til, hvad der bør være inden for og uden for projektets omfang, er aldrig køn. Drøftelser om projektets omfang bør forbeholdes små møder med kunden, hvor I kan have en samtale uden at gøre det til en debat, hvor alle skal høres.
5. Drøft RAID (Risici, Antagelser, Problemer, Afhængigheder) og forandringsledelse – hvad er kundens holdning til og tilgang til håndtering af risici og forandringer? (3 min.)
Som en del af den afsluttende drøftelse af SoW er det værd at tale med kunden om deres foretrukne måde at håndtere risici og problemer på samt deres appetit på forandringer. Hvis du kan, bør du inden mødet udarbejde en risiko- eller RAID-log og gennemgå den som en del af drøftelsen. Du vil fra starten gerne skabe en forventning om, at du ønsker at være åben om at identificere og håndtere risici og problemer i fællesskab.
Du vil have gavn af at få en forståelse fra kunden af, hvor stort et budgetmæssigt råderum der er. En nyttig måde at formulere det på kan være at spørge kunden, om der er et ekstra budget til at ændre projektets retning, hvis der opstår nye muligheder – f.eks. yderligere runder med designudvikling, udvikling af funktioner eller brugertest. I skal have en fælles forståelse af, om de håber på at
Husk også at tale om brugen af reserven og at blive enige om, hvad reserven er til, og hvordan den kan bruges; er det et budget til risici og problemer, eller skal den imødekomme små ændringer, efterhånden som projektet skrider frem? Anbefal en tilgang til, hvordan du mener, den bør bruges, så der er klarhed over, hvad du vil gøre, når der dukker noget op i projektet, som du ikke havde planlagt.
6. Rapportering – hvordan følger og kommunikerer vi projektets fremskridt, og til hvem? (3 min.)
Opfølgning på projektets fremskridt kræver en statusrapport, der viser, hvordan projektet udvikler sig med hensyn til budget, tidsplan, opgaver og milepæle. Ligesom du skal forberede dig på at demonstrere, hvordan du planlægger at håndtere risici, er det også nyttigt at udarbejde en statusrapport, som du kan dele med kunden, så du kan sikre, at formatet og detaljegraden fungerer for dem.
Det kan være vigtigt at få formatet og detaljerne i statusrapporten rigtigt, fordi den normalt er knyttet til faktureringen. Du skal sikre, at kunden får det rette niveau af løbende detaljer, så de ikke tilbageholder betalingen af fakturaer. For at hjælpe med det skal du angive budgettet i din statusrapport sammen med det kommende fakturabeløb og tidspunktet for faktureringen.
Bliv enige om distributionslisten for statusrapporten, så alle, der har brug for at være orienteret, holdes opdateret om, hvad der sker i dit projekt. Det er altid bedre at distribuere rapporten til en bredere målgruppe end strengt nødvendigt, så ingen i tilfælde af, at noget ikke går efter planen, kan vende tilbage og hævde, at de ikke var informeret. Software til kunderapportering kan også hjælpe dig med til en vis grad at automatisere dette og fjerne behovet for at træffe denne beslutning for hver statusrapport, du opretter.
7. Samarbejde – hvilke værktøjer skal vi bruge til at arbejde sammen? (3 min.)
De fleste projektledere og teams har defineret deres standardværktøjer til samarbejde. Men uanset om det er Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidligere Kanbanize), skal du lægge en plan sammen med dit team for, hvordan I vil arbejde sammen, så du kan dele en plan med kunden for, hvad I vil bruge, og hvordan I vil bruge det. Tjek derefter med kunden for at sikre, at de er tilfredse med de valgte værktøjer og kan bruge platformen til at dele filer, oplysninger og statusopdateringer samt føre projektsamtaler.
Læs mere: Har du brug for hjælp til at administrere din voksende kundeliste? Se vores liste over den bedste software til kundedatabaser.
8. Materialer – hvad har vi brug for for at komme i gang? (5 min.)
Der er altid »ting«, der skal være på plads, før projekter kan komme ordentligt i gang. Lav en liste over alle de ting, du skal huske at bede kunden om, så du kan komme i gang, og prioritér dem, så de kan arbejde sig gennem de mest kritiske punkter først.
- Logins – CMS, analyse, sociale medier, billedbiblioteker
- Brand – logoer, skrifttyper, designmanualer, skabeloner
- Arkiv – webstedsfiler, databaser
- VPN – for at få adgang til kundens intranet
- Fakturering – hvem skal de gå til? Hvem godkender dem?
9. Dagsorden for opstartsmødet – hvad skal vi drøfte på kundens opstartsmøde? (5 min.)
Dette er en mulighed for at gennemgå dagsordenen for det »rigtige« opstartsmøde. Hvor formødet med kunden er en mulighed for at afstemme forventningerne, bør det »rigtige« opstartsmøde bruges til at skabe en forståelse af den bredere projektkontekst og de faktorer, der vil påvirke projektets succes.
Se vejledningen til kundens opstartsmøde, men på et overordnet niveau bør du have følgende på din dagsorden for opstartsmødet.
- Introduktioner – hvem arbejder på projektet, og hvad er deres rolle? (15 min.)
- Projektets baggrund – hvordan passer denne brief ind i den bredere strategi og andre projekter? (10 min.)
- Projektbriefing – hvilket forretningsproblem og kundebehov skal løses? (30 min.)
- Succes – hvordan ved vi, om vi har haft succes, og hvad er mislykkedes tidligere? (10 min.)
- Projektstyring – gennemgå tidsplan, leverancer, roller, rapportering, estimat og ændringsstyring (10 min.)
- Eventuelt – hvad har vi ikke drøftet, som vi burde? (10 min.)
- Næste skridt – hvad er de næste skridt for at holde projektet i gang? (5 min.)
10. Eventuelt – er der andet, vi skal drøfte? (5 min.)
Afslut samtalen med nogle klart definerede næste skridt og en mulighed for, at kunden kan bringe alt det op, som de gerne vil have dækket. Ofte vil det blot at spørge: »Er der andet, vi bør vide?« få kunderne til at dele ting, de ikke tidligere har nævnt, men som det er værd at kende til.
Og til sidst skal du sørge for at afslutte på en positiv måde. Gå tilbage til den uformelle snak, du begyndte med – det er en mulighed for at opbygge en god relation og lære dem bedre at kende; find ud af, hvad de laver i fritiden, hvad de skal i weekenden, hvad de ser på Netflix, eller hvilken sport de interesserer sig for. Læg grunden til at lære dem at kende som individer, så du har noget at tale med dem om, næste gang I er i kontakt.
Hvad er det næste?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
