5 strategier til at håndtere flere projekter på én gang
Det kan være udfordrende at styre flere projekter på samme tid. Måske er du blevet bedt om at påtage dig flere interne projekter, jonglerer med en håndfuld eksterne projekter eller forventes endda at balancere opgaver både inden for og uden for din organisation.
Uanset omstændighederne kan det være let at blive overvældet af de mange forespørgsler, de forskellige rapporteringsforventninger og de modstridende prioriteter. Hvordan kan du holde dit team og dig selv på rette spor?
Jeg har styret internationale projekter i mere end 15 år – her er det, du skal fokusere på.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sæt dine grænser
Når det handler om at påtage sig flere projekter på én gang, skal du være realistisk omkring dine evner og din kapacitet. Du har brug for erfaring for at få den troværdighed og selvtillid, du skal bruge for at lede. Hvis du er ny inden for projektledelse, er det sandsynligvis et bedre valg at begynde med et eller to projekter for at skærpe dine færdigheder – både for dig og din organisation. Det var sådan, jeg kom i gang, og ved at tage det i et passende tempo kunne jeg lære, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør.
Det korte af det lange er, at du kender dine begrænsninger og grænser bedre end nogen anden. Hvis din organisation forventer, at du påtager dig en urimelig arbejdsbyrde – en arbejdsbyrde, der faktisk vil føre til dårlige projektresultater – er det vigtigt at sige fra og sige nej på arbejdet. Du skal sætte realistiske forventninger til dig selv og dit team for at få succes på alle fronter.
2. Forstå dit teams begrænsninger
Styring af flere projekter handler alt sammen om teamwork. Medlemmerne af dit team har også grænser og begrænsninger. Hvad er deres arbejdskapacitet? Hvilke prioriteter kan kræve deres opmærksomhed?
Når du planlægger ressourcer til flere projekter, er det vigtigt, at du ved, hvor meget dine teammedlemmer har mulighed for at påtage sig, hvad der allerede står på deres to-do-lister, og hvilke personlige begrænsninger de har (herunder personlige ferier, nationale helligdage, fridage osv.). Det sidste, du ønsker, er, at hele teamet bliver udbrændt.
Det er her, den rette projektstyringssoftware, der kan hjælpe dig med ressourcestyring, kan være utrolig nyttig. Dit værktøj kan give dig et tydeligt overblik over, hvem på dit team der arbejder med hvad, status for disse opgaver, og hvem der måske er overbelastet med opgaver. Det kan hjælpe dig med bedre at forstå, hvilke ressourcer der bliver brugt, så du kan træffe mere velinformerede beslutninger om prioritering og delegering af opgaver.
Det er også vigtigt, at du kender dit teams færdigheder – hvad de er gode til, gerne vil udvikle og har brug for at forbedre. Det vil hjælpe dig med at forebygge flaskehalse og gnidninger med dine interessenter og er en af de vigtigste anvendelser af projektstyringsløsninger.
Hvis der for eksempel kun er én dataforsker, der arbejder på et projekt om kunstig intelligens, kommer det ikke til at fungere. Som projektleder er du sandsynligvis ikke den, der kan træffe beslutning om eller investere et budget i faglig udvikling, men du er den, der kan identificere de nødvendige færdigheder til din projektportefølje og tale dit teams sag.
3. Kommuniker med dine interessenter
Når du styrer projekter i stor skala, vil du modtage mange forespørgsler samtidigt fra projektets interessenter. Selvfølgelig vil alle forespørgsler være “presserende.”
For at sortere støjen fra og forstå, hvilke forespørgsler der faktisk har højest prioritet, skal du have indsigt i det større billede. Hvad er de reelle begrænsninger for hvert projekt? Hvad er de forventede projekttidsplaner og leverancer? Hvis du for eksempel forstår, at du arbejder på et lovgivningsprojekt, ved du, hvor vigtigt det er at levere til tiden og følge projektplanen.
Nøglen her er interessenthåndtering. Du skal opbygge tætte relationer til hver af interessenterne på dine forskellige projekter. Hav regelmæssige samtaler med dem for bedre at forstå deres begrænsninger, behov og forventninger. Vær åben over for dem om dit teams udfordringer og de løsninger, du har anvendt. Hold dem på samme måde opdateret om dine resultater og fremskridt med projektmålene. Her kan brugen af førsteklasses apps til projektstyring hjælpe dig med at organisere og distribuere information effektivt.
Disse regelmæssige drøftelser hjælper dig med at udvikle en realistisk køreplan og kende din margen for forsinkelser. Hvis du har et godt forhold til dine interessenter, vil du også føle dig mere tryg ved at sige “nej” til forespørgsler. Det bliver enklere at håndtere flere forespørgsler effektivt med et kontrolpanel til projektstyring, der samler fremskridt og frister ét sted.
Hvis du kan, så se efter værktøjer til interessentkommunikation blandt funktionerne i de projektstyringsplatforme, du vælger at bruge.
4. Administrér din tid effektivt
Når du styrer flere projekter, skal du være en mester i tidsstyring.
Som projektleder kommer det til at føles, som om det meste af din tid går med møder. Mellem møder med dine teammedlemmer for at drøfte resultater og forhindringer og møder med projektets interessenter, som har brug for oplysninger om projektets fremskridt, kan det hurtigt blive til meget.
Når du styrer flere projekter, kan robust projektopfølgning hjælpe dig med at holde styr på fremskridtene på tværs af alle initiativer.
For at hjælpe dig med at håndtere kaosset får du her et indblik i, hvordan jeg griber min kalender an. Hver morgen begynder jeg med at tjekke de udestående handlingspunkter under hvert projekt for at se, om noget er gået i stå. Jeg gennemgår det, der stadig mangler, vurderer hvordan opgaver kan opdeles i håndterbare dele og identificerer, hvem jeg skal kontakte eller tale med for at sikre, at projektet fortsætter fremad. Jeg forsøger også at placere alle mine telefonmøder om formiddagen. Før jeg arrangerer et møde, spørger jeg mig selv, hvor vigtigt det er at have drøftelsen ansigt til ansigt. Jeg forsøger også at begrænse varigheden — jeg planlægger et møde på 50 minutter i stedet for en hel time. Om eftermiddagen blokerer jeg tidsrum i min kalender til fokuseret arbejde. For hvert projekt opretter jeg også kalenderpåmindelser om vigtige milepæle og forfaldsdatoer.
At styre flere projekter kræver vigtige færdigheder inden for projektstyring for at sikre, at frister overholdes uden at overbelaste teamet.
5. Udnyt skabeloner og automatisering
Når du styrer flere projekter, er skabeloner dine bedste venner. Det er vigtigt at standardisere så meget som muligt. Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du oprette skabeloner til projektopstart, levering, ja/nej-beslutninger osv.
Du behøver heller ikke nødvendigvis at starte helt fra bunden. Der findes masser af tilgængelige skabeloner online eller via din projektstyringssoftware. Det kan tage noget tid at oprette dem eller tilpasse dem til dine behov, men du sparer masser af tid fremover.
Skabeloner og automatiseringer bør være nogle af de vigtigste funktioner i en projektstyringsplatform, du ser efter i ethvert nyt værktøj.
Tilmeld dig for at få flere indsigter om projektstyring
Historien om projektstyringssoftware viser, hvordan værktøjer har udviklet sig for at imødekomme moderne virksomheders voksende behov, herunder at håndtere flere projekter på én gang.
Leder du efter flere tips til at styre dine projekter? Se vores liste over produktivitetshacks til projektstyring, eller bliv medlem af vores fællesskab for at få adgang til mere end 100 skabeloner, prøver og eksempler samt komme i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
