Hvad er en ressourcekalender i projektledelse?
Oprettelse af en ressourcekalender i projektledelse sikrer, at teammedlemmerne er tilgængelige og har kapacitet til at arbejde på de projektopgaver, som du forventer, at de skal arbejde på.
Uden dette vigtige trin i projektplanlægningsfasen ender du kun med stor forvirring, gensidig skyldplacering, skuffelse og bebrejdelser.
Hvad er en ressourcekalender?
En ressourcekalender er et værktøj, der viser teammedlemmernes tilgængelighed. Den bruges til at afgøre, om din ressourcestyringsplan er realistisk, og til at følge kapacitet og udnyttelse (hvor meget tid de har, og hvilke andre arbejdsprioriteter de har). Den tager også højde for helligdage, ikke-arbejdsdage eller dage, hvor projektteammedlemmerne ikke er tilgængelige (ferie, planlagt fri osv.).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du bør oprette din kalender i starten af et projekt (sammen med din projektplan) og opdatere den regelmæssigt. Det er bedst at opbygge den direkte i din ressourcestyringssoftware eller det værktøj, du bruger til at styre dine projekter. Den oprettes normalt af projektlederen, men en ressourceleder kan også oprette den.
Formålet med en ressourcekalender
Formålet med en ressourcekalender er at fastslå den generelle tilgængelighed af dine menneskelige ressourcer, og om de rigtige ressourcer er tilgængelige. Det er ikke ualmindeligt, at ressourcekalenderen viser, at et projekt ikke er muligt på grund af ressourcebegrænsninger, hvilket betyder, at der kan være behov for at ændre projektplanen, omfanget, ressourceallokeringen eller omkostningerne.
Sådan opbygger du en ressourcekalender
Her er trinnene til at oprette en ressourcekalender.
1. Start med en ny kalender
Begynd med at oprette en ny kalender i dit ressourcestyringsværktøj eller ved at bruge en kalenderskabelon. En af de vigtigste fordele ved værktøjer til ressourceplanlægning er, at de er specifikt udviklet til at hjælpe dig med at strømline processen for ressourceplanlægning. Gem kalenderen et let tilgængeligt sted, så den er synlig for alle teammedlemmer.
Med de tilladelsesfunktioner, som de fleste ressourcestyringsprogrammer tilbyder, kan du kontrollere adgangen og give teammedlemmer mulighed for at se, redigere og tilføje deres egne poster. Denne samarbejdsfunktion fremmer ikke kun gennemsigtighed, men forbedrer også koordineringen og produktiviteten i teamet.
-
Float.com
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4 -
Saviom
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Retain
Visit Website
2. Tilføj teammedlemmer og ressourcer
Det næste trin er at indtaste teamoplysninger i dit ressourcestyringsværktøj. Angiv hvert teammedlems arbejdsdage og den procentdel af deres arbejdstid, der kan allokeres til projektet.
Et teammedlem, der for eksempel arbejder mandag til fredag, har måske omkring 3 timers driftsorienteret arbejde om dagen, så den tid, vedkommende har til rådighed til projektet på ugentlig basis, kan være 20 arbejdstimer.
Ved at følge bedste praksis for projektressourcestyring kan du nemt følge og justere disse allokeringer, så du sikrer, at hvert teammedlems arbejdsbyrde er afbalanceret, og at projektets tidsplan forbliver realistisk.
3. Identificer tidspunkter, hvor teamet ikke er tilgængeligt
Markér også tidspunkter i din kalender, hvor teammedlemmerne ikke er tilgængelige, herunder virksomhedsferiedage, helligdage, planlagt ferie, sabbatperioder, orlov og anden tid væk fra arbejdet.
Ved at markere denne tid som ikke-tilgængelig i dit værktøj sikrer du et mere omfattende overblik over ressourcernes tilgængelighed. Det hjælper dig med at undgå planlægningskonflikter og sikre, at din projektplanlægning er så realistisk som muligt.
Du kan også give dine teammedlemmer mulighed for nemt at opdatere og justere deres ikke-arbejdstider i dit ressourcestyringsværktøj for at sikre, at din kalender forbliver opdateret gennem hele projektet.
4. Udgiv ressourcekalenderen
Når kalenderen er udfyldt, skal du sørge for at dele den med teamet og interessenterne. Når du opretter kalenderen i et ressourcestyringsværktøj, er det nemt at dele den, og alle kan holde sig opdateret i realtid.
En bred synlighed af kalenderen hjælper projektteammedlemmer og interessenter med at vide, hvad der foregår, og forstå, hvilke tilgængelighedsudfordringer teamet kan stå over for.
F.eks. nærmer vinterferien sig? Hvad betyder det for projektkapaciteten? Husk, at det er afgørende at tage højde for og respektere dit teams behov for fri – hvile er afgørende for at bevare moralen.
5. Gennemgå ressourcekalenderen regelmæssigt
Når du har delt din ressourcekalender, er arbejdet ikke færdigt. Du bør regelmæssigt gennemgå kalenderen med dit team og interessenterne. Det er endnu en grund til, at det er smart at oprette din kalender i et ressourcestyringsværktøj.
Det gør det nemt for dine teammedlemmer løbende at indtaste og opdatere deres fravær. Regelmæssige gennemgange af kalenderen hjælper med at bevare dens nøjagtighed og forhindrer, at den bliver forældet og vanskelig at administrere.
Du kan også bruge dit softwares notifikationsfunktioner til at bede om rettidige opdateringer og holde alle afstemt.
Hvad skal en ressourcekalender indeholde?
Du skal medtage følgende oplysninger om alle teammedlemmer eller projektressourcer, der er nødvendige for at nå projektets mål:
- Navne
- Stillingsbetegnelser
- Startdatoer
- Slutdatoer (hvis relevant)
- Typiske arbejdsdage
- De specifikke dage, hvor hvert teammedlem er tilgængeligt for at arbejde på projektet
- Planlagt fravær, sabbatår, orlov osv.
- Konkurrerende arbejdsprioriteter
Her er et eksempel på, hvordan det ser ud:
Ressourcekalender kontra projektkalender
Mens en ressourcekalender er en plan over, hvornår teammedlemmer er tilgængelige til at arbejde på opgaver, og bruges til at følge ressourcernes tilgængelighed, er en projektkalender en plan over planlagte opgaver og milepæle, der bruges til at følge projektets fremdrift.
Teammedlemmer bruger ressourcekalenderen til at angive, hvornår de er tilgængelige til at arbejde på projektet, mens projektkalendere angiver, hvilke opgaver og leverancer der er tildelt hvem, og hvornår arbejdet skal være færdigt.
Sammen giver projektkalendere og ressourcekalendere projektledere eller teamledere indsigt i teammedlemmernes tilgængelighed samt projektets milepæle og tidslinjer, så de på forhånd kan identificere potentielle flaskehalse, som ellers måske ville gå ubemærket hen.
| Ressourcekalender | Projektkalender |
|---|---|
| Oprettet af: Projektlederen eller ressourcelederen | Oprettet af: Projektlederen |
| Primære oplysninger: Tilgængelig tid, fravær, helligdage og orlov | Primære oplysninger: Projektets tidslinjer og milepæle i henhold til projektplanen |
| Bruges til: At følge teammedlemmernes tilgængelighed til at arbejde på opgaver | Bruges til: At følge fremdriften for projektets opgaver og milepæle |
Her er et eksempel på, hvordan hver af disse kalendere kan se ud.
Fordele ved at bruge en ressourcekalender i projektledelse
Her er nogle få vigtige fordele, du bør overveje, hvis du stadig beslutter, om du virkelig har brug for en ressourcekalender.
- Du sikrer, at projektarbejdet er ligeligt fordelt i teamet
- Du kommer hverken til at over- eller underudnytte dine teammedlemmer, og du undgår at køre dem trætte, så produktiviteten forbliver høj
- Du kan hurtigt vurdere, hvilke teammedlemmer der er tilgængelige, og hvor længe, før du tildeler dem opgaver
- Du ved på forhånd, hvornår teammedlemmer holder fri, så du kan forudsige gennemførligheden af projektet og tilgængeligheden af ressourcer til nye projekter eller mere komplekse projekter senere hen
- Du kan se denne tilgængelighed visuelt og med et enkelt blik (i stedet for at kæmpe med at gennemgå en liste over datoer i et regneark)
Kom godt i gang
Softwareværktøjer er meget nemmere at bruge end Google-kalendere og regneark, når det gælder oprettelse af en ressourcekalender. Se vores lister over software til ressourcescheduling for at finde den rigtige løsning til dit teams og projekts behov.
