Hvad er et RACI-skema? Sådan gør du, skabelon og eksempler

RACI-diagrammer er nyttige til visualisering af ressourceplanlægning, og du kan bruge dit RACI-diagram gennem hele projektet til at holde styr på, hvilke teammedlemmer der er ansvarlige, har det overordnede ansvar, skal konsulteres og holdes orienteret om opgaver og leverancer. Gem det i din projektstyringssoftware, så det er nemt at få adgang til.

Hvad står akronymet RACI for?

RACI står for R = ansvarlig, A = har det overordnede ansvar, C = konsulteres, I = holdes orienteret. Lad os se lidt nærmere på, hvad hvert af disse begreber betyder.

Ansvarlig: Udfører opgaven 

Denne person udfører opgaven eller leverancen. Personen er ansvarlig for at få arbejdet gjort eller er den, der træffer beslutningen.

Prøv kun at have én person, der er ansvarlig for en bestemt opgave eller leverance i din matrix til ansvarsfordeling. Nogle gange har den ansvarlige part brug for støtte fra en anden person for at fuldføre opgaven, eller vedkommende kan have brug for nogen at uddelegere til. I så fald kan du markere mere end én person som ansvarlig. 

PROFESSIONELT TIP

Hvis du har mange supportmedarbejdere involveret i forskellige opgaver, kan du overveje at bruge en tilpasset version af RACI-diagrammet kaldet RASCI-diagrammet, hvor S angiver, hvem der støtter opgaven eller projektet. Samarbejdsværktøjer er også nyttige i denne situation og kan holde alle på samme side og arbejde hen imod et fælles mål.

Har det overordnede ansvar: Har ejerskab over opgaven

Denne rolle har ansvaret for, at opgaven eller leverancen bliver fuldført. Personen udfører sandsynligvis ikke selv arbejdet, men er ansvarlig for at sikre, at det bliver færdiggjort. Ideelt set bør der være én person med det overordnede ansvar i stedet for en gruppe for at undgå forvirring om, hvem der faktisk har ejerskab over opgaven. 

Et godt eksempel på rollen med det overordnede ansvar er lederen af det team, der er tildelt arbejdet. Hvis teamet ikke fuldfører de tildelte opgaver, er lederen ansvarlig. 

Konsulteres: Bidrager med information og viden

Denne person, rolle eller gruppe bidrager med nyttig information til at fuldføre opgaven eller leverancen. Der er tovejskommunikation mellem den ansvarlige rolle og dem, der konsulteres, og denne person er ofte fagekspert.

Holdes orienteret: Holdes informeret

Disse personer eller grupper holdes opdateret om projektets fremdrift og milepæle eller problemer, som teamet støder på undervejs. Den informerede part bliver ikke bedt om at give feedback eller gennemgå specifikke elementer, men informeres efter behov. Der er typisk tale om envejs-kommunikation til disse roller eller grupper.

Se mere om RACI-diagrammer her!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

Hvornår skal man bruge et RACI-diagram?

Er et RACI-diagram nyttigt i alle projekter? Det korte svar er nej. Hvis man tilfører for meget kompleksitet og for mange processer til nogle små og hurtigt bevægende projekter, kan det faktisk sænke tempoet og skabe blokeringer. 

Her er nogle scenarier, hvor RACI-diagrammer er nyttige:

• Større projekter med flere interessenter: Uden en RACI på større, mere komplekse projekter risikerer du situationer, hvor folk spørger, hvorfor de ikke blev involveret, eller hvor du opdager, at der er behov for endnu et godkendelseslag. På mindre projekter er opgavefordelingen tydeligere, og en RACI forsinker projektet.
• Projekter med usikkerhed om ansvarsområder: Når du ikke er sikker på ansvarsområderne, skal du oprette en RACI og kvalificeret gætte på opgavefordelingen. Få godkendelse fra dine interessenter, eller brug den som udgangspunkt for en diskussion.
• Vandfaldsprojekter: Agile metoder som Scrum er tydelige med hensyn til ansvar og ansvarlighed: Projektteamet har ansvaret, og produktejeren er ansvarlig. Vandfaldsprojekter har ofte flere interessenter og større kompleksitet, hvilket gør et RACI-diagram mere nyttigt.

Eksempel på et RACI-diagram: Case fra virkeligheden

Her er et eksempel på et RACI-diagram, jeg oprettede til et projekt, der omfattede oprettelsen af et loyalitetsprogram for et modemærke.

Som du kan se, er der en hel del opgaver og leverancer samt interessenter. Da jeg oprettede denne RACI, stødte jeg på nogle få konflikter:

• Der var mange interessenter hos kunden og internt. Jeg begrænsede primært diagrammet til interessenter hos kunden, mens bureauet havde én rolle, da vi havde et lille team på vores side. RACI'en var primært til gavn for håndteringen af de eksterne interessenter.
• For de øverste interessenter grupperede jeg dem i stedet for at navngive dem individuelt. Vi identificerede kernegruppen af øverste interessenter og derefter den bredere gruppe, så de ikke alle blev slået sammen, men jeg beholdt dem stadig i grupper for at gøre tingene enklere.
• Jeg placerede ansvaret hos andre end kundens produktejer for at undgå at skabe et enkelt fejlpunkt og en silo. Jeg drøftede dette med dem for at sikre, at de var enige i fremgangsmåden, men der var stadig en tendens til, at produktejeren var ansvarlig for en hel del opgaver.

Før vi ser på nogle fordele og ulemper, kommer her en kort afstikker:

Play Video

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordele og ulemper ved RACI-diagrammer

Her er nogle af fordelene og ulemperne ved at bruge et RACI-diagram i dit projekt.

Fordele ved RACI-diagrammer

RACI-diagrammer kan hjælpe med følgende:

1. Tydeligere forventninger

RACI-diagrammer fastlægger forventningerne til, hvem der leder eller har ansvaret for arbejdet. Det kan hjælpe med at fjerne forvirring ved at tydeliggøre, hvem der er ansvarlig, og det er nyttigt til at afstemme forventningerne med øverste interessenter, som informeres om, hvilken type oplysninger de vil modtage.

2. Strømlinet kommunikation

Du kan vende tilbage til RACI-rammen gennem hele projektets livscyklus, hvilket hjælper med at undgå at involvere hver eneste person i hver eneste beslutning. RACI'en fortæller dig, hvornår de rigtige personer skal involveres i den rigtige projektfase, hvilket fremskynder godkendelser og beslutningstagning.

3. Mindre overbelastning af personer

Ved du, hvad der sker, når du får meninger fra alle, og det bliver et mareridt at forsøge at indarbejde det hele? Det er her, en RACI er nyttig. Ved at skelne mellem dem, der høres, og dem, der informeres, kan du adskille dem, der bidrager med feedback, fra dem, der kun holdes opdateret om opgavernes fremskridt.

4. Mindre arbejdsbelastning og færre siloer

Et RACI-diagram er et nyttigt værktøj, der hjælper projektledere med at uddelegere og undgå at påtage sig et stort ansvar eller dække flere roller, hvilket dermed reducerer udbrændthed. Det mindsker også risikoen for et enkelt fejlpunkt, hvor al viden og alt ansvar for en bestemt opgave ligger hos én person, hvilket skaber siloer.

Almindelige faldgruber ved RACI, og hvordan du undgår dem

Der er mange faldgruber, man skal være opmærksom på, når man opretter en ansvarsfordelingsmatrix, og de er tidskrævende og bliver ofte ignoreret efter godkendelsen. Her er nogle ting, du skal være opmærksom på, samt måder at afhjælpe dem på:

1. Projektlederen som den altomfattende rolle

Ofte kan udgangspunktet være at tænke, at projektlederen (eller produktejeren) er den person eller rolle, der er ansvarlig for alt. Eftersom vedkommende leverer projektet, leverer vedkommende i sidste ende alt, hvad det indeholder. 

Tænk over, hvor de personer, der udfører arbejdet, bør være ansvarlige (f.eks. designere, udviklere og afdelingschefer), og tildel arbejdet derefter. 

2. Forveksling af udførende og ansvarlig

Begreberne udførende og ansvarlig ligger hinanden meget nær definitionsmæssigt, hvilket kan føre til forvirring. Her er den vigtigste forskel:

• Du er udførende for en opgave, hvis det er dit job at gennemføre opgaven. Det er dit ansvar at få den udført. 
• Du er ansvarlig for en opgave, hvis det er dit job at sikre, at opgaven bliver gennemført. Du udfører den måske ikke selv, men du er ansvarlig for, at den bliver udført. 

Her er et eksempel

Du bor på et dejligt hotel på en forretningsrejse. Rengøringschefen er ansvarlig for at sikre, at dit værelse er rent og gjort klar til din ankomst, men vedkommende gør sandsynligvis ikke selv værelset rent. Et medlem af personalet er sandsynligvis udførende og står for selve rengøringen.

3. Spændingen mellem konsulteret og informeret

At blive konsulteret har positive konnotationer, og personer, der får tildelt denne rolle, vil føle sig mere inkluderet og have tillid til, at deres feedback bliver indarbejdet. Det kan skabe spændinger for personer, der bliver informeret, da de kan føle, at de ikke er med i loopet.

Overvej, om de personer, du planlægger at informere, faktisk har brug for at blive konsulteret. Hvis det ikke er tilfældet, skal du sikre dig, at de ved, at rollen som informeret typisk indebærer en envejsdeling af information; de bør ikke give feedback.

Sådan opretter du et RACI-diagram i 6 trin

I grafikken nedenfor har jeg opsummeret de seks trin til at oprette et RACI-diagram:

Den skønne Meghan McInerny holdt et oplæg på Digital PM Summit 2017 og kom med det geniale forslag, at Ringenes Herre faktisk er et vellykket projekt, og at eventyrernes fællesskab er et team.

Så for at gøre det lidt lettere at forstå, lad os bruge det projekt som eksempel. Hvad er projektet? At få ringen til Mordor og Dommedagsbjerget.

Trin 1: Identificer projektrollerne

Opret en tabel, hvor navnene på alle, der er involveret i projektet, står i den øverste række. Traditionelt viser RACI-diagrammer de funktionelle roller øverst. Jeg mener dog, at der er tilfælde, hvor det er bedre at bruge navne, og det er ofte min præference.

Grunde til at angive roller:

• Hvis én person udfylder flere roller
• Det fjerner behovet for at opdatere diagrammet ved ændringer i personalet
• Det undgår en blanding af navne og bredere grupper, f.eks. ’kunde’ eller ’afdeling X’

Grunde til at angive navne:

• Det er enklere at definere, hvem der er involveret i projektet
• Det er nemmere, når flere personer udfylder lignende roller

Trin 2: Identificer projektopgaver eller leverancer

Bryd projektet ned i tydelige opgaver og leverancer. Skriv disse i venstre kolonne i dit skema. Prøv ikke at gå for meget i detaljer, da skemaet ellers kan blive for komplekst. Hvis du følger en tydelig liste over projektets leverancer, kan du overveje at angive disse.

Trin 3: Tildel RACI til hver rolle og opgave

Gå hver opgave igennem, og beslut, hvad hver rolle skal være ansvarlig for. Hver opgave bør have en person, der er udførende og eneansvarlig (kun én person bør være eneansvarlig). Overvej, hvem der bør konsulteres, mens opgaven er i gang, og hvem der bør informeres, når den er afsluttet. 

I vores LOTR-RACI-eksempel er Frodo ansvarlig for at få ringen til Mordor. Gandalf er som leder af Eventyret eneansvarlig. Sam hjælper dog Frodo undervejs – han konsulteres, dvs. han er aktivt involveret.

Trin 4: Bliv enige om dette med dit team

Afstem alle antagelser, du har gjort dig, med dine teammedlemmer, og gør ikke dette isoleret. Tag en kort snak om, hvordan du har oprettet RACI-skemaet, og sørg for, at alle er tilfredse med deres roller og ansvarsområder i projektet.

Trin 5: Bliv enige om dette med de centrale projektinteressenter

Planlæg et opkald eller et møde for at blive enige om dette med de vigtigste interessenter. Prøv at holde det så enkelt som muligt for at undgå uhåndterlig feedback og tidskrævende diskussioner. Overvej også, hvem der skal informeres om dette, når der er opnået enighed.

Trin 6: Gør det nyttigt gennem hele projektets levetid

Nu kan jeg lægge min RACI til side og fokusere på at komme videre med mit projekt, ikke? Jo, nej. Dette er et af de største problemer med dokumenter som en RACI: Når de først er oprettet, bliver de ofte glemt.

Så hvordan gør du dette til et nyttigt arbejdsdokument?

1. Når du udfører en opgave eller leverance, skal du vende tilbage til RACI-skemaet og afstemme, hvem der er ansvarlig for hvad.
2. Sørg for, at det, der blev fastlagt i begyndelsen af et projekt, herunder rollerne og ansvarsområderne for opgaverne, stadig er korrekt og afstemt med eventuelle resultater eller justeringer fra en konceptafprøvning.
3. Opret en version online ved hjælp af Confluence eller Google Docs eller i den projektstyringssoftware, der bruges i din organisation. Hvis du bruger et Microsoft Excel-regneark, skal du gemme det et sted, som alle har adgang til.
4. Ved projektets afslutning skal du bruge RACI-skemaet til at se, hvordan de tildelte roller og ansvarsområder fungerede. Var der behov for så mange involverede personer? Udførte de ansvarlige personer opgaven, eller var der behov for at involvere flere personer? Blev de rette personer konsulteret og informeret på de rette tidspunkter?

RACI-matrixskabelon og eksempel

Jeg har udviklet en RACI-matrixskabelon, som du kan downloade. Du finder også et eksempel, en tjekliste og et snydeark. Skabelonen udfylder automatisk farverne baseret på dine indtastninger. Du er velkommen til at justere farverne efter din smag!

Denne skabelon er tilgængelig gennem et DPM-medlemskab. Bliv medlem og få adgang til RACI-skabelonen samt over 100 andre skabeloner, prøver og eksempler til projektdokumentation. Du får også mulighed for at deltage i samtalen om RACI-skemaer (og meget mere) i Slack sammen med over 100 andre digitale projektledere.

Bedste praksis for RACI-skemaer

1. Sørg for, at en RACI vil være gavnlig for projektet, og overvej, hvordan RACI’en skal bruges, og hvorfor. Undgå at oprette et RACI-skema bare for at gøre det.
2. Sørg for, at du forstår begreberne, og tag dig tid til at lære andre dem. Uanset om du vælger RACI eller et af alternativerne (mere om dem nedenfor), bør du bruge tid på at forklare teamet hvert begreb og dets betydning. Det er en nyttig påmindelse for dem, der allerede kender begreberne, og alle, der er nye i projektet, vil være taknemmelige for, at du har tydeliggjort dem. 
3. Sørg for, at kun én rolle er markeret som ansvarlig. En gruppe er ikke ansvarlig, det er en person. At tildele flere personer skaber forvirring og forsinker den langsomme beslutningsproces, projektarbejdsgange og leverancer eller processer for godkendelse af dokumenter.
4. Du behøver ikke at informere alle. Informerede omfatter dem, som opgaven eller leverancen vil påvirke, eller dem, der har en særlig interesse. Projektet har sandsynligvis en gruppe interessenter på højt niveau, som skal informeres, men du behøver ikke registrere disse oplysninger i en RACI (overlad det til projektplanen eller planen for interessenthåndtering).
5. Opret ikke RACI-skemaet isoleret. Få centrale projektinteressenter og medlemmer af projektteamet til at bidrage. Udarbejd selv et udkast, og lad derefter dine interessenter gennemgå det.

Hvad er alternativerne til en RACI?

Her er nogle andre typer RACI-skemaer, og hvorfor de kan bruges.

1. RASCI

Det sandsynligvis mest anvendte alternativ til RACI, RASCI-skemaet, står for: ansvarlig, beslutningsansvarlig, støttende, konsulteret og informeret. Teammedlemmer i den støttende rolle hjælper den ansvarlige.

Forskellen mellem støttende og konsulteret er, at den konsulterede giver oplysninger, mens den støttende aktivt deltager i opgaven.

2. CARS

CARS er specifik for handlinger og tilføjer ligesom RASCI støtterollen, når opgaver ikke udføres af én rolle eller person. Tilhængere af CARS-modellen siger, at den eliminerer unødvendige oplysninger fra RACI. Det står for:

• Kommunikere: både konsultere og informere
• Godkende: den godkender, der træffer beslutningerne
• Ansvarlig: personen, der udfører arbejdet (samme som i RACI)
• Støtte: de personer, der hjælper den ansvarlige person med arbejdet

Nogle mener, at RACI-modellen tildeler betegnelser, som er ret indlysende—dvs. at den ansvarsbærende ofte er projektlederen eller produktejeren, og at informering generelt omfatter en bredere kreds af interessenter i projektet.

3. RAS

Jeg kan godt lide forenklingen i denne model, da den begrænser betegnelserne til ansvarlig, godkende og støtte. Den tager dog ikke højde for opgavens ejer, hvilket kan skabe forvirring.

4. DACI

DACI ligner relativt meget RACI-diagrammet, men DACI erstatter ansvarlig med drivkraft, konsulteret med bidragyder og ansvarsbærende med godkendere, hvilket gør beskrivelserne mere handlingsorienterede. Det hjælper med at tydeliggøre, hvad disse roller skal gøre, og fjerner den forvirring, der kan opstå med RACI-matricen.

5. CLAM

En variation af DACI, som også fokuserer mere på de involverede handlinger end på teamroller. CLAM står for bidrager, leder, godkender og overvåger.

Overordnet set definerer mange af variationerne af RACI betegnelserne med større tydelighed eller specificerer handlinger for at fjerne tvetydighed mellem roller. Der er ikke den store forskel mellem modellerne med hensyn til, hvad de forsøger at opnå.

Hvis du er interesseret i andre varianter af RACI, kan du læse om RACI 2.0 her.

Hvad er det næste?

Hvis du vil have mere hjælp til at styre projekter og lede teams, kan du tage vores kursus i at mestre digital projektledelse. Det dækker hele projektets livscyklus fra opstart til afslutning og omfatter også en bred vifte af projektmetoder, der hjælper med at skabe succesfulde projekter.