Projektplanlægning for fjernteams: 5 overvejelser
Vær fleksibel: Når teammedlemmer befinder sig i forskellige tidszoner, skal du være fleksibel, når det gælder mødetider og arbejdstider. Sørg for at spørge teammedlemmer og kunder om deres foretrukne mødetider.
Teknologien bygger bro: Benyt projektstyringssoftware og kommunikationsplatforme til at holde tæt kontakt med teammedlemmer, kunder og andre interessenter i projektet.
Teamengagement er en prioritet: Skab en følelse af inklusion og motivation blandt fjernteammedlemmer gennem regelmæssige opfølgninger og teambuildingaktiviteter som icebreakers, spil eller muligheder for bare at hænge ud på Zoom.
Planlægning af et projekt på afstand medfører nogle unikke udfordringer. Alle elsker fleksibiliteten ved at arbejde hjemmefra, men bagsiden er, at det kan være vanskeligere at samarbejde, planlægge møder og holde styr på, hvem der arbejder med hvad.
I denne artikel gennemgår jeg, hvordan du planlægger projekter på afstand, og hvilke overvejelser du skal være opmærksom på for at sikre, at dit projekt bliver en succes.
Hvad er projektplanlægning?
Projektplanlægning er processen med at oprette en køreplan for, hvordan du gennemfører dit projekt. Den bør omfatte arbejdets omfang, de vigtigste projektmål og tidsplaner.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det hjælper med at holde alle projektteammedlemmer og interessenter på vej mod en vellykket projektafslutning ved at give klar retning og tydelige forventninger.
Rådfør dig med projektteammedlemmer og centrale interessenter (i varierende grad afhængigt af deres rolle i projektet) om planen, før du går i gang med arbejdet eller indtaster oplysninger i dit projektplanlægningsværktøj.
Ved at bruge de rigtige projektplanlægningsteknikker er der større sandsynlighed for, at du får opbakning, og mindre sandsynlighed for, at du får brug for at foretage væsentlige ændringer i projektplanen, når projektet går i gang.
Sådan planlægger du projekter på afstand
Når du arbejder med teammedlemmer på afstand, er det vigtigste, du skal drøfte, hvordan arbejdet skal udføres, og hvordan I vil kommunikere med hinanden.
Dette er især vigtigt for teams, der er fordelt på forskellige tidszoner. Planlægning af virtuelle møder på tidspunkter, der passer alle (dvs. ligger inden for arbejdstiden), hjælper med at opretholde en sund balance mellem arbejdsliv og privatliv for alle i teamet, inklusive dig som projektleder.
Brug software til projektstyring på afstand, virtuelle whiteboards, videokonferencer og andre værktøjer til teamsamarbejde for at få afstanden mellem teammedlemmerne til at føles mindre og gøre ting som parprogrammering eller brugergodkendelsestest og QA lettere. Sørg for at planlægge disse behov, før du sætter projektet i gang.
5 overvejelser ved planlægning af projekter på afstand
Hav disse fem overvejelser om projektstyring på afstand i tankerne – det vil hjælpe dig med at øge sandsynligheden for at gennemføre dit projekt succesfuldt med et tilfreds og velfungerende projektteam. Føj dem til din tjekliste til projektplanlægning, så du ikke overser vigtige trin.
1. Arbejdstider for dine distribuerede teammedlemmer
Afhængigt af hvordan dit team på afstand er struktureret, kan du have personer i tidszoner, der varierer med 1-12 timer. Når projektteamet bliver dannet, bør du overveje tidszonerne, og hvordan du vil planlægge eventuelle møder.
Som konsulent inden for projektstyring bor jeg i Philadelphia, men arbejder i øjeblikket med kunder i New York, Californien, Canada, Australien, Prag og Chicago. Det betyder, at jeg nogle gange skal være fleksibel med hensyn til møde- og arbejdstider for at imødekomme mine projektteams.
Når jeg arbejder med nye kunder eller nye teammedlemmer, spørger jeg altid om foretrukne mødetidspunkter, før jeg starter et nyt projekt. Jeg gemmer disse oplysninger i et ark, som jeg opretter, når jeg planlægger og sætter nyt arbejde i gang, og jeg holder det opdateret under projektet eller samarbejdet.
Uanset præferencer spørger jeg altid om tilladelse, før jeg planlægger møder for teammedlemmer uden for deres normale arbejdstid. Det er en god ting at drøfte, når du planlægger et projekt, så du ved, hvor fleksible folks kalendere er, og hvornår.
Det gør det lettere at planlægge møder og opfølgninger på projektet. Hvis det reelt er umuligt at samle folk til et møde på grund af tidszonerne, kan I også kommunikere asynkront ved hjælp af projektstyringsværktøjer.
2. Kommunikationsstile og -præferencer
Spørg folk, hvordan de foretrækker at kommunikere – nogle teams på afstand holder mange møder, mens andre foretrækker at dele problemer og opdateringer på andre måder.
Selvom det er nemt at banke på nogens dør eller dele en hurtig opdatering i løbet af dagen, når alle arbejder sammen fysisk, skal teams på afstand gøre en ekstra indsats for at planlægge deres kommunikation. Det gælder både interne teams og bureauer, der arbejder med eksterne kunder.
Selvom alles kommunikationspræferencer bør tages i betragtning, kan det være nødvendigt at prioritere kundens præferencer højere, da det er dem, der betaler regningen for arbejdet. Fx skal du kommunikere med dem via den kanal, de bruger, hvis de primært anvender Slack eller Microsoft Teams, for at sikre, at de får det, de har brug for, og at projektet fortsætter i et godt tempo.
Se også, hvor meget asynkron kommunikation teamet kan håndtere. Slack betragtes ofte som et værktøj, der bruges til at få øjeblikkelige svar fra projektteammedlemmer, men det er ikke altid muligt.
Tal under planlægningsprocessen om at udnytte funktioner som at sætte notifikationer på pause og bruge statusopdateringer til at angive tilgængelighed. Ved at afstemme forventningerne til brugen af dem kan teammedlemmer arbejde mere effektivt sammen og minimere forstyrrelser.
3. Værktøjer og ressourcer, som teamet har brug for til at udføre projektarbejdet
Drøft tidligt i planlægningsprocessen brugen af projektstyringssoftware, kommunikationsværktøjer, videokonferencer, fildeling, virtuelle whiteboards, produktivitetsapps og alle andre værktøjer og ressourcer, I vil bruge.
Projektstyring på afstand kan kræve yderligere værktøjer til at erstatte ting, der normalt findes på et kontor (som f.eks. et whiteboard). Teammedlemmer kan også bede om ekstra skærme eller anden teknologi, der gør det muligt for dem at arbejde mere effektivt.
Få afklaret jeres budget til disse ting, eller hvordan I anmoder om dem, før et projekt sættes i gang. Hvis I f.eks. ved, at I kan betale for en Zoom-konto til teamet, kan det hjælpe med at undgå at begrænse antallet af mødedeltagere eller begrænse møderne til 40 minutter (selvom tidsbegrænsninger ikke altid er en dårlig ting).
For at fastlægge det budget, I har brug for til værktøjer og ressourcer, kan I mødes med teamet for at udarbejde en ønskeliste, før projektet sættes i gang—derefter kan I indhente nogle estimater ved at se på sider med softwarepriser og finde det nødvendige udstyr eller hardware. Læs mere om ressourcestyring for fjernteams her.
En anden ting, I bør overveje, når I evaluerer værktøjer, er integrationer. Nogle værktøjer fungerer sammen direkte fra starten, mens andre kræver tilpasninger eller opsætning af API'er. Afhængigt af teamets kompetencer og sammensætning kan det være lettere at bruge værktøjer, der har indbyggede integrationer.
4. Måder at håndtere feedback og arbejdsindsats gennem projektet på
En udfordring, som nogle teams oplever ved fjernarbejde, er at håndtere arbejdsindsatsen og skabe muligheder for udvikling.
Selvom nogle mener, at fysisk samvær er afgørende for at udvikle sin karriere, tror jeg ikke altid, det er tilfældet. Det vigtige er at være synlig, deltage aktivt og vide, hvordan man fremstiller sine resultater og muligheder.
Som projektleder med ansvar for fjernteams kan du tale med de personaleansvarlige eller HR i din organisation om planen for håndtering af arbejdsindsatsen i projektet og håndtering af eventuelle problemer med arbejdsindsatsen.
Selvom det kan være lettere for mindre problemer med arbejdsindsatsen, f.eks. at teammedlemmer ikke udfører ugentlig tidsregistrering eller opdaterer projektstyringsværktøjerne, at blive overset, er det din rolle som projektleder at følge op på teamets arbejdsindsats.
Opsæt et dashboard eller en rapport, der gør dig opmærksom på projektproblemer som overskredne deadlines for opgaver, afhængigheder, der ikke er blevet overdraget, eller projektfremdrift, der ligger under en bestemt tærskel. Det vil være en fordel for dig at finde måder at give fair og kortfattet feedback i realtid på samt anerkende personer, der præsterer bedre end forventet.
Du kan også føre et separat Google-dokument eller en note et sted (f.eks. i en privat Google Drive-mappe) for at følge problemer relateret til arbejdsindsatsen og anerkendelser, så du sikrer, at folk får den feedback og anerkendelse, de fortjener, gennem hele projektets livscyklus.
5. Teambuilding
Et sammenhængende team, der arbejder godt sammen, er afgørende for samarbejde på afstand og for projektets succes. Når du planlægger et nyt projekt og samler fjernteams, skal du sørge for at skabe muligheder for, at medarbejdere, der arbejder på afstand, kan lære hinanden at kende. Det er muligt, at dit team arbejder sammen for første gang, og det kan gøre arbejdet mindre udfordrende og sjovere.
Det behøver ikke at tage form af kiksede og forældede isbrydere. Prøv at sende en undersøgelse ud, før projektplanlægningen begynder (når du ved, hvem der skal være med på teamet), og fortæl om det, teamet har til fælles. Det kan f.eks. være sjovt at vide, at 75% af teammedlemmerne er nattemennesker, eller at 58% af teamet ikke fungerer, før de har drukket 2 kopper morgenkaffe.
En anden ting, du som projektleder kan gøre, er at afsætte tid i planen for fjernarbejdet, så teamet får planlagte muligheder for at mødes uden at tale om arbejdet.
En af mine kunder har en halv time de fleste uger, hvor teamene mødes for at spille et spil over Zoom eller diskutere et aktuelt emne (som kunstig intelligens eller den nyeste storfilm). At give folk tid til at lære hinanden at kende og skabe kontakt uden for den koncentrerede projekttid er en god strategi til styring af projektteamet.
Ofte stillede spørgsmål om projektplanlægning for fjernteams
Hvad er nøglen til at sikre, at et projekt lykkes, når man arbejder på afstand?
Nøglen til at sikre, at et projekt lykkes, når man arbejder på afstand, er god og konsekvent kommunikation. Det betyder ikke nødvendigvis virtuelle møder eller videoopkald. Kommunikation kan foregå asynkront ved hjælp af et projektstyringsværktøj eller samarbejdsværktøj som Slack eller Microsoft Teams. Faktisk kan det meste \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-project-management-software-that-integrates-with-microsoft-teams/\u0022\u003eprojektstyringssoftware, der integreres med Microsoft Teams\u003c/a\u003e hjælpe jer med at skabe endnu bedre kontakt, fordi det lader jer arbejde på jeres projekter i en fane på det sted, hvor I fører jeres samtaler.
Hvad er nogle gode råd til at styre teams på afstand?
Nogle råd eller bedste praksisser til at styre teams på afstand er:
\t\u003col\u003e
\t\u003cli\u003eSpørg teammedlemmerne om deres arbejdstider og præferencer for kommunikation.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eForsøg at kommunikere for meget frem for for lidt for at sikre, at alle har de oplysninger, de har brug for, og at blokeringer bliver løst hurtigt.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eBrug flere kommunikationskanaler for at sikre, at alles præferencer bliver imødekommet, og at kommunikationen kan foregå asynkront.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eSkab muligheder for, at teamene kan knytte bånd og lære hinanden at kende. Selvom dette kan ske mere organisk, når teams befinder sig samme sted (f.eks. på ét kontor eller i én by), skal det gøres mere bevidst, når man leder et fjernteam.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eBed om feedback, og følg op med teammedlemmerne for at sikre, at de ikke føler sig fortabte, udelukkede eller isolerede.\u003c/li\u003e
\u003c/ol\u003e
Hvad sker der nu?
Vil du skabe kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksisser? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
