Tips til prioritering: 8 måder at hacke din to-do-liste på
Få styr på din to-do-liste: Fokuser på de aktiviteter, der har størst effekt, og ret din indsats mod de mest værdifulde resultater — det kan du gøre ved at organisere og prioritere punkterne på din liste.
Start med den mest krævende opgave: Frigør tid og plads i hjernen ved at "spise frøen" — få den største og sværeste opgave på din liste af vejen som noget af det første på dagen.
Prøv langsom produktivitet: Hvis du skynder dig og hele tiden skifter mellem opgaver, kan arbejdet faktisk tage længere tid på grund af fejl, omarbejde og den tid, det tager for hjernen at indhente skiftet mellem opgaver.
Som projektleder er du ikke uvant med at håndtere din massive opgaveliste (oven i at håndtere dit teams opgavelister). Det kan være svært at beslutte, hvor du skal begynde, når du bliver trukket i en million forskellige retninger. Her er nogle af mine bedste tips og tricks til at hjælpe dig med at tænke mere strategisk og få lortet gjort.
1. Lav en komplet liste
Hvorfor det virker: Kender du udtrykket, at man ikke kan se skoven for bare træer? Hvis du starter med en komplet liste, kan du se både skoven og træerne, så du kan beslutte, hvad der faktisk er vigtigst at tage fat på, og hvad der kan vente til senere.
Hvis du arbejder på flere forskellige projekter eller rapporterer til flere interessenter, kan en komplet liste hjælpe dig med at prioritere og beslutte, hvor du skal begynde. Det handler ikke om at gøre alle tilfredse; det handler om at træffe de bedste beslutninger om, hvordan du bruger dine begrænsede ressourcer (dvs. din tid og energi).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sådan kommer du i gang: Lav en liste over alt det, du har på din tallerken, og lad være med at bekymre dig om at sætte det i prioritetsrækkefølge, før du har tømt hovedet for alle opgaver.
Når du har en komplet liste, kan du begynde at placere opgaverne i rækkefølge fra vigtigst til mindst vigtigt. Hvis du finder opgaver, som du enten hurtigt kan få fra hånden eller delegere, så gør det med det samme – det er bare en bonus.
2. Spis frøen
Hvorfor det virker: At spise frøen betyder, at du tager fat på de vanskeligste eller mest ubehagelige opgaver på din liste først. Ved at begynde med den mest besværlige opgave på din liste frigiver du mental kapacitet, som ellers kunne være distraheret af denne truende opgave. Du skaber også momentum, der kan hjælpe dig med at tage fat på de andre opgaver på listen (efter at du har spist frøen), især når listen er lang.
Sådan kommer du i gang: Tag din liste (se tip nummer et), og vælg den vigtigste opgave. Del opgaven op i mindre, mere håndterbare trin, og kryds dem af ét ad gangen, indtil du har fuldført hovedopgaven. Når du deler den op i mindre trin, bliver den mindre mentalt overvældende og lettere at håndtere.
3. Hvis alt haster, haster intet
Hvorfor det virker: Det kan være overvældende og støjende, når projektteammedlemmer, kunder og interessenter alle kommer til dig med presserende opgaver, spørgsmål eller behov. Det bliver afgørende at fastsætte de rette prioritetsniveauer og lære at sige nej. Tænk over din højeste prioritet – hvis alt er vigtigt, kan du gå i stå eller fokusere på de forkerte ting.
Sådan kommer du i gang: Lær teamet din definition af, hvad der haster. Hvis nogen f.eks. venter på oplysninger eller feedback fra dig, og det forhindrer dem i at få deres arbejde gjort på en måde, der kan bringe tidsplanen i fare, så ja, det haster. Du kan også bruge Ivy Lee-metoden til at strukturere de daglige prioriteter, så du er mindre tilbøjelig til at blive trukket ind i distraktioner.
Forklar den person, der fremsætter anmodningen, hvordan du afgør, om noget haster, og sørg for, at I er enige. På den måde kommer du ikke til at tvivle på dig selv eller få dårlig samvittighed, hvis der senere kommer en detalje frem, som får dig til at føle, at du har misforstået, hvor meget det hastede.
Jeg stod f.eks. for udviklingen af specialtilpasset software for en kunde. Min ledende udvikler var ved at færdiggøre en forbedring, så kundens team kunne teste den. Samtidig var kunden frustreret, fordi der i opgavekøen lå en anden opgave om at rette noget mindre, der generede dem, når de brugte softwaren.
Udvikleren antog dog, at han hjalp kunden ved først at færdiggøre forbedringen til test, fordi det gav dem mere tid til at teste før lanceringen. Vi håndterede situationen ved at validere prioriteterne med kunden ved fremtidige opfølgningsmøder.
4. Skub tidsfristerne, når det er muligt
Hvorfor det virker: Ekstra luft kan hjælpe dig med at blive mere produktiv og effektiv og mindske den overvældelse, der kan følge med konkurrerende prioriteter.
Sådan kommer du i gang: Se på din liste over prioriteter for at finde muligheder for at give dig selv mulighed for at flytte rundt på tingene. En prioriteringsmatrix kan hjælpe dig med at kategorisere opgaver baseret på, hvor presserende og vigtige de er, så du kan identificere de ting, der kan flyttes. Hvis du ikke kan finde noget, kan du tale med dine teammedlemmer eller interessenter om, hvad der kan justeres. Ofte er tingene ikke så presserende, som vi tror. Det kan være en hjælp at sige fra og få et perspektiv udefra.
Hvis du ikke kan udskyde punkter på din liste, så se, hvor du ellers kan vinde tid. Behøver du at deltage i alle møder? Selv en ekstra halv eller hel time i løbet af dagen til at fokusere på din opgaveliste kan være en stor hjælp. Det giver dig mere fokustid og eliminerer endnu en situation, hvor du skal skifte kontekst (en berygtet produktivitetsdræber).
5. Sæt farten ned for at komme hurtigere frem
Hvorfor det virker: Når du skynder dig gennem opgaver og konstant skifter kontekst, er der større sandsynlighed for, at du glemmer vigtige detaljer eller laver fejl, hvilket fører til omarbejde. Sæt farten ned for at komme hurtigere gennem din liste – så behøver du ikke bruge lige så meget tid på at rette fejl eller, endnu værre, justere projektets tidsplan, fordi du har glemt at gennemføre en opgave, få godkendelse eller tildele en ressource.
Sådan kommer du i gang: Tidsblokinddel din kalender, og afsæt bestemte tidsrum til hver opgave, så du har god tid til at gennemføre den. Du kan for eksempel afsætte en time om morgenen til at gennemgå dine e-mails for at sikre, at du har nok tid til gennemtænkte svar inden dit første møde.
6. Brug projektstyringsværktøjer til tidsplaner og påmindelser
Hvorfor det virker: Når du flytter rundt på prioriteter, må du ikke miste overblikket over vigtige opgaver. Opbevar dem i din projektstyringssoftware eller dit opgavestyringssystem for at frigøre mental kapacitet (eller plads i dine noter, hvis du foretrækker pen og papir). Angiv forfaldsdatoer flere uger eller måneder frem, hvis det er nødvendigt – dit fremtidige jeg vil sætte pris på rettidige påmindelser.
Sådan kommer du i gang: Ved at holde styr på dine egne opgaver i det samme værktøj, som du bruger til at styre projekter, behøver du ikke lede flere steder efter de mange ting, du skal bruge for at udføre dit arbejde, hvilket reducerer den kognitive belastning. Tilføj links til de ressourcer eller dokumenter, du får brug for, mens du styrer dine opgaver, så dit værktøj bliver et samlet sted, hvor du kan få tingene gjort.
7. Indsaml data for at fastslå din kapacitet
Hvorfor det virker: Du føler dig måske konstant overvældet eller overbebyrdet, men er du stadig produktiv? Hold styr på dine opgaver over et par uger eller endda et par måneder. Hvor mange opgaver gennemfører du hver dag, og hvor mange bliver tilføjet? Hvis du får tildelt arbejde hurtigere, end du kan nå at gennemføre det, og du føler, at du sakker længere og længere bagud, så indsaml data for at dokumentere det.
Disse data kan hjælpe dig med at argumentere for yderligere støtte i form af en projektkoordinator eller en anden projektleder. Hvis det ikke virker nødvendigt, kan det være tid til at søge coaching i bedre tidsstyring eller afprøve nogle nye teknikker til tidsstyring.
Sådan kommer du i gang: Farvekod dagens opgaveliste med en bestemt farve (eller brug funktionaliteten i din projektstyringssoftware til at fremhæve dine oprindelige opgaver). Hvis du har brug for at føje noget til din liste, skal du bruge en anden blækfarve eller mærke opgaverne tilsvarende. Du kan også tilføje den tid, hver opgave tog, efterhånden som du bevæger dig gennem dagen. Husk at notere al tid væk fra arbejdet (som måltider eller pauser).
Ved slutningen af hver dag skal du notere, hvor meget af din to-do-liste du har nået, og hvor mange flere timer du ville have haft brug for for at færdiggøre hele listen. Du har måske brug for flere ekstra timer, men hvis opgaverne kan vente, er det måske ikke nok til at argumentere for, at du er overbelastet.
Gentag denne øvelse for at se, hvor stor forskellen er mellem det, du når hver dag, og det, du har brug for at nå. Der kan være op- og nedture (arbejdsmængden er ikke den samme hver dag). Du kan også overveje at udføre denne øvelse både i din travle sæson (hvis du har en) og i en periode med mindre arbejdsmængde for at se forskellen.
Hvis din virksomhed har store udsving mellem travle og stille perioder, kan du tale med dit ledelsesteam om at hente midlertidig hjælp ind i travle perioder i stedet for at ansætte endnu et fuldtidsmedlem af teamet. Hvis du arbejder som konsulent, kan denne øvelse hjælpe dig med at afgøre, hvor mange timer eller projekter du kan håndtere ad gangen.
8. Prøv at arbejde med en fokusmakker
Hvorfor det virker: Hvis du føler dig distraheret og har brug for hjælp til at koncentrere dig, kan det hjælpe at arbejde stille sammen med en partner eller en lille gruppe. Selvom denne teknik, der er kendt som at arbejde med en fokusmakker, ofte anbefales til personer med ADHD, kan du få gavn af den, selvom du ikke har denne diagnose.
Som projektleder kan du opleve, at du har en liste med kedelige og mindre glamourøse opgaver, som du ikke ligefrem glæder dig til at gå i gang med. Nogen skal jo gøre det, og det er helt i orden at have brug for lidt ydre motivation.
Sådan kommer du i gang: Find en kollega, eller opret et Zoom-rum. Afgræns din arbejdssession tidsmæssigt, så den begrænses til omkring en time ad gangen. Sæt et mål for sessionen. Det kan for eksempel være at gennemgå timesedler, oprette en ny projekttidslinje eller opdatere dine skabeloner til retrospektiver.
Gå i gang med arbejdet, og lad din partner gøre det samme. Når tiden er gået, skal du fortælle din partner, hvad du nåede (eller ikke nåede) at få gjort. Gentag efter behov, indtil alle dine opgaver er færdige.
Bliv medlem af fællesskabet for digitale projektledere, og få flere indsigter
Hvis du vil have flere praktiske tips eller indsigter i projektledelse og bedste praksis inden for produktivitet, kan du blive medlem af vores fællesskab og få adgang til vores Slack-arbejdsområde, hvor du kan engagere dig med dine kolleger.
