6 slides til projektets opstartspræsentation for teamets fælles retning
Sig, at du er helt klar til dit projektopstartsmøde. Du har udarbejdet en dagsorden, sendt en mødeinvitation, forberedt dit team med et internt opstartsmøde og holdt et møde med kunden på forhånd.
Nu står du foran projektsponsoren og dit projektteam, klar til at præsentere, men uden nogen visuelle elementer, som kunden kan følge med i. Ved at udarbejde en stilfuld og gennemarbejdet præsentation til projektopstartsmødet kan du undgå dette scenarie.
Hvad skal din præsentation til projektopstartsmødet indeholde?
Først og fremmest skal du sørge for, at din PowerPoint-præsentation til projektopstartsmødet (eller Google Slides) stemmer overens med din dagsorden. Du ønsker ikke at forvirre deltagerne under opstartsmødet med slides, der ikke hænger sammen med punkterne på dagsordenen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her er en eksempelstruktur, som din præsentation til projektopstartsmødet kan følge, og som stemmer overens med vores dagsorden. Sørg for, at dine slides indeholder punktvise versioner af det, du vil tale om. Ingen ønsker at læse hele afsnit, der præcis gengiver det, der bliver sagt højt.
Introduktioner
Dette handler om mere end blot at præsentere navnene og rollerne på dit team. Glem ikke:
- Glade, smilende ansigter og et organisationsdiagram
- Lidt om dit bureau: hvad I laver, og hvordan I gør det (sørg for, at det hele er yderst relevant; ingen ønsker en historietime om et bureau)
Projektbaggrund
Du vil helt sikkert gerne have kundens input til dette afsnit. Husk at bede kunden om deres indhold, så du kan tilføje det til din præsentation inden mødet. Hvis du skal skifte mellem præsentationer eller bærbare computere under mødet, spilder det tid og påvirker mødeforløbet.
Projektbriefing
Igen vil du gerne have kundens input her. Når kunden har gennemgået dette afsnit i detaljer, skal du tilføje andre noter eller oplysninger, som du fandt under den indledende afdækning af det nye projekt, og som vil være relevante for dine projektteammedlemmer og vigtigste interessenter. Sørg for, at følgende er dækket:
- Projektets formål
- Forståelse af projektet
- Projektmål
- Det forretningsproblem, som projektet skal løse
- Projektets omfang
Succes
Ideelt set har du kort drøftet dette med kunden på det indledende opstartsmøde, så I har en fælles indledende forståelse af, hvordan et succesfuldt projekt ser ud. Medtag disse noter i præsentationen her.
Hvis ikke, kan du medtage nogle KPI'er, succeskriterier eller andre indikatorer for projektsucces, som du typisk bruger til netop denne projekttype eller branche. Lad dette være åbent for drøftelse med kunden, så deres input også bliver værdsat.
Projektledelse
Gennemgå her de standardpunkter inden for projektledelse, som er nævnt i dagsordenen:
- Projektplan
- Projektets tidsplaner og milepæle (Gantt-diagrammer er gode visuelle elementer her!)
- Metode
- Specifikke opgaver og leverancer (en hurtig gennemgang af dit RACI-diagram er som regel en god idé)
- Risici og afhængigheder
- Kommunikationsplan, kommunikationskanaler og plan for teamsamarbejde
- Plan for forandringsledelse
- Projektstatusrapporter og opfølgning på projektets fremdrift
Du er velkommen til at bruge et nyt slide til hvert emne og holde slidesene korte og præcise.
Eventuelt
Denne del er lidt mere åben – lad kunden bestemme, hvad der ellers skal dækkes. Du kan også åbne den for dit projektteam, hvis tiden tillader det (selvom det måske kan betale sig at gennemgå deres spørgsmål inden mødet!)
Næste trin
Beskriv, hvad der skal gøres som det næste fra projektteamets og kundens side. Angiv tydeligt handlingspunkter, tidsplaner, og hvornår du som projektleder følger op. Tydelighed om opgaver og faste tidsplaner vil hjælpe dig med at få opbakning fra projektteamet og kunden.
Skabelon til dagsorden for projektets opstartsmøde
Hent vores skabelon til dagsorden for projektets opstartsmøde, og kom godt fra start med dit næste opstartsmøde for projektet. Vi har også inkluderet et eksempel, så du kan se præcis, hvordan den udfyldes. Det er særligt nyttigt, både når du skal udarbejde din egen dagsorden og din egen præsentation til projektets opstartsmøde.
Denne skabelon er tilgængelig gennem DPM-medlemskab sammen med en række andre skabeloner til projektets opstartsmøde.
Hvad sker der nu?
Du er klar til at afholde dit opstartsmøde for projektet! Husk, at dette er en vigtig del af processen for projektinitiering—formålet med opstartsmødet er at sikre, at du og dit team er helt klar over, hvad kunden ønsker, og at afstemme forventningerne med kunden.
Det er også en god idé at holde en afsluttende 10-minutters opfølgning med projektteamet lige inden opstartsmødet med kunden (adskilt fra dit interne opstartsmøde for projektet) for at sikre, at alle er på samme side.
Hvis du vil vide mere om opstartsmøder for projekter og andre aktiviteter i forbindelse med projektinitiering, kan du tilmelde dig The Digital Project Manager-nyhedsbrevet.
