21 idéer til sprintretrospektiver, der får stille projektteams til at tale
Der er mange ingredienser, der skal til for at gøre en god retrospektiv rigtig god. Men næsten alle sammen – uanset om det er ærlighed, psykologisk tryghed, åbenhed eller blot et ønske om at blive bedre – afhænger af, at agile teams udtrykker sig.
Retrospektiver kommer ikke nogen vegne, hvis teammedlemmerne ikke er engagerede i at tale om problemer og tage ansvar for løbende forbedringer.
Retrospektiver fungerer kun, når teammedlemmerne deltager.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gennem Parabols aktiviteter, der hjælper teams med at afholde bedre, mere demokratiske og mere inkluderende retrospektiver, hører jeg et almindeligt problem fra Scrum Masters og Produktejere: “Mit team er virkelig stille i retrospektiver – hvordan får jeg dem til at tale?”
Retrospektiver er ikke kun smertefulde, når ingen siger noget, de tjener heller ikke længere deres formål om at skabe løbende forbedringer i teamet.
Hvorfor er dit team stille i retrospektiver?
Sprintretrospektiver er mærkelige møder, fordi retrospektiver i modsætning til de fleste andre møder beder deltagerne om at dele sårbarheder, svagheder, problemer eller udfordringer.
Sårbarhed og åbenhed er det, der gør indsigterne fra retrospektiver så værdifulde. Men det gør også møderne vanskeligere at deltage i.
Der er nogle få ting, som kan forhindre et mere stille team i at sige noget under retrospektiver:
Der er forskellige årsager til, at teammedlemmer kan være stille under retrospektiver.
- Frygt for repressalier: Nogle gange føler folk sig ikke trygge ved at være sårbare, uanset om det handler om at tage ejerskab for en fejl eller blot anerkende, at noget gik galt. Især nye teams kan opleve, at medlemmerne har svært ved at sige noget, fordi de er bekymrede for, at deres fejl vil blive brugt imod dem.
- Frygt for at blive dømt: Alle ønsker at blive respekteret af deres kolleger. Derfor kan nogle teammedlemmer – især nye medlemmer – føle, at det, de har at bidrage med, ikke er værd at diskutere, eller at det får dem til at se dumme ud.
- Ved ikke, hvad de skal sige: Agile retrospektiver er først og fremmest beregnet til at tjene teamet, ikke lederne. Teammedlemmer kan føle, at de ikke har noget nyt at bidrage med til mødet, og derfor forbliver de tavse. Jeg ser ofte dette, når teammedlemmer føler, at de har bidraget ved at skrive refleksioner til retrospektivet, men ikke føler sig trygge ved mundtligt at uddybe dem eller det aktuelle problem under retrospektivet.
Nogle af dine teammedlemmer befinder sig måske også mere i den introverte ende af spektret. Hvis det er tilfældet, får du her nogle tips til at designe mere introvertvenlige agile møder.
Hvorfor er stille retrospektiver et dårligt tegn?
Retrospektiver i agile er som teamterapi. Hver anden uge sætter I jer sammen og taler om de foregående to uger. Og ligesom med terapi er målet ikke at have alle svarene efter én session, men at gøre støt fremgang. Hvis I ikke gradvist er i stand til at åbne jer, er det umuligt at komme videre og holde produktive møder.
Ligesom når man holder negative følelser inde, er stille retrospektiver farlige for dit teams trivsel. Når problemer eller udfordringer ikke bliver afdækket, diskuteret og løst, kan de ophobe sig på en giftig måde.
Stærke og erfarne teams kan være mere trygge ved at diskutere problemer, men nye eller mindre erfarne teams er mere tilbøjelige til at internalisere problemer på grund af forskellige former for frygt eller usikkerhed. Stille teams, der holder tingene inde, kan opleve, at disse følelser udvikler sig til bitterhed eller en følelse af ikke at blive hørt, hvilket kan skade den psykologiske tryghed.
Åben kommunikation i retrospektiver er vigtig, fordi:
- Ærlig dialog er nødvendig, for at teams kan blive bedre. Uden den vil I støde på de samme problemer igen og igen. Det skaber en ond cirkel, hvor teammedlemmer begynder at tro, at retrospektiver er kedelige, fordi de samme problemer bliver ved med at dukke op.
- Kommunikation styrker teamets gennemsigtighed og åbenhed. Når teams kan være åbne over for hinanden om deres arbejde, er de mere tilbøjelige til også at være åbne, når de arbejder sammen. Det forebygger siloer og skjulte oplysninger.
- Læring bliver noget, man fejrer, i stedet for noget, man frygter. Et godt retrospektiv kan være en forvandlende oplevelse for teams, fordi det afslører skjulte indsigter og hjælper dem med at udstikke en modig vej fremad. Jo hurtigere jeres team kan lære sammen, desto hurtigere vokser I, og desto bedre bliver I.
Sådan får du teams til at tale under jeres retrospektiver
Når du faciliterer et retrospektivt møde, er det let at føle sig ansvarlig for at få teamet til at tale. Du er jo der for at styre samtalen – eller er du? Facilitatorer findes for at hjælpe samtalen med at flyde. Ikke for at skabe den.
Her er nogle praktiske ting, du kan gøre under jeres næste retrospektiv for at fremme åben kommunikation.
Før mødet
Der er mange ting, teams kan gøre før eller uden for mødet for at fremme åbenhed. Og mange af disse ting handler om den bredere kultur i dit team og måske endda i din organisation. Her er mine bedste råd, før mødet begynder.
1. Skab en kultur med ejerskab
Du kan ikke skabe en kultur fra den ene dag til den anden, men du kan sætte forventninger, der hjælper med at håndhæve den. Retrospektiver bør først og fremmest tjene teamet og hjælpe det med at blive bedre. Overvej derfor at gentage, at retrospektiver tjener teamet, og forsøg at overvinde enhver frygt for repressalier ved at gøre det klart, at det, der sker i retrospektivet, bliver i retrospektivet.
2. Sæt forventninger til teamet
Nye teams kender måske ikke ‘spillets regler’ og kan være bekymrede for, hvad der forventes af dem. Nogle gange ved nye teammedlemmer ikke præcis, hvad de skal reflektere over, eller hvordan en refleksion i et retrospektiv bør lyde, så sæt forventninger og del nogle nyttige råd med deltagerne på forhånd, så alle ved, hvordan de kan bidrage.
3. Fejlfind problemer i dine 1:1-samtaler
Folk foretrækker at kommunikere og interagere på forskellige måder. Hvis du er bekymret for dynamikken i teamets retrospektiver, kan du overveje at spørge teammedlemmerne individuelt, hvordan de har det med den, og hvad du kan gøre for at forbedre dynamikken. Du bliver måske overrasket over at opdage, at lignende temaer går igen, hvilket giver dig en klar vej til at hjælpe med at løse problemet.
4. Tilskynd til asynkron refleksion
Det er ikke alle, der arbejder godt, når de bliver sat på stedet og bedt om at reflektere over de seneste to uger. Introverte kan have gavn af at få mere tid til at tænke.
Prøv at åbne jeres online-retrospektivtavle i begyndelsen af sprintet for at tilskynde folk til at bidrage, når de føler sig klar. Det er en god måde at gøre møder mere inkluderende for introverte på, og det kan hjælpe med at reservere mere af jeres synkrone tid til diskussion.
5. Arbejd med psykologisk tryghed
Psykologisk tryghed hjælper teammedlemmer med at føle sig tilpas nok til at sætte sig sammen og åbne sig. Det er en langsigtet proces, der opbygges ved at skabe en kultur uden fordømmelse og skyldplacering.
Du kan være med til at fremme psykologisk tryghed ved at planlægge social tid sammen, lege en leg før et møde eller stille et spørgsmål, der bryder isen. Noget så enkelt som en quiz kan gøre en stor forskel for, hvordan dit team har det, før I kaster jer over arbejdet og møderne.
Det er vigtigt at opbygge psykologisk tryghed i ethvert team, men det er særligt nødvendigt for fjernteams, hvor deltagerne ikke altid har lige så mange muligheder for at opbygge tillid og stærke mellemmenneskelige relationer.
6. Gør retrospektiver til en begivenhed kun for inviterede
Nysgerrige blikke kan skade åbenheden i retrospektiver, så sørg for, at det kun er dit team og mødets facilitator, der er inviteret. Hvis nogen fra ledelsen eller andre dele af organisationen ønsker at deltage, skal du forklare dem, at deres deltagelse kan skade teamets psykologiske tryghed. Hvis du er bekymret for, hvordan du skal håndtere den samtale, er her nogle råd.
7. Læs den grundlæggende retningslinje, før du går i gang
Norm Kerths grunddirektiv for retrospektiver er et nyttigt mantra, der fastlægger forventningerne til retrospektiver. Som regel læser retrospektivfacilitatorer dette op i begyndelsen af retrospektivet for at sætte tonen. Grunddirektivet kan hjælpe mere stille teams med at føle sig mere trygge ved at sige deres mening ved at gentage, at retrospektiver er et trygt rum uden fordømmelse.
Under mødet
Dagen er endelig kommet. Dit team har arbejdet hårdt og gennemført et sprint på 2 uger eller mere. Det er tid til at afholde jeres sprintretrospektiv for at undersøge, hvad der gik godt, og hvor en lille forbedring kunne være nyttig. Her er mine bedste tips til at få teams til at tale under jeres retrospektiv.
8. Start med en isbryder
Isbryderspørgsmål giver alle mulighed for at sige noget i begyndelsen af mødet. Nogle gange er det sværeste at få sagt det første ord. Gør det derfor risikofrit ved at stille et sjovt spørgsmål, der hjælper teamet med at åbne sig og skabe forbindelse.
For distribuerede teams kan dette være en særlig værdifuld måde at skabe forbindelse på, når I ikke har lige så mange muligheder for at være sammen.
9. Gør det anonymt for at fremme åbenhed
Det kan tage tid for et nyt team at føle sig trygt ved at åbne sig over for hinanden. Prøv derfor at gøre alle refleksioner fra retrospektivet anonyme for at overvinde frygt for repressalier eller fordømmelse i teamet. Anonymitet er en god måde at have en ærlig og åben samtale på uden at få nogen til at føle sig overdrevent udsatte. Mange onlineværktøjer gør som standard refleksioner anonyme for at hjælpe dig med dette.
10. Gør det lettere at interagere med en afstemning
Det er nemt at stemme i en afstemning, og det er en god måde at sætte gang i en samtale på. Som mødefacilitator giver det dig mulighed for at se, hvem der mener hvad, og stille målrettede opfølgende spørgsmål i stedet for den slags åbne spørgsmål, du normalt ville stille for at få en samtale i gang.
Hvis der for eksempel er to muligheder for, hvordan et procesproblem kan forbedres, kan du stille dem op i en hurtig afstemning. Se, hvem der vælger hvilken mulighed, og start samtalen derfra. Ligesom i planlægningspoker eller agil estimering kan I bruge tiden på at forsøge at finde en tredje vej eller samles om en af de eksisterende muligheder.
11. Skift mellem facilitatorrollen for at skabe ejerskab i teamet
Prøv at lade facilitatorrollen gå på skift i teamet. Det hjælper med at skabe empati i hele teamet for, hvor svært det kan være at facilitere et stille retrospektiv.
Hvis du er bekymret for, at det går galt, kan du prøve at bruge et onlineværktøj, der udfører noget af det praktiske arbejde for førstegangs-facilitatorer. Du kan skabe ejerskab for teamets retrospektiv ved at opfordre facilitatoren til at vælge retrospektivskabelonen.
12. Sæt mål for refleksionerne, eller brug en timer
Hvis du har svært ved at få et stort engagement i processen med at skrive refleksioner til retrospektivet, kan du prøve at sætte mål for teamet. For eksempel: “Jeg vil meget gerne se mindst 5 refleksioner fra hvert teammedlem i dette retrospektiv”. Du kan også eksperimentere med at bruge en timer til at tilføje refleksioner, så deltagerne ved nogenlunde, hvor lang tid de bør bruge på at skrive.
13. Skab de rette rammer for at fremkalde refleksioner af bedre kvalitet
Det er svært at reflektere over det seneste sprint, hvis du ikke engang kan huske, hvad der skete. Så undervurder ikke værdien af at skabe de rette rammer for dit retrospektiv.
Prøv at åbne Jira, Confluence, GitHub eller det sted, hvor I organiserer jeres arbejde, og lav en hurtig gennemgang af, hvad der blev afsluttet, og hvad der stadig mangler fra sprintet. Det hjælper med at holde sprintets indhold i frisk erindring og med at forhindre, at nyhedsbias forvrider jeres retrospektiver.
Find flere tips og tricks til Jira her, og se nærmere på projektstyringssoftware med Jira-integration.
14. Opdel jer i mindre grupper for at fremme samtalen
Hvis du har svært ved at få meningsfulde diskussioner om emnerne, kan du overveje at opdele retrospektivet i mindre grupper, der kan drøfte specifikke problemer, finde løsninger og afrapportere.
Ulempen er, at du mister noget af gennemsigtigheden i samtalen. Fordelen er til gengæld sandsynligvis større engagement, når 2 personer, der arbejder sammen, ved, at de skal afrapportere noget. Det kan være en god måde at sætte gang i en dybere diskussion på.
15. Spørg “Hvorfor?” for at invitere til dybere eftertanke
Hvorfor er et undervurderet og underudnyttet spørgsmål i retrospektiver. At spørge, hvorfor nogen føler på en bestemt måde, eller hvorfor noget gik galt, kan hjælpe med at igangsætte dybere refleksion. Hvis du vil finde frem til den grundlæggende årsag til et problem, kan du endda prøve tilgangen med de fem hvorfor.
16. Gør det sjovt ved at lege en leg
Legeaktiviteter har en tendens til at gøre samtaler mindre risikable, hjælpe folk med at åbne op og få retrospektiver til at føles mindre alvorlige. De hjælper også folk med at bidrage på en ikke-verbal måde. Så hvis problemet er at få folk til at tale, er det en rigtig god måde at få input på at skabe et rum, hvor de kan engagere sig på en anden måde.
Jeg anbefaler legen med planeter i kredsløb, som kan bruges til teambuilding eller som en retrospektivform. Mange retrospektivlege foregår online, så de er ideelle til distribuerede teams eller møder med virtuelle deltagere.
17. Nyd stilheden
Når du faciliterer mødet, er det let at føle, at du er ansvarlig for at udfylde stilheden. Men stilhed er ikke en dårlig ting. Nogle gange er de få ekstra sekunders ro netop det, teammedlemmer har brug for, så de får lyst til at bidrage.
Husk på, at retrospektiver indebærer meget fortolkningsarbejde, når teammedlemmer overvejer, hvordan de kan blive bedre, eller hvordan procesproblemer kan løses, så stilhed betyder ikke altid manglende engagement. Folk tænker måske blot eller forbereder sig på at sige noget. At give de få ekstra sekunders stilhed kan være netop det, teamet har brug for.
Efter retrospektivet
Det ville være forståeligt, hvis du tænkte, at retrospektivet er slut, når det er slut. Men der er mere arbejde, der skal gøres for at samle læringen, få feedback og sikre, at dit næste retrospektiv bliver endnu bedre. Her er nogle få ting, du kan prøve i slutningen af dit retrospektiv.
18. Afhold et retrospektiv om dit retrospektiv
At afholde et retrospektiv om dit retrospektiv kan hjælpe dig med at identificere nogle af de måder, mødet kan forbedres på. Spørg teams, hvordan de har det med deres retrospektiver, hvad de ville forbedre, og bed dem foreslå nogle eksperimenter, der kan gøre deres retrospektiver bedre.
19. Styrk positiv adfærd
Når dit retrospektiv er slut, så giv positiv feedback, der anerkender de teammedlemmer, som sagde noget, samt de gange, hvor retrospektiver gik godt. Overvej at fokusere på nyttige indsigter, der blev skabt, og giv teammedlemmer, som deltog meget, lidt anerkendelse. Hvis dine teammedlemmer ikke føler sig trygge ved at modtage ros offentligt, kan du blot takke alle for deres bidrag.
20. Følg omhyggeligt op på handlingspunkter
Teams engagerer sig mere i retrospektiver, når de kan se den værdi, de skaber. Hvis du deltager i et møde hver anden uge og taler om arbejdet, men der ikke sker noget, har det ingen værdi for dig. Men hvis teammedlemmer følger op på handlingspunkter, og de kan mærke, at friktionen i deres arbejde forsvinder, og processerne bliver bedre, er det lettere at se værdien.
Tænk på det som at træne eller tabe sig. Hvis du træner hårdt uden at se resultater, er der større sandsynlighed for, at du giver op. Men hvis du kan se tidlige og meningsfulde fremskridt, er der større sandsynlighed for, at du kan se værdien i det og fortsætter.
21. Planlæg det næste retrospektiv i teamets kalender
Kontinuerlig forbedring mislykkes, når den ikke længere er kontinuerlig. Derfor er det vigtigt at være disciplineret og afholde dem regelmæssigt. Når teams får flere muligheder for at åbne sig over for hinanden, bliver det lettere og lettere. Hvis I ikke har gjort det i et stykke tid, kan det være sværere at stille sig frem og være sårbar.
Hvis du har svært ved at få startet en vane med regelmæssige retrospektiver, er der nogle få tips og tricks, du kan prøve, blandt andet at sende tilbagevendende påmindelser, gøre retrospektiver til noget, der ikke kan fravælges, og koble en retrospektivvane sammen med en anden eksisterende vane, såsom sprintgennemgangen. Husk, at du bør afsætte cirka én times retrospektivtid for hver anden uges sprintarbejde.
Retrospektiver, der får dit team til at tale
Det er ikke altid let at facilitere retrospektiver – især ikke med nye teams. Selv når mødedeltagerne gerne vil sige noget, kan det være svært at samle informationen og finde frem til klare næste skridt, som teamet bakker op om. Men hvis dit team ikke føler sig trygt ved at sige noget, er det mindste af dine problemer.
Deltagere i retrospektiver kan være generte over for at sige noget, eller de kan frygte repressalier eller fordømmelse. De kan sidde fast og ikke vide, hvad de skal sige, eller føle, at de ikke har noget at bidrage med. Og det kan være forskelligt fra person til person på dit team.
Men når det kommer til stykket, handler det om tre vigtige ting, hvis du vil have dit team til at tale mere i retrospektiver:
- At sikre, at møderne skaber værdi, så alle forstår, hvorfor retrospektiver er vigtige, og hvad de får ud af dem.
- At forbinde retrospektiver med positive følelser, fordi teammedlemmer gerne vil deltage, når retrospektiver er sjove og fører til forbedringer i teamet.
- At hjælpe folk med at føle sig trygge ved at udtrykke sig, fordi ikke alle åbner sig lige hurtigt eller foretrækker at kommunikere på samme måde. Nogle foretrækker at have mere tid til at reflektere asynkront eller at bruge skriftlig kommunikation eller emojis frem for tale.
Idéerne og strategierne i denne blog er udviklet til at hjælpe dig med netop det, uanset om du afholder fjernretrospektiver eller fysiske retrospektiver.
Så lån nogle af disse strategier, før du afholder din næste retro. Prøv bare én eller to, og se, hvor det fører dig hen. Hvis tingene ikke fungerer, så indhent feedback, gentag processen, og få teamets input til, hvordan I kan gøre tingene endnu bedre.
Og hvis du stadig har det svært, kan du altid prøve et stille retrospektiv!
Hvis du vil have flere blogs som denne, kan du tilmelde dig nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager.
