Bedste praksis for DAM: 5 tips til, hvordan du mærker dit indhold
Hvor vigtigt er det for dig at få de resultater, du leder efter, når du bruger Google? Det er lige så vigtigt for dit team at finde digitale aktiver i jeres værktøj til administration af digitale aktiver (DAM), når de søger efter digitalt indhold. Derfor tænkte jeg, at du måske ville være interesseret i at lære mere om bedste praksis for mærkning i DAM.
Jeg har tidligere gennemgået hvad DAM er, og hvordan det adskiller sig fra et indholdsstyringssystem (CMS). Denne gang går vi mere i detaljer med, hvordan DAM-software fungerer, og finder ud af, om der er en rigtig måde at gribe mærkning an på.
Hvad er et mærke i administration af digitale aktiver (DAM)?
Et mærke er en etiket, som du placerer på medieaktiver for at hjælpe dig med at identificere, hvad der findes i det pågældende aktiv. For eksempel:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette billede, som måske er gemt i et DAM-værktøj til fotografer, kan have mærker som strand, palme, hav eller solnedgang. De er også kendt som beskrivende metadata. Det, du ser på billedet, hjælper dig med at danne dig et billede af, hvad det forestiller. Korrekt kategorisering af digitale filer med relevante mærker forbedrer søgbarheden og øger den samlede brugeroplevelse.
Hvorfor er mærkning vigtigt i DAM?
Mærkning af aktiver er afgørende for at holde dit bibliotek med digitale aktiver organiseret. Disse mærker vil i sidste ende fungere som søgeord for dig og dine teammedlemmer. Derfor gælder det, at jo flere mærker, desto bedre (potentielt – det forklarer jeg om lidt). Lad os vende tilbage til vores eksempel: Forestil dig, at en person i din virksomhed arbejder på en ny kampagne for det rejsebureau, du har som kunde. Personen vil genbruge brandaktiver, der blev udviklet for et par måneder siden, til en pitchpræsentation og skriver “strand solnedgang med palmer” i søgefeltet. De mærker, vi tidligere placerede på billedet ovenfor, vil få det til at dukke op som svar på denne forespørgsel.
Når du mærker dine digitale filer korrekt, øger du sandsynligheden for, at aktivet bliver fundet. Du genbruger og deler nemt digitale aktiver på tværs af marketingkampagner.
Læs mere: Bruger du et DAM som en del af din marketingstrategi for arrangementer? Se vores liste over værktøjer til administration af digitale aktiver til arrangementer.
Er mærkning i DAM manuel eller automatiseret?
Mærkning er ikke udelukkende en manuel proces. Faktisk spiller automatisering en stor rolle i den måde, systemer til administration af digitale aktiver (DAM) fungerer på i dag. Kunstig intelligens (AI) har overtaget størstedelen af vores samtaler på arbejdet, vores indhold på sociale medier og mange af de opgaver, som vi for bare få år siden troede var umulige. Nå, her er endnu en grund til at tale om AI-drevne værktøjer på morgendagens møde!
De fleste moderne systemer til administration af digitale aktiver bruger AI-drevet automatisering til at hjælpe med at mærke de aktiver, du uploader til systemet.
Sådan fungerer det: Når du uploader et billede, analyserer softwarens integrerede AI indholdet, udtrækker oplysninger fra det og foreslår mulige mærker, som du kan føje til aktivet. Derefter kan du vælge blandt forslagene eller manuelt tilføje mærker for at supplere det, som AI'en overså.
Hvem mærker digitale aktiver i et DAM-system?
Det er for det meste den person, der uploader indholdet, som har ansvaret for at mærke det. Alle medarbejdere, der uploader medieaktiver til DAM-platformen, bør anvende relevante mærker. Men handler det så bare om at mærke alt, hvad jeg ser, og tilføje så mange mærker som muligt? Ikke helt...
Et DAM-system er kun så godt som opsætningen af tags. Hvis folk ikke følger processen, vil ingen kunne finde indholdet, og de vil begynde at sige: ‘Dette system fungerer ikke.’
Det er afgørende at have den rigtige proces på plads, da du ikke ønsker et uendeligt antal tags. Dette er især vigtigt i større organisationer med teams, der arbejder i siloer (f.eks. universiteter, der bruger DAM-software, e-handelsteams, der bruger DAM-software), da disse teams muligvis ikke kommunikerer tæt med hinanden, hvilket får softwaren til at blive uorganiseret og gør det sværere at søge efter aktiver. Man kan godt have for mange tags, og konsekvensen er, at aktiver kan begynde at dukke op i irrelevante søgninger. Hvis vi for eksempel tilføjer tagget ‘sommerferie’ til billedet i vores eksempel, er det måske overflødigt, da vi beskriver noget, der er baseret på konsekvensen af en tankeproces, frem for at beskrive det, der er på billedet.
Det kan afhænge af den proces for aktivers livscyklus, du har implementeret. Så hvordan holder vi tingene under kontrol?
Sådan opretter du styringspolitikker for DAM for ensartet mærkning
Før du går for dybt ned i mærkningsarbejdsgange, er det en god idé at træde et skridt tilbage og se på det større billede: Hvem er ansvarlig for hvad, og hvordan vil du holde alting ensartet over tid? Det er her, en omfattende strategi for digital aktivforvaltning bliver afgørende. Det er her, styring kommer ind i billedet.
En styringspolitik for DAM er grundlæggende din regelbog. Den fastsætter forventningerne til, hvordan dit DAM-system bruges, hvordan brugen af aktiver administreres, og hvordan tags anvendes på tværs af organisationen. Uden den kan tingene hurtigt udvikle sig til kaos, især når flere brugere uploader indhold og forsøger at navigere i systemet. Korrekt beskyttelse af digitale aktiver begynder med at etablere disse grundlæggende politikker.
Hvis du vil implementere dette på den bedst mulige måde, bør du overveje at tage en certificering i digital aktivforvaltning. Hvis du derimod er mere en YOLO-type og vil gøre det selv, er her nogle vigtige elementer, du bør overveje, når du opretter din styringspolitik:
- Brugeradgang og tilladelser: Definér, hvem der kan uploade aktiver, hvem der kan tagge dem, hvem der kan slette eller arkivere elementer, og hvem der kan godkende ændringer.
- Mærkningsregler og standarder for metadata: Definér ensartede navngivningskonventioner og strukturer for filnavne. Gør det tydeligt, hvilke typer tags der skal bruges, hvordan påkrævede og valgfrie metadata skal håndteres, og hvordan overdreven mærkning undgås.
- Versionskontrol og udløbsdatoer: Forhindr forældet indhold i at blive vist i søgeresultater.
- Løbende tilsyn: Ideelt set er der en person – f.eks. en digital bibliotekar eller DAM-administrator – der har ansvaret for politikken og regelmæssigt gennemfører revisioner og evalueringer for at holde politikken i overensstemmelse med den måde, dit team arbejder på.
Selv hvis dit team er lille, kommer lidt struktur langt. Disse politikker understøtter en ensartet brandidentitet og sikrer rettighedsstyring. De gør dit system klar til skalering, uden at du senere skal rede trådene ud i et rod af uensartede tags og tilladelser.
Hvad er en digital bibliotekars rolle i DAM?
Hvis du troede, at dette var et uddøende erhverv, så tro om igen! Lad mig introducere dig til udviklingen af det job, der havde ansvaret for at holde alle bøger i en bygning nemme at finde ved hjælp af det mest forvirrende system på Jorden.
En digital bibliotekar er en person, der er ansvarlig for at holde din løsning til administration af aktiver i orden, administrere versionskontrol, understøtte oprettelsen af en DAM-taksonomi, overvåge databasen og foretage de nødvendige ændringer for at gøre aktiverne tilgængelige for alle.
Derudover oplærer bibliotekaren medarbejderne i, hvordan de bruger DAM-systemet og vælger de relevante tags, hvor de kan finde dokumentation, samt hjælper personer, der efterfølgende har brug for en afklaring.
Hvis du ikke har budgettet til at ansætte en bibliotekar, skal du indarbejde nogle af deres bedste praksisser i din daglige brug af dit DAM-værktøj.
Bedste praksis for aktivstyring
1. Definér retningslinjer for tidligere og fremtidigt indhold
Det er vigtigt at vide, hvordan du vil håndtere de digitale aktiver, du har oprettet tidligere. Skal du tilføje et tag som ‘gammelt indhold’, ‘skal sorteres’ eller andre identifikatorer? Måske er det for meget arbejde at håndtere det som nyt indhold i begyndelsen, hvis du har produceret indhold i et stykke tid.
Den næste bedste praksis gælder dit nuværende og fremtidige indhold.
2. Opret en taksonomi
Tænk over, hvordan du fremover vil klassificere dit indhold. Dette er et meget vigtigt trin, da du ikke ønsker, at alle mærker indhold med det, der falder dem ind. Når du definerer filtype, indholdskategori og underkategori, bliver det lettere for dig at finde indhold i fremtiden.
3. Udarbejd en navngivningskonvention til manuel mærkning af dit indhold
Fastlæg navngivningskonventioner for mærkning (f.eks. "PRJ-clientname-asset") for at gøre indholdet lettere at søge frem. Fortæl dine medarbejdere præcis, hvordan du ønsker, at de manuelle mærkater skal skrives. Måske vil du have, at de tilføjer ét mærkat, der indeholder projektets kode på tre bogstaver, efterfulgt af en bindestreg og kundens navn. Måske ønsker du, at de skriver alt med små bogstaver bortset fra kontonavne. Uanset hvilke regler du har, bør du forsøge at være så tydelig og konsekvent som muligt.
4. Opret træningsmanualer
Når du er færdig med dine retningslinjer, er det tid til at oprette dokumenter og/eller videoer, der kan hjælpe dig med at træne medarbejdere på tværs af virksomheden. Udarbejd træning og vejledninger til dine teammedlemmer. De bør indeholde tydelige instruktioner om, hvor man finder oplysninger, hvem man skal kontakte, hvis man har spørgsmål, samt eksempler på mærkningssituationer, de kan komme ud for, og hvordan de skal håndtere dem.
Husk, at disse manualer skal bruges af både teknisk kyndige og mindre teknisk kyndige brugere, så prøv at holde dem så enkle som muligt. Da du har beskæftiget dig indgående med DAM-relaterede oplysninger, kan du blive ramt af vidensforbandelsen.
5. Få feedback
Det er let at glemme dette sidste punkt. Når du har implementeret din løsning, skal du planlægge regelmæssige revisioner og statuskontroller med interessenter og bede om feedback for at se, om den fungerer for brugerne. Når alt kommer til alt, er der mange brugere, som vil uploade indhold, og nogle af de retningslinjer, du har defineret, er måske ikke de mest effektive for alle brugere. Det er bedre at vide, hvordan folk har det, og tilpasse dine retningslinjer end at risikere, at folk i det skjulte ignorerer, hvordan de skal mærke indhold, og skaber kaos i dit flotte system.
Hvordan DAM-integration påvirker mærkning og arbejdsgangens effektivitet
Hvis du kun bruger dit DAM isoleret, er korrekt mærkning allerede vigtig. Men når dit DAM er forbundet med andre systemer, som dit team bruger hver dag – f.eks. dit CMS, CRM eller dine værktøjer til produktinformation – bliver disse mærkater afgørende for, hvordan arbejdet udføres.
Ved at integrere dit DAM med andre platforme kan digitale aktiver flyttes problemfrit mellem systemer. Marketingteams, der f.eks. arbejder i et CMS, kan hente godkendte billeder direkte fra DAM'et uden at skulle uploade dem igen eller søge manuelt. Salgsteams, der bruger et CRM, kan få adgang til det mest opdaterede indhold til kundepræsentationer. Produktteams, der er forbundet via et PIM, kan holde visuelt materiale og dokumenter synkroniseret på tværs af flere kanaler.
Målet er at gøre dit DAM til den eneste kilde til sandheden, hvilket letter bedre indholdsproduktion, hurtigere arbejdsgange og ensartet kommunikation på tværs af dit brand.
Derfor handler investering i konsekvent mærkning ikke kun om at holde orden internt i DAM'et. Det handler om at få hele din teknologiske stak til at fungere bedre sammen.
Fordele ved ensartede metadata og mærkning i DAM
Disse metoder har til formål at sikre korrekt mærkning. Korrekt mærkning af dit indhold kan hjælpe med at:
- Forbedre genbrug af aktiver
- Reducere søgetiden
- Forhindre dataduplicering
- Opretholde ensartethed i brandet
- Optimere arbejdsgange til digital aktivstyring
- Reducere udgifter forbundet med at genskabe indhold
Hvad er den bedste software til administration af digitale aktiver?
Når du overvejer at implementere et DAM-system i din organisation, anbefaler jeg, at du udarbejder en RFP for administration af digitale aktiver, så du kan sammenligne dine muligheder. Overvej funktioner som en brugervenlig grænseflade, stærk adgangskontrol, integration med API'er samt godkendelse og sikkerhed. Disse funktioner hjælper med at strømline driften og forbedre funktionaliteten i hele dit indholdsøkosystem. Selvom jeg ikke kan fortælle dig præcis, hvilken software der har den bedste funktionalitet til din situation, får du her en liste over software til administration af digitale aktiver, der i øjeblikket findes på markedet, og som du kan komme i gang med. Læs om dem, se efter en prøveperiode, eller forbered dig på en demonstration, og find den løsning, der passer bedst til dig!
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Afsluttende tanker
Korrekt mærkning af dine aktiver er en af de grundlæggende søjler i et vellykket system til administration af digitale aktiver. Med en solid DAM-strategi, konsekvent mærkning og den rigtige DAM-løsning kan du skabe et skalerbart system, der understøtter alt fra oprettelse af aktiver til rettighedsadministration.
Hvis du ikke tidligere har hørt om DAM-software, kan du læse mere om, hvad DAM er, og hvad investeringsafkastet ved DAM-software er.
