Guide til projektcharter: Skabelon, eksempler og sådan opretter du det
Projektkommissorier beskriver projektets omfang og målsætninger. Uden et projektkommissorium kan projektet ikke officielt begynde, og der er ingen garanti for, at dine interessenter er enige om projektets formål og leverancer. Det giver grobund for ukontrolleret udvidelse af projektets omfang, misforståelser og i sidste ende projektfiasko.
Jeg vil beskrive, hvad et projektkommissorium er, og hvordan et veludarbejdet projektkommissorium, der er gemt i dit projektstyringsværktøj, hjælper dig med at holde kursen gennem hele projektet. Du finder også eksempler på projektkommissorier og en skabelon, der kan hjælpe dig hurtigt i gang.
Hvad er et projektkommissorium?
Et projektkommissorium er et formelt dokument, der beskriver den fælles forståelse af projektets omfang, udvikling og projektets målsætninger, samtidig med at det definerer rollerne og ansvarsområderne for alle involverede parter. Det er som regel et forholdsvis kort dokument.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektkommissorier giver grønt lys til, at et projekt kan begynde. Det godkender projektets eksistens og giver projektlederen bemyndigelse til at udføre arbejdet og anvende projektets budget. Hvis projektkommissoriet godkendes, går projektet videre til planlægningsfasen. Du kan også se et projektkommissorium omtalt som en kort beskrivelse eller et projektinitieringsdokument (PID).
Skabelon og eksempel på projektkommissorium
Hent din skabelon her, og brug denne vejledning, mens du udfylder den – indsigterne i denne artikel hjælper dig med at udarbejde et solidt projektkommissorium. Vi har også inkluderet et udfyldt eksempel, så du kan få en idé om, hvordan dit skal se ud.
Projektkommissorium vs. arbejdsbeskrivelse (SoW) vs. projektplan
En arbejdsbeskrivelse, et projektkommissorium og en projektplan har forskellige formål, men arbejder sammen om at definere, godkende og styre et projekt. SoW'en fastlægger omfanget og de forventede leverancer, projektkommissoriet godkender formelt projektet, og projektplanen beskriver, hvordan arbejdet skal udføres og styres.
| Arbejdsbeskrivelse | Projektgrundlag | Projektplan | |
|---|---|---|---|
| Formål | Definerer det arbejde, der skal udføres, dets afgrænsninger og de forventede resultater | Godkender formelt projektet og giver projektlederen bemyndigelse til at lede det | Forklarer, hvordan projektet gennemføres, overvåges og styres |
| Primært fokus | Hvilket arbejde der er inkluderet, hvad der ikke er inkluderet, og hvad der skal leveres | Hvorfor projektet findes, hvad det sigter mod at opnå, og hvem der er ansvarlig | Hvordan og hvornår arbejdet færdiggøres |
| Vigtigste indhold | Forretningsbehov, projektomfang, leverancer, antagelser, undtagelser og acceptkriterier | Forretningsgrundlag, målsætninger, overordnet omfang, interessenter, roller, budget, tidsplan og succeskriterier | Tidsplan, projektfaser, leverancer, opgaveafhængigheder, milepæle, ressourcer, risici og kommunikationsplaner |
| Detaljeringsgrad | Detaljeret beskrivelse af det aftalte arbejde og leverancerne | Overordnet oversigt over projektet og dets krav | Detaljeret opdeling af projektaktiviteter og ledelsesprocesser |
| Hvornår det oprettes | Under projektinitiering eller kontraktindgåelse, ofte før projektgrundlaget | Under projektinitiering, før den detaljerede planlægning begynder | Under projektplanlægningen, efter projektgrundlaget er godkendt |
| Hvem bruger det | Kunder, leverandører, projektledere og interessenter | Projektsponsorer, projektledere og centrale interessenter | Projektledere, projektteams og interessenter |
| Godkendelse og bemyndigelse | Fastlægger de aftalte arbejdsforpligtelser, når det indgår i en godkendt aftale | Giver formel bemyndigelse til at gå videre og giver projektlederen mulighed for at bruge organisatoriske ressourcer | Fastlægger en godkendt tilgang og et godkendt grundlag for styring af projektleverancen |
| Forhold til andre dokumenter | Fungerer ofte som input til projektgrundlaget | Bygger på arbejdsbeskrivelsen eller forretningsgrundlaget og styrer udviklingen af projektplanen | Bygger på projektgrundlaget og omsætter dets målsætninger til handlingsorienteret arbejde |
Hvorfor er projektgrundlaget vigtigt?
Projektgrundlaget er vigtigt, fordi det får dine interessenter til at blive enige om, hvorfor I gennemfører projektet, hvad der er omfattet (på et overordnet niveau), og hvem der gør hvad. Nogle organisationer kræver et underskrevet projektgrundlag, før de allokerer ressourcer, herunder finansiering, til dit projekt.
Lad os se nærmere på fordelene fra perspektivet hos hver af de involverede parter.
Fordele for projektledere & team
- Gør projektets værdiforslag tydeligt: Det hjælper dig med at afgøre, om det kan betale sig at gennemføre projektet.
- Sparer tid senere: Den tid, du bruger på at afklare målsætninger i begyndelsen af et projekt, behøver du ikke bruge på fejlfinding og forhandlinger senere i projektets livscyklus.
- Skaber klarhed over budgettet: Et projektgrundlag sikrer, at finansieringen er tilgængelig og frigives til tiden. Når du afklarer din bemyndigelse til at bruge penge og dine budgetter, sparer du tid, før projektet starter.
- Fastlægger klare retningslinjer for dit projektteam: At definere succeskriterier er uvurderligt, når teamet skal guides, mens du begynder at orientere det om projektet.
- Styrker teammoralen: Et team, der arbejder under et mangelfuldt projektgrundlag, vil gentagne gange opleve forvirring, mens deres hårde arbejde går til spilde eller bevæger sig i den forkerte retning. Et velskrevet projektgrundlag giver målepunkter for et vellykket projekt, som teamet kan føle sig motiveret og trygt ved at arbejde hen imod.
Projektgrundlaget er blevet automatisk, ikke? Folk glemmer, hvad det hele handler om. Det er et fantastisk dokument; det er jeres salgsdokument, der skal få folk til at glæde sig over det, vi laver. Det viser også, hvem projektlederen er. Når I ikke har den formalisering, går I ind i lokaler, og folk tænker: ‘Hvem har gjort dig til projektledelsens gud eller gudinde?’ I har dette stykke papir til at sige: Se her. Det er underskrevet af den øverste ledelse. Så det er også det dokument, der bakker jer op.
Fordele for kunder & andre interessenter
- Skaber en fælles forståelse: Projektcharteret gør interessenterne bekendt med, hvad de kan forvente, og hvilke ressourcebegrænsninger projektet står over for.
- Fungerer som et markedsføringsværktøj: Projektcharteret kan fungere som et salgsdokument, der begrunder nye eller eksisterende investeringer.
Hvad skal et projektcharter indeholde?
Her er, hvad du skal medtage i dit projektcharter:
- Introduktion: Dette afsnit forklarer formålet med charteret og angiver projektets navn.
- Forretningscase og beskrivelse af projektets omfang: Dette afsnit forklarer projektets formål (herunder forretningsmæssige drivkræfter og eventuelle relaterede projekter), definerer aktiviteter på højt niveau, som er en del af projektets omfang (for at undgå ukontrolleret udvidelse af projektets omfang senere), og beskriver det forventede investeringsafkast.
- Succeskriterier: Dette afsnit definerer, hvordan succes ser ud, og hvordan teamet vil måle succes.
- Væsentlige krav eller leverancer: Dette afsnit opsummerer krav på højt niveau og/eller vigtige leverancer.
- Budget: Dette afsnit estimerer projektomkostningerne, helst fordelt på projektfaser, og definerer kilderne til projektfinansiering.
- Tidsplan for milepæle: Dette afsnit estimerer projektets varighed og opsummerer hver større del af projektet samt alle milepæle.
- Antagelser og begrænsninger: Dette afsnit identificerer kendte og ukendte parametre ved projektets start.
- Projektrisici: Dette afsnit opsummerer større kendte trusler eller muligheder, der kan påvirke projektets succes.
- Team og organisation: Dette afsnit definerer projektroller og -ansvar.
- Godkendelser: Dette afsnit indeholder plads til, at interessenterne kan registrere deres godkendelse (eller afvisning) af charteret.
Ud over disse afsnit i projektcharteret kan du også inkludere et appendiks med dokumenter såsom:
- Liste over leverancer: Hvis leverancerne allerede er defineret, indeholder denne liste oplysninger om hver leverance: hvad den er, og de tilknyttede acceptkriterier (såsom givet-når-så-acceptkriterier).
- Planlægningsdokumenter: Dette kan omfatte projektets tidslinje, kalender eller andre dokumenter, der angiver rækkefølgen af projektaktiviteter og indeholder oplysninger om hver projektmilepæl eller -fase.
- Kommunikationsplan: Denne indeholder oplysninger om, hvordan hver involveret person holdes orienteret om fremskridt, ændringer i projektets omfang osv.
Hvornår skal jeg oprette projektcharteret?
Projektlederen bør oprette projektcharteret under projektets initieringsfase. Det er afgørende for at skabe en fælles retning blandt de vigtigste interessenter før projektets opstartsmøde at dokumentere projektets formål, hvilke aktiviteter der indgår i gennemførelsen, og hvem der er ansvarlig for at udføre de enkelte aktiviteter.
Sådan opretter du et projektcharter
Her er en grundlæggende proces, du kan følge, når du opretter et projektcharter:
1. Drøft med interessenter og teamet
Indsaml oplysninger om projektet ved at mødes med vigtige interessenter, herunder projektlederen, projektsponsorer, kunder og repræsentative medlemmer af projektteamet.
Glem ikke, at interessenter også kan omfatte andre teams, der leverer specialiseret support, såsom eksperter i netværkskapacitet og sikkerhed.
2. Tag og organisér noter
Stil spørgsmål under dine drøftelser, og tag noter, der hjælper dig med at udfylde hvert afsnit i dit charter. Brug din tid fornuftigt på at indsamle de vigtigste oplysninger; du kan altid udfylde de understøttende detaljer senere.
3. Brug en skabelon
Udnyt de utallige skabeloner til projektchartere, der findes online, til at skabe det format, der bedst imødekommer dit projekts behov.
DPM-medlemmer kan bruge vores færdige skabelon til projektcharter sammen med en række andre tidsbesparende ressourcer. Alternativt kan du bruge et af eksemplerne på projektchartere i dette indlæg som udgangspunkt.
4. Inkluder specifikke oplysninger
Lad os begynde med et dårligt eksempel. For en bankkunde skriver en projektleder projektmålsætningen i charteret som “forbedre kommunikationskanalerne”. Ja, god kommunikation er et værdifuldt mål, men den måde, det er formuleret på, overlader meget til fantasien:
- Hvilke kommunikationskanaler skal forbedres? Kunder? Internt personale?
- Hvor mange brugeres behov forsøger vi at imødekomme?
- Opdaterer vi et eksisterende system eller bygger vi et helt nyt system?
- Hvornår bliver det færdigt?
- Omfatter projektets omfang oplæring i det nye kommunikationsværktøj?
- Vil kontrakten omfatte løbende support af systemet?
Et fuldstændigt charter indeholder klare og specifikke oplysninger om disse spørgsmål, så læseren kan forstå projektets formål. Her er et bedre eksempel på en erklæring om projektomfang (en central del af dit charter):
“Opret et nyt kommunikationssystem, der skal erstatte ABC-systemet inden december 2026, så kunder kan chatte med deres produktchefer via XYZ Banks egne mobilapps. Uddan 400 medarbejdere i at vedligeholde og supportere systemet internt.”
Anvend samme logik, når du udarbejder andre afsnit i charteret. Formålet med denne øvelse er, at projektsponsoren har tilstrækkelige oplysninger til at kunne godkende projektet.
5. Gennemgå med teamrepræsentanter
Når du har udarbejdet et projektcharter, men inden du gennemgår det med en kunde, skal du afsætte tid til at gennemgå charteret med centrale medlemmer af dit team for at vurdere dets nøjagtighed og fuldstændighed.
6. Præsenter til godkendelse
Bemærk, at dette trin ikke er “send til godkendelse”. Projektcharteret er nøglen til at få godkendelse til at gennemføre projektet, og det er vigtigt, at det præsenteres korrekt. Undgå blot at vedhæfte dit charter som PDF i en e-mail, hvor det risikerer at blive ignoreret eller afvist uden videre.
Præsenter i stedet dit charter for dine sponsorer, interessenter eller kunder. Gør det på et møde eller gennem en diaspræsentation, der indeholder understøttende medier. Sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til spørgsmål og svar.
Eksempler på projektchartere
Her er tre forskellige eksempler på projektchartere, som du kan overveje:
I dette eksempel på et projektcharter for et interaktivt stemmesvarssystem har projektlederen inkluderet nogle bemærkninger om forretningsgrundlaget ud over en projektbeskrivelse og projektets omfang.
Vedkommende har også angivet begrænsningerne i prioriteret rækkefølge, hvilket er nyttigt, når man hurtigt skal give kontekst til den, der læser dette dokument.
Dette eksempel på et projektcharter angiver tydeligt projektmålene samt milepælene og en tilhørende tidsplan.
Selvom du ikke nødvendigvis har brug for en fuldstændig tidsplan endnu (den bliver fastlagt i projektplanen), er dette et godt element at inkludere og derefter opdatere til statusrapporter for projektet, efterhånden som teamet færdiggør arbejdet i gennemførelsesfasen.
Dette eksempel minder om det ovenstående, idet det indeholder milepæle og en tidsplan.
Det har også tydeligt beskrevet målsætningerne og afgrænsningen samt indeholder nogle bemærkninger om de processer, som projektet vil påvirke. Det er nyttigt, da dette hænger sammen med begrænsningen vedrørende holdningen til forandring (som er angivet i afsnittet om begrænsninger).
Eksperttips til udarbejdelse af et projektgrundlag
Når du udarbejder et projektgrundlag, bør du følge disse bedste praksisser for at skabe tydelige forventninger, sikre opbakning fra interessenterne og give projektet de bedste forudsætninger for succes:
- Hold det enkelt: Skriv projektgrundlaget, så en person, der ikke kender projektet, kan forstå dets formål, omfang og forventede resultater. Undgå fagudtryk og vage formuleringer. Hvis interessenterne har brug for, at du forklarer, hvad et afsnit betyder, bør det sandsynligvis skrives om.
- Fokuser på det store billede: Hold dig til overordnede målsætninger, omfang, leverancer og begrænsninger frem for detaljerede opgaver eller tidsplaner. Jeg anbefaler, at du holder implementeringsdetaljerne i din projektplan, hvor de kan udvikle sig uden at kræve ændringer i projektgrundlaget.
- Skab enighed blandt interessenterne: Inddrag projektsponsoren og de vigtigste interessenter, før projektgrundlaget færdiggøres. Vær særligt opmærksom på modstridende forventninger til omfang, prioriteter og succeskriterier. Det er langt lettere at løse uenigheder under opstarten end efter arbejdet er begyndt.
- Fastlæg målbare succeskriterier: Nøjes ikke med brede målsætninger som "forbedre kundeoplevelsen". Angiv, hvordan succes ser ud (f.eks. at reducere tiden til kundeoprettelse med 20 %). Det giver teamet et fælles mål og hjælper interessenterne med at vurdere, om projektet har skabt den tilsigtede værdi.
- Dokumentér antagelser og begrænsninger: Vær tydelig om de forhold, som projektet afhænger af, herunder budgetbegrænsninger, tilgængelige ressourcer og eksterne afhængigheder. Hvis leveringen f.eks. afhænger af en integration fra en tredjepart, skal du dokumentere denne antagelse, før du forpligter dig til en lanceringsdato.
- Afklar beslutningskompetencen: Identificér projektsponsoren, projektlederen og de interessenter, der er ansvarlige for større godkendelser. Min erfaring er, at uklar beslutningskompetence skaber unødvendige forsinkelser, især når ændringer i omfanget eller konkurrerende prioriteter kræver eskalering.
- Få en formel godkendelse før gennemførelsen: Få projektsponsoren til at godkende projektgrundlaget, før du forpligter betydelige ressourcer. Godkendelsen bekræfter enighed om projektets målsætninger, omfang og beføjelser. Sørg for, at det godkendte projektgrundlag er let tilgængeligt, så du kan henvise til det, når der opstår nye anmodninger eller uenigheder.
Almindelige udfordringer ved projektgrundlag, og hvordan de overvindes
Det kan være udfordrende at udarbejde et projektgrundlag, når kravene er uklare, interessenterne er uenige, eller vigtige beslutninger endnu ikke er truffet. Her er seks almindelige udfordringer og praktiske måder at overvinde dem på:
- Uklare projektmålsætninger: Vage mål gør det vanskeligt at definere succes og få interessenterne til at arbejde hen imod det samme resultat. Arbejd sammen med projektsponsoren om at fastlægge specifikke, målbare målsætninger, der er knyttet til forretningsbehov.
- Uenighed om projektets omfang: Interessenterne kan have modstridende forventninger til, hvad der er inkluderet, hvilket kan føre til forsinkelser eller ukontrolleret udvidelse af projektomfanget. Dokumentér, hvad der er inden for og uden for omfanget, og løs derefter uenighederne med de vigtigste interessenter, før du søger godkendelse.
- Urealistiske forventninger til budget eller tidsplan: Ledelsen kan foreslå tidsfrister eller budgetter uden fuldt ud at forstå det involverede arbejde. Validér overordnede estimater med dit leveringsteam, og fremlæg afvejningerne mellem omfang, omkostninger og tidsplan.
- Begrænset involvering fra interessenter: Travle interessenter kan forsinke feedback eller godkende projektgrundlaget uden at gennemgå indholdet. Identificér de vigtigste beslutningstagere tidligt, og planlæg en fokuseret gennemgang for at afklare uafklarede spørgsmål før den endelige godkendelse.
- Udefinerede roller og beslutningskompetence: Uden et tydeligt ejerskab kan godkendelser gå i stå, og vigtige beslutninger kan falde mellem to teams. Angiv projektsponsoren, projektlederen og de vigtigste beslutningstagere, herunder hvem der kan godkende ændringer i omfang eller budget.
- Ufuldstændige oplysninger eller uprøvede antagelser: Tidlige projektestimater afhænger ofte af ukendte tekniske krav, tilgængelige ressourcer eller eksterne afhængigheder. Dokumentér antagelser og begrænsninger tydeligt, tildel ansvarlige til at validere dem, og markér usikkerheder, der kan påvirke projektets gennemførlighed.
Gør dit projektgrundlag til et vellykket projekt
Et tydeligt projektgrundlag lægger fundamentet, men en vellykket levering kræver de rette værktøjer og den rette vejledning. Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev og medlemskab for at få adgang til eksklusive ressourcer, praktiske skabeloner og ekspertindsigt, der hjælper dig med at planlægge og levere bedre projekter.
