Sådan skaber du et psykologisk trygt teammiljø, og hvorfor det er vigtigt (med Samantha Schak fra PM with Purpose)

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low:

Forestil dig dette: Du er full-stack-udvikler og på toppen af dit spil. Du nedlægger story points til højre og venstre. Men det produkt, du arbejder på, ser ud til at udelukke nogle minoritetsgrupper – specifikt en minoritetsgruppe, som du selv tilhører. Du har en idé til, hvordan det kan gøres mere inkluderende, men beslutter dig for ikke at sige noget.

Det er alligevel for sent i processen. Og du får sikkert at vide, at dit job er at kode – ikke at udfordre produktvisionen. Produktet går live, og hvad sker der? Det bliver korsfæstet på de sociale medier for at udelukke minoritetsgrupper. Hvor sikker er du på, at scenarier som dette sker på dine projekter hver dag?

Har du en teamkultur, hvor folk føler sig trygge ved at sige fra og bringe deres perspektiv ind i samtalen? Er din organisation inkluderende nok til at fjerne alle barrierer for innovation? Hvis du ikke er sikker, så lyt videre. Vi skal tale om, hvorfor diversitet og inklusion er vigtigt, og hvordan man skaber et psykologisk trygt miljø – både virtuelt og fysisk – som gør det muligt for dit team at trives.

Tak, fordi du lytter med. Jeg hedder Galen Low og kommer fra Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk med en mission om at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundne, så vi kan levere bedre projekter. Hvis du vil høre mere om det, så gå ind på thedigitalprojectmanager.com.

Hej alle sammen. Tak, fordi I hænger ud med os på DPM-podcasten.

Min gæst i dag er en person, som har viet sig til at hjælpe andre, fjerne skam og give mennesker mod til at tage chancer uden for deres komfortzone. Hun er lige dele leder inden for projektleverancer og kreativ improvisationsunderviser. Hun har fremmet diversitet og inklusion for sine teams såvel som sine kunder ved at skabe psykologisk tryghed for alle, der er involveret i hendes projekter.

Ud over projektleverancer har hun også hjulpet organisationer med at forme og implementere solide programmer for diversitet og inklusion. Hun er medvært på podcasten om mental trivsel But, Have You Considered Therapy? og underviser børn og unge med særlige behov i improvisation. Og hvis det ikke var nok, er hun også passioneret hobbykreatør og en meget talentfuld kagedekoratør.

I dag vil hun lære os, hvordan det at omfavne fejl kan være nøglen til at frigøre innovation, samt sine bedste taktikker til at skabe et psykologisk trygt miljø, når man arbejder fysisk eller virtuelt.

Byd velkommen til Samantha Schak. Hej, Samantha.

Samantha Schak:

Hold da op. Det var lidt af en introduktion. Tusind tak, Galen.

Jeg glæder mig virkelig meget til at tale med dig i dag.

Galen Low:

Det er dejligt at have dig med i programmet. Jeg har virkelig glædet mig til at have dig med i et stykke tid, og jeg er også meget begejstret for, at du er blevet en del af DPM’s ekspertteam. Det er fantastisk at have adgang til din viden. Det er dejligt at have din stemme med i samtalen, og jeg er bare vild med det, du gør.

Så jeg glæder mig virkelig til denne samtale.

Samantha Schak:

Ja, det gør jeg også. Vi havde en virkelig god AMA for et par uger siden, så jeg glæder mig til at tale med et større publikum om dette vigtige emne. Og det vil blive ved med at være et vigtigt emne for altid. Jeg ved, at vi har lært en masse det seneste år, men jeg glæder mig virkelig til at tale med dig i dag.

Galen Low:

Absolut. Og ja, det har været en interessant tid. Selv dér, hvor du er i Austin, er I på vej ud af en ret turbulent periode. Der var en sjælden snestorm, som skabte en del kaos midt i en pandemi, men det ser ud til, at tingene er ved at komme sig, og at restriktionerne endda er blevet lempet lidt i Texas.

Så jeg spekulerer på: Hvordan er dit liv anderledes i dag, end det var for blot et par uger siden?

Samantha Schak:

Det er et godt spørgsmål. Ja, til min store fortrydelse bliver restriktionerne lempet. Austin forsøger at fastholde vores krav om mundbind og en lidt lavere kapacitet, men ja, i sidste ende afhænger det vel af de store kanoner, når man bor i Texas.

I dag er mit liv meget anderledes. Vi gik igennem en hel del traumer i begyndelsen. Hele dette år – 2021 i sig selv – startede med et oprør og en masse kaos. Og nu har vi dette ekstreme vejr. Det var anderledes end noget, jeg nogensinde har oplevet, og jeg kommer fra Chicago, så jeg har set masser af sne og været igennem en hel del vintervejr.

Men det var bestemt en meget, meget skræmmende tid. Jeg forsøgte at arbejde mig igennem det, holde børnene fungerende og sikre, og samtidig håndtere den sædvanlige pandemi, som ligger hen over det hele.

Så jeg har været ekstremt udmattet de seneste par uger. Jeg prøver at være meget nænsom over for mig selv, og jeg følger med vilje en masse fagfolk inden for mental sundhed og rådgivere på Twitter og Instagram, så jeg kan få de beskeder, der siger: "Det er okay at være udmattet lige nu."

Du fungerer måske ikke på 100 % i år – faktisk gør du det aldrig – men især ikke lige nu. Så jeg prøver helt sikkert at give mig selv lidt nåde og nænsomhed.

Galen Low:

Fantastisk. Hvad med adspredelser? Har du nogle yndlingsadspredelser, som har ført dig til et lykkeligere sted gennem al denne turbulens?

Samantha Schak:

Åh gud. Jeg er nødt til at fremhæve min yndlingsting i hele verden, nemlig TikTok. Jeg var en modvillig millennial, der var knyttet til Vine, men blev derefter en stor TikTok-forkæmper i løbet af det seneste år. Jeg har endda taget det med i nogle brandingpræsentationer for projektledere, fordi jeg følger rigtig mange interessante profiler dér.

TikTok inspirerede mig faktisk til at skabe PM with a Purpose, som er min blog for projektledere. Så jeg vil sige, at det – som ren underholdning, empowerment, mange svære samtaler og mange gode repræsentanter for diversitet og inklusion – helt klart har været min yndlingsadspredelse.

Galen Low:

Det elsker jeg. Jeg er helt klart nødt til at komme mere ind i det. Det har lidt ry for bare at handle om koreograferede danse i mit hoved.

Samantha Schak:

Nej, du skal bare stole på algoritmerne. Du skal begynde at synes godt om ting og følge ting. Jeg tror faktisk også, at TikTok stiller diagnoser. Jeg sagde til min terapeut: "TikTok tror, at jeg har ADHD."

Og hun sagde: "Det kunne du måske have." Og du ved hvad? Det har bestemt været et godt supplement for mig og hjulpet mig med at arbejde mig igennem en masse problemer.

Galen Low:

TikTok-diagnoser – det er næste fase.

Samantha Schak:

Jeg mener det alvorligt. Folk opdager deres seksualitet, og der er en masse aktuelle emner, som folk går ind i. De siger: "Åh, algoritmerne – det er det, de viser mig nu."

Så der kommer meget stærke data din vej.

Galen Low:

Virkelig, virkelig spændende. Okay, lad os komme i gang. Måske kunne vi begynde med, at du giver os et lille overblik over den professionelle version af dig – hvor du har været, hvad du har lavet, hvad du gerne vil lave, og hvad fremtiden bringer?

Samantha Schak:

Ja, jeg vil sige, at jeg lige nu er en projektleder, der har skiftet bureau mange gange. Jeg arbejdede mig op fra salgs- og marketingroller og faldt derefter ind i projektledelse, ligesom de fleste gør, uden at være klar over, at det er en disciplin. Jeg har arbejdet på mange forskellige typer projekter og med mange forskellige kunder. For et par år siden blev jeg certificeret i produktejerskab inden for Scrum, hvilket jeg virkelig godt kunne lide, og for nylig har jeg brugt det mere i praksis som strateg hos et bureau, der hedder Dockyard, og som er et fuldt fjernarbejdende team.

Det er sådan lidt mit udgangspunkt og et billede af, hvem jeg er. Jeg har også beskæftiget mig med kultur samt paneler og taskforces om diversitet og inklusion i mine virksomheder. Jeg forsøger virkelig at få det ind i mit daglige arbejde.

Galen Low:

Jeg kan virkelig godt lide lagene i det. Du har den overordnede baggrund fra et reklamebureau, men du gør også mere med din rolle, især når det gælder diversitet og inklusion, som vi kommer til at dykke en del ned i. Har du nogle yndlingstyper af projekter?

Samantha Schak:

Yndlingstyper af projekter? Vi har arbejdet ud fra nogle større opdagelsesprogrammer, hvor jeg får mulighed for at lave en masse research og design. Det er dér, jeg elsker at hjælpe til eller lede – at finde ud af, hvad vi egentlig prøver at gøre, og hvorfor.

Det er de projekter, jeg elsker, fordi de rummer overraskelser. Man tror, man går ind i dem med én mulig løsning, men kommer ud med mange andre – nogle gange mange idéer, som man slet ikke havde overvejet. Jeg elsker at fremme den slags i et team, så vi kan finde kreative løsninger og også overraske kunderne.

Nogle gange er det ting, de ikke har lyst til at høre. Så hvordan får vi leveret det budskab?

Galen Low:

Jeg elsker spændingen ved den kreative proces. Man ender måske ikke med det, man troede, man ville ende med.

Samantha Schak:

Ja. Det sker næsten aldrig, vel? Så man kan lige så godt omfavne det og blive rigtig god til det.

Galen Low:

Helt sikkert.

Når jeg har lært dig at kende, har jeg lagt mærke til, at du har formået at integrere mange af dine passioner i det, du laver, og i det brand, du har opbygget for dig selv. Du brænder for improvisation. Du brænder for diversitet og inklusion. Du brænder for projektledelse.

Var det bevidst? Og hvordan fik du det hele til at hænge sammen?

Samantha Schak:

Det er et virkelig godt spørgsmål. I lang tid kunne jeg ikke helt se det. Jeg havde to verdener, der begyndte at mødes på samme tid. Jeg begyndte med improvisation og undervisning i improvisation omtrent samtidig med, at jeg opdagede projektledelse.

Man skulle måske ikke tro, at den ene del – som er meget kreativ og bevidst ustruktureret – og den anden side af mig, som forsøgte at skabe struktur og holde fast i den, ville overlappe. Men jeg begyndte at se overlap, efterhånden som jeg udviklede mig både i min karriere inden for projektledelse og inden for improvisation.

Det første tema, som vi skal tale om i dag, er fiasko, hvordan man omfavner den, og hvad det betyder på scenen og i projekter. Det handler om virkelig at skabe tryghed, så man kan tage chancer.

Når man ser en improvisationsgruppe, der har været sammen længe, og det føles, som om det er indøvet, sker det ofte, fordi det team har opbygget så meget tillid og tryghed, at de kan bevæge sig væk fra den slagne vej og ind i en helt anden verden, hvor de skaber og samarbejder sammen.

Det er i virkeligheden det, vi gør, når vi skaber projekter eller enhver form for produkt, som vi forsøger at sende ud i verden. Jeg begyndte at se, at der faktisk var så mange overlap, og at jeg kunne integrere dem i mit arbejde. Det gav også noget anderledes til en virksomhed.

Jeg kunne skille mig mere ud, begynde at forstå, hvad et personligt brand er, og dyrke det. Jeg kunne også blive den person, man gik til og sagde: "Vi har brug for nogen til at facilitere noget eller skabe en workshop." Det var dér, jeg begyndte at finde en niche.

Galen Low:

Det er virkelig interessant. Jeg kan godt lide spændingen mellem at være den kontrolorienterede projektleder og pludselig skulle være en bænk i en sketch. Men hvis man kan finde balancepunktet, er jeg helt enig. At have teamtillid og få alle til at føle sig trygge ved at arbejde sammen og levere fantastiske digitale produkter er på mange måder det samme.

Samantha Schak:

Struktur skaber tryghed, ikke? Det gør fleksibilitet også, fordi du ved, at du kan gå væk, hvis strukturen ikke fungerer for dig, og bevæge dig i en anden retning.

Men hvis du er helt uden struktur, har du ingen idé om, hvor du er på vej hen. Så det handler virkelig om at finde den perfekte balance.

Galen Low:

Lad os også give vores lyttere en fornemmelse af, hvor vi er. Du beskriver dig selv som en projektleder, der specifikt fokuserer på at skabe et inkluderende rum, som understøtter den psykologiske tryghed for alle, der er involveret i projektbeslutningerne – alle, der kan blive påvirket af projektet, alle interessenter, alle teammedlemmer og kunder.

Hvordan definerer du psykologisk tryghed, og hvorfor er det vigtigt?

Samantha Schak:

Det er et stort spørgsmål. Jeg gemte faktisk et opslag på Twitter for et par måneder siden, hvor nogen spurgte: Hvad er psykologisk tryghed?

Der er så mange gode svar, og så mange forskellige fortolkninger. Min personlige definition er en kombination af mange forskellige kilder. For mig handler psykologisk tryghed om at kunne bringe sit autentiske jeg og sin autentiske stemme med ind i det arbejde, man udfører. Det handler også om at kunne skelne mellem det, der ligger lige foran en – projektets og virksomhedens mål – og ens egne personlige mål, uden at de kæmper mod hinanden.

Når jeg siger, at man skal bringe hele sig selv med, handler det også om ens mentale kapacitet, om hvad man fysisk har brug for, om pauser og den slags. Det handler om at kunne være trygt menneskelig i de situationer.

Et psykologisk trygt team understøtter alt dette. For dig som projektleder er det en enorm opgave. Det kan være overvældende, fordi du får så meget ansvar uden nødvendigvis at have så meget magt. Derfor skal du arbejde med indflydelse og med alle disse forskellige områder. Du skal lære om de unikke erfaringer, som mennesker bringer med sig.

Alle kommer ind i et Zoom- eller Google Meet-møde med mange års traumer – både professionelle og personlige. Du skal samle alle disse mennesker og få dem til at træffe en beslutning eller skabe noget sammen.

Det er en tung opgave for projektledere. Vi får ansvaret for det, men ved ikke altid, at vi har det, fordi det ikke står i jobbeskrivelsen. Men i sidste ende er det noget, man kan begynde at tage ansvar for.

Galen Low:

Jeg kan godt lide, at det ikke er den officielle jobbeskrivelse. Det står ikke skrevet noget sted, men det handler om at skabe et miljø, hvor mennesker kan samarbejde. Jeg kan også godt lide idéen om, at det ikke kun handler om, hvad du gør, men om hvem du er, og at du bringer det med ind. Produktet bliver rigere af det, fordi det er fyldt med disse indsigter.

Samantha Schak:

Det første skridt er at kende sig selv. Hvad har jeg brug for? Hvad er mine grundlæggende behov? Hvordan kan jeg lide at kommunikere? Hvordan kan jeg lide at arbejde? Hvad er min arbejdsstil?

Hvis jeg vil skabe tryghed, må jeg først spørge: Hvad får mig til at føle mig tryg? Hvad har jeg brug for? Jeg er nødt til at give mig selv ilt, før jeg giver ilt til den person, der sidder ved siden af mig.

Det er grundlaget for at skabe et trygt team: den tryghed, du har brug for at skabe i dig selv.

Galen Low:

Er det så enkelt, eller er det mere en løbende proces for dig og de mennesker, du arbejder med – at sætte sig ned og finde ud af, hvem man er, og derefter bringe det med ind i sit arbejde? Hvordan opbygger og genbesøger man det hele tiden?

Samantha Schak:

Helt sikkert. Ens kerne er nok ikke noget, der ændrer sig fuldstændigt gennem livet. Ens vaner, livsstil og omgivelser ændrer sig naturligvis hele tiden. I forskellige faser af livet udvikler man sig til en anden version af sig selv, men man har stadig den kerne, som består af ens værdier og erfaringer.

Det ændrer sig ikke nødvendigvis. Det handler om, hvordan du håndterer det, hvordan du viser det til andre, og hvordan du bruger dine styrker og lærer at få andre menneskers styrker frem.

Galen Low:

Var der et bestemt tidspunkt eller en udløsende faktor, som fik dig til at fokusere på diversitet og inklusion samt psykologisk tryghed?

Samantha Schak:

Ja. Jeg vil fortælle en personlig historie. Jeg har kæmpet med en spiseforstyrrelse det meste af mit liv. Jeg blev sat på slankekur som 11-årig, og derefter fulgte en cyklisk udvikling med kropsdysmorfi og selvskade.

Det kom virkelig i forgrunden for et par år siden, hvor jeg opdagede en tankegang, der hedder intuitiv spisning. Den handler grundlæggende om at lytte til sin krop og bevæge sig på en måde, der føles glædelig.

Jeg begyndte at forstå, hvor problematisk det er, at så meget er centreret omkring BMI, som blev skabt af en hvid mandlig matematiker uden intention om, at det skulle bruges på den måde, det bruges i dag.

Der er også alle de eurocentriske idealer om kroppen, som ikke passer på sorte og brune kroppe, for slet ikke at nævne kvindehad og alle de andre lag. Jeg havde kendt til noget af det før, men begyndte virkelig at lukke det ind, fordi jeg startede en dyb helingsproces.

Den tid, jeg ikke længere brugte på at ændre min krop, ville jeg bruge på at skabe andre forandringer i verden. Jeg fik pludselig mere mental kapacitet for omkring to eller tre år siden. Jeg er stadig i en helingsproces – det skete ikke fra den ene dag til den anden – men jeg begyndte at tænke: "Diversitet og inklusion. Det er jo det, jeg altid har interesseret mig for."

Ligesom jeg faldt ind i projektledelse, faldt jeg også ind i dette. Jeg indså, at det var emner, jeg havde bekymret mig om og tænkt over hele tiden. Mit hjerte og mit sind åbnede sig, og så fandt jeg vej ind i det.

Galen Low:

Det er fascinerende. Man begynder at løfte et lag af et løg, og pludselig ligger der et større billede af den ubalance, vi ser i alt, hvad vi gør. Det gælder både kost og samarbejde. Der er mange antagelser, dårlige vaner, forældede oplysninger og forældede måder at arbejde på, som vi har håndteret uden at sætte farten ned og tale om, hvorvidt det er den rigtige måde at gøre tingene på.

Hvordan har det påvirket den måde, dine teams og projekter arbejder på, siden du begyndte at integrere nogle af de ting, vi taler om – at omfavne fejl, improvisation og måske lidt leg?

Samantha Schak:

På et individuelt niveau har jeg måttet erkende, at når man arbejder med diversitet og inklusion, kommer man til at fejle. Når jeg stiller mig frem, forsøger at være nysgerrig, udforske og lege, kommer jeg til at begå fejltrin på grund af mit begrænsede perspektiv og mine erfaringer.

Jeg er en hvid kvinde, og jeg har haft mange fejlsituationer inden for diversitet og inklusion. Men de har været læringsmuligheder. Jeg må ikke lade dem stoppe mig, for jeg skal fortsætte arbejdet. Det er gennem fejlene, at jeg virkelig begynder at vokse.

I forhold til teams har jeg oplevet, at jeg kan åbne for de svære samtaler. Det kan være at sige: "Du havde en racistisk mikroaggression rettet mod mig den anden dag, og lad os tale om det." Eller: "Jeg var i et møde med syv andre mænd og fik ikke anerkendelse for en idé." Det er sårende, og jeg har brug for anerkendelsen i min professionelle udvikling.

Hvis man ikke tager fat på tingene direkte, sker der ikke rigtigt nogen forandringer. Samtalerne skal føres på en nænsom, venlig og åben måde. Man skal tage tingene op med det samme i stedet for at lade dem ligge og vokse sig større, indtil de ender i den årlige medarbejdersamtale.

Det er skræmmende for mig og for andre. Men hvis vi siger: "Vi kommer til at have disse åbne dialoger, og vi kommer til at være utilpasse," kan det føre til en god udvikling for teams og mennesker. Man lærer, hvem man arbejder sammen med, hvad de har brug for, og måske påvirker det også deres liv uden for arbejdet.

Galen Low:

Hvad ser en vellykket samtale ud som i dine øjne? Hvis nogen siger: "Jeg følte ikke, at jeg fik anerkendelse på grund af min identitet i det sidste møde," hvordan ser et godt resultat af den samtale så ud?

Samantha Schak:

Det varierer naturligvis fra person til person og afhænger af, hvad der er sket. Men i de fleste samtaler handler det om at være nysgerrig på intentionen, fordi intention ikke altid svarer til påvirkning – faktisk gør den det sjældent.

Man kan spørge: "Kan du forklare mig, hvad du mente med det?" eller "Kan du hjælpe mig med at forstå, hvad intentionen var, da det blev sagt?" Man kan også sige: "Jeg vil gerne åbne for noget, og hvis du har spørgsmål til mig, må du også gerne stille dem."

Derefter skal man være meget specifik om, hvad der skete, og hvordan det påvirkede en personligt. Man skal tale om den personlige påvirkning og undgå at sætte mærkater på mennesker. En enkelt handling definerer ikke et menneske, men hvis man ser et mønster, skal man stoppe det, fordi et mønster kan udvikle sig til giftig adfærd.

Man skal også tale om, hvordan man kommer videre, og give personen en måde at forstå, hvad der skal ske nu. Det bliver naturligvis mere kompliceret, når der er magtdynamikker og kontorpolitik involveret, men man må holde fast i sine grundlæggende principper og erkende, at man selv gør sit bedste.

Galen Low:

Hvad gør man, hvis personen på den anden side siger: "Du er fjollet. Det skete slet ikke. Hvorfor er du så mærkelig?" Hvor går man hen derfra?

Samantha Schak:

Det lyder som den form for gaslighting, jeg har set i mange samtaler. Hvis nogen benægter din oplevelse, kan du sige: "Du benægter min opfattelse af det, der skete, og det gør faktisk mere ondt end selve handlingen."

Nogle gange er benægtelsen værre end selve handlingen. Personen forsøger måske at flygte fra skammen, fordi kernen i al benægtelse er: "Jeg vil ikke se på det her. Jeg gjorde noget forkert, og jeg kan ikke tage det ind endnu."

Det er en stor følelsesmæssig belastning for dig, og du skal også lære at genkende, hvornår du kan gøre det for andre. Hvis du ser en anden opleve det, kan du måske hjælpe.

Du kan sige: "Det er okay. Det sker ofte, eller jeg har set det før. Det er ikke første gang, jeg oplever noget sådant." Du kan stoppe op og sige: "Vi er bare to mennesker, der taler sammen. Lad være med at benægte min oplevelse, så benægter jeg heller ikke din. Jeg har brug for, at du sænker den mur et øjeblik, så vi kan komme igennem det og komme videre."

Galen Low:

Det er også derfor, samtalerne er svære. Man befinder sig i en tilstand af psykologisk sårbarhed, og samtidig skal man tage højde for, at den person, man bringer det op over for, også føler smerte eller skam. Man skal håndtere det, så samtalen ikke ender i benægtelse eller fastlåsthed.

Samantha Schak:

Ja. Når man arbejder med teams, træner man dem ikke kun i, hvordan man giver feedback, men også i, hvordan man modtager feedback. Man kan være et godt eksempel på, hvordan man modtager feedback.

Det kan være helt almindelig professionel feedback, som ikke handler om psykologisk tryghed, diversitet, inklusion eller mental sundhed. Måske siger nogen: "Din præsentation var lidt usikker." Så kan man svare: "Okay, det hører jeg. Jeg vil gerne forstå det bedre. Hvad kan jeg gøre næste gang?"

Man skal vise taknemmelighed og sige tak, fordi personen kommer med feedback. Kritik er vigtig, men vi undgår den ofte. Det er en kunst at give negativ feedback, og det er endnu vigtigere at gøre det gennem en linse af diversitet og inklusion.

Galen Low:

Jeg vil gerne dykke ned i det. Et projektteam består ikke nødvendigvis af mennesker, der arbejder sammen hver dag. De kan komme fra forskellige dele af organisationen og levere et produkt, der kræver deres tværfaglige evner og perspektiver. Man skal altså skabe kulturen meget hurtigt.

Hvordan får man alle godt fra start på dag ét, så man begynder at opbygge en kultur med tryghed, hvor folk føler sig trygge ved at have disse samtaler?

Samantha Schak:

Jeg har nogle øvelser, som jeg bruger, når jeg starter med teams – især nye og fjernarbejdende teams. Det er afgørende.

Jeg bruger en teamopstart, hvor jeg spørger alle: Hvad er du virkelig god til? Hvad kan du gøre med hænderne på ryggen? Hvad er dine hemmelige våben? Hvad kan du, som ligger uden for dit fagområde, og som folk måske ikke ved?

Måske siger en designer: "Jeg har faktisk også en baggrund inden for udvikling." Man kan også spørge til arbejdsstil: Er du morgenmenneske? Hvad er din personlighed? Fortæl mig noget om dig selv. Hvad er dine personlige mål for de næste seks måneder, og hvordan kan jeg hjælpe dig med at fremme dem?

Projektmål matcher sandsynligvis ikke en persons personlige mål, så man skal holde begge dele for øje for at holde folk tilfredse og skabe sunde teams. Spørg også, hvordan folk kan lide at modtage feedback, og bed dem fortælle om noget, de har oplevet på et tidligere projekt eller i en tidligere virksomhed.

Det behøver ikke være specifikt for dette team, men det skal være specifikt nok til, at man lærer om dem, hvad de har været igennem, og hvad de har lært af det.

Man skal gøre det sjovt. Negativ feedback skal fokusere på gruppen. Det handler ikke om, at én bestemt person skal gøre noget. Det handler om, hvad teamet skal begynde på, stoppe med eller fortsætte med.

Når man fejrer succeser, skal man også være specifik over for mennesker. Man kan sige: Ros offentligt, og giv negativ feedback privat. Man skal fastsætte spillereglerne for teamet og spørge: "Kan vi blive enige om, hvordan vi vil arbejde sammen?"

Der findes masser af øvelser med teamlærreder. Det vigtigste er at få folk begejstrede for at lave dem. Ikke alle vil være glade for at lave noget, der ikke er selve arbejdet, men man skal forstå, at måden, vi arbejder sammen på, faktisk er vigtigere end alt det, vi kommer til at skabe.

Galen Low:

Hvilke dele af samtalen bør være private samtaler én til én, og hvilke dele bør foregå som teamsamtaler?

Samantha Schak:

Det er vigtigt at begynde at trække det ind så hurtigt som muligt. I starten handler det blandt andet om fridage, hvis man ikke kan deltage i noget, eller hvis noget ikke fungerer den dag. Man skal være helt ærlig om sin mentale kapacitet.

Hvis man har brug for en time her eller der, eller hvis noget ikke kan lade sig gøre den dag, skal man bare sige det. Lad os tale om det og hjælpe dig med at komme igennem dagen og ugen.

Jeg gør det også klart over for mine ledere, at jeg vil give mit team autonomi, så de har det, de har brug for, og kan gå væk fra noget uden at få dårlig samvittighed. Man kan godt logge af klokken 17, men arbejdet kan stadig fylde i tankerne. Jeg vil have, at folk har et helt liv uden for arbejdet.

Hvis du bringer dit autentiske jeg med på arbejde, er det det, du kan give i dag. Jeg vil have, at du er venlig over for dig selv, og jeg vil vide, hvordan jeg kan støtte dig.

Galen Low:

Har du haft nogle aha-øjeblikke, hvor du tænkte: "Jeg bruger denne tid på at skabe dette miljø for mit team," og derefter oplevede, at det virkede?

Samantha Schak:

For nylig arbejdede jeg i en stor teknisk opdagelsesfase med et helt nyt team, som havde arbejdet sammen i tre måneder. Jeg sluttede mig til dem i de sidste par uger. Jeg begyndte at sige: "Jeg er ny på dette projekt, så lad mig stille alle de spørgsmål, som I måske allerede har stillet kunden. Lad mig være den barriere, der gentager ting, der har ændret sig, eller ting, som I er usikre på, fordi I ikke vil se ud, som om I ikke lyttede."

Teamet havde brug for et selvtillidsboost. Mens jeg skabte workshops om kortlægning af brugerhistorier og prioritering, blev teamet mere åbent, stillede spørgsmål og udfordrede ting.

Efterhånden begyndte alle at bringe mere af sig selv ind i arbejdet. Vi nåede frem til: Her er, hvad vi skal bygge. Her er, hvor lang tid det tager. Her er teamet, der skal gøre det.

Teamet havde været lidt nede, så de havde brug for både selvtillid og evnen til at være nysgerrige og åbne. De stillede virkelig gode spørgsmål, som førte til andre løsninger. Jeg arbejder med meget dygtige mennesker og ting, der ligger langt ud over min tekniske viden, så jeg kunne se, at de stillede fantastiske spørgsmål.

De skrev i en Slack-besked, at vi virkelig havde vendt skibet. Det var dejligt at se, at alt begyndte at fungere, og at vi kunne sige: "Vi er alle okay her. Lad os finde ud af det sammen. Jeg har din ryg." Det er et improvisationsmotto: Jeg har din ryg.

Galen Low:

Teamets moral og deres følelsesmæssige forhold til et projekt er afgørende for alt fra produktets kvalitet til den generelle produktivitet.

Og modstand er et interessant ord. Modstand kan være god eller dårlig. Jeg elsker, når et team udfordrer idéerne, undersøger dem og forsøger at finde det bedst mulige resultat – uden at angribe personen, der fik idéen.

Samantha Schak:

Jeg elsker modstand. Jeg elsker det ikke, når mit otteårige barn ikke vil vaske op, men jeg kan godt lide det, når teams stiller gennemtænkte spørgsmål.

Der findes en god bog, der hedder Driven by Difference. Den handler blandt andet om, at homogenitet aldrig skaber noget stort. Det er et argument for mangfoldige og inkluderende teams, men også for mangfoldighed i tankegang.

Man skal kunne stille et dumt spørgsmål, et uventet spørgsmål eller bare sige det, der ligger øverst i tankerne. Man skal undersøge noget, som andre endnu ikke har tænkt på. Man må ikke være bange for, at nogen siger: "Det er ikke rigtigt."

For nylig sagde jeg noget, og de svarede: "Nej, det gør vi ikke. Var det ikke klart?" Jeg kunne sige: "Okay, du har helt ret. Det sagde du faktisk. Her er, hvad jeg tænkte i den retning." Jeg var rød i hovedet i 30 minutter, men man er nødt til at ryste det af sig.

Galen Low:

Du arbejder med teams, der er fuldt fjernarbejdende. Jeg forestiller mig, at det er anderledes at skabe psykologisk trygge miljøer virtuelt end fysisk. Der er også et ekstra lag, fordi vi befinder os midt i en pandemi.

Er der noget, du tilføjer eller ændrer, når det er et fuldt virtuelt team?

Samantha Schak:

Det første er mange personlige check-ins – ikke nødvendigvis mange personlige møder og én-til-én-samtaler, men jeg spørger folk: "Hvad føler du lige nu? Hvad tænkte du om det møde?"

Jeg giver ikke min egen mening først, fordi folk måske skriver i Slack: "Det var dårligt. Det var forfærdeligt." Jeg har brug for at forstå, hvad alle andre tænker. Derfor stiller jeg åbne spørgsmål og undgår ledende spørgsmål som: "Synes du ikke, det gik forfærdeligt?"

Med et fjernteam er det svært at læse ansigter. Jeg deler min skærm og mit kamera meget og opfordrer andre til at gøre det samme, men jeg forstår også, at nogen måske ikke vil vise deres video, har noget andet i gang eller har brug for at fokusere.

Man skal enten sætte en klar forventning om fuld opmærksomhed eller acceptere, at de fleste ikke giver den hele tiden. Det er også okay, for jeg bliver selv distraheret.

Hvis du fornemmer, at nogen ikke deler, skal du undersøge det, men gøre det én til én og fra dit eget perspektiv. I vores standups spørger jeg hver morgen: Hvordan har du det? Hvad lavede du i går? Hvad skal du lave i dag? Har du nogen blokeringer?

Jeg begynder med at dele meget ærligt, hvordan jeg har det. Derefter gør de andre det samme. Hvis du selv er sårbar, får du sandsynligvis sårbarhed tilbage.

Galen Low:

Det viser virkelig vigtigheden af empatisk ledelse, især ved fjernarbejde. Det er ikke nemt at være sårbar og hele tiden omfavne sine egne fejl. Men det vigtigste er at være den person hver dag og lede teamet på en måde, der understøtter trygheden.

Samantha Schak:

Jeg bruger udtrykket MRI: Most Respectful Interpretation – den mest respektfulde fortolkning. Jeg siger det til mig selv hver dag.

Jeg kan læse for meget ind i Slack-beskeder: "De brugte ikke fem udråbstegn, som jeg normalt gør." Jeg kan læse en bestemt tone ind i noget, men jeg skal vælge den mest respektfulde fortolkning. Personen kan være i dårligt humør eller have noget andet kørende. Hvis de har direkte feedback til mig, kommer de til mig med den.

Jeg fortolker alt, der virker lidt negativt, på den mest respektfulde måde. Måske har de bare et menneskeligt øjeblik.

En anden ting, jeg gentager for mig selv, er: Lad folk være, hvor de er. Det har hjulpet mig i politiske uenigheder i familien. Det er okay, hvis folk ikke er det sted, hvor jeg gerne vil have dem til at være lige nu.

Hvis teamet ikke er begejstret og fungerer perfekt, er det okay. Jeg har mine egne håb for, hvor mennesker skal være, men jeg må lade dem være, hvor de er.

Galen Low:

Især som projektledere er vi nærmest programmeret til at løse problemer. Nogle gange ønsker personen måske ikke en løsning; de har bare brug for at være, hvor de er, og komme igennem det.

Samantha Schak:

Jeg så et godt tweet om relationer, hvor man spørger: "Har du brug for trøst, eller vil du have en løsning? Vil du bare brokke dig, eller vil du have, at jeg fortæller dig, hvad jeg synes, du skal gøre?"

Man kan spørge: "Vil du bare have en klangbund til det her, eller har du brug for noget andet?" Hvis du vil dele noget, du er ked af, kan du også sige: "Jeg leder ikke efter løsninger. Jeg leder bare efter lidt trøst."

Galen Low:

Det er menneskelige optimeringer. Hvorfor har vi ikke talt om det i årtier? Vi har bare ladet tingene ske uden at tage de svære samtaler eller stille de direkte spørgsmål.

Især ved fjernarbejde kan vi ikke bare gætte os frem. Vi har brug for direkte kommunikation, men på en respektfuld og empatisk måde, der tager højde for, hvordan modtageren kan føle.

Samantha Schak:

Der er ikke plads til antagelser lige nu. Vi skal være meget tydelige og ekstremt bevidste om vores budskaber. Intention og påvirkning bliver ikke altid det samme.

Hvis du har et følsomt emne, kan det hjælpe at skrive et manuskript til dig selv. Skriv nogle noter eller lav en lydmemo. Sig det højt for dig selv. I en fjernarbejdssituation er der for mange måder, samtalen kan udvikle sig på, og vi er allerede meget afskåret fra hinanden.

Galen Low:

Vi forbereder os på pitches og andre ting, men glemmer måske at forberede os på svære samtaler. Man kan planlægge på forhånd og tænke over, hvordan samtalen skal forløbe – hvad enten det er vigtigt for teamet, kunderne eller ens nærmeste.

Samantha Schak:

Som en god projektleder tager man noter, samler datapunkter og registrerer beslutninger og forslag. At organisere sine tanker på en struktureret måde kan virkelig hjælpe.

Galen Low:

Hvordan kan man gøre diversitet og inklusion mere udbredt? Er dette din personlige stil, eller er målet, at det skal brede sig til organisationskulturen?

Samantha Schak:

Det er helt sikkert min personlige stil, og jeg gør den meget tydelig. Hvis du skal arbejde sammen med mig, er dette de værdier, jeg følger: menneskerne, processen og produktet – især menneskerne.

Inkluderende produkter bliver mere og mere normen. Man skal spørge: Er dette tilgængeligt? Hvem er det lavet til? Hvilken utilsigtet skade kan det forårsage?

Når det gælder virksomheder, har jeg forsøgt at skabe pilotprogrammer for diversitet og inklusion og gøre det mere udbredt. Men det skal komme fra toppen. Derfor sørger jeg for, at de steder, jeg arbejder, har det som en kerneværdi.

Jeg er heldig at være i en virksomhed, der tager det alvorligt, har rundborde om diversitet og inklusion og indsamler data gennem undersøgelser. Det handler ikke kun om feedback, men også om at måle indsatsen og se på rekruttering, jobbeskrivelser og den slags.

Jeg bærer ikke hele byrden alene, fordi alle ejer diversitet og inklusion. Hvis det er en del af dit projektteam, og folk kan se, at du skaber teams, der samarbejder godt, vil det brede sig til andre områder.

Galen Low:

Hvordan håndterer du mennesker, der modarbejder det eller forsøger at udnytte systemet?

Samantha Schak:

Jeg prøver at skabe forbindelse på et personligt niveau og finde ud af, hvad personen interesserer sig for. Man kan sige: "Kom med til festen. Det er sjovere, når du er med." Man kan også forklare, hvorfor man laver en øvelse, og hvilken værdi den skaber.

Hvis man vil lave en improvisationsøvelse, kan man sige: "Den virker måske lidt fjollet, men her er, hvad den hjælper os med. Her er dataene bag den. Den udvider jeres perspektiv og fjerner begrænsninger."

Det er vigtigt at vise hvorfor bag hvordan og hvad. Man skal også gøre det klart, at man ønsker, at folk skal være glade, sunde og produktive. Hvis noget ikke fungerer, skal man ikke tvinge folk ind i det.

Galen Low:

Hvordan måler du diversitet og inklusion på teamniveau?

Samantha Schak:

På teamniveau måles det i højere grad gennem de produkter, vi skaber, og det arbejde, der ligger bag dem. Tilgængelighed er et oplagt sted at starte. Hvilke øvelser lavede vi for at nå et bedre resultat? Hvad gjorde vi med personaer, som vi ikke havde tænkt på før?

Designede vi til en idealiseret, 30-årig, hvid og ikke-handicappet person, eller tænkte vi på, hvordan forskellige mennesker vil opfatte produktet?

På selve teamet handler det om moral og trivsel. Mental sundhed er en stor del af inklusion, som vi ikke taler nok om. Det er sværere at måle specifikt på teamniveau og nemmere på virksomhedsniveau.

Galen Low:

Det hele lyder lidt dyrt. Hvordan håndterer du budgetter til teamworkshops? Bringer du det til kunderne som en del af at opbygge et velfungerende team, eller er det noget, der foregår internt?

Samantha Schak:

Jeg har ikke faktureret specifikt for at lave en improvisationsworkshop. Men i alle møder kommer jeg med disse principper om inklusion og tryghed.

Uanset om det er et standupmøde, et kundemøde, en workshop, en kickoff eller en demo, tager jeg ansvar for mødet. Jeg skaber dagsordenen, og jeg er med til at skabe den måde, vi taler med hinanden på.

Det skal være indlejret i alt, hvad man gør. Folk kommer ikke til at stole på dig eller give dig feedback, hvis du ikke skaber tryghed konsekvent. De vil kunne se, hvis det ikke er autentisk.

Galen Low:

Det er ikke noget, der ligger oven på resten. Det er faktisk måden, man gør resten af tingene på. Og konsekvensen gør den største forskel.

Samantha Schak:

Du skal finde din egen stil. Jeg foreslår, at folk diversificerer, hvem de følger på LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok og andre medier. Dit sprog og din tone vil ændre sig, og du vil lære flere erfaringer at kende.

Du behøver ikke spørge en bestemt person: "Kan du fortælle mig om din kultur, eller hvordan det er at have et neurodivergent barn?" Du kan åbne dit verdenssyn ved at følge og lære fra en mangfoldig gruppe mennesker.

Det er sådan, jeg får mange idéer til, hvordan jeg arbejder og kommunikerer i Slack eller andre steder. Det skal være en konstant del af det, man indtager og forsøger at blive bedre til.

Jeg er udadvendt, åben og sprudlende, men du skal finde din egen stil. Jeg ønsker, at projektledere skal føle sig bemyndigede til at tage styringen. Du kan virkelig gøre en forskel. Projektledere er menneskeledere, og du kan hjælpe folk med at vokse – og dermed får virksomheden mulighed for at vokse.

Galen Low:

Lad ikke algoritmen sætte dig i en kasse. Kom ud og udforsk andre mangfoldige, levede erfaringer, så algoritmen rent faktisk viser dig mere af det.

Samantha Schak:

Kast et bredt net ud. Du ved aldrig, hvad du får tilbage. Der findes en million måder at leve på og en million forskellige levede erfaringer. Du kan ikke forstå alt eller være perfekt. Du kommer til at fejle, så vær nænsom og venlig over for dig selv – og hav det sjovt.

Galen Low:

Den indsigt, der virkelig slog mig, er idéen om at omfavne det faktum, at man fejler inden for diversitet og inklusion. Man når ikke nødvendigvis frem til en destination. Det er løbende forbedring. Diversitet og inklusion er en rejse, ikke en destination.

Samantha Schak:

Du når aldrig dertil, hvis du ikke prøver, har de svære samtaler, åbner dig for feedback og giver feedback. Du skal begynde i morgen – eller i dag, lige nu.

Galen Low:

Begynd nu. Gør det nu. Sam, tusind tak, fordi du var med i dag. Det har været fantastisk at have denne samtale. Der er så meget i det, og jeg vil meget gerne dykke dybere ned i flere af emnerne.

Det har været dejligt at have dig med på DPM’s ekspertteam. Jeg glæder mig til at samarbejde videre med dig og udvikle idéer som denne. Tusind tak.

Samantha Schak:

Tusind tak, Galen. Det har været fantastisk at tale med dig. Det er tydeligvis et emne, jeg brænder for, og som jeg kunne tale om i meget lang tid. Jeg vil gerne have, at andre projektledere begynder at integrere det i hverdagen.

Jeg hjælper gerne, tager gerne imod feedback og vil også gerne lære, hvad du gør, og hvad jeg selv kan gøre bedre. Jeg er meget begejstret for at være en del af dette fællesskab.

Galen Low:

Jeg glæder mig til at gøre mere af dette sammen med dig.

Hvilke strategier bruger du til at understøtte psykologisk tryghed i dine teammiljøer? Hvad virker for dig? Hvad virker ikke? Fortæl os en historie. Har du nogensinde været på et team med en giftig kultur? Hvad blev resultatet? Eller hvornår har du følt dig mest tryg i et teammiljø, og hvad gjorde det så trygt? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.

Hvis du vil lære mere og få et forspring i dit arbejde, så kom med i vores fællesskab gennem DPM-medlemskab. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for at få adgang til vores medlemsforum, mastermind-mentorgrupper, bibliotek med minikurser, live-mentorsessioner, vores Spørg Mig Om Alt-sessioner med forskellige eksperter, vores e-bøger, skabeloner og meget mere.

Hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Indtil næste gang. Tak, fordi du lyttede.