Sådan hjælper du projektteams med at omfavne og mestre projektpræsentationer

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle tastefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low: Det er dagen for præsentationen. Tingene er i gang, og alt går egentlig meget godt. Tja, det går okay. Okay, faktisk går det omtrent lige så godt som et langsomt biluheld.

Ravin læser igen op fra slidesene. Florence ser ud, som om de mumler til deres tæer, mere end de demonstrerer den nye personaliseringsfunktion. Og du — du glemte dine noter et sted i toget, så du improviserer.

På modtagersiden er den generelle stemning blandt interessenterne ... forvirret. Utålmodig. Uengageret. Den gode nyhed er, at det snart er overstået, og at vi alle kan glemme, at det nogensinde skete.

Men sådan forholder det sig slet ikke. Projektet fortsætter, den næste sprintgennemgang er om to uger, og selv hvis du springer fra lige nu, venter der stadig mange forretningspræsentationer forude.

Hvis du har kastet hænderne i vejret og accepteret, at projektpræsentationer med dit team er dømt til at være smertefulde og uundgåelige afbrydelser mellem projektarbejdet, så lyt videre.

Vi skal tale om, hvordan du får dit team til at mestre projektpræsentationer, samtidig med at der spildes mindre tid på forberedelse.

Hej allesammen, og tak fordi I lytter med. Jeg hedder Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk med en mission om at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundet, så vi kan øge værdien af projektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mere om det, så gå til thedpm.com/membership.

Okay, i dag taler vi om den mørke kunst at præsentere projektarbejde, og om hvordan projektledere kan støtte deres projektteams i at fremstille deres arbejde på en måde, som ledende interessenter forstår — uden at bruge oceaner af tid på forberedelse.

Med mig i dag har jeg Renaud Taburiaux, tidligere bureauprojektleder, forfatter og anerkendt præsentationscoach for fagfolk på alle niveauer i en organisation — fra tekniske arkitekter til den øverste ledelse.

Renaud, tusind tak, fordi du er med i dag.

Renaud Taburiaux: Tak, fordi du inviterede mig. Jeg ser frem til at tale med dit fællesskab og dit publikum om dette vanskelige emne, som stresser rigtig mange af os.

Galen Low: Og jeg er glad for, at du nævner det, for dette er en episode, hvor du og jeg satte os sammen og sagde: Her er nogle aktuelle emner om præsentationer.

Vi tog dem med til vores fællesskab og fik nogle af deres spørgsmål — ting, de kæmper med, når det handler om at præsentere projektarbejde, præsentationer generelt, offentlig tale generelt samt forretningsmæssig og professionel kommunikation generelt. Så tak, fordi du forberedte dig sammen med mig på forhånd, så vi kunne få nogle af dem med her.

Og så fik vi også et helt hav af andre spørgsmål, som vi vil besvare i vores fællesskab. Det glæder jeg mig til.

Renaud Taburiaux: Ja, det er virkelig gode spørgsmål. Og man kan se, at mange kæmper med dette emne. Så det er godt, at folk ikke er bange for at bede om hjælp, når de ikke ved, hvordan de skal gøre. Det er virkelig opmuntrende.

Galen Low: Helt sikkert. Fællesskabets styrke.

Okay. Jeg vil gerne begynde med mit store spørgsmål. Mit vigtigste spørgsmål, som på en måde indkapsler det hele for mig, er dette: Hvorfor er præsentation så vigtigt inden for projektledelse, og hvis det er så vigtigt, hvorfor bliver det så ikke undervist?

Renaud Taburiaux: Okay, hvorfor er det vigtigt? Jeg tror, at vi i dit fællesskab — projektledere, men også alle former for ledere — ofte er nødt til at lede uden formel autoritet. Det har vi gjort i årevis. Vi kender det. Og for at lede uden autoritet er du nødt til at påvirke og overbevise mennesker, især i dag.

Det bliver mere og mere deltagelsesbaseret. Du tvinger ikke folk til at udføre deres arbejde eller følge backloggen eller den slags. Du skal overbevise dem om at gøre det og vise dem værdien bag. Det er mere deltagelsesbaseret. Det foregår i større skala. Vi har ofte enorme teams. Vi taler måske om SAFe-metoden, hvor hundredvis af mennesker arbejder på den samme applikation.

Så du skal overbevise folk, ikke én til én. Det skal kunne fungere i stor skala. Og det foregår ofte på afstand. Det er ikke længere overraskende at arbejde med folk i Indien, Canada eller Brasilien. Så det at overbevise og påvirke er helt centralt i dit arbejde. Og præsentationer er en af nøglerne til at gøre det. Igen, ikke én til én, men én til mange. Det er derfor, det er så vigtigt at mestre præsentationen, men det er ikke altid din eneste opgave.

Du har andre ting at gøre. Derfor er det godt ikke at spilde tid og være så effektiv som muligt, når vi forbereder disse præsentationer.

Galen Low: Jeg elsker, at du førte det derhen, for i mit hoved tænkte jeg: Jeg forestiller mig en præsentation, ikke? Eller at præsentere noget. Jeg formulerede spørgsmålet som: Hvorfor er præsentation så vigtigt? Og i mit hoved tænker jeg: Stil dig op og lever i et mødelokale.

Du taler til din eksekutive sponsor eller en gruppe interessenter. Men det er ikke kun det, vel? At præsentere er faktisk at dele en idé og få folk med på den. Og folk, der siger: “Åh ja, jeg hader at stå foran et lokale og præsentere”, præsenterer faktisk hver dag som projektledere.

Vi præsenterer idéer for vores team. Vi bruger den form for ledelse gennem påvirkning og viser lederskab for at samarbejde, ikke? Vi præsenterer idéer for hinanden. Jeg elsker, at du førte det derhen. Det havde jeg slet ikke tænkt på.

Renaud Taburiaux: Du skal føre dem tættere på målet, det du forsøger at opnå, men det er ikke alle, der kender det.

Det er ikke alle, der har det samme overblik over viden som en projektleder eller personalechef. Du har et reelt overblik over, hvad alle laver. De har brug for en fælles vision for at kunne udføre deres arbejde effektivt. Så ja, vi præsenterer hver dag. Det behøver ikke være slides. Jeg nævnte slet ikke slides, da jeg talte om præsentation.

Det handler virkelig om at dele en idé, dele budskaber og fortælle en historie. Det kan tage mange former, men vi præsenterer på denne måde hver dag.

Galen Low: Det elsker jeg. Det tager også toppen af den “formelle” præsentation. Præcis. Det er bare ligesom al den anden præsentation, du laver hver anden dag — den bruger de samme færdigheder.

Renaud Taburiaux: Ja. Og når alt kommer til alt, er det bare en præsentation. Selv hvis du skal præsentere for den øverste ledelse, er det bare en præsentation. Dine slides og den måde, du præsenterer på, afgør ikke nødvendigvis, om du opnår det, du forsøger at opnå. Du kan altid komme på fode igen gennem diskussionen med mere interaktion, én til én og så videre.

Lad være med at stresse for meget over præsentationen. Som du siger, gør vi den ofte meget officiel. Vi skriver tit buzzwords i vores manuskript og så videre. Det behøver ikke være sådan. Det skal være menneske til menneske. Slides overbeviser ikke mennesker. Mennesker overbeviser mennesker. Så bevar perspektivet. Det er bare en præsentation.

Galen Low: Det elsker jeg.

Jeg vil gerne vende tilbage til selve færdigheden. Det var et aktuelt emne i vores fællesskab. Det ramte virkelig en nerve, og du og jeg talte i det grønne rum om træningsaspektet. I min egen rejse har meget få mennesker sat sig ned med mig og lært mig at præsentere idéer godt, og alligevel tror jeg, at det hele tiden var en forventning.

Jeg tænker bare: Hvorfor er det sådan?

Renaud Taburiaux: Der er mange grunde, men det er fair, når du siger det. Det er en forventning. Jeg siger ofte, at det er ligesom at skrive en e-mail. Vi antager, at folk ved, hvordan man skriver en e-mail, men nej. Vi kan se hver dag, at folk ikke ved, hvordan man skriver korte og præcise e-mails — ikke en mur af tekst med de vigtigste budskaber gemt et eller andet sted, fordi de ikke engang ved, hvad de vil spørge om.

Så vi antager, vil jeg sige, at det bliver undervist på universitetet, men det gør det egentlig ikke. De ved ikke ret meget om forretningspræsentationer. På universitetet lærer du akademiske præsentationer. Det bliver også undervist i nogle virksomheder, men det bliver undervist dårligt. Jeg får nok ikke mange venner her, men når underviseren er komiker, er det fint for leveringen, selvtilliden, hvordan du bruger din stemme, håndterer stress og alt det der, men det er ikke en forretningspræsentation. De fortæller dig ikke, hvordan du strukturerer dit budskab eller hvilke kognitive bias, du bør undgå eller udnytte. Men vi bliver undervist i det på den forkerte måde.

Og én sidste ting, jeg vil sige, er, at det ikke altid er din skyld. Der er også mange dårlige eksempler. Når du ser, hvad din ledelse eller den øverste ledelse præsenterer, deres fællesmøder og den slags, eller hvad kommunikations- eller HR-afdelingen præsenterer, burde de vide bedre. Og som regel er det forfærdeligt.

De læser det, der allerede står på sliden. De laver en slags karaoke. De ved ikke rigtig, hvad de vil sige. Du ved, hvad jeg mener? Vi bør se op til dem, når det gælder kommunikation. De bør ikke forvente, at vi projektledere og andre er bedre end dem. Det er deres arbejde at kommunikere, overbevise og påvirke.

Og alligevel ender vi her, fordi de heller ikke er blevet trænet, eller fordi de antager, at de ved, hvordan man gør. Jeg vil sige, at det sjældent bliver undervist, og når det gør, bliver det undervist dårligt.

Galen Low: Det elsker jeg.

Renaud Taburiaux: Igen, jeg får nok ikke mange venner her, men ...

Galen Low: Nej, men det, jeg elsker, er den passion, der kommer frem. Jeg tænkte, at vi måske kunne zoome lidt ud, for det er tydeligvis noget, du har stor erfaring med, en holdning til og brænder for — og sådan behøver det faktisk ikke være.

Men hvordan blev du så interesseret i at præsentere og kommunikere i en forretningsmæssig sammenhæng? Hvad var det øjeblik, der fik dig til at indse, at flere teams har brug for at fokusere på denne færdighed og har brug for mere støtte?

Renaud Taburiaux: Det byggede ret meget på en begivenhed, fordi jeg begyndte min karriere på bureauer i 2010. Jeg tror, jeg arbejdede på et kommunikationsbureau i New York eller Paris.

Og dér var alt, hvad vi lavede, perfekt. Det var intelligent, sjovt og klart. Vi havde designere. Alle vidste, hvad de skulle sige eller gøre. Og efter fem år, eller noget i den stil, flyttede jeg til en virksomhed. Det var et chok. For jeg indså, at kommunikation i virksomheder næsten er et skældsord.

Folk bryder sig ikke om at gøre det. Når de siger: “Han håndterer kommunikationen”, tænker man: “Nå, okay.” Man ser politikken eller folk, der ikke ved, hvordan de skal gøre det, og så laver de bare kommunikationen. Jeg fandt ud af, at mange mennesker ikke engang forsøgte at kommunikere godt. De undgik det.

Og jeg taler ikke kun om præsentationer her. Jeg taler om kommunikation generelt. Men det, der virkelig generede mig, var, at nogle mennesker forsøgte igen og mislykkedes katastrofalt. De brugte utallige timer på at forberede slides og manuskript. Og det var forfærdeligt. Det var forfærdeligt for dem. De var stressede.

De vidste ikke, hvad de skulle sige. Det var forfærdeligt for publikum. Det var virkelig ikke en god måde at bruge nogens tid på. Så da jeg kom til virksomheden, tog jeg alt det, jeg vidste fra bureauverdenen, projektledelse, UX-design og forskellige andre områder, jeg havde arbejdet med, og forsøgte at anvende det på mine egne præsentationer.

Det var sådan, jeg skabte den model, jeg bruger nu, som hedder “Præsentationssprintet”, og som gør det muligt for mig hurtigt at forberede effektfulde præsentationer. Hvis jeg vender tilbage til dit spørgsmål om, hvorfor jeg brænder så meget for det, er svaret, at det er frustrerende. Det er frustrerende, at folk spilder tid på præsentationer, der ikke er nødvendige eller er for lange.

Vi har bedre ting at lave end at bruge timer på vores slides. Helt ærligt er det spild af tid. Vi ville være meget gladere, hvis alle de præsentationer, vi lavede, var korte, klare og hurtige at forberede. Det er derfor, det generer mig hver dag, når jeg ser en præsentation, fordi jeg arbejder med coaching inden for kommunikation generelt.

Så ikke kun præsentationer. Jeg møder det i mange projekter og i rigtige forretningsprojekter. Det slår mig ihjel at se denne form for spild og denne form for dårlig kommunikation. Vi kan nemt gøre det bedre. Vi behøver ikke spilde den tid. Det er derfor, jeg brænder for det. Undskyld, hvis det blev lidt meget.

Galen Low: Nej, nej, det er fantastisk. Det eksempel er så indsigtsfuldt, for vi begyndte med, at nogle mennesker er ligeglade.

Kommunikation er et skældsord, men når du er den person, der faktisk går op i det og prøver, uden at have vejledning, og bruger timevis på det og fejler, mens andre heller ikke har det sjovt, er det virkelig frustrerende. Jeg kommer også fra bureauverdenen. Og på en måde var jeg forkælet, for selv om ingen oplærte mig, fik jeg meget vejledning fra mentorer undervejs, fordi vi tager historiefortælling meget alvorligt, ikke? Det handler om at præsentere værdien af dit arbejde, fordi kunden betaler dig for at udføre det. Så det blev taget ret alvorligt.

Men tanken om, at det meste kommunikation i en organisation faktisk er dårlig, og at der ikke findes en god standard, er interessant. Og selv hvis du gerne vil blive bedre, er det svært, fordi du i praksis bare har den blinde, der leder den blinde, eller er overladt til dig selv i skoven, mens du forsøger at gøre dine præsentationer eller din kommunikation bedre uden vejledning.

Renaud Taburiaux: Ja. Og mange mennesker ser måske ikke den indsats, du gør.

Så hvis du ikke ved præcis, hvordan du laver korte, klare og hurtige præsentationer, bliver du hurtigt demotiveret. “Åh, vi talte om Toastmasters i det grønne rum.” Jeg deltager i Toastmasters, og alligevel er mine præsentationer stadig forvirrende. Og ja, det er stadig en mur af tekst på sliden.

Jeg ved ikke, hvordan man gør. Så de små skridt, du tager, skaber ikke stor værdi, hvis du ikke ved, hvilket skridt du skal tage, eller hvilken retning du skal gå i. Det kan nemt løses, hvis du tager ét skridt ad gangen, men vi ved ikke, hvordan vi skal gøre det. Som du sagde tidligere, har ingen fortalt os, hvordan man gør. Så ja, der er en reel frustration.

Det er virkelig irriterende.

Galen Low: Det var en oplysende pointe i det grønne rum, så jeg vil også tage den med her. Du nævnte Toastmasters, og jeg sagde, at mange i mit fællesskab er interesserede i Toastmasters og i at blive bedre præsentører.

Du nævnte idéen om, at det lærer dig at præsentere dig selv, men ikke nødvendigvis at strukturere dit budskab eller navigere i bias hos dit publikum eller din egen bias. Det var bare ét stykke af puslespillet. Det er godt, men det er ikke alt.

Renaud Taburiaux: Det er vigtigt. Det giver dig, som jeg sagde, gentagelser. Hvis du ikke har mulighed for at præsentere i dit arbejde, officielt på en scene eller foran mennesker, kan du blive rusten, og du får ikke mulighed for at fejle og lære. Fejle på en sikker måde, vil jeg sige.

Så det er godt, men det er kun den sidste del: leveringen, hvordan du præsenterer. Det er ikke hvorfor, altså budskabet, og det er ikke hvad, altså dine slides. Det handler bare om at tale foran et publikum om noget, hvilket er vigtigt, men jeg tvivler på, at det er det, de fleste fagfolk har brug for lige nu for at blive bedre — i hvert fald i begyndelsen.

Galen Low: Lad os gå i dybden. Du har teaset præsentationssprintet, og jeg er nysgerrig. Kan du fortælle lidt om din tilgang til præsentationer og projektpræsentationer? Måske kunne vi bruge et eksempel fra projektledelse. Hvad er et eksempel på en projektpræsentation, der kan være vigtig? Og hvordan ville du bruge din model, præsentationssprintet, og hvilke skridt ville du tage for at gøre disse præsentationer så effektfulde som muligt?

Renaud Taburiaux: Ja, selvfølgelig. Lad os tage et par præsentationer som projektleder. Det handler alt sammen om publikum, din effekt og dit mål — hvordan du ønsker at påvirke dem. Der er mange præsentationer, du laver for at få en godkendelse. Du skal have godkendt et budget, en køreplan eller et nyt projekt. Du vil måske motivere. I så fald talte vi om fællesmøder og VIP'er.

Det er lidt anderledes. Du går mindre i detaljer og mere ind i vision, mission og den slags. Du kan også ønske at berolige dine interessenter ved at vise, hvad du har lavet under sprinten eller ved forretningsgennemgangen. Så der er mange typer præsentationer, vi laver. Og måden at gøre det på er enkel for mig.

Der er tre trin, og det er tre trin, vi alle kender. Du tænker, bygger og leverer. Tænkningen handler om hvorfor. Hvorfor præsenterer du? Hvad er dit budskab? Hvem er dit publikum? Hvad er dine budskaber? Du skal tænke, før du bygger. Det er en vigtig regel, som vi alle glemmer. Vi skynder os ofte ind i PowerPoint eller Google Slides og begynder at lave en slide uden at vide, hvad vi vil sige.

Vi fokuserer på at lave slides i stedet for at skabe mening. Så du skal virkelig fokusere på hvorfor. Når du ved hvorfor, har du en grundstruktur og nogenlunde det indhold, du vil dele. Så bygger du. Bygningen er manuskriptet, indholdet og slidesene. Det er virkelig det, jeg vil præsentere.

Til sidst har du leveringen. Vi talte om det i forbindelse med Toastmasters. Det er, hvordan du vil præsentere, den offentlige tale, men også interaktionen, hvordan du håndterer stress, og hvordan du håndterer kroppen, fordi det er en fysisk aktivitet at tale, gå og bevæge sig rundt. Alt det skal du lære.

Og det sjove for mig, når jeg tænker på at komme fra et bureau som projektleder til en virksomhed, er, at vi ved, hvordan man gør denne type tre trin godt. Vi taler om agilitet. Vi taler om UX-design med deres arbejdsgange, og alligevel forbereder vi præsentationer efter vandfaldsmodellen. Vi bruger timevis på dem.

Og når alt er perfekt, deler vi det med en anden. Sådan fungerer det ikke. Du skal arbejde iterativt og trinvist. Jeg tænker nu, at jeg bygger et oplæg. Så deler jeg det med min kunde eller sponsor. Jeg kommer tilbage, laver indholdet og designer til sidst.

Det er den model, jeg ønsker, at folk skal bruge. Tænk, før du bygger, langsomt, og bed om feedback tidligt. Forbered, hvordan du vil levere. Forbered, hvordan du vil interagere, håndtere stress og håndtere spørgsmål. Der er mange ting, du skal tænke over.

Så tænk, byg, lever. Det gør vi alle. Du skal bare anvende det, du allerede ved, på præsentationssprintet.

Galen Low: Det kan jeg godt lide.

Bare for at spille djævlens advokat: Vi begyndte med at tale om, hvordan man bruger mindre tid på forberedelse. Nogle, der lytter, tænker måske: “Ja, det giver mening.” Men det lyder som mere tid, end jeg bruger nu — eller lige så meget. Hvordan sparer sprintformatet tid?

Renaud Taburiaux: Det er et helt fair spørgsmål, for det kan virke skræmmende at sige: “Det er lang tid.” Nej, det er det ikke, for du behøver ikke bruge meget tid. Hvis du kender dit budskab og dit publikum, har du ikke brug for tre timers workshop.

På et minut kan du besvare spørgsmålet. Der er omkring otte eller ni spørgsmål, du skal besvare, før du åbner PowerPoint. Det kan tage ti minutter, men problemet er, at vi ikke gør det. I stedet skynder vi os ind i byggefasen. Og det er dér, vi spilder meget tid, fordi vi ikke ved, hvad vi vil sige.

Hvis du hurtigt gennemfører alle disse trin, får du større effekt, end hvis du ikke gør. Byggeriet bliver meget nemt, når du allerede ved, hvad du vil sige. Hvis du har strukturen til en præsentation på et stykke papir, en tavle eller et digitalt whiteboard, tager det måske en time, højst to, at bygge slidesene, hvis du vil gøre dig umage.

Men du har hurtigt en slags minimumsbrugbar præsentation — noget, du kan begynde at præsentere og få feedback på. Så du bruger langt mindre tid. Du undgår allerede afholdte omkostninger. Hvis du bruger tid på at perfektionere en præsentation, og det derefter viser sig, at den ikke passer til hele historien, eller din leder siger, at den er dårlig, har du brugt to timer på ingenting.

Det kan føles som mange trin, men der er kun tre. Du behøver ikke bruge meget tid på hvert trin, men hvis du skynder dig til bygningen, spilder du en masse tid. Hvis du ikke forbereder leveringen, mister du den effekt, du kunne have haft, fordi du ikke ved, hvad du skal sige.

Du bliver stresset. Du ved ikke, hvordan du skal håndtere vanskelige spørgsmål, som du kunne have forberedt dig på. Så ja, jeg forstår godt, at det kan virke skræmmende, når jeg siger det sådan, men det er kun tre trin: tænk, byg, lever. Gør dem alle, også selv om det går hurtigt, så står du bedre.

Galen Low: Det er faktisk meget genkendeligt. Mens du talte, tænkte jeg: Hvis jeg havde fået en femøre for hver slide, jeg har lavet, som derefter blev smidt væk, ville jeg være meget rig nu.

Der er noget om det. Jeg tror, vi kan lide slideware, fordi det i nogle tilfælde føles som tænkning — især folk fra bureauer, ikke? Mest slagkraftige budskaber. Du ser virksomhedssliden, PowerPoint-sliden, som min kones virksomhedsslides fra nogle af hendes kolleger. Det er som en roman, der er presset ned på én slide med så mange ord i ottepunktsskrift.

Det tog lang tid at samle den. Og på et tidspunkt siger nogen: “Ja, vi har ikke brug for den slide.” Så ryger den i appendikset og bliver derefter smidt væk.

Renaud Taburiaux: Hvad der er værre end, at nogen siger: “Vi har ikke brug for den slide, fjern den”, er, at ingen siger noget, og du ender med at præsentere den slide. Du ved, hvad jeg mener?

Galen Low: Ja. Og så løber du tør for tid til de vigtige ting, der kommer bagefter.

Renaud Taburiaux: Præcis. Hvis du vil bruge tid på din præsentation, så brug tiden på at øve. Helt ærligt er det dér, du får størst effekt, men det gør vi ikke. Som du siger, skriver vi alt, fordi nogen måske sender en skabelon og siger: “Du skal præsentere — brug denne skabelon.”

Der er et tekstfelt. Okay, så skriver jeg alt det, jeg vil sige. Og igen laver jeg karaoke. Det føles trygt, og det føles som rigtigt arbejde, men det er en måde at undgå det hårde arbejde med at sætte farten ned og tænke over, hvad du vil sige.

Det er virkelig svært, hvis du ikke ved, hvordan man gør, eller aldrig har gjort det. Derfor er det nemmere at sige: “Lad os bare kopiere en slide fra et andet præsentationssæt, jeg har set eller brugt. Det skal nok gå.” Måske. Sandsynligvis ikke. Du ved, hvad jeg mener?

Galen Low: Ja, det er jeg helt enig i.

Renaud Taburiaux: Jeg har aldrig set en præsentation, der ikke var velforberedt, og som gik godt. Normalt er det altid forfærdeligt, både for taleren og publikum. Det burde ikke være en vind-tab-situation. Det burde være en gevinst for alle.

Galen Low: Ja, helt sikkert.

Jeg spekulerer på, om vi kan gå lidt mere i dybden dér. Det tredje trin, levering. Det er let at fokusere på “Okay, så møder jeg bare op og gør det”, men for dig betyder levering faktisk, at du tænker over, hvordan du vil levere det, øver dig og gennemfører prøver. Jeg tænkte, om vi kunne overføre det til en teamsituation, for nogle af de præsentationer, du nævnte, er normalt ikke en solomission. Der er ofte flere præsentører, der taler om forskellige emner, og I skal forberede jer sammen.

Og jeg tror, mange sikkert har hørt ordet øve og tænkt — jeg elsker at øve. Jeg prioriterer det. Men jeg ved, at Danny og jeg ... men du har ret. Jeg tænkte: Det er nok ikke en populær holdning.

Renaud Taburiaux: Nej.

Galen Low: Det er smertefuldt. Det tager meget tid. Og jeg tror, mange, der lytter, vil sige: “Okay, men hvis jeg prøver at bruge mindre tid på forberedelse, lyder det som om, jeg bare har tilføjet mere tid til at øve med mit team.” Hvordan griber du leveringstrinnet an med dit team, så I føler jer forberedte uden at bruge 36 timer låst inde i et rum?

Renaud Taburiaux: Ja, bestemt. Jeg vil svare på to måder. Den første handler om selve forberedelsen af leveringen. Den anden handler om, hvordan vi kan hjælpe andre med at forberede leveringen, når det er et team.

Det er virkelig to forskellige aspekter. Hvis du bruger lang tid på at øve, er det sandsynligvis, fordi du ikke gør det rigtigt. Jeg kan godt lide at lave en fuld gennemgang. Du begynder fra starten og går hele vejen til slutningen uden at stoppe. Normalt stopper folk, så snart de ikke ved noget: “Okay, vent, lad mig begynde igen.”

Og så ender du med aldrig at øve anden del. Det er nemmere at sige: “Okay, manuskriptet er ikke færdigt. Jeg har en idé om, hvad jeg vil sige, så jeg går i gang.” Jeg binder mig selv til det. Normalt varer præsentationen 20 minutter, måske højst 30. Hvis den varer længere, mister du alligevel dit publikum.

Lad os sige 20 minutter. Du øver en præsentation på 20 minutter én gang. Til sidst stiller du dig selv og bidragyderne eller testpublikummet spørgsmålet: Hvad gjorde jeg rigtigt? Hvad kan jeg forbedre næste gang? Næste gang kan være næste øverunde eller den rigtige præsentation foran publikum.

Hvis du gør det, har du brug for 20 minutter plus 10-20 minutters feedback og diskussion bagefter. Det er det hele. Men vi øver ikke. Mange mennesker, der skal forberede leveringen, laver det, jeg kalder en gennemlæsning. De går slide for slide og siger: “På denne slide vil jeg sige det, og på denne slide vil jeg sige det.” Men de siger det aldrig højt.

Og når du siger det højt, er det dårligt. Det er normalt, fordi du ikke ved, hvilket ord du skal bruge, eller hvordan overgangen skal være. Du ved ikke, hvilket ord du skal lægge tryk på, eller hvornår du skal holde en pause for at vise, at det er et vigtigt budskab, de bør tænke over. Det gør vi ikke.

Så du er nødt til at øve dig og fejle privat, så du kan lykkes foran publikum. Det var mit første punkt om leveringen: Lav en fuld gennemgang fra begyndelse til slutning. Hvis du farer vild eller ikke ved, hvad du skal sige, er det dit problem. Improvisér, som du ville gøre på dagen. Du vil straks se, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør.

Derefter bruger du resten af tiden på at justere. Hvis du kan, så lav en ny øverunde, måske næste dag. Undgå at lave for mange øverunder på samme tid, for det er virkelig udmattende. Du vil se, at det bliver nemmere, jo mere du øver, og det bliver bedre. Så føler du dig mere selvsikker.

Du ved præcis, hvilket ord du skal bruge, og hvilke ord der ikke føles rigtige eller for skriftlige. Vi skriver ikke, som vi taler. Hvis du skriver dit manuskript, vil nogle sætninger føles forkerte. Det opdager du, når du øver højt. Indtil du øver, er alt en hypotese: Hvor lang tid det tager, hvad du vil sige, og hvordan det hænger sammen.

Det ved du ikke, før du øver. Derfor er det bedre at øve privat eller med bidragydere end foran publikum.

Galen Low: Jeg kan virkelig godt lide idéen om at fortsætte fra ende til anden, for jeg har helt sikkert været i forberedelsessessioner, hvor vi aldrig kom forbi første afsnit, fordi vi blev ved med at omskrive, iterere og begynde igen. Så vidste vi ikke, hvordan det hele ville gå. Og den anden ting, jeg virkelig godt kan lide, er overgange.

Når vi havde travlt i mine bureaudage, og vi af en eller anden grund ikke havde tid til at øve, øvede vi bare overgangene, fordi alle har deres tidsrum. Overgangene var virkelig dér, hvor tingene blev akavede. Nu skal min kollega op på scenen og præsentere noget.

Og du tænker: “Jeg ved ikke, hvordan jeg skal give stafetten videre.”

Renaud Taburiaux: Det er værre end det, fordi det her er en overgang mellem to talere, men mange har problemer med overgangen mellem to slides eller to budskaber. I stedet for at have én historie med ti kapitler og ti slides har de ti individuelle historier. De viser en slide, taler om den, og så tror de, at de er færdige. Derefter viser de den næste slide og taler om den.

Det er den bedste måde at miste sit publikum på.

Galen Low: Ja.

Renaud Taburiaux: Du bør antyde, hvad der kommer. Du taler om denne slide: “Okay, og det leder os til ...” og så går du videre til den næste slide. Disse små overgange er enkle at lave, men de ændrer hele stemningen og følelsen i din præsentation.

Det føles som en sammenhængende historie, du forsøger at fortælle. Du forstår, hvorfor du fortæller mig det nu og ikke tre slides tidligere, fordi der er en logik i det.

Galen Low: Hvis vi vender tilbage til det, vi begyndte med, handler det om at få folk med sig for at flytte noget fremad. Når man virkelig koger det ned, er det formålet.

Det handler ikke om at læse en slide op og forsøge at huske, hvilke ord der hører til. Det handler faktisk om at føre mennesker mod et mål. Det er motiverende, ikke højtlæsning.

Renaud Taburiaux: Ja, sådan er det alt for ofte, men jeg plejer at sige, at forretningspræsentationen ikke er her for at informere. Den er her for at forandre. Du skal ikke bare sige: “Her er hele den backlog, vi har til næste sprint.” Nej, fortæl mig, hvordan det hænger sammen. Hvorfor gør vi det? Hvorfor er det vigtigt? Hvad bliver effekten for brugeren eller kunden? Du skal gå fra ét punkt til det næste sammen med dem.

Hvis det bare handler om at sige: “Her er backloggen. Her er min prioritet”, så send en e-mail. Du har ikke brug for en præsentation. Du spilder din egen tid og publikums tid, opmærksomhed og energi. Alle er drænede bagefter. De ved ikke, hvad du sagde. Send bare en e-mail. Det er meget bedre.

Galen Low: Jeg kan godt lide det, du siger om, at tiden sammen er værdifuld, næsten hellig, ikke? Den kan blive opfattet som en pligt og være virkelig akavet og intimiderende, men tiden sammen er værdifuld, især i en projektkontekst.

Renaud Taburiaux: Så jeg brænder igen for det. Bed mig om at falde ned eller stoppe, hvis jeg går for langt.

Vi skal se præsentationer som noget værdifuldt. Det er ikke en egoistisk handling at præsentere. Det er, vil jeg sige, en tjenende og uselvisk handling. Du er der, fordi du forsøger at løse et problem for dit publikum. Måske har du brug for at få dit budget godkendt. Fint.

Men hvad får de mennesker, der skal godkende det, ud af det? Tænk på det fra deres perspektiv, så vil du altid se, at præsentationen er der for at skabe værdi. Når den skaber værdi, bliver du mindre stresset over at lave den. Du vil sandsynligvis formulere præsentationen ud fra deres synspunkt, publikums synspunkt, i stedet for dit eget.

Så vil den give genklang og have større effekt. Jeg kan godt lide, at du siger, at tiden er værdifuld. En præsentation er både uvurderlig og meget dyr. Den er uvurderlig, fordi du tager publikums tid, opmærksomhed og energi — ting, du ikke kan give tilbage på nogen måde.

Og samtidig: Hvis du har ti personer til en præsentation på én time, har du ikke mistet én time. Du har mistet ti timer. Det er dyrt i vores virksomheder i dag. Lav kortere præsentationer og færre præsentationer, hvis du kan. Igen, ikke alt behøver at være en præsentation.

Gå lige til sagen, fokuser på publikums perspektiv, og sådan skaber du værdi. Sådan føler du dig mere selvsikker. Det løser mange problemer.

Galen Low: Det kan jeg virkelig godt lide.

Renaud Taburiaux: Jeg tror ikke, jeg besvarede dit spørgsmål om, hvordan man hjælper. Vil du gå videre til det, eller vil du tale om noget andet?

Galen Low: Faktisk kunne vi måske zoome lidt ind på en teamsituation, hvor nogle ikke føler sig lige så trygge og måske er meget intimiderede af at skulle præsentere. For når alt kommer til alt, er det ikke alle, der føler sig trygge ved at præsentere. Ikke alle har en baggrund fra bureauverdenen, som du og jeg, hvor historiefortælling var afgørende.

Jeg ved, at mange projektledere i mit fællesskab bliver sat i situationer, hvor de præsenterer som et team, og hvor en person på deres team ikke føler sig tryg ved at præsentere.

Spørgsmålet, vi faktisk fik fra fællesskabet, var: Hvad er den bedste måde at forberede og coache teammedlemmer på, som måske ikke føler, at præsentation er deres styrke? De kan være meget dygtige teknikere, specialister, analytikere eller udviklere, men de er måske stadig ved at finde deres stemme som eksperter.

Hvordan kan en projektleder eller teamleder hjælpe sine medpræsentører med at stråle?

Renaud Taburiaux: Det er et godt spørgsmål. Som projektleder, produktchef eller personalechef hjælper du ofte andre med deres præsentationer. Først og fremmest kan du ikke hjælpe, hvis de ikke ønsker hjælp.

Det er grundlæggende coaching. Hvis nogen er ligeglade og ikke ønsker din mening, så lad være med at give den. Du overbeviser dem alligevel ikke. Det sparer tid for alle. Hvis du skal hjælpe nogen, så lad være med at give feedback. Det er mit vigtigste råd her. Stil spørgsmål, for du bliver sandsynligvis ikke opfattet som præsentationsekspert.

Måske er du også dårlig til det. Men dit perspektiv er afgørende. Det handler ikke om at fortælle dem, hvad de skal gøre, men om at hjælpe dem med selv at finde ud af, hvad de skal gøre. Du skal have en coachende tilgang. Stil spørgsmål. Når nogen siger: “Jeg vil gerne dele min præsentation med dig”, så spørg: “Okay, før du viser mig slidesene, hvem er publikum?”

“Hvad forsøger du at opnå med denne præsentation?” “Den er til ledelsen, for at de skal gøre dette.” “Okay, fint. Lad os gennemgå den.” Og forsøg løbende at knytte tingene tilbage: “Du siger dette, men hvordan understøtter det det budskab, du gav mig for et minut siden?”

Det er ikke et retorisk spørgsmål. Det er et ægte spørgsmål. Måske er der en sammenhæng, du ikke kan se. Lad dem forklare dig sammenhængen. Ofte vil de sige: “Nå ja, du har ret. Det er faktisk ikke det, jeg vil sige. Måske er det for meget. Lad mig fjerne det.” Du har ikke sagt noget. Du har bare stillet et spørgsmål.

Det er det samme, hvis du vil sætte dem i publikums sted. Spørg: “Ved de, hvad denne forkortelse betyder? Hvad vil du have dem til at huske?” Det handler hele tiden om at stille spørgsmål og hjælpe dem. Når noget er virkelig rodet og ikke giver mening, kan jeg godt finde på at bruge kunstig intelligens som hjælp.

Du spørger bare: “Okay, fint. Hvad forsøger du at sige?” Og ofte siger de noget i retning af: “Vi bruger bare ChatGPT til at rette vores kode.”

Galen Low: Ja.

Renaud Taburiaux: Så sig det. Det er det, du skal sige. Igen: Du taler til mennesker. Du behøver ikke bruge smarte ord, som du det meste af tiden ikke selv forstår, for publikum forstår dem heller ikke.

Sig det enkelt. Sig det, som du ville sige det til en kollega eller en ven. Det er virkelig nyttigt. Spørg dem bare: “Hvad vil du sige?” Igen: Stil et spørgsmål.

Galen Low: Jeg ville sige, at jeg godt kan lide pendulbevægelsen, for i dette scenarie taler vi om mange af de teams, som folk i mit fællesskab arbejder med, og de består af ret tekniske mennesker.

Deres jargon ligger i den ene ende af pendulet, og de siger: “Okay, jeg præsenterer for folk, der ikke forstår dette.” Så svinger de hele vejen over til den anden side og tænker: “Åh, præsentations- og salgssprog. Jeg bruger de store tillægsord, så bliver det godt.” Og alligevel mangler de nogle gange stadig den sammenhæng, du nævnte, som jeg syntes var meget vigtig.

Hvis du ikke spørger: “Hvordan hænger det her sammen med den anden ting?”, er forbindelsen måske helt åbenlys for den enkelte, fordi det er deres dagligdag. De tænker: “Selvfølgelig hænger det sammen med udgivelsen. Det er jo mekanismen bag.” Og du tænker: “Okay, ja. Og så må man spørge: Vidste du ikke det?”

Jeg kan virkelig godt lide, at de går ind i, hvad deres publikum ved og ikke ved, og hvor de skal forenkle.

Renaud Taburiaux: Det er virkelig svært. Det er vidensforbandelsen. Vi er så dybt inde i det, at det for os er åbenlyst. Selvfølgelig ved alle det. Jeg ser det ofte hos administrerende direktører, der præsenterer ved fællesmøder: “Selvfølgelig er det åbenlyst, at vi gør det her for aktiekursen og strategien. Vi har talt om det i tre år.”

Det er så tydeligt for dig, fordi du bruger hele dagen på at arbejde med det. En udvikler, der arbejder med Python, eller en teknisk arkitekt, der arbejder med sin model, har ikke nødvendigvis den samme forståelse. Men det ved vi ikke, før vi får et eksternt perspektiv — en coachende person, der stiller dette spørgsmål.

Og som du siger, er sammenhængen nogle gange virkelig åbenlys. De skal bare forklare den enkelt, men de ved det ikke, før vi spørger.

Galen Low: Det kan jeg godt lide. Jeg kan også godt lide spørgsmålene i begyndelsen. Alt for ofte tænker jeg, at tilgangen er: “Okay, præsentér det for mig, så giver jeg feedback.” Men jeg kan godt lide: “Før du begynder at fortælle mig, hvem er det til? Hvad forsøger vi at opnå?”

Det skaber næsten oplægget for alle. Det sætter det hele i kontekst og giver en ramme for at stille spørgsmål og opbygge empati.

Renaud Taburiaux: Når jeg coacher, laver jeg naturligvis coaching. Når jeg coacher folk under øvningen, inviterer vi et testpublikum. Normalt vil jeg have en, der kender projektet, og en, der ikke ved noget. Jeg forsøger at få et testpublikum, der ligner det endelige publikum så meget som muligt.

Jeg vil gerne øve foran udvikleren. Men jeg fortæller dem i begyndelsen: “Dette er en fuld gennemgang. I må ikke afbryde. Vi går fra begyndelsen til slutningen.” Og jeg siger: “Sæt jer i publikums sted. I dag er I ikke sourcingchefen. I dag er I kunden fra denne virksomhed. I har travlt. I ved ikke meget om projektet, eller I ved meget om teknologien.” Det hjælper dem med at formulere feedback.

Igen taler jeg her om feedback, selv om jeg før sagde, at man skulle stille spørgsmål. Spørgsmålene er mere til coachingdelen. Men nogle gange vil de have, at du giver feedback: “Hvad fungerede, og hvad kan forbedres næste gang?” For at besvare det skal du vide, hvem præsentationen er til, og hvad den skal bruges til.

Og vi springer ofte det over. Vi siger: “Lad mig vise mine slides og gå igennem dem.” Fint. Men sådan fungerer det ikke.

Galen Low: Og “fint” er det rigtige ord, ikke? Ja, det er fint.

Renaud Taburiaux: Det er godt. Det er godt. Det er godt. Nej, okay, det er en god pointe. Lad mig stoppe dér, for vi skal huske, at fremskridt er vigtigere end perfektion.

Du kan ikke sige til en person, der er dårlig og stresset: “Der er alt for meget tekst. Det er forfærdeligt. Lav det hele om fra bunden.” Det demotiverer. Det hjælper dem ikke med at vide, hvad de skal forbedre. Giv dem noget lille. Vi laver masser af præsentationer, alt for mange efter min mening. Så de får mulighed for at forbedre sig næste gang.

Start med én ting nu. “Der er meget tekst på denne slide. Har de brug for al den tekst?” Nej. “Okay, så fjerner jeg det.” Det er godt nok til denne præsentation. Du redder ikke menneskeheden med én præsentation ad gangen, men du kan blive bedre med én præsentation ad gangen.

Til sidst lægger de små skridt og den lille ene procent sig sammen, så du bliver tryg, selvsikker og effektfuld uden at spilde tid. Det er vigtigt at forstå, at fint nogle gange er godt. Nogle gange er fint godt. Du behøver ikke perfektionere slides hver gang.

Slides, der virker lidt amatøragtige, kan føles bedre, fordi de er mere autentiske for taleren. Det giver måske ikke mening her.

Galen Low: Nej, helt sikkert. Jeg ville faktisk sige, at det, jeg virkelig kan lide ved det, er, at vi talte om et teammedlem, der ikke føler sig tryg, og hvor man tænker: “Perfektionér det eller smid det ud og lav det perfekt.” Det er faktisk det mest demotiverende. Men essensen af at præsentere godt er ikke perfektion. Hvad forsøger vi at gøre her? Når du koger det ned til budskabet og publikum, kan du godt få idéen igennem, selv hvis du siger alle ordene forkert i forhold til manuskriptet.

Det flytter projektet fremad, og som du siger, er det også en trinvis forbedring for præsentøren, som ikke bliver den bedste taler fra den ene dag til den anden. Det gør de ikke. Men de bliver bedre og bedre.

Renaud Taburiaux: Ja. Når det gælder tænke-fasen, den første fase — husk: tænk, byg, lever — har jeg lavet et lærred med ti spørgsmål, som du grundlæggende skal besvare, før du åbner noget.

Nogle af de første spørgsmål er naturligvis: Hvem er publikum? Hvad er målet? Hvilke budskaber vil du formidle? Bare ved at gøre det — selv hvis projektoren eller tv'et holder op med at virke — kan du stadig levere dit budskab, fordi du ved, hvad du vil sige.

De samme tre budskaber kan du sige i en elevator, til frokost eller i en præsentation på en halv time. Men hvis du ikke fra begyndelsen ved, hvad du vil sige, hvilke nøglebudskaber du har, og hvilken historie du forsøger at fortælle, vil du fare vild, hvis noget går galt.

“Åh, jeg kan ikke huske den del af manuskriptet.” I teorien burde du allerede have dem lært udenad eller internaliseret. “Okay, det her virker ikke. Hvad vil jeg sige?” Det er virkelig vigtigt. Og vi gør det ikke, fordi vi ikke tænker, før vi begynder at bygge. Det vender tilbage til dette enkle trin: Tænk altid, før du bygger.

Galen Low: Jeg kan godt lide ordet “internaliser”, ikke “lær udenad”. Ja. Jeg er sådan en, der har lyttet til nogle sange siden barndommen, men stadig ikke kender teksten.

Renaud Taburiaux: Hvilken sang? Lad os sætte dig på prøve.

Galen Low: Åh gud. Okay. Weezer-albummet Blue Album. Jeg har lyttet til det, siden det udkom, da jeg gik i gymnasiet, og jeg har lyttet til det regelmæssigt.

I hvor mange årtier det nu er — jeg vil ikke afsløre min alder for meget — men du bad mig om at lære noget udenad, og så lukker jeg ned. Jeg lærer ikke udenad, men jeg internaliserer. Når jeg præsenterer, skriver jeg som regel et manuskript og koger det derefter ned til stikord. Så prøver jeg at internalisere stikordene.

Jeg ved, hvad de betyder, men ikke nødvendigvis alle de ord, der står. Og du og jeg talte endda i det grønne rum om reserveplaner, hvis teknologien svigter. Da jeg arbejdede i et konsulentfirma, fik de administrerende direktører træning i præsentationer uden slides.

Det vender tilbage til spørgsmålet: Har du brug for slideware? Hvad hvis du kunne præsentere uden slideware? Gør det det bedre? Det var et interessant koncept for mig, for som bureaumand drømmer jeg i slides. Du ved, hvad jeg mener?

Renaud Taburiaux: Ja, selvfølgelig. Men helt ærligt er en slide ofte nyttig til visualisering. Når du ser tal, og hvis du præsenterer resultatet af en sprint, et finansielt kvartal eller noget lignende, har du brug for en slide, fordi det er svært at følge: “Okay, 3.000, 3.000.” Hvis du har tre punkter, sætter du de tre punkter på én slide med en titel. Det er nok, fordi det er visuelt og skaber gentagelse i sindet.

Du skal både huske det, du hører, og det, du ser. Slides er vigtige, men det er ikke det, præsentationen handler om. Som du siger, skal du internalisere budskabet. Med eller uden slides vil du kunne levere disse budskaber.

Galen Low: Jeg kan godt lide, at slides er en reference for publikum og ikke en reference for dig som præsentør.

Renaud Taburiaux: Ja, bestemt. Du bør ikke have brug for dem for at vide, hvad du skal sige. Hvis de hjælper dig med ikke at glemme noget og gøre dig mere tryg, fordi du ikke er bange for at miste halvdelen af dine pointer, er det fint for mig.

Igen er det bare en forretningspræsentation. Jeg vil ikke fremstille den som en afsluttende eksamen, hvor du skal vide alt og besvare alle spørgsmål. Det er bare en forretningspræsentation. Du kan vende tilbage til publikum senere. Du kan gå mere i dybden med nogle emner senere. Det er fint, hvis du bruger slidesene for din egen skyld.

Galen Low: Jeg kan godt lide det. Det er ikke Broadway. Det er ikke en høring i Senatet.

Renaud Taburiaux: Nej, præcis.

Galen Low: Det er din forretningspræsentation, og den flytter tingene fremad.

Renaud Taburiaux: Lad os besvare anden del af dit spørgsmål. Hvis nogen ikke føler sig trygge, så mind dem om, at det bare er en præsentation. Sænk forventningerne.

Hvis du kan gøre det, tale med et menneske og dele dit budskab, er det fint. Det er fint, hvis du glemmer nogle punkter. Husk, at du ved, hvad du vil sige, men publikum ved ikke, hvad du ville have sagt. Hvis du springer et punkt over, er det helt i orden. Det er ikke noget stort problem.

Hvis du har den indstilling og husker, at du er der for at hjælpe publikum, falder stressniveauet normalt dramatisk. Og hvis du oveni købet øver dig fuldt ud højt en eller to gange, er det nok. Jeg har coachet mange tekniske mennesker. De er især dårlige til at præsentere, men efter nogle almindelige præsentationssprints klarer de sig fint. De blomstrer. De er virkelig glade og begejstrede for at være der. De er ikke stressede længere.

De glæder sig til at dele det, fordi de normalt får god feedback, og fordi de har et formål: at skabe værdi og hjælpe de mennesker, de forsøger at hjælpe.

Galen Low: Det kan jeg virkelig godt lide. Hvis vi vender tilbage til begyndelsen, spurgte jeg dig, hvorfor præsentation er så vigtigt, og hvorfor det ikke bliver undervist.

Du førte det hen et sted, hvor vi præsenterer hele tiden, når vi interagerer med kolleger og præsenterer idéer. Den situation, hvor du skal rejse dig foran et lokale med slides på væggen, er bare en anden version af den samtale. Det handler om at afdramatisere det. Jeg tror, vi overbelaster præsentationen.

For dem, der lytter og nikker, tænker: “Ja, okay, mit team skal blive bedre til forretningskommunikation og præsentationer” — nogle arbejder med kommunikation i deres organisation, og andre er teamledere. Hvad er det bedste første skridt, de kan tage for at løfte kulturen for forretningskommunikation?

Renaud Taburiaux: Jeg er meget forudindtaget. Jeg vil naturligvis sige: Anvend modellens tre trin. Du behøver ikke købe noget. Tænk bare, før du bygger. Byg langsomt og bed om feedback tidligt, og forbered, hvordan du vil levere.

Hvis du gør det med al din kommunikation, også e-mails og videoer, du skal optage, så tænk altid, før du bygger langsomt, og få feedback. Vent ikke til sidste øjeblik med at få feedback. Forbered, hvordan du vil levere og sende det, uanset hvad. Hvis du bare gør det, er du langt foran.

Du sparer utallige timer på at designe og finpudse noget, der ikke er nyttigt. Så jeg vil sige: Anvend disse tre regler og følg de tre trin. Husk, at du skal vise eksemplet. Bed ikke dit team om at gøre det, hvis du ikke selv gør det. Og begynd i det små. Igen: Fremskridt frem for perfektion.

Prøv én gang. Ved den næste præsentation kan du måske bare skrive de tre budskaber ned, som du vil have publikum til at huske og gentage efter præsentationen. “Hvad sagde han?” “Han sagde dette.” Hvis du bare gør det, bliver resten af forberedelsen meget lettere. Næste gang kan du undersøge, hvordan du kan lave bedre slides.

Måske færre ord, mindre visuel uro eller noget helt andet. Begynd i det små, men begynd nu.

Galen Low: Det kan jeg godt lide. Det er iterativt.

Renaud Taburiaux: Helt sikkert. Det er noget, vi gør i vores projekter. Vi laver sprints, ét ad gangen. Vi får feedback, brugergennemgange, tester og laver discovery. Men det gør vi ikke med præsentationer.

Så anvend bare det, du allerede gør godt, på dine præsentationer.

Galen Low: Nu falder brikkerne på plads, ikke? Præsentationssprintet — navnet på din bog.

Renaud Taburiaux: Ja, præcis. Det er det, fordi et sprint skal være kort og fokuseret. Vi vil ikke spilde tid.

Det er højst et par timers forberedelse. Du er bevidst om, hvilket trin du tager, og du tager ét trin ad gangen. Derfor er det et sprint. Men det er også et sprint, fordi du begynder igen. Efter præsentationen, efter leveringen, går du faktisk tilbage til tænkningen og evaluerer.

Hvad kan jeg gøre bedre næste gang? Skriv det ned. Når du har en præsentation næste gang, så se på det igen: Hvad sagde jeg, at jeg ville gøre bedre? Det gør vi ikke, fordi vi ikke rigtig ser meningen med debriefing og retrospektiv. Men det er vigtigt at bruge et par minutter efter præsentationen sammen med teamet på at slappe af og stresse af.

Hvordan gik det? Hvordan havde I det? Har vi nogle målinger, der kan vurdere, hvor godt det gik? Hvad kan vi gøre bedre næste gang? Hvis vi skulle gøre det igen, både forberedelsen og præsentationen, hvad skulle vi så gøre anderledes? Derfor er det et sprint igen. Du vender tilbage til det, ligesom i agilitet, hvor du ved afslutningen af din session, sprint eller iteration spørger: “Okay, hvad gør vi i næste sprint?”

Galen Low: Det elsker jeg.

Renaud Taburiaux: Og du fortsætter — ja, lad os stoppe nu.

Galen Low: Nej. Jeg har en masse spørgsmål fra mit fællesskab. Dem besvarer vi i fællesskabet, for jeg tror ikke, vi har tid i dag. Men for dem, der lytter og ikke er med i vores fællesskab: Hvor kan de lære mere om bogen og det, du laver?

Renaud Taburiaux: Ja. Til dem, der kan se med på kameraet: Her er bogen. Den kan købes på Amazon. Du kan finde den på presentation-sprint.com. Værktøjerne i bogen — lærredet, arbejdsgangen og tjeklisten — kan downloades på presentation-sprint.com. Det hele er gratis.

Du behøver ikke købe bogen for at komme i gang. Prøv at forbedre din præsentation. På et tidspunkt siger du måske: “Okay, jeg vil gerne gå lidt mere i dybden med strukturen og lære, hvordan jeg strukturerer min præsentation.” Jeg kommer med nogle tips til, hvordan du håndterer stress, og du kan få flere detaljer. Men begynd med at downloade værktøjerne og tjeklisten. Du kan også downloade det første kapitel på presentation-sprint.com.

Kontakt mig, hvis du vil have mig til at komme og holde en kort præsentation for dit team. Det vil jeg gerne. Jeg vil virkelig gerne udbrede kendskabet til denne metode og model. Kontakt mig — du finder mit LinkedIn og min e-mail på hjemmesiden. Og igen: Begynd i det små, begynd nu.

Galen Low: Det elsker jeg. Jeg inkluderer alle links i shownoterne nedenfor.

Renaud, tusind tak, fordi du var med i dag. Det var rigtig sjovt.

Renaud Taburiaux: Mange tak, fordi du inviterede mig. Jeg synes, vi er meget enige på grund af vores baggrund som projektledere. Vi deler mange frustrationer og dårlige vaner her, så jeg er virkelig glad for, at vi kan hjælpe dit publikum med at gøre det bedre.

Galen Low: Ja, det har været forløsende. Tak.

Okay allesammen, så har I det. Som altid er I velkomne til at deltage i samtalen med over tusind ligesindede forkæmpere for projektledelse. Kom med i vores fællesskab! Gå til theDPM.com/membership for at læse mere. Og hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Indtil næste gang — tak fordi du lyttede.