Er du virkelig en god projektleder? (med Lina Calin fra Forest Made)

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Tak, fordi du lytter med. Jeg er Ben Aston, og dette er Digital Project Manager-podcasten. Er du faktisk god til det, du laver? Spekulerer du nogle gange inderst inde på, om du måske er lidt af en svindler – ikke mindst en projektleder-svindler? Tænker du nogle gange på, om du helt har valgt den forkerte karriere? Dagens podcast giver dig alle svarene. Du kan opdage, hvor god du virkelig er, og finde ud af, om du er skabt til dette arbejde – og som en lille spoiler: Det er du sandsynligvis. Du klarer dig fint. Du er ikke en bedrager. Du føler dig bare som en, så bliv ved. I dag har jeg selskab af den vidunderlige Lina Calin. Det er anden gang, Lina er med i programmet, og hun arbejder hos et bureau, der hedder Foster Maid. Hvis du vil vide alt om Lina, kan du lytte til vores tidligere podcast med hende, men i sin fritid laver Lina en masse spændende ting, blandt andet en madblog, som du bør tjekke ud. Hun interesserer sig for mad, så vi bør nok begynde med at spørge dig, Lina, hvad du har spist i dag, for jeg er sikker på, at det var spændende.

Lina Calin:

I dag har været et virvar, og jeg har faktisk ikke spist noget endnu.

Ben Aston:

Hvad? Du har ikke spist noget?

Lina Calin:

Det sidste af mig, men jeg glæder mig. Jeg har noget kylling, der marinerer derhjemme, og som jeg glæder mig til at lægge på grillen.

Ben Aston:

Okay. Du er forberedt.

Lina Calin:

Det er jeg.

Ben Aston:

Jeg mener det alvorligt – du har ikke spist noget i dag?

Lina Calin:

Nej. Jeg så noget chokolade, vi havde i køkkenet tidligere, men gik bare lige forbi det.

Ben Aston:

Lina, det kan jeg ikke tro. Jeg føler, at vi nok bør stoppe med at tale med det samme, så du kan gå ud og få noget mad.

Lina Calin:

Absolut ikke. Dette kommer først.

Ben Aston:

Okay. Vi trækker det ikke i langdrag, for jeg er bekymret for, at du besvimer. Apropos madlavning ved jeg ikke, om du købte noget på Black Friday-udsalg, men jeg købte en Instant Pot.

Lina Calin:

Åh, det lyder godt.

Ben Aston:

Et stort skridt for mig.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Jeg glæder mig til at bruge den. Jeg har faktisk allerede brugt den. Det første, jeg lavede, var ris.

Lina Calin:

Okay, det er en god start.

Ben Aston:

Ja, jeg tænkte, at man skulle begynde med det grundlæggende og arbejde sig videre derfra. Men ud over den marinerede kylling, hvad står så ellers på menuen i weekenden?

Lina Calin:

Jeg tror, jeg tager på et bondemarked i morgen for at se, hvilke grøntsager jeg kan få fat i. Jeg elsker grøntsager. Ud over det tror jeg ikke, jeg har planlagt noget. Jeg ender nok med at lave suppe. Jeg har kigget på suppeopskrifter den seneste uge. Det er egentlig ikke koldt nok her til, at jeg føler mig berettiget til det, men jeg har lyst, og jeg vil føre det ud i livet.

Ben Aston:

Det er ikke koldt nok til suppe. Hvad er så din yndlingsgrøntsag?

Lina Calin:

Åh gud. Jeg elsker rosenkål.

Ben Aston:

Virkelig?

Lina Calin:

Det gør jeg virkelig. Jeg kan spise så mange af dem. Min yndlingsmåde at tilberede eller spise dem på er at skære dem meget tyndt rå og vende dem med lidt eddike, olivenolie, salt og peber. Man lader dem stå lidt, så bliver de bløde. Det er virkelig godt, men jeg lægger dem også på grillen. Jeg steger dem i ovnen, sauterer dem og tilsætter bacon, løg, hvidløg – hvad man nu har lyst til. Det er virkelig godt.

Ben Aston:

Wow, så hvis nogen er interesserede, bliver der rosenkålsfest hos Lina i weekenden.

Lina Calin:

Alle er velkomne.

Ben Aston:

Alle er velkomne. Hvis du er DPM … Vi klipper til, hvor du er. Hvor er du?

Lina Calin:

Jeg er i Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Ja?

Ben Aston:

Ja, så tag bare til Virginia. Det er et lille sted. Du finder Lina. Hun er hende, der laver mad med rosenkål.

Lina Calin:

Præcis.

Ben Aston:

Okay, men ud over madlavning, hvad er der så nyt, siden vi sidst talte sammen? Arbejder du på nogle interessante projekter lige nu?

Lina Calin:

Jeg arbejder stadig – jeg tror, vi talte om det i den sidste podcast – på en masse processer og dokumentation i virksomheden. Jeg er virkelig spændt på at eksperimentere med team GAT, som den anerkendte Rachel Gertz anbefalede. Jeg undersøger det og håber, at det kan løse nogle af de problemer, vi kæmper med som bureau, hvad angår ressourcer, kapacitet, planlægning, prognoser og alt det der. Jeg ville sige sidste måned, men vi er officielt i december, så i oktober var jeg meget glad for at deltage i DPM-topmødet i Las Vegas, som var fantastisk. Jeg nød hvert eneste øjeblik, sådan som jeg altid gør. Det var anden gang, jeg deltog, ligesom sidste år.

Ben Aston:

Hvad var højdepunktet for dig?

Lina Calin:

Åh gud. Alt var virkelig fantastisk. Det er selvfølgelig altid utroligt at være sammen med andre mennesker, der forstår det. Som en af mine DPM-venner sagde: "At tage til et arrangement, der er skabt helt af projektledere." Man kan se det i de små detaljer, i alt det, der er blevet gennemtænkt, organiseret og udført virkelig godt. Jeg deltog i en workshop. Jeg kan ikke huske oplægsholderens navn, men det var en improvisationsworkshop, som hjalp mig og gav mig et andet perspektiv på at tænke hurtigt, kommunikere og fokusere på de rigtige ting. Jeg nød virkelig det perspektiv og forbindelsen til projektledelse.

Ben Aston:

Det lyder sjovt. Forfølger du nu også en karriere inden for improvisation uden for arbejdet?

Lina Calin:

Det gør jeg ikke. Det kan jeg ikke sige, at jeg gør, men jeg har helt sikkert indarbejdet nogle få teknikker i mit projektlederarbejde og i min personlige kommunikationsstil.

Ben Aston:

Fortæl os om det. Giv os et eksempel.

Lina Calin:

I går talte jeg for eksempel med nogle af lederne her, og vi talte om projektomfang, hvilket selvfølgelig er noget, mange kæmper med, men også noget, vi arbejder på at få styr på internt. Ideen er ikke bare at sige nej til en anmodning, der ligger uden for omfanget eller skal håndteres senere, men også at omgive nej'et med de andre ting, der skal siges: "Nej" eller "Vi mener, at det ligger uden for omfanget. Vi mener ikke, at det er en god idé i forhold til vores projektmål. Det vil påvirke tidsplanen. Det vil påvirke budgettet." Alle de udsagn, der kan være relevante afhængigt af situationen. Jeg smilede lidt, mens vi talte, fordi jeg kom til at tænke på improvisationsworkshoppen. I improvisation er en af de sætninger, man ofte skal sige, vist "ja, og". Når man bliver præsenteret for en situation eller en foreslået karakter. Men i denne situation er det "nej, og". Man anvender det lidt anderledes, men sørger for at fortsætte samtalen og føre den videre ved at skabe en ramme omkring udsagnet.

Ben Aston:

Så hvis en kunde siger: "Kan du ikke bare prøve en anden kreativ løsning på det?" er dit svar: "Nej, og …"?

Lina Calin:

Jeg mente det ikke helt direkte. Måske ikke med præcis de samme ord, men det handler om at udbrede konceptet til teamet, så man husker, at det ikke bare skal være et nej.

Ben Aston:

Okay, jeg forstår. "Nej, men …"

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Nej, men vi kunne …

Lina Calin:

Præcis.

Ben Aston:

Ændre skrifttypen, ja. Fint. Det lyder sjovt. Lad os tale om din artikel. Jeg synes virkelig, det er en fremragende artikel, som handler om at forsikre os selv om, at vi gør et godt stykke arbejde. Jeg synes, det er godt at være ærlige om, at projektledelse ofte kan være skræmmende. Det spændende ved digitalt arbejde er, at det hele tiden ændrer sig. Som tiden går, skifter vi bureauer. Vi skifter kunder. Vi ændrer de teknologier og projekter, vi arbejder med. Fordi det hele tiden ændrer sig og udvikler sig, laver vi forskellige ting. Vi kan pludselig befinde os på et projekt og tænke: "Hvad pokker laver jeg her?" eller "Hvordan kan det være, at det er mig, der har ansvaret for at lede det her? Jeg aner ikke, hvad vi laver." Jeg tror, noget af det, der gør det særligt svært, er, at vi som projektledere ofte af natur har behov for kontrol. Vi vil gerne have en plan. Vi vil gerne have kontrol. Hvis vi ikke har en plan og ikke ved, hvad der foregår, kan det være ret stressende.

Lina har skrevet denne fantastiske artikel om, hvordan vi kan vide, om vi er gode projektledere. Hun nævner fem bevispunkter, som vi taler om om lidt, men jeg synes, vi bør begynde med at tale om, hvad der egentlig gør en projektleder god. Hvad mener du, Lina, gør en god projektleder til en god projektleder?

Lina Calin:

Jeg elsker det spørgsmål. Jeg synes, det er virkelig interessant, især fordi vi i stigende grad ser, hvordan mennesker med meget forskellige livserfaringer og baggrunde finder vej ind i projektledelse. Det betyder, at de personlighedstyper og interesser, vi har i branchen, varierer meget. Jeg tror, de vigtigste ting minder meget om principperne for modigt lederskab, som du talte om. Det er vigtigt at have empati. Det er vigtigt at værdsætte kommunikation og forståelse for andre mennesker. Derudover er det vigtigt at være interesseret i konstant læring og udvikling, hvilket jeg mener fører til den kompetencedel, du taler om, og at kunne bevare roen i forskellige situationer og give den ro videre til teamet.

Jeg synes, vores arbejde er meget vanskeligt og til tider meget stressende, og evnen til at bevare overblikket, selv når tingene bliver komplicerede, er en virkelig vigtig egenskab hos en projektleder.

Ben Aston:

Fint. Jeg synes, det interessante ved selv de ting, du nævner, og de ting, jeg nævnte, er, at de er virkelig svære at kvantificere.

Lina Calin:

Det er de.

Ben Aston:

Hvordan ved man, om man er god til empati? Hvordan ved man, om man gør det godt, bortset fra … Der er ingen måde at måle det empirisk på. Man kunne måske se på, hvor mange mennesker der siger, at de ikke vil være på ens team, fordi man er et ubehageligt menneske, men ellers er det virkelig svært at kvantificere. Leder man godt? Er man kompetent? Kemi og empati er virkelig svære ting at måle. Jeg synes, det er interessant, at du tager fat i spørgsmålet: Hvordan ved vi, om vi gør det godt, hvis vi ikke kan kvantificere de ting?

I din artikel taler du først om at gå op i sit arbejde og sine projekter, hvilket jeg synes er et virkelig godt punkt – at have integritet og gøre det rigtige for kunden og teamet. Men lad os være ærlige et øjeblik. Vi kan godt gå op i vores arbejde og projekter, men ofte arbejder vi på virkelig kedelige projekter. Det er bare virkeligheden. Eller kunden er lidt af en plage. Når det sker, og man tænker: "Jeg har dette projekt. Jeg hader det her arbejde," hvad gør man så? Hvordan får man sig selv til at gå op i det, når man føler, at man er ligeglad?

Lina Calin:

Helt ærligt tror jeg ikke, kedelige projekter påvirker mig så meget, fordi jeg synes, projektledelse er så spændende. Det lyder som sådan et typisk "sikke et godt svar", men …

Ben Aston:

Det er et godt svar, Lina.

Lina Calin:

Jeg tror ikke, det produkt, jeg bygger, er det, der begejstrer mig. Det er mine interaktioner med teamet og kunden. Det er at holde alting på sporet og i orden. Det er at se, hvordan vi tager en idé og gør den til et færdigt produkt. Produktet undervejs er virkelig spændende. Det er fantastisk at have et produkt, vi er begejstrede for, men for mig er det selve processen med at føre noget fra en idé til noget konkret, der kan hjælpe en virksomhed videre, samt alt det arbejde, den kommunikation og de forskellige personligheder, der opstår undervejs. Det er det, der er spændende for mig.

Ben Aston:

Det er processen, ikke projektet, der holder dig engageret? Ja, det er rimeligt. Måske bliver jeg ældre og mere desillusioneret, men jeg synes, en af de ting, jeg har oplevet, er, at det nogle gange er svært at engagere et team i et projekt, hvis de tænker: "Åh gud, hvor er det kedeligt. Jeg vil ikke lave endnu en bannerannonce. Det er bare tamt." Så bliver hele processen mere som en pligt. Det er her, det bliver svært. Det er her, vi skal give teamet energi og sige: "Hey, vi kan gøre det her sjovt." Vi skal få dem til faktisk at gå op i det, for hvis man ikke selv går op i det, forplanter det sig til teamet. Så bliver det endelige resultat noget rod, og ingen har det sjovt. Lidt positivitet rækker langt.

Lad os tale om, at folk kommer til dig for at få løst problemer. Jeg synes, det er endnu en god indikator på, om man gør det godt. Hvis man er problemløseren, er det jo det, vi er her for. Vi skal få hjulene til at dreje og bane en vej, som teamet kan følge. I min erfaring kan det være alt fra at reparere et ustabilt skrivebord til at skaffe nogen en ny bærbar computer eller software, der kan spare dem tid. Folk kommer til os for at løse problemer, men hvor går du hen, når du ikke rigtig ved, hvordan problemet skal løses?

Lina Calin:

Det er et godt spørgsmål. Jeg tror, det sker hver dag. Helt ærligt går jeg på Google. Jeg er med i et par forskellige onlinefællesskaber for digitale projektledere, og de er uvurderlige, når der er et spørgsmål eller noget, jeg ikke forstår. Det er vigtigt ikke at være bange for at indrømme, at man ikke ved noget, og sige: "Bare rolig. Jeg har styr på det. Jeg finder ud af det for dig," eller "Lad os arbejde os igennem det sammen." Derefter kan man søge yderligere læring gennem mentorer, de tilgængelige fællesskaber eller bare en søgemaskine, der kan hjælpe med at besvare de spørgsmål, man ikke selv ved, hvordan man skal besvare.

Ben Aston:

Ja, og jeg synes, du har helt ret. Det sker hele tiden. Folk kommer til mig og siger: "Jeg ved simpelthen ikke, hvordan vi skal gøre det her." Nogle gange siger jeg: "Har du prøvet at finde en løsning? Har du faktisk prøvet at google det? For det er det, jeg er ved at gøre. Jeg vender tilbage om en halv time med noget fra den første side på Google." Det er utroligt, hvor stor en del af det at være digital projektleder der handler om at være god til at google.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Ja, undervurder ikke det. Ikke alle kan gøre det. Du taler også om at have et fast greb om sit projekt. Man ved, at man gør det godt, hvis man har et fast greb om projektet. For mig er det her virkelig der, hvor man kan se, om man gør det godt: om projekterne er under kontrol eller i det mindste stort set under kontrol. Hvordan ved du, at du har styr på dine projekter? Hvad bruger du til at spørge teamet: "Er vi på rette spor?" eller "Er vi ikke på rette spor?"

Lina Calin:

Jeg sammenligner projektets fremdrift med projektplanen. Vi sammenligner, hvordan udviklerne klarer sig, altså deres estimater. En stor del af min rolle er at opmuntre dem eller presse dem til at overholde estimaterne og fortsætte med at afslutte opgaver som oprindeligt planlagt. Selvfølgelig er de klassiske mål også vigtige: at levere projektet under budget, sikre at kunderne er tilfredse og give dem lyst til at arbejde sammen med os igen, samtidig med at teamet ikke føler sig stresset eller overbebyrdet.

Men ud over disse traditionelle og meget vigtige målinger er det vigtigt at huske, at der altid vil ske ting, som ligger uden for vores kontrol. Vi narrer virkelig os selv, hvis vi tror, at vi kan kontrollere alt i vores projekter. Mennesker er fejlbarlige, og det gælder også os. En af de vigtigste måder at bevare et fast greb om et projekt på er at forblive rolig, når man står over for det ukendte, og have løsninger på problemer, allerede før de opstår, fordi man har tænkt over dem og forberedt sig. Derefter sætter man forventningerne til, hvordan medlemmerne af både kundens team og vores kreative teams skal arbejde sig gennem projektet, bidrage og være opmærksomme på, at projektet kan udvikle sig anderledes end planen. Man skal være forberedt på det og sørge for, at alle er klar over det.

Ben Aston:

Ja. Det, du taler om, er grundlæggende elementer i faktisk at holde øje med tingene. Det kan være fristende at være doven med afstemningen mellem estimater og faktiske tal og med at have en solid proces for det. Selv det at have disciplin til at køre rapporter og undersøge, om man er på rette spor, er et virkelig vigtigt aspekt, for hvis man ikke baserer det på nogen data, kan projekter nogle gange løbe af sporet, især når vi har travlt. At holde fingeren på pulsen er virkelig vigtigt.

Du sagde også, at et andet tegn på, at man gør det godt, er, at teamet ønsker mere af en. Sidst vi talte sammen, var du den eneste projektleder i dit bureau. Er det stadig sådan?

Lina Calin:

Jeg tror, vi har tilbudt en ny projektleder en stilling, som forhåbentlig begynder snart.

Ben Aston:

Åh, intet pres. Personen lytter sikkert til dig lige nu. Jeg håber, vedkommende ved, at der er kommet et tilbud.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Det er godt, ikke? Du har skabt noget. Du var den eneste projektleder der, og nu tænker folk: "Det her er en god idé. Vi har brug for flere Linaer." Nu fordobler de teamet.

Lina Calin:

Det gør vi.

Ben Aston:

Det er et ret godt stykke arbejde.

Lina Calin:

Ja. Det er virkelig fantastisk. Det kan være svært i begyndelsen, når man viser fordelene ved projektledelse. Man ønsker flere projekter, og hvis man som jeg har en personlighed, der gerne vil opnå resultater, vil man bare fortsætte med at forbedre sig og tilbyde sine kompetencer til flere projekter. Før man ved af det, opdager man, at man er spændt for hårdt. Det kan skabe nogle uheldige følgevirkninger, men det er vigtigt tidligt at anerkende, at teamet ønsker mere af en. De ønsker mere projektledelse. De ønsker flere projekter med projektledelse. Det gælder især, hvis man er den eneste projektleder. Det er et virkelig godt tegn, og det betyder, at man gør sit arbejde godt og har vist værdien af det, man laver.

Ben Aston:

Ja, helt sikkert. Den overgang i et bureau, hvor der ingen projektledere er, hvorefter man begynder at indføre projektledelse, og hvor hurtigt man derefter skalerer, er så vigtig. I begyndelsen skal man skabe sig selv lidt plads og finde ud af: "Okay, det er det, projektlederrollen skal være." Når man bliver succesfuld, bliver man meget hurtigt spændt for hårdt. Det er virkelig vigtigt at rekruttere tidligt, sandsynligvis tidligere end man tror. Ellers bliver man for overbebyrdet, ens effektivitet falder, og folk begynder at sige: "Jeg tror ikke, det her med projektledelse fungerer." Et lille praktisk råd: Sørg for at rekruttere tidligt. Ellers kommer du til at se dårlig ud, uanset om du bryder dig om det eller ej.

Det arbejde, vi udfører, er vanskeligt, men bare fordi det nogle gange kan føles, som om vi gør et dårligt stykke arbejde, betyder det ikke nødvendigvis, at vi gør det. Det, at vi bliver kastet ud i noget eller føler, at det ligger lidt uden for vores kompetencer, definerer ikke vores værdi. Det, der definerer vores værdi, er de ting, vi har talt om: at gå op i arbejdet og projekterne, at blive brugt effektivt, at folk kommer til os for at få løst problemer, og at vi har styr på vores projekter. Linas situation er et godt eksempel på, at folk ønsker mere af dig. Det er et godt tegn på, at du gør det godt.

Lina, tusind tak, fordi du ville være med. Det har været fantastisk at have dig med.

Lina Calin:

Det har været en fornøjelse. Tak.

Ben Aston:

Hvis du vil bidrage til samtalen eller har nogle tanker om, hvordan du ved, om du gør et godt stykke arbejde, så gå over til Digital Project Manager og til fællesskabssektionen på siden. Bliv medlem af vores fællesskab, og kommentér også på artiklen. Indtil næste gang: Tak, fordi du lyttede.