Proje Yöneticilerinin 2026’da Kişisel Organizasyon Sistemine Neden İhtiyacı Var
Neden kişisel bir organizasyon sisteminden bahsediyoruz?
Kariyerimin başlarında inanılmaz derecede düzenli bir mentora sahip olduğum için şanslıydım. Aylar önce gerçekleşen toplantıların en küçük ayrıntılarını nasıl hatırladığını sürekli merak ederdim. Herkes onunla çalışmak isterdi çünkü ona güvenebileceklerini biliyorlardı.
Kariyerimde ilerledikçe, olmak istediğim proje yöneticisinin bu türden biri olduğunu biliyordum. Güvenilir, ayrıntılara önem veren ve zihnimde ne kadar çok bilgiyi tutabildiğim konusunda insanları sürekli şaşırtan biri.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Meğer işin sırrı, beyninize hiç güvenmemekmiş.
PM'lerin Kişisel Bir Organizasyon Sistemine İhtiyacı Neden Var ve Sizinkini Nasıl Oluşturabilirsiniz?
Birden fazla projeyi, müşteriyi ve ekibi dengelerken, kendinizi sürekli olarak her türlü gelen bilgiyle bombardımana tutulmuş halde bulabilirsiniz. Bunlar e-postaları, Slack bildirimlerini, takvim hatırlatıcılarını veya ofisten çıkarken bir iş arkadaşınızın yanından geçerken sorduğu “kısa bir soruyu” içerebilir.
Düzenli olmak; her gün karşılaştığınız tüm anlık görevleri, talepleri, konuşmaları, uyarıları (vb.) nasıl ele aldığınızla ilgilidir. Böylece işinize baktığınızda, sizi hedeflerinize doğru ilerleten faaliyetler üzerinde stratejik olarak çalıştığınızı bilirsiniz.
İş yerinde nasıl düzenli kalırsınız? Kişisel organizasyon sisteminizi geliştirmeniz gerekir.
Araçlar ve Sistemler
Öncelikle bunu açıklığa kavuşturalım. Görevlerinizi ve zamanınızı düzenlemenize yardımcı olabilecek harika verimlilik uygulamaları ve zaman yönetimi yazılımları var; ancak araçlar sistem değildir. Google Takvim, programınızı yönetmek için harika bir araçtır, ancak onu nasıl kullandığınız ne kadar etkili olduğunu belirler. Onu nasıl kullandığınız sizin sisteminizdir.
Bunu şöyle düşünün: Mükemmel bir akşam yemeği daveti düzenlemek için mutfağınızdaki tüm araçlara sahip olsanız bile, her aracı nasıl kullanacağınızı stratejik olarak planlamazsanız aç misafirleriniz olacaktır.
Temel çıkarım: Kişisel organizasyon sistemi, hayatınızda ele almanız gereken birçok girdiyi yönetmek için kendinize oluşturduğunuz bir dizi kuraldır.
Birkaç Kullanışlı Kişisel Organizasyon Aracı
Todoist
Bu, yapılacaklar listeleri oluşturmak için güçlü ama kullanımı kolay bir uygulamadır. Liste öğelerini projeler halinde kategorilere ayırabilir, öncelik seviyeleri atayabilir ve yinelenen yapılacak işler belirleyebilirsiniz.
Gmail için Boomerang
Bunu bir “sorumluluk aracı” olarak tanımlamayı seviyorum çünkü e-postalara yanıt vermeleri konusunda başkalarını sorumlu tutmanıza yardımcı oluyor. Gönderdiğiniz her e-posta için özel ayarlar oluşturabilirsiniz; örneğin 2 gün içinde kimse yanıt vermezse e-posta gelen kutunuzun en üstüne geri taşınır.
Google Takvim
Bu aracın tanıtılmaya ihtiyacı yok, ancak basit olmasına rağmen iyi kullanıldığında elinizdeki en güçlü organizasyon araçlarından biri olduğu için bahsetmeye değer. Organizasyon sistemimin büyük bir bölümü, Google Takvim uyarılarını nasıl ve ne zaman almak istediğimi belirlemekten oluşuyor.
Odak güçlendirici
Bu kişisel organizasyon aracı, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirerek ve zaman bloklama yoluyla odağı koruyarak kullanıcıların üretken çalışma alışkanlıkları oluşturmasına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır. Pomodoro tekniğine (zaman kutulama tekniği) dayanır. Çalışma döngülerinizi yapılandırmak, çalışma sürenizi takip etmek ve analiz etmek için bunu kullanabilirsiniz.
Taskful
Taskful, Todoist'e benzer bir verimlilik aracıdır. Bu yapılacaklar listesi aracının güzel yanı, daha büyük görevleri gerçekleştirmek için alt görevler oluşturmanıza izin vermesi ve görevin tamamlanmasına ne kadar yaklaşıldığını gösteren basit bir ilerleme çubuğuna sahip olmasıdır. Bu uygulama ayrıca sezgisel bir tasarıma ve yeni kullanıcıların bile kolayca gezinebileceği anlaşılır özelliklere sahiptir.
Toggl
Toggl, gerçekten güzel ve sade bir tasarıma sahip bir zaman takip aracıdır. Her göreve harcadığınız zamanı takip etmek ve zamanınızı etiketler ve projelerle kategorilere ayırmak için kullanabilirsiniz. Gün boyunca zamanınızın nereye gittiğinden emin değilseniz, Toggl gibi ücretsiz bir zaman takip aracı günlerinizi nasıl geçirdiğinize dair gerçekçi bir fikir edinmenize yardımcı olabilir.
IFTTT
IFTTT (“bu olursa, şu olsun”), diğer uygulamalarınız ve cihazlar arasındaki etkinlikleri eşitlemek için kullanabileceğiniz bir uygulamadır.
Bunu kişisel organizasyon araçları listesine dahil ediyorum çünkü gün boyunca yaptığınız dosyaları yedeklemek, elektronik tablolara veri girmek ve yüzlerce başka görev gibi küçük organizasyon işlerinin çoğunu otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.
Kullanmanın en iyi yolunu anlamak biraz zaman alır, ancak sizin için işe yarayan otomatik akışları bulduğunuzda size çok fazla zaman kazandırabilir ve zihinsel enerjinizi daha büyük düşüncelere ayırmanızı sağlayabilir.
Kişisel Organizasyon Sisteminizi Oluşturma
Kişisel sistemime, bir şey gözden kaybolduğu anda onu unutacağımı varsayarak yaklaşmayı seviyorum. Birisi bana daha sonra yapmam gereken önemli bir şey söylediğinde, bunu iyi bir şekilde belgelemeye zamanım olmasa bile Todoist'e eklemem gerekir. Örneğin:
Bazen arka arkaya toplantılarınız olduğunda, toplantı notlarınızı eylem maddelerine dönüştürecek zamanınız olmaz. Bu durum, Lucy ile Ethel'in durmaksızın ilerleyen şekerleme bandına çaresizce yetişmeye çalıştığı klasik görüntüye benzemeye başlayabilir.
Ancak lezzetli çikolatalar yerine, zamanında yapılması gereken taleplerle dolu bir taşıma bandıyla uğraşıyorsunuz. Böyle bir durumda, daha sonra notlarınıza dönüp bakmanız gerektiğini kendinize hatırlatmak için 5 saniye ayırın. Etkili not alma stratejileri kullanmak, sonradan yapılması gereken düzenleme ve toparlama işlerini azaltmaya da yardımcı olabilir.
Bu, benim için iyi çalışan tek bir kural; ancak proje yönetimi araç setinizdeki her aracı nasıl ve ne zaman kullanacağınızı belirlemek için kendi kurallarınızı oluşturmanız gerekecek.
Kişisel Organizasyon İçin Kendi Kurallarınızı Oluşturun
1. Girdilerinizin bir listesini oluşturun.
Hayatınızdaki girdi türlerini düşünerek başlayın. Bunlara birkaç örnek:
- Slack bildirimleri
- Müşterilerden gelen e-postalar
- Toplantılardan çıkan eylem maddeleri
- Postayla gelen basılı faturalar (of)
- Kahve makinesinin başındaki konuşmalar
- Takvim uyarıları
2. Şunu sorun: Bunları zamanında ele almak için ne kadar önceden haberdar olmanız gerekiyor?
Diyelim ki müşterinize bir bütçe güncellemesi göndermeyi hatırlamak istiyorsunuz. Bunu çarşamba sabahı göndermeniz gerekiyor; ancak bütçe raporunu hazırlamak için en az 30 dakikaya ve müşteriye göndermeden önce hesap sahibinin raporu onayladığından emin olmaya da ihtiyacınız var.
Hatırlatıcınızı çarşamba sabahına ayarlamak çok geç olur; bu nedenle raporu tamamlamak ve hesap sahibinize göndermek için salı öğleden sonrasına bir hatırlatıcı ayarlamanız gerekir. Ardından onaylandığından emin olmak ve raporu göndermek için çarşamba sabahına ikinci bir hatırlatıcı ayarlamanız gerekir.
Hatırlatıcıları sizin için otomatik olarak ayarlaması için Google Takvim'e güvenmeyin. Uçağa binerken uçuşumla ilgili (otomatik olarak oluşturulan) bir takvim bildirimi alırım. Bunu çok komik buluyorum. Yaklaşan uçuşunuzu hatırlamak için yalnızca Google Takvim'e güvenseniz, her seferinde uçağı kaçırırdınız.
3. İhtiyacınız olacak uyarı veya hatırlatıcı düzeyini belirleyin.
Bir hava kornasına mı, yoksa hafif bir dürtmeye mi ihtiyacınız var? Yapılacaklar listenizdeki bazı maddeler diğerlerinden daha fazla zaman hassasiyetine sahiptir. Bir müşteri toplantısına zamanında çıkmanızı hatırlatan uyarı, gelecek ay için PTO talep etmenizi hatırlatan uyarıdan çok daha rahatsız edici olmalıdır.
Hafif dürtmeler için Todoist'te yinelenen hatırlatıcılar ayarlamayı seviyorum. Eylem maddesini gelen kutumda görüyorum ve bunun bugün bir noktada yapmam gereken bir şey olduğunu biliyorum. Bir başka iyi seçenek de Boomerang'i veya Slack'in “bana hatırlat” özelliğini kullanmaktır. Hatırlatıcınızı gerçekten ilgilenmeye zamanınız olana kadar ertelemeye devam edebilirsiniz.
Gerçekten zaman hassasiyeti olan maddeler için, ne yapıyor olursanız olun uyarıyı gördüğünüzden emin olmak istersiniz. Bu hatırlatıcıları bilgisayarınızda ve telefonunuzda görebileceğinizden emin olun. Gerçekten kaçırmamam gereken bir şey olduğunda, Google Takvim uyarım için yedek bir önlem olarak telefonumda alarm kurarım.
4. Düzenlenmek için düzenli zaman ayırın.
Kişisel organizasyon sisteminizi gerçekten kullandığınızdan emin olmanın en iyi yolu, bunun için zaman ayırmaktır. Ofisteki ilk kişilerden biri olmayı seviyorum. Ortalık sessiz oluyor ve toplantı bulunmuyor; bu nedenle güne hazırlanmak için mükemmel bir zaman.
Bu sizin için mümkün değilse, takviminizde organizasyon için zaman ayırın. Bu zamanı bloke edin; aksi takdirde muhtemelen gerçekleşmez. Kuruluşunuzda kullandığınız takvim sistemine bağlı olarak, hiç kimsenin bu zaman aralığına toplantı planlamaya çalışmaması için zamanı basitçe “meşgul” olarak ayarlayabilirsiniz.
Daha da iyisi, bu zamanı daha dikkat çekici bir şekilde etiketleyin. Hayatınızı düzene sokmak için zaman ayırdığınızı görmek, ekibiniz için harika bir örnek oluşturur. Sonuçta PM’ler de insan.
Kişisel Bir Organizasyon Sisteminin Faydası = Güven
Açıkçası çoğumuz daha düzenli olmak isteriz, çünkü bunun iş yerinde daha üretken olmamıza yardımcı olabileceğini biliyoruz. Ancak sağlam bir kişisel organizasyon sistemine sahip olmanın daha incelikli başka faydaları da vardır: organizasyon sisteminiz her işe yaradığında iyi bir izlenim bırakırsınız.
Çalışma arkadaşlarınız, çalışanlarınız, müşterileriniz ve yöneticinizin hepsi size güvenmeyi öğrenir. Aynı şekilde, birlikte çalıştığınız kişilerin düzenli olduğunu bilmek de onlara güvenmenize yardımcı olur. Hiç kimse dağınık bir iş yerinde çalışmayı veya güvenemeyeceği biriyle çalışmayı sevmez.
Giriş seviyesindeki bir çalışanı yönettiğim her seferde şu politikayı benimsedim: Sisteminiz işe yaradığı sürece ne olduğu umurumda değil.
Doğrudan size bağlı çalışanlarınız olmasa bile, örnek olarak liderlik ederek tüm kuruluşunuz üzerinde etki yaratabilirsiniz. Bir sonraki sefere biri size bir eylem maddesi verdiğinde, şöyle bir yanıt vermeyi deneyin: “Anladım. Bunu perşembe sabahı yapmak için kendime bir hatırlatıcı ayarlayacağım ve o zaman sizinle iletişime geçeceğim.”
Ayrıntılı bir yanıt vererek bunu ele almak için bir planınız olduğunu gösterirsiniz ve sizinle ne zaman iletişime geçebileceklerini bilmelerini sağlarsınız. Yalnızca size duydukları güveni artırmakla kalmaz, taahhütlerinizi sürekli olarak yerine getirdikçe kendinize olan güveninizi de güçlendirirsiniz.
Sırada Ne Var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100’den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack’te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.
