Zaman Takibi: Gizli Risk Yönetimi Süper Gücünüz
Yıllar önce proje koordinatörü olarak çalışmaya başladığımda, proje yöneticileri ekipleri zaman çizelgelerini doldurmaya nasıl ikna edeceklerini hararetle tartışırlardı.
O dönemde çalıştığım ajans, çok geride kalırsanız dizüstü bilgisayarınıza el koyardı. Başka bir ajans bira ve şarap arabasına erişiminizi iptal ederdi. Diğerleri ise tüm ajansın önünde çağrılar yapmaya başvururdu. En çılgınca olanı maaş çeklerini alıkoymaktı (bu şehir efsanesi de olabilir).
Neyse ki proje yönetiminin o karanlık, karanlık günlerinden beri sorunu çözdük, değil mi? LMAO. (Bunu söyleyebilir miyim?)
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bir adım geri çekilip açıklayayım: Neden bundan bahsediyorum ki? Bu konuyla ilgili yerlerde ölü atlar yatıyor. Yine de masum atların ölümü devam ediyor. Bu çılgınlığı durdurabilir miyiz? Bu umursamazlığı durdurmak için nedenini, hatta NEDENİNİ anlamamız gerekiyor.
Herhangi bir projeden başarı elde edebilmek için proje yöneticileri, projenin başarısız olmasına yol açabilecek çok çeşitli etkenleri anlamalıdır. Bu anlaşıldığında, zaman takibinin kritik bir görev olması gereken bir risk yönetimi planı oluşturulabilir.
Risk Yönetimi ve Zaman Takibi Nerede Kesişir?
ChatGPT 3.5'e göre risk yönetiminin temel çerçevesi şöyle:
“Proje riskinin temel ilkesi, bir projenin yaşam döngüsü boyunca riskleri belirleyerek, değerlendirerek, bunlara yönelik plan yaparak ve izleyerek belirsizlikleri ve olası aksaklıkları sistematik biçimde ele almaktır. Etkili risk yönetimi, bir projenin başarılı olma olasılığını artırabilir ve öngörülemeyen olayların olumsuz etkilerini en aza indirebilir.”
Tamam, güzel. Peki zaman takibi risk yönetimi sürecine nasıl dahil oluyor? Zaman takibini tanımlayalım. Chat GPT3.5, lütfen bizi yine bilgilendir:
“Proje zaman takibi, bir proje kapsamındaki çeşitli görevler, faaliyetler veya aşamalar için harcanan süreyi izleme ve kaydetme sürecidir. Bu, proje yöneticilerinin, ekiplerin ve paydaşların zamanın nasıl dağıtıldığına dair içgörüler edinmesine, olası darboğazları veya verimsizlikleri belirlemesine ve projenin programa uygun ilerlemesini sağlamasına yardımcı olan, proje yönetiminin kritik bir unsurudur.”
Yine, çok güzel, çok güzel, çok güzel. Ama...
Burada özellikle zaman takibinin risk yönetimi çözümleri stratejinizde nasıl kritik bir bileşen olması gerektiğine odaklanacağız.
Bugüne kadar doğru zaman takibi, konuşmaların gündemindeki önemli konulardan biri olmaya devam ediyor. Bu basit veri girişi bilmecesinin özü hâlâ çözülebilmiş değil. Birlikte çalıştığım ekipler zaman takibine farklı düzeylerde öncelik veriyor:
- Sürekli, günlük ve saatlik zaman takibi, yemek yedikten sonra bulaşıkları yıkayıp yerlerine kaldırmak gibi titizlikle yapılır. Yüksek öncelik! Gerçek zamanlı veri girişi ve uygulamasına neredeyse otomasyon düzeyinde yaklaşır. Bu kişi, risk yönetimi kahramanınızdır.
- Gün sonunda zamanı girmek için tekrarlanan 15 dakikalık zaman blokları. Kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeğinden kalan bulaşıkları akşam yıkamak gibi. Bu kişinin zaman takibi, tarayıcı tabanlı yazılım panosunda muhtemelen diğer 20 sekmenin arasında sabitlenmiştir. Tam olarak gerçek zamanlı raporlama sayılmaz, ancak özel risk belirleme stratejiniz için büyük bir tehdit de değildir.
- Zamanı girmek için hafta sonunda tekrarlanan zaman blokları. Of, pazartesi gününün bulaşıklarını cuma gününe kadar lavaboda bırakmak gibi. Temizlemesi çok daha zor. Burada ne var ki? Risk analizi artık özensiz verilerle bilgilendiriliyor; bu da belirlenemeyen risklerin olası etkisini ve azaltma planlarının uygulanamama olasılığını artırıyor. 1'in en iyi, 3'ün en kötü olduğu 1 ila 3 ölçeğinde bu, 3'tür. Hiç iyi değil.
- Bu listedeki son ve en vahim durum ise finans biriminin, çıkış yapmadan önce zaman girişlerinin tamamlanması için ay sonunda tüm ajansa talep göndermesidir.
Bunu bulaşık yıkama üzerinden anlatmayacağım. Fazlasıyla iğrenç ve doğru bir anlayış üzerindeki etkisi de aynı derecede iğrenç. Herkes zaman takibi yapmak için bu hatırlatmayı bekleseydi risk maruziyeti tavan yapar, azaltma planları da tüm olası tehditler ortalıkta diledikleri gibi dolaşırken çöpe gitmiş sayılırdı.
Bu, gözleriniz bağlı şekilde yol almaya eşdeğerdir: riski izlemenin, azaltmanın veya riske “evine git, sarhoşsun” demenin hiçbir yolu yoktur. Bu gruptaki projeler, “arkadaşınızın” su ekleyin deyip başını örterek kaçtığı bilim deneyine benzer şekilde ilerler.
Riski Daha İyi Yönetmenize Yardımcı Olacak 4 Zaman Takibi İpucu
İşte zaman takibi için bazı en iyi uygulamalar. Ek verimlilik ve otomasyon için bu ipuçlarının yanı sıra zaman takibinde yapay zekâdan da yararlanabileceğinizi unutmayın.
1. Projenizi Başarıya Hazırlayın: Geçmiş Projelerin Adli İncelemesini Yapın
Kapsam belirlerken ve proje planlaması yaparken, daha önce tamamlanmış benzer projelerin sonuçlarına başvurmayı severim. Bütçeyi aştı mı? Bütçenin altında mı kaldı? Kaç saate ihtiyaç duyuldu? En çok zamanı kim kullandı? En az zamanı kim kullandı? Kimin yeterli zamanı vardı, kimin yoktu? Herhangi bir tutarsızlığın ardındaki nedeni biliyor muyuz?
Temel olarak bu, potansiyel riskler ve güvenlik açıkları hakkında içgörü sağlar ve risk azaltma stratejilerine yön vermeye yardımcı olur. Genel risk yönetimi stratejinizi geliştirirken bu, 1. adımdır. Burada oluşturmaya başladığınız risk kaydı, risk yanıtınızı yönlendirecektir.
Bu adli inceleme çalışması, nasıl ilerlemem gerektiği konusunda bana daha iyi bir fikir veriyor ve risk değerlendirmesindeki gizli silahım niteliğinde. Bilgi güçtür. Bunu proje stratejimi, zaman çizelgemi, zaman takibi stratejimi (belirtildiği üzere, zaman takibi gelecekteki proje planlamasına yardımcı olabilir) ve belki de en önemlisi, iş numaralarıyla ilgili temel proje yapılandırmasını şekillendirmek için kullanıyorum.
İş numaralarını nasıl oluşturduğunuz karmaşık olabilir. Neden mi? Sanırım hepimizin insan olmamızdan, insan gibi davranmamızdan ve meşgul insanların yaptığı şeyleri yapmamızdan kaynaklanıyor.
İş Numaraları Hakkında: Kurulum İçin İki Yaklaşım
1. Ana İş Numarası
Bu yaklaşım, bir iş numarası altındaki kümülatif çalışmaları kapsar.
Avantaj: Ekiplerin takip etmesi gereken şeylerin sayısı daha azdır. Proje üzerinde çalışıyorlarsa bu, onların iş numarasıdır. Deneyimlerime göre Finans birimi bu yaklaşımı tercih etmiştir. Faturalar, satın alma siparişleri, zaman—her şey tek bir yerde takip edilir ve böylece karışıklık ihtimali azalır.
Dezavantaj: Belirli çalışmalar için gereken zamanı ayrıştırmak daha zordur; oysa bu, gelecekte benzer projeler için tahmin yaparken her zaman faydalıdır. Müşteriler çoğu zaman belirli çalışmalar için kalem bazında maliyetler ister. Önceki işin raporunu almak, bu sayıyı referans olarak hazır şekilde sunmaz ve disipline göre girilen tarihlerin ve saatlerin kontrol edilerek ayrıştırılmasını gerektirir. Özellikle ekipler çalışmalarını aynı anda yürütüyorsa, geriye dönük ve yoğun emek gerektiren bu çalışma oldukça zahmetli olabilir.
2. Alt İşleri Olan Üst İş
Bu yaklaşım, belirli bütçeler için belirli çalışmaları kapsar.
Avantaj: Belirli çalışmalar için hedefli zaman takibi yapılmasını sağlar ve bu da kalem bazında belgelendirme gerektiren gelecekteki kapsam belirleme çalışmaları için daha iyi referans verileri oluşturur.
Dezavantaj: Eklenen her alt iş numarasıyla birlikte ekiplerin zamanı yanlış takip etme olasılığı artar.
2. Açık Beklentileri Yaygınlaştırın
Tüm ekipler nasıl, neyi ve ne zaman takip edecekleri konusunda ortak bir anlayışa sahip mi? Müşteriye faturalandırılabilir eylemin ne olduğu ve ne olmadığı konusunda herkesin aynı anlayışta olduğundan emin olun.
.25'lik artışlarla mı takip yapıyorsunuz? Bu ölçümleri kaydetmek için herkes hangi bulut tabanlı proje yönetimi yazılımını kullanıyor? Ekipler zaman takibi yapmaları için hatırlatma bildirimleri alıyor mu? Boşta geçen zaman nasıl belirleniyor ve eleniyor?
Faturalandırılabilir proje yönetimi veya dijital proje yönetimi zamanına ilişkin bazı örnekler şunlardır:
- Genel
- Proje kurulumu
- Tedarikçi iletişimi, kaynak yönetimi
- Bütçe ve gider raporlaması
- Durum toplantılarına hazırlık
- Geri bildirimlerin birleştirilmesi
- Eylem maddelerinin ayrıştırılması
- Sonraki adımların özetlenmesi
- Kalite güvencesi (QA)
Faturalandırılamayan zamana ilişkin bazı örnekler şunlardır:
- Genel
- Yazılımın deneme amaçlı çalıştırılması ve üzerinde deney yapılması
- Belirli bir proje çalışmasına yönelik olmayan tedarikçi yetkinliklerini değerlendirme toplantıları
- Dahili öğle yemekleri ve öğrenme etkinlikleri veya departmanlar arası bilgi paylaşımı
- Genel süreç güncellemeleri (yine projeye özgü olmayan)
- Yeni personelin tekrar tekrar işe alıştırılması (bu, yüksek personel devri ve istikrarsızlık göstergesi olarak değerlendirilir)
3. Hesap Verebilirlik İçin Bir Raporlama Düzeni Oluşturun
Projenin başlangıcında, ekiplerin zamanlarını girmeyi öngörüp planlayabilmelerini sağlayacak şekilde, düzenli kontrol ve raporlama için öngörülebilir bir düzen oluşturun. Bu düzen, harcanan zaman raporlarına ihtiyaç duyan durum toplantıları tarafından yönlendirilebilir. Tüm zaman kayıtlarının girilip girilmediğini gerektiği gibi değerlendirmek için inceleme sürenizi planınıza dahil edin. Kayıtların eksik olması ihtimaline karşı bir telafi planı hazırlayın.
4. Zamanı Tarihe ve Disipline Göre İnceleyin, Planla Çapraz Kontrol Edin
Kararlar alınmadan ve eyleme geçilmeden önce, takip edilen zamanla ilgili birkaç şeyi anlamak önemlidir. Çoğu zaman, hatta düzenli olarak, ekipler çeşitli teslimatlarla birden fazla proje üzerinde çalışır.
Bu çabanın, belirli çalışmalar için özel alt işlerle birlikte bir ana iş numarası veya üst iş kapsamında kaydedilmesi amaçlanır. Pazartesi gününe ait çalışmanın sonraki hafta takip edilirken yanlışlıkla yanlış iş numarasına veya alt iş numaralarına kaydedilmesi kolayca gerçekleşebilir. Bir işin sonlarına doğru bunu fark etmek ve düzeltmek zor olabilir. Bu nedenle, takip edilen zamanı kontrol etmek için bir rutin oluşturmanızı öneririm.
Proje parametrelerinize bağlı olarak, ilerlemeyle ilgili düzenli kontroller riskleri yönetmenize yardımcı olur. Kontrol derken, eleştirel bir bakışla inceleme yapmayı kastediyorum.
Hangi kişilerin hangi işlere zaman kaydettiğini ve mevcut proje iş akışları göz önüne alındığında miktarın mantıklı olup olmadığını inceleyin. Zaman takibi genel proje planıyla ne ölçüde örtüşüyor? Tedarikçiler zaman bildirimlerini güncel olarak yapıyor mu? Zaman bütçeleriyle karşılaştırıldığında nasıl ilerliyorlar?
Tespit edilen sorunları işaretlediğinizden ve takip ettiğinizden, gerektiğinde düzeltmeleri ve ayarlamaları yaptığınızdan emin olun. Düzensizlikler fark ederseniz, doğruluğun korunması için zaman takibini düzeltmek üzere ekibinizle ve finans departmanınızla birlikte çalışın.
Daha fazla zaman takibi en iyi uygulamasını burada bulabilirsiniz.
Tüm Bunlar Risk Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?
Özetlemek gerekirse, proje planı ve proje kurulumu gerektiği gibi yaygınlaştırılmalı ve mantıklı bir iş numarası stratejisi kullanılmalıdır. Zaman takibi iş akışı, yöntemleri ve sıklığı ekipler arasında açık olmalı, böylece beklentilerin ortak bir şekilde anlaşılması sağlanmalıdır.
Bu temel kurallar oluşturulduğunda, düzenli yakım raporları sorunları işaretleyecektir. Zamanın beklenmedik şekilde fazla veya az kullanılması, sorun anlamına gelebileceğinden derhal incelenmelidir.
- Teknik özellikler belirsiz mi?
- Bir ekibin işe başlamasını engelleyen bir darboğaz mı var?
- Sisteme beklenmedik bir karmaşıklık mı eklendi?
Düzenli kontrol sıklığı, her türden olası engeli görünür kılabilir ve sorunların önüne geçmek için size ikinci bir şans sunabilir.
Zaman Takibiyle İlişkili Riskler Nelerdir?
İlk stüdyo prodüksiyon liderim bana bir keresinde şöyle demişti: Çöp girerse çöp çıkar. Belki alüminyumun geri dönüşümü dışında her şey için geçerli? Hatalı zaman takibi, kârlılıktan kapasite kullanımına, gelire, ekip gelişimine, ekipte çalışanların tutulmasına, primlere ve hatta maaş artışlarına kadar her şeyi baltalayarak uzun vadede büyük sorunlara yol açabilir.
Zaman takibini dev bir sabun köpüğünü patlatmaya çalışmak gibi düşünebilirsiniz. Herhangi bir eyleme geçmeden ona bakmayı ne kadar uzun sürdürürseniz, fırsatınızı kaçırma riskiniz o kadar artar. Çalışma ile takip edilen zaman arasındaki bekleme süresi ne kadar uzunsa, verilerin hatalı olma riski de o kadar yüksektir. İyi zaman takibi araçlarına yatırım yapın.
Zaman takibini cezalandırıcı bir şekilde veya mikro yönetim biçimi olarak kullanırsanız, ekibinizde zaman takibinin kötü olduğu düşüncesini oluşturur ve gelecekteki zaman verilerinizi riske atarsınız.
Zaman Takibi Yazılımı Risk Yönetimine Nasıl Yardımcı Olabilir?
Evrensel olarak kabul gören bir zaman takibi yazılımının uygulanması, ekip üyeleri arasındaki doğruluk farklılıklarının azalması olasılığını artırır.
Herkes aynı şekilde çalışır, tutarlı bir biçimde takip yapar, aynı araçları kullanır ve aynı protokolleri izlerse sistem verilerindeki gürültünün bir kısmı ortadan kaldırılır ve böylece daha yüksek doğruluk elde edilir. Yapay zekâ destekli zaman takibi yazılımı araçları da bununla ilişkili manuel çabanın bir kısmını azaltmaya yardımcı olabilir.
Bu, daha iyi kararlara ve daha iyi çözümlere yol açar. Beğendiğim iki mesai saati yazılımı çözümü Harvest ve Toggl Track'tir. Eminim milyonlarca başka seçenek de vardır; ben bu ikisini kullandım.
Toggl, kullanıcılara zamanı takip etmelerini hatırlatan güzel bir bildirim özelliğinin yanı sıra otomatik boşta kalma zamanı takipçisine de sahip. Bu özellikleri nedeniyle benim gözümde öne çıkıyor, ancak Harvest'ın faturalandırma özellikleri de başarılı. Kendi maceranızı kendiniz seçin.
Zaman Takibi Artık Arkadaş Bölgesinde Değil
Bu ilgi çekici ve sürekli gündemde olan konu hakkında daha fazla bilgi edinmek için The Digital Project Manager bültenine abone olun.
