Yıldız Alt Yüklenici Ekibinizi Yönetmek İçin 9 Uzman İpucu

Taşeron Yönetimi Nedir?

Taşeron yönetimi, tamamlanmalarına ve başarılı olmalarına katkıda bulunmak üzere belirli becerilere ihtiyaç duyulan projelerde taşeronların işe alınmasını, kaynak planlamasını ve denetlenmesini koordine etme sürecidir.

"Yüklenici", "taşeron" ve "serbest çalışan" terimleri, örneğin inşaat sektörü ile ajans sektörü gibi alanlara bağlı olarak bazen birbirinin yerine kullanılır. Bununla birlikte bu terimler farklı çalışma düzenlemelerine, sorumluluklara ve proje rollerine işaret edebilir. 

Yükleniciler örneğin çalışan olarak sınıflandırılmaz. Bunun yerine, belirlenmiş bir başlangıç ve bitiş tarihi olan bir sözleşme aracılığıyla görevlendirilir ve özellikle önceden belirlenmiş sonuçları veya hizmetleri sunarlar. 

Taşeronlar ise doğrudan müşteri için çalışmak yerine ana yüklenicinin yönlendirmesi altında çalışır. Yüklenicinin tamamlamayı kabul ettiği işin belirli bir bölümünü gerçekleştirir ve hiyerarşik bir ilişkiyi sürdürürler.

Diğer yandan, serbest çalışanlar hizmetlerini müşterilere sunan kendi hesabına çalışan kişilerdir. Uzun vadeli bir işverene bağlı kalmadan birden fazla projede çeşitli müşterilerle çalışma esnekliğine sahiptirler.

	Yüklenici	Taşeron	Serbest çalışan
İstihdam İlişkisi	Bir projeyi veya görevi tamamlamak üzere doğrudan müşteri tarafından görevlendirilir	Bir projenin bir bölümünü tamamlamak üzere yüklenici tarafından görevlendirilir	Birden fazla müşteriyle, genellikle daha kısa süreli veya daha küçük projelerde bağımsız olarak çalışır
İşin Kapsamı	Projelerin tamamını veya önemli bölümlerini yönetir	Yüklenici tarafından verilen bir projenin belirli görevlerini veya bileşenlerini yürütür	Genellikle kısa vadeli veya çeşitli projelere odaklanarak belirli hizmetler sunar
İlgili Maliyetler	Genellikle yan haklar olmaksızın sözleşme şartlarına göre ödeme alır	Yaptıkları anlaşmaya göre yüklenici tarafından ödeme yapılır	Proje veya görev başına birden fazla müşteri tarafından ödeme alır ve yan haklarından kendisi sorumludur
Proje Yönetimi	Projenin tamamlanmasını denetler ve gerektiğinde taşeronlar görevlendirir	Bir proje içindeki belirli görevine odaklanır	Kendi iş yükünü ve müşteri ilişkilerini yönetir
Müşteri İlişkisi	Müşteriye karşı doğrudan sorumludur	Kendisini işe alan yükleniciye karşı sorumludur	Birden fazla müşteriye karşı doğrudan sorumludur

Bu ayrımları anlamak, işletmelerin ihtiyaçları için uygun çalışan türünü seçmesine yardımcı olur ve açık, etkili taşeron proje yönetimi ile yürütmeyi güvence altına alır.

Bu makalede, inşaat projeleri yerine kaynakları ve taşeronları yönetmeyi ele almak için ajans türü bir model kullanılacaktır.

Etkili Taşeron Yönetimi Sağlamak İçin 9 İpucu  

Taşeronları doğru şekilde nasıl yöneteceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. Onları Sürece Erken Dahil Edin

Birçok ajansta proje yöneticisi, başlangıçta müşteriye sunulan kapsamı ve zaman çizelgesini inceler.

Taşeronları kapsam belirleme görüşmelerine erken dahil ederek onlara soru sorma, bağlam ekleme ve kaliteli iş sunma fırsatı verirsiniz.

Farklı yüklenicilerin farklı yaklaşımları vardır ve müşteri ihtiyaçlarına, proje gereksinimlerine, kalite kontrolüne ve kendi deneyimlerine dayalı önerilerde bulunabilirler. Bu da projenin başarısına önemli ölçüde katkı sağlayabilir.

Taşerondan iş için gereken saatleri tahmin etmesini isteyin. Deneyimlerine, ücretlerine veya uzmanlık alanlarına bağlı olarak bu süre, ilk tahmininizden önemli ölçüde farklı olabilir. Ayrıca bu, daha iyi plan yapmanıza ve onları tahminlerinden daha bilinçli bir şekilde sorumlu tutmanıza yardımcı olur.

Taşeronlar için bir deneme süresi değerlidir; çünkü taşeronun performansını ve şirket içindeki uyumunu değerlendirmenize, bunun sonucunda tam zamanlı işe alım veya sürekli çalışma olasılığını değerlendirmenize olanak tanır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ödeme Koşullarını Belirleyin

Açık bir ödeme takvimi tanımlamanın gerekliliğini vurgulayın. Bu takvim; belirli görevlerin veya proje aşamalarının tamamlanmasına bağlanabilecek proje takvimini, kilometre taşlarını ve ödeme vade tarihlerini içermelidir. Açık ödeme koşulları yanlış anlaşılmaların önlenmesine ve ödemelerin zamanında ve doğru şekilde yapılmasına yardımcı olur. 

Aşağıdakileri belirtin:

• Faturada hangi bilgilerin bulunması gerektiği de dahil olmak üzere fatura gereklilikleri (ör. tamamlanmış proje planı, tarihler, tutarlar).
• Ödeme yöntemi (ör. banka havalesi, çek) ve ödemelerin işleme alınması için gerekli bilgiler. Ödemeleri ödeme koşulları içinde veya daha erken ve düzenli şekilde yaparsanız sadık kalırlar.
• Ödeme yapılacak para birimi; bu, özellikle uluslararası alt yükleniciler için önemlidir.

Her türlü kesinti veya geçerli diğer vergiler de dahil olmak üzere vergi sorumluluklarını netleştirmek, sorunsuz bir çalışma ilişkisi sağlamanın bir yoludur. Bu bilgileri önceden sağlamak, alt yüklenicilere güven verir ve yasal sorumlulukları konusunda kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlar.

3. Temel Unsurları Dahil Edin

Tüm sözleşmelere aşağıdakileri dahil edin:

• Kaçırılan teslim tarihleri için cezaları veya sonuçları belirleyen maddeler. Bu, yalnızca zamanında teslimatı teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda projenin istikrarlı şekilde ilerlemesini de sağlar.
• İlk kapsamın dışındaki ek işlerin veya değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve ücretlendirileceği.
• Fesih için gereken bildirim süresi.
• Hassas bilgileri ve fikri mülkiyeti koruyan maddeler. Bu, alt yüklenicilerin özel bilgileri ifşa etmemesini veya kötüye kullanmamasını sağlayarak projenin ve ajansın itibarının korunmasına yardımcı olur.

4. Ajans ve Proje Oryantasyonunu Gerçekleştirin 

Alt yükleniciyi oryantasyon sürecine dahil ederken, özellikle proje müşteriyle doğrudan iletişim gerektiriyorsa, ajansınız ve projeniz hakkında ek bilgiler paylaşmayı düşünün. Müşteriniz ve ekip üyeleriniz için, diğer çalışanlarınızın projeyi ve müşteriyi yönetme biçimine dayanan tutarlı bir deneyim sağlamak istersiniz.

Yüklenicileri iç süreç, temel ekip üyeleri ve şirket portföyü hakkında bilgilendirin. Eğitimi, her bir kişinin güçlü ve zayıf yönlerine göre planlayıp takvimlendirin. Daha kıdemli alt yüklenicilerin, araçların nasıl kullanılacağına veya müşterilerin nasıl yönetileceğine dair kapsamlı bir inceleme yerine yalnızca size özgü süreci öğrenmesi yeterli olabilir.

İş birliğini geliştirmek için ekip toplantılarına ve beyin fırtınası oturumlarına aktif katılımı teşvik edin; ayrıca tutarlılığı ve kalite kontrolünü sağlamak amacıyla teslimatlar için ayrıntılı yönergeler ve şablonlar sunun. Bunlar stil kılavuzlarını, kodlama standartlarını veya tasarım şablonlarını içerebilir.

Alt yüklenicinin zaman takibi, proje yönetimi araçları, belge depolama ve şirket vikisi gibi gerekli tüm alt yüklenici proje yönetimi yazılımlarında hesabının ve erişimlerinin oluşturulduğundan emin olun.

Ajanslar gibi tedarikçileri yönetirken tedarikçi yönetimindeki en iyi uygulamaları izlediğinizden emin olun.

5. Açık Beklentiler Belirleyin

Açık sözlü ve şeffaf davranarak güvene dayalı bir ortam oluşturun. Ekipte geçici olarak yer alabilecek olsalar da olumlu bir ilişki geliştirmek önemlidir.

Geri bildirim verme ve alma biçiminizi de uyarlamanız önemlidir. Çalışanınız değiller; bu nedenle düzenli performans kontrolleri veya değerlendirmeleri olmayabilir.

Projedeki performanslarını nasıl değerlendireceğiniz konusunda şeffaf olmanız iyi olur. Alt yüklenicilerin çalışmalarının kalitesini ve zamanında tamamlanmasını ölçmek için temel performans göstergeleri (KPIs) tanımlayın.

6. Riskleri Belirleyin ve Azaltın

Proje planı/zaman çizelgesi oluşturulduktan sonra alt yüklenicinin bunu incelemesini ve onaylamasını sağlayın. Projeyi sahiplenmeleri, zaman veya maliyet artışları müzakere edilirken proje yöneticisinin veya ajansın yaşayacağı sorunları azaltır.

Alt yüklenicinin güvenilirliğini öğrenene kadar teslim tarihi takvimlerine bir veya iki günlük tampon süre ekleyin.

7. Açık İletişim ve Kalite Standartları Belirleyin

Tüm proje ekibi için bir RACI matrisi oluşturun; böylece alt yükleniciler de dahil herkes sorumluluklarını anlar. Soruları olduğunda veya acil bir durumda yardıma ihtiyaç duyduklarında alt yüklenicileriniz için sürekli iletişim noktası olabilecek ana irtibat kişisini belirleyin. İş kapsamları değişirse onları bilgilendirin.

8. Alt Yüklenicileri Dikkatli Şekilde Görevlendirin 

Alt yüklenicinin uygunluğu, esnekliği ve saat dilimi (özellikle toplantı planlama söz konusu olduğunda) hakkında mümkün olduğunca erken netlik sağlayın.

Bir alt yüklenicinin geçmiş performansı ile bunu geliştirme isteği arasındaki farkı anlamak ve ayırt etmek çok önemlidir. Örneğin, bir içerik pazarlama stratejisti geçmişte birkaç kez marka stratejisi üzerinde çalışmış olabilir; ancak karmaşık müşteri ihtiyaçları için içerik stratejisti rolüne daha uygun olabilir. 

Kaynakları tahsis ederken ve kaynak yönetimi yazılımınızda alt yüklenicileri yönetirken bunu aklınızda bulundurmanız önemlidir.

9. Performansı Sürekli İzleyin

İşin kalitesini korumak ve tam zamanlı çalışanlar ya da diğer alt yüklenicilerle birlikte gelişmeleri için onlara fırsatlar sunmak üzere güçlü yönlerinden yararlanın. 

Ekip üyeleri ve departman yöneticileriyle düzenli görüşmeler yaptığınızdan emin olun. Bir boşlukta çalışmak ve ayrıntılar içinde kaybolmak kolaydır. Alt yüklenicilere geri bildirim sağlama, iş birliği yapma ve öğrendiklerini paylaşma fırsatları sunmak süreçleri ve ürünleri geliştirir. 

Alt Yüklenicileri Yönetmek Nasıl İşler: Örnek

Yüklenicileri ve alt yüklenicileri yönetmeyi bir beyzbol takımı (yani iş için işe alınmış bir ajans) perspektifinden değerlendirmek, her rolün projenin genel başarısına nasıl katkıda bulunduğunu açıklığa kavuşturabilir. 

Bir beyzbol takımının, projenize katkıda bulunması için işe aldığınız bir ajansa nasıl benzetilebileceği aşağıda açıklanmıştır: 

• Beyzbol Takımı = İş İçin İşe Alınan Ajans 
  • Sorumluluklar: Tüm ekip üyelerini koordine etmek ve müşterinin beklentilerini karşılamak üzere genel projenin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Lig Komiseri = Müşteri Paydaşı
  • Sorumluluklar: Proje gereksinimlerini tanımlamak, geri bildirim sağlamak, teslimatları onaylamak ve ekibin planının ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamasını sağlamak.

• Genel Müdür = Ürün Müdürü 
  • Sorumluluklar: Vizyonu belirlemek, ürün hedeflerini tanımlamak, özellikleri önceliklendirmek ve kapsam ile yön konusunda üst düzey kararlar almak.
• Takım Yöneticisi = Proje Yöneticisi 
  • Sorumluluklar: Stratejiyi planlamak, performansı izlemek, oyun sırasında ayarlamalar yapmak ve tüm oyunculara motivasyon ile destek sağlamak.
• Takım Kaptanı = Ürün Sahibi
  • Sorumluluklar: Oyun planının genel müdürün vizyonunu karşılamasını sağlamak, günlük görevleri önceliklendirmek ve projeyi yolunda tutmak için ekip üyeleriyle (tasarımcılar ve geliştiriciler) iletişim kurmak.

• İç Saha Oyuncuları = Alt Yüklenici Tasarımcılar
  • Sorumluluklar: İç saha oyuncusu, rakip takımın ilerlemesini önlemek için hızlı ve isabetli hareketlerden sorumludur; bu, bir projenin temelini oluşturan görsel ve kullanıcı deneyimi unsurlarını yaratan tasarımcılara benzer. İç sahadaki her pozisyonda, oyuncu o role özgü becerilere sahiptir; örneğin bir projede kullanıcı deneyimi tasarımcıları ile hareketli grafik tasarımcıları gibi.
• Dış Saha Oyuncuları = Alt Yüklenici Geliştiriciler
  • Sorumluluklar: Dış saha oyuncuları geniş bir alanı kapsar; sayı yapılmasını önlemek için kritik yakalamalar ve atışlar gerçekleştirir. Bu, projeyi hayata geçirmek üzere kodu uygulayan ve işlevselliği sağlayan geliştiricilere benzer. Dış sahadaki her pozisyon, o pozisyona özgü becerilere sahiptir; örneğin ön yüz geliştiricileri ile arka uç geliştiricileri gibi.

Bir oyun (proje) senaryosunda bunun nasıl gerçekleştiğine bakalım. Takım yöneticisi (proje yöneticisi), takımın galip gelmesine (projeyi tamamlamasına) yardımcı olmak için konumlandırma ve oyun hamleleri de dahil olmak üzere stratejiyi geliştirir. 

Genel müdür (ürün müdürü) kapsamlı hedefleri ve öncelikleri tanımlar, ekibin çabalarının daha geniş hedeflerle uyumlu olmasını sağlar; takım kaptanı (ürün sahibi) ise sahada stratejiyi uygular, ekip üyelerinin oyun planını takip etmesini ve gerçek zamanlı ayarlamalar yapmasını sağlar.

İletişim söz konusu olduğunda, takım yöneticisi (proje yöneticisi) genel stratejiyi iletir ve oyun sırasında (yani proje yaşam döngüsü boyunca) alt yüklenicilerin performansı hakkında geri bildirim sağlar.

Genel müdür (ürün yöneticisi) vizyonu iletir ve takımın daha geniş hedefleri anlamasını sağlar; takım kaptanı (ürün sahibi) ise oyuncular (alt yükleniciler) ile yönetim (proje yöneticisi ve ürün yöneticisi) arasında bağlantı görevi görerek herkesin aynı anlayışta olmasını sağlar.

Proje görevleri, oyunların uygulanmasına dönüşür. İç saha oyuncuları (tasarımcılar), rakip takımın ilerlemesini önlemek için hızlı ve kesin eylemler gerçekleştirirken (tasarım varlıkları oluşturmak gibi), dış saha oyuncuları (geliştiriciler) geniş bir alanı kaplar ve koşuları önlemek (projenin ilerlemesini sağlamak ve işlevsel özellikler sunmak) için kritik yakalamalar yapıp atışlar gerçekleştirir (kod yazmak ve özellikleri uygulamak).

Oyun boyunca koçluk ekibi geri bildirim verir ve ayarlamalar yapar. Takım yöneticisi (proje yöneticisi) oyunu gözlemler, geri bildirim sağlar ve performansı iyileştirmek için stratejik ayarlamalar yapar.

Genel müdür (ürün yöneticisi), takımda doğru oyuncuların (kaynakların) bulunmasını sağlar ve projeyi yolunda tutmak için üst düzey ayarlamalar yapar; takım kaptanı (ürün sahibi) ise oyunculara gerçek zamanlı geri bildirim verir ve savunma stratejisinin başarılı bir şekilde uygulanmasını sağlamak için gerektiğinde ayarlamalar yapar.

Alt Yüklenici Kullanmanın Faydaları

Alt yüklenici kullanmanın başlıca faydaları şunlardır:

• Maliyet Tasarrufu: Sağlık sigortası, emeklilik planları ve diğer çalışan yan hakları gibi yan haklar için ödeme yapmadığınızdan daha düşük genel giderler bekleyebilirsiniz. İşverenlerin yükleniciler için bordro vergileri ödemesi gerekmez.
• Esneklik: Alt yükleniciler proje bazında işe alınabilir; bu da işletmelerin iş yükü ve talebe göre ölçeklerini büyütmesine veya küçültmesine olanak tanır. Uzun vadeli herhangi bir taahhütte bulunmadan onları kısa vadeli projeler için ekibe dahil edebilirsiniz. Bu, iş gücünüzü ihtiyaçlarınıza göre ayarlamanıza ve işletme operasyonlarınız üzerinde tam kontrol sahibi olmanıza olanak tanır. Ayrıca alt yükleniciler çoğu zaman uzaktan çalışabilir; böylece taşınmaya veya ofis alanına ihtiyaç duymadan daha geniş bir yetenek havuzuna erişim sağlanır.
• Uzmanlaşmış beceriler: Alt yükleniciler genellikle alanlarında uzmanlaşmış becerilere, sertifikalara ve kapsamlı deneyime sahiptir; bu da işletmelerin uzun vadeli istihdama ihtiyaç duymadan onların uzmanlığından yararlanmasını sağlar. Kendi araçlarını, bilgilerini ve deneyimlerini işe getirdikleri için çoğu zaman hemen katkı sağlamaya başlayabilirler.
• Yeni bakış açıları: Doğru alt yükleniciye sahip olmanın en heyecan verici yönlerinden biri, yenilik ve yeni bakış açıları potansiyelidir. Farklı deneyimleri sayesinde alt yükleniciler masaya yeni fikirler ve yaklaşımlar getirebilir; bu da işletmeniz için önemli yeniliklere ve süreç iyileştirmelerine yol açabilir.

En İyi Ekibinizi Kurun!

Alt yüklenicileri etkili bir şekilde yönetmek, tıpkı bir beyzbol takımının savunması gibi takımınızı yıldız oyunculardan oluşan bir ekibe dönüştürebilir. Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim kazanın; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.