Proje Gecikmesinin 9 Nedeni ve Bunlardan Nasıl Kaçınılır
Ekip Çalışması Başarının Anahtarıdır: Ekip içindeki iş birliği ve iyi tanımlanmış roller, gecikmeleri önlemek, engelleri aşmak ve projeleri zamanında teslim etmek için kritik öneme sahiptir.
Tutarlılık Önemlidir: Projenizi izleyin ve planlarınızı gerektiği şekilde uyarlayın. Bu, projenizin genel iş hedefleriyle uyumlu kalmasına yardımcı olur ve sorunlar ortaya çıktığında hızlıca yön değiştirmenizi sağlar.
Önceden Plan Yapın: Açık bir proje kapsamı tanımlamaya ve gerçekçi zaman çizelgeleri belirlemeye zaman ayırmak, projenin başarılı olma ihtimalini önemli ölçüde artırabilir.
İstatistikleri biliyorsunuz—projelerin %70'e varan bir kısmı hedeflenen sonuçları sunamadığı için proje gecikmeleri iş yapmanın kaçınılmaz bir sonucu gibi görünebilir. Ancak böyle olmak zorunda değil.
Bu makalede, proje gecikmelerinin yaygın nedenlerini inceleyecek ve proje zaman çizelgelerine uymak ve maliyet aşımlarından kaçınmak için yapabileceklerinizi paylaşacağım. Çoğu zaman konu, doğru proje yönetimi yazılımına sahip olmaya dayanır.
1. İletişim Sorunları
Yetersiz iletişim, proje gecikmelerinin en yaygın nedenlerinden biridir. Paydaşlar istenen proje hedefleri konusunda aynı fikirde olmadığında ve/veya proje görevlerini tamamlama sorumluluğunu üstlenmediğinde iletişim sorunları ortaya çıkar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gecikmelere Neden Olmasının Sebebi
Ekip üyeleri projenin amacı konusunda hemfikir değilse veya kimin ne yapacağı net değilse bu durum kafa karışıklığına yol açabilir. Faaliyetler zamanında ya da hiç tamamlanmayabilir veya görev bağımlılıkları için devir noktalarını yönetmek üzere diğer ekiplerle koordinasyon sağlanamayabilir.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?
Proje planlama aşamasında:
- Proje hedeflerini proje başlangıç belgesinde belgelemek için paydaşlarla birlikte çalışın
- Proje çıktılarının ayrı görevlere bölünmesi için bir iş kırılım yapısı oluşturun
- Temel görevlerden kimin sorumlu olduğunu ve hesap vereceğini açıkça tanımlayan bir RACI tablosu hazırlayın
- Bir proje iletişim planı tanımlayın.
Projenin yürütülmesi ve izlenmesi sırasında, paydaşları proje ilerlemesi hakkında bilgilendirmek ve proje teslim tarihlerine uyduğunuzdan emin olmak için proje ekibiyle düzenli kontroller gerçekleştirin.
2. Yetersiz Proje Planlaması
Yetersiz planlama, başarılı bir projenin teslim edilmesini tehlikeye atmanın kesin bir yoludur. Proje başarısına ulaşmak için projeyi neden yaptığınızı, başarının nasıl göründüğünü ve uygulama için izleyeceğiniz süreci anlamaya zaman ayırın.
Gecikmelere Neden Olmasının Sebebi
Değişim yaklaşımınızı enine boyuna düşünmediyseniz, her türlü aksaklık proje takviminde gecikmeye neden olarak proje zaman çerçevelerini ileriye atma tehdidi oluşturur.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?
Yeni bir girişim üzerinde çalışmaya başlamadan önce, proje kapsamı, proje takvimi, bütçe, kaynak yönetimi, iletişim ve risk yönetimi dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere bir projenin çeşitli yönlerini nasıl ele alacağınızı ayrıntılı olarak açıklayan bir proje planı oluşturun.
3. Beklenmeyen Kapsam Değişiklikleri
Paydaşlar, projenin kapsamını başlangıçta üzerinde anlaşılmış olanın ötesinde resmî olarak değiştirmeye karar verdiğinde beklenmeyen kapsam değişiklikleri meydana gelir.
Bununla ilişkili ancak daha yıkıcı olan kapsam sürünmesi ise kapsam değişikliklerinin projenizin çıktılarına gayriresmî olarak girmesi, ancak bu değişikliklere uyum sağlamak için takvim ve bütçenin ayarlanmamasıdır.
Gecikmelere Neden Olmasının Sebebi
Bir paydaşın anlık isteğini karşılamak için bir veya iki özellik eklemek o anda büyük bir mesele gibi görünmeyebilir; ancak bu küçük ve çoğu zaman son dakika değişiklikleri bir araya geldiğinde birikmeye başlar ve kaliteyi tehlikeye atarak kaçırılan veya ertelenen teslim tarihlerine neden olabilir.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?
Kapsam kaymasını önlemek için proje planınızda kapsam dahilinde olan ve olmayan unsurları açıkça belgelendirin. Aşırı iyimser olabilecek değerlendirmelerden kaçınmak için proje tahminleri oluştururken dikkatli olun ve beklenmedik gecikmeleri hesaba katmak üzere beklenmedik durum planları hazırlayın. Son olarak, proje yürütülürken kapsamla ilgili gelişen düşünceleri takip eden bir karar günlüğü tutun.
4. Güncelliğini Yitirmiş Yazılım Araçları
Projelerinizi bir Excel elektronik tablosu ve elle hazırlanmış bir Gantt çizelgesiyle yönetirken gayet iyi sonuçlar alıyor olabilirsiniz.
Ancak projelerinizin boyutu ve karmaşıklığı artmaya, kuruluşunuz da daha geniş bir proje portföyünü yönetmek üzere büyümeye başladıkça, mevcut proje yönetimi araçlarınızın yetersiz kalmaya başladığını fark edebilirsiniz.
Gecikmelere Neden Olur?
Güncelliğini yitirmiş yazılım araçlarında, proje yürütülürken zaman kazandıran; proje görselleştirmeleri oluşturma veya proje maliyetleri önceden belirlenmiş eşiklere yaklaştığında otomatik uyarılar ayarlama gibi işlevler bulunmayabilir.
Bir proje yöneticisi olarak kapasiteniz ne kadar zorlanırsa, proje kilometre taşlarına yetişmek için telaşla çalışmanıza neden olabilecek bir bağımlılığı veya son tarihi gözden kaçırma olasılığınız da o kadar artar.
Nasıl Aşılır?
Proje zaman çizelgelerini yönetirken tahmine dayalı yaklaşımların bir kısmını ortadan kaldırmak için proje yönetimi yazılımına yatırım yapın.
5. Öngörülemeyen Koşullar
Projenin yürütülmesi sırasında meydana gelen herhangi bir olayın öngörülememe ihtimali olduğunu savunabilirsiniz.
Ancak burada sözünü ettiğimiz şey; doğal afetler gibi, kişinin kontrolü dışında olan ve önceden tahmin edilemeyen, sözde mücbir sebep olaylarıdır.
Gecikmelere Neden Olur?
Öngörülemeyen koşullar büyük bir etki yaratır. Proje hedeflerinizi geçersiz kılabilir ve zaman çizelgelerinizi altüst edebilirler. 2020 COVID-19 pandemisi, önlenmesi ve hatta öngörülmesi konusunda makul ölçüde hiç kimsenin kontrolü dışında olan küresel bir olay olarak, birçok proje planını altüst eden bir dizi öngörülemeyen koşula örnektir.
Nasıl Aşılır?
Tanım gereği öngörülemeyen koşulları tahmin etmek için yapabileceğiniz pek bir şey olmasa da ortaya çıkabilecek bilinmeyen bilinmeyenlerin etkisini azaltmaya yardımcı olabilecek beklenmedik durum planlarını yine de projenize dahil edebilirsiniz.
Örneğin sağlık, hava durumu veya diğer nedenlerle ortaya çıkabilecek öngörülemeyen seyahat gecikmelerini hesaba katmak için yüz yüze bir etkinliği uzaktan katılıma uyarlayabilirsiniz.
6. Hatalı Tahminler
Proje tahmini, projenin başarıyla teslim edilmesi için gereken kaynakların ve bunlarla ilişkili maliyetlerin belirlenmesini içerir. Hatalı tahminler, projenin tamamlanması için gereken kaynakları yanlış değerlendirdiğinizde ortaya çıkar.
Gecikmelere Neden Olur?
Doğru tahminler oluşturmak zordur; çünkü geleceğe ilişkin öngörülerde bulunmanızı gerektirir ve bu yazının yazıldığı tarih itibarıyla henüz hiç kimse bunu nasıl yapacağını tam olarak çözebilmiş değildir.
Bir görevi tamamlamanın ne kadar zaman ve çaba gerektireceğini olduğundan az tahmin etmek, başlangıçta belirlenen kapsam dahilindeki son tarihlere uymadığınızda açığı kapatmak için çabalamanıza neden olur. Bu durumlarda, programa daha fazla kaynak ekleyerek programı sıkıştırabilir veya görevleri eş zamanlı yürütülecek şekilde hızlandırarak temel proje takviminizi bazen koruyabilirsiniz.
Ancak proje zaman çizelgelerini uzatma ihtiyacından kaçınsanız bile ekibinizin iş yükünü artırmak, sonuçta yeniden çalışma gerektirebilecek tükenmişlik ve düşük performans için uygun bir ortam yaratır. Her iki durumda da iyi bir sonuç değildir.
Nasıl Aşılır?
Tahminlerinizi daha doğru hale getirmek için herkesin projenin amaçlanan hedefleri konusunda aynı anlayışa sahip olduğundan emin olmak üzere proje kapsamını ve gereksinimleri açıkça tanımlayın. Mümkün olduğunda tahminlerinizi desteklemek için geçmiş verileri kullanın. Son olarak, proje çıktılarını tamamlamak için doğru beceri setine sahip bir proje ekibi oluşturun.
7. Gerçekçi Olmayan Son Tarihler
Gerçekçi olmayan son tarihler; projenin mevcut zaman, bütçe ve kaynaklarla yürütülmesinin ne kadar süreceğine ilişkin gerçekleri yansıtmak yerine, paydaşların taleplerini karşılamak amacıyla bir zaman çizelgesi oluşturduğunuzda ortaya çıkar.
Gecikmelere Neden Olur
Gerçekçi olmayan son teslim tarihleri belirlemek, kaynak kapasitesini ve/veya kaynak kullanılabilirliğini dikkate almaz. Doğru kaynak atanmış olsa bile bir görevin tamamlanmasının ne kadar süreceği de göz ardı edilebilir. Bu durum, istediğiniz proje zaman çizelgelerine ulaşmanızı son derece olasılık dışı hâle getirir.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir
Geçmiş verilere dayanan gerçekçi son teslim tarihleri belirleyin ve projenin başlangıcından itibaren paydaş beklentilerini yönetmeye özen gösterin. Bir görevin beklenenden uzun sürmesi durumunda kendinize bir miktar esneklik sağlamak için ihtiyat payı ekleyin.
Paydaşınız gerçekçi olmayan bir son teslim tarihinin dâhil edilmesi konusunda ısrar ederse bunu bir risk olarak belgeleyin ve sürprizleri önlemek için proje boyunca bu risk hakkında raporlama yapın.
8. Belirsiz Öncelikler
Belirsiz öncelikler, paydaşların istenen proje hedefleri ve bu proje hedeflerinin kuruluşun iş hedeflerini nasıl desteklediği konusunda aynı noktada buluşturulamamasının bir sonucudur.
Gecikmelere Neden Olur
Paydaşlarınız projenin neyi başarmaya çalıştığı konusunda aynı fikirde değilse bu projeye veya proje kapsamındaki görevlere öncelik vermek zorlaşır. Ekip üyeleri görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları yönlendirmeye sahip olmaz; bu da yürütme hızını yavaşlatır ve proje zaman çizelgesini olumsuz etkiler.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir
Proje planlama aşamasında, proje hedefleri konusunda uzlaşı oluşturun ve bu hedeflere dayanarak proje kapsamına nelerin dâhil olduğunu ve nelerin olmadığını dikkatlice belgeleyin. Ardından proje vizyonunu, ekip üyelerinin tamamlamaktan sorumlu olduğu bir dizi faaliyete dönüştürün.
Proje yürütme boyunca atanan faaliyetlerin performansını izleyin, yürütmenin önündeki engelleri kaldırın ve faaliyetlerin zamanında ilerlediğinden emin olmak için proje ilerlemesi hakkında raporlama yapın.
9. Proje Darboğazları
Proje darboğazları, proje görevlerinin ve teslimatlarının ilerlemesini engelleyerek işin ilerleme hızını yavaşlatır. Proje darboğazlarının yaygın nedenleri arasında kaynak kullanılabilirliğinin yetersiz olması, çakışan proje öncelikleri, rollerin ve sorumlulukların iyi tanımlanmamış olması veya bekleyen onaylar yer alır.
Gecikmelere Neden Olur
Bir ekip üyesi projeyle ilgili karar vericiden onay bekliyorsa veya hangi görevleri tamamlaması gerektiği belirsizse bağımlı görevlerin ilerlemesi engellenir ve proje zaman çizelgeniz boyunca dalga etkisi oluşur.
Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir
Proje planlaması sırasında mevcut kaynakları beceri setlerine en uygun görevlere eşleyin. Proje yürütme sırasında olası yanlış anlaşılmaları önlemek için net iletişim protokolleri oluşturun.
Planı uygularken proje ilerlemesini ve çakışan öncelikleri dikkate almak için kaynakları gerçek zamanlı olarak yeniden tahsis edin. Görevlerin daha hızlı teslim edilmesini sağlamak için süreçleri gerektiğinde ayarlayın.
Daha Fazla Proje Yönetimi İçgörüsü İçin Bize Katılın
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin: 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.
