Proje Yönetimi Yazılımı Gereksinimleri Kontrol Listesi
Doğru proje yönetimi yazılımını seçmek, araçları karşılaştırmaya başlamadan önce ekibinizin tam olarak neye ihtiyaç duyduğunu bilmenize bağlıdır. Deneyimlerime göre çoğu seçim süreci en başta yanlış gider. Ekipler gösterişli özelliklerin dikkatini dağıtmasına izin verir ve günlük işlerde gerçekten önemli olan gereksinimleri gözden kaçırır. Yanlış seçim, aylar süren zorlu bir benimseme sürecine, hayal kırıklığına uğramış bir ekibe ve sonunda yeniden geçiş yapma zorunluluğuna mal olur.
Bu kontrol listesi, değerlendirmeye değer tüm gereksinimleri önceliklerine göre düzenlenmiş şekilde adım adım ele alır; böylece karmaşayı ortadan kaldırabilir, başlangıçta uygun olmayan seçenekleri hızla eleyebilir ve ekibinizin gerçekten kullanacağı bir araca ulaşabilirsiniz.
Proje Yönetimi Yazılımı Gereksinimleri Kontrol Listesi
Bu kontrol listesini, kesinlikle gerekli olanları ekibin çalışma biçimine bağlı özelliklerden ayırmak ve tedarikçileri aynı kriterlere göre karşılaştırmak için kullanıyorum. Demoları planlamadan önce her gereksinimi temel, standart veya özel olarak işaretliyorum. İncelemenize rehberlik etmesi için aşağıdaki kontrol listesini kullanın:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Temel İşlevsel Gereksinimler
Kesinlikle Gerekli Özellikler
- Görev oluşturma, atama ve takip: Araç, ayrı görevler oluşturmanıza, bunları belirli sorumlulara atamanıza, son teslim tarihleri belirlemenize ve tamamlanana kadar durumlarını güncellemenize olanak tanımalıdır. Bu gereksinimin karşılanması, her iş parçasının yanında bir sorumlu, son tarih ve görünür bir durum bulunması; ayrıca bir elektronik tabloya ihtiyaç duyulmaması anlamına gelir.
- Proje planlama ve zamanlama: Araç; proje kapsamını tanımlamayı, kilometre taşları belirlemeyi, görev bağımlılıklarını eşleştirmeyi ve zaman çizelgelerini görselleştirmeyi desteklemelidir. Bir proje yöneticisi uçtan uca bir proje planını tamamen platform içinde oluşturup paylaşabildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
- İş birliği ve iletişim: Araç; yorumları, @bahsetmeleri, bildirimleri ve dosya paylaşımını doğrudan görevler ve projeler üzerinde merkezileştirmelidir. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin işi görüşmek için ayrı bir mesajlaşma dizisine ihtiyaç duymaması anlamına gelir; bağlam işin kendisine bağlı kalır.
Standart Gereksinimler
- Birden fazla proje görünümü: Araç en azından Kanban panoları, Gantt grafikleri, liste görünümleri ve takvim görünümleri sunmalıdır. Farklı ekip üyeleri aynı proje verilerini, bilgileri çoğaltmadan iş akışlarına uygun formatta görüntüleyebildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Kaynak yönetimi ve iş yükü dengeleme: Araç, yöneticilere her ekip üyesinin mevcut iş dağılımını, kapasitesini ve aşırı kullanım durumunu görünür kılmalıdır. Kimin aşırı yük altında olduğunu tespit edip bir teslim tarihi aksanmadan önce işi yeniden atayabildiğinizde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Zaman takibi ve zaman çizelgeleri: Araç, ekip üyelerinin saatlerini doğrudan görevlere karşı kaydetmesine olanak tanımalıdır. Bu gereksinimin karşılanması, zaman verilerinin sonradan ayrı bir sisteme girilmek yerine belirli iş öğelerine bağlanması anlamına gelir.
- Raporlama ve gösterge panoları: Araç özelleştirilebilir gösterge panoları, proje sağlığı göstergeleri ve dışa aktarılabilir raporlar sunmalıdır. Paydaşlar, bir proje yöneticisinden verileri manuel olarak çekmesini istemeden gerçek zamanlı proje durumunu görüntüleyebildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
Özel Gereksinimler
- Portföy ve program yönetimi: Araç, aynı anda yürütülen birden fazla proje genelinde toplu görünümler sunmalı ve yöneticilere tüm portföydeki durumu, riskleri ve kaynak kullanımını izleyebilecekleri tek bir alan sağlamalıdır. Bu, aynı anda onlarca girişimi yöneten kuruluşların özel bir ihtiyacıdır.
- Bütçe ve maliyet takibi: Araç, ekiplerin proje bütçeleri belirlemesine, maliyetleri kaydetmesine ve harcamaları plana göre izlemesine olanak tanımalıdır. Bu gereksinimin karşılanması, bir proje yöneticisinin ayrı bir elektronik tablo tutmak yerine finansal performansı platform içinde izleyebilmesi anlamına gelir.
- Çevik/Scrum'a özel özellikler: Araç sprint planlaması, iş listesi yönetimi ve tamamlanma grafikleri içermelidir. Bu gereksinim özellikle Scrum yürüten yazılım geliştirme ekipleri için geçerlidir ve ekip iş listesinin iyileştirilmesinden sprint değerlendirmesine kadar eksiksiz bir sprint döngüsünü araçtan çıkmadan yürütebildiğinde karşılanmış olur.
Teknik ve Entegrasyon Gereksinimleri
Kesinlikle Gerekli Özellikler
- Bulut tabanlı erişilebilirlik: Araç, belgelenmiş bir çalışma süresi SLA'sına sahip tarayıcı tabanlı bir çözüm olmalıdır. Bu gereksinim, ekibinizin yazılım yüklemeden her cihazdan ve her yerden giriş yapabilmesi ve sağlayıcının genellikle %99,9 veya daha yüksek bir minimum kullanılabilirlik eşiğini kamuya açık şekilde taahhüt etmesi durumunda karşılanır.
- Temel üretkenlik aracı entegrasyonları: Araç, Google Workspace ve Microsoft 365 gibi e-posta, takvim ve dosya depolama platformlarına yerel bağlayıcılar içermelidir. Bu gereksinim, görevlerin, son teslim tarihlerinin ve dosyaların proje yönetimi platformu ile ekibinizin hâlihazırda kullandığı araçlar arasında manuel dışa aktarımlar veya üçüncü taraf çözümleri olmadan doğrudan senkronize edilmesi durumunda karşılanır.
Standart Gereksinimler
- Mobil uygulamalar: Uzaktan çalışmaya uygun araçlar, ekip üyelerinin telefonlarından görevleri güncellemesine, yorum bırakmasına ve çalışmaları onaylamasına olanak tanıyan, tüm özelliklere sahip iOS ve Android uygulamaları sunmalıdır. Bu gereksinim, mobil deneyimin proje verilerine yalnızca salt okunur erişim sağlamayıp ekibinizin günlük işlemlerini kapsaması durumunda karşılanır.
- API erişimi ve web kancaları: Araç, belgelenmiş bir REST API ve web kancası desteği sunmalıdır. Bu gereksinim, geliştiricilerinizin özel entegrasyonlar oluşturabilmesi, verileri diğer sistemlere aktarabilmesi ve platform içindeki olaylara göre otomatik eylemleri tetikleyebilmesi durumunda karşılanır.
- Üçüncü taraf uygulama pazaryeri: Araç, Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Salesforce ve Zoom gibi araçlarla önceden oluşturulmuş entegrasyonlar içermelidir. Bu gereksinim, ekibinizin kod yazmadan platformu mevcut araç setine bağlayabilmesi durumunda karşılanır.
- Veri içe ve dışa aktarma: Araç, toplu CSV ve Excel içe ve dışa aktarmayı desteklemelidir. Bu gereksinim, mevcut proje verilerini manuel olarak yeniden oluşturmadan taşıyabilmeniz ve verileri ekibinizin gerçekten kullanabileceği bir biçimde dışa aktarabilmeniz durumunda karşılanır.
- Otomasyon ve iş akışı oluşturucu: Araç, bir tetikleyici koşul karşılandığında görev durumunu değiştirme, bildirim gönderme veya işi yeniden atama gibi tekrarlayan eylemleri otomatikleştiren kodsuz bir kural motoru içermelidir. Bu gereksinim, bir geliştirici yerine proje yöneticisinin bu kuralları platform içinde oluşturup sürdürebilmesi durumunda karşılanır.
Özel Gereksinimler
- Şirket içi veya özel bulut dağıtımı: Araç, katı veri yerleşimi veya veri egemenliği gereksinimleri olan kuruluşlar için kendi kendine barındırılan ya da özel bulut kurulumu desteği sunmalıdır. Bu gereksinim, BT ekibinizin uygulamayı sağlayıcının paylaşımlı bulut ortamına güvenmeden kendi altyapınız içinde dağıtıp yönetebilmesi durumunda karşılanır.
- Geliştirici aracı entegrasyonları: Araç, CI/CD işlem hatlarına, Git depolarına ve sorun takip sistemlerine doğrudan bağlanmalıdır. Bu gereksinim mühendislik ekipleri için geçerlidir ve geliştiricilerin araçlar arasında geçiş yapmadan işlem kayıtlarını, çekme isteklerini ve derleme durumlarını proje görevlerine bağlayabilmesi durumunda karşılanır.
- BI aracı bağlantısı: Araç, Power BI, Tableau veya Looker gibi platformlara doğrudan bağlayıcılar sunmalıdır. Bu gereksinim, analiz ekibinizin manuel dışa aktarımlar veya aracı ETL adımları olmadan canlı proje verilerini raporlama ortamına çekebilmesi durumunda karşılanır.
Güvenlik & Uyumluluk Gereksinimleri
Mutlaka Olması Gerekenler
- Rol tabanlı erişim denetimi (RBAC): Araç, kullanıcı, ekip, proje ve nesne düzeyinde ayrıntılı izinleri desteklemelidir. Bu gereksinim, izinlerin ilgisiz çalışma alanlarına yayılmasına izin vermeden bir yükleniciye tek bir projeye salt okunur erişim verirken ekip liderine kendi departmanı genelinde tam düzenleme yetkisi verebilmeniz durumunda karşılanır.
- Veri şifreleme: Araç, aktarım sırasında verileri TLS kullanarak ve depolama sırasında AES-256 kullanarak şifrelemelidir. Bu gereksinim, sağlayıcının her iki şifreleme standardının da varsayılan olarak etkin olduğunu ve sizin tarafınızda ek yapılandırma gerektirmediğini doğrulayabilmesi durumunda karşılanır.
- Güvenli kimlik doğrulama: Araç, güçlü parola politikalarını ve çok faktörlü kimlik doğrulamayı (MFA) desteklemelidir. Bu gereksinim, MFA'nın yalnızca isteğe bağlı bir kullanıcı ayarı olarak sunulmayıp kuruluş genelinde zorunlu tutulabilmesi durumunda karşılanır.
Standart Gereksinimler
- Tek Oturum Açma (SSO): Araç, SAML 2.0 veya OAuth aracılığıyla Okta ve Azure AD gibi kimlik sağlayıcılarla entegre olmalıdır. Ek bir kimlik bilgileri kümesini yönetmeden ekibiniz mevcut kimlik sağlayıcınız üzerinden giriş yapabildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Denetim günlükleri ve etkinlik geçmişi: Araç, platform genelindeki kullanıcı eylemlerinin değiştirilemez kayıtlarını tutmalıdır. Bir yönetici herhangi bir proje veya görev için kimin neyi ve ne zaman değiştirdiğini gösteren zaman damgalı bir günlük alabiliyorsa bu gereksinim karşılanmış olur.
- Düzenli veri yedekleme ve felaket kurtarma: Tedarikçi, kurtarma süresi hedeflerini (RTO) ve kurtarma noktası hedeflerini (RPO) belgelemeli ve test edilmiş kurtarma prosedürlerini uygulamalıdır. Tedarikçi verilerinizin nasıl geri yüklendiğini ve bu sürecin ne kadar sürdüğünü yalnızca açıklamakla kalmayıp gösterebildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
- SOC 2 Type II sertifikası: Araç, bağımsız bir denetçiden alınmış güncel bir SOC 2 Type II raporuna sahip olmalıdır. Tedarikçi, güvenlik kontrollerinin yalnızca tek bir andaki duruma göre değil, uzun süreli bir gözlem dönemi boyunca test edildiğini doğrulayan raporu talep üzerine sağlayabildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
Özel Gereksinimler
- GDPR, HIPAA veya FedRAMP uyumluluğu: Araç, sektörünüz ve faaliyet gösterdiğiniz bölgeyle ilgili düzenleyici sertifikalara sahip olmalıdır. Tedarikçi, belgelenmiş uyumluluk beyanları sağladığında ve kuruluşunuza uygun şekilde bir Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) veya İş Ortağı Sözleşmesi (BAA) imzaladığında bu gereksinim karşılanmış olur.
- Veri yerleşimi seçenekleri: Araç, verilerinizin depolandığı ve işlendiği coğrafi bölgeyi (AB, ABD veya APAC) seçmenize olanak sağlamalıdır. Bölge seçimi, özel bir sözleşme gerektiren müzakere edilmiş bir istisna değil, yapılandırılabilir bir hesap ayarı olduğunda bu gereksinim karşılanmış olur.
- Müşteri tarafından yönetilen şifreleme anahtarları (BYOK): Araç, kuruluşunuzun kendi şifreleme anahtarlarını sağlamasına ve yönetmesine izin vermelidir. Güvenlik ekibiniz, tedarikçinin altyapısından bağımsız olarak anahtarların yaşam döngüsünü (döndürme ve iptal dahil) kontrol ettiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
Tedarikçi Desteği ve Uygulama Gereksinimleri
Kesinlikle Gerekli Özellikler
- Hızlı yanıt veren müşteri desteği: Tedarikçi, en azından e-posta ve canlı sohbet olmak üzere, yayımlanmış yanıt süresi SLA'larına sahip erişilebilir destek kanalları sunmalıdır. Yalnızca bir destek talebi alındı onayı değil, çalışma saatleriniz içinde bir destek temsilcisine ulaşabildiğiniz ve tedarikçinin yazılı olarak taahhüt ettiği süre içinde kapsamlı bir yanıt alabildiğinizde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Belgeler ve bilgi tabanı: Tedarikçi, güncel makaleler, nasıl yapılır kılavuzları ve sorun giderme içerikleri barındıran, aranabilir bir self servis yardım merkezi bulundurmalıdır. Ekibiniz, destek talebi açmadan yaygın kurulum ve yapılandırma sorularını bağımsız olarak çözebildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
Standart Gereksinimler
- İlk kullanım ve uygulama desteği: Tedarikçi, yeni müşteriler için rehberli kurulum, proje şablonları ve veri taşıma desteği sağlamalıdır. Sözleşmenin imzalanmasından çalışan bir çalışma alanına geçişe kadar yapılandırılmış bir yolunuz olduğunda (yalnızca boş bir hesap ve belgelere yönlendiren bir bağlantı değil) bu gereksinim karşılanmış olur.
- Eğitim kaynakları: Tedarikçi, video eğitimleri, canlı veya kaydedilmiş web seminerleri ve ideal olarak bir sertifika programı sunmalıdır. Yeni bir ekip üyesi, özel bir kurum içi eğitmene ihtiyaç duymadan yapılandırılmış öğrenme materyalleriyle hızla yetkinlik kazanabildiğinde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Şeffaf fiyatlandırma: Tedarikçi, sözleşmenin içinde gizlenmiş gizli ücretler, eklenti ücretleri veya minimum kullanıcı sayısı gereksinimleri olmadan kullanıcı başına ya da kademeli fiyatlandırmayı açıkça yayımlamalıdır. Bir satış görüşmesi yapmadan önce toplam yıllık maliyetinizi hesaplayabildiğinizde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Tedarikçinin istikrarı ve ürün yol haritası: Tedarikçi, finansal durumunun iyi olduğuna, ürüne yatırım yapmaya devam ettiğine ve herkese açık veya paylaşılan bir ürün yol haritasına dair kanıt göstermelidir. Tedarikçinin aktif olarak özellikler yayımladığını (rahatına bakmadığını) ve işletmenin faaliyetlerinizi aksatacak şekilde kapanma veya satın alınma ihtimalinin düşük olduğunu doğrulayabildiğinizde bu gereksinim karşılanmış olur.
- Hizmet Seviyesi Sözleşmeleri (SLA'lar): Tedarikçi, hem çalışma süresini hem de destek yanıt sürelerini kapsayan sözleşmeye dayalı garantiler sunmalıdır. Bu taahhütler yalnızca bir pazarlama sayfasında belirtilmekle kalmayıp, tedarikçinin taahhütlerini yerine getirememesi durumunda uygulanacak telafiler tanımlanarak hizmet sözleşmenize yazıldığında bu gereksinim karşılanmış olur.
Özel Gereksinimler
- Özel müşteri başarı yöneticisi: Tedarikçi, karmaşık dağıtım ihtiyaçları olan kurumsal hesaplara adı belirlenmiş bir müşteri başarı yöneticisi atamalıdır. Bu gereklilik; hesabınızı bilen, düzenli kontrol toplantılarına katılan ve sizin adınıza sorunları kurum içinde üst kademelere taşıyabilen tek bir irtibat kişiniz olduğunda karşılanır.
- 7/24 öncelikli destek: Tedarikçi, farklı saat dilimlerinde faaliyet gösteren veya platformu görev açısından kritik bir sistem olarak kullanan ekipler için günün her saati destek sunmalıdır. Bu gereklilik; bir botun değil, nitelikli bir destek temsilcisinin her saat ulaşılabilir olması ve yanıt sürelerinin üretim ortamındaki bir sorunun aciliyetini yansıtması durumunda karşılanır.
- Profesyonel hizmetler: Tedarikçi; özel iş akışı tasarımı, karmaşık entegrasyonlar veya büyük ölçekli yapılandırma çalışmaları için ücretli danışmanlık hizmetleri sunmalıdır. Bu gereklilik; tedarikçinin projenize nitelikli bir uygulama danışmanı tahsis edebilmesi, sizi herhangi bir denetim olmadan yalnızca üçüncü taraf bir iş ortağına yönlendirmemesi durumunda karşılanır.
Kullanıcı Deneyimi ve Değişiklik Yönetimi Gereksinimleri
Kesinlikle Olması Gerekenler
- Sezgisel arayüz ve kısa öğrenme süreci: Birçok kişi proje yönetimi yazılımının kullanımının zor olduğunu düşünür ve bunun en önemli nedenlerinden biri karmaşık bir kullanıcı arayüzüdür. Yeni bir araç ararken, en azından yeni kullanıcılar tarafından resmi bir eğitim olmadan gezilebilir olması gerekir. Bu gereklilik; bir ekip üyesinin ilk oturumunda bir görev oluşturabilmesi, durumu güncelleyebilmesi ve bir projeyi bulabilmesi (bir yardım makalesine başvurmadan veya bir iş arkadaşına sormadan) durumunda karşılanır.
- Yapılandırılabilir bildirimler ve uyarılar: Araç, bireysel kullanıcıların ve yöneticilerin hangi olayların bildirimleri tetikleyeceğini, bildirimlerin hangi kanallar üzerinden gönderileceğini ve kimlere iletileceğini kontrol etmesine izin vermelidir. Bu gereklilik; bir ekip üyesinin rolüyle ilgili olmayan gürültü niteliğindeki bildirimlerden, ilgili güncellemeleri kaçırmadan çıkabilmesi durumunda karşılanır.
Standart Gereksinimler
- Konuk ve harici iş birlikçisi erişimi: Araç; neleri görebileceklerini ve yapabileceklerini sınırlayan kapsamı sınırlandırılmış izinlerle harici kullanıcıları (müşteriler, yükleniciler veya paydaşlar) desteklemelidir. Bu gereklilik; kuruluşunuz dışındaki bir kişiyi, çalışma alanınızın tamamına erişim vermeden belirli bir projeyi incelemesi veya projeye katkıda bulunması için davet edebilmeniz durumunda karşılanır.
- Özelleştirilebilir şablonlar: Araç, ekiplerin kendi iş akışlarına uyarlayabileceği, önceden oluşturulmuş proje ve görev şablonlarını içermelidir. Bu gereklilik; bir proje yöneticisinin her seferinde aynı kurulumu sıfırdan yeniden oluşturmak yerine, tutarlı bir başlangıç yapısı kullanarak yeni bir girişim başlatabilmesi durumunda karşılanır.
- Erişilebilirlik uyumluluğu: PM yazılımının faydaları arasında daha dikkat çekici olanlardan biri uyumluluktur. Araç; klavye ile gezinme, ekran okuyucu uyumluluğu ve yeterli renk kontrastı dahil olmak üzere WCAG 2.1 AA standartlarını karşılamalıdır. Bu gereklilik; görme veya motor beceri kısıtlamaları olan ekip üyelerinin temel işlemleri alternatif çözümlere başvurmadan gerçekleştirebilmesi durumunda karşılanır.
- Uygulama içi yönlendirme ve bağlamsal yardım: Araç, araç ipuçlarını, adım adım kılavuzları ve gömülü yardım içeriklerini ihtiyaç duyulan noktada sunmalıdır. Bu gereklilik; yeni bir kullanıcının, platform içinde gösterilen yönlendirmeleri izleyerek otomasyon kurma veya bir gösterge tablosu yapılandırma gibi aşina olmadığı bir işlemi, harici bir yardım merkezine geçiş yapmadan tamamlayabilmesi durumunda karşılanır.
- Değişiklik taleplerinin izlenmesi: Araç, ekiplerin doğrudan etkilenen görevlere veya kilometre taşlarına bağlı kapsam değişikliklerini kaydetmesine, incelemesine ve onaylamasına izin vermelidir. Bu gereklilik; bir proje yöneticisinin devam eden bir değişikliği kaydedebilmesi, etkisini belgelemesi, onaya sunması ve planı güncelleyebilmesi; üstelik bunların tamamını platformdan ayrılmadan yapabilmesi durumunda karşılanır.
Özel Gereksinimler
- Çok dilli destek: Araç, ekibinizin çalıştığı diller arasında yerelleştirilmiş bir arayüz sunmalıdır. Bu gereklilik, her kullanıcının kendi dil tercihini belirleyebilmesi ve yalnızca seçili menüleri veya belgeleri değil, platformun tamamını bu dilde kullanabilmesi durumunda karşılanır.
- Beyaz etiketleme ve özel markalama: Araç, kuruluşların platform arayüzüne kendi logolarını, renk şemalarını ve alan adlarını uygulamasına olanak tanımalıdır. Bu gereklilik, müşteriler veya son kullanıcılar sağlayıcının markasını değil, sizin markanızı yansıtan bir çalışma alanıyla etkileşime girdiğinde karşılanır.
- Değişiklik yönetimi iş akışının otomasyonu: Araç; yapılandırılabilir talep formları, çok aşamalı onay yönlendirmesi ve kapsam değişiklikleri için denetim izleri dâhil olmak üzere yapılandırılmış değişiklik kontrol süreçlerini desteklemelidir. Bu gereklilik, kuruluşunuzun e-posta zincirlerine veya harici formlara başvurmadan resmî bir değişiklik yönetişimi sürecini doğrudan platformda uygulayabilmesi durumunda karşılanır.
Sektöre Özel/İsteğe Bağlı Gereklilikler
Bu kontrol listesindeki her gereklilik her ekip için geçerli değildir. Bu bölüm, belirli sektörler veya kurumsal bağlamlar için vazgeçilmez olan, herkes içinse isteğe bağlı kalan ihtiyaçları kapsar. Sağlayıcıları bunlara göre değerlendirmeden önce hangilerinin sizin durumunuz için gerçekten geçerli olduğunu doğrulayın.
Mutlaka Olması Gerekenler
- Düzenlemelere uyumluluk (GDPR, HIPAA, FedRAMP): Araç, sektörünüz ve bölgenizle ilgili sertifikalara sahip olmalıdır. Bu gereklilik, sağlayıcının belgelenmiş uyumluluk beyanları sunması ve kuruluşunuz için geçerli olduğu ölçüde Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) veya İş Ortağı Sözleşmesi (BAA) imzalaması durumunda karşılanır.
- Çevik ve Scrum'a özgü özellikler: Araç; sprint planlamasını, biriktirme listesi yönetimini ve burndown grafiklerini desteklemelidir. Bu gereklilik, bir yazılım geliştirme ekibinin biriktirme listesinin iyileştirilmesinden sprint incelemesine kadar tam bir sprint döngüsünü platformdan ayrılmadan yürütebilmesi durumunda karşılanır.
- Şirket içi veya özel bulut dağıtımı: Araç, kendi sunucunuzda barındırılan veya özel bulut kurulumunu desteklemelidir. Bu gereklilik, BT ekibinizin uygulamayı sağlayıcının paylaşımlı bulut ortamından bağımsız olarak kendi altyapınız içinde dağıtabilmesi ve yönetebilmesi durumunda karşılanır.
Standart Gereklilikler
- Portföy ve program yönetimi: Araç, aynı anda yürütülen birden çok proje genelinde toplu görünümler sunmalıdır. Bu gereklilik, yöneticilerin tüm portföy genelindeki durumu, riskleri ve kaynak kullanımını izleyebilecekleri tek bir yere sahip olması durumunda karşılanır.
- Bütçe ve maliyet takibi: Araç, ekiplerin proje bütçeleri belirlemesine, maliyetleri kaydetmesine ve harcamaları plana göre izlemesine olanak tanımalıdır. Bu gereklilik, bir proje yöneticisinin ayrı bir hesap tablosu tutmak yerine finansal performansı platform içinde izleyebilmesi durumunda karşılanır.
- Veri yerleşimi seçenekleri: Araç, verilerinizin depolandığı ve işlendiği coğrafi bölgeyi (AB, ABD veya APAC) seçmenize olanak tanımalıdır. Bu gereklilik, bölge seçiminin özel bir sözleşmede gizli, üzerinde ayrıca anlaşılması gereken bir istisna değil, yapılandırılabilir bir hesap ayarı olması durumunda karşılanır.
- Özel müşteri başarı yöneticisi: Sağlayıcı, kurumsal hesaplara adı belirlenmiş bir müşteri başarı yöneticisi atamalıdır. Bu gereklilik, hesabınızı bilen, düzenli görüşmelere katılan ve sorunları sizin adınıza kurum içinde üst kademelere taşıyabilen tek bir iletişim noktanız olduğunda karşılanır.
- 7/24 premium destek: Sağlayıcı, farklı zaman dilimlerinde faaliyet gösteren veya platformu kritik bir sistem olarak kullanan ekiplere günün her saati destek sunmalıdır. Bu gereklilik, bir bot yerine nitelikli bir destek temsilcisine her saatte ulaşılabilmesi ve yanıt sürelerinin üretim ortamındaki bir sorunun aciliyetini yansıtması durumunda karşılanır.
- Çok dilli destek: Araç, ekibinizin çalıştığı diller arasında yerelleştirilmiş bir arayüz sunmalıdır. Bu gereklilik, her kullanıcının kendi dil tercihini belirleyebilmesi ve yalnızca seçili menüleri veya belgeleri değil, platformun tamamını bu dilde kullanabilmesi durumunda karşılanır.
- Geliştirici araçlarıyla entegrasyonlar: Araç, CI/CD işlem hatlarına, Git depolarına ve sorun takip sistemlerine doğrudan bağlanmalıdır. Bu gereklilik, geliştiricilerin araçlar arasında geçiş yapmadan işlemeleri, çekme isteklerini ve derleme durumlarını proje görevleriyle ilişkilendirebilmesi durumunda karşılanır.
Özel Gereklilikler
- Müşteri tarafından yönetilen şifreleme anahtarları (BYOK): Araç, kuruluşunuzun kendi şifreleme anahtarlarını sağlamasına ve yönetmesine olanak tanımalıdır. Güvenlik ekibiniz döndürme ve iptal etme dahil olmak üzere anahtarın tüm yaşam döngüsünü, tedarikçinin altyapısından bağımsız olarak kontrol ettiğinde bu gereksinim karşılanır.
- BI aracı bağlantısı: Araç, Power BI, Tableau veya Looker gibi platformlara doğrudan bağlayıcılar sunmalıdır. Analitik ekibiniz, manuel dışa aktarma veya aracı ETL adımları olmadan canlı proje verilerini raporlama ortamına çekebildiğinde bu gereksinim karşılanır.
- Profesyonel hizmetler: Tedarikçi, özel iş akışı tasarımı, karmaşık entegrasyonlar veya büyük ölçekli yapılandırma çalışmaları için ücretli danışmanlık hizmetleri sunmalıdır. Tedarikçi, sizi yalnızca üçüncü taraf bir iş ortağına yönlendirmek yerine projenize nitelikli bir uygulama danışmanı görevlendirebildiğinde bu gereksinim karşılanır.
- Beyaz etiketleme ve özel markalama: Araç, kuruluşunuzun platform arayüzüne kendi logosunu, renk şemasını ve alan adını uygulamasına olanak tanımalıdır. Müşteriler veya son kullanıcılar tedarikçinin markasını değil, sizin markanızı yansıtan bir çalışma alanıyla etkileşim kurduğunda bu gereksinim karşılanır.
- Değişiklik yönetimi iş akışı otomasyonu: Araç, yapılandırılabilir talep formlarını, çok aşamalı onay yönlendirmesini ve kapsam değişiklikleri için denetim izlerini desteklemelidir. Kuruluşunuz, e-posta zincirlerine veya harici formlara ihtiyaç duymadan resmi bir değişiklik yönetişimi sürecini doğrudan platformda uygulayabildiğinde bu gereksinim karşılanır.
Gereğinden Fazla Önemsenen Gereksinimler
Deneyimlerime göre bazı proje yönetimi özellikleri, özellikle ekibinizin hâlihazırda kullandığı araçların aynısını sunduklarında, sağladıklarından daha fazlasını vaat eder. Her birini gereksinim hâline getirmeden önce, yinelenen bir iş akışı sorununu çözüp çözmediğini kontrol edin:
- Dahili sohbet: Bu özellik, görevlerin ve projelerin yanında ekip mesajlaşması da ekler. Ekibiniz hâlihazırda Slack veya Microsoft Teams kullanıyorsa genellikle gereksizdir ve iş tartışmaları platformlar arasında bölünebilir.
- Yapay zekâ tarafından oluşturulan durum özetleri: Bu araçlar proje güncellemelerini kısa özetlere dönüştürür. Eksik veya güncelliğini yitirmiş bilgileri tekrarlayabilirler; bu nedenle net sorumlulukların ve güncel görev verilerinin yerini tutmazlar.
- Kapsamlı özelleştirme: Özel alanlar, iş akışları ve panolar ekiplerin aracı kendi süreçlerine uyarlamasını sağlar. Çok fazla seçenek, insanların günlük olarak kullandığı görünümleri iyileştirmeden kurulum ve bakım işlerini artırabilir.
- Puanlar, rozetler ve liderlik tabloları: Bu oyunlaştırma özellikleri, görevleri tamamlama veya güncellemeleri kaydetme gibi eylemleri ödüllendirir. Özellikle ekipler teşviklere değer vermediğinde, yararlı proje sonuçları yerine etkinlik sayılarını teşvik edebilirler.
Proje Yönetimi Yazılımı Gereksinimleri Kontrol Listenizi Özelleştirme Adımları
Kontrol listenizi ekibinizin projelerine, iş akışlarına ve kısıtlamalarına uyarlamak için şu adımları kullanın:
- İş Hedeflerini ve Proje Kapsamını Tanımlayın: Ürün sürümleri yayımlama, müşteri projelerini yönetme veya işlevler arası çalışmaları izleme gibi yazılımın desteklemesi gereken sonuçları belirleyin. Kapsamdaki proje türlerini ve ekipleri belirleyin ve iş akışlarını görselleştirin.
- Tüm Paydaşlardan Görüş Alın: Proje yöneticilerine, ürün ve mühendislik ekiplerine, tasarımcılara ve karar vericilere çalışmayı nasıl planladıklarını, bağımlılıkları nasıl izlediklerini, güncellemeleri nasıl paylaştıklarını ve ilerlemeyi nasıl raporladıklarını sorun. Görevleri düzenli olarak güncelleyecek son kullanıcıları da sürece dahil edin.
- Gereksinimleri Seviyelendirin ve Önceliklendirin: Her gereksinimi hedeflerinizi ne ölçüde doğrudan desteklediğine göre temel, standart veya özel olarak işaretleyin. Görev sahipliği ve proje planlaması gibi olmazsa olmazları, portföy raporlaması veya sprint kalan iş çizelgeleri gibi özelliklerden ayırın.
- Entegrasyon, Ölçeklenebilirlik ve Güvenlik İhtiyaçlarını Değerlendirin: Takvimler, dosya depolama, sohbet veya geliştirici sistemleri gibi platformun bağlanması gereken araçları listeleyin. Erişim denetimlerini ve uyumluluk ihtiyaçlarını, ayrıca kuruluşunuz büyüdükçe platformun daha fazla projeyi, kullanıcıyı ve veriyi destekleyip destekleyemeyeceğini kontrol edin. Hatta normalde entegre etmiş olabileceğiniz araçların görevlerini devralan araçlar bile bulabilirsiniz; örneğin yerleşik faturalandırma özelliğine sahip proje yönetimi araçları.
- Toplam Sahip Olma Maliyetini ve Yatırım Getirisini Hesaplayın: Abonelik ücretlerini uygulama, geçiş, eğitim, destek ve eklenti maliyetleriyle karşılaştırın. Yatırım getirisini, manuel durum raporlamasını azaltmak veya iş yükü ve teslim tarihleri hakkında görünürlüğü artırmak gibi ölçülebilir proje ihtiyaçlarına göre tahmin edin.
Proje Yönetimi İçin En İyi Yazılım
En iyi proje yönetimi yazılımını seçmek zaman ve özen gerektirir. İhtiyaçlarınızı değerlendirin, bunları bir araya getirin ve etkili bir şekilde sorgulayıp önceliklendirin. Ekibinizi desteklemek için her biri çok çeşitli özellikler sunan, piyasadaki popüler proje yönetimi araçlarının bir listesini burada bulabilirsiniz:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Proje Yönetimi Yazılımı Seçiminde Önemli Paydaşlar
Gereksinimlerin günlük iş akışlarını, teknik kısıtlamaları ve bütçe ihtiyaçlarını yansıtması için işletmenin farklı bölümlerinden kişileri sürece dahil edin. Gereksinimlerin tanımlanmasına kimlerin yardımcı olması gerektiğini ve her grubun karara ne kattığını netleştirmek için bu paydaş listesini kullanın:
| Paydaş | Rol |
|---|---|
| Proje yöneticileri | Planlama, zamanlama, bağımlılık takibi, raporlama ve portföy görünürlüğü ihtiyaçlarını tanımlar. |
| Ürün yöneticileri | Yol haritaları, iş listeleri, önceliklendirme ve işlevler arası teslimat gereksinimlerini belirler. |
| Mühendislik liderleri | Sprint, sorun takibi, kod deposu ve CI/CD entegrasyonu ihtiyaçlarını belirtir. |
| Tasarımcılar ve diğer proje ekibi üyeleri | Görev güncellemeleri, iş birliği, dosya paylaşımı, bildirimler ve kullanılabilirlik ihtiyaçlarını açıklar. |
| Yönetici sponsoru | İş hedeflerini belirler, karar ölçütlerini oluşturur ve yönetimin ihtiyaç duyduğu raporlamayı tanımlar. |
| BT ve güvenlik ekipleri | Entegrasyonları, kimlik doğrulamayı, izinleri, veri yerleşimini, güvenlik ve uyumluluk gereksinimlerini değerlendirir. |
| Satın alma ve finans | Fiyatlandırmayı, sözleşme koşullarını, uygulama maliyetlerini ve bütçe kısıtlamalarını inceler. |
| Sistem yöneticileri veya operasyon liderleri | Çalışma alanı yapılandırması, kullanıcı sağlama, şablonlar, otomasyon ve devam eden yönetim ihtiyaçlarını tanımlar. |
| Müşteriler veya harici iş ortakları | Konuk erişimi, inceleme, onay ve proje görünürlüğü gereksinimlerini belirler. |
Proje Yönetimi Yazılımı Satın Alırken Dikkate Alınması Gereken Sorular
Proje yönetimi yazılımı seçerken yazılımı kimin kullanacağını, bütçenizi, teknik uygulamayı, ekibin işe alıştırılmasını ve beceri düzeylerini, ayrıca hangi formatın (masaüstü, mobil, bulut) proje hedeflerinize ve çıktılarınıza uygun olduğunu değerlendirin. Tüm bu bilgileri bir proje yönetimi yazılımı RFP'sine kaydetmek de yararlı olabilir.
Proje yönetimi yazılımı seçerken hedeflerinizle ilgili sorular sormak, yöntemlerinizi proje gereksinimleriyle uyumlu hale getirmek ve proje başarısı için kendinizi hazırlamak açısından kritik öneme sahiptir. Proje yönetimi yazılımını değerlendirirken fiyatı ve uzun vadeli değeri göz önünde bulundurun.
- İhtiyacınız olmayan özellikler için yerleşik ücretler var mı?
- Gerekli olmayan özellikleri kullanmamayı seçebilir misiniz?
- Katılım ücreti ve aylık abonelik ücreti var mı?
- Kullanıcı başına fiyat nedir ve kullanılmayan kullanıcı koltukları için ödeme yapmanız gerekir mi?
Doğru soruları sormamak, en basit araçların bile karşılanmasının zor olduğu durumlara yol açabilir:
Trello küçük ekipler için başvurulan bir araçtı, ancak artık çok sayıda eklenti gerektiğinden, bir zamanlar olduğu ucuz ve basit seçenek değil.
Kontrol Listeniz Hazır: Şimdi Nasıl Seçim Yapacağınız
Gereksinimlerinizi belirledikten sonra sıradaki adım, kısa listenizi daraltmak, yapılandırılmış tedarikçi demoları düzenlemek ve seçim yaparken proje yönetimi yazılımı konusunda tam olarak nelere bakmanız gerektiğini öğrenmektir. Ardından toplam sahip olma maliyetini hesaplamaya ve paydaşların onayını almanızı sağlayacak iş gerekçesini oluşturmaya başlamanız gerekir.
