Proje Tahminlerinin Bilimi (& Sanatı) + En İyi 6 Teknik
Büyük bir satın alma kararı verirken yaptığınız ilk şey nedir? Muhtemelen piyasa fiyatlarının nasıl olduğunu ve ne kadar harcama yapmanız gerektiğini anlamak için biraz araştırma yaparsınız. Bu, proje tahmininin biraz fazla basitleştirilmiş bir açıklamasıdır; ancak yaptığınız şey tam olarak budur.
Yeni bir projeyi başlatmadan önce ekipleriniz ve müşterileriniz de muhtemelen aynı şeyi yapar; işi tamamlamanın ne kadara mal olacağını anlamaya çalışırlar.
Ancak proje tahmin sürecinizde dikkate alınması gereken tek şey maliyet değildir; herkesin işi tamamlamak için kaç kişiye ve ne kadar zamana ihtiyaç duyulacağını da anlaması gerekir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dijital dünyada benzer projeler için fiyatlar, personel ihtiyaçları ve zaman çizelgeleri büyük ölçüde değişiklik gösterebilir. Bunun nedeni, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere çok sayıda değişkenin bulunmasıdır:
- Tamamlanması gereken işin kapsamı
- İşi yapabilecek mevcut ekip üyeleri
- Projede yer alan ekip üyelerinin beceri setleri
- Ekibin işi tamamlamak için ne kadar zamanı olduğu
Peki bir proje yöneticisi ve proje ekibi, işi yapmaya başlamadan önce bir şeyin ne kadara mal olacağını nasıl belirler?
Maliyet tahmini gerçek bir zorluk olabilir; ekibiniz ve bir ajans için çalışıyorsanız müşterileriniz için işe yarayan bir proje bütçesi oluşturmak, sanat ile (veri) biliminin birleşimidir.
Bu kılavuz, daha doğru tahminler oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız araçları ve teknikleri sunacaktır.
Proje Tahmini Nedir ve Ne Zaman İhtiyaç Duyarsınız?
Tahmin, bir projeyi tamamlamak için gerekebilecek emek ve maliyetin yaklaşık olarak hesaplanmasıdır.
Bu, nihai maliyetin garantisi değildir; bunun yerine müşteriye, bir şeyi yapmanın veya teslim etmenin ne kadara mal olabileceğine dair, bütçeyi güvence altına alabilmesi için bir fiyat teklifi veya kılavuz (çoğu zaman yaklaşık bir aralık tahmini) sunar; böylece projeyi başlatabilir. Bütçe tahminleri, bir proje resmî olarak başlatılmadan önce yapılır.
Tahmin konusunda yeni misiniz veya pratik yapmak mı istiyorsunuz? Aşağıda bir web sitesi yeniden tasarımı için proje bütçesi şablonunu indirebilirsiniz. Bu yazının sonunda hangi tahmin türünü ne zaman kullanacağınızı, ayrıca proje tahmininizi ve nihayetinde proje bütçenizi yönetmek için gereken adımları ve proje bütçesi yazılım araçlarını öğreneceksiniz.
Tahmin ile bütçe arasındaki fark nedir?
Tahmin yaklaşık bir değerdir; bütçe ise projenizi tamamlamak için kullanabileceğiniz toplam para miktarıdır. Genellikle bir proje tahmini, proje sponsoru veya müşteri tarafından onaylandıktan sonra proje bütçesine dönüşür.
Konunun derinliklerine inmeden önce önemli bir ayrım: Tahmin yapmadan önce, işlerin kurum içinde ne kadara mal olduğunu bilmelisiniz. Bu tutar, genel giderleri ve kârı hesaba katmak için müşteriye gerçekten fatura ettiğiniz tutardan daha düşük olabilir.
Müşteriye sunacağınız bir tahmin vermeden önce iş yapmanın doğrudan maliyetlerini bilmelisiniz (Bunun kurum içi dijital ekipler için geçerli olmadığını unutmayın).
Bu makale, maliyetlerin nasıl belirleneceğine odaklanmayacaktır; bunu başka bir makalede ele alabiliriz.
Proje Tahminleri Neden Önemlidir?
Tahmin yapmak zahmetli bir süreç gibi görünebilir, ancak kritik bir süreçtir. Bir maliyet tahminini kopyalayıp yapıştırarak olduğu gibi göndermek cazip gelse de proje yöneticilerinin her maliyet tahmininin kendine özgü olduğunu anlaması önemlidir.
Tahmin yapmak, proje yönetimi rolünün temel bir parçasıdır; bir projenin ne kadara mal olabileceğini hesaplama süreci, bir projenin parametrelerini tanımlamada önemlidir.
İşi başlatmadan önce projeniz için bir tahmin oluşturmanızın nedenleri şunlardır:
- Tahminler fiyatlandırma yönergeleri sağlar: müşterilerden ne kadar ve ne zaman ücret alacağınızı bilmeniz gerekir; böylece müşteri bütçesinin yeterli olup olmadığına ve projeye devam etmenin yatırıma değip değmeyeceğine karar verebilir
- Tahminler netlik sağlar: bir müşterinin ne kadar bütçesi olduğunu bildiğinizde, maliyet tahmini hazırlama süreci yaklaşımın belirlenmesine yardımcı olur. Genel bütçe hakkında bildiklerinizi kullanarak proje rollerini, sorumlulukları ve teslimatları belirleyebilirsiniz. Örneğin, bir müşterinin bütçesi tahmininizin %20 altındaysa, projedeki teslimatların sayısını azaltmayı veya fazla harcamayı önlemek için kaynakları yeniden tahsis etmeyi düşünebilirsiniz.
- Tahminler bir kaynak planının belirlenmesine yardımcı olabilir: bir tahmini tamamladığınızda, işi tamamlamak için izleyeceğiniz adımları veya yaklaşımı da ana hatlarıyla belirleyebilirsiniz. Bu bilgiler, kaynak planınızı oluştururken veya proje ekibinizi kurarken kullanılabilir.
Proje Tahminine Neler Dahildir?
Proje tahmininin projeyle ilişkili tüm maliyetleri içermesi gerekir.
Buna proje ekibinin harcadığı zamanın maliyeti (saatlik veya sabit proje ücreti üzerinden faturalandırılır), proje çalışması için gereken donanım veya yazılım lisanslarının maliyeti, projenin bir parçası olarak entegre edilmesi gereken üçüncü taraf yazılımlara ait lisanslar veya abonelikler ve herhangi bir nedenle müşteriye yansıtılacak diğer tüm maliyetler dahil olabilir.
Bazı proje tahminleri beklenmeyen durumlar için ayrılan bir bütçeyi de içerir. Projeyle ilgili bilinmeyenler varsa bu oldukça yararlı olabilir. Bütçenin %10-20'sini beklenmeyen durumlar için ayırmak, proje yöneticilerine ve ekiplerine tahmin oluştururken biraz “hareket alanı” sağlayabilir.
Siz ve ekibiniz tahmininize beklenmeyen durumlar için bir bütçe ekliyorsanız, bu bütçeye başvurma ihtiyacınızı müşterinize nasıl ileteceğiniz konusunda onunla mutabık kaldığınızdan emin olun.
Proje tahminlerinin müşterilerle veya sponsorlarla paylaşılma şekli, ajanslara ya da ekiplere göre değişebilir. Bazıları diğerlerine kıyasla daha şeffaftır. Bir tavsiye: ne kadar şeffaf olabilirseniz, hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından ve herkesin maliyetler konusunda aynı anlayışta olduğundan emin olmanız o kadar kolaylaşır.
Proje Tahminlerinin 3 Türü
Tahmin türleri nelerdir? Çok sayıda tür vardır; ancak dijital ajansların kullandığı en yaygın tahminlerden bazıları şunlardır:
Büyüklük Sırası Tahminleri (ROM)
Bazen yaklaşık tahmin olarak da adlandırılan büyüklük sırası tahmini, müşterinin bir projede yer alan maliyeti ve tahmini efor düzeyini anlamasına yardımcı olur. Bu tahmin türü genellikle yeni bir projeye devam edip etmeme kararının verildiği sürecin çok erken aşamalarında kullanılır ve çoğunlukla bir aralık şeklinde sunulan yaklaşık bir tahmindir.
Örneğin, bir müşteri yeni bir web sitesi oluşturması için ajansınıza başvuruyor ve ajansınızın uzmanlık alanının 95.000 ila 150.000 $ aralığındaki web sitesi projeleri olduğunu biliyorsanız; ancak müşterinin bütçesi yalnızca 50.000 $ ise müşteri projenin ajansınıza uygun olmadığına karar verebilir ve bütçesi ile ihtiyaçlarına daha yakın bir ajans arayabilir.
Bütçe Tahmini
Bütçe tahmini çok daha spesifik olacaktır. Müşteri bütçesinin olduğundan oldukça eminse, ancak projeye devam edip etmeyeceğine karar vermeden önce bu bütçenin nasıl dağıtılacağına ilişkin biraz daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyuyorsa bütçe tahminini kullanmalısınız.
Müşterinizin sunduğunuz büyüklük sırası tahmininden memnun olduğunu varsayalım. Bir sonraki adım, her aşama veya teslimat için maliyetle birlikte önerilen proje planını hazırlamak olacaktır. Müşterinize projeyi ne zaman başlatabileceğinizi ve projenin ne kadar süreceğini gösteren önerilen bir zaman çizelgesi bile ekleyebilirsiniz.
Yaklaşık tahmininiz daha geniş bir aralıksa, biri üst sınır, diğeri alt sınır için olmak üzere iki bütçe tahmini oluşturmayı bile düşünebilirsiniz. Sizin ve müşterinizin aralığın ortasını hedeflemesi muhtemel olsa da bu, aralığın her iki ucunda neleri (ve ne zaman) elde edeceklerine ilişkin daha spesifik bilgiler sağlayacaktır.
Kesin SoW Tahmini
Gerekli tüm incelemeleri tamamladığınızda ve proje bütçesinin onaylanmasına ihtiyaç duyduğunuzda kesin SoW tahminini kullanın.
Müşterinin bütçe tahmininizden gerçekten memnun olduğunu ve çalışmaya devam etmeye hazır olduğunu varsayalım. Tahmini kesinleştirmenin son adımı, tahmini ve toplam proje bütçesini içerecek iş bildirimini (SoW) hazırlamaktır.
SoW'nin müşteriyle sözleşmenizi oluştururken temel alacağınız belge olduğunu unutmayın; belgede tüm proje kapsamı ve bununla ilişkili maliyetler ana hatlarıyla belirtilmelidir. Bu nedenle SoW imzalandıktan sonra proje bütçesinde (veya proje kapsamında) herhangi bir değişiklik olursa büyük olasılıkla bir değişiklik emri düzenlemeniz gerekir.
Proje Tahminleri Nasıl Hesaplanır: 6 Tahmin Tekniği
Peki proje yönetiminde proje tahmini yöntemleri nelerdir? Bir projeyi tahmin etmenin birkaç farklı yolu vardır ve projenizde hangi proje tahmin tekniğini ne zaman kullanacağınızı bilmek için bunlara aşina olmanız faydalıdır.
Bu bölümde altı tahmin tekniğini ele alacağız. Bu tekniklerin yanı sıra proje maliyeti tahmininde yapay zekâ kullanabileceğinizi belirtmekte fayda var.
1. Yukarıdan Aşağıya Tahmin
Yukarıdan aşağıya tahminde, iş kapsamının tamamı için nihai bütçeye karar verir (veya müşterinin size bunu bildirmesini beklersiniz) ve ardından bu toplamı görevlere ya da aşamalara bölersiniz.
Bütçeyi görev veya aşamaya göre ayırdıktan sonra, ayrılan bütçenin yeterli görünüp görünmediğini belirlemek için bu daha küçük iş parçalarını inceleyebilirsiniz.
İşin sanat ve bilim yönü burada devreye girer. Belirli görevlerin ne kadar sürebileceğine dair bazı verileriniz olabilir; bunlar, bu tahminlerin doğru görünüp görünmediğine karar vermenize yardımcı olur. Ayrıca projede bazı şeylerin normalden daha fazla zamana veya kaynağa ihtiyaç duyabileceği noktaları anlamak için deneyiminizi ve sezginizi kullanmak istersiniz.
Bunun nedeni yaratıcı gereksinimler olabilir ya da ekibin daha önce hiç üzerinde çalışmadığı, işlevleri daha karmaşık bir uygulama üzerinde çalışıyor olabilirsiniz.
Yukarıdan aşağıya tahmin, bir müşterinin bütçesinin projeyi teslim etmek için yeterli olup olmadığını doğrulamaya çalıştığınız bir projenin ilk aşamalarında kullanışlı bir tekniktir.
Yukarıdan aşağıya tahminin avantajı, çok hızlı bir şekilde tahmin üretmenin mümkün olmasıdır. Bu, bir müşterinin bütçesinin uygulanabilir olup olmadığını belirlemesine yardımcı olmaya çalışıyorsanız faydalı olabilir. Ayrıca müşterinin bütçesinin ne tür bir kapsama izin verebileceğini anlamasına yardımcı olmak için de kullanışlıdır.
Yukarıdan aşağıya tahminin dezavantajı, her zaman doğru olmamasıdır. Başlangıç noktası olarak yukarıdan aşağıya bir tahmin kullanıyorsanız, bu tahmini iş kapsamı bildirimine dönüştürmeden önce, gereken tüm proje çalışmalarını tamamlayabilmeleri için bütçenin doğru şekilde ayrıldığını ekibinizle doğruladığınızdan emin olmalısınız.
2. Benzerlik Temelli Tahmin
Benzerlik temelli tahmin süreci, genel proje maliyetini belirlemek için benzer projelerden elde edilen verileri kullanır.
Benzerlik temelli tahmine örnek olarak, bir müşterinin sizden bir web sitesini yeniden tasarlamanızı istemesi ve bunun ne kadara mal olabileceğini öğrenmek istemesi verilebilir. Daha sonra benzer projelere bakar ve ilk tahmininizi geçmiş projelerin faturalandırdığı tutarlara dayandırırsınız.
Yaklaşık bir yıl veya daha eski projeleri inceliyorsanız, bütçe tahminini mümkün olduğunca doğru tutmak için herhangi bir ücret veya maliyet artışına göre tahmininizi ayarlamanız gerektiğini unutmayın.
Basit, değil mi? Aslında evet; ancak tahmin etmeye çalıştığınız mevcut projeyle gerçekten örtüşen ilgili geçmiş verileriniz varsa. Bu yöntem, yararlı bir karşılaştırma sunacak kadar benzer önceki projelerden elde edilmiş verilere sahip olduğunuzu varsayar.
Benzerlik temelli tahminler, sizin veya ekibinizin proje deneyimi dışındaki örneklerden de elde edilebilir (örneğin, burada mobil uygulama geliştirme maliyetleri hakkında yaklaşık rakamlar içeren bir anket bulunmaktadır).
Dikkatli olun: Daha önce bu tür bir proje yapmadıysanız dış kaynaklardan alınan örnekler iyi bir başlangıç noktası olabilir; ancak yine de kendi özel durumunuz için maliyetleri ayrıştırırken gereken özeni göstermeniz gerekir.
Benzerlik temelli tahminin avantajı, çok hızlı ve kolay olması ve proje hakkında sınırlı bilgi bulunduğunda kullanılabilmesidir. Yukarıdan aşağıya tahmine benzer şekilde, yalnızca yaklaşık bir tahmine ihtiyaç duyduğunuzda kullanabileceğiniz harika bir tahmin tekniğidir.
Benzerlik temelli tahminin dezavantajı, çoğu zaman hatalı olabilmesidir. Projeler arasında benzerlikler bulunsa da projeler her zaman kendine özgüdür; çoğu zaman elmalarla portakalları karşılaştırmaya çalışmak gibidir.
Ayrıca, benzer tahminlerin uygulanabilir ve yararlı olabilmesi için bunlar büyük ölçüde doğru geçmiş verilere dayanır (projenizin kapanışında biraz veri analizi yapmanız için utanmazca bir teşvikte bulunuyorum!).
3. Parametrik Tahmin
Elinizde veriler varsa ve biraz daha fazla zaman ayırabiliyorsanız, potansiyel olarak daha doğru bir yaklaşık tahmin tekniği parametrik tahmindir. Parametrik tahmin, benzer projelerden alınan değişkenleri kullanır ve bunları mevcut projeye uygular.
Örneğin, 2 dakikalık bir animasyon geliştirmeye yönelik bir projeniz olduğunu varsayalım. Daha önce 30 saniyelik bir animasyon geliştirmeyi içeren bir projenin maliyetinin $10,000 olduğunu düşünün. Bu durumda mevcut projenin maliyetinin yaklaşık 4 katı, yani yaklaşık $40,000 olacağını öngörebilirsiniz.
Bu sürecin avantajı, birden fazla veri kümesini kullanması ve geçmiş veriler ile değişkenler arasındaki istatistiksel ilişkiden yararlanması nedeniyle benzer tahminden daha doğru olmasıdır. Ayrıca inşaat projelerinde de yaygın olarak kullanılır (bu konuda yardımcı olması için inşaat tahmininde yapay zekâ kullanabilirsiniz).
Dezavantajı ise dijital projelerde, projeler arasında çok fazla çeşitlilik olduğundan yararlı veri noktaları bulmanın genellikle zor olmasıdır. Bunun geçerli olmayabileceği yerlerden biri, aynı müşteriyle tekrarlanan işler yapmanızdır.
Animasyon müşterinizin 30 saniyelik animasyonunu çok beğendiğini ve 6 hafta sonra size 2 adet 40 saniyelik animasyon hazırlamanız için geri döndüğünü varsayalım. İlk projeden elde ettiğiniz veriler (bir sonraki projenin benzer olduğunu varsayarsak) bu yeni projeye kolayca yön verebilir.
4. Üç Noktalı Tahmin
Yaklaşık tahmin aşamasını tamamladığınızı ve müşterinin sizden uygun bir bütçe tahmini istediğini varsayarsak, daha doğru tahmin tekniklerini kullanmaya başlamanız gerekir. Her görev için tek bir saatlik tahmin yapmak en kolay yöntemdir, ancak bazen aralıklarla düşünmek ve ağırlıklı bir ortalama almak daha iyi olabilir.
Üç noktalı tahmin, üç veri noktası kullanarak gerçekçi bir maliyet tahmini hesaplama yöntemidir:
- En iyi durum tahmini
- En kötü durum tahmini
- En olası tahmin
Bu nasıl çalışır? Ekibinizle görüştükten sonra bir web sayfası tasarlamak için gereken süreyi aşağıdaki gibi tahmin ettiğinizi varsayalım:
- En iyi durum: 3 saat
- En kötü durum: 9 saat
- En olası durum: 5 saat
En iyi ve en kötü durumu biliyorsanız, en olası durumu belirlemek için bunların ortalamasını da alabilirsiniz (en iyi ve en kötü durumun arasında bir yerde).
Üç noktalı tahminin avantajı, en iyi, en kötü ve en olası sonuçları dikkate alarak riski azaltmasıdır.
Üç noktalı tahminin tek gerçek dezavantajı, uygulanmasının biraz daha uzun sürmesi ve daha önce hiç yapmadığınız görevler için tahmin yapıyorsanız ne kadar süreceğini bilemeyebilmenizdir.
5. Aşağıdan Yukarıya Tahmin
Bir iş kapsamı belgesi oluşturma aşamasına geldiğinizde, aşağıdan yukarıya bir tahmin yapmak faydalı olabilir.
Aşağıdan yukarıya tahmin, iş kırılım yapısını (WBS) kullanır. Bu yapıyı proje planınızdan alabilir ve bir projeyi, ayrı ayrı tahmin edilen ve ardından toplam proje maliyetini hesaplamak üzere bir araya getirilen bireysel görevlere ayırabilirsiniz.
Aşağıdan yukarıya tahmin tekniğinin avantajı, en doğru yöntem olması ve ayrıntılı yapısı sayesinde bir projenin tahmine kıyasla ilerlemesinin sağlam biçimde izlenmesini sağlamasıdır. Görevlerin tahmin edilenden daha uzun sürmeye başlaması durumunda bir projenin bütçeyi aşıp aşmadığını çok hızlı bir şekilde anlarsınız.
Aşağıdan yukarıya tahminin dezavantajı, hazırlanmasının zaman alması ve yalnızca bir projedeki her görevle ilgili tüm ayrıntıları bildiğinizde gerçekten kullanılabilmesidir.
Ayrıca, çok ayrıntılı hale gelerek (ve görev düzeyinde tahmin yaparak) bazen bir tahminin maliyetini şişirebilir. Bu nedenle, tahmininizin uygunluğunu doğrulamaya çalışırken benzerlik temelli tahminle birlikte kullanmak için harika bir tekniktir.
6. Kritik Yol Yöntemi
Kritik yol yöntemi (CPM), bütçeden çok proje zaman çizelgesiyle ilgilidir. Bununla birlikte, bu makalede incelediğimiz bazı tahmin yöntemleri maliyet tahminine odaklanırken, proje tahmininizin işin zaman çizelgesini de ele almasının öneminden söz ettik.
Kritik yol, projenin başlangıcı ile bitişi arasındaki en kısa süredir. Bir projede, eş zamanlı olarak gerçekleştirilebilecek bazı görevler ve bağımlılıkları olan başka görevler vardır.
Örneğin projeniz yeni bir dijital kiosk için yazılım uygulamaksa, kiosk kurulana kadar geliştirdiğiniz yazılımı kioska uygulayamazsınız.
Bu nedenle kiosku sipariş etme ve kurma görevleri projenin kritik yolunda yer alır ve kiosk monte edilip yazılımın yüklenmesine hazır hale gelene kadar proje tamamlanamaz (yani yazılım yüklenemez).
Süre bütçeyle nasıl uyumlu hale gelebilir? Müşteriniz projenin mevcut ekip ve planlanan zaman çizelgesiyle gerçekleştirilebilecek olandan daha hızlı teslim edilmesini istiyorsa, kaynak yönetiminizi karşılamak ve hedef teslim tarihine ulaşmak için projeye yeni kişiler eklemenize olanak tanımak amacıyla bütçeyi ayarlamanız gerekebilir. Kaynak yönetimi yazılımı, proje maliyetlerini ve ekip genelindeki çabaları görsel olarak düzenlemenize ve kaynaklarınızla ilgili olası durumları planlamanıza olanak tanıdığı için bu tür bir analizde faydalı olabilir.
Hangi Tahmin Tekniklerini Kullanmalısınız?
Doğru veya yanlış bir tahmin yöntemi yoktur ve bazen proje başına birden fazla yöntem kullanabilirsiniz! Hangi tahmin tekniğini kullanacağınıza karar vermek için, iş hakkında bildiklerinize ve ekibinizin ya da müşterinizin karar alma sürecinde bulunduğu aşamaya göre ihtiyaç duyduğunuz tahmin türünü göz önünde bulundurun.
Bu nedenle aşağıdan yukarıya tahmin en iyi yaklaşım gibi görünse de zamanınız ve kaynaklarınız kısıtlıysa veya hâlâ çok sayıda bilinmeyen varsa, en doğru yöntem olsa bile her zaman önerilmez.
Uygulamada Proje Tahmini
Daha önce hiç proje tahmini yapmadıysanız, şimdi denemek için iyi (ve güvenli) bir fırsat.
Bu çalışma için bir pasta yapalım. Hem de çok pahalı bir pasta.
Aşağıda pasta yapmak için bütçeye dayalı bir tahmin bulacaksınız. Bunun gibi bir belgeyi müşterinize sunabilir ve pasta yapma projesini başlatmak için 1.000 $ bütçe ayırıp ayıramayacaklarını görebilirsiniz. Ardından maliyet tahminini geliştirdikten sonra bir iş kapsamı belgesi oluşturur ve satın alma siparişiyle onay alırsınız.
Ardından harika pastanızı pişirirsiniz. Kabul etmek gerekir ki bu saçma derecede pahalı bir pasta, ama neyse, bunu hak ediyorsunuz.
Bu örnek tahmin, proje adı, proje yöneticisi ve tarih gibi bazı kritik proje bilgilerini içerir. Tahmin, görevleri aşamalara ayırır ve projenin her aşamasında hangi görevi kimin yapacağını ve uygulayacağı efor düzeyini gösterir.
Önemli olarak, bu tahmin örneğinde üçüncü taraf maliyetleri (çok cömert davranarak bunlara kâr payı eklemedik) ve müşterinin bütçe olarak kullanabileceği bir tahmin özeti de gösterilmektedir.
Bu proje bütçesi örneğinde risk bütçesi, değişiklik bütçesi, beklenmeyen durum payı veya varsayımları dahil etmedik; çünkü sonuçta bu sadece bir pasta ve işleri basit tutmaya çalışıyoruz.
Proje Tahmini Şablonu
Bir proje tahmini şablonu arıyorsanız şanslısınız. 100 bin dolar fiyatlandırılmış bir web tasarımı projesi için bu proje bütçesi şablonunu oluşturduk. Hazırladığımız proje planıyla eşleşir; böylece ikisini birlikte kullanabilirsiniz.
Şablonu indirin ve bu kılavuzun geri kalanını takip ederken kullanın.
Dosyalarda kendi projeleriniz için yeniden kullanabileceğiniz proje maliyeti tahmini ve proje tahmini şablonları bulunmaktadır. Excel için bir proje bütçesi şablonu arıyorsanız bu pakete onu ve basit bir proje tahmini kontrol listesini de dahil ettik.
Proje Tahmini Oluşturmadan Önce Bilmeniz Gereken 5 Şey
Kendi tahmininizi oluşturmak için bilmeniz gereken bazı şeyler vardır. İster kurum içinde çalışıyor ve ekibiniz veya işlevsel alanınız için yeni bir proje değerlendiriyor olun, ister bir ajans için çalışıyor ve potansiyel olarak müşteri işleri için görevlendiriliyor olun, mümkün olan en iyi tahmini oluşturmak için toplamanız gereken bilgiler şunlardır.
1. Projeyi tanımlayın
Herhangi bir şeyi tahmin etmeye başlamadan önce anlamanız gereken ilk şey, projeyi en başta neden yaptığınızdır. Müşterinin talimatlarını, neyi başarmaya çalıştıklarını ve nedenini anlamanız gerekir.
Projenin istenen sonuçlarını ve onlar için başarının nasıl göründüğünü anlamanız gerekir. Stratejik hedeflere ilişkin bu temel anlayış olmadan, projede çabayı nereye yoğunlaştıracağınızı bilmek zordur.
Proje teknik nitelikteyse, edinebileceğiniz tüm teknik özellikleri isteyin. Örneğin bir web sitesi projesi için, hangi platform üzerinde oluşturmak istediklerini, nerede barındırılacağını ve geliştirilmesi gereken işlevleri veya entegrasyonları sorun.
Müşteriniz henüz bilmiyorsa iki seçeneğiniz vardır: mevcut sitelerine dayanarak bazı varsayımlar/tavsiyeler oluşturabilir (ve bunları belgeleyebilir) ya da tahmini bir aralık sunup bu konuya daha sonra geri dönebilirsiniz!
2. Proje bütçesini sorun
Herhangi bir işe başlamadan önce müşterinin bütçesi hakkında bir fikir sahibi olmak iyidir. Müşteri çoğu zaman proje bütçesini bilmediğini söyler; bu da birkaç seçeneği görüşmeniz gerekeceği anlamına gelir. Birkaç rakam ortaya atıp müşterinin tepkisini ölçmeyi deneyebilirsiniz.
“Bu iş için 75.000 $ harcama konusunda ne hissedersiniz?” gibi bir şey söyleyin. Müşteri bunun gerçekten yüksek olduğunu söylerse daha düşük bir bütçeyi hedeflemeniz gerektiğini anlarsınız; projenizi anlamanıza dayanarak bu rakamla başarılı bir projeyi tamamlayamayacağınızı biliyorsanız, konuyu burada ve şimdi kapatabilirsiniz.
Bu, hem sizin hem de potansiyel müşteriniz için yeni bir alan olsa bile, ödemeleri imzalayan kişinin ne kadar harcamayı öngördüğü veya harcamasına izin verildiği konusunda bir fikri olmalıdır.
Bu bilgiyi en başta edinmek size çok zaman kazandırır ve müşterinizin ihtiyaçlarına uymayan bir tahmin/teklif oluşturmak için saatler harcamanın ve ardından gidip gelmenin ya da hayal kırıklığının önüne geçer.
3. Proje için bir planınız olsun
Bir projeyi tahmin ederken, en azından basit bir proje planınız varsa işiniz çok daha kolay olur. Gerçek şu ki, proje planını tahminle uyumlu hâle getirmek için düzenlemeniz (ve proje takvimini güncellemeniz) ve tahmini de proje planıyla uyumlu hâle getirmek için geliştirmeniz gerekecektir.
Maliyet tahmini ile proje planı arasındaki ilişki karşılıklıdır; birbirlerinden beslenirler. Plansız bir şekilde doğrudan tahmine girişirseniz, bunun anlamlı olabilmesi için kısa sürede ona eşlik edecek bir proje planına ihtiyaç duyacağınızı fark edersiniz.
Bununla birlikte, hızlı bir üstten alta tahmin yapmanız proje planlaması açısından da faydalı olabilir. Bunu bir proje planı taslağına benzetebilirsiniz. Amacı, bir başlangıç noktası belirlemek ve uygulanabilir olup olmadığını görmek için bir projenin farklı aşamalarına ne kadar çaba ayırabileceğinizi hesaplamaktır.
Özellikle ajans ortamındaki tahminler için önemli olan planın bir diğer temel bileşeni, proje üzerinde kimin çalışacağını ve ne kadar zaman harcayacağını değerlendirmektir.
Örneğin, web sitesi işleri yapan ve kıdem seviyeleri farklı olan üç geliştiriciniz varsa, saatlik ücret üzerinden tahmin yaptığınızı varsayarsak, farklı saatlik ücretler üzerinden faturalandırma yaparlar. En kıdemli geliştiricinin saat başına 250 $, orta-kıdemli geliştiricinin saat başına 175 $ ve junior geliştiricinin saat başına 115 $ ücretlendirdiğini varsayalım.
Tahmininizi, bu proje üzerinde çalışma olasılığı en yüksek kişinin kim olduğuna ve projenin her aşamasında veya her kilometre taşına ulaşmak için ne kadar zamana ihtiyaç duyacağını düşündüğünüze dayandırmanız gerekir.
Kıdemli yöneticilerin çalışmalara danışması veya çalışmaları gözden geçirmesi için tahmininize faturalandırılabilir bir süre eklemeyi unutmayın. Bu, baş geliştiricinizin bazı kodlara göz atması veya kreatif direktörün marka standartlarının doğru şekilde uygulanmasını sağlamaya yardımcı olması olabilir.
4. Neden tahmin yaptığınızı bilin
Doğru bir proje bütçesi elde etmek için mi tahmin yapıyorsunuz? Yoksa belirli bir rakama ulaşmak için mi? Yeni işler kazanmayı mı amaçlıyorsunuz, yoksa ileride daha fazla iş almak için bir projeyi zararına müşteri kazanma aracı olarak mı satıyorsunuz? Gelecekte bir grup projede kullanılabilecek ön keşif çalışmalarına yoğun yatırım yapmak mı istiyorsunuz, yoksa geliştirme için daha fazla çaba ayrılması gereken riskli bir teknik proje mi söz konusu?
Maliyet tahmininin her zaman bir bağlamı vardır. Büyük resmi bilmek, teknik açıdan doğru ancak proje için tamamen uygunsuz olabilecek bir şey üretmek üzere zamanınızı boşa harcamamanızı sağlar.
5. Ne tür bir tahmine ihtiyacınız olduğunu bilin
Bir proje bütçesinin müşteri tarafından onaylanıp imzalanmasından önce, bütçeyi tanımlama süreci vardır. Peki, müşterinin bütçesinin çok üzerinde olan ayrıntılı bir maliyet tahmini oluşturmak için zaman kaybetmediğinizden nasıl emin olabilirsiniz? Bir projenin farklı aşamalarında farklı tahmin türlerini kullanabiliriz.
Proje Tahminiyle İlgili Sık Sorulan Sorular
Proje tahminleri ne zaman oluşturulmalıdır?
Proje tahminleri, projelerle ilgili kararların alınmasına yardımcı olmak için oluşturulmalıdır. Bu, ekibin veya müşterinin bir projeyle devam edip etmeyeceğine karar vermesine yardımcı olmak ya da proje başlamadan önce projenin nihai bütçesini belirlemek amacıyla yapılabilir.
Bir projenin planlanmasının ilk aşamalarında daha genel ve kabataslak bir tahmin yapmanız, imzalanmış ve yürürlüğe konmuş bir iş bildirimi veya sözleşme elde etmek içinse daha ayrıntılı ve doğru bir proje tahmini hazırlamanız gerekebilir.
Çevik projelerde tahmin yapmak önemli midir?
Önemlidir, ancak geleneksel şelale projesinde olduğu gibi yapılmaz. Çevik yöntemde işler bir ürün iş listesinde kategorilere ayrılır ve sprintler içinde teslim edilir. Sprint planlama toplantısı sırasında özelliklerin sprint içinde tamamlanması için tahmin yapılır. Çalışma boyunca iş listesine yeni ögeler eklenir ve geçerliliğini yitiren ögeler kaldırılabilir.
Peki, müşteriye iş için genel bir fiyat vermeniz ve tamamlanma takvimini belirlemeniz gereken bir ajans veya sözleşmeli projede bu nasıl uygulanabilir? Bu zorlayıcı olabilir!
Projeleri yüksek mi yoksa düşük mü tahmin etmek daha iyidir?
Proje yöneticisi sorumluluklarınızdan biri, projeleri kârlı ve bütçe dahilinde teslim etmektir. Bu nedenle kolay ve güvenli seçenek, tahmininizi yüksek tutmak ve bütçenizin altında veya tam bütçeniz dahilinde kaldığınızda kendinizi ve ekibinizi çok başarılı göstermek için tahmininize bol miktarda pay eklemek olabilir.
Ancak bütçenizi şişirmenin bir proje riski, bunun ajansınıza projenin tamamına mal olabilmesidir. Çok yüksek bir tahminde bulunursanız proje fazla pahalı olduğu gerekçesiyle iptal edilebilir ve hiçbir zaman başlatılmayabilir.
Diğer uç noktaya gidip bir müşteriye uyum sağlamak amacıyla potansiyel bir projenin bütçesini düşük tahmin ederseniz, ajansınızı veya ekibinizi projeyi zararına yürütmek ya da teslim edebilmek için bazı noktaları gözden çıkarıp kaliteden ödün vermek zorunda kalabileceğiniz bir konuma sokma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Gerçek yanıt şu: tahmin ipinde dengede yürüyün. Çok yüksek veya düşük tahmin yapmak arasındaki dengeyi doğru kurmak, güvenlik ve risk olmak üzere bu iki unsur arasındaki gerilimi yönetmenizi sağlar—müşterinin kabul edebileceği, ancak projeyi bütçe dahilinde teslim etmenize yetecek kadar yüksek bir maliyet tahmini oluşturmanıza olanak tanır.
Nihai Proje Bütçesini Yönetme
Bir bütçe belirledikten ve müşteri tarafından onaylandıktan sonra, proje boyunca bütçe kullanımını yönetmeniz ve takip etmeniz gerekir. Bütçenizi tahsis etmek ve yönetmek (aynı zamanda herkesin yapılacak işlerini takip etmek) için proje yönetimi yazılımınızı kullanabilirsiniz.
Bunu yapmanın birkaç yolu vardır ve bu yazıda bunların tümünü ele alacak zamanımız yok. Ancak bütçenizi yönetmeniz için gerekli kaynaklar olmadan sizi asla bırakmayız; bu nedenle uzmanların bazı ipuçları için proje yönetimi yaşam döngüsü ve kapsam kayması hakkındaki yazılarımıza göz atmayı unutmayın.
Proje yöneticisinin neredeyse hiç fonu olmadığı gerçek hayattan bu bütçe yönetimi örneğine göz atın.
Sırada Ne Var?
Proje bütçelemesi konusunda daha fazla yardıma veya proje bütçesi yönetimiyle ilgili tavsiyeye mi ihtiyacınız var? Galen’in proje tahmin sürecinizi iyileştirmenin yolları hakkındaki yazısına göz atın ve doğru zaman takibinin proje bütçelerinizi iyileştirmeye nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.
