Proje Ekibi Geçişlerini Yönetmek İçin Çalma Listesi: 2022’nin Büyük İstifası
2020 öncesinde, ‘sosyal mesafeli’ gibi ifadelerin gerçekten fazla bir anlamı veya bağlamı yoktu. Pandemi, ‘sosyal mesafeli’ gibi ifadeleri sözlüğümüze eklemekle kalmadı; aynı zamanda ‘2022’nin büyük istifası’ gibi yeni ifadeler de görmeye başladık. Kuruluşlar kurumsal yeniden yapılanma süreçlerinden geçiyor ya da insanlar gönüllü olarak daha iyi fırsatlara yönelmeye karar veriyor olsun, insanlar mevcut işverenlerinden ve ekiplerinden ayrılıyor.
Kelime dağarcığımızı genişletmenin yanı sıra pandemi, karantinadayken kendimizi meşgul etmek için çoğumuzu yaratıcı olmaya da zorladı. Netflix'te arka arkaya diziler izlemek, elinize geçirebildiğiniz her masa oyununu oynamak ve mahallenizi keşfetmenin yanı sıra müziğe ve Spotify gibi uygulamalara da yönelmiş olabilirsiniz. Müzik hayatımızın film müziği olduğuna göre, değişimler ve ekip geçişleri boyunca bize rehberlik edebilmesi de son derece uygun.
15 yılı aşkın süredir hem büyük kurumsal şirketlerde hem de yeni girişimlerde proje lideri olarak personel geçişleri yaşayan ve ekipleri bu süreçlerde yöneten biri oldum. Geçişler hem ekipler hem de liderler için zor olabilir; ruhunuzu yatıştıracak müzik gibi bir şeyin olması son derece yardımcı olabilir. Sizi ve ekibinizi bir geçiş sürecinde desteklemek için geçişlerden ilham alan çalma listemi takip edin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ritmi yakaladıysanız ve çalma listesini indirmek istiyorsanız, listeye Spotify üzerinden buradan ulaşabilirsiniz.
Değişim Rüzgârı - ‘2022’nin Büyük İstifası’
Gelecek havada
Scorpions tarafından seslendirilen ‘Değişim Rüzgârı’
Her yerde hissedebilirsin
Değişim rüzgârıyla esiyor
İnsanlar hareketsiz kalmak için yaratılmamıştır. Hareket ve geçiş yaşamın bir parçasıdır. Scorpions'ın söylediği gibi, değişim her yerdedir ve rüzgârın esmesi kadar sık gerçekleşir. İnsanlar çeşitli nedenlerle rollerini değiştirebilir ve bir ekipten ya da kuruluştan ayrılabilir.
Ancak son dönemdeki eğilimler ve veriler, insanların 2020 öncesine kıyasla daha büyük sayılarda harekete geçtiğini gösteriyor. Gartner'a göre, “Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışanların yıllık gönüllü işten ayrılma oranının bu yıl yaklaşık %20 artması bekleniyor; pandemi öncesindeki yıllık ortalama 31,9 milyon çalışanın işinden ayrılmasından 2022'de 37,4 milyon çalışanın ayrılmasına çıkacak” (Gartner).
İlk bakışta, gönüllü işten ayrılmalardaki %20'lik artış, insan kaynakları personeli ile kuruluşun işe alım ve çalışanları elde tutma planları açısından daha çok endişe kaynağı gibi görünebilir. Ancak bir kuruluştan ayrılan kişiler sizin projenizde yer alan kişiler olabilir.
Proje yöneticisi olarak, bu eğilimin 2022'de ve 2023'e kadar devam etmesinin muhtemel olduğu düşünüldüğünde, bu durum sizi ciddi şekilde endişelendirmelidir. Projeniz için yeterli kaynak ve kişiye sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.
Proje sırasında proje ekibinizin bir üyesi ayrılırsa ne olur? Bu durum yalnızca ekip moralini ve dinamiklerini etkilemekle kalmaz; aynı zamanda proje kapsamı, kaynak kullanımı, paydaş katılımı, iletişim ve risk gibi alanları da etkiler. Bir proje yöneticisinin yalnızca ekip dinamiklerindeki değişimler boyunca ekibe rehberlik etmesi değil, aynı zamanda bunun proje üzerindeki nihai etkisini analiz edip planlaması da gerekebilir.
Şimdi, büyük istifanın bir parçası olmaya karar veren bir kişinin projenin hangi alanlarını etkileyebileceğine ve bir proje yöneticisinin bu geçiş sürecinde ekibine yardımcı olmak için neler yapabileceğine daha yakından bakalım.
Ayrılmak Zordur: Ekip Morali Üzerindeki Etki
Birlikte atlattığımız her şeyi düşün
Neil Sedaka tarafından seslendirilen ‘Ayrılmak Zordur’
Ve ayrılmak zordur
İnsanlar çeşitli nedenlerle proje ekibinizden ayrılabilir. Kariyerimin önceki dönemlerinde, çok büyük ve kamuoyuna açık bir kurumsal yeniden yapılanma geçiren bir kuruluşun parçasıydım. Kararlar alındı ve bu kararların çoğu, proje ekiplerinin üyelerinin şirketten istemleri dışında ayrılmasıyla sonuçlandı (başka bir deyişle: işten çıkarmalar oldu). Bu kadar çok yetenekli iş arkadaşının kuruluştan ayrıldığını görmek hem üzücü hem de korkutucuydu.
Öte yandan, hem ekip üyesi hem de proje yöneticisi olarak, ekip üyelerinden birinin heyecan verici yeni bir fırsat için ayrılmaya karar verdiği birçok proje ekibinin parçası oldum. Bu, kariyerlerini ilerletmek, yeni bir iş kurmak ya da kişisel nedenler için bir fırsat olabilir. Bu gibi durumlarda ekip arkadaşlarının istekleri ve hedefleri doğrultusunda ilerleyip yollarına devam ettiğini görmek harikadır.
Ancak bir ekip üyesi ister istemeden ister kendi isteğiyle ayrılsın, ekip morali ve dinamikleri üzerinde bir etki olacaktır. Proje ekibinin geride kalan üyeleri üzüntü, korku, mutluluk, kıskançlık, umutsuzluk ve kaygı gibi çeşitli duygular yaşayabilir.
Bir proje yöneticisi olarak bir proje sırasında birçok farklı rol üstlenebilirsiniz. Bir danışman gibi davranmanız ve zaman zaman dayanılacak bir omuz olmanız gerekebilir. Ekip üyeleri bir üyenin ayrılması nedeniyle üzüntü duyarsa, moral etkilenir ve bu durum ekip verimliliğini etkileyebilir. Neil Sedaka'nın şarkısında söylediği gibi, ayrılmak kesinlikle zor olabilir; özellikle ekip iyi kaynaşmışsa ve güçlü profesyonel ve kişisel ilişkiler kurulmuşsa.
Bir ekip üyesinin ayrılmasının ardından ekip moralinin düşük olduğunu gören bir proje yöneticisiyseniz, ekibinize değişikliklerin normal olduğunu ve kötü bir şey olmadığını hatırlatmanız ve güven vermeniz önemlidir. Geçişler ve değişimler doğaldır ve herkes kariyerinin bir noktasında bunları deneyimleyecektir.
Ayrılan ekip üyeniz ekipteki kişiler tarafından sevilen ve onların arkadaşı olan biriyse, ekip üyelerinizi bu kişiyle iletişimde kalmaya ve iletişim için LinkedIn gibi uygulamaları kullanmaya teşvik edin. Bu üyenin ayrılmış olması, dünyanın yüzünden silindiği anlamına gelmez! İlişkiler sürdürülebilir (ancak ileride farklı olabilirler).
Aynı şekilde, geçiş döneminde ekibinize yaşananları sindirmeleri için zaman ve alan tanımak da iyi olabilir. Bazen proje ekibinin sevilen bir üyesini kaybetmek, aileden birinin ölümünü yaşamak gibi hissedilebilir.
Ekip üyelerinizin çeşitli duygular yaşamasına izin verin ve desteğe ya da konuşacak birine ihtiyaç duymaları hâlinde yüz yüze veya sanal olarak ulaşılabilir olun. Geçiş süreci zorsa, ihtiyaç duyabilecekleri her türlü desteği veya ilgiyi sağlamak için samimi olun ve ekibinizle iletişim kurun.
Son olarak, ekibinize hâlâ bir ekip olduklarını hatırlatmak da iyi bir fikirdir. Bir üyenin ayrılması, ekibin artık var olmadığı anlamına gelmez. Ekibinizden, ekip olarak güçlü oldukları veya iyi yaptıkları bir şeyi belirlemelerini istemek gibi bir etkinlik deneyin. Böyle bir etkinlik, ekibin dikkatini iyi olan şeylere yeniden yöneltmeye yardımcı olabilir. Unutmayın—"ekip" kelimesinde "ben" yoktur!
İşleri Yoluna Koymak: Kapsam Üzerindeki Etki
Ve işlerle ilgileneceğim (her gün)
Bachman-Turner Overdrive tarafından seslendirilen ‘İşlerle İlgilenmek’
İşlerle ilgileneceğim (her şekilde)
Bir projenin planlama veya hazırlık aşamasında, proje yöneticisi ve ekibi tamamlanması gereken tüm proje çalışmalarını (proje kapsamını) analiz etmiş olur. Bu doğrultuda, bütçeler ve kaynak planları proje kapsamı temel alınarak hazırlanır.
Proje planlama aşamasında, tüm kaynakların (projede yer alan kişiler de dâhil) proje sırasında ihtiyaç duyulduğunda ve projenin tüm süresi boyunca kullanılabilir olacağı varsayılmış olabilir. Klasik Kanada şarkısı ‘İşlerle İlgilenmek’in ima ettiği gibi, proje ekibinin projeyi proje süresi içinde tamamlayabileceği ve işleri bitirebileceği varsayılır.
Bir ekip üyesinin ayrılmasının ardından bu varsayım artık geçerli değilse ne olur? Projenin kapsamı kalan ekip üyeleri tarafından tamamlanabilir mi? Bunlar, tüm proje ekibinin kapsam bildirimini (WBS, epikler ve kullanıcı hikâyeleri) gözden geçirmesini ve kalan ekibin bunu tamamlayıp tamamlayamayacağını belirlemesini gerektiren çok önemli sorulardır. Bu işlem, sponsor gibi paydaşlara iletişim gönderilmeden (ve muhtemelen kapsamı değiştirme talebinde bulunulmadan) önce yapılmalıdır.
Bir ekibe analizinde yardımcı olmak için, kalan kapsamla ilgili iş atamalarını yeniden dağıtmaya yönelik bazı seçenekler mevcuttur. Projenin kapsamında değişiklik talep edilmeden önce, kaynak dengeleme ve kaynak yumuşatma gibi kaynak tahsisi yöntemleri uygulanabilir.
Aynı şekilde, ekip üyeniz ekipten ayrılmadan önce, üzerinde çalıştığı görevleri ve faaliyetleri ve devir planının nasıl görünebileceğini açıklayan bir tür geçiş planı hazırlanmalıdır. Bu geçiş planının bir parçası olarak, çalışmaların tamamlanması için gerekli olacak beceriler, bilgiler ve birikim de belirlenmelidir.
Ekip, mevcut kaynaklarla kalan kapsamı tamamlayamayacağı sonucuna varırsa, proje yöneticisi bu noktada projenin sponsoruyla (ve gerekli diğer paydaşlarla) iletişime geçerek kapsamın azaltılmasını, takvimin uzatılmasını veya kapsamın tamamlanmasına yardımcı olması için başka bir ekip üyesi işe alınması amacıyla bütçenin artırılmasını talep etmelidir. Unutmayın—kapsam, üçlü kısıtın bir parçasıdır.
Azalan ekip kapasitesini karşılamak için kapsamda yapılacak bir değişiklik, projenin bütçesini ve/veya takvimini etkileyebilir ve dikkatle değerlendirilmelidir. Ekip geçişi nedeniyle değişiklik talep etme süreci, projenin değişiklik yönetimi planına dâhil edilmelidir.
Dostlarımın Küçük Bir Yardımıyla: Kaynaklar Üzerindeki Etki
‘Dostlarımın küçük bir yardımıyla idare ederim’
The Beatles tarafından seslendirilen ‘Dostlarımdan Küçük Bir Yardımla’
Bir ekip üyesinin ayrılması, birbirine sıkı sıkıya bağlı ekipleri etkiler. Ekip iyi kaynaşmış ve ilişkiler kurulmuşsa, ekip üyeleri projedeki çalışmaları tamamlamak için ‘dostlarından küçük bir yardım’ almış olabilir.
Bir ekip üyesi ayrıldığında, bu durum elbette proje için kaynak planını etkileyecektir. Belirtildiği gibi, tüm proje ekibinin proje süresince birlikte çalışacağı varsayılmış olabilir. Birisi ayrıldığında ne olur?
Burada doğru zihniyete sahip olmak çok önemlidir. Bir proje yöneticisi, ekipten yalnızca bir ‘kaynağın’ değil, bir insanın ayrıldığını hatırlamalıdır. Ayrılan üyenin basitçe yerine başka birinin konulabileceği zihniyetiyle proje kaynaklarını ele almak soğuk ve duyarsız (hatta düpedüz acımasız) görünür. Bir insanın yerini dolduramazsınız, ancak o kişinin boşalttığı rolü doldurabilirsiniz.
Ekipte mevcut olan role bakmak, benimsenebilecek daha olumlu bir zihniyet olabilir. Proje ekibinde hangi işler, beceriler ve deneyimler artık eksik? Bu eksiklik mevcut ekip üyeleri tarafından giderilebilir mi? Giderilemiyorsa, proje yöneticisi bu eksikliği gidermek için sponsordan ve diğer kilit paydaşlardan destek isteme olanağına sahip mi (bu destek, yeni bir ekip üyesi işe almak için bütçe ayrılmasını da içerebilir)?
Bu zihniyeti benimsemek, ekip içinde saygı ve özen kültürü oluşturulmasına da yardımcı olabilir. Ekip, herhangi bir zamanda yerine yenisi konulabilecek basit bir ‘kaynak’ olmadıklarına inanırsa, kendilerini daha değerli ve saygı görmüş hisseder ve ekipte yer almaya daha bağlı olurlar. Unutmayın, empatiyle proje yönetmek, bir proje yöneticisinin sahip olması gereken, planlama ve yürütme becerisi kadar önemli bir beceridir.
Duyduk Duymadık Demeyin: Paydaşlar ve İletişim Üzerindeki Etki
Gördüklerinin yarısına inan derler, oğlum
Marvin Gaye tarafından seslendirilen ‘I Heard It Through the Grapevine’
Ve duyduklarının hiçbirine
Bir ekip üyesi proje ekibinden ayrıldığında, bu durum kuşkusuz bazı paydaşlarınız için haber niteliğinde olacaktır. Ayrılığın koşullarına bağlı olarak bu haber olumlu ya da olumsuz olabilir. Büyük istifa dalgası devam ederken, ekibinizdeki değişiklikleri ve geçişleri paydaşlara iletmeniz gerekecektir.
Paydaşlar bir ekip üyesinin ayrıldığını duyup şöyle düşünmeye başlayabilir: “Hmmm… Acaba ekip kültürü kötü mü? Bu kişi neden ayrıldı?” Ekip üyesinin ayrılması gibi bilgiler doğrudan ele alınmazsa dedikodulara yol açabilir ve proje ekibinin dikkatini istenmeyen şekilde dağıtabilir.
Yanlış bilgilerin kulaktan kulağa yayılmasını istemiyorsanız, proje ekibindeki geçişlerle ilgili haberleri doğrudan paydaşlarla paylaşmanız en iyisidir. Proje paydaşlarının katılımı ve iletişim planının bir parçası olarak, proje durum raporu gibi araçlar personel değişiklikleri hakkında paydaşları bilgilendirmek için bir araç olarak kullanılabilir.
Paydaşlar geçişin nasıl yönetildiği konusunda endişeliyse ve ortada çok fazla belirsizlik olduğunu düşünüyorsa, geçiş planı gibi bir belgeyi paylaşmak da yararlı olabilir. Proje ekibinde olduğu gibi, paydaşlara soru sorma ve sahip olabilecekleri endişeleri paylaşma fırsatı tanıyın. Proje ekibine benzer şekilde, paydaşlar da kaygı hissedebilir. Endişelerini paylaşmaları için onlara fırsat tanırken, geride kalan proje ekibinin bağlılığını da hatırlatmak en iyisidir.
More Articles
- Teknolojideki Proje Yöneticileri İçin En İyi 15 Yazılım Proje Yönetimi Kitabı
- 2026’da Okunması Gereken En İyi 16 Proje Yönetimi Kitabı
- 2026’nın En İyi 17 BT Proje Yönetimi Kitabı
- 2026’da Okunacak En İyi 18 Proje Yönetimi Bülteni
- Yapay Zekâ Destekli Proje Yöneticisi ve Eğitimci, Projelerin İşleyişini Temelden Değiştiren Basit Bir Yapay Zekâ İş Akışını Paylaşıyor
Riskli İşler: Risk Yönetimi Üzerindeki Etki
Benim söylediklerimi tekrarla. Tedbirli olmak, sonradan pişman olmaktan iyidir
A-ha tarafından seslendirilen “Take On Me”
Hiç kimse proje ekibinden bir üyenin ayrılmasını istemez. Ancak istifalardaki eğilim göz önüne alındığında, projeniz sırasında bunun asla gerçekleşmeyeceğini düşünmek muhtemelen iyi bir fikir değildir. McKinsey & Company tarafından Temmuz 2022'de gerçekleştirilen bir araştırma, çalışanların %40'ının 3 ila 6 ay içinde mevcut işlerinden ayrılmayı düşündüğünü gösteriyor.
%40! Bu hiç de önemsiz bir oran değil. Ekip üyeleriniz gerçekten ayrılmasa bile, bu yine de plan yapılması gereken bir risktir. 80'lerin popüler şarkısı “Take on Me”nin aksine, tedbirli olmak sonradan pişman olmaktan iyidir. Gerçekleşmesi çok muhtemel bir risk için plan yapmayarak şansınızı denemek iyi bir fikir değildir.
Bu olasılığı proje için hazırlanan risk yönetimi planına dahil edin ve gerekirse riskin gerçekleşmesi durumunda uygulanacak bir acil durum planı oluşturun. Risk gerçekleşirse ekibiniz, riskin etkisini azaltmak için hangi adımları atabilir? Bazı fikirler şunlardır:
- Bilgi aktarımı oturumlarını planlayarak bilginin yalnızca tek bir kişinin sorumluluğunda olmasını önlemek
- Birinin ayrılması ve yeni bir ekip üyesinin işe alınması gerektiğinde kullanılmak üzere iyi proje belgelerine sahip olmak
- Mümkünse, bir ekip üyesinin gerçekten ayrılması ve yeniden planlama için zaman gerekmesi ihtimaline karşı proje etkinliklerinde/görevlerinde biraz esneklik bırakmak
Bir ekip üyesinin ayrılma riskinden kaçınamayabilirsiniz; ancak her zaman olduğu gibi, böyle bir durum gerçekleşirse proje ekibinin hazırlıklı olmasını sağlamak için bir planınız olmalıdır.
Değişiklikler: Tupac Haklıydı
İşte hayat böyle (Değişiklikler). Hiçbir şey bir daha aynı olmayacak
Tupac Shakur'un ‘Değişiklikler’ şarkısı
Evet, değişiklikler ve geçişler yaşanacak. Tupac, “Değişiklikler” şarkısında belirttiği gibi, proje ekibindeki hiçbir şey eskisi gibi olmayacak. Değişiklikler gerçekleştiğinde ve bir geçiş dönemi yaşandığında, ekibin dinamikleri etkilenecek; muhtemelen bir projenin kapsamı, kaynakları, paydaş katılımı, iletişimi ve riskleri de bundan etkilenecektir.
Ekibiniz şu anda Büyük İstifa'nın bir parçası olarak bir geçiş sürecinden geçiyorsa, ekip üyeleri proje liderlerinden yalnızca taktiksel sonraki adımları değil, aynı zamanda destek ve liderlik de bekleyecektir. Geçişler zor olabilir; ancak buna olumlu bir düşünce yapısı ve tutumla yaklaşarak proje ekibi ilerleyecektir.
Siz veya proje ekibiniz bir geçiş sürecinden geçiyorsa, sizin için işe yarayan ipuçlarını veya püf noktalarını Twitter ya da LinkedIn üzerinden paylaşabilirsiniz.
