İnsanları Farkına Bile Varmadan Nasıl Yönetirsiniz?

İnsanlar Farkına Bile Varmadan Nasıl Yönetilir?

Proje yönetimindeki başlıca zorluklardan biri, insanların kendilerini etkili bir şekilde yönetebilmelerini sağlayacak şekilde onları nasıl yöneteceğinizi öğrenmektir. Bu üç temel kılavuz, ekibinizi yenilik yapmaya ve kararlarında sahiplenme duygusu ile özerklik geliştirmeye nasıl teşvik edebileceğinizi açıklıyor.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Katkınızı Gerektiren Konulardaki Beklentileri Belirleyin

Dürüst olalım: Ekibiniz yardım talepleriyle sizi bunaltıyorsa mevcut liderlik tarzınız, sizin olmadan karar vermeleri konusunda onlara güvenmediğinizi gösteriyor. Bunu düzeltmeniz gerekiyor—hem de hemen.

Kendi referansınız için bile, hangi tür sorunların katkınızı gerektirdiğini ekibinizle netleştirmediyseniz insanları nasıl yöneteceğinizi bilmek zordur. Örneğin, açılış sayfasındaki görselde hangi yazı tipinin kullanıldığı sizin için önemli mi? Ekibin dâhilî iş akışlarını yönetmek için kullandığı araç? Muhtemelen işin ince ayrıntılarını oluşturan estetik ve teknik detayları nasıl tanımlayacağınızdan çok, takvimi veya bütçeyi etkileyen değişikliklerle ilgileniyorsunuz.

Rahatlık düzeyinize, müşteri gereksinimlerine ve projenin niteliğine göre, ekibin harekete geçmesinden önce hangi tür sorunlarda geri bildiriminizin gerektiğini net bir şekilde belirleyin. Ardından sözünüzün arkasında durun. Sizin tarafınızdan atılacak herhangi bir geri adım kafa karışıklığına yol açacak ve talep yağmurunu yeniden başlatacaktır.

2. Beklentilerinizi Pekiştirin

Beklentilerinizi netleştirdiğiniz hâlde ekip hâlâ bu yönergelere uymuyorsa, anlaşmanın kendi üzerine düşen kısmını yerine getirmeyi onlara öğretmeniz gerekir. Yaptığınız işte bu kadar iyi olduğunuz için insanların kolay yolu seçmek ve olası seçenekleri tartıp karar verme gibi zor işi size bırakmak istemeleri doğaldır. Yeni veya işi öğrenmekte olan kıdemsiz bir çalışanınız varsa bu sorun değildir, ancak belirli bir noktadan sonra ekip arkadaşlarınıza gelişmeleri için ihtiyaç duydukları deneyimi kazandırmanız gerekir.

Elbette ekibinizde sürekli olarak bağımlı davranan biri olacaktır. Fazla yönetim isteyen insanları nasıl yöneteceğinizi bilmek istiyorsanız tavsiyem şu: Durumu onların aleyhine çevirin. Bir dahaki sefere, son iki haftayı araştırarak geçirdikleri raporun ana hatlarını nasıl oluşturacaklarını soran biri olduğunda, bu konudaki son derece güçlü kişisel görüşünüzü açıklama dürtüsüne direnin ve bunun yerine onlara ne düşündüklerini sorun.

Karar verme konusundaki parlaklıklarını sergileme sırasının kendilerinde olduğuna dair ipucunu anlamıyorlarsa, ne yaptıklarını onlara gösterin. Bunun farkında bile olmayabilirler. Bu konuda hâlâ size danışma ihtiyacı hissetmelerinin nedenini sorun ve kendi başlarına harika bir çözüm bulacaklarına güvendiğinizi yineleyin. Çoğu zaman suçlu özgüven eksikliği (veya alışkanlık gücü) olur; özellikle çevik bir projede koç sizseniz ekibinizin bu becerileri geliştirmesine zaman tanımanız gerekir.

Ancak “Siz ne düşünüyorsunuz?” sorusunun umduğum sonuçları vermediği birkaç deneyimim oldu. Bu noktada gizli proje yönetimini bir üst seviyeye taşımanız gerekebilir: Ekibiniz sürekli olarak size anlık mesajlar gönderiyorsa bir süre çevrimdışı olun (Evet, bu mümkün! Dünya sona ermeyecek, söz veriyorum!). Kapınızı kapatın. Ulaşılmaz olduğunuzu göstermek için ne gerekiyorsa yapın. Ancak bunu yapmadan önce, ekibinizin net bir teslim tarihiyle birlikte XYZ'yi sağlayan bir çözümü kendi başına bulması gerektiği beklentisini belirleyin.

Onları görmezden geldiğiniz izlenimini yaratmadan bu müdahalesiz yöntemle insanları nasıl yöneteceğinizi bulmak zor olabilir—ki kesinlikle yapmaya çalıştığınız şey bu değil. Bunun için ekip arkadaşlarınızın her biriyle haftalık bire bir toplantılar planlayın. Görüşmek için belirlenmiş bir zamanın olması, müsait olmanızı beklerken sorularını ertelemeyi öğretir ve aksi takdirde alabileceğiniz gereksiz taleplerin sayısını umarız azaltır. Bire bir görüşmeye geldiklerinde konuşacak bir şeyleri yoksa toplantıyı erken bitirin. Bir sonraki hafta gündem maddelerinden oluşan bir listeyle hazırlıklı gelmemelerine şaşırırdım. Bu, ekibinize kendi kariyerlerinin yönlendiricisi olmayı öğretmenin bir başka incelikli yoludur.

3. Ekibinize Balık Tutmayı Öğretin

Bilirsiniz şu atasözünü: Birine balık verirseniz bir günlük yiyeceği olur. Birine balık tutmayı öğretirseniz, ömür boyu karnını doyurursunuz.

Yukarıdaki örnekte bir ekip üyesi size bir raporun ana hatlarını nasıl oluşturacağını sordu. Farkında olsun ya da olmasın, çözümden fayda sağlayacak daha kapsamlı bir sorunu ortaya koyuyordu. Şöyle ki, projenin bir teslimat şablonu olsaydı ekibin yeni bir göreve başlarken size danışması gerekmezdi. Özellikle çevik bir projeyi yönetirken bu, balık tutmayı öğretmek için mükemmel bir fırsattır. Bir sonraki günlük toplantınızda ekibe, teslimat formatında bazı tutarsızlıklar gözlemlediğinizi bildirin ve gelecek haftaya kadar bir çözüm uygulama görevini onlara verin. Ardından geri çekilip sonuçları bekleyin. İnsanları bu şekilde yönetmeyi öğrenirken ekibinizin kendi başına neler ortaya çıkarabileceğine şaşırabilirsiniz; bunun da ilerleyen aşamalarda projeleriniz için zincirleme faydaları olacaktır.

Yakın zamanda projelerimden birinde buna benzer bir şey oldu. Ekip sorunu dikkatime sunduğunda, çocukken okuduğunuz şu “kendi maceranı seç” kitaplarından birinin içindeymişim gibi hissettim:

• Seçenek 1: Sorunu kendiniz çözün. Bu daha hızlı ve verimli olacaktır.
• Seçenek 2: Ekibe ne yapacağını söyleyin. Müşteriyi o kadar iyi tanıyorsunuz ki ortaya attığınız fikri seveceklerini zaten biliyorsunuz.
• Seçenek 3: Ekibe bir sorun olduğunu bildirin. Bir çözüm tasarlama isteğine karşı koyun ve nasıl düzelteceklerine onların karar vermesine izin verin.

Elbette 1. ve 2. seçenekler kesinlikle en az dirençle karşılaşacağınız yolları sunuyor; ancak devam eden maceranızda 100. sayfaya geldiğinizde, çözümünüzün kısa vadede bir süre işe yaradığını, uzun vadede ise projeyi çıkmaza soktuğunu göreceksiniz:

1. 1. Seçenekte kendinizi tüketirsiniz. Proje başarısız olur çünkü kendinizi o kadar vazgeçilmez hâle getirirsiniz ki beklenen bütçe açığı hakkında strateji geliştirme fırsatını asla bulamazsınız. Ayrıntılara odaklanır, bir PM olarak işinizin temelini oluşturan insanları ve projeleri nasıl yöneteceğinize odaklanmazsınız.
2. 2. Seçenekte ekip başarılı bir çözüm sunar, ancak yetkinlikleri hiçbir zaman ilerlemez. Yüksek performans gösterenler size karşı kızgınlık beslemeye başlar. Daha zayıf olanların gelişimi engellenir. İşten ayrılmalar yaşanır ve geride kalan ekip üyeleri size ya da birbirlerine güvenmez hâle gelir. Proje zarar görür.

Abartılı mı? Belki biraz. Ancak asıl mesele şu: Ekibime raporları daha hızlı teslim etmeleri gerektiğini söylediğimde bir stil kılavuzu oluşturdular ve kurum içi bir kalite güvence süreci başlattılar. Çözüm, kendi başıma ortaya koyabileceğim her şeyden daha yaratıcı ve kapsamlıydı. İncelemeye harcadığım süre %10 azaldı ve artık ekipteki herkes yapılması gerekenler konusunda ortak bir anlayışa sahip. İşi yönetmesi için ekibinize güvenin; onlar da kendilerine liderlik etmeniz için size güvenecektir.

Yolculuğun Tadını Çıkarın

İnsanları ve projeleri nasıl yöneteceğinizi öğrenmek bir gecede gerçekleşmez. Bunu bu kadar ilginç kılan şeyin bir parçası da budur! Ekibinizi proje olarak yönetmek, tekrar ve sabırla güven geliştirmeyi gerektirir. Çevik ekiplerde çalışan bizler için çevikliğin yinelemeli bir süreç olduğunu, ancak aynı zamanda bireyler tarafından yönlendirildiğini hatırlamak önemlidir. Çevik PM olarak daha az müdahaleci bir rol üstlenmeyi başarırsanız ekip, sizin biraz rehberliğinizle sorunları kendi başına çözmeyi öğrenir. Kim bilir? Hatta ekibinizle birlikte ya da tek başınıza huzur içinde bir kahve molası verebilirsiniz.

Ekibinizi organizasyonel veya ekip temelli bir değişim sürecinde yönetmeye mi çalışıyorsunuz? Bu geçiş dönemlerinde ekiplerinize nasıl liderlik edebileceğiniz hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.