Mikro Yönetim Yapmadan Son Teslim Tarihlerine Nasıl Uyulur
proje yöneticisi rolü hakkında en belirleyici şeylerden biri, çoğu zaman “kötü adam” olmaya rahatça katlanmanız gerekmesidir; ancak bu yine de eğlenceli değildir! Genellikle uymasını ve işlerin olması gerektiği şekilde ilerlemesini sağlamak bizim sorumluluğumuz olduğundan, proje yöneticileri diğer iş akışını sık sık izler ve zaman zaman müdahale ederek yönü düzeltmek ya da tüm ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için biraz baskı uygulamak zorunda kalır.
Son tarihlere uyulmasını sağlamak, proje yöneticileri için en büyük zorluklardan biridir; bunun başlıca nedeni, yüzlerce şekilde destekleyebilmenize rağmen bir başkasının onun YERİNE yapamamanız ve insanların zamanında tamamlayacağından emin olmak için muhtemelen bütün gün oturup onları izlemeye vaktinizin olmamasıdır. İşte ; böylece ve kendinizi başarıya hazırlayabilir, insanların sağlamak için “kötü polis” moduna geçmekten veya onları mikro yönetmekten kaçınabilirsiniz.
1. Başlangıçtan İtibaren Net Beklentiler Belirleyin
Bir başlangıcında, ne zaman tamamlanmasının beklendiğini açıkça iletmek için birkaç fırsatınız olmalıdır. Son tarihler, başlangıç toplantıları ve oryantasyonu sırasında bahsedilen ilk konulardan biri olmalı; ayrıca iş kapsamı belgeniz, veya erişebildiği herhangi bir belgede ilgili tüm son tarihler açıkça belirtilmelidir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Başlangıç toplantısında, temel hedefleri ve son tarihleri belirtilmiş önemli kilometre taşlarını ana hatlarıyla açıklayan kısa bir bilgilendirme belgesini dağıtmayı severim. Ayrıca hangi maddeden kimin sorumlu olduğu konusunda herhangi bir karışıklık olmadığından (ve bu son tarihlerin gerçekçi olduğundan) her zaman emin olurum.
Başlangıç toplantıları sırasında da sorular sorar ve herhangi bir karışıklık olmadığından emin olurum. Toplantınızı veya kısa ekip görüşmenizi “Herkes ne yapacağını ve işin ne zaman teslim edilmesi gerektiğini biliyor mu?” diye sorarak kapatmanın hiçbir sakıncası yoktur! Umarım , bir şey net olmadığında her zaman söz alabileceklerini veya size soru sorabileceklerini bilmelerini sağlayan bir ilişki de kurmuşsunuzdur.
2. Takım Oyuncusu Olun
İlişkilerden söz etmişken, bunu daha önce de söyledim ve yine söyleyeceğim: büyük ölçüde güven, dürüstlük ve , sorunlar PROBLEME dönüşmeden önce size rahatça iletebilmesini sağlamakla ilgilidir. Bu ilişkileri kurmanın en iyi yolu, kendinizi kullanan bir üst yönetici gibi konumlandırmak yerine bir parçası olmaktır. Rolünüzü cezalandırmaktan çok destek sağlamak olarak tanımlamanız büyük fark yaratabilir.
, sözleriniz ve davranışlarınızla, onları tökezleyip başarısız olmalarını izlemek için değil, başarılı olmalarına yardımcı olmak için orada olduğunuzu her gün ilettiğinizden emin olun. İnsanlar, yalnızca PM'den azar işitmemek için işleri tamamlamak yerine tüm başarısına katkıda bulunma sorumluluğu hissettiklerinde konusunda da motive olacaklardır.
3. Kontrol Edin
Daha önce, projeleriniz ve ekibinizle günlük, haftalık veya aylık olarak iletişim kurmanın öneminden söz etmiştim. Bu kontroller, bir ilerleme hızı ve son tarihlerinize yetişme yolunda olduğunuzdan emin olmak açısından son derece önemlidir. günlük veya haftalık olarak yapacağınız basit bir kontrol, geride kalmadıklarından emin olmak için gereklidir.
Kontrol etmenin faydaları da iki yönlüdür: Bu, üyesine zamanlamayla ilgili endişelerini dile getirme fırsatı verir (ve doğru türde bir ilişki kurduysanız size karşı dürüst olacaktır); ayrıca PM olarak size nerede olduğunuz ve işlerin zamanında tamamlanmaya hazır olmamasıyla ilgili endişeler bulunup bulunmadığına dair net bir fikir verir. Bu gayriresmî olabilir; hatta anlık mesajlaşma yoluyla veya yüz yüze yapılan kısa bir konuşmayla bile gerçekleştirilebilir.
4. Büyük Resmi Gösterin
Sık sık, projeler geciktiğinde veya son teslim tarihleri kaçırıldığında, geriye dönüp baktığımda bunun bir nedeninin veya kişinin ajans veya müşteri açısından önemini ya da değerini tam olarak kavramamış olması olduğunu fark ederim. Yine, daha başlangıçtan itibaren , her bir parçasının nihai sonuca, ürüne veya ulaşmak için nasıl bir araya geldiğini bildiğinden emin olun ve genel başarınız açısından her dönüm noktasının önemini vurgulayın.
Bazen bir milyon şey üzerinde çalışırken tek bir iş kaydının önemini göz ardı etmek kolay olabilir. Bir kişi, katkısının bütünü nasıl etkilediğini anlarsa, çoğu zaman işi zamanında teslim etme olasılığı daha yüksek olur. Bu, başlangıç toplantısı protokolünüze ekleyebileceğiniz başka bir maddedir: her küçük önemli olduğunu ve her bir katılımcının tam desteği olmadan hedeflere ulaşılamayacağını pekiştirin.
5. Bilgilerin Her Zaman Kullanılabilir Olduğundan Emin Olun
Hepimizin bildiği gibi, kaynak yönetimi araçları ve proje yönetimi sistemlerinin, proje yöneticilerinin sayısı kadar farklı türü vardır; ancak hepsinde ortak olması gereken bir şey, ekibinizin ihtiyaç duyduğunda bilgilere kolayca erişebilmesini sağlayan bir yöntemdir. Buna görevler, teslim tarihleri ve işin doğru ve zamanında tamamlanmasıyla ilgili diğer tüm ayrıntılar dahildir.
Başlangıç toplantısında bir proje planı veya kısa bilgilendirme metni dağıtmanın yanı sıra, bilgileri herkesin kolayca bulabileceği bir yerde belgelediğinizden emin olun. Bu, “son teslim tarihinin ne zaman olduğunu bilmiyordum!” veya “ne kadar sürem olduğundan emin değildim.” gibi durumlara karşı sigortanızdır. Ben şahsen, Trello kullanarak her ekip üyesi için yalnızca proje görevlerini ve teslim tarihlerini özetleyen yapılacaklar listeleri oluşturmayı seviyorum.
6. Sağlıklı Bir İş Yükünü Koruyun
Bazen işler çığırından çıkabilir; özellikle de siz ve üyeleriniz devam eden sahip olduğunuzda. Bu, tabanlı kaçınılmaz bir gerçeğidir ve hayatı ilginç kılar, değil mi? Yoğun geçen birkaç hafta ve hatta zaman zaman biraz fazla mesai olacak olsa da, bir olarak sorumluluğunuz, ‘nizin iş yükünün yönetilebilir olduğundan ve uymalarının gerçekçi olduğundan emin olmaktır. Bunalıma girmiş ve aşırı çalıştırılmış çalışanların olan ilgilerini ve heveslerini kaybetme, özensiz hatalar yapma veya bazı şeyleri unutma olasılıkları çok daha yüksektir.
Hiç kimse her zaman her şeyin sorunsuz ilerleyeceğini garanti edemese de, herkesin iş yükünün yönetilebilir olduğundan emin olmak ve darboğazları ve aşırı yüklenmeyi çok geç olmadan öngörmeye çalışmak için haftalık/aylık toplantılarınızı kullanmaya çalışın. dikkat eder ve tamamlamaları için yeterli zaman ve kaynak verildiğinden emin olursanız, insanları işleri konusunda mikro yönetmek için harcamanız gereken zamanı veya daha kötüsü, nedeniyle müşterilerden özür dilemek zorunda kalacağınız zamanı kesinlikle azaltırsınız.
Önceki makalelerimden herhangi birini okuduysanız, konu olduğunda ilişkilerin, dürüstlüğün ve güvenin önemini sürekli yinelediğimi artık biliyorsunuzdur. Bazen, özellikle dijital ajanslarda ve hizmet sağlayıcılarda, yalnızca elektronik tablolar ve ibaret olmadığını unutmak kolaydır.
Aslında, bu işte başarılı olmak için gereken proje yönetimi becerilerinin çoğunun teknik değil, aksine doğuştan gelen beceriler olduğuna inanıyorum. Ekibinizi işleri zamanında tamamlamaları için desteklemeye gelince, bu her zamankinden daha da doğrudur. Umarım bu ipuçları, insanların işlerini yapmaları için peşlerinden koşmak zorunda kalmayarak size biraz zaman kazandırır.
