Harika Bir Dahili Proje Başlangıç Toplantısı Nasıl Yürütülür
Hepimiz proje yöneticileri olarak çok hevesliyiz. Bu, kim olduğumuzun doğuştan gelen bir parçasıdır. Bir şeyleri başlatmayı ve işlerin gerçekleştiğini görmeyi severiz. Ancak bir müşteriyle proje başlatma söz konusu olduğunda, öncelikle şirket içi bir proje başlangıç toplantısıyla uygun şekilde hazırlanmadan işe koyulmamak önemlidir.
Şirket içi proje başlangıç toplantıları, daha geniş kapsamlı proje başlangıç sürecinin kritik bir parçasıdır. İşleyiş sırası söz konusu olduğunda, şirket içi başlangıç toplantıları herhangi bir müşteri başlangıç toplantısından veya ön başlangıç toplantısından önce yapılmalıdır.
Bilgilendirilmiş bir ekiple ve planlı bir yaklaşımla müşteri başlangıç toplantısına katılmak, görüşmenizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur; mümkün olduğunca çok şey öğrenebilir, değerli saatleri, parayı ve müşteriyle yüz yüze geçirilen zamanı boşa harcamadan önemli proje kararları alabilirsiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu makalede, en iyi uygulama olarak kullanılabilecek bir şirket içi proje başlangıç toplantısı gündemi önerecek ve projelerimize ve proje yönetimi faaliyetlerimize başarı şansını en üst düzeye çıkaracak şekilde başlamamızı nasıl sağlayabileceğimizi inceleyeceğiz.
Okuma havasında değil misiniz? Bunun yerine şunu izleyin:
Şirket İçi Başlangıç Toplantılarının Önemi
Proje yöneticileri, şirket içi başlangıç toplantılarına müşteri başlangıç toplantısıyla aynı özeni göstermelidir. Şirket içi proje başlangıç toplantısı yalnızca müşteriyle yapılacak ilk toplantının öncüsü değildir; aynı zamanda tüm proje yaşam döngüsünün temel taşıdır ve projenin tonunu, tarzını ve vizyonunu belirler. Bu toplantılar proje ekibini bilgilendirmek, uyum ve ilişkiler geliştirmek, beklentileri belirlemek ve herkesin proje hakkında net bir anlayışa sahip olmasını sağlamak için bir fırsattır; böylece kendimizi bir müşterinin karşısında bocalarken bulmayız.
Dikkatli olmadığımızda, şirket içi başlangıç toplantıları genellikle gerçek müşteri başlangıç toplantısından beş dakika önce koridorda ayaküstü yapılan beş dakikalık bir sohbete indirgenir. Şirket içi proje başlangıç toplantıları zordur ve insanlar çoğu zaman bu toplantıya katılmamayı tercih eder. Ancak bunu doğru yapar ve bir projeye doğru şekilde başlarsak, projenin bir başarıya ulaşma olasılığı büyük ölçüde artar.
Bunu doğru yapamazsak veya ister müşterilerimizin ister şirket içindeki kişilerin hevesi nedeniyle öncesinde doğru şekilde hazırlanmadan işe koyulursak, kendimizi en iyi ihtimalle proje yönü ve hedefleri hakkında yalnızca sınırlı bir netlik sağlayan; en kötü ihtimalle ise yeni bir projenin daha başlamadan iptal edilmesine yol açabilecek, bilgisiz katılımcıların sırayla kendini tanıttığı, sıkıcı buz kırıcı etkinliklerin yapıldığı ve amaçsız konuşmaların sürdüğü bir toplantının içinde bulabiliriz.
Şirket İçi Proje Başlangıç Toplantınızı Nasıl Planlamalısınız?
Bilgilendirilmiş bir ekiple ve uygun bir proje planıyla başlangıç toplantısına katılmak, müşteri ve proje paydaşlarıyla yapacağınız görüşmeden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur. Ekibin, müşterinin karşısında aptalca sorular sormaya başlamadan önce müşteri ve proje hakkında mümkün olduğunca çok şey bilmesi önemlidir!
Ekibin, müşteride güven oluşturacak sağlam bir plan hazırlamak için birlikte çalışması ve önemli proje kararlarını önceden ortaklaşa alması da önemlidir. Böylece değerli saatler, para ve müşteriyle yüz yüze geçirilen zaman, müşteri izlerken ve ajans ekibinin ne yaptığını gerçekten bilmediğinden giderek daha fazla endişelenirken yapılan şirket içi tartışmalarla boşa harcanmaz.
Ekip üyelerinin resmî proje planına katkıda bulunmasına izin vermek, proje görevleri söz konusu olduğunda sahiplenme ve hesap verebilirliğin sağlanmasına da yardımcı olur. Proje yöneticisi olarak sizin, ekip üyeleri proje planının şekillendirilmesine yardımcı olurken onlara rehberlik etmeniz önemlidir; böylece planın iş kapsamı beyanı, müşteri beklentileri ve proje yaklaşımıyla hâlâ uyumlu olduğundan emin olabilirsiniz.
Şirket İçi Proje Başlangıç Toplantısına Nasıl Hazırlanılır?
Ekip üyelerinizle bir toplantıya başlamadan önce birkaç şeyi hazırlamanız gerekir. İlgili tüm bilgileri toplamak ve müşterinin ve projenin yanı sıra ihtiyaç duyacağınız diğer ilgili bilgileri de öğrenmek için zaman ayırın.
Bunları ekibinizin kolayca anlayabileceği bir biçime dönüştürün ve bilmediğiniz veya daha sonra sormak üzere sahip olduğunuz kalan soruları not edin.
Hazırlanması gereken öğelerin (tam kapsamlı olmayan) listesi aşağıdadır:
- Dahili ekip üyeleri — adlar, roller ve diğer tüm bilgiler
- Proje sponsorları ve müşteri ekibi üyeleri — adlar, roller ve diğer ilgili ayrıntılar
- Proje türü ve metodoloji
- Müşterinin tercih ettiği yaklaşım
- Projenin amacı ve hedefleri
- Proje kapsamı — neler dahil, neler değil
- Dahili iletişim ve iş birliği — müşteri beklentileri ve dahili beklentiler
- Müşteri başlangıç toplantısının ayrıntıları — gündem, hedefler, ele alınacak konular
- Sonraki adımlar
Dahili Proje Başlangıç Toplantısı (Diğer Adıyla Ekip Başlangıç Toplantısı)
Tüm hazırlık çalışmalarınızı tamamladıktan sonra, dahili proje başlangıç toplantısı için bir gündem hazırlamanız ve ekibinizi toplantıya davet etmeniz gerekir. Üzerinde çalışabileceğiniz bir dahili başlangıç toplantısı gündem şablonu ve nasıl yapıldığını görebilmeniz için bir örnek hazırladık.
Sarah Sime'ın buradaki dahili başlangıç toplantısının nasıl yapılacağına ilişkin ipuçlarını okumayı unutmayın!
Dahili Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonu ve Örneği
Dahili başlangıç toplantıları için gündem şablonumuzu ve örneğimizi indirin ve en iyi sonuçları almak için aşağıdaki ipuçlarımızı ve açıklamalarımızı takip edin. Gündemi, projenizin kendine özgü ihtiyaçlarına uyacak şekilde düzenleyin.
Dahili Proje Başlangıç Toplantısı Gündeminin İncelenmesi
Dahili proje başlangıç toplantısı gündem örneğinde ve şablonunda temel bilgileri bulabilirsiniz (yukarıya bakın!). Ancak burada maddelerin ve ne anlama geldiklerinin ayrıntılı bir incelemesini bulacaksınız. Her proje kendine özgüdür, ancak ekibimizin aynı anlayışta olmasını sağlamak için bu temel konulardan bazılarını ele almanın faydası vardır:
1. Tanışma — yeni en iyi arkadaşlarınızla tanışın (15 dk.)
Toplantıya ekibinizin birbirini tanımasına olanak sağlayarak başlayın. Ekibiniz alt yüklenicilerden, serbest çalışanlardan veya daha önceki projelerde birlikte çalışmış ajans ekibi üyelerinden oluşuyor olabilir; bir buz kırıcı etkinlikle ya da biraz sohbet ederek başlamak, ekibin birbirini tanımasına (henüz tanımıyorlarsa) ve proje boyunca ekip çalışmasının tonunu belirleyecek olumlu ilişkiler kurmaya başlamasına yardımcı olur.
Ekip üyelerinden kendilerini, rollerini ve geçmişlerini tanıtmalarını, ayrıca kendileriyle ilgili eğlenceli veya ilginç bir bilgi paylaşmalarını isteyin.
2. Müşteri — arka plan nedir? (5 dk.)
Herkesin içinde bulunduğunuz çalışma ortamını anlamasına yardımcı olmak için çerçeveyi oluşturun. Paylaşmak önemsemektir; bu nedenle hiçbir giriş bilgisini veya belgeyi kendinize saklamayın. Bildiğiniz her şeyi ekiple paylaşın; böylece ekip kendi başına hız kazanabilir ve sindirmeleri gereken tüm ilgili bilgilerle güçlenip donanabilir.
Toplantının akışını korumak için soru-cevap bölümünü sona bırakmak muhtemelen faydalı olacaktır; aksi takdirde toplantının bu bölümü orantısız derecede uzun sürebilir.
Proje üzerinde nasıl çalışmaya başladığınızı paylaşın — mevcut bir müşteriden doğrudan mı iş aldınız, tamamen yeni bir müşteri mi, yoksa CEO'nun bir arkadaşı mı? Müşteriyle geçmişte neler yaptığınızı veya farklı müşterilerle benzer projelerde neler yaptığınızı açıklayın ve ekibin kiminle çalıştığınızı anlamasına yardımcı olun.
Müşterilerin her türden olabileceğini hepimiz biliyoruz. Ancak ekiplerimiz için müşteriler genellikle sürekli kötü kararlar veren kişiler gibi görünür. Müşterileri olumlu bir açıdan konumlandırmaya çalışın. Ağzınızdan kaçabilecek ciddi gafları önlemek için müşterinin ayırt edici özelliklerini ekibinize açıklayın. Kim olduklarını (dahili/harici), onlar hakkında neler bildiğimizi, üzerinde çalıştıkları diğer projeleri ve müşterinin nasıl çalışmayı sevdiğini bilmelerini sağlayın.
3. Proje — bunu neden yapıyoruz? (5 dk.)
Projeyi daha iyi bir perspektife oturtmaya yardımcı olmak için ekiplerinizin öncelikle bu projeyi neden yaptıklarını anlamalarını sağlamanız gerekir. Bu, müşterinin projeyi başlatma konusundaki iş gerekçelerini paylaşmak ve başarının veya başarısızlığın neye benzediği konusunda netlik sağlamak anlamına gelir.
Ayrıca müşteri deneyimi açısından, bu projenin müşterilerin veya vatandaşların hayatını nasıl iyileştirdiği ve ihtiyaçlarını nasıl karşıladığı konusunda ekiple bir tartışma başlatın.
En başından itibaren, olumlu müşteri deneyimini en üst düzeye çıkarmak, bu projeyle ilgilenmenizin temelinde yer almalıdır. Ekibin projeyi neden önemsemesi gerektiğine dair bir vizyon ortaya koyun ve herkesin yaptığı işin değerli bir amaca katkıda bulunduğunu anlamasına yardımcı olun.
Son olarak, ajans perspektifinden bakıldığında, başarılı bir projenin yalnızca zamanında, bütçeye uygun ve üzerinde anlaşılmış kapsam dâhilinde teslim edilmekten ibaret olmadığını açıkça ortaya koymanız gerekir. Bu projeyi gerçekleştirmenin sonucunda bir ajans olarak nasıl büyüyeceksiniz? Yeni bir teknolojiyle yeni bir yetenek veya uzmanlık mı geliştireceksiniz?
4. Kapsam — ne yapıyoruz? (20 dk.)
Projenin arka planı belirlendiğinde, ekiple birlikte kapsam ayrıntılarını ele alma zamanı gelir. Bu genellikle proje zaman çizelgesini, tahmini, proje tanımlama belgesini ve SoW'ı (iş kapsamı belgesi) gözden geçirmek anlamına gelir; böylece herkes projenin akışını, faaliyetleri ve çıktıları ya da teslim edilecek ürünleri anlar. Herkesi sıkmadan, projenin kendine özgü noktalarını anlamalarına yardımcı olun; böylece tüm ekip ilk günden itibaren kısıtların farkında olur.
Bu, RAID (Riskler, Varsayımlar, Sorunlar ve Bağımlılıklar) günlüğünü başlatmak için harika bir zamandır. İnsanların nelerin ters gidebileceği hakkında konuşmasını sağlamak için bir SoW incelemesi gibisi yoktur. Ne kadar erken öğrenirseniz o kadar iyidir.
Daha önce biri bunu denediyse ve başarısız olduysa nedeni neydi? Peki bunu nasıl önleyebilir veya etkisini nasıl azaltabilirsiniz? İçeriden edinilen bilgiler ve ekibinizin benzer projelere ilişkin kendine özgü anlayışı, açıklık kültürünün geliştirilmesine ve sürprizlerin en aza indirilmesine yardımcı olacaktır.
5. Yaklaşım — bunu nasıl gerçekleştireceğiz? (20 dk.)
SoW'ı ve önerilen faaliyetlerle çıktıları gözden geçirmek, ekibin denemek istediği süreç değişikliklerini veya yeni yaklaşımları tartışmak için harika bir fırsat yaratır. Yeninin her zaman daha iyi olmadığını ve denenmiş ve test edilmiş yöntemlerin çoğu zaman gayet iyi sonuç verdiğini unutmayın. Bu nedenle vizyonu açıkça ortaya koyun ve teknik ya da süreç açısından anlamsız bir yaklaşımın peşinde körü körüne koşmayın.
SoW'ın zaten onaylandığını varsayarsak, yaklaşımı değiştirmeniz durumunda müşterinin (ve ajansın) proje hedeflerini hâlâ karşılayabildiğinizden ve verdiğiniz sözleri hâlâ yerine getirdiğinizden emin olmanız gerektiğini unutmayın. Bu, yalnızca kendi işinizi kolaylaştırmanız için bir fırsat değildir.
Bununla birlikte, ekip içinde projeye sahiplenme duygusu geliştirin. Projenin başarılı olması için ekibin bunun kendi projesi olduğunu hissetmesi gerekir. Ekibinize fikirler önermesi, planınıza itiraz etmesi ve daha iyi bir çalışma yöntemi geliştirmesi için zaman ve alan bırakırsanız, çok daha sağlam bir yaklaşım ve projeye çok daha bağlı bir ekip elde edersiniz.
6. Roller — kim ne yapıyor? (5 dk.)
Ekip projeyi ve proje içindeki olası rollerini anlama fırsatı bulduğunda, ekibin rollerini ve sorumluluklarını netleştirmekte fayda vardır. Rollerini SoW'a bağlayabiliyor ve her alanla ilişkili teslim edilecek ürünleri, bunların neden var olduğunu ve gerçeğe dönüşmeleri için neler yapılması gerektiğini açıklayabiliyorsanız bu yararlı olacaktır.
Teslim edilecek ürünler ve ekip için SoW'a göre bir RACI (Sorumlu, Hesap Veren, Görüşüne Başvurulan ve Bilgilendirilen) matrisi tanımlamak faydalı olabilir. RACI, sorumluluk konusundaki belirsizlikleri azaltmaya ve ekibinizin teslimat konusundaki rahatlık düzeyini netleştirmeye yardımcı olur.
7. Ekip çalışması — birlikte nasıl çalışacağız? (5 dk.)
Daha önce birlikte çalışmamış bir ekibi bir araya getirirken şu konularda farklı anlayış düzeyleri olacaktır:
- Ekibin birlikte nasıl çalışması gerektiği
- İş birliğinin nasıl yönetilmesi gerektiği
- İletişimin nasıl ilerlemesi gerektiği
- Ekibin ne zaman toplanması gerektiği
- Hangi araçların kullanılması gerektiği
- Teslim edilecek ürünleri paylaşmak veya belirli görevlerin ya da iş kayıtlarının ayrıntılarını açıklamak için hangi sistemlerin kullanılacağı
Proje yöneticileri olarak rolümüz, süreci basitleştirmek, herkesin kendini rahat hissetmesini sağlamak ve insanların proje üzerinde birlikte çalışma konusunda heyecan duymasını sağlamaktır.
Bu yaklaşımların çoğu zaman doğru veya yanlış bir biçimi yoktur; ancak ekibinize mümkün olduğunca fazla özerklik tanımak, onların desteğini kazanmanıza yardımcı olur. Projenin kontrolünün kendilerinde olduğunu hissetmelerini ve birlikte çalışmak için ortak hedefler belirlemelerini istersiniz; böylece proje boyunca herkes sorumluluk üstlenir.
Beklentilerinizi tanımlayın ve ekibin, bunları tam olarak nasıl karşılayacağı konusunda birlikte anlaşmasını sağlayın. Ekip çalışmasını netleştirerek ve her şeyin nasıl yapılacağına ilişkin işin temel ayrıntıları üzerinde anlaşarak, ekibimizin nelerin kabul edilebilir, nelerin kabul edilemez olduğuna dair beklentilerini yönetmeye yardımcı oluyoruz.
8. Başlangıç — müşteri başlangıç toplantısının gündemi nedir? (5 dakika)
Proje yöneticisi olarak, müşteri başlangıç toplantısı için zaten bir planınız olmalıdır — bu planı ekibinizle gözden geçirmenin amacı, onların desteğini almak ve sonraki adımlar için bir bağlam ve aciliyet duygusu sağlamaktır.
Mümkünse, başlangıç toplantısı gündeminde yer alan olağan tartışma konularının ötesine geçin ve bazı erken içgörüler elde etmek veya projeyi harekete geçirmek için müşteri başlangıç toplantısı sırasında gerçekleştirilebilecek yararlı çalışmaları tartışın.
Toplantının gündemi üzerinde ekibinizle anlaşmak, onların odağını netleştirmeye ve gereken ön hazırlıklar için yararlı bir bağlam sağlamaya yardımcı olabilir. Toplantıyı planlamak, müşteriyle nasıl paylaşacağınızı planlarken toplantının önceki bölümlerinde proje kapsamı, yaklaşım, roller ve ekip çalışması açısından alınan aksiyonları ve kararları gözden geçirmek için de harika bir yoldur.
Sadece bir gündem üzerinde anlaşmanın ötesinde, ne söyleyeceğinizi, kimin söyleyeceğini ve hangi slaytları göstereceğinizi prova etmek ve tüm etkinlikleri uygulamak için başka bir planlama toplantısı düzenlemeyi düşünün. Gerektiği gibi prova yaptığınızda gündemi ve toplantı içeriğini ne kadar hızlı geliştirebildiğinize şaşıracaksınız.
Bu ek adım, ekibinizin kendini daha rahat hissetmesine yardımcı olacak, müşterinin karşısında onlardan ne beklediğinizi net bir şekilde iletmenizi sağlayacak ve işi başarıyla gerçekleştirmeleri için onları güçlendirecektir.
9. Sırada ne var — ivmeyi nasıl koruyacağız? (5 dakika)
Bir projeye başlarken biraz gelişigüzel davranma eğilimi vardır — neler olup bittiğini gerçekten kimse bilmez ve proje yöneticisi olarak projeye dahil edilen son kişi siz bile olabilirsiniz. İlk birkaç toplantıyı ve etkileşimi yönetme biçiminiz, projenin geri kalanının çerçevesini oluşturur.
İvmeyi korumak için sonraki adımlar konusunda çok net olun. Herkesin bundan sonra ne yapması gerektiğini ve bunu ne zaman yapması gerektiğini, ayrıca süreçteki tüm gözden geçirme kilometre taşlarını net bir şekilde anlamasını sağlayın.
Şimdi öne çıkıp kontrolü elinize alma zamanı! Bu noktada, müşteri başlangıç toplantısının başarılı olması için nelerin gerçekleşmesi gerektiği konusunda çok net olmalısınız. Ardından ekibinizi, planı bu hedef doğrultusunda geriye doğru yapmaya yönlendirin.
10. Soru-Cevap — size ne anlatmadık? (5 dakika)
Diğer her şeyi ele aldıktan sonra ekip üyelerinizle bir Soru-Cevap oturumu düzenleyin. Bu, onlara açıklığa kavuşturmak istedikleri soruları sorma fırsatı verecek ve ekip üyeleri genellikle sizin düşünmediğiniz veya henüz müşteriyle görüşmediğiniz birkaç noktaya dikkat çekecektir.
Sırada ne var?
Hepimiz harika proje başlangıç toplantıları yapmak istiyoruz; ancak daha iyi bir müşteri başlangıç toplantısı gerçekleştirebilmek için müşterilerimizle doğru hazırlık çalışmalarını yapıyor muyuz? Hâlâ balayı aşamasında olmamız gerekirken projeler, proje başlangıç toplantısı kadar erken bir aşamada bile dağılabilir!
Proje başlangıcınızın iyi gitme olasılığını artırmanın, daha iyi müşteri toplantıları yapmanın ve projenize olumlu bir ivmeyle başlamanın basit bir yolu vardır. Bu, asıl başlangıç toplantısından önce başlangıç öncesi bir öğle yemeği düzenlemek kadar basittir.
Proje başlangıç toplantısından önce müşteriyle bir toplantı yapın, birlikte bir şeyler yiyin, sohbet edin ve işleri rayından çıkarma eğilimindeki o zorlu ve can sıkıcı ayrıntıları önceden çözümleyin.
Proje başlangıç toplantıları hakkında daha fazla bilgi için serimizin diğer yazılarına göz atın:
