Yeni Bir Proje Yöneticisi Rolünde İlk 90 Gününüzde Nasıl Başarılı Olursunuz?

Deşifreyi Okuyun:

Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Merhaba arkadaşlar, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz ve dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmek için birbirimizin yetkinlik kazanmasına, özgüven geliştirmesine ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı amaçlıyoruz. Bu konu hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin.

Bugün iyimser ama aynı zamanda göz korkutucu bir konuyu ele alıyoruz: proje yöneticisi olarak yeni bir işe başlamak. Özellikle, proje yöneticilerinin yeni bir işteki ilk 90 günlerinde başarıya hazırlanmak için neler yapmaları ve neler yapmamaları gerektiğini konuşacağız.

Bugün konuğum WorkTipsPro'da Program Direktörü, Kariyer Koçu ve Proje Yönetimi İşe Alım Uzmanı olan Mukhtar Kadiri. Kendisi, proje yöneticilerinin 100.000-300.000 dolar aralığında ücret sunan rollere yerleşmesine yardımcı olmasıyla tanınıyor.

Mukhtar, bugün burada olduğun için çok teşekkürler.

Mukhtar Kadiri: Beni davet ettiğin için teşekkürler Galen. Nasılsın?

Galen Low: Fena değil.

Mukhtar ve ben Toronto'dayız ve sanki kışın ilk fırtınasını yaşıyoruz. Henüz kış bile başlamadı ama dışarıda rüzgâr çok güçlü. Bu yüzden ses kalitesi için özür dileriz. Dinlerken büyük bir uğultu ve devrilen bir ağaç sesi duyarsanız, bu muhtemelen benim ya da Mukhtar'ın stüdyosunun dışından geliyordur.

Mukhtar Kadiri: Evet, bugün dışarıda biraz kar küremek zorunda kaldım ve eldivenim yoktu, hiç iyi olmadı.

Galen Low: Daha tropik iklimlere bir tatil planlamamız gerekiyor.

Mukhtar Kadiri: Kesinlikle.

Galen Low: Şu anda kaydı yaptığımız dönem kış; Aralık 2024'ün başındayız. 2024, proje yöneticileri ve neredeyse her sektördeki diğer roller için iş piyasasında zor bir yıl oldu. İşten çıkarmalar ve iş güvencesizliği görüyoruz. İnsanlar için gerçekten zor bir dönem. Seninle bu konuşmadan önce konuşurken, 2025'in farklı olabileceğini düşündük.

Belki yeni yılda kuruluşlar işe alım konusunda daha açık olabilir. Şu anda başvurulan işler için 2025'te mülakat davetleri alınmaya başlanabilir. Belki teklifler de gelebilir. Bunun faydalı olacağını umuyorum çünkü yeni bir role yerleşeceksiniz. Peki sonra ne olacak?

İşe alıştırma süreci benim topluluğumda göz korkutucu bir konu. İnsanlar, “İşi aldım ama şimdi sıradaki görev ne?” diye düşünüyor. Kapıdan içeri adım attığımda nasıl başarısız olmam? Bu nedenle şu soruyla başlamak istiyorum: Proje yöneticilerinin ilk 90 günlerinde yaptıkları ve başarılarını sınırlayabilecek ya da itibarlarını daha başlangıçta olumsuz etkileyebilecek en büyük hata nedir?

Mukhtar Kadiri: Öncelikle bu belirsizliği hissetmenin son derece normal olduğunu vurgulamak istiyorum.

Birçoğumuz bunu yaşıyoruz ve bunun çeşitli nedenleri var. İnsanların genellikle neyi yanlış yaptığına gelince, birkaç şey sayabilirim. Uzun süredir proje yöneticilerine koçluk yapıyor ve iş bulmalarına yardımcı oluyorum. İşe girme süreci zaten başlı başına zor. Peki işi aldıktan sonra ne olacak?

İnsanların yaptığı hatalardan biri, değerlerini hemen kanıtlamak istemeleri ve bu nedenle her şeyi değiştirmeye başlamalarıdır. Daha önce çalıştığım tanınmış bir şirketten bir kişi ekibimize katılmıştı. Muhtemelen işe alınmasının nedenlerinden biri buydu. Ancak toplantılarda sürekli, “Biz bunu şu şirkette böyle yapardık” diyordu. Bu durum o kadar rahatsız edici hâle geldi ki, adı her geçtiğinde insanların gözlerini devirdiğini görebiliyordum.

İtibar oluşturmak için önceki deneyimlerinizden söz etmeniz gerekebilir; ancak ortama duyarlı olmalı ve insanların tepkilerini gözlemlemelisiniz. Çünkü başka bir yerde işe yarayan şey burada işe yaramayabilir.

Bir diğer hata da işlerin neden mevcut şekilde yürüdüğünü anlamadan hemen değişiklik yapmaya çalışmaktır. Önce tarihi ve gelenekleri anlamak gerekir. Belki o dönemde verilen karar en iyi karardı; ancak şimdi yön değiştirmemiz gerekebilir. İnsanlara bunu anladığınızı gösterebilirseniz değişim yaratmada daha başarılı olursunuz.

Bir başka hata ise gerçek gücün kimde olduğunu anlamamaktır. İnsanlar kolayca organizasyon şemasına bakıp kimin etkili olduğunu varsayabilir. Oysa en güçlü paydaşın adı sözleşmede yer almayabilir ve resmî bir unvanı bile olmayabilir. Bu nedenle yalnızca organizasyon şemasına güvenmemek gerekir.

Bir projede son derece etkili bir paydaşı başlangıçta yanlış değerlendirmiştim. Bana çok sert davrandı ve onun en güçlü paydaş olduğunu daha sonra fark ettim. Bunun üzerine stratejimi değiştirdim, onunla bire bir görüşmeler yaptım, söylediklerini gerçekten dinledim, temel sorunlarını anlamaya çalıştım ve kimlerle görüşmem gerektiğini sordum. Sonunda eleştirmen olmaktan çıkıp müttefik hâline geldi; daha sonra destekçim ve mentoruma dönüştü.

Bu tür güçlü ve yüksek sesli insanları kazanabilirseniz işiniz çok kolaylaşır. Bu deneyim kariyerimde önemli bir dönüm noktası oldu. Dolayısıyla birçok kişinin yaptığı temel hata, kimin gerçekten güce sahip olduğunu bilmemektir.

Galen Low: İlk noktanı çok sevdim. “Bu, geldiğin yerde işe yaramış olabilir ama burada işe yaramayabilir” düşüncesi çok önemli. Bazen yeni bir role, işleri değiştirmesi beklenen kişi olarak getirilebilirsiniz. Ancak tarih ve bağlama saygı göstermek, değer katmadığınız anlamına gelmez.

Ayrıca göz korkutucu, yüksek sesli ya da sert görünen biriyle ilişki kurmaktan kaçınmamak gerekir. Bazen bu insanların bir konuya gerçekten önem vermesinin nedeni budur ve onlardan öğrenecek çok şey olabilir.

Mukhtar Kadiri: Peki senin açından insanlar neyi yanlış yapıyor?

Galen Low: Bazı kişiler projelere yaklaşımlarında çok katı oluyor. Her projenin biraz farklı ele alınması gerektiğine inanıyorum. Özellikle çevik yöntemler, Scrum veya Kanban konusunda deneyimli kişiler bazen “Projeler böyle yürütülür, bunu bu şekilde yapmalısınız” diyebiliyor.

Çevik koçlara büyük saygı duyuyorum; ancak bir yöntemi insanların başına zorla uygulamak yerine mevcut sürece entegre etmek gerekir. Bu da tarihe saygı göstermek ve kuruluşu anlamakla ilgilidir.

İnsanlara her zaman dinleyerek başlamalarını söylüyorum. Elbette güvenilirliğinizi gösteren deneyimleriniz olmalı; ancak en önemli şey gözlemlemek, dikkat etmek ve dinlemektir. Bir anda her şeyi değiştirmeye çalışmaktan çok daha değerlidir.

Mukhtar Kadiri: Kesinlikle.

Galen Low: Biraz daha geniş açıdan bakabilir miyiz? Proje yöneticilerinin iyi rollere yerleşmesine ve iş arama sürecinde kendi değerlerini savunmalarına yardımcı oluyorsun. Yeni bir role başladıktan sonraki işe alıştırma süreci için de rehberlik ve koçluk sağlıyorsun.

Benim topluluğumda ilk 90 gün çok korkutucu, göz korkutucu ve sahtekârlık sendromuyla yüklü bir dönem olarak görülüyor. Yeni bir proje yönetimi işine başlamak neden bu kadar göz korkutucu? İnsanların yeni bir kuruluşa veya role girerken gerginlik ve sahtekârlık sendromu yaşaması normal mi?

Mukhtar Kadiri: Bence bu normal. Neredeyse tüm danışanlarımda bunu gördüm. İşe alım sürecinde performans gösterdiniz, kendinizi sattınız ve onlar da buna inandılar. Şimdi satın aldıkları şeyi görmek istiyorlar.

Mülakat kısa sürer; 30 dakikadır, hazırlanır ve prova yaparsınız. Kariyerinizdeki önemli noktaları anlatırsınız. Sonra insanlar gerçek sizi görmek ister. Bu nedenle kaygının bir kısmı buradan kaynaklanır.

Sahtekârlık sendromuyla ilgili en sevdiğim hikâyelerden biri Neil Gaiman hakkındadır. Bir partide kendini ortamın dışında ve göz korkmuş hisseder. Başka bir Neil ile tanışır ve o kişi de aynı şekilde hissettiğini söyler. Neil Gaiman ona, “Sen neden korkuyorsun? Sen Ay'a yürüyen ilk insansın,” der. Diğer Neil, Neil Armstrong'dur.

Neil Armstrong bile kendini sahtekâr gibi hissedebiliyorsa, bu duygunun ne kadar yaygın olduğunu anlayabilirsiniz. Araştırmalar insanların yaklaşık yüzde 70'inin hayatlarının en az bir döneminde böyle hissettiğini gösteriyor.

Galen Low: Bu duygunun sınırları olmalı. Kaygı felç edici hâle gelirse sorun olur; ancak bir ölçüde kaygı bizi hazırlıklı tutabilir.

Mukhtar Kadiri: Evet. On yılı aşkın süredir program yöneticisiyim, farklı sektörlerde büyük ve karmaşık programlar yönettim. Yine de bugün bana 50.000 dolarlık bir proje verseniz kaygı hissederim. Proje, daha önce yapılmamış ve geleceği belirsiz bir şeydir. Bu kaygı beni dikkatli ve hazırlıklı tutar.

Galen Low: Ben de bunu deneyimledim. Kaygı felç edici değilse, olabilecekleri düşünmemizi ve hazırlanmamızı sağlayabilir. Ancak her ihtimali kontrol etmeye çalışırsak çok stresli hâle gelebilir.

Mukhtar Kadiri: İlk 30 gün için en iyi panzehirlerden biri hazırlıktır. Öncelikle başarının nasıl göründüğünü anlamalısınız. Bazı insanlar başarıyı hiç düşünmemiş olabilir; bu nedenle tekrar tekrar sorular sormanız ve ortak temaları bulmanız gerekebilir.

İnsanların ilk söylediklerini olduğu gibi kabul etmeyin. Daha derine indiğinizde gerçekten ne istediklerini anlayabilirsiniz. Bazen “İlk 30 günde başarılı olmak ne demek?” sorusuna “Bilmiyorum” ya da “Öğrenmek” cevabını alabilirsiniz. Ancak öğrenmenin de nasıl değerlendirileceğini netleştirebilirsiniz: Hangi konuları öğrenmiş olmamı istersiniz? Kimlerle görüşmüş olmamı beklersiniz?

İlk başta tüketirsiniz; ancak bir süre sonra tükettiğinizden daha fazlasını üretmeniz gerekir. Bu nedenle ilk 30 günün başarı ölçütlerini anlamak önemlidir.

Ayrıca kilit kişilerle tanışmalısınız. Yöneticinizin beklentilerini, yöneticinizin saygı duyduğu kişileri ve kuruluş içindeki etki ilişkilerini anlamaya çalışın. İnsanların bir arada olduğu her yerde siyaset vardır. Bu mutlaka kötü niyetli değildir; kimin dinlendiği, önceliklerin nasıl belirlendiği ve kaynakların nereye aktığıyla ilgilidir.

Projenizin başarılı olmasını istiyorsanız bu dinamikleri anlamanız gerekir.

Galen Low: Buna katılıyorum. Yeni bir role başladığınızda bir yanınız yalnızca öğrenip dinlemenin yeterli olduğunu düşünürken, diğer yanınız kendinizi kanıtlamanız gerektiğini söyler. İlk 30 günün sonunda yapılan kontrol görüşmesine geriye doğru çalışmak faydalı olabilir.

Hangi kişilerle görüştünüz? Ne öğrendiniz? İşletmeyi anlamak ve yöneticinizin saygı duyduğu kişilerle ilişki kurmak güçlü bir temel oluşturur. Artık görünmez değilsiniz; insanlar sizi ve ne üzerinde çalıştığınızı biliyor.

Mukhtar Kadiri: Yöneticinizle düzenli bire bir görüşmeler yapmanız da çok önemli. Bazen yöneticiniz çok meşgul olabilir ve bu ilişkiyi sahiplenmeniz gerekir. Her hafta takvime bir görüşme koyup ilerlemenizi, beklentilerin uyumlu olup olmadığını ve hangi desteğe ihtiyaç duyduğunuzu konuşabilirsiniz.

Bu, birinin sizi gözetlemesi değildir. Gündemle gelmek ve düşüncelerinizi paylaşmaktır. Böylece 30, 60 veya 90 günün sonunda sürprizlerle karşılaşmazsınız. Ayrıca güven inşa eder ve yöneticinizle aynı doğrultuda ilerlemenizi sağlar.

Galen Low: Bu ilişki güven aracılığıyla dayanıklılık ve savunma sağlar.

Mukhtar Kadiri: Aynen öyle.

Galen Low: İlk 30 günün ötesine, 60 ve 90 günlük döneme bakalım. Proje yöneticisi ilk 30 günde deneyim kazandıktan sonra odağını neye çevirmeli?

Mukhtar Kadiri: Sonuçta bir sorunu çözmeniz için işe alındınız. Kuruluşun sizi işe almasının ardında genellikle bir acı noktası vardır. Bu nedenle insanların üzerindeki yükü nasıl azaltabileceğinizi düşünmelisiniz.

Yöneticinizin yaptığı işlerden hangilerini üstlenebilirsiniz? Bir ekip arkadaşınızın yükünü nasıl azaltabilirsiniz? Erken ve hızlı kazanımlar arayın. Bu, güvenilirliğinizi artırır ve insanların sizi iyi bir yatırım olarak görmesini sağlar.

Hızlı kazanımların büyük şeyler olması gerekmez. Bire bir görüşmede dikkatli sorular sormak, insanların sorunlarını anlamaya çalışmak bile değerli olabilir. İnsanlar bazen daha önce hiç bu kadar dikkatle dinlenmemiştir. Ancak yalnızca dinlemekle kalmayın; not alın, tekrar eden temaları bulun ve bazı sorunları nasıl hafifletebileceğinizi düşünün.

Ayrıca öncelikleri anlamak önemlidir: CEO'nun öncelikleri, departmanın öncelikleri, ekibin öncelikleri, yöneticinizin öncelikleri ve sizin öncelikleriniz. Bunlar arasında bağlantı kurabildiğiniz ölçüde kaynak elde etmek ve işlerin ilerlemesini sağlamak kolaylaşır.

Galen Low: Bu, tüm motivasyonların ve hedeflerin birbirine bağlandığı bir çelik iplik gibi. Her şey kasıtlı olarak bağlantılı olmayabilir; ancak bu bağlantıları görmek, eylemlerinizi yönlendiren bir Kuzey Yıldızı oluşturabilir.

Mukhtar Kadiri: Bazen kuruluşun hedefleriyle insanların gerçekte yaptığı işler arasında bağlantı olmadığını görürsünüz. Bu da önemli bir sinyaldir. Belki hedefler yanlıştır, belki yeniden yön değiştirmeniz ya da daha fazla kaynak talep etmeniz gerekir.

Öncelikleri anlayarak başlayın ve sahadaki eylemlerin gerçekten bu önceliklerle örtüşüp örtüşmediğini değerlendirin.

Galen Low: Hedef belirlemek de kendi içinde politiktir. Kâğıt üzerinde yazan hedeflerle gerçekte sorulan sorular bazen farklı olabilir. Ben de bir rolde, nasıl ölçüldüğüm ile benden ne istendiğinin farklı olduğunu fark etmiştim. Bir süre sonra asıl önceliğin sorulan sorularda gizli olduğunu anladım.

Mukhtar Kadiri: Bu konu hakkında uzun süre konuşabiliriz. Bazen sürekli yangınları söndürmeniz istenir; ancak performans değerlendirmesi geldiğinde göstergeler ve hedefler gündeme getirilir. Bu nedenle yaptığınız işlerle hedeflerinizi sürekli olarak uzlaştırmanız gerekir.

Galen Low: Bazı rollerin 90 günlük deneme süresi oluyor. Bu durumda hem ilk üç ayı tamamlamanız hem de işverenin sizi tutup tutmayacağını görmeniz gerekiyor. Deneme süresi görüşmesine hazırlanan kişilere ne önerirsin?

Mukhtar Kadiri: Düzenli olarak yöneticinizle temas hâlinde olursanız 90 günlük görüşme sıradan bir görüşmeye dönüşür. Performans değerlendirmeniz sürpriz olmamalıdır. Yöneticiniz yılın sonunda ilk kez kötü performans gösterdiğinizi söylüyorsa, yönetici olarak görevini iyi yapmamış demektir. Koçluk ve geri bildirim daha önce verilmeliydi.

Bu nedenle yöneticinizle düzenli temas kurun, beklentiler konusunda uyumlu kalın ve gerektiğinde yeniden ayarlama yapın. Böylece 90 günlük kontrol görüşmesi bir olay olmaktan çıkar.

Galen Low: Güzel bir yaklaşım. Bu 90 gün boyunca hiçbir şeyin sürpriz olmamasını sağlamak iyi bir mantra olabilir.

Mukhtar Kadiri: Ayrıca bireysel bir geriye dönük değerlendirme yapmanızı öneririm. Ne yaptım? Neyi iyi yaptım? Neyi geliştirebilirim? Bundan sonra neyi farklı yapmalıyım? Bu üç soruyu düzenli olarak kendinize sormak büyük fark yaratabilir.

Proje yönetimi bir zanaattır. Zirveye ulaştığınızı düşünseniz bile becerilerinizi geliştirmeye ve inceltmeye devam edebilirsiniz. Bu nedenle bu üç soru zanaatınızı ilerletmenize yardımcı olur.

Galen Low: İlk 90 günü geçmiş, hatta altı aydır görevde olan ve bunların hiçbirini yapmamış kişiler ne yapmalı? Gemi kaçtı mı?

Mukhtar Kadiri: Hayır, gemi kaçmadı. 90 günlük dönemler tekrar tekrar yaşanır. Bir yıllık plan yapmak zordur çünkü koşullar değişir. İlk 90 gün bittikten sonra yeni bir 90 günlük dönem başlar.

Her çeyrekte yeniden değerlendirme yapmalı ve gerçekleştirmek istediğiniz temel hedefleri belirlemelisiniz. Beş aydır ya da beş yıldır aynı rolde olmanız fark etmez; kendiniz için 90 günlük veya çeyreklik plan yapabilirsiniz.

Galen Low: Bunu kişisel çeyreklik planlamayla ilişkilendirmemiştim. Bir şey yapmak ve sonuçları ölçmek için çeyrek iyi bir zaman dilimi.

Mukhtar, bugün zaman ayırdığın için çok teşekkürler. İnsanlar seni çevrim içi olarak nerede bulabilir?

Mukhtar Kadiri: LinkedIn'de adımı, Mukhtar Kadiri'yi kullanarak beni bulabilirsiniz. Genellikle haftada beş veya altı kez paylaşım yapıyorum. Proje yönetimi, program yönetimi ve insanların 100.000-300.000 dolar aralığında roller bulmasına yardımcı olmak hakkında konuşuyorum. Bana ulaşmak için en iyi yer LinkedIn.

Galen Low: Bağlantıyı program notlarına ekleyeceğim. YouTube kanalın hâlâ devam ediyor mu?

Mukhtar Kadiri: Bir YouTube kanalım var. Bir süredir paylaşım yapmadım ancak yakında yeni bir podcast üzerinde çalışıyoruz. LinkedIn'de canlı yayınlar yapmayı ve Galen ile diğer harika konukları ağırlamayı planlıyorum. Proje yönetimi topluluğunda açıkça konuşulmayan ilginç ve tartışmalı konuları ele almak istiyoruz.

Galen Low: Harika. Her zaman olduğu gibi, binden fazla benzer düşüncedeki proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın. Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.