Galen Low’a, Capterra’da Kıdemli Analist olarak görev yapan Olivia Montgomery eşlik ediyor. Olivia, PM becerileri ile sosyal bilimler geçmişinin birleşiminin BT projelerindeki kişilikleri yönetmesine nasıl yardımcı olduğunu anlatıyor. Psikolojinin sizi nasıl daha iyi bir PM yapabileceğini öğrenmek için dinleyin.
Röportajdan öne çıkanlar:
- Olivia, sosyal bilimler ve teknoloji dünyalarını birleştirme konusunda tutkulu, deneyimli bir BT program yöneticisidir. PMP, CSM ve liberal sanatlar alanında yüksek lisans derecesine sahip olan Olivia, şu anda nitel araştırma ve analitik konularında uzmanlaşmış olup, proje yönetimi ve küçük işletmelerin teknoloji stratejileri konusunda, başka kim olabilir ki, Capterra için danışmanlık yapıyor. [1:23]
- Olivia, iş dışında yarışmalara katılan bir binicidir ve iyi bir psikolojik korku filmi izlemeyi sever. [1:43]
- Olivia, İngilizce profesörü olmayı hayal ediyordu. Aynı zamanda jimnastikçi olmak istiyordu. Atlı atlama dalında Olimpiyatlar’a katılmak istiyordu. [4:37]
- Olivia’nın proje yönetimi ve BT alanına geçişi üniversiteden sonra gerçekleşti. Shift4 adındaki, aynı zamanda muhasebe yazılımı geliştiren bir ödeme işleme şirketinde yazarlık yaptığı bir işe girdi. Şirketin yazılım geliştirme ekibi Scrum yöntemiyle çalışıyordu; böylece Scrum’ın ne olduğunu, ekiplerin nasıl birlikte çalıştığını ve JIRA’nın ne olduğunu öğrendi. [4:51]
- Olivia, Shift4’te çalışırken kullanıcı gereksinimlerini toplama ve QA betikleri yazma görevlerini üstlenen bir iş analisti olarak danışmanlık yapmaya başladı ve süreç buradan itibaren gelişerek devam etti. [5:43]
- Olivia’nın ilk “resmî” projesi, şirketin halka açılması ve SOX uyumlu hâle gelmek için ERP sisteminin değiştirilmesi sürecinde iş analisti olarak görev yapmasıydı. [6:45]
- Olivia’nın BT PMO’sunun başında olduğu son görevinde, aslında Gartner‘ın müşterisiydi. Gartner’ın analistleriyle çalışıyor, süreçlerini olgunlaştırma ve benzeri konularda yardım alıyordu. [8:58]
- Operasyonel bir PM rolünden Capterra’da danışmanlık rolüne geçen Olivia’nın günlük işi, KOBİ yöneticilerine teknoloji veya yazılım sorunları hakkında anket yapmak ve onlarla konuşarak hangi konularda yardıma ihtiyaç duyduklarını gerçekten anlamaktır. [9:36]
- Yöneticiler ve liderler işletme yüksek lisansı yapmış ve pazarlama kökenliyken, BT çalışanları bilgisayar bilimi eğitimi alır. Bu nedenle iletişim tarzları konusunda iki tarafın eğitimleri birbirinin tam tersidir ve farklı iletişim türlerine değer verirler. [19:13]
- Olivia yakın zamanda düzenli olarak okuduğu Psychology Today’de Dr. Erin Leonard’ın “Yüksek EQ Bir Süper Güçtür” başlıklı makalesini gördü. Dr. Leonard bir psikolog ve makalesinde, özellikle bir proje yöneticisi ile ilgili; bu kişinin EQ’su yüksek olduğunda ve düşük olduğunda nasıl tepki vereceğine ve bunun projesi üzerinde nasıl katlanarak artan bir etki yaratacağına dair bir örnek yazmıştı. [20:24]
- On yılı aşkın süre boyunca dil, anlatılar, hikâyeler ve karakterler üzerine çalışmak, Olivia’ya başvurabileceği bir “referans birikimi” kazandırdı; bu da böyle bir deneyimi olmasaydı kurabileceğinden daha fazla insanla bağ kurmasına yardımcı oluyor. [25:05]
Sosyal bilimler, muhtemelen okuyabileceğiniz diğer hiçbir çalışma alanının yapmadığı şekilde, zihinde esnekliği teşvik eder ve geliştirir.
Olivia Montgomery
- Teknik bir projede paydaş yönetiminin bir yönü gereksinim toplamadır. Yöneticilerinizden, departman liderlerinden, yöneticilerden, denetçilerden, yazılımın gerçek kullanıcılarından, kodu yazan kişilerden, mühendislerinizden ve QA test uzmanlarınızdan gereksinimleri toplarsınız. Onların da neler olduğunu anlaması gerekir. [28:55]
- Teknik bir projede paydaş yönetiminin diğer yönü toplantılardır. Tüm kişiliklerin bir araya geldiği ve zamanınızı, iletişiminizi etkili bir şekilde yönetmeniz gereken yer burasıdır. Toplantıdaki diğer kişilerin de zamanlarını ve iletişimlerini etkili bir şekilde kullanabilmelerini sağlamanız gerekir. İşte bu noktada her şey bir araya gelir ve toplantıya yaptığınız hazırlığa bağlı olarak toplantı ya gerçekten başarılı olur ya da hiç başarılı olmaz. [35:11]
Gerçekleşecek toplantı türünü kategorilere ayırmanın ve açıkça belirtmenin güçlü bir savunucusuyum.
Olivia Montgomery
- Toplantı hazırlığınızı yaptıysanız ve insanlar özellikle bilgi paylaşma sıraları geldiğinde kendilerinden ne beklendiğini biliyorsa, nasıl yanıt verdiklerini ve ne söylediklerini gerçekten dikkatle dinlemeniz gerekir. [40:47]
İnsanları bir toplantıda istediğiniz şekilde davranmaya zorlamamak önemlidir; çünkü bir sonraki toplantınıza katılmaktan korkacaklardır.
Olivia Montgomery
- Sosyal bilimler geçmişi olmayan ve bunu yine de proje yönetimi tarzına dâhil etmek isteyenler için Olivia’nın tavsiyesi, ekibinizi dengelemektir. Kendi ekibinizi işe alma veya seçme fırsatınız varsa IT proje yönetimi için sosyal bilimler alanından kişileri işe almaktan çekinmeyin. [56:44]
- Duygusal zekâsı yüksek bir proje yöneticisi veya genel olarak lider olma konusunda kendini geliştirmek isteyenlere Olivia’nın tavsiyesi, bir mentor bulmak, filmler izlemek, insanlar hakkında hikâyeler okumak, karakterlere dikkat etmek ve kendi rolünüzün bakış açısını uygulamaktır. [1:02:01]
- Olivia, HBO yapımı “White Lotus” adlı televizyon dizisini öneriyor. Bu, algıyı, motivasyonu, önyargıları ve karakterlerin birbirleriyle yaşadığı tuhaf çatışmaları ele aldığını gördüğü güncel dizilerden biri. [1:06:38]
Konuk biyografisi:
Olivia, proje yönetimi ve küçük işletmelerin dijital dönüşümüyle ilgili içgörüleri paylaşma konusunda tutkulu bir Capterra Kıdemli Analistidir. Küçük işletme yöneticilerine veriye dayalı içgörüler sunmak için hem IT PMO lideri olarak edindiği deneyimden hem de beşerî bilimler alanındaki eğitim geçmişinden yararlanıyor. Çalışmaları TechRepublic, CIO Dive ve TrustRadius’ta yayımlandı. Teknoloji trendlerini araştırmadığı zamanlarda onu ata binerken veya Jurassic Park izlerken bulabilirsiniz.

IT alanındaysanız, yazılımı ve teknolojiyi robotlar için değil, insanlar için çalışır hâle getirmeye çalışıyorsunuz demektir.
Olivia Montgomery
Bu bölümdeki kaynaklar:
- Dijital Proje Yöneticisi Topluluğuna katılın
- Capterra’ya göz atın
- Olivia ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun
İlgili makaleler ve podcast’ler:
- Podcast hakkında
- ekiplerin nasıl yönetileceğini açıklayan makale
- görev yöneticisi misiniz, yoksa proje lideri mi? sorusunu açıklayan makale
- kötü toplantıların iyi projeleri sekteye uğratmasını nasıl önleyebileceğinizi anlatan podcast
- Öne çıkan bir portföy oluşturma üzerine makale: Proje Yöneticisi Portföyü Nedir? (+ Örnekler ve Şablon)
Ayrıca Göz Atmaya Değer: Dijital Proje Nedir? Uyarlama Üzerine Söylev ve Tavsiyeler
Deşifreyi Okuyun:
Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Lütfen bazı yazım hatalarını mazur görün; bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmıyor.
Galen Low: Proje kişilikleri. Bu iki kelime bir araya geldiğinde muhtemelen hepimizin aklına bir şeyler gelir. Belki kararını asla veremeyen bir paydaş için bir lakap takmışsınızdır ya da hesap yöneticisi ekibin çalışmasını sunarken Buzzword Bingo oynadınız. Belki de normalde duygularını belli etmeyen proje sponsorunuzun bir keresinde hafifçe gülümsediği ve “Herkesin eline sağlık” dediği büyük bir kutlama yaptınız.
Hepsi eğlenceli, ancak asıl mesele şu: Proje yöneticileri olarak bu kişilikleri yönlendirmek bizim işimiz. Bu, beceri setimizin temel bir parçası. Projeleri başarıyla teslim etmemizi sağlayan ya da başarısız olmamıza neden olan ölçülemeyen unsurdur.
Peki bu neden resmî proje yönetimi eğitimlerinde öğretilmiyor? Öğretilebilir mi?
Projelerinizde yer alan çeşitli karakterlerin tuhaflıklarını ve inceliklerini yönlendirmekte zorlandıysanız dinlemeye devam edin.
Sosyal bilimlerden, kendi yaşanmış deneyimlerinizden ve hatta popüler kültürden yararlanarak paydaş yönetimine insan merkezli bir yaklaşım geliştirmenin bazı doğal yollarını derinlemesine inceleyeceğiz. Böylece projeleriniz bir Dilbert karikatüründen çok Cool Runnings filminden bir sahne gibi hissettirecek.
Bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Digital Project Manager'dan Galen Low. Amacımız dijital profesyonellerin yetkinlik kazanmasına, özgüven geliştirmesine ve bağlantılar kurmasına yardımcı olarak projelerine amaç ve etkiyle liderlik etmelerini sağlayan bir topluluğuz. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresine göz atın.
Herkese merhaba — DPM podcast'inde bizimle vakit geçirdiğiniz için teşekkürler.
Bugünkü konuğum, sosyal bilimlerle teknoloji dünyalarını birleştirme konusunda tutkulu, deneyimli bir BT program yöneticisi. PMP ve CSM sertifikalarına ve liberal sanatlar alanında yüksek lisans derecesine sahip olan konuğumuz, şu anda nitel araştırma ve analiz alanında uzmanlaşıyor; proje yönetimi ve küçük işletme teknolojisi stratejileri konusunda Capterra için danışmanlık yapıyor.
İş dışında rekabetçi bir binicilik engel atlama sporcusu ve iyi bir psikolojik korku filmi hayranı.
Herkes, lütfen Olivia Montgomery'yi karşılayın. Merhaba Olivia!
Olivia Montgomery: Merhaba, beni davet ettiğin için teşekkürler Galen. Burada olduğum için gerçekten çok heyecanlıyım. DPM kariyerimin büyük bölümünde başvurduğum bir kaynak oldu; bu topluluğun parçası olduğum için çok mutluyum.
Galen Low: Harika, burada olman çok güzel. Hayranımız olduğunu duymak beni çok mutlu etti. Sana yardımcı olabilmiş olmamız da harika; çünkü kariyerinde yaptıklarından da çok etkilendim ve bunları konuşacağız. Programımıza katıldığın için çok mutluyum. Bu arada, yol boyunca ortak bir noktamız olduğunu da fark ettik: film.
Bana, proje yöneticisi olmadan önce aslında görüntü yönetmeni olmak istediğini söylemiştin.
Olivia Montgomery: Evet. Filmleri seviyorum. Ruh hâlini ve atmosferi nasıl oluşturduklarını, nasıl çekildiklerini incelemeyi seviyorum. Kesinlikle çok seviyorum.
Galen Low: Buna bayıldım. Ben sinema eğitimi aldım ve proje yöneticisi olmadan önce fragmanları kurgulayan biri olmak istiyordum. Hayalimdeki iş fragman editörlüğüydü. Benden de küçük bir not.
Ayrıca küçük bir kuş bana, şimdiye kadar gördüğü en karmaşık ama aynı zamanda en düzenli elektronik tablolardan birini yönettiğini söyledi. Kendini bir Excel gurusu olarak görüyor musun?
Olivia Montgomery: Guru mu? Bilmiyorum ama Excel muhtemelen gelmiş geçmiş en sevdiğim yazılım programı.
Biliyorum, kulağa tuhaf geliyor; fakat başka hiçbir program bu kadar veriyi yönetme ve bana yardımcı olma konusunda ona yaklaşamadı. İşleri hızlandırıyor. Hatta bazen yalnızca nicel değil, nitel veri analizi için de kullanıyorum. Harika bir şey. Bayılıyorum. Yerini tutacak başka bir program yok.
Galen Low: Biliyor musun, gerçekten sana katılıyorum.
Bunun aslında beynimizin yapılandırılma biçimini yansıttığını hissediyorum. Bunu bilimsel açıdan söylemiyorum ama bazı günler elektronik tablolarla düşünüyor, elektronik tablolarla hayal kuruyorum. Bir elektronik tabloda rahatlatıcı bir şey var. Sana tamamen katılıyorum.
Olivia Montgomery: Evet, kesinlikle. En iyisi.
Galen Low: Elektronik tabloların canı sağ olsun.
Pekâlâ, konuya girelim. Son zamanlarda üzerinde konuştuğumuz şeylerden biri, modern bir kurumsal BT programında yer alan geniş kişilik yelpazesi. Sonuçları etkili biçimde ortaya koymak için yalnızca güçlü proje yönetimi becerilerine değil, gerçekten güçlü insan ilişkileri becerilerine sahip olmanın ne kadar önemli olduğu.
Başlangıç olarak, profesyonel hâlinden biraz söz eder misin? Küçükken sen de benim gibi proje yöneticisi olmak mı istiyordun?
Olivia Montgomery: Hadi ama. Hayır, şaşırma ama istemiyordum. İngilizce profesörü olmayı hayal ediyordum. Her zaman istediğim şey buydu. Bu yüzden eğitim geçmişim de o yönde; ama aynı zamanda jimnastikçi olmak ve binicilik engel atlamada Olimpiyatlara gitmek istiyordum.
Üniversite boyunca bile proje yönetimi radarımda değildi. Proje yönetimine ve hatta BT'ye geçişim üniversiteden sonra oldukça hızlı oldu. Shift4 adlı, muhasebe yazılımı da geliştiren bir ödeme işleme şirketinde yazarlık yapmaya başladım.
Son zamanlarda haberlerde yer aldılar; CEO'ları şu anda ilk sivil görev kapsamında üç gün boyunca Dünya'nın yörüngesinde bulunuyor. Oldukça yenilikçi bir şirket ve BT alanında ilk deneyimimi onlarla kazandığım için gururluyum. Yazılım geliştirme ekipleri Scrum yöntemiyle çalışıyordu. Böylece Scrum'ın ne olduğunu, ekiplerin nasıl birlikte çalıştığını ve JIRA'nın ne olduğunu öğrendim.
Buna bayıldım. Oradaki deneyimimi gerçekten çok sevdim. Sonrasında iş analisti olarak danışmanlık yapmaya başladım; kullanıcı gereksinimlerini topladım, kalite güvence komut dosyaları yazdım ve işler buradan gelişmeye devam etti.
Galen Low: Buna bayıldım. Pek çok insan “Eski işverenimin CEO'su şu anda uzayda süzülüyor ya da yörüngede bulunuyor” diyemez. Çok havalı.
Olivia Montgomery: Gerçekten çok havalı.
Galen Low: Harika. İlgilenenler için, uzay meraklıları; Inspiration belgeseli şu anda Netflix'te. Belgesel, bölümlerden oluşuyor; aslında tam bir dizi, değil mi?
Olivia Montgomery: Evet, tam bir dizi.
Galen Low: Süper. Demek uzayda. Harika.
Şimdi konuya dönelim. Scrum ve BT'yi öğrendiğinden söz ettin. Geçmişte yönettiğin proje ve programlardan biraz bahsedebilir misin?
Olivia Montgomery: Elbette. İlk “resmî” projem dediğimde, BT PMO'sunda bir BT proje yöneticisi için iş analistiydim ve şirket halka açılırken işe alındım.
ERP sistemlerini baştan sona yenilemeleri gerekiyordu. Sistemi, SOX uyumlu olacak başka bir sistemle değiştirdik ve şirket halka açılmadan önce bunu tamamlamamız gerekiyordu. Son tarih çok kesindi ve işi doğru yapmak kritik önem taşıyordu; ben de buna bayıldım. O şirketteyken başka şirketler de satın aldılar ve onları sisteme dâhil etmek, sistemlerini değiştirmek ya da istemediklerimizi kullanımdan kaldırmak için yürütülen projelerde yer aldım.
Sistemlerini koruduğumuzda da mevcut veri gölümüze entegre etmemiz gerekiyordu. Şirkette çalıştığım dönemde evler inşa etmeye de başladılar; tamamen yeni bir iş kolu kuruyorlardı ve bu çok eğlenceliydi. Bir anda sıfırdan yeni bir şirket kurmaya başlıyorduk.
O zamana kadar BT PMO'sunun başına geçmiştim. Şirketin yepyeni bir kolunu kurmak üzerinde çalışmak çok keyifliydi.
Galen Low: Özetlemek gerekirse, çok basit, düşük stresli projelerde ve hiç değişmeyen, son derece durağan ortamlarda çalışıyorsun.
Olivia Montgomery: Kesinlikle. İp gibi bütçeler, kimsenin dikkat etmediği işler.
Galen Low: Her gün aynı şey. Önce BT, sonra ev inşası; sıradan ve sıkıcı işler. Ne kadar harika bir yolculuk. Buna bayıldım.
Bugün ise Capterra'da araştırma analisti olarak çalışıyorsun. Bu, kulağa pek proje yönetimi gibi gelmiyor ama aslında öyle. Günlük işlerinin nasıl göründüğünü ve mevcut görevinde en çok neyi sevdiğini anlatabilir misin?
Olivia Montgomery: Elbette. BT PMO'sunu yönettiğim son görevimde aslında Gartner'ın müşterisiydim. Analistlerimizle çalışıyor, süreçlerimi nasıl olgunlaştıracağım konusunda destek alıyordum. Gartner'ı seviyordum. Sonra bana ulaşıp Capterra'nın küçük ve orta ölçekli işletmelere odaklanan birine ihtiyacı olduğunu ve benden hoşlandıklarını söylediklerinde hemen kabul ettim; evimizi sattım, Teksas'tan taşındım ve tamamen bu işe atıldım.
Bu fırsata inanamadım. Operasyonel bir proje yönetimi görevinden danışmanlık görevine geçtim. Capterra'da günlük olarak küçük ve orta ölçekli işletme liderleriyle anketler yapıyor ve görüşüyor, teknoloji ya da yazılım sorunlarını dinleyerek ne konuda yardıma ihtiyaç duyduklarını anlamaya çalışıyorum.
Sonrasında, kullanıcıları, diğer küçük ve orta ölçekli işletme liderlerini, BT çalışanlarını ve BT liderlerini kapsayan anketlerden oluşan bir araştırma yaklaşımı tasarlıyor; veri analizimi yapıyor ve bir rapor yazıyorum. Capterra'da en sevdiğim şey, bu raporları okumak isteyen herkes için ücretsiz yayımlayabilmemiz.
Bunları Capterra web sitesinde yayımlıyoruz. Böylece özel araştırma, pazar araştırması ve danışmanlık için on binlerce dolar ayıramayan küçük ve orta ölçekli işletme liderlerine, profesyonellerden öneriler sunabiliyorum. En sevdiğim şey bu. Yenilikçi ve kararlı küçük ve orta ölçekli işletme liderlerine yardım etmeyi seviyorum; çünkü onlar Coca-Cola ya da NASA değil. Sahada mücadele ediyorlar ve alabilecekleri her türlü yardıma ihtiyaçları var. İhtiyaç duydukları kaynakları sağlayabilmek beni çok heyecanlandırıyor.
Galen Low: Buna bayıldım. Haklısın. Bu düzeydeki veri ve raporlama eskiden yalnızca çok büyük bütçeleri karşılayabilen ve Gartner'ı sürekli danışman olarak tutabilen kuruluşların erişebileceği bir şeydi.
Ama artık veri, karar almak ve herhangi bir sektörü geliştirmek için çok önemli. Bu misyonu seviyorum. Bunun bir parçası olmak, verileri erişilebilir hâle getirerek küçük işletmelerin gerçekten başarılı olmasına yardımcı olmak çok heyecan verici görünüyor.
Olivia Montgomery: Evet. Her zaman operasyonel deneyimimden aldığım en iyi uygulamaları harmanlamaya çalışıyorum. Yani bu yalnızca veri analizi ve kuru anket raporlarından ibaret değil. “Bulduğumuz şey bu” deyip kişisel deneyimlerimden de yararlanıyorum. Bütçe için tekrar tekrar talepte bulunmuş, her şeyin onaylanmasını istemiş biri olarak bunu biliyorum.
Onlarla asansörde karşılaşıp “Bu işin durum güncellemesi ne?” diye sorduklarında hazırlıklı olmanız gerekir. Bu nedenle profesyonel deneyimimi harmanlayarak raporlarda her iki dünyanın da en iyisini sunmaya çalışıyorum.
Galen Low: Araştırmacı ve uygulamacı olmanı seviyorum. Çok havalı.
Olivia Montgomery: Kesinlikle.
Galen Low: Peki, dinleyicilerin konumunu anlaması için hızlı bir çerçeve çizelim. Bence pek çok kişi kurumsal bir BT programındaki paydaş ekosisteminde yer alan kişilikleri fazlasıyla basitleştiriyor.
Hatta birçok proje yöneticisinin, o alaycı köpek de dâhil olmak üzere Dilbert dünyasındaki hicivli arketiplere göre hareket ettiğini söyleyebilirim. Asıl konu bu değil. Paydaş yönetimi, en teknik projelerde bile gerçekten eşsiz ve birbirinden farklı kişilikleri bir araya getirmek, rekabet hâlindeki öncelikleri uyumlu hâle getirmek ve geniş bir duygu yelpazesini yönlendirmekle ilgilidir.
Bu bölümün çalışma başlığında psikoloji terimini kullandık; fakat senin asıl odaklandığın şeyin genel olarak sosyal bilimler, yani beşerî bilimler ve bunların proje yönetimi eğitiminin bir parçası olması gerektiğini düşünüyorum.
İlk soru şu: Sosyal bilimlerden ne anlıyorsun ve sosyal bilimlerle paydaş yönetimi arasındaki ilişki nedir?
Olivia Montgomery: Evet, kesinlikle. İnsanlarla çalıştığımızı çok iyi ifade ettin. Özellikle BT'deysen yazılımı ve teknolojiyi robotlar için değil, insanlar için çalışır hâle getirmeye uğraşıyorsun; insanlar ise karmaşıktır. Farklı değerleri ve farklı motivasyonları vardır. Bunu sosyal bilimlerle ilişkilendirdiğimizde, özellikle dil ve edebiyat eğitimi geçmişim açısından, farklı karakterlerin farklı şeyler istediğini görürüz.
Farklı şeylere farklı biçimlerde tepki verirler ve bunu bilmeniz gerekir. Bilgiyi en iyi nasıl alacaklarına göre nasıl iletişim kuracağınızı bilmeniz gerekir.
Herkese aynı şekilde davranamazsınız; aksi takdirde projeniz büyük olasılıkla başarısız olur. Hatta kariyerinizin bile başarısız olabileceğini söyleyebilirim.
Galen Low: Kesinlikle katılıyorum. Karakterler fikrini de sevdim. Bazen Dilbert'teki köpekle karşılaşabiliyorsunuz; ama çoğu zaman karşınızdaki kişi beklediğiniz kişi olmuyor. Herkes benzersiz olduğu için işin içinde küçük bir farklılık oluyor.
Sosyal bilimler, teknik proje yönetiminin ve bu alandaki eğitimin biraz daha merkezinde yer almalı mı?
Olivia Montgomery: Kesinlikle, yüzde yüz. İş paydaşlarınız genellikle yöneticilerdir. Çoğu zaman MBA yapmışlardır ya da terfi ederek yükselmiş pazarlama liderleridir.
Ancak işi gerçekten yapan kişiler bilgisayar bilimi okumuştur; resmî ya da gayriresmî olarak BT, kod ve makinelerle çalışırlar. Bir araya gelmesi gereken bu insanlar birbirinden çok farklıdır.
Yüksek duygusal zekâya ve sosyal bilimler geçmişine sahip olduğunuzda aradaki köprü siz olabilirsiniz. Proje yöneticileri bu köprü olabilmek için mükemmel kişilerdir. MBA yapmış yöneticinin yazılım geliştiricinize doğrudan gereksinim vermesini istemezsiniz; bu, ikisini de hemen hayal kırıklığına uğratır. Bu nedenle köprü olmanız gerekir.
Sosyal bilimlerin teknoloji ve yazılım alanında önemli olduğu artık daha fazla kabul görüyor.
Düzenli olarak okuduğum Psychology Today'de kısa süre önce bir yazı gördüm. Dr. Erin Leonard'ın “Yüksek Duygusal Zekâ Bir Süper Güçtür” başlıklı bir makalesi var. Kendisi bir psikolog ve yüksek duygusal zekâya sahip bir proje yöneticisinin düşük duygusal zekâya sahip bir proje yöneticisine kıyasla nasıl tepki vereceğini ve bunun proje üzerinde nasıl katlanarak bir etki yaratacağını anlatan bir örnek vermiş. Küçük bir ön izleme: yüksek duygusal zekâya verilen tepki, düşük duygusal zekâya verilen tepkiden daha başarılıydı.
Yani proje yönetimini Psychology Today'de bile görüyoruz; bu harika.
Galen Low: Buna bayıldım. Makaleyi benimle paylaştığın için de teşekkürler. Topluluğumda paylaştım ve “Şu anda kendimi gerçekten görülmüş hissediyorum” dedim. Psychology Today bir kez olsun tersine değil, proje yönetiminden söz ediyor. Bu harika. Makalenin bağlantısını program notlarına ekleyeceğim.
Duygusal zekâyla liderlik etme hakkında çok konuşuyoruz. Şu anda gündemde olan bir konu olabilir; fakat benim sevdiğim şey yalnızca yüksek duygusal zekâya sahip liderlik tarzı değil, aynı zamanda karışımdaki karakterleri ve motivasyonları anlama yaklaşımı. Edebiyat geçmişin de var. Profesyonel yaşamımızda yaptığımız şey, aslında bir edebiyat eserini yaşamak değil mi? Bütün bunları birbirine bağlayan çok güzel bir çizgi olduğunu düşünüyorum.
Ayrıca şu anda Proje Yönetimi Enstitüsü'nün PMBOK'un 7. Baskısını okuyorum. Özellikle paydaş yönetimi ve kişilik dinamikleri açısından önceki baskıdan önemli ölçüde farklı.
Bunun proje yönetimi eğitiminin ana akımına girdiğini görmek çok güzel. PMBOK'u henüz tamamen bitirmedim; ancak işin çoğunun süreçten çok insanlarla ilgili olduğunu anlamaya başlamamız gerçekten dikkatimi çekti.
Olivia Montgomery: Evet, kesinlikle. Onu bir gecede bitirmemiş olman beni neredeyse hayal kırıklığına uğrattı. Bir PMBOK alıp oturmalı ve baştan sona okumalıydın.
Galen Low: Baştan sona. Çok sürükleyici. PMP'ye hazırlanırken okuduğumda beşinci baskıydı; bu baskıdan çok daha ilgi çekici ve okunabilir.
Rita Mulcahy'nin, okuduğum PMBOK yorumunu daha az kuru hâle getirdiği için hakkını teslim etmek gerekir. Gece boş zamanımda okuyabileceğim bir şeye dönüştürmeme yardımcı oldu.
Olivia Montgomery: Hepimiz gibi onlar da öğrenerek ve gelişerek değişiyor.
Galen Low: Yedinci baskı gerçekten çok güzel ve heyecan verici. PMP sahibi olan, PMP almak isteyen ya da PMBOK'la ilgilenenler için okumaya değer olabilir. İçinde gerçekten ilginç şeyler var. Ama konudan uzaklaşmayalım.
Edebiyat ve dil alanında bir geçmişin olduğunu söyledin. Sosyal bilimler geçmişini BT projelerine yaklaşmak için nasıl kullanıyorsun? Herhangi bir çerçeve mi kullanıyorsun, yoksa ekip ve müşteriler için kişilik değerlendirmeleri yapan biri misin?
Herkesi psikanaliz mi ediyorsun? Yaklaşımın nasıl?
Olivia Montgomery: Aslında herkesi psikanaliz etmemek gerektiğini düşünüyorum. Profesyonel bir psikolog değilim ve bu, iş ortamında tuhaf olabilir. Bunu önermiyorum. Öz keşif açısından yararlı olabilir; ancak bir toplantıda birini dinleyip “Bu kişi kesinlikle Dilbert karikatürlerindeki alaycı köpek; onunla buna göre çalışacağım” demezdim.
Bu tuhaf olur. Daha doğal davranmaya çalışıyorum. Bunun önemli bir nedeni, on yılı aşkın süre boyunca dil, edebiyat, kitaplar, karakterler ve hikâyeler üzerinde çalışmış olmam. Çocukluktan ölüm döşeğine kadar farklı kültürleri, deneyimleri ve insanların yaşamlarının farklı yönlerini öğreniyorsunuz. Onlarca yıllık araştırma birikiminiz olduğunda bu yaklaşım daha doğal hâle geliyor. Sosyal bilimler, zihinde başka hiçbir çalışma alanının sağlayamayacağı bir esneklik geliştirir. En ilginç yanı da, birinin yalnızca ne söylediğini değil, bunu nasıl söylediğini; neyi söylemeyi seçtiğini ve neyi söylememeyi seçtiğini dinlemenize yardımcı olmasıdır.
Kişiyi ve onu harekete geçiren motivasyonları gerçekten anlamaya çalışıyorum; çünkü herkes farklı bilgi türlerine ve proje sonuçlarına farklı değerler yükler. Bunu başarıyla yönetip dengelemeniz gerekir. Kitaplardan ve karakterlerden oluşan referans birikimim, insanların konuşma biçimlerini dinleyerek onlarla hızlı bir şekilde ilişki kurmama yardımcı oluyor.
Galen Low: Yaklaşımının ne kadar doğal olmasını seviyorum. Proje yöneticileri olarak eğitimimiz süreçler, girdiler, çıktılar ve prosedürlerle ilgili. İnsanlar yüksek duygusal zekâya dayalı liderlik ve yönetim tarzına yöneldiğinde hemen bir çerçeve istiyor: “Bana Myers-Briggs uygula, herkesi kutulara yerleştirebileceğim bir şey ver.” Oysa amaç tam olarak bunu yapmamak.
Herkesin birey olduğunu ve onlara birey olarak dikkat etmeniz gerektiğini söylüyorsun. İster deneyimlerinden ister edebiyat ve filmden yararlanarak insanları anlamaya çalış; önemli olan bunu proje yönetimine taşıyabilmek. Katı bir çerçeve değil, doğal bir yaklaşım.
Olivia Montgomery: Kişilik değerlendirmelerinin elbette bir yeri var. Lisedeyken ilk kez yaptırdığımdan beri INFJ sonucu alıyorum; ancak bu, benim tamamım olduğum anlamına gelmez. Birisi internete girip INFJ'nin ne olduğuna ilişkin bir veya iki cümle okuyarak benimle gerçekten başarılı bir bağ kuramaz.
Bu tür değerlendirmeler, profesyonel olarak nasıl ilişki kurulacağı ve birinin projede en iyi performansını vermesinin nasıl sağlanacağı konusunda değil, öz keşif konusunda yardımcı olur. Yani ikisinin bir karışımıdır.
Galen Low: Bunu sevdim. Yaklaşımını proje yönetimi ortamında uyguladığın örnek ve senaryoların yüzeyini biraz kazıyıp daha derine inebilir miyiz?
Olivia Montgomery: Aklıma iki özel alan geliyor. İlki gereksinim toplama; çünkü bu, her tür paydaşla kurduğunuz bire bir deneyimdir.
Yöneticilerden, bölüm liderlerinden, müdürlerden, amirlerden, yazılımın gerçek kullanıcılarından, kod yazan kişilerden, mühendislerden ve kalite güvence test uzmanlarından gereksinim toplarsınız. Hepsinin ne olduğunu anlaması gerekir. Mimarınızın ve BT mimarınızın neler olduğunu bilmesi gerekir.
Bunların hepsi sizin ya da küçük ve orta ölçekli işletmelerdeki iş analistinizin çeşitli kişilikler ve işlevlerle yaptığı bire bir görüşmelerdir. İlişki kurabilmeniz, onların açılmasını ve rahat hissetmesini sağlamanız ve onlardan neye ihtiyacınız olduğunu açıkça anlamanız gerekir.
Bu bire bir etkileşim, proje yönetiminin gerçeğidir. Karşınızdaki kişinin kim olduğunu, onu neyin motive ettiğini ve neler sunabileceğini anlamak işi kolaylaştırır. Bu etkileşimde ne kadar başarılı olursanız projenin nihai teslimatı da o kadar iyi olur.
Galen Low: Bunu gerçekten sevdim. İş analisti geçmişin olunca aklıma şu geliyor: Gelecek nesiller bize pandemide yaşamanın nasıl olduğunu soracak ve bunu özetleyen destansı hikâyeler bekleyecekler. Biz de “Netflix izleyerek çok zaman geçirdim, sabah kalktığımda artık simit alamıyordum” diyeceğiz.
Gereksinim toplamak da biraz böyle. Kullanıcılar veya paydaşlar size bir hikâye anlatıyor. Siz o hikâyeyi onlardan çıkarıyor, anlamalı, yönlendirmeli ve sonra başka birine çevirmelisiniz. Karşınızdaki kişi, gereksinim toplama toplantısından 18 sağlam kullanıcı epikiyle dönmenizi bekleyebilir; ama aslında onların ağzından çıkan bu değildir. Siz onu yorumlar, köprü olur ve geliştirme ya da tasarım ekibinizin kullanabileceği doğru bilgiyi toplarsınız.
Olivia Montgomery: Esneklik burada devreye giriyor. Bir muhasebeciyle bire bir gereksinim toplama görüşmesi yaparsınız ve ihtiyacınız olan bilgiyi alırsınız; sonra bölüm başkanıyla konuştuğunuzda neler olup bittiğine ya da ne olmasını istediklerine dair biraz farklı bir fikirleri olabilir.
“Burada bir iletişim kopukluğu var; bu iki grubu bir araya getirmeliyiz” diyebilmeniz gerekir. Ya da yöneticiniz biraz fazla bilimkurgu izlemiş ve teknolojinin gerçekte olduğundan çok daha ileri olduğunu düşünüyor olabilir. Hepimiz hâlâ internet sorunlarıyla uğraşıyoruz; filmlerdeki gibi her şey her zaman çalışmıyor. Bu beklentileri yönetirken yazılım mühendisinizin emeğinin değersiz hissetmesini istemezsiniz. Esnek davranmalı, kişinin değerini saygıyla göstermeli ve yine de değişikliklerin yapılması gerektiğini anlatmalısınız.
Galen Low: Notlarımda “İyi proje yöneticileri Babil balıklarıdır” yazıyor. Douglas Adams hayranları için, bilmeyenlere açıklayayım: Babil Balığı kulağınıza bırakabileceğiniz ve bir anda tüm dilleri anlayıp konuşmanızı sağlayan bir balıktır.
Bazen bunu yapmak zorundayız. İş analisti olarak olduğu kadar proje yöneticisi olarak da, uzlaşmayı yönlendiriyoruz. “Bu böyle çalışmıyor; bunu yapabiliriz ama maliyeti iki katına çıkar ve iki kat uzun sürer” gibi zor konuşmaları yapmalı ve çeviriyi, ihtiyacımız olan tepkinin alınacağı ve doğru şekilde duyulup anlaşılacağı biçimde gerçekleştirmeliyiz.
Bu, insanın tamamını anlamayı gerektirir; yalnızca INFJ, Başak ya da belirli bir kişilik türü olarak değil.
Olivia Montgomery: Başak mısın?
Galen Low: Değilim; ama en fazla stereotipleştirilen burç olduğunu düşünüyorum. Sen misin?
Olivia Montgomery: Evet, beni yakaladın. Ben Başak'ım.
Galen Low: Eşim de Başak, kız kardeşim de. Daha iyi ya da daha kötü anlamda bu stereotipe gerçekten uyan, çok düzenli ve harika insanlar; ama aynı zamanda bundan çok daha fazlasılar. Deneyimleri farklı, bir probleme yaklaşma biçimleri farklı. Paydaşları yönetirken bunların hepsini hesaba katmamız gerekiyor.
Paydaş yönetimi ve beklenti yönetimi gibi iki basit kelime, son derece karmaşık ve zor bir işi özetliyor. Bu konuları, bugün konuştuğumuz kişilikleri, bireysellikleri ve incelikleri ele almadan öğreten eğitim çerçevelerine sahip olmamız ilginç.
Olivia Montgomery: Evet. Proje yönetiminin gereksinim toplamaya karşılık gelen diğer yönü, toplantıların bir performans olmasıdır. Tüm kişiliklerin bir araya geldiği yer burasıdır. Zamanınızı ve iletişiminizi etkili kullanmanız gerekir.
Toplantıdaki diğer kişilerin de zamanlarını ve iletişimlerini etkili kullanmalarını sağlamalısınız. Her şeyin bir araya geldiği yer burasıdır ve hazırlıklarınıza bağlı olarak toplantı çok başarılı da olabilir, hiç başarılı olmayabilir de.
Sosyal bilimlerin ve kişilikleri hızlıca tanımlayıp uyarlama yeteneğinizin parladığı yer burasıdır; ya da her şey dağılabilir. İkisi de kesinlikle olur.
Galen Low: İnsanların toplantılardan nefret ettiğini görüyorum; çünkü pek çok kişi toplantıları iyi yönetemiyor. Toplantının kesinlikle bir performans yönü var, ama aynı zamanda hazırlıkla da ilgili.
Toplantıyı başarıya ulaştırmak için insan merkezli yaklaşımınla nasıl hazırlandığını biraz anlatabilir misin?
Olivia Montgomery: Toplantı türünü açıkça kategorilere ayırmanın ve etiketlemenin güçlü bir savunucusuyum. Karar verme toplantısı mı, çalışma oturumu mu, yoksa durum güncellemesi mi? Pandeminin, durum güncellemelerinin genellikle e-posta yoluyla yapılabileceğini öğrenmemize yardımcı olduğunu düşünüyorum. Ancak bu, özellikle Scrum günlük toplantılarında her zaman geçerli değil.
Herkesin bunun bir karar toplantısı olduğunu bileceğini varsaymayın; toplantıyı adlandırın. Toplantı başlığında “karar verme” yazın ve amacın belirli bir konuda karar vermek olduğunu belirtin. Ardından toplantıya katılan her kişiye toplantıdaki rolünü ve beklentiyi bildirin.
Bu, etkili olacak toplantıyı tasarlamanıza da yardımcı olur. Birinin adını yazıyor ve getirmesi gereken şeyi açıkça belirtmiyorsanız belki de toplantıda bulunmasına gerek yoktur. Geri çekilip hazırlanmak için iyi bir yöntemdir.
Çok fazla gibi görünebilir ama gerçekten değil. Proje yöneticisi olarak projenizi baştan sona bilirsiniz. Toplantı amacını, katılımcıları ve onlardan bekleneni yazmak beş dakikanızı alır. Biraz zaman ister ama korkutucu değildir. İyi bir alışkanlıktır.
Galen Low: Odayı boyarken maskeleme yapmamak ve astar sürmemek gibi. Boyanın neden kötü göründüğünü merak edersiniz; çünkü bu işi yapmak can sıkıcıdır. İnsanlar davete herkesi eklemek, gündem hazırlamamak ve “Sadece konuşuruz” demek ister. Toplantıların bu kadar başarısız olmasının nedeni de budur.
İnsanların motivasyonlarını ve duygularını hesaba katmıyoruz. Ne yapmaları gerektiği açık olmayan herkesi toplantıya çekiyorsunuz. Hazırlık yapmadığınız için toplantı iyi gitmiyor. Asıl süper güç, hazırlık yapmaya zaman ayırmaktır.
Olivia Montgomery: Evet, kesinlikle. Benzetmeni sevdim. Mutfağımı yeniledim ve köşeleri kesmeye çalıştım; tam isabet.
Galen Low: Toplantı kategorilerinin birbirine karışmamasını seviyorum. Kariyerimin tamamında tek toplantıda durum güncellemesi yapmaya, iş bitirmeye ve karar almaya çalışmışım. Bu yüzden toplantılar karmaşık ve yorucu oluyor.
Toplantıda sürekli vites değiştiren kırılgan insan zihnimiz de etkileniyor. Bir noktada konu benim için geçerli olmadığında toplantıdan kopuyorum; sonra on dakika gelen kutumu kontrol ettikten sonra kendimi yeniden toplantıya dâhil etmek zorunda kalıyorum.
Etkinliğin başlığında bunun bir karar toplantısı olduğunu yazmak ve katılımcıların rollerini belirtmek çok önemli.
Olivia Montgomery: Kesinlikle. Yazın ve açıkça ifade edin. Kimsenin bildiğini varsaymayın. Varsayım yapmayın; neler olduğunu tam olarak yazın.
Galen Low: Peki toplantı sırasında bunun etkisini nasıl görüyorsun? Kolaylaştırırken gerçek zamanlı ve performatif yön hazırlığın sana nasıl yardımcı oluyor?
Olivia Montgomery: Toplantı hazırlığını yaptıysanız ve insanlar özellikle bilgi paylaşma sırası geldiğinde kendilerinden ne beklendiğini biliyorsa, nasıl yanıt verdiklerini ve ne söylediklerini gerçekten dinlemeniz gerekir.
Her şeyin harika gittiği, ölçütlere ulaştığınız ve başarılı bir toplantı yaptığınız durumlar olabilir; ama bu hiçbir zaman sürekli olmaz. Toplantılarda birinin konuşmadığını, içine kapandığını, soruyu beklediğiniz şekilde yanıtlamadığını görebilirsiniz.
Bunun pek çok nedeni olabilir; ancak temelde az konuşuyordur. Bu bir uyarı işaretidir ve buna yüksek duygusal zekâyla tepki vermelisiniz. O kişiye baskı uygulamayın, onu toplantıda istediğiniz gibi performans göstermeye zorlamayın. Bulunduğu noktada onunla buluşun. Muhtemelen bir iletişim kopukluğu ya da kafa karışıklığı vardır.
Fazla ya da az konuşmak genellikle kişinin rolü, beklentisi veya yaptığı iş konusunda kafasının karışık olduğunun işaretidir. Bazen kişisel bir sorun da olabilir. İnsanları toplantıda istediğiniz biçimde davranmaya zorlamamak önemlidir; aksi takdirde bir sonraki toplantınıza katılmaktan korkabilirler.
Toplantı, insanların tam olarak sizin istediğiniz biçimde davranması gereken bir yer değildir. Amacınızı gerçekleştirmeye çalışın; ancak o anda her kişinin bulunduğu noktada onunla buluşun.
Binicilik eğitimimden bir benzetme yapayım. Antrenman yapıyoruz, ders alıyorum, antrenörüm bana bilgiler veriyor ve ben hepsini uygulamaya çalışıyorum. Öğreniyor, pratik yapıyor ve çalışıyorum. Gerçek gösteri alanına girdiğimizde antrenörüm işlerin nasıl ilerlemesini istediğini biliyor. O benim proje yöneticim, projem de bir gösteri.
Gösteri alanına gittiğimde bu benim toplantım ve antrenörüm, sonunda ne yaparsam yapayım destekleyici ve teşvik edici olmalı. Gösteri sırasında hâlâ beni eğitmeye çalışırsa kafam karışır ve düşünce akışımı kaybederim. O anda yalnızca destekleyici olması gerekir.
Ne yapmam gerektiğini biliyorum; ortaya çıkıp yapmam gerekiyor. Atım bir engelin önünde durur ve ben omzunun üzerinden uçarak düşersem bu olabilir. Böyle bir durumda da olanları desteklemesi gerekir. İnsanlara baskı uygulamayın ve özellikle toplantılarda bulundukları noktada onlarla buluşun.
Onların performansını da gördüğünüzün farkında olun. Bu yalnızca sizinle ilgili değil. Verdikleri yanıtlar aynı zamanda profesyonel itibarlarının bir parçasıdır. Bunu desteklemeniz ve beslemeniz gerekir.
Galen Low: Bunu gerçekten sevdim. Toplantı için rolleri tanımlıyoruz; ancak proje yöneticisi olarak kendi rolümüzü yeterince düşünmüyoruz. Her şeyi kontrol etmeye çalışıyoruz: “Sen bunu yapacaksın.” Oysa “başla” dediğinizde rolünüz, dinamiklerin toplantının amacına ilerlemesini sağlamak ve kişilikler arasındaki etkileşimleri kolaylaştırmaktır.
Kolaylaştırabilirsiniz ama tamamen kontrol edemezsiniz. Aşırı kontrol etmeye çalışmak sizi amacınızdan uzaklaştırabilir; çünkü insanlar insandır ve hayatlarında pek çok şey olur. Bazen egolar çatışır ve yanlış zamanda baskı uygularsanız her şey kapanabilir.
Olivia Montgomery: Toplantıları yalnızca 45 dakikalık bir çalışma oturumu olarak görmemek önemli. Toplantı için ayırdığınız 45 dakika toplantının kendisidir; ancak hazırlık ve toplantı sonrası süreç de toplantının parçasıdır. Çevrenizde toplantı notları göndermeniz gerekiyorsa bunu yaparsınız. Toplantı sonrası takip görüşmeleri de toplantının bir parçasıdır.
Bunu daha geniş düşünmek, kontrolcü birinin gevşemesine yardımcı olabilir. Birinin belirli bir tepki vermesini istediğinizde bunu yapmadı diye paniğe kapılmayın. Toplantının mahvolduğunu düşünmek yerine, sonrasında takip yapabileceğinizi ve yine de ihtiyacınız olan etkiyi sağlayabileceğinizi kabul edin.
Galen Low: Bu, olaya bakmanın çok iyi bir yolu. Bir toplantı, devam eden bir konuşmada bir kilometre taşı gibidir. Az konuşma örneğin çok iyi; çünkü toplantının iyi geçmesini isteyen proje yöneticisi, kişiyi beklediği şeyi söylemeye zorlamak isteyebilir.
Oysa bazı kişilik türleri toplantı gibi doğal olmayan bir ortamda paylaşım yaparken rahat olmayabilir. Bilgiyi almanın ya da toplantı dışında takip etmenin başka yolları vardır. Herkesi dışa dönük olmaya zorlamak zorunda değiliz.
Olivia Montgomery: Evet, kesinlikle. Yalnızca bir yol. Birinin az konuşması, proje yöneticisi olarak dikkat etmeniz gereken büyük bir kırmızı bayraktır. Belki işlerinde geridedir ve bunun ortaya çıkmasını istemiyordur; belki de onunla konuşmaya zaman ayırmadınız.
Yine baskı uygulamayın. Onu ifşa etmeyin ve kendisini ifşa etmeye zorlamayın. Konuşmadığı için dikkat etmediğini varsaymayın. Başka nedenler olabilir. Toplantıdan sonra onunla oturup neler olduğunu konuşun.
Galen Low: Proje yöneticilerinin itibarı hakkında konuşuyoruz; bu itibar her zaman olumlu değil. İnsanlar “Proje yöneticileri çok kötü” diyebiliyor. Bunun nedeni tam olarak bu.
Kötü proje yöneticisinin kapsamı, takvimi ya da bütçeyi kontrol edemeyen biri olduğunu düşünüyoruz. Oysa olumsuz itibara neden olan proje yöneticileri, yüksek duygusal zekâya sahip olmayan ve sürekli baskı uygulayanlardır. Empati kullanmıyor, insanların motivasyonlarını anlamıyor, söylenen kadar söylenmeyenlere de dikkat etmiyorlar.
Onlar yalnızca “Kapsam bu, son tarih bu; yetiştiremiyorsan kötü” diyen kaba araçlar. Proje ekipleri için kötü deneyimler yaratıyor ve proje yöneticilerinin üzerlerinde duran, iş yaptıklarından emin olan, yukarıdan emir yağdıran ve hiçbir şeyi anlamayan işe yaramaz kişiler olduğu yönündeki itibarı güçlendiriyorlar.
Temelde proje yöneticisinin görevi bu olmamalı. Biz iş birliğini kolaylaştırıyor ve güçlendiriyoruz. Çok farklı insanları, farklı bilgi ve iletişim biçimlerine sahip kişileri bir araya getirip birlikte bir iş ortaya koymalarını sağlıyoruz.
Olivia Montgomery: Emir ve kontrol yönetim tarzının 1900'ler boyunca baskın olduğunu görüyoruz.
Bunu artık böyle söylememiz tuhaf mı? Bana tuhaf geliyor. Sanayi Devrimi'nden beri hepimiz emir ve kontrol yönetimi altında çalıştık. Birçoğumuzun hâlâ böyle yöneticilerle ve liderlerle çalıştığını kabul etmeliyiz. Bu nedenle “Onlar emir ve kontrol uyguluyor, ben de uygulamalıyım” diye düşünmek kolay olabilir.
Buna saygı göstermeyi bilmelisiniz; ancak genel olarak ekipler, insanlar ve iş dünyası bunu geride bıraktı. Emir ve kontrol artık modası geçmiş bir yaklaşım. Bunu yapıyorsanız bırakın. Hiç etkili olduysa bile artık etkili değil.
Galen Low: Sosyal bilimler geçmişi olmayan ve yüksek duygusal zekâ yaklaşımını güçlü yönü olarak görmeyen kişiler için ne tavsiye edersin?
Olivia Montgomery: İlk tavsiyem, bunun bir zayıflık olduğunu kabul etmenizdir. Bunu telafi etmenin en hızlı ve kolay yolu, bu konuda iyi olan birinden yararlanmaktır. Sosyal bilimler geçmişi olan birini ekibinize almaktan çekinmeyin.
Bir projede zorlu kişiliklerle mücadele ediyordum. İşler olması gerektiği kadar iyi gitmedi. Daha sonra başka bir yazılım sistemi istediler; bu da yeni bir proje anlamına geliyordu. İşlerin nerede yanlış gittiğini düşündüğümde çok fazla iletişim kopukluğu olduğunu gördüm. Gereksinim toplama bir sorundu.
Bu nedenle teknoloji konusunda bilgili ve bir süre danışman iş analisti olarak çalışmış bir psikolog buldum. Onu bu projede istedim. BT PMO iş analistim olarak işe alınmasını talep ettiğimde yöneticiler bunun çılgınca olduğunu düşündü. Özgeçmişine bakıp “Bağımlılık danışmanı ve psikolog olmuş; burada neler oluyor?” dediler.
Onlardan bana güvenmelerini istedim. Neyse ki yıllar içinde güvenlerini kazanmıştım. Harika biriydi ve hâlâ orada, görevini başarıyla sürdürüyor. Konuştuğumuz tüm nedenlerden ötürü çok iyi iş çıkarıyor. Bu nedenle işe alım yapmaktan korkmayın. Bilgisayar bilimi diplomasına sahip olması şart değil; özellikle bu sizin zayıf yönünüzse, böyle bir geçmişe sahip olmaması gerekir.
Galen Low: Ekibi dengeleme fikrini sevdim. Liderlik ekibini bunun akıllıca bir işe alım olduğuna ikna etmek zor olabilir. Ancak işe alım yöneticilerinin bir özgeçmişe bakıp bunun ne anlama geldiğini anlayabilmesi de aynı derecede önemli.
Ben de o kişi olmuş olabilirim. “İngiliz dili ve edebiyatı okumuş; tamam, daha önce bir dijital ajans için ne yaptın ve proje yönetimi deneyimin ne?” diye düşünüp bu kısmı geçebilirdim. Oysa bu, bugün konuştuğumuz her şeyi anlatıyor: incelikleri yönetebilmek, psikoloji ya da edebiyat geçmişi sayesinde karakterleri, hikâyelerini, nerede buluştuklarını ve nerede çatışabileceklerini anlamak.
İşe alım yöneticisi özgeçmişe baktığında bunu görebilmeli.
Olivia Montgomery: Kesinlikle.
Galen Low: Konuşmaya eğitimle başlamıştık. Neden süreç ve prosedürleri öğreniyoruz da duygusal zekâ ve kişilikleri yönlendirme gibi daha az ölçülebilir beceriler resmî olarak öğretilmiyor?
Bunları geliştirmek isteyen ve duygusal zekâsı yüksek bir proje yöneticisi ya da lider olmak isteyen biri için en iyi öğrenme yolu nedir? Kuruluşlarını da bu eğitime yatırım yapmaya nasıl ikna edebilirler?
Olivia Montgomery: Bunun öğretilmemesi büyük bir toplumsal sorun. Bence ilk ve orta öğretimde duygusal zekâ eğitimi olmalı; banka hesabını dengelemeyi ve duyguları tanımayı öğrenmeliyiz.
Bugün için bir mentor bulun. Kuruluşunuzda ya da yerel PMI bölümünüzde bu konuda iyi olan biri vardır. Ona ulaşın ve “Bu konuda gerçekten iyisiniz, bana yardımcı olur musunuz?” deyin. Yüksek duygusal zekâya sahip bir mentor sizin için çok önemli olacaktır.
Bir başka yol kitap okumak, film izlemek ve farklı konuşma biçimlerine maruz kalmaktır. İnsanların birbirleriyle nasıl ilişki kurduğunu gözlemleyin. Benim hikâyelerden ve karakterlerden oluşan bir referans bankam var; siz de bunu bugün oluşturabilirsiniz. Her yayın hizmetinde harika kitaplar, diziler ve filmler bulabilirsiniz.
Filmleri ve dizileri kitaplara tercih ediyorsanız bu da tamamen normal. Bir İngiliz dili ve edebiyatı uzmanı olarak bunların daha düşük kalitede olduğunu asla söylemem.
Galen Low: İnsanlar bunu yeterince düşünmüyor. Netflix'i izlemek de profesyonel gelişim olabilir. Kurgusal karakterler genellikle bir gerçekliğe dayanır; insanlarda bulunabilecek ve başka kişiliklerle başa çıkması gereken nitelikleri gösterirler.
Bir hikâyeyi dinlerken, izlerken ya da okurken keyif almanın yanında profesyonel yaşamınızda kullanabileceğiniz bir şeyler de öğrenebilirsiniz. İnsan dinamiklerini, kişilikleri ve motivasyonları anlama biçiminizi derinleştirebilir ve bunu proje yönetiminize taşıyabilirsiniz.
Olivia Montgomery: Televizyon, filmler ve kitaplar sizi hiç yaşamadığınız deneyimlere maruz bırakır. Eğlence amacıyla abartılı olsa bile bir konuşmanın neden iyi gitmediğini görür ve düşünürsünüz. Böylece biri size benzer şekilde tepki vermeye başladığında nasıl karşılık vereceğiniz konusunda daha fazla referansınız olur.
Galen Low: Bu içgörülerin hepsini çok değerli buluyorum. Gereksinim toplama, köprü olma ve çevirmenlik hikâyen özellikle aklımda kaldı.
Bir muhasebeciyle dirsek dirseğe gereksinim çıkarma oturumunda olduğunuzu hayal ediyorum. Size sistemi nasıl kullandıklarını anlatıyorlar; bu anlatı doğrudan gereksinim şeklinde gelmiyor. Onu yakalamanız, çevirmeniz ve ekibinize aktarmanız gerekiyor. Hedeflerle nasıl örtüştüğünü, iş listesinde nasıl önceliklendireceğimizi, gerçek gereksinimlerin neler olduğunu ve tamamlanma tanımını açıklamalısınız.
İnsanların ne söylediğini ve ne söylemediğini anlamamız gerekiyor. Paydaş yönetiminin ve duygusal zekânın insan inceliklerini yönlendiren tarafı bu.
Olivia Montgomery: Proje yöneticileri yalnızca kedi sürüsü gütmez. Öyle hissettirse de bu bir sanattır. Yapılması gereken bir iştir ve yalnızca gütmekten ibaret değildir; çok fazla emek, incelik, denge ve çeviri gerektirir.
Galen Low: Harika. Olivia, programımıza katıldığın için çok teşekkürler. Bu konuşma, yalnızca proje yöneticisi eğitimi ve davranışlarımız açısından değil, genel eğitim açısından da çok önemli.
İnsanlar olarak, yalnızca profesyoneller değil, insanlar olarak öğretilenlerin bir parçası hâline getirmek için ne yapabiliriz? İlk ve orta öğretimde, üniversitede, teknik yüksekokullarda ve iş başında bunları öğrenmek için daha fazla çıkış ve yol bulmamız gerekiyor. Çünkü bu gerçekten etkili ve işe yaradığı için gündemde.
Olivia Montgomery: Kesinlikle.
Galen Low: Evet.
Olivia Montgomery: Bu, iş dünyasının geleceği ve yöneldiğimiz yer. Bu yüzden aramıza katılın. Yıllardır bu konuda tutkuluyum ve nihayet konuşmaların merkezine geldiğini hissediyorum. PMBOK'un da yalnızca bir girdi ve çıktı bölümü olarak değil, paydaş yönetimini ele alması bunun bir yansıması.
Galen Low: Kesinlikle. Bunun podcast'teki son konuşmamız olmayacağını hissediyorum.
Olivia Montgomery: Umarım olmaz. Bu harikaydı. Dinleyicilerin bundan ilham aldığını, sorularının olduğunu ve konunun değerini gördüğünü umuyorum. Bunu paylaşmak ve konuşmak beni çok heyecanlandırıyor.
Galen Low: Programa gelip bizimle uzmanlık heyecanını paylaştığın için teşekkürler. Bu konuşmayı sürdürelim ve seni tekrar ağırlayalım. Çok eğlenceliydi.
Olivia Montgomery: Çok heyecanlıyım. Zaman ayırdığın için tekrar teşekkürler. Devamını sabırsızlıkla bekliyorum.
Galen Low: Siz ne düşünüyorsunuz? Sosyal bilimler proje yönetimi eğitiminin daha büyük bir parçası olmalı mı? Sosyal bilimleri paydaş yönetimine uygulamak için hangi ipuçlarına ve yöntemlere sahipsiniz?
Stratejik bir proje lideri olarak becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız topluluğumuza katılın!
thedigitalprojectmanager.com/membership adresine giderek bilgiyi paylaşan, karmaşık zorlukları çözen ve mesleğimizin geleceğini birlikte şekillendiren destekleyici bir topluluğa erişim sağlayın.
Zamandan ve enerjiden tasarruf etmenizi sağlayan kapsamlı şablonlardan ve aylık eğitim oturumlarından tartışma forumumuz, topluluk etkinliklerimiz ve beyin fırtınası gruplarımız aracılığıyla sunulan akran desteğine kadar, topluluğumuzun bir parçası olmak dijital teslimat kariyerinizde ilerlerken arkanızda binden fazla kişinin bulunması demektir. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun ve thedigitalprojectmanager.com adresinden iletişimde kalın.
Bir sonraki buluşmamıza kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.
