PMBOK başkanı, proje liderlerinin yapay zekâ araçlarının peşinden koşmayı bırakıp karmaşıklığı azaltmaya başlaması gerektiğini söylüyor
Proje Yönetimi Eğitmeni Jesse Fewell, proje liderlerinin proje çalışmalarını basitleştirmek ve karmaşıklığı azaltmak için yapay zekâyı kullanması, paydaş ilişkilerini ve liderliği ise kesinlikle insani tutması gerektiğini söylüyor.
Araç Kullanılabilirliği: Yapay zekâ araçlarının kullanım kolaylığı farklılık gösterir; entegre platformlar genellikle daha anlaşılır bir deneyim sunar.
Sadelik Önceliği: Karmaşıklığı verimli bir şekilde yönetmek, üretkenliği artırmak ve zihinsel yükü azaltmak için teknoloji yığınlarını basitleştirin.
Yapay Zekâ Etkisi: Yapay zekâ, tekrarlayan görevleri üstlenerek proje yönetimini geliştirir ve profesyonellerin stratejiye odaklanmasını sağlar.
İnsani Beceriler: Paydaşlarla etkileşim insani bir alan olmaya devam eder; kişisel iletişim, temel güveni ve iletişimi güçlendirir.
Rolü Yeniden Düşünme: Kuruluşlar yapay zekâyı iş gücü dinamiklerine dâhil ederken proje yöneticileri yapay zekâdaki gelişmelere uyum sağlamalıdır.
Jesse Fewell, kuruluşların karmaşık dönüşüm girişimlerinde yol almasına yardımcı olan bir proje yönetimi eğitimcisidir. Aynı zamanda Kullanılmamış Çeviklik kitabının yazarıdır ve PMBOK Guide®'ın 8. sürüm başkanlığını yapmıştır.
Jesse ile yapay zekânın proje teslimini, liderliği ve proje yöneticilerinin gelecekteki rolünü nasıl değiştirdiğini konuşmak üzere bir araya geldik. İşte söyledikleri.
Proje yönetiminin geleceğini şekillendirmek
Merhaba, ben Jesse. Her seviyedeki liderin kalıcı değişim sağlamasına yardımcı oluyorum. Danışmanlık çalışmalarım, DC Public Schools'ta liderlik becerilerini geliştirmekten, kısa süre önce Verizon'a satılan 4 milyar dolarlık bir şirket olan Frontier Communications'ın dijital dönüşümünü yönetmeye kadar uzanıyor.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Ayrıca kitaplar ve sektörel makaleler aracılığıyla içgörülerimi daha geniş toplulukla paylaşıyorum ve proje yönetimi için küresel standart olan PMBOK Guide®'ın 8. sürüm başkanlığını yaptım.
Kullanılmamış Çeviklik kitabının yazarıyım ve on yılı aşkın süredir PM Network Magazine'de "Çevik Proje Yöneticisi" adlı bir köşe yazıyorum.
Yapay zekâ nasıl bir düşünme ortağı görevi görüyor?
Yapay zekânın çalışmalarıma getirdiği en etkileyici değişiklik, kendi düşüncelerimde daha fazla ivme ve güven oluşturabilmem.
Geçmişte bir sunum, çalıştay veya ekip toplantısı için fikirleri araştırmaya ve taslaklar oluşturmaya saatler harcardım. Şimdi bir sohbet istemine yazmaya başlıyorum — en sık Copilot ve Gemini kullanıyorum — ve zihnimdeki fikir, iyi bir soruyla sınanıyor ya da daha önce gözden çıkardığım bir öneriyle doğrulanıyor.
Herkes gibi ben de GenAI ilk ortaya çıktığında ürettiği devasa çıktı hacmi karşısında şaşkına dönmüştüm. Ancak aradan geçen birkaç yıl içinde, daha azın daha çok olduğuna dair yüzyıllardır süregelen anlayışa yeniden dönüyorum. İster konuşma noktalarım, ister biçimlendirmem, ister içgörülerim olsun, yapay zekâ daha fazla kendim olmama yardımcı oluyor ve en çok değer verdiğim şey de bu.
Günlük proje çalışmalarında toplantı tutanakları, yönetici özetleri ve gündem taslakları gibi sıkıcı proje yönetimi idari işlerini yapay zekâya devrediyorum. Ne yazık ki şimdi kazandığım tüm boş zamanı, fazla vaat edip yetersiz sonuç veren yeni PPM araçlarını denemekle harcıyorum.
Örneğin Monte Carlo zamanlama analizi sonuçlarını iyileştirmek için yeni bir yapay zekâ aracı denedim, ancak işe yaramadı. Güvenilir yapay zekâ zamandan tasarruf etmemi sağlıyor, ama sonra bu zamanı güvenilmez yapay zekâyla harcıyorum.
Yapay zekâ neleri ele almalı, neler açıkça insana özgü kalmalı?
Yapay zekâ tarafından en iyi şekilde ele alınabileceğini düşündüğüm faaliyetler, kolayca erişilebilen verilere dayanan taktik görevlerdir: bir ana zaman çizelgesinden yol haritası oluşturmak, proje özetine göre risk kaydını doldurmak ve iş gerekçesini bir durum şablonu için tek bir paragrafa sıkıştırmak.
Buna karşılık, paydaş katılımı tamamen insana özgü olmaya devam ediyor. Günümüzdeki tüm yeniliklere rağmen, göz teması kurarak dinlemenin proje ve ürün girdilerini toplamanın hâlâ en güvenilir yolu olduğunu düşünüyorum.
Piyasada, "israf yaratan" toplantıları ortadan kaldırarak zamandan tasarruf ettirmeyi vadeden, yapay zekâ destekli birçok yeni keşif aracı görüyorum. Ancak bir proje lideri olarak çalışma arkadaşlarım onları dinlediğimi ve anladığımı bilmeye ihtiyaç duyuyor.
Yakın zamanda bir sponsor, kendini "gereğinden üç kez fazla" tekrarlamak zorunda kaldığından şikâyet etti. Yapay zekâ toplantı aracımın yararı için aynı şeyleri yeniden baştan anlatmasını istememin imkânı yoktu. Bunun yerine endişelerini kendi ifadeleriyle dinliyorum. Toplantıdan sonra, gelecekteki bağlam mühendisliği için bir proje özeti yazmak üzere bir sohbet oturumunu kullanıyorum; sponsorumun iyi niyetini çok daha fazla kazanıyor ve yine de gelecekteki görevler için gereken verileri elde ediyorum. Sonuçta projeler hâlâ insan işidir, çünkü onları insanlar yürütür.
Jesse'nin Düşünceleri
Paydaş katılımı tamamen insana özgü olmaya devam ediyor. Günümüzdeki tüm yeniliklere rağmen, göz teması kurarak dinlemenin proje ve ürün girdilerini toplamanın hâlâ en güvenilir yolu olduğunu düşünüyorum.
Yapay zekâ ile karmaşık takvimleri yönetmek
Bana yardımcı olan kolay iş akışlarından biri takvimimi yönetmek. Aynı anda birden fazla müşteri ve gönüllü projesini yönettiğim için doğrulama ve koordinasyon gerektiren çok sayıda etkinliğim ve takvimim var.
Geçmişte sanal bir asistan tutardım, ancak bugün herhangi bir çakışma veya yerine getirilmeyen taahhüt yaşamamak için birkaç otomasyondan yararlanabiliyorum. Elbette, birlikte çalıştığım çeşitli kuruluşlarda yürürlükte olan çok sayıdaki politika ve güvenlik duvarını aşmak için oldukça fazla deneme ve yanılma süreci gerekti. Ancak bazı basit istemleri kullanarak öğrenme döngümü hızlandırdım ve kendime özgü durumum için işe yarayan bir takvim çözümünde ince ayar yaptım.
Yapay zekâ araçlarının kullanılabilirliğindeki farklılıklar beni şaşırttı. Yakın zamanda proje analizi için bir şirketin kurum içi özel LLM'sini kullanmayı denedim; ancak bu araç tarih aritmetiği yapamadı. Örneğin, "Programımda kaç takvim günü kaldı?" sorusunu yanıtlayamadı.
Mühendis, istemimin zayıf olduğunu söyledi; ancak bir kullanıcı olarak, bir proje yöneticisi olduğumu göz önünde bulundurarak niyetimi çıkarsamasını bekliyordum. Ayrıca Copilot ve Gemini, üretkenlik paketimde çok dar kullanım alanları sunuyor. Bu şaşırtıcı olmamalı, ancak her aracın kendine özgü bir kullanıcı deneyimi var.
Yapay zekâ araçlarının kullanılabilirliğindeki farklılıklar beni şaşırttı. Bu şaşırtıcı olmamalı, ancak her aracın kendine özgü bir kullanıcı deneyimi var.
Teknoloji yığını yapay zekâ destekli araçlarla nasıl gelişiyor?
Entegre platformlar günümüzde daha kullanışlı. Ofiste ve telefonumda çok sayıda farklı uygulama ve araç bulunduğundan, mümkün olan her yerde işleri basitleştiriyorum. Örneğin, yakın zamanda çok sevdiğim Trello panolarımı bırakarak müşterimin kullandığı Microsoft Outlook'taki ve danışmanlık şirketimin kullandığı Google Workspace'teki yerleşik görev yöneticilerini tercih ettim. En iyi PM araçlarını otomatik iş akışlarını kullanarak entegre etmek için yıllar boyunca ara sıra Zapier'ı denedim, ancak giderek karmaşıklaşan teknoloji dünyasında her şey için tek bir yere gitmek daha cazip geliyor.
ChatGPT Plus çoğu konu için ilk başvurduğum araç. Gemini'nin tüm Google Dokümanlarıma erişebilmesini seviyorum. Yalnızca yapay zekâ destekli PPM araçlarından kelimenin tam anlamıyla onlarcasını denedim, ancak dönüp dolaşıp bu ikisini kullanmaya devam ediyorum.
Teknoloji yığını seçiminde basitlik neden önemlidir?
Araştırmalar, insanlığın değişim ve karmaşıklıkta üstel bir artışla karşı karşıya olduğunu gösteriyor. Önce bir düzine yayın hizmeti, tek kablolu TV aboneliğimin yerini aldı; şimdi ise bir e-posta oluşturmak için üç yapay zekâ eklentisi bulunuyor.
Bilim, insan beyninin aynı anda yalnızca belirli bir düzeyde karmaşıklığı işleyebildiğini gösteriyor. Bu nedenle, dikkatimizi aynı anda bir düzine farklı şey arasında sürekli olarak bölmek yerine, yakınlaştırma ve uzaklaştırma becerisinde ustalaşmalıyız.
Teknoloji platformları lehindeki eski argüman, hem lisans ücretleri hem de benimseme yükü açısından maliyet verimliliğine odaklanıyordu. Ancak 2030'lara doğru giderek daha parçalı hâle gelen bir teknoloji dünyasına ilerlerken basitlik kendi başına bir ödül olacak.
Yapay zekâ proje yönetimini basitleştirmeye nasıl yardımcı oluyor?
DC Devlet Okulları ile yaptığım çalışmalarda iki önemli eğilim gözlemledim.
Bütçe ve personel yetersizlikleri profesyonel proje yöneticilerinin işe alınmasını engellediği için her yöneticinin PM becerilerine ihtiyacı vardı. Bu, profesyonel PM'lerin yalnızca PM görevlerini yerine getirmekle kalmayıp aynı zamanda meslektaşlarına PM sorumluluklarını öğretip dağıttıklarında daha fazla değer kattıkları anlamına geliyor.
Bir operasyon departmanı veya kuruluşu, basit proje yönetimi politikalarından yararlanır. Ekibin çalışmalarının yüzde doksanı tesis bakımı, aile kaydı ve gıda dağıtımından oluşuyor. Sonuç olarak ekip, Scrum gibi resmî bir PM çerçevesi için gerekli kapasiteye sahip değil. Bunun yerine PM politikaları (ör. her projede tek sayfalık proje tanımı çalışma sayfasının kullanılması) ve PM becerileri (ör. geciken görevler hakkında diplomatik bir şekilde nasıl takip yapılacağı) üzerine tek sayfalık belgeler hazırladık.
Bu tek sayfalık belgeleri oluşturmak için önce PM sürecinin ardındaki ilkeleri inceledim. Bir proje tüzüğünün amaçlarını ve dinamiklerini GenAI'a sordum, ardından yanıtını kendi deneyimim ve eğitimimle karşılaştırdım. İkinci olarak, tek sayfalık bir politika taslağı oluşturmasını istedim. Tüzük için bu, ekiplerin bir projenin 5N1K'sını incelemek üzere kullanabileceği bir çalışma sayfasını içeriyordu (örneğin, ebeveynler bu devlet okulu projesini neden önemsemeli? Temel paydaşlar kimler?). Üçüncü olarak, taslak çalışma sayfasını ekip üyeleri ve yöneticilerle paylaşarak geri bildirimlerini topladım. Dördüncü olarak, bu geri bildirimleri ve kendi analizimi çalışma sayfasını geliştirmesi için GenAI'a girdim. Hem yapay zekâ eklentilerinin hem de GenAI sohbet robotlarının basit görevlerde en iyi şekilde çalıştığını düşünüyorum. Genellikle ilk adım, aracın karmaşık PM kavramlarını uygulanabilir görevlere ayırmasını sağlamaktır.
Jesse'nin Düşünceleri
Profesyonel PM’ler yalnızca PM görevlerini yerine getirmekle kalmayıp aynı zamanda meslektaşlarına PM sorumluluklarını öğretip dağıttıklarında daha fazla değer katarlar.
Yapay zekâ araçlarının iş yerinde kullanılmaması gereken durumlar
Teknoloji liderleri çoğu zaman gerçek zararı önlemek için gereken güvenlik kontrollerini henüz sunmayan tedarikçilerin araçlarını kullanıma alma konusunda baskı hisseder. Altyapı, eğitim ve savunma gibi riskten kaçınan birçok kuruluşla çalışıyorum. Bu liderleri, herkesin istediği göz alıcı yeni yapay zekâdan çoğu zaman daha iyi performans gösterebilen, hâlihazırda sahip oldukları yetkinlikle övünmekten çekinmemeye teşvik ediyorum.
Örneğin, birlikte çalıştığım kuruluşlardan biri şu anda tüm otonom yapay zekâ platformlarını yasaklıyor ve benim açımdan bunun tüm doğru nedenleri var. Bunun yerine aynı kuruluş, proje bürokrasisini azaltacak ve mevcut iş akışı otomasyonlarını kullanmasına olanak tanıyacak kapsamlı bir yönetişim yenilemesi başlattı.
İlk göstergeler, manşetlerde gördüğümüz taklitçi teknoloji satın alma yaklaşımını benimsemeden proje onaylarının aylardan günlere ineceğine işaret ediyor.
Yapay zekâ destekli iş gücünde proje yönetimini yeniden düşünmek
En kaygı verici öngörünün gerçekleşmeye başladığını zaten görüyoruz: işe alım yöneticileri, yeni çalışanlar işe almak yerine giderek daha fazla yapay zekâ destekli personel kullanıyor. Bu durum özellikle teknoloji sektöründe geçerli.
Üç yıl önce, milyoner olan orta düzey yazılım mühendisleri çağındaydık. Bugün bu durum yalnızca yapay zekâ mühendisleri için geçerli ve teknoloji iş gücünün geri kalanı artan rekabetle karşı karşıya. Kabul etmek gerekir ki hâlâ yapay zekâ heyecan döngüsünün içindeyiz ve sonunda bir balon düzeltmesi yaşanacak. Ancak her PM, yapay zekâ destekli bir iş gücündeki yerini derhâl yeniden düşünmeli.
En kaygı verici öngörünün gerçekleşmeye başladığını zaten görüyoruz: işe alım yöneticileri, yeni çalışanlar işe almak yerine giderek daha fazla yapay zekâ destekli personel kullanıyor. Her PM, yapay zekâ destekli bir iş gücündeki yerini derhâl yeniden düşünmeli.
