Proje Yöneticileri İçin 30 60 90 Günlük Plan: Başarıya Giden Yol
İlk proje yönetimi işinizde kapıdan içeri girdiniz. Şimdi ne olacak? İnsanlar sizden ne bekliyor? Ve onların beklentilerini nasıl karşılayabilirsiniz? İnsanlar büyük olasılıkla, ucu açık konularla, yanlış anlaşılmalarla, farklı beklentilerle ve birbiriyle ciddi şekilde örtüşmeyen varsayımlarla dolu bir dünyaya anlam, istikrar, sakinlik, anlayış ve içgörüler getirmenizi umutsuzca bekliyor.
İşe alım sürecinden deneme süresini başarıyla tamamlamaya ve sonrasında yeni rolünüzde başarıya ulaşmaya kadar, proje yöneticisi olarak ilk 30, 60 ve 90 gününüzü nasıl yapılandırabileceğinizi ele alacağım.
İlk 30 Gün
İlk gününüzden başlayarak beş N ve bir K'yı, yani Kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl sorularını ele almak isteyeceksiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Hafta
Benim mütevazı görüşüme göre ilk hafta, iyimserlik için harika bir zamandır. İnsanlar genellikle en iyi davranışlarını sergiler ve aranızda henüz bir geçmişten kaynaklanan yük yoktur. Genellikle insanlar kim olduğunuzu merak eder.
Bu nedenle tüm eğitimlerinizi ve giriş bilgilerinizi öğrenmenin yanı sıra, ilk haftayı çalışma arkadaşlarınızla iyi bir ilişki kurmak için bir fırsat olarak kullanın.
Yıldız gibi bir izlenim bırakmanıza yardımcı olacak bazı iletişim ipuçları ve iyi ilişki kurma yöntemleri şunlardır:
- İlgili olun ve sorular sorun.
- Kimin zamanı olduğunu, kimin olmadığını gözlemleyin. Meşgul görünen birinin sohbetten zarifçe ayrılmasına izin vermek, daha en başından size puan kazandırır. Bu kişiler için mentorunuzdan bire bir görüşme planlamasını isteyin veya görüşmeyi kendiniz planlayın.
- Her zaman tüm dikkatinizi verin. Bunu yapamıyorsanız neden yapamadığınızı söyleyin ve görüşmeyi başka bir zamana ertelemeyi teklif edin.
- Bire bir görüşmeler planlayın. Bunlar önemlidir. Toplantı çakışmaları kaçınılmaz olarak ortaya çıktığında ve tanışma toplantıları ertelendiğinde bu görüşmeleri savsaklamak cazip gelebilir. Israrcı olun ve herkesle görüşün!
- İsimleri öğrenin, organizasyon şemasını öğrenin, departmanları öğrenin ve departmanların birbirleriyle tam olarak nasıl çalıştığını öğrenmeye başlayın.
- Ofisteyseniz atıştırmalıkların nerede bulunduğunu öğrenin ve sipariş vermekten sorumlu kişiyle arkadaş olun. Ofisteyseniz ve bire bir görüşmeniz varsa diğer kişi için de bir atıştırmalık getirin. Bu tür bir jest hatırlanacaktır.
2. Hafta
Artık asıl iş başlıyor. Size doğru büyük miktarda bilgi akışı olacak. İlk ayınız boyunca müşteriler, projeler ve girişimler, yeni ekipler ve iş portföyünüz için durum raporları hakkında işe alıştırma sürecinden geçeceksiniz. Şirket şablonlarına ve geçmişe ait ilgili bilgilere erişim elde edeceksiniz.
Sık kullanılan veri kaynaklarına hızlıca erişmek için kısayollar oluşturabileceğiniz her yerde bunları oluşturun. Bunlar şunları içerebilir:
- Sık kullanılan klasörleri Finder kenar çubuğunuza sürükleyin.
- Sık istenen kodları yapışkan notlara yazın.
- Proje ve e-posta şablonlarını kaydedin
- Web uygulamalarını ve sık ziyaret edilen diğer siteleri sabitleyin veya yer imlerine ekleyin.
Şablon Kütüphanenizi Oluşturun
Zamandan tasarruf etmenizi sağlayacak bir diğer ipucu da şablon olarak yeniden kullanabileceğiniz belgeleri kaydetmeye başlamaktır. Bunlar şunlar gibi şeyleri içerebilir:
- Proje planlama belgeleri
- Zaman çizelgeleri
- Tahmin belgeleri
- Gantt şemaları
- Durum belgeleri
- Fiyatlandırma belgeleri
- İş kapsamları
Bu süreçte oluşturduğunuz ve geliştirdiğiniz şablonlar, her seferinde sıfırdan başlamak yerine mevcut belgelerin ayrıntılarını güncelleyerek proje planları ve diğer belgeleri oluşturmanızı sağlayan hızlı başlangıç araçlarına dönüşecektir.
Excel, Smartsheet, Harvest veya diğerleri gibi yazılım kaynaklarından verileri kolayca alabilmeniz de faydalı olacaktır. Böylece kapsamlı iş kapsamınızı (SOW) oluştururken Gantt şemaları, kritik adım kilometre taşları, satır kalemine göre düzenlenmiş fiyat listeleri, fiyatlandırma özetleri veya genel proje planı açıklamaları gibi unsurlar için ölçümleri daha kolay bir şekilde içeri aktarabilirsiniz.
Sık gönderdiğiniz e-postalar için de şablonlar oluşturabilirsiniz. Her şeyi kapsayan kapsamlı bir e-posta şablonu hazırlayın ve gerektiğinde yeniden kullanarak mevcut duruma uygun ilgili ayrıntıları değiştirin. Örneğin, kendinizi sık sık aşağıdaki gibi bilgileri paylaşırken bulabilirsiniz:
- Satın alma siparişi (PO) numaraları
- İş numaraları
- Faturalandırma süreci ve zamanlama ayrıntıları
- Ek yerleştirme emirleri, yayınlar ve tarihler gibi medya trafik yönetimi ayrıntıları
3. ve 4. Haftalar: Yazılım Durumu
Kuruluşunuzun, sektörünüze bağlı olarak muhtemelen kendine özgü bir proje yönetimi yazılımı çözümleri grubuna sahip olduğunu göreceksiniz. Günümüzde çoğu proje yönetimi aracı oldukça sezgisel ve kullanımı kolaydır, ancak yazılım ne kadar uzmanlaşmışsa kendi kendini açıklama özelliği de o kadar düşük olur.
Proje yönetimi yazılımı eğitimi söz konusu olduğunda, raporlar hazırlamak için kullanılan ezoterik finans yazılımı; mantıksız kullanıcı arayüzü tuhaflıkları, belirsiz kısaltmaları ve ön ekleri ve kafa karıştırıcı iş akışlarıyla hâlâ gözünüzü korkutuyorsa endişelenmeyin.
Tek bir eğitim oturumundan sonra uzman olmayı beklemeyin ve pratik yaptığınızdan emin olun. Bunun kulağa tuhaf geldiğini biliyorum; iş için pratik yapmak, ama bunu yapın. Oturum açıp bir gerçekleşen harcama raporu çalıştırmayı deneyin. Kısayolları öğrenin ve takıldığınızda başka bir departmandaki proje yöneticisine veya mentorunuza danışın. Muhtemelen yalnızca sizin için önemli olan bilgileri görüntüleyen özel bir görünüm ya da alan oluşturmanıza da yardımcı olabilirler.
Eğitim oturumları sırasında çok dikkatli olun. Bir adımı kaçırırsanız ve sesinizi çıkarıp soru sormazsanız, oturumun geri kalanının tamamı yetişmeye çalıştığınız bir oyuna dönüşebilir.
Ekip üyelerinin günlük yazılımlarını kendi özel amaçları doğrultusunda kullanmakta uzman olmalarının, onların doğuştan öğretmen oldukları anlamına gelmediğini unutmayın. Nerede yavaşlamaları veya neyi vurgulamaları gerektiğini anlamayabilirler. Yazılımın sizin için tam olarak ne yapması gerektiğini veya bunun neden gerekli olduğunu bütünüyle anlamayabilirler.
Bir eğitim oturumundan sonra hâlâ kafanız karışıksa ek kaynaklar veya nasıl yapılır videoları bulun ya da daha fazla gösterim veya açıklama için departmandaki diğer kişilere danışın. Soru sorarak işleri yavaşlatmaktan çekinmeyin. Yalnızca herkesin zamanına saygılı olmayı unutmayın.
30-60. Günler: Projeleri Üstlenmek
Artık ekip arkadaşlarınızla tanıştığınıza, oturum açma bilgilerinizi aldığınıza ve gerekli eğitimi tamamladığınıza göre birkaç atıştırmalık alın; çünkü proje portföyünüzün dağılımına bakma zamanı geldi. İkinci ayınızda bazı yeni projelere ve hâlihazırda devam eden ve devralacağınız bazı projelere atanabilirsiniz.
Devralınan Projeler
Bugüne kadarki durumları kontrolünüz dışında kalmış çok sayıda projeyi devralmanız muhtemeldir. İşe alım ve eğitim arasındaki (devam ettiği sürece!) fazladan zamanınızı işleri yoluna koymak için kullanın. Bu 30 günlük hoşgörü dönemi, müşterinizle ve çalışma ilişkilerinizde çok fazla iyi niyet kaybetmeden projeleri yeniden rayına oturtmak için harika bir fırsat olabilir.
Bu devralınan projeler başlangıçtan beri size ait olmasa da onları sanki öyleymiş gibi anlamaya özen gösterin. Araştırmanız gereken bazı sorular şunlardır:
- Mevcut proje kapsamı kalan çalışmayı nasıl destekliyor?
- Zamanlama, işin başarıyla teslim edilmesine olanak tanıyor mu?
- Yaklaşan kritik adımlarla ilgili herhangi bir sorun var mı?
- Değişiklik emirleri gerekiyor mu?
Projelerinizin tüm sorumluluğunu üstlenin, sorunları dile getirin; ancak bunu gelecekte suçu başkasına atacak, önceki ekip üyelerini zor durumda bırakacak veya sorunları yalnızca kendinizi güvence altına almak (CYA) amacıyla dile getirdiğiniz izlenimini verecek şekilde yapmayın. Bu taktikler, kan iz süren köpeklerle dolu bir odada saklanan bir BLT kadar kolay fark edilir.
Yeni Projeler
Size gelecek yeni projelerde en iyi başlangıcı yapma fırsatınız var. Maliyet, fiyatlandırma, ekip yapısı ve zamanlama açısından geçmişteki beklentilerin neler olabileceğini anlamak için ekibinize ulaşmaktan çekinmeyin.
Geçmişte benzer projelerin gerçekleştirilmiş olma ihtimali yüksektir ve bunlar iyi referans noktaları olabilir. Henüz herkesin çalışma eğilimlerini bilmediğiniz için bu özellikle yararlıdır.
Herkes genellikle yardımcı olmak istese de hiç kimse fazladan iş yapıyormuş gibi hissetmek istemez. Geçmiş bilgileri talebinizi stratejik biçimde iletin. Dikkate almanız gereken bazı noktalar:
- İletişim için bir grup kanalı deneyebilirsiniz, ancak hedefe yönelik bir istek genellikle daha iyi sonuç verir.
- Biraz zaman ayırıp bir mentora sorun. Böylece sözünü kesmediğinizi bilirsiniz.
- Sorulara açık olduğunu özellikle belirtmiş birine sorun (örneğin, “Bana istediğiniz her şeyi sormaktan çekinmeyin.” diyenlere). Bu fırsatı değerlendirin!
- İşi bitirme (GSD) moduna girmiş, beden dili rahat ve açık olmaktan ziyade verimlilik ve hız ifade eden, kendini işe kaptırmış PM’ye soru sormayın.
Geçmişe ilişkin içgörüler size istediğinizden daha yavaş veriliyorsa harekete geçmek için beklemeyin. İlerleyin ve daha sonra çapraz kontrol yapın. Tüm varsayımları tüm kilit paydaşlarla doğrulamayı unutmayın: fiyatlandırma, zamanlama ve ekip yapısı. Planlama sürecinizi kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? proje planı şablonumuz, açık ve verimli bir kurulum için ihtiyacınız olan her şeyi içerir.
Proje planınızın tamamını son hâline getirdikten sonra, planı sürece dahil olan herkesle paylaşın. Kapsam belirleme kararlarınızın ardındaki nedenleri açıklamaya hazır olun. Bu size belirsiz geliyorsa veya sağlam olmayan noktalar varsa, güvendiğiniz bir iş ortağıyla hazırlık değerlendirmesi yapın.
60-90. Günler: Süreci Anlamak
Kendinizi hangi kuruluşta bulursanız bulun, işlerin nasıl yapıldığına, her zaman nasıl yapılmış olduğuna ve yapılmaya nasıl devam etmesi gerektiğine dair ortak anlayışı belirleyen bir şirket kültürü olacaktır. Yeni işinizdeki üçüncü ayınızın önemli bir bölümü budur.
Çalıştığım dört reklam ajansından hiçbirinin süreci aynı değildi. Her birinde proje yönetimi terimleri için farklı jargonlar, sözlü ve sözsüz kolektif beklentilerde incelikler ve farklı alışkanlıklar vardı. Bu farklılıklara rağmen, temel işleyiş ve esaslar büyük ölçüde aynıydı.
Proje ne olursa olsun, aşağıdaki üst düzey aşamalardan geçecektir:
- Çözüm gerektiren sorunun sunulması
- Keşif
- İşin kapsamının belirlendiği proje planlaması
- İlerlemek için resmî anlaşma
- Ekip görevlendirmeleri ve bilgilendirme
- Kavramsal değerlendirmeler ve revizyonlar dahil olmak üzere çalışma aşamaları
- Kavram onayları
- Üretim, geliştirme ve kalite güvencesi
- Son kalite güvencesinin yanı sıra değerlendirme, revizyonlar ve nihai onaylar
- Teslim
- En çok dijital projelerde uygulanan lansman sonrası destek
Ekiplerin bir aşamadan diğerine nasıl geçtiği, projenin yolunda ilerleyip ilerlemediğinin veya raydan çıkıp çıkmadığının önemli bir göstergesidir. İlk proje planının gerektiği gibi düşünülüp düşünülmediği de burada netleşir.
Örneğin, bir ajanstaki ilk dönemlerimde, olabileceği gibi, takvim çakışmaları nedeniyle zaman çizelgesinin bir hafta öne çekilmesi istendi. Çözümüm şuydu: değerlendirmeleri, tüm farklı işlevlerdeki ekipleri kapsayacak şekilde birleştirmek.
Bu, resmî sürece açıkça aykırıydı ama şöyle düşündüm: Hepimiz burada arkadaşız, değil mi? Birlikte çalışalım, sorunları hep birlikte belirleyip dört toplantı yerine iki toplantıda çözelim. Ne ters gidebilir ki?
Diğer ekip üyeleriyle başka durumlarda bu yaklaşım benim için işe yaramıştı. Ancak bu özel durumda bunun bedelini ödedim. Güven eksikliği, düşük psikolojik güvenlik algısı, çalışma tarzlarının ve ihtiyaçların anlaşılmaması gerginlik yarattı, ekipleri savunmaya geçti ve genel olarak odağı projeden alıp sürecin ne kadar “bozuk” olduğuna yöneltti.
Hatırlanması gereken şey, işlerin yapılmasının resmî bir yolu olduğu ve işlerin tamamlanmasını sağlamak için bazen esnetilebilecek yolların da bulunduğudur.
Bu sınırın nerede olduğunu anlamak, zamanla ekiplerinizi ve aralarındaki dinamikleri tanımanızla mümkün olur. Süreçteki değişiklikler için hoşgörü ancak zamanla kazanılır ve yeni proje yönetimi işinizde değer kattığınızı gösterdiğinizde güven oluşur.
1. Gün-Sonsuzluk: Olayları Bağlam İçinde Değerlendirmek
İş arkadaşlarımı, ne yaptıklarını ve diğer kişilerle nasıl etkileşim kurduklarını ne kadar iyi anlarsam projeleri o kadar başarılı yönetebildiğimi gördüm. Buna, herkesin kendisini şirketin misyonu, vizyonu ve değerlerinin daha geniş bağlamında nasıl gördüğünü anlamak da dahildir.
Önceki ajansımda CEO ve ben, yeni işe alınanların oryantasyon toplantılarına ev sahipliği yapardık; bu toplantılarda şirketin tarihini, yapılan işleri, uzmanlık alanlarımızı ve diğer ajanslardan nasıl farklılaştığımızı ele alırdık. Ayrıca mevcut organizasyon şemasını, süreçlerimizi ve çalışan el kitabındaki önemli bölümleri de incelerdik. Şirketin kendisi hakkında sahip olduğu algıyı anlamak önemlidir.
- Neyi teslim ediyoruz?
- Nasıl teslim ediyoruz?
- Kim teslim ediyor?
- Neden?
Bu vizyon, yeni çalışanların ve iş arkadaşlarının kendi katkılarını bütüne nasıl bağladıklarına dair değerli bir bağlam oluşturur.
90 Gün ve Sonrası: Deneme Süresi Sona Erdi
Konuları düzenli ve birbirinden ayrı anlara bölmek istesek de hayatın ve özellikle proje yönetimindeki yaşamın her zaman böyle ilerlemediğini biliyoruz.
30, 60 ve 90 günlük eylem planı, oryantasyon süreciniz için hedef noktaları sağlar. Bu, bilgi selini kontrol altına almanın bir yoludur. Bu bilgi seli 90 günün ardından durmaz; yalnızca tüm yenilikler sürece entegre oldukça daha çok bir musluğa veya duşa dönüşmüş gibi hissettirmeye başlar.
Proje yöneticisi olarak geçireceğiniz ilk 90 gün (ve sonrası) için daha fazla desteğe ihtiyacınız varsa DPM okulunun Dijital Proje Yönetiminde Ustalaşma kursuna katılın. Çok çeşitli proje metodolojilerini kullanarak projeleri proje yaşam döngüsü boyunca yönetmeyi öğreneceksiniz.
