6 vanliga orsaker till att projekt misslyckas: Exempel och lärdomar
Varför är det så att så många projekt misslyckas? En ofta citerad statistikuppgift är att 70 % av projekten misslyckas. Även om det inte verkar finnas någon ursprunglig källa till denna statistik är det värt att fråga sig varför projekt misslyckas. Om vi kan lära oss av tidigare projektmisslyckanden kan vi undvika att göra samma misstag två gånger.
När jag först blev projektledare verkade jag lära mig allt om misslyckanden inom projektledning den svåra vägen: felbedömda uppskattningar, att glömma att ställa viktiga frågor och att tveka inför att säga nej.
Även om jag vid det här laget har arbetat som projektledare i många år har jag fortfarande haft projekt som misslyckats spektakulärt av alla möjliga orsaker. I den här artikeln går jag igenom vad som leder till projektmisslyckanden, varför projekt till slut misslyckas och tips för att undvika misslyckanden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
När anses projekt vara misslyckade?
Projekt anses vara misslyckade när de överskrider budgeten, levereras för sent eller inte levereras enligt den planerade omfattningen. Det finns dock ofta ett visst utrymme för avvikelser. Projekt försenas ofta av orsaker som ligger utanför projektledarens kontroll (t.ex. att kunden inte skickade sitt webbplatsinnehåll i tid).
Omfattningen kan också ofta förändras under projektets gång på grund av förändringar i kundens eller intressenternas behov. Även om omfattningsglidning kan vara en orsak till projektmisslyckanden behöver det inte leda till ett misslyckat projekt om det hanteras korrekt (med ändringsbegäranden och godkännande från viktiga intressenter).
6 vanliga orsaker till att projekt misslyckas och exempel
Så varför misslyckas projekt? Här är fem av mina största misslyckanden inom projektledning, som illustrerar vanliga orsaker till projektmisslyckanden, samt de viktiga lärdomar jag drog av dem för att förbättra framtida projektresultat.
1. Att inte kommunicera när saker blir svåra
Det är en grundläggande mänsklig instinkt att inte vilja dra uppmärksamhet till sig själv om något har gått fel och ingen har märkt det. Det strider mot själva kärnan i projektledning, men bristande kommunikation är så ofta orsaken till att projekt misslyckas.
Jag erkänner att kombinationen av en mycket svår kund och en budget eller tidsplan som var på väg att överskridas har fått mig att tveka lite för länge innan jag informerat en kund om statusen för deras projekt.
Detta gäller särskilt när det har varit lugnt och allt har gått enligt plan under de senaste dagarna eller veckorna i ett projekt. Det är också den mest sårbara tiden i projektets tidsram – det är så viktigt att bevara och stärka det förtroende en kund har för sin projektledare.
Lärdom:
Varje gång jag är på väg att pausa innan jag framför dåliga nyheter till en kund tänker jag: är det bättre att hantera deras förväntningar nu, eller vill jag ta itu med detta när det redan är för sent? Svaret är att ALLTID göra det nu och vara proaktiv.
Du lägger också grunden för att hantera framtida orealistiska förväntningar när du arbetar med en viss kund.
2. Att inte hålla sig till den överenskomna omfattningen
I ett särskilt detaljerat projekt föreslog en projektmedlem som arbetade nära mig att vi skulle prova ett nytt reglageinsticksprogram för en portföljsektion som vi arbetade med på en kunds webbplats.
Det använde ett ramverk som vi vanligtvis inte arbetade med, men reglaget såg ut och fungerade mer elegant än det vi normalt använde. Jag tvekade först på grund av den snäva tidsplanen och projektets särskilt detaljerade designinriktning, men jag övertygades av löftet om bättre funktionalitet för kunden OCH vårt utvecklingsteam.
Det var inget som vi tidigare hade diskuterat att lägga till i vår vanliga verktygsuppsättning, men tidpunkten verkade rätt och det var ett bra tillfälle att se det nya insticksprogrammet i praktiken.
Det slutade med att bli ett av projektets mest kostsamma beslut, både i arbetstimmar och budget. Reglaget visade sig inte stödja en viktig funktion och hade inte enkelt stöd för responsiv storleksanpassning eller vissa webbläsare.
Detta gick inte igenom den vanliga gransknings- och beslutsprocessen med tekniska ledare och andra utvecklare som en planerad uppdatering. Det var ett otroligt enkelt misstag som i slutändan kostade oss båda mycket stress, skam och bortkastade resurser.
Att i onödan ”förgylla” omfattningen genom att lägga till nya projektleveranser eller överkomplicera projektuppgifter är en annan typisk orsak till att projekt misslyckas.
Lärdom:
Håll dig till dina processer och uppdatera inte saker på måfå. Om dina teammedlemmar verkligen behöver eller kan dra nytta av en förändring av processer eller verktyg (inklusive projektledningsprogramvara eller andra projektledningsverktyg och tekniker) mitt under projektet ska du gå igenom hela processen för att granska och utvärdera den.
3. Att bli alltför vänskaplig med sitt team och sina kunder
Det finns en tydlig skillnad mellan professionella relationer och avslappnade vänskapsrelationer, och jag har lärt mig att hålla isär dem genom noggrann övning.
Det betyder inte att du inte kan vara vän med dina teammedlemmar eller kunder – var bara medveten om när du slår på eller av professionalismen i dina interaktioner.
För flera år sedan arbetade jag på ett företag fullt av personer som precis hade gått ut universitetet, alla med liknande intressen och boende nära varandra i vår stad. Naturligtvis umgicks vi efter jobbet och på helgerna och utvecklade starka vänskapsrelationer.
En dag var jag tvungen att be om en snabb leverans av ett projekt som ingen egentligen tyckte om – det var varken snyggt, roligt eller något som de flesta såg eller uppskattade.
Designern i projektet missade deadline med råge och arbetade i stället med en större och modernare webbdesign som inte skulle vara klar förrän om flera veckor. Jag konfronterade honom om det, och han frågade varför jag var så hård mot honom när vi var vänner.
Att gränserna mellan det personliga och professionella suddas ut är ibland anledningen till att projekt misslyckas, eftersom det kan påverka ansvarstagandet.
Lärdom:
Var vänlig men förbli professionell för att även fortsättningsvis kunna hålla människor ansvariga för sina handlingar i ett projekt. Det är mycket lättare att känna att vi får ett ”frikort” när det gäller saker som rör våra vänner, och det kan bli en farlig (och obekväm) situation när det blandas ihop med professionella skyldigheter.
4. Att få panik innan du hinner bearbeta situationen
Det kanske bara är jag, men jag tycker att det är lätt att reagera på vissa varningssignaler eller nyckelord i projekt.
Saker som e-postmeddelanden skrivna med enbart versaler, orden ”ny deadline” eller ”webbplatsen ligger nere”, eller mer harmlösa varningstecken som bristande kommunikation vid en viktig tidpunkt i ett projekt, att en ny intressent förs in i ett projekt strax före lanseringen eller märkliga fel på en webbplats precis före kunddemonstrationer.
Det finns inget som gör mig mer upprörd än att omedelbart vända mig till en chef, utvecklare eller kund för att be om ett förtydligande kring något som hade varit uppenbart (eller som jag själv hade kunnat lösa) om jag hade tagit en stund för att andas, bearbeta situationen och tänka på mitt nästa steg.
Det har funnits så många tillfällen då jag trodde att det fanns ett allvarligt fel på en webbplats (när det bara handlade om ett problem med min egen eller kundens cache), misstolkade en begäran om en funktion som verkade mycket större än vad som faktiskt behövdes, eller då en kund trodde att webbplatsen/servern låg nere när de egentligen inte var anslutna till internet (ja, det händer ofta).
Även om detta inte i sig är ett enda stort projektmisslyckande bidrar det till dålig kommunikation och kan skapa panik när panik inte behövs.
Lärdom:
Var aldrig rädd för att vända blicken från ett reaktivt e-postmeddelande eller meddelande, stanna upp och ta dig en stund för att undersöka saken innan du ber om mer hjälp.
5. Att inte följa processerna
Ah, ja: villfarelsen att ”den här punkten kan hoppa över vår vanliga process för utveckling/design/granskning/QA eftersom det bara är en liten ändring”. Det här är så ofta anledningen till att projekt misslyckas.
Jag har sett detta hända i projekt så många gånger. Jag har gjort det här misstaget med till synes ”enkla” underhållsuppdateringar, små funktionsförfrågningar i större projekt och ändringar av projektomfattningen över hela linjen.
Något som att uppdatera ett alternativ i ett formulärfält kan verka enkelt på ytan, men kan utvecklas till spagettikod och en uppdatering av hela systemet när en utvecklare börjar undersöka det.
På samma sätt kan en kund som ber om en liten visuell ändring i ett projekt kullkasta designprocessen och tvinga dig att tänka om kring en del av hela webbplatsens flöde.
Lärdom:
Lita alltid på processen och gå igenom arbetet med behovsanalys, uppskattning och QA på rätt sätt: Jag har lärt mig att det aldrig finns en tillräckligt liten ändring för att INTE störa något annat på vägen.
Skydda din process och bli en förespråkare för att göra saker på rätt sätt – även om det innebär lite extra arbete. Det innebär också att välja rätt projektledningsmetod eller arbetsflöde, oavsett om det är agilt, vattenfall, Kanban eller en hybridmodell.
6. Att inte sätta tydliga mål
Redan från början bör projekt ha tydliga och mätbara projektmål (även kallade SMART-mål). Hur kan vi veta om vi arbetar med ett framgångsrikt projekt om vi inte har något att mäta projektets framsteg mot?
Som en del av planeringsprocessen fastställer du projektets milstolpar, mål och framgångsmått. Tänk på ditt projekts tidsplan, projektkrav och projektbudget. Välj de KPI:er som passar bäst för ditt projekt eller initiativ.
Detta är en av de vanligaste orsakerna till misslyckanden. Utan detta kommer projektteamets medlemmar (och du!) inte att veta om ni håller tidsplanen, omfattningen och budgeten. Ni kommer att samla på er missade tidsfrister och budgetöverskridanden innan ni ens märker att något är fel.
Lärdom:
Fastställ alltid KPI:er och mätetal för dina projekt, även för mindre projekt där detta kan kännas onödigt eller som ett extra steg för att fastställa något du redan känner till. Du kanske upptäcker en bristande överensstämmelse mellan projektets mål och KPI:er, vilket kan bespara dig huvudvärk längre fram.
3 steg för att undvika projektmisslyckanden
Ett sätt att undvika projektmisslyckanden är att genomföra projektutvärderingar vid flera tillfällen under projektets gång. Här är tre steg att tänka på:
- Identifiera risker: Normalt gör du detta som en del av processen med att skapa projektöversikten. Dokumentera riskerna i ett riskregister eller en RAID-logg.
- Bedöm risker: Bedöm sannolikheten för och konsekvensen av varje risk. Risker som med stor sannolikhet kommer att inträffa och skulle få den mest negativa konsekvensen bör ägnas mest uppmärksamhet.
- Skapa riskhanteringsplaner och beredskapsplaner: Vad gör du om en viss risk inträffar? Hur kan du minska sannolikheten för att risken inträffar?
Läs mer om hur du undviker projektmisslyckanden här.
Vad tycker du?
Detta är några av de vanligaste orsakerna till projektmisslyckanden, men de är inte de enda. Du kan också stöta på brist på resurser, bristande samarbete och en mängd andra problem. Det viktigaste är att vara uppmärksam, hålla kommunikationskanalerna öppna och se till att du har hanterat risker som kan hota ditt projekt.
Ta dina färdigheter inom projektledning till nästa nivå med en av dessa fördjupade kurser i riskhantering.
