Vad är en projektledare & vad gör de hela dagarna?
Varför kan inte en projektledare packa lätt när de ska resa? Det beror på att vi är de ultimata optimisterna och tror att vi kan övervinna alla hinder som kommer i vår väg, så vi packar därefter. Vi har förutsett projektriskerna – eh, res riskerna – och förberett oss efter bästa förmåga.
Jag är projektledare och har årtionden av praktisk erfarenhet, där jag har utforskat projektledningens alla djup genom att leda projekt inom olika branscher.
När jag reser innehåller min resväska vanligtvis allt som behövs för att göra resan så smidig som möjligt, till exempel ficklampor, ziplockpåsar, snabbverkande kylkompresser, antihistaminer, termometrar, klockbatterier, universella adaptrar, fidget-spinners och mycket mer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag har vänner som reser med enorma resväskor, och när vi börjar packa upp på resmålet frågar de mig om jag har en extra tandborste. Självklart har jag det.
Och jag får plats med allt detta i en liten resväska! Varför? För att jag är projektledare och är förberedd på allt.
Vad är en projektledare?
En projektledare är en yrkesperson som ansvarar för att leda ett projektteam. Teamet består av personer som arbetar för att uppnå projektets mål och syften samt leverera enligt projektets omfattning.
Projektledaren har flera roller, till exempel att övervaka alla projektledningsprocesser, hjälpa och handleda teammedlemmarna med projektets resultat och i slutändan säkerställa att projektet slutförs framgångsrikt. Projektledaren är den avgörande faktorn för projektets framgång.
Med andra ord är en projektledare din bästa reskamrat. Det är projektledaren som tänker tio steg före dig – vad är vår destination, vad behöver vi när vi kommer dit, var kan vi utforska och vilka osannolika omvägar kommer vi att ta längs vägen?
Vad är projektledning?
Projektledning är ett sätt att koppla samman olika delar av ett projekt och väva ihop dem för att skapa ett harmoniskt resultat. Vi använder en serie processer som är utformade för att på ett noggrant och genomtänkt sätt leda projektet framgångsrikt genom projektets livscykel.
Om vi till exempel projektleder införandet av ett nytt schemaläggningssystem på ett sjukhus köper vi inte bara systemet och börjar schemalägga patienter!
Vi ställer relevanta frågor för att samla in krav kring sådant som vem som ska använda systemet, hur många patienter som behöver schemaläggas och hur ofta.
Därefter anpassar vi strategiskt systembehoven till en projektplan med en tidsplan och följer upp framstegen medan projektet fortskrider enligt tidsplanen. I slutet av varje projekt tar vi allt vi har lärt oss och tillämpar det på nästa projekt.
Det finns många sätt att leda ett projekt, bland annat agila projektledningsmetoder och vattenfallsmetoden.
Agil projektledning är populär, särskilt Scrum-metoden, och innebär att krav levereras stegvis med kontinuerliga mindre förbättringar. Det ger större frihet och flexibilitet för den lösning som ska levereras, vilket ofta innebär mer engagerade projektmedlemmar.
Vattenfallsmetoden kan å andra sidan ge bättre överblick och struktur när det gäller att se helheten. Många projektledare använder en kombination av båda metoderna.
Läs mer om vad ett projekt egentligen är här.
Vad gör egentligen en projektledare?
Arbetsbeskrivningar för projektledare kan vara omfattande. Här är detaljerna om vad du faktiskt kommer att göra i projekten.
När en projektledare startar ett nytt projekt är det första vi gör att ta reda på vad vi ”egentligen” har ombetts att göra – och det stämmer kanske inte nödvändigtvis överens med det som faktiskt behöver göras.
Detta kallas projektets initieringsfas. Tänk på det som en lek med ”gissa vem?” eller kanske ”gissa vad?”. När vi har fastställt vad som behöver göras är det dags att börja planera projektet – att sätta ihop alla delar i rätt ordning för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt!
Om du till exempel ombeds att dela ansvaret för ett byggprojekt för en helt ny vårdcentral behöver du lägga tid på att samla in alla krav som behövs för vårdcentralen.
Det kan omfatta: ”var ska vårdcentralen ligga?”, ”hur många patienter förväntar vi oss?”, ”hur ser licensieringsprocessen ut?”, ”vem ska godkänna kraven?” och den viktigaste frågan: ”vem blir byggprojektledare så att vi kan börja planera tillsammans?”
Sedan börjar projektet. Det är då projektledaren ser till att alla steg genomförs vid den tidpunkt då de skulle genomföras, och om inte, hur de ska justeras och flyttas efter behov. Medan projektet genomförs håller projektledaren utkik efter allt som skulle kunna gå fel. Detta kallas riskhantering.
Om vårt nya system för patientbokning till exempel börjar fungera långsamt kommer projektledaren omedelbart att felsöka, samla teamet och undersöka problemet. Projektledaren är alltid proaktiv och blickar framåt.
När projektet är klart knyter vi ihop lösa trådar, dokumenterar vår process inklusive alla framgångar och misslyckanden och går sedan vidare till nästa projekt. De flesta projektledare arbetar antingen med ett par stora projekt samtidigt eller med flera mindre projekt.
Det är vårt jobb att alltid hålla alla bollar i luften och inte tappa någon på vägen. Det är en färdighet som vi utvecklar med tiden när vi lär oss färdigheter inom tidsplanering och att hantera vår egen tid, liksom projekteamets tid och uppgifter.
Läs mer om en projektledares ansvarsområden i alla typer av projekt.
Projektledningsfärdigheter och kvalifikationer
Här är några viktiga projektledningsfärdigheter och kvalifikationer som du behöver.
1. Du tycker om att vara organiserad
Projektledare bearbetar stora mängder information och organiserar den ständigt i tydliga kategorier. Vi strävar efter att säkerställa att varje projekt slutförs på ett organiserat sätt. När vi tilldelas projekt som är oorganiserade och röriga bedömer vi först situationen.
När jag ombeds hoppa in mitt i ett rörigt webbportalprojekt är det första jag gör att skaffa mig en överblick och ta reda på vad som har gjorts och vad som behöver göras.
Ibland ber jag teamet att ta en kort paus för att få alla att samordna sig kring vilka uppgifter som behöver göras. När alla är överens om nästa steg går vi vidare och får det gjort!
2. Du tycker om att vara förberedd
Känner du till scouternas motto ”Var redo”? Det tilltalar en projektledare. Vi tycker om att planera minst fem till tio steg framåt för att se till att vi är redo för vad som än kommer i vår väg.
När jag samlar in de inledande kraven för ett projekt med varumärkesförnyelse av en webbplats samlar jag också in kontaktuppgifter och kommunikationspreferenser för alla potentiella medlemmar i projektteamet.
På så sätt har jag ett försprång med projektets intressentregister och kommunikationsplan när projektet börjar. Dessutom vet jag hur jag ska nå dem vid behov!
3. Du har en varierad bakgrund
Det finns inga fastställda kvalifikationer för att bli projektledare – trots allt är du bättre rustad att lyckas i rollen ju mer varierad din bakgrund och dina erfarenheter är!
Det rekommenderas generellt att skaffa en kandidatexamen, men var inte rädd för att vara kreativ och tänka utanför ramarna när det gäller studieområde. Överväg företagsekonomi, marknadsföring, verksamhetsstyrning, programvaruutveckling, informationsteknik, datavetenskap eller andra digitala områden.
År av erfarenhet av att leda grafiska designprojekt kan till exempel visa att du har de färdigheter som krävs för att leda ett implementeringsprojekt för kundrelationshantering (CRM).
Även om de tekniska projektledningsfärdigheter som krävs kan skilja sig åt behöver du fortfarande samma färdigheter inom resurshantering, kommunikativa förmågor och dokumentationsfärdigheter.
Överförbara färdigheter som organisationsförmåga, problemlösning, budgeteringsfärdigheter (särskilt för projektledare för kapitalprojekt) och kommunikationsfärdigheter kan anpassas till projektledning.
4. Du tycker om att ställa många frågor
När du påbörjar ett nytt projekt eller fortsätter med ett befintligt är det viktigt att ställa frågor som: ”hur ska det här projektet se ut när det är klart”, ”vilka intressenter kommer att vara involverade”, ”vilka beroenden finns det mellan projekt eller resurser”, ”vilken är projektbudgeten”, ”inom vilken tidsram behöver detta slutföras”, ”vilka mätvärden kommer att användas för att mäta framsteg och framgång” och, viktigast av allt, ”vad behöver vi egentligen göra direkt?”
Och självklart är det en oumbärlig mjuk färdighet att lära sig ställa dessa frågor med hjälp av effektiva kommunikationsfärdigheter!
5. Du blir certifierad med tiden
Om någon är intresserad av att bli certifierad genom den projektledningsorganisation som kallas Projektledningsinstitutet (PMI) finns det särskilda projektledningskurser och erfarenhetskrav som måste slutföras innan man kan erhålla någon av PMI:s certifieringar.
En CAPM-certifiering, eller certifiering som associerad inom projektledning, är den bästa certifieringen för den som börjar inom projektledningsområdet. Denna certifiering testar dina kunskaper om grundläggande principer inom projektledning.
PMP-certifieringen, eller professionell projektledning, är en certifiering som testar mer avancerade färdigheter som har förvärvats genom att leda projekt under en längre tidsperiod.
Det finns även gott om andra certifieringskurser inom projektledning från andra organisationer. Hitta det som passar bäst för dina mål inom projektledarkarriär!
Fördelarna och nackdelarna med att vara projektledare
Att vara projektledare kan vara ett givande arbete. På plussidan får du hantera mängder av detaljer och alla räknar med dig – vilket kan vara både spännande och intensivt. Även om pressen kan vara hög får du vara den som verkligen gör skillnad i slutändan.
Fördelar:
- Du har mängder av jobbmöjligheter som projektledare eftersom du inte behöver vara beroende av en specifik marknad
- Du kan få en lön över genomsnittet
- Du kan nörda ner dig i detaljer
- Du kan följa ett projekt från början till slut
Nackdelar
- Många människor är beroende av dig
- Det är mycket press när projekt inte går enligt plan (ansvaret stannar hos dig)
- Du kan bli frustrerad när ditt projektteam inte färdigställer sina leveranser i tid
- Du kan behöva leda många projekt samtidigt med konkurrerande deadlines
Genomsnittliga löner för projektledare
Enligt våra uppgifter ligger den genomsnittliga lönen för projektledare i USA under 2023 på omkring $100,459 per år. Om du är helt ny inom projektledning börjar din lön sannolikt lägre, även om löner för projektledare inom företag tenderar att vara betydligt högre.
Många företag har projektledarroller på nybörjarnivå, så kallade projektkoordinatorer, som i genomsnitt tjänar omkring $55,355 USD per år.
Dessa uppgifter kommer från vår senaste löneundersökning för projektledare, och du kan läsa mer om genomsnittliga löner för projektledare inom olika branscher i Kanada, USA och Storbritannien.
När du arbetar dig fram till att leda större och mer komplexa projekt kommer din lön att öka i motsvarande grad, beroende på vilken bransch du arbetar inom.
Institutet för projektledning konstaterade dessutom i sin Intjäningsförmåga: löneundersökning för projektledning att medianlönen för projektledare med PMP var 16–32 % högre än för dem utan certifiering.
Tidigare har jag accepterat lägre lön för att få erfarenhet inom en ny bransch eller för att få in en fot på ett fascinerande företag med spännande projekt. Var öppen för alla projektmöjligheter som finns där ute!
Så blir du projektledare
För att få fart på din karriärväg mot att bli projektledare är det viktigt att skaffa erfarenhet av att leda projekt. Det bästa sättet att göra det är att be din chef låta dig leda ett mindre projekt.
Om det inte fungerar kan du erbjuda dig att arbeta ideellt på ideella organisationer eller skolor som kan hjälpa till att få projekt i mål – och du kanske till och med får en snygg vattenflaska på köpet.
Lokala avdelningar inom Institutet för projektledning är volontärdrivna gemenskaper som alltid letar efter fler volontärer. Eller så kan du erbjuda dig att leda nästa släktträff!
Ta reda på hur du blir projektledare om du inte har någon erfarenhet alls här.
Funderar du fortfarande på att bli projektledare?
Bra projektledare letar alltid efter det effektivaste sättet att göra saker på. Precis som när du reser vet du aldrig när projektet eller resan kan ta en oväntad vändning, även om du har en bergfast resplan.
Jag säger till de projektledare jag handleder att det är en bra början att ställa många frågor, men att det viktigaste är att ställa rätt frågor vid rätt tidpunkt och med rätt sammanhang.
När jag började leda projekt fick jag en gång höra av min mentor: ”när du är osäker, ställ en fråga till!” Läs mer om att ställa rätt frågor vid projektinitiering här, och jag rekommenderar att du börjar med några av dessa mallar för projektledning medan du lär dig mer om projektdokumentation.
