7 sätt att sälja in värdet av projektledning till din organisation
När organisationer pressas att leverera mer för mindre hamnar projektledning ofta på huggkubben. Jag förstår det, vi står trots allt en bit från den faktiska slutprodukten.
Vi är inte ingenjören som ritar bron, utvecklaren som kodar webbplatsen eller copywritern som skriver manuset till reklamfilmen. Vi befinner oss på armlängds avstånd från själva arbetet, och om du driver ett företag som tillverkar produkter behöver du prioritera att anställa personer som tillverkar dessa produkter.
Lägg därtill ett kännetecken för god projektledning: ett lugn och en diskretion som hos en ninja. När projektledaren är skicklig är uppgifterna de utför varje dag ofta immateriella, och då har du ett recept för att bli förbisedd.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du och dina projektledarkollegor vet att ert arbete ger konsekventa resultat och skapar miljöer som leder till nöjda projektteam och tillfredsställda kunder. Men hur säljer man in värdet av projektledning och får organisationen att ställa sig bakom det, särskilt när den behöver fatta svåra beslut?
I den här artikeln går jag igenom de sju bästa sätten att sälja in värdet av projektledning som projektledningsspecialist:
1. Börja i liten skala
När du ska sälja in projektledning bör du börja med de lågt hängande frukterna i organisationen och hålla det enkelt. Kanske finns det repetitiva uppgifter som skulle kunna dra nytta av en enkel processmall eller visualisering, eller så finns det ett enskilt projekt som helt enkelt inte kommer igång.
Om projektledningens vara eller icke vara fortfarande diskuteras i din organisation gissar jag att den har många blinda fläckar, och du behöver förmodligen inte leta särskilt länge efter möjligheter att genomföra små förbättringar.
Kanske finns det en lucka i dokumentationen av mötesanteckningar och nästa steg, eller så verkar projekten hålla sig på rätt spår, men kalendrarna är omöjliga att samordna när det är dags att granska en leverans. Alla problem kräver inte en projektplan på tolv sidor; ibland kan det vara tillräckligt att i förväg planera in ett möte några veckor senare eller använda grundläggande projektledningsverktyg för att rädda situationen.
Din organisation kanske inte behöver din hjälp i varje projekt eller med varje uppgift, men om du hittar små sätt att tillföra värde genom projektledning kommer du att märka att teamen börjar be om din hjälp i sina projekt.
2. Följ pengarna
Det här är inte särskilt glamoröst, men det är en verklighet du bör känna till. När du arbetar i en funktion som inte bidrar direkt till intäkterna är det oerhört viktigt att förstå grunderna i hur företaget tjänar pengar och finansierar olika roller.
Ju tydligare du kan koppla projektledning till återkommande intäkter, projekt med högt värde, avkastning på investeringar eller till och med ökad marknadsandel, desto mer sannolikt är det att ekonomiteamet och andra viktiga intressenter ser dig som en betydelsefull bidragsgivare.
3. Känn din målgrupp
Att känna sin målgrupp innebär två saker när det handlar om att sälja in projektledning.
För det första bör du anpassa ditt förhållningssätt till projektledning i varje projekt utifrån projektmedlemmarnas behov och själva uppgiftens krav. Att vara anpassningsbar kommer bara att ge dig pluspoäng – du stöttar personerna du arbetar med på rätt sätt och tvingar inte fram något när det inte behövs. Det säkerställer en effektiv projektledning.
För det andra kommer du att behöva sälja in det, och det första steget i en säljprocess och marknadsföringsstrategi är att förstå målgruppen. Använd säljstrategier som är anpassade till ledningen, högre chefer eller till och med säljarna i din organisation. Jag vet att det kan kännas obekvämt och väldigt sårbart att kliva fram och framhäva sin egen insats. Tänk om någon inte håller med dig? Usch, då kommer bedragarsyndromet krypande.
Men det finns sätt att sälja in projektledning och dig själv som helhet utan att behöva återuppleva hur du gick från dörr till dörr och sålde presentpapper till skolutflykten i fjärde klass (kanske var det bara jag).
4. Hitta allierade och håll dig nära dem
När du börjar i liten skala bör du knyta an till de personer som är villiga att ta emot din hjälp. Alla i organisationen kommer inte att vara projektledningens största fan från första dagen. Hitta dem som stödjer funktionen och håll dig nära dem.
Du kommer att behöva några exempel på framgångsrika projekt, och det är dessa personer i organisationen som möjliggör det. Och om du gör ett bra jobb kommer de att framhålla dina insatser inför sina team och chefer och (förhoppningsvis) ge dig rekommendationer.
5. Ta fram fallstudier
På samma sätt som ditt företag tar fram berättelser om framgångsrika projekt eller fallstudier för att vinna nya affärer bör du skapa fallstudier som lyfter fram fördelarna med projektledning och din roll i framgångsrika projekt.
Du kan till och med strukturera dessa på samma sätt som ditt företag gör. Gör dina fallstudier professionella och slagkraftiga. Förklara tydligt sambandet mellan projektledning och att uppnå verksamhetsmål eller genomföra projekt framgångsrikt, särskilt inom kritiska områden som informationsteknik eller lansering av en ny produkt.
Utgå inte från att din projektsponsor, företagsledning eller andra intressenter omedelbart kommer att ”förstå”. Skapa en övertygande berättelse om projektledningens värde genom att använda välbekanta uttryck från andra delar av verksamheten.
6. Kvantifiera effekten där det är möjligt
Rekommendationerna från dina förespråkare och dina väl utformade fallstudier kommer utan tvekan att innehålla många kvalitativa skäl att tro på projektledning. Oavsett hur datadriven din organisation är kommer du att behöva kvantitativa data för att stödja din sak.
Några typiska mått som kan användas för att kvantifiera effekten av effektiv projektledning är:
- Sparade timmar eller sparad tid
- Minskade projektkostnader genom effektivisering eller genom att undvika projektmisslyckanden
- Ökade verksamhetsresultat
- Förbättrad kundnöjdhet
- Ökning av nettopromotörpoäng, oavsett om de kommer internt eller från dina partner eller kunder
Galen Low, en av våra medgrundare, hade ett bra samtal med Bill Moroz. De pratade om att använda data för att kommunicera effekter i samband med agil projektledning, affärsfall och mycket annat som kan hjälpa dig med detta.
7. Anpassa och byt riktning
Sist men inte minst bör du vara beredd att anpassa ditt argument för projektledning utifrån vem du pratar med. Det som får din vd att se värdet i projektledning är inte detsamma som övertygar en junioringenjör.
Först behöver du förstå skillnaden mellan dessa två värdeerbjudanden och sedan se till att du tydligt kan kommunicera båda.
Ha tålamod, men gå vidare om era värderingar inte överensstämmer
I en situation där inte alla uppskattar värdet av projektledningsmetoder eller din vision för programledning och rollen för ett projektledningskontor (PMO), bör du förbli anpassningsbar (när det gäller strategisk planering). Var beredd att inte bara anpassa din säljpresentation, utan även din vision för projektledning (inom rimliga gränser, förstås).
Om du är samarbetsinriktad, anpassningsbar och har ett ”ja, och…”-förhållningssätt till komplexa projekt kommer människorna omkring dig garanterat att vilja fortsätta arbeta med dig. Det kan vara kämpigt och det kanske inte blir perfekt till en början, men enligt min erfarenhet finns det ingen återvändo när du väl har fått se en framgångsrik projektledare och hur personen direkt påverkar resultatet.
Med det sagt finns det många olika varianter av projektledning, och du kan hamna i en organisation som helt enkelt inte delar samma vision för PM som du gör.
Det är inget fel med det, och om du inte verkar kunna komma på samma sida som ditt företag kan du lita på att det finns en annan organisation där ute som skulle göra vad som helst för att ha någon med projektledningskompetens, som du, i sitt team.
Vad händer härnäst?
Vi erbjuder också utbildning i digital projektledning för byråer och andra organisationer som vill anpassa projektledningsteamets värderingar och metoder.
Se också till att ta en titt på vårt medlemskap och få tillgång till vår Slack-grupp, där vi pratar om denna utmaning och andra utmaningar inom projektledning. Registrera dig för att komma i kontakt med och diskutera dessa utmaningar med andra projektledare som arbetar inom området.
