Projectworks AI-funktioner: Från inbäddade arbetsflöden till agentisk resursplanering
Från början till slut: Projectworks AI kopplar samman förslag, leverans, resursplanering, ekonomi och fakturering, vilket minskar dubbelarbete i konsultverksamheten.
Mänsklig kontroll: Kea rekommenderar bemanningsändringar och synliggör konflikter, medan chefer godkänner åtgärder innan verksamhetsdata ändras.
Snabbare planering: Resursplaneringen blir mer responsiv genom att instruktioner används för att identifiera överbeläggning, frånvaro och schemaändringar.
Inbyggda skyddsåtgärder: Befintliga behörigheter följer med till anslutna AI-verktyg, vilket begränsar åtkomsten till känsliga data och kräver godkännande för de flesta uppdateringar.
Mätbar tillväxt: Historiska data och konsultkompetens ger AI användbar kontext direkt, medan bättre bemanning kan förbättra nyttjandegrad och tillväxt.
Se hur Projectworks använder AI för offerter, resursplanering och tidrapporter för att minska icke-fakturerbart administrativt arbete för konsultföretag, samtidigt som människor behåller kontrollen över varje beslut.
—----------------------------
Konsultföretag är byggda för att hjälpa kunder, inte för att driva sig själva. Projectworks AI är utformad för att överbrygga det gapet genom att hantera det administrativa arbetet som personer i ledande roller antingen inte har tid med eller i tysthet försummar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks positionerar sig som en plattform för konsultföretags tillväxt: ett enda system som täcker offerter, avtal, projekt, ekonomi, resursplanering, tidrapporter, utgifter och fakturering. Det är denna struktur från början till slut som gör AI:n användbar. I stället för att lägga till en chattbot ovanpå verktyg som inte hänger ihop använder Projectworks AI i en plattform som redan innehåller företagets kommersiella, operativa och ekonomiska helhetsbild.
Jag tror att de flesta tjänsteföretag är riktigt dåliga på att driva sitt eget företag. De lägger all sin tid på fakturerbart arbete, och ingen har tid att arbeta med det administrativa. Ändå måste man göra det.
Mark Orttung, som har ägnat tre decennier åt att bygga teknikplattformar och leda konsultföretag, gick igenom plattformens AI-funktioner under presentationen Framtiden för AI inom projektledning. Han beskrev Projectworks tillvägagångssätt utifrån tre lägen: AI integrerad i ett arbetsflöde, ett agentbaserat gränssnitt som du kan instruera och en anslutning till den AI-plattform som ditt team redan använder. Här är en översikt över vad Projectworks AI kan göra.
Fördjupning i Projectworks AI-funktioner
1. Offerter: AI integrerad i arbetsflödet
Det första läget är AI som du knappt märker. Projectworks offertverktyg, som har formats av ett privat betatest med ett par hundra företag, finns i ett CRM-system inriktat på konsultverksamhet med en affärspipeline, stegspårning och en instrumentpanel som sammanfattar statusen för varje affär.
I centrum för varje affär står själva offerten. AI hämtar viktiga variabler ur dokumentet så att de kan ändras på ett ställe och uppdateras genom hela offerten. Smarta block, som pristabeller och digitala signaturer, lägger till strukturerad information som förs vidare till senare steg. Team kan också ladda upp offerter som de tidigare har vunnit, och systemet använder AI för att dela upp dem i återanvändbara innehållsblock.
När en offert har undertecknats kan ett projekt skapas direkt från affären. Projektet skapas med budgeten förifylld från offerten, så att informationen flödar från försäljning till leverans utan att behöva matas in igen.
Mänsklig översyn är en central designprincip här. Innehållsblock kan redigeras och låsas med behörigheter (till exempel villkor), företag kan utgå från standardmallar och varje offert granskas av en person innan den delas.
Offerter kommer förmodligen att vara en av de sista sakerna du någonsin gör utan en människa i loopen. Den måste se perfekt ut och vara korrekt. Du gör ett ekonomiskt åtagande gentemot den här kunden.
Så får du ut mesta möjliga av AI-assisterade offerter:
- Fyll innehållsbiblioteket med tidigare vunna affärer: När du laddar upp offerter som redan har gått i mål får systemet beprövat material att återanvända.
- Lås sådant som inte bör ändras: Lägg behörighetsbegränsningar på juridiska villkor och annat standardinnehåll så att teamet inte gör kreativa ändringar utan godkännande.
- Skapa en företagsmall: Om tre av era tio avsnitt nästan alltid är likadana, gör dem till en del av mallen.
- Gör om vunna affärer direkt till projekt: När projektet skapas från den undertecknade offerten förblir budgetarna konsekventa mellan försäljning och leverans.
2. Kea: Ett agentbaserat gränssnitt för resursplanering
Det andra läget är Kea, Projectworks AI-agent, som för närvarande främst används inom resursplanering.
Resursskärmen ger en visuell bild av företaget: ett sammanfattande diagram som jämför fakturerbara uppdrag med företagets faktureringsmål, samt en värmekarta som visar vem som är fullt belagd, vem som har för få uppdrag och vem som är överbelagd. Kea lägger ett promptgränssnitt ovanpå samma data.
Under demonstrationen gav en enkel fråga om vilka som var överbelagda under en viss vecka inte bara svar på kapacitetsöverskridanden, utan visade även specialfall, som en konsult med bokade timmar under en planerad semester. En mer komplex prompt bad Kea hantera att en teammedlem blev otillgänglig i två veckor; Kea föreslog att omfördela hans timmar mellan tre kollegor och väntade på godkännande innan ändringarna genomfördes. I ett annat exempel hanterades en kund som ville börja två veckor senare genom att man bad Kea flytta hela projektet, i stället för att flytta varje person rad för rad.
"Vi försöker möta dig där du befinner dig. Om du vill arbeta i det visuella gränssnittet gör vi det. Om du vill arbeta i promptgränssnittet gör vi det."
— Mark Orttung, vd, Projectworks
Utöver siffrorna påpekade Orttung att språkmodeller också lämpar sig väl för kvalitativa signaler, som tonen i kommunikationen mellan människor, något som resursansvariga ofta använder tillsammans med kapacitetsdata.
Så kommer du igång med Kea:
- Ställ frågorna du vanligtvis skulle behöva leta efter: Överbeläggningar, luckor och konflikter kan visas med en enda prompt i stället för att du behöver granska värmekartan.
- Använd det för omplanering: Frånvaro och ändrade kunddatum är precis den typ av justeringar som omfattar flera personer och som Kea kan föreslå i ett enda steg.
- Behåll godkännanden aktiverade medan du bygger förtroende: Kea kan konfigureras för att agera utan godkännande, men om du ber om godkännande först kan du kontrollera varje ändring.
3. MCP-anslutning: Arbeta med Projectworks från Claude
Det tredje läget integrerar Projectworks med de AI-verktyg som team redan använder. Genom MCP-anslutningen kan användare läsa och arbeta med Projectworks-data från Claude.
I demonstrationen läste Claude en sammanfattning av ett avstämningsmöte för teamet (den typ av resultat som de flesta AI-verktyg för mötesanteckningar redan genererar) och använde den för att utarbeta tidrapporter för två konsulter, baserat på vad de hade berättat om sin vecka. När två tidskoder hade samma namn frågade Claude vilken som skulle användas. Som Orttung påpekade hänvisar människor inte till projektkoder under möten; de beskriver arbetet, så AI behöver ibland hjälp med att matcha de två.
När Projectworks uppdaterades var tidrapporterna ifyllda och redo för respektive konsult att granska.
Få ut så mycket som möjligt av MCP-anslutningen:
- Ta in verktyg som ni redan använder: I stället för att bygga ett eget verktyg för mötesanteckningar låter Projectworks er använda det som teamet föredrar.
- Ställ in behörigheter medvetet: Bestäm separat hur stor frihet LLM-modellen får att läsa data respektive skriva data.
- Räkna med förtydligande frågor: Tvetydighet mellan muntliga beskrivningar och systemposter är normalt, och om den löses snabbt förblir posterna korrekta.
4. Styrning och åtkomstkontroll
När AI tar över mer operativt arbete blir kontroll den uppenbara frågan. Projectworks svar är att AI aldrig ser mer än användaren gör.
När någon ansluter via MCP loggar personen in som sig själv, och alla befintliga behörigheter gäller. En projektledare som kan se teamets tidrapporter kan låta Claude uppdatera dem; en enskild konsult som arbetar på samma sätt ser däremot i huvudsak bara sina egna data. Känslig information, som kostnadssatser – ofta bland de mest begränsade uppgifterna i ett företag – förblir dold för alla som saknar åtkomst.
Administratörer hanterar detta genom ett detaljerat åtkomstkontrollsystem, från övergripande inställningar för på och av till detaljerade avancerade kontroller, och dessa inställningar gäller för AI på samma sätt som för webbgränssnittet. Skrivåtgärder kräver nästan alltid ett uttryckligt godkännande, och ett avvisat förslag kan tas upp igen senare genom att köra prompten på nytt.
Behåll kontrollen när AI tar över mer:
- Förlita er på befintliga behörigheter: Åtkomstregler som konfigurerats i Projectworks följer automatiskt med till Kea och anslutna LLM:er.
- Skydda kostnadsdata: Begränsa marginalkänslig information till de personer som behöver den.
- Pausa när du är osäker: Avbryt en föreslagen ändring, kontrollera underliggande data och återkom för att godkänna den när du känner dig säker.
5. Projectworks-metoden: konsultkunskap på begäran
Det som skiljer Kea från en generell assistent som matats med en hög kalkylblad är Projectworks-metoden, en kunskapsbas som bygger på mer än 150 års samlad konsulterfarenhet i teamet. Orttung, vars första jobb var att arbeta med Accentures metodik, beskrev den som en handbok som Kea har tagit till sig och kan använda när den behövs.
6. Migrering av historiska data: användbart från dag ett
En vanlig fråga kring AI-verktyg är hur mycket data de behöver innan deras rekommendationer är värda att lita på. Projectworks hanterar detta vid introduktionen genom att importera företagets historik: tidigare projekt, kunder, tidrapporter och fakturor, ofta från kalkylblad i stället för en befintlig plattform. Det innebär att Kea har meningsfullt sammanhang från början i stället för att lära sig från grunden.
Varför det spelar roll: verksamhet som driver tillväxt
Orttung ser att operativa hinder uppstår i förutsägbara faser. Vid intäkter på omkring $5 till $8 miljoner blir grundarna flaskhalsen och behöver dela information med ett större team. Någonstans mellan $25 och $35 miljoner måste även ledningen decentraliseras. Projektekonomin brukar fallera först, följt av resursstyrningen när den enda person som känner till allas kompetenser inte längre hinner med.
Projectworks egna data visar vad bättre verksamhetsstyrning är värd. Kunder som planerar resurser två månader i förväg ser omkring 8 % högre utnyttjandegrad, strax under 25 % högre intäkt per anställd och ungefär 20 till 25 % snabbare tillväxt än de som inte gör det. Mycket av detta beror på att startdatum samordnas med bemanningen: ett team på åtta personer som står utan arbete i tre veckor vid en marginal på 33 % innebär nio debiterbara veckor bara för att nå nollresultat.
För företag som mäter avkastningen på AI föreslår Orttung att man börjar med den tid som sparas, särskilt i samband med anbud där seniora medarbetare lägger timmar på att leta efter tidigare innehåll, och därefter följer upp vinstfrekvensen som en andraordningseffekt.
Projectworks AI-funktioner jämfört med andra verktyg
Projectworks strategi fokuserar på att knyta samman hela kundlivscykeln i stället för att optimera en enda del av den.
- Företag använder ofta ett CRM-system och ett separat resursstyrningssystem som inte är väl integrerade, vilket gör att antaganden om säljkanalen och leveransplaner glider isär.
- LLM:er för allmänna ändamål kan analysera exporterade kalkylblad, men de saknar inbäddad konsultmetodik och företagets aktuella åtkomstkontroller.
- Projectworks kopplar samman anbud, avtal, projektekonomi, resursstyrning och fakturering i ett system och lägger AI ovanpå detta samlade sammanhang.
Resultatet är AI som kan ta ett undertecknat anbud och omvandla det till ett budgeterat projekt, sedan hjälpa till att bemanna och följa upp det samt fakturera för det, utan att data behöver stämmas av mellan olika verktyg.
Vad händer härnäst med Projectworks AI?
Kea började med resursplanering och tidrapporter och expanderar nu över hela produkten, snabbare än teamet hade planerat, delvis eftersom Projectworks använder AI för att bygga den.
Orttung beskriver riktningen som en kombination av ett system för registrering och ett system för handling: Projectworks förblir den tillförlitliga källan för vilket arbete som utfördes och om det var lönsamt, medan Kea i allt högre grad utför arbetet själv, från att fylla i tidrapporter till att förbereda fakturor och stödja anbud.
Vi är platsen där vi kan vara den tillförlitliga källan. Och nu har vi det som vi beskriver som ett handlingssystem, där vi kommer att försöka utföra arbetet åt dig.
På längre sikt förväntar sig Orttung att tidrapporter blir bland de första uppgifterna som människor slutar utföra manuellt, där AI utarbetar poster från ärenden, kalendrar och statusmöten som konsulter sedan granskar. Det rutinmässiga arbetet med anbud, som att ta reda på vem som skapade vad för två veckor sedan, bör följa därefter, så att teamen kan fokusera på att formulera en övertygande berättelse.
Han jämför det aktuella ögonblicket med elektricitetens intåg i fabrikerna. Det första steget var glödlampor; nästa var gemensamma motorer; först senare tänkte man om hela processen med löpande band. De flesta företag, menar han, befinner sig fortfarande på glödlampsstadiet när det gäller AI, och Projectworks vill hjälpa dem att tänka om kring hur de vinner uppdrag, levererar dem och får betalt för arbetet från början till slut.
Om du vill veta mer om hur Projectworks använder AI för att ge konsultföretag mer kraft, kan du läsa mer här.
