Produktivitetsparanoians framväxt i USA och hur du hanterar den

Microsofts arbetslivsindex: pulsmätning visade att även om de anställda har anammat en ny era av hybridarbete, är 85 procent av arbetsgivarna inte säkra på att de är lika produktiva utanför kontoret – vilket leder till ”produktivitetsparanoia”.

Teknikjätten definierade produktivitetsparanoia som en situation där ledare befarar att den minskade produktiviteten beror på att de anställda inte arbetar, trots att arbetstiden, antalet möten och andra aktivitetsmått har ökat. Deras undersökning visade att 87 procent av de anställda uppgav att de är produktiva på arbetet, men endast 12 procent av ledarna uppgav att de har fullt förtroende för att deras team är produktivt.

Det finns en tydlig koppling som saknas här, där vissa arbetsgivare verkar ha svårt att lita på sin personal och sätter de anställda under press att bevisa att de arbetar effektivt när de inte befinner sig på kontoret.

För att ta reda på vilka av USA:s största städer som har de mest respektive minst paranoida arbetsgivarna har The Digital Project Manager genomfört en studie i ämnet.

Vi analyserade delstatslagar kring övervakning av anställda, mängden relevanta Google-sökningar och andelen Indeed-jobbannonser som rekryterar distansanställda. Genom att normalisera uppgifterna har vi räknat ut och tilldelat varje studerad stad ett övergripande paranoiapoäng.

Ta en titt på tabellen nedan för fullständiga uppgifter och läs vidare för vår detaljerade analys och våra bästa tips för att hantera situationen smidigt:

Vår studie visade att den amerikanska stad där arbetsgivare påverkas mest av produktivitetsparanoia är Atlanta i Georgia – med ett totalt paranoiapoäng på 8,9.

Vi upptäckte att arbetsgivare i Georgia enligt lag inte behöver samtycke för att övervaka e-post eller samtal, eller för att kräva att anställda sätter på webbkameror. De får också spåra sina anställdas position.

Enligt Googles sökdata har Atlanta under det senaste året i genomsnitt haft 602 Google-sökningar per capita (per 100 000 invånare) relaterade till övervakning av anställda. Detta omfattar sökningar som ”övervaka webbkamera” och ”programvara för övervakning av anställda”.

Dessutom erbjöd endast sex procent av Indeed-annonserna för jobb i området ’distansarbete’ (3 003 av 49 885 annonser).

Wichita i Kansas är den näst mest påverkade staden av produktivitetsparanoia, med ett totalt paranoiapoäng på 8,6.

Precis som i Atlanta får arbetsgivare i Kansas övervaka sina anställdas e-post och kan enligt lag kräva att de sätter på webbkameror under virtuella möten.

En liten skillnad är dock att Kansas är en delstat med krav på samtycke från en part för inspelning. Det innebär att det är olagligt att använda någon enhet för att lyssna på, förstärka eller spela in kommunikation utan samtycke från minst en person som deltar i samtalet.

Även om detta låter bättre innebär det att en arbetsgivare kan samtycka till dessa aktiviteter utan de anställdas godkännande – vilket rimligen är nästan lika illa som att inte ha några begränsningar alls.

Under det senaste året gjordes 332 Google-sökningar per capita relaterade till övervakning av anställda i Wichita, och strax över två procent av Indeed-annonserna i staden tillåter ’distansarbete’. Det motsvarar 229 annonser av de 10 463 som var aktiva när studien genomfördes.

På tredje plats bland de amerikanska städerna med de mest paranoida arbetsgivarna kommer Louisville i Kentucky, med ett totalt paranoiapoäng på 8,3.

Återigen har Kentucky en betydligt mer arbetsgivarvänlig inställning till e-postintegritet. Arbetsgivare får läsa e-postmeddelanden som skickats till e-postadresser de har tillhandahållit en anställd, förutsatt att de har informerat den anställda om sin avsikt att göra det.

Samma inställning gäller övervakning av samtal som görs på arbetstelefoner. Anställda kan också avskedas om de vägrar sätta på webbkameror på grund av ’anställning efter arbetsgivarens gottfinnande’.

Trots dessa regler gjordes betydligt färre Google-sökningar om övervakning av anställda i Louisville, med endast 246 sökningar per capita under det senaste året. Endast 2,1 procent av Louisvilles jobbannonser klassificeras dessutom som distansarbete, vilket motsvarar omkring 500 annonser av de 24 000 på Indeed.

De fem amerikanska städer som påverkas mest av produktivitetsparanoia kompletteras av Kansas City i Missouri (paranoiapoäng: 8,2) och Indianapolis i Indiana (paranoiapoäng: 7,7). I båda städerna annonserar arbetsgivarna ’distansarbete’ i endast tre procent av annonserna, och delstatslagarna begränsar inte övervakning av e-post, samtal eller position.

Studien visade att San Francisco i Kalifornien är staden med de minst paranoida arbetsgivarna, med ett totalt paranoiascore på 0,7. Jämfört med Atlanta i Georgia, som vi identifierade som den mest paranoida staden med ett paranoiascore på 8,9, är detta en enorm förbättring.

Över 10,5 procent av Indeeds jobbannonser i San Francisco klassificerades som distansarbete, vilket tyder på att stadens arbetsgivare har större förtroende för dess befolkning på 887 000 personer .

Detta är betydligt högre än i andra städer i delstaten, såsom Bakersfield, där endast en procent av annonserna erbjuder distansarbete. Arbetstagarna i San Francisco kommer sannolikt att uppskatta det erbjudna distansarbetet, eftersom en nyligen genomförd undersökning visade att över 53 procent ville minska antalet dagar de tillbringar på kontoret.

Dessutom tillämpar delstaten Kalifornien en lag om ”samtycke från båda parter” - det är därför ett brott att övervaka anställdas mejl och samtal utan samtycke från alla berörda parter.

Anställda måste dock slå på sina webbkameror på arbetsgivarens begäran, och det görs i genomsnitt 288 Google-sökningar per capita och år om övervakning av anställda. Detta visar att arbetsgivare, trots att Kalifornien är den bästa delstaten av alla som analyserades, fortfarande är intresserade av att övervaka anställda i viss utsträckning.

Chicago i Illinois är den näst minst påverkade staden av produktivitetsparanoia, med ett paranoiascore på 1,2. Omkring 5,5 procent av Indeeds jobbannonser i Chicago tillåter distansarbete, och under det senaste året har det i genomsnitt gjorts 162 Google-sökningar per capita om övervakning av anställda.

Över 27 procent av Chicagos befolkning arbetar inom yrkes- och företagssektorer. Och precis som enligt kalifornisk lag krävs samtycke från alla parter innan arbetsgivare får övervaka mejl och telefonsamtal i Illinois.

Det verkar faktiskt som att arbetsgivarna i dessa städer hade undersökt saken innan de återgick till kontorslivet. En undersökning visade att nästan sex av tio arbetstagare uppgav att de var mer produktiva när de arbetade hemifrån under pandemin, vilket sannolikt ledde till ökat förtroende från företagsledningen.

På tredje plats kommer Los Angeles i Kalifornien, med ett lågt paranoiascore på 1,4 och 142 Google-sökningar per capita under det senaste året om övervakning av anställda.

Trots att LA har det tredje största affärsdistriktet i Nordamerika tillät endast 4,3 procent av jobbannonserna distansarbete (2 167 annonser av över 50 000 som var aktiva vid tidpunkten för studien).

De fem främsta platserna kompletteras av de kaliforniska städerna San Diego och San Jose, som hamnar på fjärde respektive femte plats med paranoiascores på 1,6 respektive 1,9. 3,7 procent av jobbannonserna i San Diego och 3,8 procent av annonserna i San Jose erbjöd möjligheter till distansarbete.

Kaliforniska städer tog nio av de tio främsta platserna bland de städer som påverkas minst av produktivitetsparanoia. Det står klart utifrån dessa uppgifter att Kalifornien har de minst paranoida arbetsgivarna i USA, och det kan vara något för arbetssökande att överväga om de är öppna för att flytta.

Detta är särskilt intressant eftersom Kalifornien också utsågs till USA:s ”lyckligaste stad” i en nyligen genomförd studie som undersökte inkomster och sysselsättning.

När medarbetare arbetar på distans kan det vara lätt att anta att de inte arbetar lika hårt som när du kunde se dem fysiskt på kontoret. Många upplever dock att det passar dem bättre att arbeta hemifrån än i en kontorsmiljö, som ibland kan vara högljudd eller distraherande.

Det bästa sättet att uppmuntra produktivitet hos en personalstyrka som arbetar på distans är att främja trivsel. Det beror på att nöjda medarbetare sannolikt arbetar hårdare för dig och också sannolikt har bättre fysiska förutsättningar att göra det (utan att gå in i väggen eller bli överdrivet stressade, vilket leder till ökad frånvaro).

Skapa förtroende hos dina medarbetare genom att få dem att känna sig hörda när de tar upp problem, ge dem flexibilitet att arbeta där och när det passar dem bäst samt involvera dem i beslut som påverkar dem, när det är lämpligt.

Ett påträngande förhållningssätt till medarbetarnas integritet leder sannolikt till en missnöjd personalstyrka, vilket kan få medarbetare att välja att söka andra, mer tillmötesgående, möjligheter.

När det görs på rätt sätt kan medarbetarövervakning ses som något positivt av alla inblandade, men detta kan endast uppnås genom öppen kommunikation, ett starkt grundläggande förtroende och en gemensam vilja att företaget ska nå sina mål.

Läs våra recensioner av de bästa verktygen för tidsregistrering av medarbetare för att se hur du kan införa denna praxis i ditt företag utan att förlora dina medarbetares förtroende.

Det är dock naturligt att vissa arbetsgivare vill se sina medarbetare tillbaka på kontoret. Om det inte beror på produktivitet kan det bero på de sociala och kulturella effekter det kan ha, eller kostnaden för att betala för ett kontor som ingen använder.

Om du väljer att kräva att medarbetarna återvänder till kontoret, antingen på heltid eller enligt ett hybridupplägg, är det viktigt att lyssna på dem och uppmuntra till återkoppling under alla delar av övergången.

När medarbetare har arbetat helt på distans under lång tid kan förändringen vara mycket omvälvande. Följ tipsen nedan för att navigera genom detta:

1. Ta det långsamt: en gradvis övergång, där antalet dagar som medarbetarna måste vara på kontoret ökas under en period på flera månader, ger dem tid att acceptera förändringen utan att bli överväldigade. Det gör det till exempel möjligt för kroppen att vänja sig vid att pendla igen eller vid ett nytt sömnschema.
2. Motivera, pressa inte: chefer bör fokusera på att göra övergången så enkel som möjligt och motivera sina team att återvända genom incitament, snarare än genom att utöva överdriven press.
3. Var flexibel: medarbetarna har vant sig vid att arbeta hemifrån och det kan ta tid innan alla känner sig bekväma i en kontorsmiljö igen. Använd enskilda samtal för att identifiera vad medarbetarna kan ha svårt med under övergångsperioden och erbjud viss flexibilitet när det är möjligt – detta kommer att löna sig längre fram genom att personalen ser dig som en förstående och lättillgänglig arbetsgivare, vilket gör dem mindre benägna att söka något nytt.

Metod

Vi rangordnade de 50 största städerna i USA efter befolkningsmängd (folkräkningsuppgifter från 2020) med hjälp av fem datapunkter:

1. Får arbetsgivare övervaka medarbetares e-post? (uppgifter om lagstiftning på delstatsnivå)
2. Får arbetsgivare övervaka medarbetares samtal? (uppgifter om lagstiftning på delstatsnivå)
3. Får arbetsgivare spåra medarbetares position med hjälp av GPS? (uppgifter om lagstiftning på delstatsnivå)
4. Kumulativt genomsnittligt antal årliga Google-sökningar efter relevanta sökningar per 100 000 personer, insamlade mellan november 2021 och oktober 2022 med hjälp av Google Keyword Planner (uppgifter på stadsnivå)
5. Andel av alla aktiva jobbannonser som filtrerats med ”distansarbete” på Indeed (uppgifter på stadsnivå)

För en fullständig lista över de Google-sökningar som analyserades och källorna för uppgifterna om delstatslagar, se detta kalkylblad.

Varje datapunkt normaliserades för att ge ett resultat från 0–10, där 10 innebär höga nivåer av paranoia och 0 innebär låga nivåer. Det enda undantaget är datapunkten för distansjobb, som är omvänd (10 innebär låga nivåer av paranoia).

För delstatslagarna tilldelade vi ett värde på 10 till de arbetsgivare som kunde utföra aktiviteten under alla omständigheter och ett värde på 0 till de som endast kunde göra det under vissa specifika omständigheter, till exempel med samtycke.

De fem resultaten för varje stad räknades ihop till ett övergripande paranoiresultat.

Få strategier för att öka produktiviteten på dessa produktivitetskonferenser.