Den kompletta guiden till arbetsflöden för digital tillgångshantering

Typer av arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

Det finns många typer av arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar som du kan behöva skapa eller hantera om du ansvarar för projekt med ett stort antal tillgångar. Dessa kan omfatta:

• Tillgångsbaserade arbetsflöden: Ett tillgångsbaserat arbetsflöde fokuserar på livscykeln för enskilda filer. En produktbild kan till exempel gå igenom steg som skapande, granskning, godkännande och publicering. Alla dessa steg spåras i ett enda arbetsflöde som fokuserar på den enskilda tillgång som skapas.
• Projektbaserade arbetsflöden: Projektbaserade arbetsflöden hanterar flera relaterade tillgångar tillsammans, ofta kopplade till en kampanj eller lansering. Tänk dig en säsongsbetonad marknadsföringskampanj med hundratals bilder, annonsformat och videor som går igenom granskning och godkännande. Om något ändras i en av tillgångarna (en textdel, färgen på någons hatt och så vidare) förs ändringen igenom globalt till alla tillgångar. Du kan se den här typen av arbetsflöde användas inom läkemedelsreklam för säkerhetsinformation eller läkemedelsindikationer.
• Samarbetsbaserade arbetsflöden: Dessa arbetsflöden handlar helt och hållet om lagarbete och kan innebära redigering i realtid av flera intressenter. Kreativa team, byråer, frilansare och deras kunder kan samarbeta kring videoredigering, designfiler eller presentationsmaterial inom en gemensam DAM-plattform eller under en livesession för redigering. DAM-plattformar kan bidra till att göra asynkront samarbete mer genomförbart.
• Arbetsflöden för godkännande: Arbetsflöden för godkännande anger vem som granskar och godkänner tillgångar innan de publiceras. Detta bidrar till att upprätthålla varumärkeskonsekvens och efterlevnad, vilket är särskilt viktigt inom reglerade branscher som hälso- och sjukvård, försäkring eller nutrition. Även i mindre reglerade branscher bidrar arbetsflöden för godkännande till att säkerställa att tillgångarna följer varumärkesriktlinjerna.
• Transaktionella arbetsflöden: Använd transaktionella arbetsflöden när system eller avdelningar utbyter tillgångar. När en fotograf till exempel laddar upp bilder från ett evenemang till ditt verktyg för hantering av digitala tillgångar kan de automatiskt skickas vidare till redaktören.
• Arkiveringsarbetsflöden: Dessa arbetsflöden fokuserar på att ta ur bruk och lagra gammalt eller överanvänt innehåll. Du förser tillgångarna med relevanta metadata, kategoriserar dem och lagrar dem för juridiska ändamål, efterlevnad eller framtida återanvändning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Viktiga komponenter i arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

De DAM-funktioner och arbetsflödeskomponenter du behöver kan variera beroende på vilken typ av arbetsflöde du skapar eller hanterar. Dessa komponenter kan omfatta:

• Mediebibliotek: Mediebiblioteket är en central plats för alla dina digitala tillgångar. Det är där du laddar upp, organiserar och får åtkomst till ditt innehåll, helst med visuella förhandsvisningar och kraftfull sökfunktionalitet. Ett avancerat mediebibliotek kan innehålla och organisera olika typer av digitala tillgångar och hantera en mängd olika filtyper. Du bör kunna ange behörigheter för teammedlemmar baserat på deras roller och vilka tillgångar de har godkännande att använda.
• Metadata: Se metadata som etiketter för tillgångarna. Det omfattar mer än titlar eller filnamn och kan innehålla taggar, filbeskrivningar, datumet då tillgången skapades och datumet då tillgången ska tas ur bruk. Metadata kan hjälpa dig att optimera mediebiblioteket och göra det enklare att hitta, organisera, sortera och återanvända de digitala tillgångar du redan har.
• Godkännande: Godkännandeprocessens steg definierar vem som behöver granska och godkänna varje tillgång. Det hjälper till att undvika det fruktade kaoset med filnamn som “final_final_v4” och “final_final_v4_REVISED” och ser till att varumärkesstandarderna upprätthålls.
• Distribution: Distribution säkerställer att färdigställda tillgångar levereras till rätt personer eller plattformar, oavsett om det är ett CMS, ett verktyg för schemaläggning av inlägg i sociala medier eller en partnerportal. Det kan också innebära att ange behörigheter så att rätt personer i teamet kan använda tillgångarna när de behöver dem.
• Säkerhet: Säkerhetskomponenter kan omfatta åtkomstkontroller, behörigheter och upprättande av granskningsspår. De säkerställer att rätt personer har åtkomst för att skydda dina digitala tillgångar och förhindrar missbruk eller dataintrång. Du kan också vara ansvarig för att hantera digitala tillgångar åt klienter eller kunder och se till att varje kund endast har åtkomst till sina egna tillgångar och inte till andra kunders eller, ännu värre, konkurrenters.
• Underhåll: Underhåll är en löpande del av ett bra arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar. Det kan omfatta regelbundet schemalagd filrensning, uppdatering av metadata och behörighetsgranskningar. Utan detta regelbundna underhåll kan ditt DAM-system bli mycket rörigt och betydligt mindre användbart med tiden.
• Programvara för hantering av digitala tillgångar: Programvara för hantering av digitala tillgångar samlar alla andra komponenter och processsteg och kan bidra till att effektivisera processerna för hantering av digitala tillgångar. Många av de nyare verktygen är molnbaserade, och vissa drivs till och med av AI. Det hjälper dig att hitta tillgångar enklare och automatisera dina arbetsflöden.

Livscykel för hantering av digitala tillgångar

Så här kan din livscykel för hantering av digitala tillgångar se ut:

• Planering: Definiera vilka tillgångar som behöver skapas, för vem, när de ska vara klara och hur de ska användas.
• Skapande: Detta kan omfatta design av tillgångar samt allt innehållsskapande, till exempel alternativtext, bildtexter och annonstext.
• Inläsning: Ladda upp tillgångar till DAM-systemet och tagga dem med relevanta metadata. Godkännandeprocessen kan äga rum före eller efter detta steg, beroende på hur din organisation föredrar att hantera godkännanden eller hur många godkännanden som krävs.
• Lagring: Organisera digitala filer på en central plats och lägg till dem i mindre bibliotek eller mappar för enkel åtkomst. Systemet kan använda automatisk taggning för att lägga till metadata, till exempel uppladdningsdatumet eller namnet på personen som laddade upp filen, för att ge fler sökmöjligheter.
• Bearbetning: Tillgångar kan skalas om, omformateras eller anpassas för olika filformat eller distributionskanaler.
• Distribution: Färdigställda tillgångar delas internt eller publiceras externt.
• Styrning: Tilldela och upprätthåll behörigheter, licenser och efterlevnadsregler.
• Arkivering: Flytta äldre tillgångar till långtidslagring eller arkiv.

Fördelar med arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar

Arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar kan gynna din organisation och göra ditt arbete som projektledare betydligt enklare. Här är några fördelar med hantering av digitala tillgångar: 

• Förbättrad konsekvens i varumärket: Centraliserad lagring och behörighetsbaserade kontroller bidrar till att säkerställa att endast godkända tillgångar som följer varumärket används. Detta uppmuntrar användningen av godkända tillgångar och minskar risken för att teammedlemmar använder icke godkända tillgångar. Centraliserad lagring erbjuder en enda sanningskälla och hjälper mindre marknadsföringsteam att upprätthålla efterlevnaden av varumärket i alla användningsområden där varumärkestillgångar behövs.
• Mer samarbete: Ett system för digital tillgångshantering och arbetsflöden för digital tillgångshantering gör det möjligt för team att samarbeta mellan avdelningar, tidszoner eller byråer utan dubbelarbete. Alla har tillgång till den centrala lagringsplatsen för tillgångar och kan samarbeta kring tillgångar på ett effektivare sätt.
• Bättre avkastning på innehåll: Genom att återanvända befintliga tillgångar undviker ni onödigt arbete och maximerar avkastningen på er innehållsinvestering. Om ni anlitar konsulter eller betalar löner för att skapa nya tillgångar eller marknadsföringsmaterial får ni bättre avkastning på investeringen genom att revidera befintliga digitala tillgångar eller hitta nya användningsområden för dem.

Exempel på arbetsflöde för digital tillgångshantering

Anta att ni arbetar för ett stort e-handelsföretag och att ert marknadsföringsteam lanserar en ny produkt. 

1. De anlitar en fotograf för att fotografera den nya produkten både separat och med olika bakgrunder inför de första kampanjerna.
2. Fotografen laddar sedan upp de slutgiltiga, redigerade produktbilderna i ert DAM-system. Systemet lägger automatiskt till viss metadata, till exempel filnamnet, namnet på den som laddade upp filen, uppladdningsdatumet och filtypen, och fotografen lägger till en kort beskrivning av varje foto.
3. Därefter granskar det kreativa teamet fotona och markerar de bilder de vill använda på webbplatsen och i varje typ av planerad annonskampanj. De skickar dessa till varumärkesansvariga genom godkännandearbetsflödet i DAM-systemet.
4. De varumärkesansvariga godkänner sedan de bästa bilderna och låter textförfattarna ta dessa filer och lägga till annonstext. Annonserna skickas tillbaka till den varumärkesansvariga för godkännande.
5. När tillgångarna har godkänts ändras deras storlek och de taggas för varje annonsstorlek och det format som behövs för kampanjerna. De slutgiltiga annonserna skickas vidare för publicering på de olika annonsplattformarna.
6. Eftersom ert team också vill marknadsföra den nya produkten i sociala medier delar ni de digitala tillgångarna i deras slutgiltiga format med era sociala medier-ansvariga. De exporterar de slutgiltiga filerna i optimerade format för Instagram, LinkedIn och TikTok, helt utan mejlväxling, borttappade filer eller problem med versionshantering.
7. Efter lanseringen arkiveras alla annonser eller allt kreativt material med text om introduktionserbjudandet, och nya annonser för den fortsatta marknadsföringen skapas och distribueras till relevanta teammedlemmar.

Utmaningar med arbetsflöden för digital tillgångshantering

Några av de vanligaste utmaningarna som projektledare och kreativa team kan möta när de konfigurerar arbetsflöden för digital tillgångshantering är:

• Bristande användning: Team kan motsätta sig att använda nya system om de är alltför komplicerade eller om ”reglerna” är oklara eller inte ordentligt definierade. Vissa kan också upptäcka att gamla vanor är svåra att ändra och föredra att lagra sina egna filer lokalt (vilket inte är bra för konsekvens eller överblick).
• Inkonsekvent metadata: Utan standardisering av metadata och taggningsstrukturen blir tillgångar svåra att söka efter och återanvända. Detta kan vara en del av de användningsutmaningar vi nämnde ovan, men det kan också vara en separat utmaning. Om detta problem löses kan det även underlätta användningen.
• Odefinierade roller och ansvarsområden: Fördröjd återkoppling eller otydliga ansvarsområden kan försena godkännandet av tillgångar eller göra det svårt för teammedlemmar att veta vilka tillgångar de får använda och när eller var de får använda dem.

Verktyg för hantering av DAM-arbetsflöden

Plattformar för digital tillgångshantering är utformade för att automatisera och stödja varje steg i ert arbetsflöde. De innehåller ofta integrationer med verktyg som Adobe Creative Cloud, projektledningsprogram, innehållshanteringssystem och nätverk för innehållsleverans.

Här är mina rekommendationer för de bästa verktygen för digital tillgångshantering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Air — Bäst för AI-driven organisering av tillgångar
2. 2. MediaValet — Bäst för AI-driven sökning och samarbete
3. 3. Bynder — Bäst för enhetlighet i varumärket på företagsnivå
4. 4. Acquia DAM (Widen) — Bäst för konfiguration och anpassning
5. 5. ImageKit — Bäst för AI-drivet DAM med medieleverans
6. 6. Stockpress — Bäst för rollbaserat teamsamarbete
7. 7. Pics.io — Bäst för mellanstora företag som vill ha obegränsad lagring
8. 8. 4ALLPORTAL — Bäst för integrerad DAM och PIM
9. 9. Filecamp — Det bästa prisvärda systemet för hantering av digitala tillgångar med obegränsat antal användare
10. 10. Tagbox.io — Bäst för AI-driven visuell sökning

Med en kortlista i handen kan du granska demonstrationer av DAM-programvara för att se hur några av dessa alternativ hanterar verkliga arbetsflöden.

Tips för hantering av DAM-arbetsflöden

Oavsett om du är ny på att hantera arbetsflöden för digitala tillgångar eller kämpar med några av de vanligaste utmaningarna har jag sammanställt några tips som hjälper dig att bli ett proffs på hantering av digitala tillgångar eller ta dina färdigheter till nästa nivå.

• Definiera roller och ansvarsområden tydligt. Detta omfattar vem som skapar, godkänner, distribuerar och arkiverar tillgångar. Detta kan variera beroende på typen av tillgång eller den kampanj som tillgångarna används för att stödja.
• Standardisera dina metadata- och taggningsrutiner från början, men var flexibel om det uppstår möjligheter att förbättra dessa rutiner över tid.
• Automatisera repetitiva uppgifter där det är möjligt för att minska mängden manuellt arbete och risken för fel.
• Genomför regelbundna granskningar för att rensa ut och arkivera inaktuella filer samt granska behörigheter. Du bör ha en process för att avsluta teammedlemmars åtkomst som omfattar att återkalla åtkomsten till systemet för hantering av digitala tillgångar när de lämnar organisationen eller när deras projekt avslutas.
• Ge teamet utbildning och tydlig dokumentation för att uppmuntra användning. Belöna och uppmärksamma dem som använder verktyget på ett bra sätt.

Anslut dig för fler insikter om hantering av digitala tillgångar

Vill du ha fler tips, knep eller bästa praxis för att hantera projekt som använder många digitala tillgångar? Gå med i DPM-gemenskapen för att få tillgång till mer. Du hittar också mer information om våra favoritverktyg, färdiga mallar och insiktsfulla artiklar skrivna av erfarna projektledare.