Vad är ett projekt? Egenskaper, typer & exempel

Projektteam följer specifika ramverk eller metoder, till exempel Project Management Institutes (PMI) projektledningskunskapsområde (PMBOK), för att uppfylla projektuppgifter, milstolpar och mål.

Projekt hanteras bäst med hjälp av projektledningsprogramvara. 

Vad är inte ett projekt?

Projekt är inte pågående eller repetitiva uppgifter utan en definierad tidsplan. Deras mål förändras inte kontinuerligt. Daglig verksamhet och pågående processer som dessa betraktas inte som projekt:

• Hantering av tillverkningsprocesser
• Administrativa funktioner
• Ledning av operativa team
• Repetitiva marknadsförings- och försäljningsaktiviteter

Egenskaper hos ett projekt

Projekt har vissa gemensamma element eller egenskaper som projektledare ansvarar för under hela projektets livscykel.

En projektledare bör identifiera, analysera, dokumentera och kommunicera dessa egenskaper med intressenter, inklusive projektteam. Detta säkerställer att alla har samma bild och hjälper till att förbereda projektteam så att de kan slutföra arbetet inom projektets omfattning. 

Begränsningar

Projektbegränsningar begränsar inte ett teams möjligheter. De fungerar som motivation att bli mer kreativ och utöka sin kapacitet i strävan efter större framgång. 

(Det är i alla fall så jag ser på begränsningar).

Det är viktigt att acceptera att projektbegränsningar kommer att uppstå, oavsett om de är kopplade till resurser, intressenter, budget, mål, syften eller tidsplaner. Potentiella begränsningar kräver omedelbar uppmärksamhet eftersom en egenskap oundvikligen kommer att få spridningseffekter. 

Strategier för riskhantering, som att ta fram reservplaner vid resursbrist eller alternativa lösningar när begränsningar kan äventyra någon egenskap eller aspekt av projektet, krävs också. 

Det är här din expertis och utbildning som projektledare kan särskilja dig som en effektiv ledare. Genom att identifiera begränsningar i början av projektet och ta fram kreativa strategier för att minska potentiella problem kan du och ditt team få en väg mot ett framgångsrikt projekt och en god avkastning på investeringen (ROI) för kunderna.

Resurser

Projektresurser (personalresurser) kan vara några av de svåraste att hantera på grund av deras inverkan på alla delar av effektiv projektledning. De påverkar allt från samarbete och kommunikation till projektens tidsplan och kvalitet. Att ha rätt resurser när de behövs är avgörande för att framgångsrikt uppfylla beroenden. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Exempel:

Om ett företag till exempel har hög personalomsättning på sin produktmarknadsföringsavdelning och svårt att anställa nya teammedlemmar, försvårar det allvarligt planerna på att lansera och marknadsföra en ny produkt, även om andra avdelningar har tillräckligt med personal, kompetens och är redo att sätta igång.  

Som projektledare behöver du rätt projektledningsverktyg för resursplanering, resursfördelning och uppföljning, så att du snabbt kan identifiera potentiella resursluckor och göra justeringar innan de blir problematiska. 

Intressenter

Projektintressenter kan vara vem som helst som påverkas av ett projekt eller påverkar projektets mål eller önskade resultat. 

Här är bara några exempel:

• Kunder
• Projektsponsorer
• Projektteammedlemmar
• Interna funktionella avdelningar
• Externa grupper eller individer (myndigheter, juridiska eller lagstiftande organ)

Oavsett om de är interna eller externa måste intressenterna vara införstådda och uppdaterade om projektets framsteg. En projektledare ansvarar för att kommunikationen med alla intressenter sker i rätt tid och är tydlig och korrekt. 

Budget

Att få projektbudgeten godkänd är den punkt som avgör om projektet ska genomföras eller inte. Det första godkännandet är bara början. Många projekt med godkända och tillräckliga budgetar har hamnat i riskzonen när ekonomiska eller andra förhållanden har förändrats. 

Exempel: 

Anta att du ska öppna en restaurang. Du har allt på plats för att öppna dörrarna – eller så trodde du. Din kökschef har plötsligt hoppat av på grund av förändrade ekonomiska faktorer som har lett till sänkta löner. Du har ingen möjlighet att få ytterligare finansiering. Avsaknaden av en reservplan kommer att försena tidsplanen för restaurangens öppnande.

Som projektledare måste du övervaka och kontrollera projektets utgifter i förhållande till budgeten, beräkna potentiella risker och utarbeta strategier för riskhantering. Det är bra att hålla nära kontakt med projektsponsorerna om möjligheten till budgetförändringar. Detta är särskilt viktigt när det gäller kapitalprojekt, där en avgörande faktor för projektet är dess höga kostnad.

Mål och delmål

Projektets mål och delmål bör förbli ledstjärnan. Men vad händer när ledstjärnan förändras? Interna och externa faktorer innebär utmaningar och risker som påverkar projektmålen, och kunder kan också begära ändringar av målen. 

Att följa upp projektets många rörliga delar och element kan vara komplicerat och till och med överväldigande. För att hantera detta och potentiella risker krävs omfattande projektledningsprogram och verktyg som kan samla allt på en och samma plats. 

När målen eller delmålen förändras bör projektet omvärderas, och en ändring av projektomfattningen krävs för att säkerställa teamets framgång. 

Tidsplan

För att betraktas som ett projekt i egentlig mening bör det ha en fastställd tidsram. Den bör beskriva alla nödvändiga uppgifter samt en projektplan som anger baslinjen, varaktigheten för varje uppgift, milstolpen och den resurs som tilldelats den. Projektledare använder vanligtvis verktyg som Gantt-diagram för att följa upp projektets tidsplaner. 

Det är som att använda ett globalt positioneringssystem (GPS) när du kör till din önskade destination. GPS:en bör tala om hur lång tid det tar att nå destinationen och visa alla stopp (uppgifter) du behöver göra samt vilka orter, bensinstationer och restauranger (resurser) som finns tillgängliga för att hjälpa dig att komma dit säkert och i tid. 

Exempel: 

En husbyggare har lovat flera kunder att deras hus ska vara klara om tio månader. När tiden börjar rinna ut har förseningar med takläggaren förlängt tidsplanen, vilket gör det omöjligt att leverera de färdiga husen till kunderna i tid. 

Vad hade kunnat göras för att undvika detta? Som en del av riskhanteringsstrategin hade projektledaren kunnat lägga in en buffert i den ursprungliga tidsplanen för att säkerställa att detta inte hände. Eftersom det inte gjordes är den bästa åtgärden att anlita en annan takläggare för att hålla projektet på rätt spår, vara ärlig mot kunden och diskutera olika alternativ. 

Alla projektets egenskaper spelar en viktig roll för slutresultatet. Ingen är viktigare än någon annan, eftersom var och en kan få ett projekt att spåra ur om den saknas eller inte ges tillräcklig vikt.

Projekttyper och exempel på projekt

Många projektledare har lett många olika typer av projekt. Här är några vanligare exempel på projekt som du kanske har hört talas om eller arbetat med.

Några vanliga exempel på projekt är:

• Produktionsprojekt: Tillverkning av en specialiserad utrustning
• IT- eller programvaruutvecklingsprojekt: Upprättande av IT-infrastruktur eller utveckling av en app 
• Affärsprojekt: En fusion eller ett förvärv
• Byggprojekt: Design och uppförande av en byggnad eller ett hus
• Evenemangsprojekt: Planering och genomförande av en konferens, produktlansering eller till och med ett personligt evenemang, som ett bröllop

Det finns andra typer av projekt – nyckeln är att de passar in i den formella definitionen av ett projekt.

Nu går vi igenom projektets faser, som säkerställer att projektledningsprocesserna löper smidigt.

Projektets faser

Oavsett vilken typ av projekt det gäller definierar PMBOK-guiden från PMI fem distinkta steg inom projektledning som vägleder projektteamens arbete. Låt oss undersöka var och en av dem.

Fas 1: Initiering

Innan du kan planera ett projekt tar organisationen fram ett affärsunderlag som förklarar varför projektet behövs och vilka målen är. Detta är initieringsfasen för projektet, där projektet måste godkännas, budgeteras och definieras på organisatorisk nivå.

Fas 2: Planering

I denna fas tar projektledaren fram en projektledningsplan som beskriver projektets egenskaper och det arbete som ska slutföras. Projektsponsorn måste godkänna projektets plan innan den kan genomföras.

Fas 3: Genomförande

Projektets genomförandefas är den fas där projektteamen utför det arbete som krävs för att leverera de mål och syften som anges i projektplanen. Projektteam använder vanligtvis en projektledningsmetodik, till exempel agil projektledning. Andra vanliga metoder är vattenfallsmetoden, scrum och Six Sigma. 

De drar också nytta av projektledningsprogramvara för att hålla team och intressenter informerade, övervaka projektets framsteg och slutföra projekt inom fastställd omfattning.

Fas 4: Övervakning och styrning

Under hela projektledningens livscykel ser projektledaren till att de slutförda projektaktiviteterna överensstämmer med planen. Projektledaren analyserar och identifierar också avvikelser, inför projektstyrning för att upprätthålla omfattning, tidsplan och budget, kommunicerar med intressenter och gör justeringar vid behov.

Fas 5: Avslut

I detta sista skede avslutas projektet officiellt. Projektteamen går igenom en utvärderingsprocess där de analyserar och diskuterar hur projektet gick samt dokumenterar resultaten och lärdomarna för att förbättra framtida projekt.

Värdet av projektledning

Ben Aston, grundare av The Digital Project Manager, säger: "Projektledning förenar kunder och team, skapar en plan för leverans i tid och inom budget och ser till att intressenterna har samma bild." Jag kunde inte hålla med mer.

Men det är inte allt. Han delar med sig av minst ett dussin andra fördelar när det gäller projektledningens ROI för företag av alla storlekar och inom alla branscher. 

Här är bara några:

• Mer betydelsefulla projektresultat
• Leverans i tid och inom budget
• Effektiv resurshantering
• Kontinuerligt lärande och förbättring
• Förbättrad samordning och kontroll inom teamet
• Konsekventa leveranser av hög kvalitet

Mina tankar? Syftet med ett projekt är att leverera ett värdefullt mål eller syfte. Behovet av ett projekt beror på dess genomförbarhet, vilket innebär att det måste vara strategiskt under hela sin livscykel för att verkligen vara fördelaktigt.

Det handlar inte om att bara gå igenom stegen eller faserna för att slutföra projektet i tid och inom budget. Projektledning och projektledare måste vara strategiska för att skapa störst möjliga effekt – det är ett tankesätt. 

Skillnaden mellan att bara leda projekt och att leda projekt strategiskt kräver att man upprättar tydliga kopplingar mellan projekt och ett företags strategiska mål.

Oavsett om du arbetar med ett enskilt projekt eller flera projekt bör de inte bedrivas isolerat. Det handlar om att anpassa alla projektmål och projektsyften till företagets övergripande mål och syften. Med detta i åtanke kan varje projekt leverera en större ROI.

Vad händer härnäst?

Om du är intresserad av att bli projektledare kan du ta en titt på vår utbildning för digitala projektledare, Att bemästra digital projektledning. Den täcker hela projektets livscykel från början till slut samt vanliga projektmetoder och ger tillgång till en mängd mallar för viktig projektdokumentation.