3 samarbetsroller för effektiva möten 2026
När Harvard Business Review frågade 182 seniora chefer svarade 71 % att möten är improduktiva. När Miro frågade 2 000 kunskapsarbetare svarade de att nära samarbete med kollegor och chefer i ett projekt är det främsta sättet att bygga relationer på arbetsplatsen —vilket kraftigt ökar sannolikheten att de stannar på sin nuvarande position.
Dessa två saker tillsammans visar att vi behöver bli bättre på våra möten. Om vi omvandlar dem till workshops kan vi göra dem mer effektiva och engagerande samt verkligen utnyttja kraften i samarbete i våra projekt.
Jag heter Annie MacLeod och är en passionerad och erfaren projektledare och coach som trivs med att skapa samarbetsupplevelser för distansteam och deras projekt. Dessa upplevelser omfattar hela projektens livscykel, från att samla in synpunkter från projektets kunder och skapa samarbetsinriktade workshops för att lösa problem till att fatta slutgiltiga beslut och förbättra teamkulturen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En stor del av att göra möten och workshops mer effektiva, särskilt i en distribuerad värld, är att förstå facilitatorns, medarbetarens och designerns nya roller. När ni har möten, genomför workshops och skapar samarbetsupplevelser i den distribuerade världen krävs det viss planering för att säkerställa att dessa sessioner blir så effektiva som möjligt.
Viktiga mål för att göra möten och workshops effektiva är:
- Respektera människors tid: möten måste börja och sluta i tid och struktureras så att de blir så effektiva som möjligt
- Samla in synpunkter: möten ska inte handla om att bara förmedla information – vi behöver engagera deltagarna så att de känner sig värdefulla och delaktiga
- Utnyttja det samarbetsinriktade teamets kunskap: möten är kostsamma – alla som deltar bör bidra med värde, och för att få fram detta värde behöver vi ha workshops som leder till handling
Genom att fokusera på dessa mål, använda facilitatorer och designers på ett effektivt sätt och förstå hur ni bäst engagerar era medarbetare kan ni ta projektmötena till en helt ny nivå!
Vilka är de viktigaste samarbetsrollerna?
Jag har upptäckt att det, särskilt inom digitalt samarbete, finns tre nya teamroller som bidrar till att göra mötesupplevelser så effektiva, smidiga och engagerande som möjligt. Samarbetsroller har funnits ett tag, men de roller jag beskriver är nya på grund av den stora övergången till distribuerade team och behovet av effektivt samarbete.
Dessa roller är:
- Designer: den som skapar mötesutrymmet eller workshopupplevelserna
- Facilitator: den eller de som leder själva mötet eller workshopen
- Medarbetare: de interna och externa personer som bidrar med expertis och kunskap till mötet
Låt oss därför titta på ett typiskt möte inom digital projektledning för att illustrera de olika rollerna. Er byrå kanske har ett designmöte med kunden för att komma fram till viktiga designelement, hur de ska se ut och upplevas, vilket innehåll som behövs, vem som har detta innehåll och andra detaljer.
Dessa möten skulle ofta vara standard på er byrå, så det vore klokt att investera i att genomföra dem i ett standardiserat format och inkludera vissa varumärkesanpassade aktiviteter i mötet. Dessa skulle sedan kunna skapas som mallar så att flera personer kan använda materialet i kundmöten.
I det här fallet skulle ni låta en designer skapa arbetsytan på whiteboarden eller ett annat verktyg för teamsamarbete (som PM Gameboard!) för att säkerställa att det följer era varumärkesriktlinjer och har ett utseende och en känsla som stämmer överens med er byrås varumärkesröst, typsnitt och andra designelement. En designer kan också hjälpa till att säkerställa att de viktigaste samarbetsaktiviteterna i mötet är visuellt tilltalande och enkla att följa.
Ni skulle låta facilitatorn samarbeta med designern kring mötets upplägg och sedan låta facilitatorn leda mötet. Allt detta skulle göras med medarbetarna i åtanke – i det här fallet era interna medarbetare och de externa kundrepresentanter som deltar i mötet. Det är viktigt att säkerställa att mötestavlan innehåller lämpliga aktiviteter för er målgrupp av medarbetare.
Jag tycker att om du har att göra med personer i företagsledningen vill du snabbt komma till saken, sällan använda isbrytare och hålla dig till fakta. Om du arbetar med kollegor och samarbetspartners är det viktigt att lägga till aktiviteter som isbrytare och ha ett utseende och en känsla som är rolig och engagerande för att bygga dessa relationer!
Ta en titt på fler bästa metoder för samarbete här.
Varför är dessa roller viktiga?
I våra digitala projekt finns det alla möjliga slags möten! I varje skede eller vid varje milstolpe i ett projekt har vi möten, och det är särskilt viktigt att se till att våra möten är så effektiva som möjligt så att människor kan återgå till att skapa värde i projektet.
Nu när vi genomför så många möten digitalt för distans- eller hybridteam krävs det mycket eftertanke för att göra möten effektiva.
Som tur är kommer det hela tiden nya lösningar som gör dessa möten mer tekniskt interaktiva. Zoom har lagt till en whiteboard, Apple har lanserat en ny app, ClickUp har integrerat whiteboardfunktioner, Miro-tavlor kan läggas till i MS Teams-utrymmen och alla börjar förstå att möten måste vara en plats för interaktion, inte bara pratande huvuden som svävar i ett digitalt utrymme.
Det vi behöver göra är att omvandla våra möten till workshops. Jag tycker om det här citatet för att beskriva det:
Kort sagt är möten platser där saker diskuteras.
Workshops är platser där saker blir gjorda.
| Möten | Workshops |
|---|---|
| Syftet är ibland oklart | Handlingsinriktade |
| Den mest seniora personen får mest uppmärksamhet | Med ett tydligt syfte |
| Den mest högljudda personen får mest talutrymme | Alla deltar |
| Tenderar att förmedla information – begränsad interaktion | Engagerande & samarbetsinriktade |
| Längden kan vara ett problem, börjar eller slutar inte i tid | Planerad längd och struktur |
I våra digitala projekt har vi många möten som kan omvandlas till workshops, oavsett om det handlar om ett planeringsmöte, brainstorming för att lösa ett problem eller utforma en lösning, eller retrospektiv för att reflektera över vårt arbete.
Jag brukar säga till mina kunder att det faktiskt bara finns fyra skäl att ha ett möte:
- Lösa ett problem
- Fatta ett beslut
- Skapa något tillsammans
- Bygga relationer
Alla dessa typer av möten kan omvandlas till workshops, snarare än att vara möten som bara handlar om diskussion. När vi omvandlar möten till workshops finns det viktiga tekniker och specifika roller som säkerställer att vi får saker gjorda:
| Mål | Teknik | Designerns roll | Facilitatorns roll |
|---|---|---|---|
| Respektera människors tid | Agenda | Skapa aktiviteter som är tidseffektiva och inkluderande för att nå resultatet | Använda tekniker för att hålla gruppen fokuserad, skapa tydlighet och nå resultat |
| Samla in synpunkter | Aktiviteter för att samla in information, kunskap och feedback. Till exempel brainstorming, brainwriting eller gemensamt beslutsfattande | Skapa aktiviteter som effektivt engagerar mötesdeltagarna | Vara bekant med tekniker för att säkerställa att alla workshopdeltagare är aktivt engagerade och har möjlighet att bidra |
| Utnyttja teamets kunskap | Grupprum där små grupper löser problem, lämnar rekommendationer, utvecklar lösningar och presenterar dem för den större gruppen | Skapa aktiviteter som tar vara på deltagarnas kreativitet och låter gruppen dela upp sig för att sedan återkomma och presentera sitt arbete | Effektivt övervaka individer och grupper för att säkerställa att alla går framåt och kan slutföra sin tilldelade uppgift inom den avsatta tiden |
5 tekniker för att omvandla dina möten till workshops
Nu ska vi utforska ett par tekniker samt designer- och facilitatorrollerna mer i detalj för att förstå hur de kommer att säkerställa att våra möten och workshops uppnår våra mål:
- Respektera människors tid
- Efterfråga synpunkter från teamet
- Utnyttja teamets kunskaper
1. Dagordning
Möten utan dagordning respekterar inte människors tid eller värdesätter deras synpunkter. Som minimum måste det finnas ett avsett resultat för mötet, och detta måste skickas ut tillsammans med mötesinbjudan – annars vet deltagarna inte varför de deltar eller vad som förväntas av dem.
I dagordningen vill du också beskriva de aktiviteter som ska genomföras för att nå resultatet – genom att gå igenom detta när du utformar dagordningen visar du hänsyn till människors tid, samtidigt som du tydliggör hur teamet ska bidra till resultatet.
2. Aktiviteter
Dessa är avgörande för att gå från ett möte till en workshop – med andra ord, för att gå från en diskussion till att faktiskt få saker gjorda. Dessa aktiviteter baseras på eller struktureras utifrån vilken typ av resultat du försöker uppnå.
Några viktiga exempel är:
- Idékläckning: för problemlösning, avgränsning, utveckling av alternativ och retrospektiv
- Isbrytare: för att bygga relationer och få grupper att återfå energi inför arbetet med mötesinnehållet
- Insamling av synpunkter eller återkoppling: planering, uppskattning, utveckling av alternativ, prioritering, kartläggning av arbetsflödesprocesser, utveckling av användarberättelser
- Sammanställning av information: genomgång av forskningsdata, analys av grundorsaker
Alla dessa kan omvandlas till aktiviteter där gruppen kan samarbeta för att slutföra aktiviteten, vilket ger de fördelar som följer med teamsamarbete – att efterfråga olika åsikter och expertområden.
3. Utformare
När vi omvandlar våra möten till workshoppar eller använder en ny uppsättning verktyg för projektsamarbete behöver någon ansvara för att förbereda den digitala ytan för workshopen och aktiviteterna (den prisplan för samarbetsprogramvara som du väljer kan begränsa dina alternativ i dessa fall).
Den personen kan vara vår projektledare, uppgiften kan utföras genom att använda mallar för aktiviteterna som finns tillgängliga på webben eller i MiroVerse, eller så kan workshoppens storlek, komplexitet och profil vara tillräcklig för att motivera att en professionell utformare skapar workshopytan.
Utformare bidrar med specifika färdigheter och metoder för att göra din workshop visuellt tilltalande, lätt att följa, logisk och effektiv. Genom att samarbeta med mötesledaren kan de berika era samarbetsaktiviteter och göra dem roliga och engagerande.
Överväganden kring huruvida en professionell utformare ska anlitas kan se ut så här:
| Faktor | Övervägande |
|---|---|
| Workshopens storlek | Om det kommer att vara fler än 10 till 12 personer spelar storleken roll. Ytan måste göra det möjligt för deltagarna att smidigt ta sig till sitt arbetsområde och effektivt lämna sina synpunkter med så lite tekniska hinder som möjligt. |
| Komplexitet | Om det ska genomföras flera aktiviteter i workshopen, om det finns flera grupper i grupprum eller om det finns flera kategorier av forskning eller annat material och data som är tillgängliga för workshopdeltagarna kan en utformare organisera detta så att allt material är lättillgängligt. |
| Profil | Om din workshop kommer att involvera kunder, externa experter eller rådgivare måste upplevelsen ha ett professionellt utseende och intryck. |
4. Mötesledare
Precis som när det gäller rollen som utformare behöver vi avgöra vem som ska vara mötesledare för workshopen. Det är den person som kommer att leda workshopen. Personen fungerar ungefär som en dirigent för en symfoniorkester – och får ut så mycket som möjligt av upplevelsen och alla deltagare!
Goda facilitatorer har goda färdigheter i aktivt lyssnande och tidshållning, ställer klargörande frågor, är objektiva och erbjuder ett neutralt perspektiv samt kan främja en psykologiskt trygg miljö för workshopdeltagarna. Många AI-samarbetsverktyg erbjuder funktioner som kan ta hand om vissa av facilitationens manuella delar åt dig.
Facilitatorer har också tekniker för att ingripa. Till exempel att avbryta olämpliga samtal och upprätthålla mötesnormer eller se till att en konversation i taget förs.
Precis som med designerrollen i vårt projekt kan denna facilitator faktiskt vara projektledaren eller teamledaren, men det kan finnas flera projektsituationer där det är mest lämpligt att anlita en extern facilitator.
Tänk på följande:
- Ett projektproblem uppstår där projektledaren har ett unikt eller betydelsefullt perspektiv att framföra när det gäller att lösa problemet, men ändå vill säkerställa att resten av teamet blir hörda. En facilitator kan se till att alla röster blir hörda.
- En retrospektiv genomförs där projektledaren har haft en konflikt med teamet. I detta fall skulle det förmodligen vara olämpligt för projektledaren att facilitera retrospektiven, eftersom hen kan ha bidragit till konflikten.
- Projektledaren kanske inte har färdigheterna eller erfarenheten som krävs för att facilitera en viss aktivitet eller en grupp av större storlek. En professionell facilitator kan inte bara genomföra workshopen utan även coacha PM:en i att genomföra aktiviteten i framtiden eller hantera större grupper.
5. Bidragsgivare
Här är några saker att tänka på för att få ut mesta möjliga av workshopens bidragsgivare. Det kan vara ämnesexperter, projektmedlemmar, sponsorer och intressenter.
Jag har upptäckt att det i den distribuerade och avlägsna arbetsvärlden finns vissa unika saker att ta hänsyn till för att säkerställa att du minimerar den friktion som tekniken skapar i din workshopupplevelse.
Här är några exempel:
- Dina bidragsgivares färdigheter är avgörande för att göra workshopen framgångsrik. Ofta står deras tekniska färdigheter i omvänd proportion till deras utbildningsnivå. Personer med doktorsexamen och jurister – yrkesgrupper som är beroende av muntlig framställning – kan ha svårt med tangentbordsfärdigheter. I denna situation bör du ha flera sätt för dem att bidra, antingen genom att ha någon som kan transkribera chattanteckningar på tavlor eller genom att låta någon arbeta tillsammans med dem för att fånga upp deras synpunkter.
- Du bör ha material tillgängligt före workshopen så att bidragsgivarna kan öva på viktiga färdigheter som ska användas under workshopen. En annan teknik kan vara att införliva de färdigheter som krävs i en isbrytare i början av sessionen, så att de kan öva i en ”trygg” miljö innan de går vidare till mer komplexa aktiviteter.
- Du bör ha engagemangsregler eller teamnormer för din workshop. Här finns några bra resurser från Indeed som kan hjälpa dig att komma igång.
- Var medveten om att vissa av dina deltagare kanske inte känner till vissa tekniker eller aktiviteter som du har utformat. Dessa deltagare behöver instrueras och eventuellt coachas genom aktiviteterna – ta hänsyn till detta i din utformning och informera facilitatorn om dessa situationer.
Kom bort från möteskaoset!
Gör om så många möten som möjligt till workshoppar! När du genomför den omvandlingen bör du leta efter möjligheter att fylla de individuella rollerna som designer och facilitator, men också komma ihåg att tydligt förstå din målgrupp.
Du kan ta tillfället i akt att introducera bidragsgivarna till nya tekniker eller dra nytta av deras kunskap och erfarenhet i kreativa brainstormingaktiviteter, såsom tyst brainstorming.
Glöm inte heller att leta efter resurser på webben och MiroVerse-mallar för att komma igång. De kan vara både din inspiration och designer i ett.
Jag har också skrivit om fem experttekniker för brainstorming som är väl värda att läsa. Kommentera nedan – jag vill gärna höra vad du har provat, vilka framgångar du haft och vad du skulle vilja höra mer om när det gäller samarbete!
Glöm inte att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för mer information om projektsamarbeten.
